6. Forum der Parlamentsdienste

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1 6. Forum der Parlamentsdienste «Verantwortung, Zuständigkeit und Prozesse bei Kommissionsprotokollen» Bern, Freitag, 26. Juni 2015

2 Einleitung Gliederung Ausgangsfragen Stossrichtungen Beispiele aus dem Kanton Waadt 2

3 Einleitung Roter Faden Verantwortung wer? Zuständigkeiten was? Prozesse wann? 3

4 Protokoll Die Wiedergabe der Beratungen sowie die Zusammenfassung der Erklärungen und Voten in den Kommissionssitzungen gehören zu den wesentlichen Aufgaben eines Parlamentsdienstes auf kommunaler, kantonaler oder eidgenössischer Ebene. 4

5 Protokoll Jeder Sitzungsteilnehmer muss seine Voten und Absichten im Protokoll wiederfinden können. Das Protokoll dient als Grundlage für den Inhalt des Berichts, der es der Kommission erlaubt, ein Geschäft für das Plenum vorzuberaten. 5

6 Protokoll Protokollarten: Beschlussprotokoll Wortprotokoll Kurzfassung Zusammenfassung Andere 6

7 Verantwortung wer? Verantwortung für die Erstellung von Kommissionsprotokollen Im Gesetz und/oder in der Geschäftsordnung festgelegt Parlamentsdienst Parlamentarier selbst 7

8 Verantwortung wer? Parlamentsdienst Kommissionssekretär Externer Protokollführer Mitarbeiter des Parlamentsdienstes 8

9 Verantwortung wer? Kanton Waadt Art. 24 Abs. 2 LGC Zu den weiteren Aufgaben des Generalsekretariats des Grossen Rates gehört das Verfassen der Sitzungsnotizen aller parlamentarischen Kommissionen. 9

10 Verantwortung wer? Kanton Waadt Regel Die Kommissionssekretäre nehmen diese Aufgabe für alle Kommissionen wahr (ad-hoc-kommissionen, Sachkommissionen, Aufsichtskommissionen) Rückblick Diese Praxis ergibt sich aus der Revision der Waadtländer Kantonsverfassung und des Grossratsgesetzes, in denen die Gewaltentrennung verankert ist. Früher wurden die Protokolle in vielen Kommissionen durch Abteilungsleiter oder ihre Mitarbeiter verfasst. 10

11 Verantwortung wer? Kommission (+ Rechtsgrundlage) = Beschluss (was?) Kommissionssekretär = Vollzug (was?) 11

12 Zuständigkeit was? Art des Protokolls Klassifizierung Verteiler/Zugriff Genehmigung/Änderung Zitate Archivierung 12

13 Zuständigkeit was? Entscheidungsfaktoren für die Art des Protokolls Verwendungszweck Dringlichkeitsstufe (Frist) Art der Kommission Komplexität des Gegenstands Vertraulichkeitsstufe Andere 13

14 Zuständigkeit was? Klassifizierung Kanton Waadt Art. 13 Abs. 4 des Grossratsgesetzes Alle Dokumente, die der Wiedergabe oder Zusammenfassung von in der Kommission abgegebenen Erklärungen oder Voten dienen, wie z. B. Sitzungsnotizen, sind vertraulich; solche Dokumente können nur an Personen weitergegeben werden, die dem Amtsgeheimnis unterstehen. 14

15 Zuständigkeit was? Verteiler/Zugriff Kanton Waadt Art. 9 Abs. 1 des Vollzugsreglements zum Grossratsgesetz Die Notizen der Kommissionssitzungen werden an die Kommissionsmitglieder, deren Stellvertreter, dem Generalsekretariat des Grossen Rates, den Vertretern der Kantonsbehörden, die an der Sitzung teilgenommen haben, sowie den Urhebern eines Gegenstands abgegeben. 15

16 Zuständigkeit was? Verteiler/Zugriff Kanton Waadt Datenverarbeitungssystem «Confluence» Mit dem neuen elektronischen Datenverarbeitungssystem (Confluence) wird der Informationsfluss nach und nach umgekehrt. Information Ratsmitglieder Ratsmitglieder Information 16

17 Zuständigkeit was? Genehmigung stillschweigend Per An der nächsten Sitzung Änderung Per An der nächsten Sitzung 17

18 Zuständigkeit was? Zitate Kanton Waadt Art. 13 Abs. 2 des Grossratsgesetzes Die Kommissionen können namentlich im Hinblick auf eine reibungslose Erfüllung ihrer Aufgaben beschliessen, dass ihre Arbeiten ganz oder teilweise vertraulich sind. 18

19 Zuständigkeit was? Archivierung (gemäss Reglement und Richtlinien des Waadtländer Staatsarchivs) 5 Jahre 19

20 Prozesse wann? Zeitachse Zu Beginn der Legislatur Vor der Sitzung Während der Sitzung Nach der Sitzung 20

21 Prozesse wann? 21

22 Schlussbemerkungen Mehrere Verantwortungsebenen Bestimmung der Zuständigkeiten Gestaffelte Prozesse und Etappen 22

23 Fragen? 23