Bundesinitiative Schutz von Frauen und Kindern vor Gewalt in Flüchtlingsunterkünften

Transkript

1 1 Handlungsanleitung zum Antragsverfahren Bundesinitiative Schutz von Frauen und Kindern vor Gewalt in Flüchtlingsunterkünften Wenn Ihre Organisation im Web-Portal registriert ist und Sie über ein zugehöriges Login und Passwort verfügen, können Sie nachfolgend Anträge anlegen und stellen. Dazu betätigen Sie im Login-Menü ( den Button Login und geben dann Ihre -Adresse sowie das zugehörige Passwort ein. Mit Klick auf Anmelden werden Sie in das Übersichts-Menü des Web-Portals geleitet.

2 2 Klicken Sie im Menü Antragsverfahren auf Neuer Antrag, wenn Sie einen Antrag neu anlegen wollen oder auf Antragsverfahren, wenn Sie einen bereits gespeicherten Antrag zur weiteren Bearbeitung aufrufen wollen. Bitte achten Sie darauf, dass bei Klick auf Neuer Antrag immer ein neues, leeres Antragsformular erzeugt wird. Bereits gespeicherte Anträge rufen Sie ausschließlich über den Menü-Punkt Antragsverfahren auf: Bei Klick auf Neuer Antrag gelangen Sie in ein Menü, in dem Sie das Förderprogramm auswählen, für das Sie einen neuen Antrag anlegen möchten. Wählen Sie hier Bundesinitiative Schutz von Frauen und Kindern vor Gewalt in Flüchtlingsunterkünften aus, falls das Programm Ihnen nicht bereits vorangezeigt wird. Eine Organisationsauswahl ist nicht erforderlich.

3 3 Mit Klick auf Weiter gelangen Sie zum Antragsformular. Hier wird Ihnen zuerst die Programminformation angezeigt mit technischen Hinweisen sowie Informationen zu Kontaktmöglichkeiten. Mit Klick auf Weiter gelangen Sie zum Antragsreiter Antragsteller/in : Hier werden Ihnen die mit der Registrierungsprüfung bestätigten Angaben zum/r Antragsteller/in vorausgefüllt und nicht editierbar vorgeladen:

4 4 Ergänzt werden die Angaben um die Auswahl der unterschriftsberechtigten Person sowie des/der Ansprechpartners/in für das zu beantragende Vorhaben. Sollten Sie bereits bei der Registrierung mehrere Personen hinterlegt haben, können Sie im jeweiligen Punkt die zutreffende Person auswählen. Dazu suchen Sie die entsprechende Person über das Drop-Down-Menü aus und bestätigen die Auswahl mit Klick auf Auswählen :* *Sollten nicht bereits alle erforderlichen Personen im Rahmen der Registrierung hinterlegt worden sein, können Sie die Auswahl erweitern, indem Sie in der Benutzerverwaltung weitere Personen hinzufügen (vgl. hierzu Handlungsanleitung Benutzerverwaltung).

5 5 Mit Klick auf Weiter gelangen Sie zum Antragsreiter Angaben zum Antrag. Hier wählen Sie den geplanten Beginn Ihres Vorhabens und das geplante Ende des Vorhabens (hier: ) entweder durch direkten Eintrag des Datums (Format: TT.MM:JJJJ) oder über die Auswahl mit der Kalenderfunktion aus: 1.) 2.) 3.)

6 6 Des Weiteren wird Ihnen die initial bei der Registrierung hinterlegte Bankverbindung angezeigt. Sollten Sie für das Vorhaben eine andere Bankverbindung nutzen wollen, können Sie eine Auswahl treffen:* *Sollten Sie im Antrag eine andere als die initial bei Registrierung angegebene Bankverbindung hinterlegen wollen, können Sie die Auswahl erweitern, indem Sie in der Organisationsververwaltung eine bzw. mehrere Bankverbindungen hinzufügen (vgl. hierzu Handlungsanleitung Organisationsverwaltung). Mit Klick auf Weiter gelangen Sie zum Antragsreiter Umsetzung des Vorhabens. Falls Sie beauftragter Betreiber, aber nicht Träger der Einrichtung sind, hinterlegen Sie hier bitte die Kontaktdaten des Trägers, eine unterschriftsberechtigte Person beim Träger sowie eine/n Anprechpartner/in beim Träger der Einrichtung. Sollten Sie Träger der Einrichtung sein, können Sie diese Angaben überspringen:

7 7 Bitte führen Sie nachfolgend die Kontaktdaten der Einrichtung sowie eine/n Ansprechpartner/in in der Einrichtung auf: Zum nächsten Antragsreiter Inhaltliche Fragen zum Antrag wechseln Sie mit Klick auf Weiter.

