Aufträge schneller und besser bearbeiten? Mit der richtigen Software gelingt es leichter!

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1 Aufträge schneller und besser bearbeiten? Mit der richtigen Software gelingt es leichter!

2 Partner im Projekt ebusiness-lotse Mitteldeutschland Abteilung für Betriebliche Informationssysteme Haftungserklärung: Das Werk mit seinen Inhalten wurde mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt und gibt den zum Zeitpunkt der Erstellung aktuellen Stand wieder. Dennoch kann für seine Vollständigkeit und Richtigkeit keine Haftung übernommen werden. Interviews spiegeln die Meinung Dritter wider und stimmen nicht zwingend mit der Meinung der Herausgeber überein. Die Informationen Dritter, auf die Sie möglicherweise über die in diesem Werk enthaltenen Links oder sonstigen Quellenangaben zugreifen, unterliegen nicht dem Einfluss der Herausgeber. Auf Grund des ständigen Wandels der Sach- und Rechtslage kann der vorliegende Leitfaden ein konkretes Informationsgespräch für den Einzelfall nicht ersetzen. Hierfür steht Ihnen das Team des ebusiness-lotsen Mitteldeutschland aber gern zur Verfügung.

3 Aufträge schneller und besser bearbeiten. 3 Inhalt Wieso sollten Sie den Leitfaden lesen?...5 Was ist Projektmanagement?...5 Sind sie überhaupt ein Projektmanager?...9 Welche Aufgaben gibt es im Projektmanagement? Wer macht eigentlich was Rollen innerhalb eines Projekts Software fürs Projektmanagement oder geht s auch ohne? Übersicht über Projektmanagementtools Exkurs: Möglichkeiten zur unterschiedlichen Nutzung von Projektmanagementsoftware Open Source Software Softwareprogramme zur Unterstützung ihres Projektmanagements 2 Praxisbeispiele Fazit ebusiness-lotse Mitteldeutschland

4 4. Aufträge schneller und besser bearbeiten Einführung Gutes Management besteht darin, durchschnittlichen Leuten zu zeigen, wie man überdurchschnittlich arbeitet. John Davison Rockefeller Dieses Zitat sollten Sie jetzt nicht zu persönlich nehmen bzw. schon gar nicht Ihren Mitarbeitern unterbreiten, wenn Sie mal wieder über einen konkreten Arbeitsplan oder allgemein das Projektmanagement referieren. Jedoch trifft die Aussage Rockefellers durchaus den Nagel auf den Kopf: Würden wir alle ohne eine gewisse Ordnung im Unternehmen arbeiten, so würde hier recht wenig dabei rauskommen und das gilt auch für Projekte und deren Planung. Ein gut durchdachtes und abgestimmtes Aufgabenund Projektmanagement sowie eine angemessene Ressourcenplanung ist zwingend notwendig, um erfolgreich zu Ergebnissen zu kommen. Dabei ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter für die Arbeit begeistern zu können und ihnen klare Aufgaben und Termine zu geben. Außerdem spielen Werkzeuge eine wichtige Rolle. Heutzutage sprechen wir dabei hauptsächlich von digitalen Werkzeugen. Projektmanagementsoftware ist mittlerweile ein bedeutender Erfolgsfaktor für die erfolgreiche ProjektmanagerIn geworden. Sie fragen sich sicher, was Projektmanagement an dieser Stelle mit Dienstleistungen zu tun hat? Gerade bei Dienstleistungen, die aufgrund ihrer Eigenschaften viel weniger greifbar als Sachgüter sind, ist eine geordnete Durchführung der Entwicklung ein Erfolgskriterium und garantiert Qualität in der Erbringung. Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen allgemeinen Überblick in das Thema Projektmanagement und gibt Ihnen wichtige Begriffe und Werkzeuge an die Hand, um die Aufgaben in Projekten erfolgreich zu planen und zu steuern.

