1. Einleitung Vergabeformen Ausschreibung Freihändige Vergabe Wettbewerbspräsentation

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1 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 1 2. Vergabeformen Ausschreibung Freihändige Vergabe Wettbewerbspräsentation Zwischenfazit 6 3. Umsetzung 6 4. Bereitzustellende Informationen 7

2 1. Einführung Die Fluggesellschaft HebAb hat die Schaffung einer Onlineplattform beschlossen, auf der Kunden die Möglichkeit haben, ihr Fluggepäck von der Aufgabe bis zur Ausgabe zu orten, um bei Fehlern ggf. zeitnah die Fluggesellschaft zu informieren. Dieses Projekt soll von einem externen Anbieter übernommen werden und wird u.a. durch folgende organisatorische Rahmenbedingungen sowie fachliche Inhalte charakterisiert: Neuentwicklung: Im Gegensatz zu einer Altsystemerweiterung basiert dieses Projekt auf keinem bereits bestehenden System, die Plattform muss komplett neu entwickelt werden. Geringe Anzahl am Projekt beteiligter Personen: Da in das Projekt relativ wenige Personen und Abteilungen involviert sind, können die Anforderungen weniger formell erfasst werden und die Kommunikation ist einfacher. Geringe Kritikalität des Systems: Das Projekt gehört nicht zur direkten Wertschöpfungskette der Fluggesellschaft und stellt in erster Linie auf Kundenzufriedenheit ab. Fehler im Betrieb der Anwendung sollten zwar vermieden werden, stellen aber keine Bedrohung mit schwerwiegenden Folgen dar. Innovative Individuallösung: Die gewünschte Funktionalität stellt (annahmegemäß) eine bisher in der Branche noch nicht umgesetzte Neuentwicklung dar. Es kann daher nicht auf Standardsoftware zurückgegriffen werden, ebenso wenig existiert ein Bieter, der genau diese Funktionalität in der Vergangenheit bereits realisiert hat. Ob die von der HebAb gewünschte Zielsetzung in vollem Umfang realisiert werden kann, ist daher im Vorfeld noch nicht sichergestellt. Weiterhin muss beachtet werden, dass die Ausschreibung vertraulich behandelt wird, um den Konkurrenten innerhalb der Branche nichts über die geplante Neuentwicklung mitzuteilen. Erfahrung im Fachgebiet: Das Fachgebiet Fluggesellschaft ist sicherlich für viele IT-Dienstleister unbekannt. Daher müssen besondere Merkmale, wie z.b. erhöhte Management von Softwareprojekten Case 1 Seite 1

3 Sicherheitsanforderungen und Einschränkungen der Telekommunikationsbereiche, mit dem Auftraggeber im Dialog besprochen werden. Den externen IT-Dienstleister beurteilt die HebAb vor allem nach folgenden Kriterien: Kosten: Da es sich bei dem Projekt um keinen primären Prozess der Wertschöpfungskette des Unternehmens handelt, sondern seine Umsetzung vor allem der Kundenzufriedenheit und der medialen Aufmerksamkeit dient, ist das Preis-Leistungsverhältnis von besonderer Bedeutung. Qualität: Die Projektziele sollten vom IT-Dienstleister entsprechend dem Vertrag vollständige und fehlerfrei umgesetzt werden. Integration in die IT der HebAb: Die entwickelte Lösung soll dauerhaft auf der im Unternehmen vorhandenen IT laufen, möglichst keine größeren Neuanschaffungen oder Veränderungen notwendig machen und vom bestehenden Personal betreut und gewartet werden können. Angesichts der annahmegemäß eher niedrigen Priorität des Projektes ist die Durchführung eines zeit- und kostenaufwendiges Vorprojektes in Frage zu stellen. Eine umfassende Anforderungsanalyse und ein Grobkonzept sind hier angemessener. 2. Vergabeformen Um Aufträge im Wettbewerb zu vergeben und in der Folge Angebote potentieller Interessenten zu erhalten, setzt der Auftraggeber eine von mehreren Vergabeformen ein. Grundsätzlich muss zwischen Aufträgen der öffentlichen Hand und privatwirtschaftlichen Aufträgen unterschieden werden. Während erstere durch zahlreiche Vorschriften geregelt werden, können privat-wirtschaftliche Unternehmen bzgl. der Vergabeform weitgehend frei agieren. Da die in der Aufgabe betrachtete Fluggesellschaft HebAb ein privat-wirtschaftliches Unternehmen ist, kann sie grundsätzlich jede der drei nachfolgend beschriebenen typischen Vergabeverfahren einsetzen. Management von Softwareprojekten Case 1 Seite 2