8 8 Hier nehmen Sie bitte zunächst zu den Ihnen mit der Aufforderung zur Antragstellung ggf. erteilten Auflagen Stellung. Wurden Ihnen keine oder weniger als drei Auflagen erteilt, so befüllen Sie bitte die betreffenden Textfelder mit trifft nicht zu : Es schließt sich die Beschreibung der Ziele, die Sie mit der Entwicklung eines Schutzkonzeptes verfolgen, an. Nehmen Sie hierbei Bezug auf die von Ihnen in der Interessenbekundung dargelegten Ziele. Pro Ziel (Ziel 1 mit Bezug auf die Bewohnerinnen und Bewohner, Ziel 2 mit Bezug auf die Entwicklung bzw. Vertiefung von Netzwerk-/Kooperationsstrukturen, Ziel 3 mit Bezug auf die Konsultationstätigkeit der Einrichtung sind mindestens zwei (maximal 5) Meilensteine zur Zielerreichung zu benennen und mit dem beabsichtigten Termin der Zielerreichung zu versehen. Bitte beachten Sie, dass Meilensteine messbar und überprüfbar sein müssen:

9 9 Mit Klick auf Weiter wechseln Sie zum Antragsreiter Arbeitsplanung Bitte beschreiben Sie hier Ihre Arbeitsplanung für das Jahr 2017 für mindestens 4 (maximal 10) Arbeitspakete. Betiteln Sie dabei das jeweilige Arbeitspaket, hinterlegen eine zugehörige Beschreibung und erfassen Sie die Meilensteine/Ergebnisse, die Sie mit diesem Arbeitspaket erreichen wollen. Benennen Sie bitte zudem den beabsichtigten Termin zur Erreichung der jeweiligen Meilensteine/Ergebnisse:

10 10 Mit Klick auf Weiter wechseln Sie zum Reiter Ausgaben. Hier hinterlegen Sie die Kalkulation der Personalausgaben für die Stelle zur Koordination der (Weiter-) Entwicklung und Implementierung eines Schutzkonzepts. Zur Hinterlegung der Kalkulation klicken Sie auf Hinzufügen. Daraufhin wird Ihnen die Ausgabeposition Personalausgaben Koordinierungsstelle zur Hinterlegung der Kalkulation angezeigt. Mit Klick auf die Position öffnen Sie die zugehörige Eingabemaske: Bei der Kalkulation der Personalausgaben ist in einem ersten Schritt im Feld Erläuterung zu hinterlegen um welchen Tätigkeitsbereich es sich handelt (Name, Funktion, Aufgabenbereich). Danach ist die vorgesehene Eingruppierung nach Tarif bzw. bestehender Entgeltvereinbarung im Feld Eingruppierung nach Tarif zu hinterlegen. Vervollständigt werden die Angaben durch die Hinterlegung der Wochenarbeitszeit (wöchentliche Gesamtarbeitszeit beim Arbeitgeber), des Arbeitgeber-Bruttos (monatlicher Gesamtbetrag der Ausgaben für die Beschäftigung), der Dauer der Beschäftigung (bezogen auf das Förderprojekt) und

11 11 des Anteils der Arbeitszeit im Projekt (prozentualer Anteil der Ausgaben die ins Projektbudget fließen soll) sowie etwaige Sonderleistungen zum Engtelt (z.b. Jahresendzahlung/en). Im Erläuterungfeld ist aufzuführen, um welche Sonderleistungen es sich handelt:

12 12 Das System berechnet mit dem Arbeitgeberbrutto (pro Monat) und der Angabe der Arbeitszeit im Projekt (in Prozent), welcher Anteil der Personalausgaben zum Förderprojekt gehört und multipliziert diesen Betrag mit der Dauer der Beschäftigung im Projekt (in Monaten) zu einer Ausgabensumme für diese Personalstelle im Zeitraum des Vorhabens. Die Sonderzahlung wird von Ihnen als eine Summe für den gesamten beabsichtigten Förderzeitraum eingetragen. Das System addiert diesen Betrag auf die bisher errechnete Gesamtsumme dieser Personalausgaben. Geben Sie hier nicht den Jahresbetrag einer Sonderzahlung ein, sondern die Summe für den Förderzeitraum. Achten Sie bitte darauf diesen Betrag entsprechend zu reduzieren, wenn die Personalstelle nur anteilig im Projekt beschäftigt ist. Nach Eintragung schließen Sie den Vorgang mit Klick auf Speichern ab. Daraufhin erfolgt der beschriebene Berechnungsprozess zum Gesamtbetrag der in der jeweiligen Position beantragten Personalausgaben automatisch. Grundsätzlich ist für die Stelle zur Koordination der (Weiter-) Entwicklung und Implementierung eines Schutzkonzepts eine Person in Vollzeit vorgesehen. Sollte es im begründeten Einzelfall erforderlich sein, die Stelle auf zwei Personen aufzuteilen, achten Sie bitte darauf für jeden Stellenanteil eine separate Personalausgabenposition anzulegen. Summierte Angaben für mehrere Personen sind nicht zulässig. Mit Klick auf Weiter gelangen Sie zum Antragsreiter Einnahmen. Der Förderbetrag für die Personalausgaben beträgt maximal ,00. Eine Beteiligung aus Eigen- und/oder Drittmitteln ist insofern nur erforderlich, wenn die kalkulierten Personalausgaben diesen Betrag übersteigen. Die jeweilige Einnahmeart können Sie über ein Drop-Down-Menü auswählen. Bestätigen Sie den Vorgang jeweils mit Klick auf Hinzufügen :

13 13 Daraufhin wird Ihnen die ausgewählte Einnahmeposition zur Hinterlegung der Kalkulation angezeigt. Mit Klick auf die Position öffnen Sie die Eingabemaske der jeweiligen Einnahmeposition. Mit Klick auf Alle aufklappen öffnen Sie alle Eingabemasken der hinzugefügten Einnahmepositionen: Als Eigen-/Drittmittel können Mittel der Kommune (E.1.15), des Landes (E.1.16), Leistungen Dritter (E 1.4) und/oder ein Eigenanteil an den Personalausgaben eingebracht werden. Es ist bei allen Einnahmearten der kalkulierte Gesamtbetrag zu hinterlegen und im Feld Erläuterung der zugehörige Mittelgeber und die Mittelquelle aufzuführen: Mit Klick auf Weiter gelangen Sie auf den Reiter Zusammenfassung. Hier wird Ihnen gesammelt Ihre Ausgaben- und Einnahmenkalkulation aufgeführt.

14 14 Überprüfen Sie in einem ersten Schritt, ob die Summe der Ausgaben der Summe der Einnahmen entspricht. Sollten sich Abweichungen ergeben, ist ggf. die Höhe der hinterlegten Eigen-/Drittmittel zur Gesamtfinanzierung nicht hinreichend. Die Höhe der Fördermittel (E.3) wird automatisch ermittelt: Verteilen Sie nunmehr die kalkulierten Beträge der Ausgabe- und Einnahmenpositionen nach voraussichtlichem Bedarf auf die einzelnen Jahre. Da sich der Förderzeitraum ausschließlich auf das Jahr 2017 bezieht, sind hierbei lediglich die in Spalte Summe aufgeführten Beträge in die Spalte 2017 zu übertragen:

15 15 Bevor Sie zum nächsten Schritt übergehen, empfiehlt es sich mit einem Klick auf Überprüfen nach Fehlern zu suchen. Das System zeigt Ihnen in der Folge ggf. fehlende oder inkorrekte Eingaben an. Es wird geprüft, ob die Einnahmensummen (nach Jahren) und Ausgabensummen (nach Jahren) übereinstimmen und ob Sie die Gesamtsummen der jeweiligen Einnnahme- und Ausgabeposition auf die Jahresscheiben aufgeteilt haben bzw. ob noch weitere Verteilungen durch Sie notwendig sind. Mit Klick auf Weiter gelangen Sie zum Reiter Anlagen. Das Formular A Bestätigung Kenntnis der grundlegenden Regelungen ist hierbei verpflichtend. Bitte laden Sie dieses Formular herunter und laden es vollständig ausgefüllt sowie rechtsverbindlich unterschrieben als gescanntes PDF-Dokument wieder hoch. Zum Upload klicken Sie auf zum Auswählen klicken und wählen das entsprechende Dokument auf Ihrem lokalen PC mit Doppelklick aus. Sollte Ihnen kein Upload des rechtsverbindlich unterschriebenen Dokuments möglich sein, fügen Sie das Formular bitte der postalischen Übermittlung Ihres Antrags bei. Das Formular B Bestätigung Auftraggeber ist dann auszufüllen, wenn statt des Trägers der Einrichtung die Antragstellung durch den beauftragten Betreiber der Einrichtung erfolgt. Bitte laden Sie dieses Formular im gegebenen Fall herunter und laden es vollständig ausgefüllt sowie rechtsverbindlich unterschrieben als gescanntes PDF-Dokument wieder hoch. Zum Upload klicken Sie auf zum Auswählen klicken und wählen das entsprechende Dokument auf Ihrem lokalen PC mit Doppelklick aus. Sollte Ihnen kein Upload des rechtsverbindlich unterschriebenen Dokuments möglich sein, fügen Sie das Formular bitte der postalischen Übermittlung Ihres Antrags bei.

16 16 Mit Klick auf Weiter gelangen Sie zum Reiter Erklärungen. Das Antragsformular endet mit dem Antragsreiter Erklärungen. Bitte lesen Sie die Erklärungen sorgfältig und bestätigen die Richtigkeit und wahrheitsgemäße Angabe der Antragsdaten, indem Sie den Haken im zugehörigen Feld setzen: Sie haben während der Dateneingabe sowie vor Abschluss Ihres Antrags jederzeit die Möglichkeit die Vollständigkeit und Validität Ihrer Angaben zu überprüfen. Bei fehlenden oder invaliden Angaben wird Ihnen der entsprechende Antragsreiter angezeigt:

17 17 Des Weiteren können Sie sich vor Absenden des Antrags jederzeit eine Entwurfsversion im PDF-Format anzeigen lassen (Bitte beachten Sie: Postalisch übermittelte Entwurfsversionen können seitens der Servicestelle nicht für die Antragsprüfung herangezogen werden) : Am Ende jedes Antragsreiters steht Ihnen zudem die Speicherfunktion zur Verfügung. Verwenden Sie diese Funktion, um Ihre Eintragungen regelmäßig abzuspeichern: Sollten Sie den Antrag vollständig ausgefüllt haben, senden Sie ihn mit Klick auf Absenden online ab: Das Versenden war erfolgreich, wenn Sie daraufhin folgende Anzeige erhalten: Eine -Bestätigung inkl. des auszudruckenden Antragsformulars geht Ihnen an die in der Anzeige aufgeführte -Adresse zu. Das darin enthaltene Antragsformular lassen Sie nach dem Ausdruck rechtsverbindlich unterschreiben. Der rechtsverbindlich unterschriebene Antrag inkl. eventueller Drittmittelzusagen ist postalisch zu übermitteln an: Servicestelle Gewaltschutz-GU c/o gsub mbh Kronenstraße Berlin

18 18 Gestellte Anträge können Sie sich zur Ansicht über das Menü Antragsverfahren aufrufen. Gleiches gilt für (zwischen-) gespeicherte Anträge, die Sie weiter bearbeiten wollen. Dazu klicken Sie auf den Untermenü-Punkt Antragsverfahren : Ihnen werden daraufhin die gespeicherten (und gestellten) Anträge angezeigt. Mit dem Drop-Down-Menü Aktionen können Sie sich einen gespeicherten Antrag zur weiteren Bearbeitung wieder aufrufen (Auswahl Bearbeiten und Bestätigen mit Klick auf OK ):