5 Aufträge schneller und besser bearbeiten. 5 Wieso sollten Sie den Leitfaden lesen? Der Leitfaden gibt einerseits einen kurzen Überblick über zentrale Themen im Projektmanagement ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben. Andererseits werden in diesem Leitfaden Softwareprogramme vorgestellt, die im Rahmen des Projektmanagements behilflich sein können. Sollten Sie also vor der Situation stehen, in nächster Zukunft eine Projektmanagementsoftware einsetzen zu wollen oder gar müssen, dann wird Ihnen dieser Leitfaden einen ersten Einblick in verschiedene Softwareprogramme verschaffen und exemplarisch anhand einiger ausgewählter Programme den Einstieg in das Projektmanagement mit Softwareunterstützung erklären. Damit Sie beim Lesen nicht den roten Faden verlieren, haben wir für Sie die wichtigsten Begrifflichkeiten im ab Seite 18 zusammengestellt und für Sie erklärt. Was ist Projektmanagement? Bevor wir zu dieser Frage kommen, müssen wir natürlich erst einmal klären, was wir überhaupt unter einem Projekt verstehen. Ein Projekt ist ein Vorhaben, welches durch die folgenden Eigenschaften gekennzeichnet ist. : die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit, eine Zielvorgabe, einen definierten Anfang und ein festgelegtes Ende, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, hohe Risiken, die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und eine projektspezifische Organisation. Wieso sollten Sie den Leitfaden lesen? Was ist Projektmanagement?

6 6. Aufträge schneller und besser bearbeiten Stellen Sie sich vor, Sie als Unternehmen wollen sich nun auch mittels einer Webseite im Internet präsentieren. Dieses Projekt kann nur, wenn sie nicht selbst der Fachmann sind, durch die Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern umgesetzt werden. Sie benötigen jemanden, der Ihnen die IT-Struktur programmiert, jemanden der für das individuelle Design ihrer Webseite verantwortlich ist und natürlich auch jemanden der die Inhalte wie bspw. Fotos und Texte erstellt und aufarbeitet. All diese Teilaufgaben müssen nicht nur inhaltlich koordiniert werden sondern auch zeitlich und finanziell überwacht werden. Zeitliche Aspekte des Projektmanagements Projekte und deren Rahmenbedingungen unterscheiden sich dabei sehr stark. So hat der zeitliche Umfang eine hohe Bedeutung. Während wir bei ein paar Wochen kaum von einem Projekt sprechen werden, gibt es Projekte, welche über mehrere Jahre laufen und scheinbar nie fertig werden, wie es gerade wieder am Beispiel eines Flughafens deutlich wird. Auch beim Projekt Webseite wird deutlich, dass zunächst die einzelnen Teilaufgaben wie Programmierung, Design etc. unterschiedliche zeitliche Horizonte fassen und somit das ganze Projekt sehr stark von der zeitlichen Komponente, die es gut zu koordinieren gilt, geprägt wird. Komplexität von Projekten Womit wir auch gleich zu einer zweiten Kategorie kommen der Komplexität. Kurze Projekte sind meist von einer geringeren Komplexität. Umso mehr Aufgaben und Projektmitglieder involviert sind, umso komplexer werden Projekte. Der finanzielle Rahmen von Projekten steht und fällt ebenfalls mit der Komplexität Magisches Dreieck des Projektmanagements Was ist Projektmanagement?

7 Aufträge schneller und besser bearbeiten. 7 der Aufgaben, der Qualität der Ergebnisse, den zeitlichen Anforderungen und der Anzahl der involvierten Projektmitarbeiter. Magisches Dreieck des Projektmanagements Hier wird das grundlegende Prinzip von Projekten und deren Management deutlich: das Magische Dreieck des Projektmanagements bestehend aus Zeit, Kosten und Qualität. Keine dieser drei Größen kann verändert werden, ohne dass es Auswirkungen auf eine der anderen beiden Größen hätte. Wollen Sie beispielsweise ein schnelles Projektende, dann geht dies nur mit mehr Personal, was wiederum die Kosten in die Höhe schraubt. Oder aber es geht auf Kosten der Qualität des Endprodukts. Im Projektmanagement wird nun versucht, diese drei Faktoren nach den Vorstellungen aller Beteiligten aufeinander abzustimmen. Projektmanagement ist somit eine Methode, Projektarbeit und Teamarbeit systematisch zu planen und durchzuführen. Um erfolgreich Projekte zu managen, ist es notwendig zu wissen, wer was mit wem in welcher Zeit wie tut sowie wann ein Projekt erfolgreich zu Ende gebracht ist und was unter diesem Erfolg zu verstehen ist. Weiterführendes Wissen zum Projektmanagement Das Magische Dreieck ist vor Allem in deutschen Sprachraum ein sehr gängiges Modell zur Erläuterung der Komponenten im Projektmanagement Eine andere, sehr anschauliche Herangehensweise bietet Harry M. Sneed in seinem Teufelsquadrat. Hier werden die 3 Komponenten Kosten, Zeit und Qualität durch eine 4. Komponente, Inhalt/Funktionalität, ergänzt. Wer mehr dazu erfahren möchte, findet bspw. eine Einführung unter: oder etwas detaillierter auf den Seiten der Universität Leipzig. Projektphasen Betrachten wir Projekte im Zeitablauf, können wir sehr schnell die verschiedenen Phasen des Projektmanagements identifizieren. Diese helfen uns dabei, das Projekt zeitlich grob einzuordnen: Wird hier noch geplant oder das Projekt bereits bearbeitet?