4 2.1. Ausschreibung Diese Vergabeform trägt einen sehr formellen Charakter und findet überwiegend bei Aufträgen der öffentlichen Hand Verwendung. Basis der Ausschreibung und damit auch der späteren Angebote stellt das Lastenheft dar. Die Anzahl der Bieter ist entweder unbegrenzt oder (bei der beschränkten Ausschreibung) durch Vorauswahl auf eine bestimmte Anzahl limitiert. Eignung für die HebAb Ein Vorteil der Ausschreibung besteht darin, dass durch die präzise Formulierung des Lastenheftes das Projekt konkretisiert und gegen spätere juristische Anfechtungen abgesichert wird. Andererseits bedingt die detaillierte Ausarbeitung des Lastenheftes einen hohen zeitlichen und u.u. auch finanziellen Aufwand im Vorfeld, insbesondere da Verfahrensfehler die Ausschreibung ungültig machen könnten. Zudem ist nicht sichergestellt, dass die IuK-Abteilung einer kleinen Fluggesellschaft über das nötige Wissen und die Erfahrung verfügt, um alle Anforderungen bereits im Vorfeld präzise genug darstellen zu können. Dass diese Vergabeform individuelle Kontakte zu den an der Ausschreibung beteiligten Personen untersagt, stellt für behördliche Aufträge u.u. einen Vorteil dar, wäre für den Auftrag der Fluggesellschaft allerdings eine unnötige Selbstbeschränkung. Da die Nachteile überwiegen, wird von dieser Vergabeform abgesehen. Management von Softwareprojekten Case 1 Seite 3

5 2.2. Freihändige Vergabe Im Gegensatz zu der Vergabeform Ausschreibung unterliegt die Freihändige Vergabe keinen strengen formellen Anforderungen. Der Auftraggeber wählt einige Unternehmen aus, mit denen er anschließend über genauen Inhalt und Preis des Auftrags verhandelt. Eignung für die HebAb Dass im Vorfeld die Anforderungen noch nicht exakt und endgültig im Lastenheft festgelegt werden (können), ist beim Outsourcing von IT-Projekten nicht ungewöhnlich. Die HebAb hat zwar konkrete Vorstellungen davon, welche Funktionalität das Projekt bereit stellen soll, allerdings handelt es sich dabei annahmegemäß um eine individuelle, bisher noch von keinem Mitbewerber umgesetzte Software. Da folglich keine Erfahrungswerte existieren, könnte die HebAb im Zuge der Verhandlungen feststellen, dass Teile des Projektes nicht oder nur unter unverhältnismäßig hohem Aufwand realisiert werden können. Zwar bedingt die Freihändige Vergabe in der Regel einen höheren Beratungsaufwand mit den Bietern als die Ausschreibung, allerdings kann die HebAb dadurch auch weitere Erkenntnisse gewinnen und erhöht die Chancen, den richtigen IT-Dienstleister auszuwählen. Dass auch über die Kosten noch verhandelt werden kann, stellt einen weiteren Vorteil dar. Allgemein ist die Freihändige Vergabe u.a. für Projekte mit geringerem Wert gut geeignet. Um ein solches handelt es sich hier, zumindest in Hinsicht der untergeordneten Priorität des Projektes, denn das Gepäcktracking gehört nicht zu den Wertschöpfungsprozessen des Unternehmens. Aufgrund der genannten Vorteile eignet sich diese Vergabeform sehr gut für das Projekt. Management von Softwareprojekten Case 1 Seite 4

6 2.3. Wettbewerbspräsentation Im Rahmen der Wettbewerbspräsentation verfasst ein Unternehmen ein Briefing Dokument, das sich auf die wesentlichen strategischen Überlegungen und Lösungsansätze konzentriert und deutlich weniger Details aufweist als ein Lastenheft. Dem Bieter wird somit Gelegenheit gegeben, seine eigenen Ideen und ein dazu passendes Umsetzungsangebot zu präsentieren. Eignung für die HebAb Der kreative Spielraum für die Bieter ist bei dem vorliegenden Projekt relativ gering, da die HebAb eine konkrete Zielvorstellung hat und auch die zur Umsetzung nötigen Maßnahmen nicht viele Abweichungsmöglichkeiten lassen. Weiterhin ist es bei der Vergabeform üblich, den Bietern die Teilnahme an der Wettbewerbspräsentation zu vergüten. Angesichts des im Verhältnis zum Kerngeschäft der HebAb eher niedrigen Stellenwertes des Projektes ist fraglich, ob dieser Aufwand gerechtfertigt ist. Diese Vergabeform wird daher nicht eingesetzt Zwischenfazit Aufgrund der beschriebenen Charakteristika der drei Vergabeformen ist die Freihändige Vergabe für die HebAb am sinnvollsten. Das Projekt erfordert weder den strengen formellen Charakter der Ausschreibung noch den kreativen Freiraum der Wettbewerbspräsentation. Stattdessen sind für die Fluggesellschaft vor allem Umsetzbarkeit, Flexibilität und Kosten des Projektes relevant. Es liegt daher nahe, einige in diesem Bereich erfahrene IT-Dienstleister zu kontaktieren und sich von diesen auf Basis einer Beschreibung der Anforderungen ein Angebot unterbreiten zu lassen. Im Rahmen von Präsentationen und Rückfragen der Bieter kann dabei auch über die technische Machbarkeit sowie ggf. notwendige Änderungen am Anforderungskatalog gesprochen werden. Management von Softwareprojekten Case 1 Seite 5