8 8. Aufträge schneller und besser bearbeiten Oder ist das Projekt gar bereits abgeschlossen und wartet auf die Abnahme durch den Auftraggeber? In der ersten Phase, noch vor dem eigentlichen Projektstart, wird überprüft, ob das Projekt überhaupt durchführbar ist die Machbarkeitsstudie. Ist dies der Fall, geht es in die Planungsphase. Die einzelnen Aufgaben und Zeiträume für die Bearbeitung werden festgelegt, die Teammitglieder ausgewählt und die Aufgaben unter den Teammitgliedern aufgeteilt. In der Durchführungsphase werden die Aufgaben dann abgearbeitet, bis der Auftrag erfüllt ist. Anschließend folgt die Abnahmephase. Die Ergebnisse des Projektes werden überprüft und der investierte Aufwand kritisch hinterfragt. Schlussendlich muss der Auftraggeber das Projekt abnehmen. Danach geht das Projekt oder das entstandene Produkt hoffentlich in eine lange und den Auftraggeber glücklich machende Nutzungsphase über. Was ist Projektmanagement?

9 Aufträge schneller und besser bearbeiten. 9 Sind sie überhaupt ein Projektmanager? Nachdem Sie wissen, was Projektmanagement im bedeutet, ist es ratsam zu überlegen, ob das Thema Projektmanagement überhaupt relevant für Sie ist und Sie ein Projektmanager sind bzw. in einem typischen Projekt mitarbeiten. Wir haben für Sie eine Checkliste Projektarbeit zusammengestellt, mit der Sie kurz überprüfen können ob Ihre Aufgaben die Eigenschaften mitbringen, die charakteristisch für Projektarbeit sind. Sollten Sie überwiegend mit ja abstimmen, dann raten wir Ihnen, Sich genauer mit den Methoden des Projektmanagements zu beschäftigen und in einem weiteren Schritt zu überlegen, ob für Sie der Einsatz einer Projektmanagementsoftware ratsam wäre. Checkliste Projektarbeit (siehe Hofmann 2011) Wir haben Ihnen eine kurze Checkliste zusammengestellt, mit der Sie überprüfen können, Ist die Organisation meiner Aufgabe projekttypisch? Ja Nein Gibt es ein Team, Teamleiter und einen Auftraggeber? Existiert ein klar definierter Anfangszeitpunkt? Ja Nein Gibt es einen klar definierten Endzeitpunkt? Ja Nein Ist die Aufgabenstellung komplex? (ggf. Beispiel) Ja Nein Ist meine Aufgabe neuartig? Ja Nein Ist meine Aufgabe einmalig? Ja Nein Gibt es eine eindeutige inhaltliche Zielsetzung? Ja Nein Um Ihnen die Beurteilung zu Projektarbeit noch etwas praktischer näher zu bringen, gibt es hier einige ausgewählte und typische Szenarien aus der heutigen Arbeitswelt: Sind sie überhaupt ein Projektmanager?