7 3. Umsetzung Auftraggeber: Fluggesellschaft HebAb Verantwortlicher : IuK-Abteilung Implementierung einer Onlineplattform für das Gepäcktracking Einleitung Die HebAb ist eine kleine, privat-wirtschaftliche Fluggesellschaft mit Sitz in Trier. Mit unseren 5 Flugzeugen befördern wir täglich ca Fluggäste auf 10 Flugrouten. Um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, möchten wir unseren Fluggästen die Möglichkeit geben, ihre Gepäckstücke anhand einer ID von der Aufgabe bis zur Ausgabe zu orten, um uns bei Fehlern zeitnah informieren zu können. Anforderungen Die genannte Funktionalität soll mittels einer Onlineplattform realisiert werden, auf die der Kunde über internetfähige Geräte zugreifen kann. Weiterhin sollen die Fluggäste auch per SMS oder per Telefonanruf mittels Sprachcomputer über den Gepäckstatus informiert werden können. Die Anwendung soll von den Kunden ohne Einarbeitung zu nutzen sein. Die HebAb verfügt über ein eigenes Rechenzentrum, zu dessen Hardware die zu entwickelnde Softwarelösung kompatibel sein sollte. Um auf zukünftige Entwicklungen vorbereitet zu sein, soll die Applikation leicht wart- und skalierbar sein. Es ist zu beachten, dass auf Flughäfen bzgl. der Nutzung elektronischer Geräte besondere Restriktionen bestehen, ferner müssen selbstverständlich Datensicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet sein. Die technische Realisierung sollte mittels einer plattformunabhängigen Programmiersprache erfolgen und zur Datenhaltung das im Unternehmen bereits vorhandene Datenbankmanagementsystem Oracle nutzen. Management von Softwareprojekten Case 1 Seite 6

8 4. Bereitzustellende Informationen Die Fluggesellschaft HebAb muss einem potentiellen Auftragnehmer im Laufe des Vergabeprozesses (z.b. im Rahmen des Präsentationsgespräches) detaillierte, über den Ausschreibungsinhalt hinausgehende, Informationen geben. Hierzu gehören: Zur Verfügung stehende IT: Da die Software im Livebetrieb im Rechenzentrum der HebAb gehostet werden soll, müssen dem Bieter detaillierte Informationen über die zu Verfügung stehenden Rechnerkapazitäten gegeben werden. Ggf. nutzt der IT-Dienstleister die IT des Auftraggebers auch als Testumgebung. Die zur Verfügung stehende IT bedingt die Rahmenbedingungen des Projektes, so z.b. die einzusetzende Programmiersprache oder das zu verwendende Datenbanksystem. Steht bereits im Vorfeld fest, dass z.b. nur eine bestimmte Programmiersprache in Frage kommt, so sollte auch bei der Auswahl der Bieter schon darauf geachtet werden, dass der IT-Dienstleister mit dieser Technologie Erfahrung besitzt. Standards und Normen: Es ist denkbar, dass der Auftraggeber seinen Softwareprojekten Standards und Normen (z.b. ein bestimmtes Vorgehensmodell) zugrunde legt, an die sich auch der externe IT-Dienstleister halten sollte. Zeitliche Vorstellungen: Neben dem gewünschten Fertigstellungstermin sind Meilensteine wie z.b. die Erstellung eines Prototypen zu kommunizieren und abzustimmen. Know-How der Mitarbeiter des Auftraggebers, insbesondere der IuK- Abteilung: Ggf. stellt die HebAb dem IT-Dienstleister bei der Realisierung des Projektes Mitarbeiter zur Seite, die über entsprechende Kenntnis der Unternehmensprozesse verfügen. Genaue Angaben über die Sicherheitsanforderungen des Projektes: Da der Bieter wahrscheinlich über wenig Erfahrung mit flughafenspezifischen Projekten verfügt, sind diesem insbesondere die spezifischen sicherheitsbetreffenden Anforderungen darzulegen. Projektbetreffende Kennzahlen: Hierzu gehören u.a. die voraussichtliche Anzahl der täglich transportierten Management von Softwareprojekten Case 1 Seite 7

9 Gepäckstücke und der geschätzten Anzahl der Nutzer, damit der Bieter die Größenordnung des Projektes abschätzen kann. Mögliche Anpassungen im Laufe bzw. nach Abschluss des Projektes: Ist damit zu rechnen, dass sich im Laufe oder nach Abschluss des Projektes die Anforderungen an die Software noch ändern, so sollte dies mit dem Bieter im Vorfeld besprochen werden. Management von Softwareprojekten Case 1 Seite 8