10 10. Aufträge schneller und besser bearbeiten Beispiel Bürokraft Sie sind eine klassische Bürokraft, die linke und vielleicht sogar die recht Hand des Chefs, arbeiten seine Mails ab, nehmen Anrufe entgegen, kümmern sich um Unterschriften und Termine. Sie machen damit alles nur keine Projektarbeit. Beispiel selbstständiger Grafikdesigner Ein selbstständiger Grafikdesigner oder Werbetexter, der freiberuflich Aufträge von externen Kunden annimmt und abarbeitet. Dies ist ein klassisches Projektszenario. Es gibt einen definierten Anfang und einen Abgabetermin. Es sind immer wieder neuartige Aufgaben, jeder Auftraggeber möchte seine eigene individuelle Werbebotschaft bekommen. Und meist sind auch die Ziele sehr klar definiert: Logo, Text, Grafik oder ein Webseitendesign. Beispiel Steuerberaterin Sie arbeiten als Steuerberaterin in einer kleinen Kanzlei, wo Sie Sich um Geschäftskunden aus dem klein- und mittelständischen Umfeld kümmern. Es handelt sich hier nicht um klassische Projektarbeit, obwohl vielleicht Tendenzen erkennbar sind, die auf Projektarbeit schließen lassen können, z.b. Endtermine wie die Abgabe des Jahresabschlusses oder ein mehr oder weniger klar umrissenes Ziel, nämlich die Erstellung des Jahresabschlusses. Neuartigkeit und Einmaligkeit der Aufgabe sind nicht gegeben und einen klassischen Endtermin, wo das Projekt fertig ist und übergeben wird, gibt es auch nicht. Beispiel Handwerksbetrieb Ein kleiner Handwerksbetrieb wiederum betreibt abhängig von der konkreten Ausrichtung sehr wohl Projektarbeit. Die Anfertigung eines Mobiliars nach persönlichen Vorstellungen wäre ein klassisches Projekt, von einem Hausbau ganz zu schweigen. Wartungsarbeiten im Bereich der Sanitär- und Heiztechnik hingegen werden weniger als Projektarbeit aufgefasst. Diese treten regelmäßig auf, ähneln sich doch sehr stark und ein klassischer Projektanfang oder -ende fehlen auch. Wie Sie sehen, ist es vorab erst einmal wichtig zu prüfen, ob Sie überhaupt Projektarbeit leisten, bevor man sich mit dem Thema Projektmanagement oder gar der Anschaffung einer Projektmanagementsoftware beschäftigt. Sind sie überhaupt ein Projektmanager?

11 Aufträge schneller und besser bearbeiten. 11 Welche Aufgaben gibt es im Projektmanagement? Im Hinblick auf die spätere Auswahl einer geeigneten Projektmanagementsoftware ist es wichtig, sich kurz über die konkreten Aufgaben und Begrifflichkeiten im Projektmanagement bewusst zu werden. Diese sollten so intuitiv wie möglich in einer Software abgebildet werden können. Grundsätzliche Voraussetzung dafür ist das Anlegen eines Projektes. Wichtige Informationen für ein Projekt sind die Projektdauer, die Ziele, die Projektmitglieder und die einzelnen Aufgaben. Dies sind alles Komponenten, die Sie in der Software anlegen können sollten. Wenn Sie sich also das Projekt Webseite vorgenommen haben heißt das, dass für die Fertigstellung ein bestimmter Zeitraum geplant sein sollte, bestimmte Ziele festgelegt werden müssen hinsichtlich Erscheinungsbild, Bedienbarkeit, einzelne Spezialfunktionen und das Image welches durch Fotos, Texte und weitere Medien bspw. transportiert werden soll. Ihre Projektmitglieder sind, neben Ihnen, die einzelnen Dienstleister wie Programmierer, Webdesigner, Texter, Fotografen aber auch Mitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen wie bspw. Finanzabteilung. Aufgaben sind vielseitig und sind natürlich abhängig vom jeweiligen Projekt und den gesteckten Zielen. Der Baustein Aufgabe sollte es ermöglichen, die verantwortlichen Projektmitarbeiter hinzuzufügen, eine Aufgabenbeschreibung zu setzen sowie einen zeitlichen Rahmen abzustecken. Für gewöhnlich kann man hier auch einen Erfüllungsgrad angeben, bspw. zu wieviel Prozent die Aufgabe bereits erledigt ist. Wichtig für eine Projektmanagementsoftware ist ebenso eine gut funktionierende Zeitverwaltung. Dies beinhaltet einen Kalender, die genaue Angabe von Terminen, sowie Erinnerungsmöglichkeiten, wenn das Ende von Aufgaben naht. Die Projektmanagementsoftware sollte es außerdem möglich machen, mehrere Projektteilnehmer und deren Rollen zu berücksichtigen. Es bedeutet schließlich nur Mehraufwand, wenn Sie die Software alleine bedienen und die Informationen der anderen Teammitglieder erst sammeln und eintragen müssen. Welche Aufgaben gibt es im Projektmanagement?

12 12. Aufträge schneller und besser bearbeiten Wer macht eigentlich was Rollen innerhalb eines Projekts Typische Projekte bestehen häufiger aus mehreren Projektmitarbeitern, die unterschiedliche Aufgaben und Verantwortungen im Projekt tragen. Jedes Projekt bringt somit seine eigene Projektorganisation mit. Die Rollen in einem Projekt sind zum einen wichtig, um intern die Aufgabenerledigung zu organisieren. Zum anderen ist es ebenso wichtig, nach außen die richtigen Ansprechpartner für das Projekt zu identifizieren. Im Hinblick auf die Wahl einer geeigneten Software ist die Rollenverteilung ebenfalls von Bedeutung. Eine gute Projektmanagementsoftware sollte es ermöglichen, die unterschiedlichen Rollen in einem Projekt abzubilden unter Berücksichtigung aller Rechte und Pflichten, die eine Rolle mit sich bringt. Ein Projekt besteht aus mehreren Teammitgliedern, die hauptsächlich damit beschäftigt sein werden, die festgelegten Aufgaben abzuarbeiten. Verantwortlich für die Teammitglieder und die Einhaltung der zeitlichen und funktionalen Vorgaben ist der Projektleiter. Läuft irgendetwas schief, reicht die Zeit nicht aus, gibt es Konflikte unter den Teammitgliedern oder ist der Auftraggeber unzufrieden mit dem erstellten Produkt der Projektleiter wird immer die Verantwortung dafür tragen. Außerdem ist es häufig üblich, eine externe Instanz als Kontrolleur mit ins Boot zu holen. Dessen Aufgabe ist es, das Projekt kritisch und unabhängig zu durchleuchten. Der Auftraggeber hat wiederum auch eine wichtige Rolle im Projekt und sollte nicht vergessen werden, immerhin ist er es, der das neue Projekt ausgelöst hat. Oftmals werden Projekte aber ohne einen externen Auftraggeber angestoßen. In diesem Falle könnte auch einfach der Chef die Rolle des Auftraggebers übernehmen. Wer macht eigentlich was Rollen innerhalb eines Projekts

13 Aufträge schneller und besser bearbeiten. 13 Software fürs Projektmanagement oder geht s auch ohne? Nicht jeder, der Projekte bearbeitet, braucht auch tatsächlich eine Projektmanagementsoftware. Es ist wie bei vielen anderen Problemstellungen, mit denen sich der moderne Arbeitnehmer oder Selbstständige auseinandersetzen muss: Nicht immer ist ein digitaler Helfer die Lösung aller Probleme. Vielmehr hilft es, erst einmal die Probleme im Projektmanagement zu analysieren und in diesem Zusammenhang zu hinterfragen, ob eine Software wirklich die Lösung des Problems ist oder ob nicht vielleicht doch eine einfache ToDo-Liste oder ein klärendes Gespräch mit den Kollegen ausreicht. Sie sollten sich immer vor Augen halten: Eine neue Technologie wie ein Softwareprogramm erhöht zusätzlich die Komplexität in ihrem Arbeitsalltag. Sie müssen lernen, ein zusätzliches Werkzeug zu bedienen und gewinnbringend zu nutzen. Probleme im Projektmanagement Software als Lösung? Die Frage, ob sie wirklich eine Software für Ihr Projektmanagement brauchen, kann nicht immer eindeutig beantwortet werden. Sie könnten zuallererst Ihre aktuellen Projekte nach Eigenschaften und Schwachstellen untersuchen und analysieren, ob Ihnen eine Software bei der Behebung dieser Probleme behilflich sein kann. Erste Anzeichen für Probleme im Projektmanagement sind beispielsweise verpasste Termine. Woran liegt das? Vergessen Sie oder Ihre Mitarbeiter einfach häufiger Ihre Termine? Dann könnte Ihnen ein Kalender helfen, der Sie eine Woche vor Abgabe an den Termin erinnert. Dies könnte auch Ihre Projektmanagementsoftware für Sie erledigen. Oder verlieren Sie häufiger den Überblick, wer bei Ihnen im Projekt welche Aufgabe zu erledigen hat? Wenn ein einfaches Word- oder Exceldokument nicht mehr ausreicht, um das klar zu verteilen und zu überblicken, dann sollten Sie vielleicht tatsächlich an die Anschaffung einer Projektmanagementsoftware denken. Software fürs Projektmanagement oder geht s auch ohne?

14 14. Aufträge schneller und besser bearbeiten Wann ist der Einsatz einer Projektmanagementsoftware sinnvoll? Vergessen Sie aber bitte nicht, auch kurz die Sinnhaftigkeit einer Software für Ihre Situation zu hinterfragen. Hat jeder Ihrer Mitarbeiter überhaupt ein eigenes oder zumindest Zugang zu einem Endgerät (PC, Tablet, Smartphone)? Wieviele Mitarbeiter arbeiten bei Ihnen in der Firma oder in typischen Projekten? Ein Freiberufler kann je nach Projektkomplexität durchaus auch ganz bequem per Stift und Zettel bzw. mittels einfacher Textdokumente seine Projekte organisieren. Als Chef sollten Sie Sich vor allem fragen, ob Sie dazu in der Lage sind, die Einführung einer solchen Software motivierend und längerfristig zu begleiten. Es ist bei weitem kein Einzelfall, dass eine Software kurz nach Ihrer Einführung ein kümmerliches Dasein fristet, da diejenigen, die sie eingeführt haben, sich schon gar nicht mehr dafür interessieren und sich bereits anderen Aufgaben zuwenden, wenn die längerfristige Beschäftigung mit der eingeführten Softwarelösung eigentlich noch erforderlich ist. Außerdem sollten Sie kurz die Auswirkungen bedenken, die die Nutzung der Software auf Ihre Firma und Ihre Aufgaben haben wird. Einmal dafür entschieden, werden Sie, Ihre Mitarbeiter und Kollegen mit dieser Software tagein und tagaus arbeiten. Sie sollten schon von dem Programm überzeugt sein und keine überstürzte Reaktion herbeiführen. Projektmanagementsoftware ermöglicht auch die Integration Ihrer Kunden, diese sind ja schließlich Auftraggeber und Auslöser für das Projekt. Diese sollten Sie auch zu überzeugen wissen, um mit der Software zu arbeiten. Das verschafft wesentliche Vorteile. Software fürs Projektmanagement oder geht s auch ohne?

15 Aufträge schneller und besser bearbeiten. 15 Zum Abschluss noch der Hinweis, dass Software auch nur ein Werkzeug ist, was von Menschen geschaffen wurde und deswegen nie das Allheilmittel sein kann. Mit einer solchen Erwartungshaltung kann man Enttäuschungen vorbeugen, da es höchstwahrscheinlich ist, dass die angeschaffte und eingesetzte Software doch nicht in jedem Aspekt alle Wünsche erfüllt.

16 16. Aufträge schneller und besser bearbeiten Übersicht über Projektmanagementtools Sollten Sie Sich nach Abwägen aller Vor- und Nachteile für den Einsatz einer Projektmanagementsoftware entschieden haben, heißt es nun noch die richtige Software für Ihre Anforderungen zu finden. Ein wichtiger Aspekt, dem sie hierbei Beachtung schenken sollten, ist die Auswahl der geeigneten Plattform, auf der die Software installiert werden soll. Wir können Projektmanagementsoftware bzw. Software allgemein unter anderem danach unterscheiden, wo sie installiert ist und wo auch deren Daten liegen. Hier muss man sich die Frage stellen: Möchte ich meine Software auf meinem eigenen Rechner als sogenannte Desktopanwendung nutzen oder doch lieber als Webanwendung direkt im Internet. Auch der Gang in die Cloud (Software as a Service SaaS) kann sinnvoll sein. Ab Seite 18 haben wir Vor- und Nachteile der jeweiligen Optionen für Sie zusammengefasst. Nun geht es um die konkrete Auswahl eines Programms aus dem riesigen Angebot, das Ihr Projektmanagement sinnvoll unterstützen soll. Einen groben Überblick liefert z. B. die Online-Enzyklopädie Wikipedia. [5]. Da wir Sie bei der Auswahl des geeigneten Programms unterstützen wollen, haben wir für diesen Leitfaden die unserer Erfahrung nach besten Programme ausgewählt und Ihnen tabellarisch aufbereitet. Software web SaaS desktop lizenz url Asana x Proprietär Podio x Proprietär Redmine x x Open Source ]project-open[ x x Open Source OpenProject x x Open Source MS Project x Proprietär Project Libre x Open Source GanttProject x Open Source Übersicht Projektmanagementsoftware Übersicht über Projektmanagementtools

17 Aufträge schneller und besser bearbeiten. 17 Asana und Podio sind beides Projektmanagementlösungen, die Ihnen als Software as a Service zur Verfügung gestellt werden. Sie brauchen sich die Software nicht erst herunterzuladen. Melden Sie sich einfach auf der Webseite an und beginnen dort ihr Projekt anzulegen. Podio und Asana bieten außerdem die Option, über eine Android- oder iphone-app auf Ihre Projekte zuzugreifen. Sie können die beiden Anwendungen kostenlos nutzen, solange Sie sich im Rahmen von 5 (Podio) oder 15 (Asana) Mitarbeitern bewegen. Bei einer größeren Mitarbeiterzahl verlangen die Anbieter allerdings Gebühren für die Nutzung. Im weiteren Verlauf dieses Leitfadens werden wir Podio noch genauer vorstellen. Redmine, ]project-open[ und OpenProject sind frei verfügbare Open Source Webanwendungen, die Sie auf Ihren eigenen Servern installieren und frei nutzen können. Allerdings sind dann von Ihnen Kenntnisse in der Serveradministration unumgänglich. Als Option gibt es auch Anbieter im Internet, die dies für ein kleines Entgelt für Sie übernehmen. MS Project, Project Libre und GanttProject wiederum sind Desktopanwendungen. Project Libre und GanttProject sind beide frei verfügbare Open Source Anwendungen. Als Vertreter von Open Source Desktopanwendungen werden wir weiter unten GanttProject genauer vorstellen. Bei der Benutzung von Microsoft Project hingegen müssen doch relativ hohe Lizenzgebühren entrichtet werden, weswegen es sich weniger für den Einsatz in kleinen und mittleren Unternehmen anbietet.

18 18. Aufträge schneller und besser bearbeiten Exkurs: Möglichkeiten zur unterschiedlichen Nutzung von Projektmanagementsoftware Desktopanwendungen Wir sprechen dann von Desktopanwendungen, wenn die Software auf Ihrem eigenen Rechner lokal installiert ist. Dies hat den Vorteil, dass sie keine Internetverbindung brauchen, um das Programm zu nutzen. Ihre Daten liegen auf Ihrem Rechner und es muss nichts aus dem Internet heruntergeladen werden. Die vollständige Kontrolle über die Anwendung und Ihren Daten liegt allein in Ihrer Hand. Dies bringt natürlich auch den Nachteil mit sich, dass Sie Sich um die Datensicherung und die Aktualisierung Ihrer Software selber kümmern müssen, was zeitintensiv und bei den Anwendern durchaus nicht sehr beliebt ist. Desktopanwendungen verlangen eine gewisse Verantwortung von Ihnen sie sind selber daran schuld, sollten Sie Ihre Daten verlieren oder durch eine veraltete Software Sicherheitsprobleme auslösen. Webanwendungen in der Cloud (SaaS) Die eben besprochenen Vor- und Nachteile von Desktopanwendungen kehren sich genau um, wenn wir wiederum Webanwendungen betrachten, die in der Cloud liegen. Man spricht in dem Falle auch von Software as a Service (SaaS). Es ist keine Installation der Anwendung mehr nötig, sie benutzen die Anwendung von Ihrem Web-Browser aus. Es sind keine Updates nötig und auch die Datensicherung wird von der SaaS- Anwendung selber vorgenommen bzw. von der Firma, die diese Anwendung betreut. Die Daten sind von überall verfügbar, solange sie sich ins Internet einwählen können und auch ein Verlust oder Crash der Festplatte ist nicht mehr relevant für Sie das erledigt die Firma, die hinter der SaaS-Dienstleistung steht. Leider geschieht das aber auch unter einem gewissen Kontrollverlust für Sie. Sie wissen weder, wo die Daten genau liegen, noch was damit intern beim Anbieter der SaaS-Anwendung geschieht. Auch müssen Sie jede neue Version der Anwendung hinnehmen, egal ob Ihnen die Oberfläche und die Funktionalität einer neuen Version gefällt oder nicht. Und sollten sie über keinen schnellen oder vielleicht überhaupt keinen Internetzugang verfügen, dann können Sie Software as a Service auch nicht nutzen. EXKURS

19 Aufträge schneller und besser bearbeiten. 19 Webanwendung auf Ihrem eigenen Server Es gibt außerdem die Möglichkeit Webanwendungen zu nutzen, ohne dass diese in der Cloud liegen. Die Software würde dann auf Ihren firmeneigenen Servern liegen. Dann müssen Sie allerdings selber für Konfiguration und Sicherheit sorgen und haben trotzdem einen relativ hohen Aufwand. Für kleinere Unternehmen ist das sicherlich keine ratsame Lösung, sofern sie nicht eine gewisse IT-Affinität mitbringen. Open Source Software Open Source ist ein viel diskutiertes Thema, wenn es um die Nutzung von Software geht. Open Source bedeutet quelloffen, d. h. der Programmcode, in dem die Software geschrieben wurde, ist offen und kann von jedem eingesehen werden. Das hat für Sie als einfacher Nutzer erst einmal keine Bedeutung, es sei denn Sie sind selber Programmierer. Dann können Sie den Programmcode lesen, nutzen und fast beliebig weiterentwickeln. Relevant für den einfachen Nutzer ist jedoch die Tatsache, dass Open Source Software ganz häufig frei zur Verfügung gestellt wird. Sie können Sich das Programm kostenlos herunterladen und auf Ihrem Rechner installieren und nutzen. Im Gegensatz dazu gibt es proprietäre Software, deren Programmcode nicht einsehbar ist und deren Anschaffung häufig mit Lizenzkosten verbunden ist. Mittlerweile gibt es allerdings für sehr viele Aufgabenbereiche hochwertige Open Source Alternativen: Open Source Alternativen Open Source Software

20 20. Aufträge schneller und besser bearbeiten Libre Office als Ersatz für Microsoft Office: GIMP als Ersatz für Adobe Photoshop: Ubuntu Linux statt Windows 7/8 oder Mac OS: Thunderbird statt MS Outlook: Firefox statt Internet Explorer oder Safari: Die Liste wäre beliebig erweiterbar. Wichtig zu wissen ist, dass es für fast alle Anwendungsgebiete Open Source Alternativen zu proprietärer Software gibt. Und in Bezug auf Datensicherheit sind Sie bei Open Source Software ebenfalls besser aufgehoben. Software as a Service Tools zu Ihren Diensten Software as a Service (SaaS) Anwendungen gibt es mittlerweile extrem viele, so dass man schnell die Übersicht verliert. Die Nutzung von Smartphones und Tablets sowie die ständige Verbindung mit dem Internet über mobile Endgeräte machen die Nutzung von SaaS nahezu jederzeit und an jedem Ort möglich. Um Ihnen eine kurze Vorstellung zu geben, welche Anwendungen so existieren, haben wir Ihnen hier eine kleine Zusammenstellung gemacht. Die hier erwähnten Anwendung lassen sich auch gut im Projektmanagement verwenden, ohne dass sie explizit Projektmanagementsoftware wären. Dropbox Sehr beliebter Speicherservice. Ihre Daten bleiben damit auf allen Endgeräten synchron. Riseup Pad Online Editor für Textdokumente auf Open Source Basis Google Drive Online-Speicherservice und Kollaborationswerkzeug für Texte,Tabellen oder Präsentationen. EXKURS