Innovative Datenverarbeitung im Verbraucherschutz Verstoßdatenerfassung per Touchscreen mit BALVI mobil XT

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1 Innovative Datenverarbeitung im Verbraucherschutz Verstoßdatenerfassung per Touchscreen mit BALVI mobil XT Michael Abend, Region Hannover/BALVI mobil XT Projektgruppe Niedersachsen Im Internet surfen, ebooks lesen, Musik streamen, Social Networking, GPS-Navigation, - die Digitalisierung hat uns fest im Griff. In der Lebensmittelüberwachung haben die veränderten technischen Möglichkeiten bisher aber nur begrenzt Einzug gehalten. Den Probenschein oder den Kontrollbericht schreiben die Lebensmittelkontrolleurinnen und Lebensmittelkontrolleure teilweise noch mit Stift und Durchschlagbogen, Doppelerfassung ist an der Tagesordnung. Das wird bald ein Ende haben. Der Entwicklungsprozess der ursprünglich als Ergänzung zu BALVI ip vorgesehenen Softwarelösung BALVI mobil XT hat sich in der letzten Monaten rasant beschleunigt. Die erheblich gesteigerte Praxistauglichkeit in Verbindung mit den veränderten technischen Möglichkeiten könnte zu einem grundsätzlichen Umdenken bezüglich der Arbeitsabläufe führen. Eine Verlagerung der Kernprozesse aus dem Büro an den Ort des Geschehens, die Betriebsstätte, ist unabdingbar, wenn man die sich bietenden Vorteile der Digitalisierung ohne Medienbrüche nutzen möchte. Anfangs noch für den Laptop-Einsatz geplant, wurde BALVI mobil XT in den letzten Monaten konsequent für den zeitgemäßen Einsatz mit Tablet- PC optimiert prozessorientiert und benutzerfreundlich. Die Daten werden regelmäßig aus dem Backend-System BALVI ip auf das mobile Endgerät übertragen und dort gespeichert. Neu erfasste Daten werden auf dem Gerät zwischengespeichert, bis eine Verbindung mit BALVI ip hergestellt wird. Mehrere Tage Außendienst am Stück sind so problemlos möglich. Leistungsstarke Endgeräte können dabei gleichzeitig den üblichen Desktop-Arbeitsplatz ersetzen und minimieren so die Mehrkosten für eine Systemumstellung. Die Dokumentation der Probennahmen mittels vertrauter digitalisierter landesspezifischer Erfassungsformulare in BALVI mobil XT hat sich in zahlreichen Überwachungsbehörden bereits etabliert. Kein Anwender, der bereits mit BALVI mobil XT Proben erfasst hat, möchte diese Arbeitserleichterung mehr missen. Anders sieht es bei der digitalen Erfassung der Kontrollergebnisse aus, hier konnte sich die Software in der bisherigen Form noch nicht signifikant durchsetzen. Dabei bietet der konsequente Einsatz von mobilen Endgeräten auch hier eindeutige Vorteile. Die Stammdaten einschließlich der Betriebshistorie sind jederzeit abrufbar, gezielte Vorbelegungen von Behörden- und Betriebsdaten sowie Mängeln aus vorherigen Kontrollen sind möglich und auch im Offline-Betrieb verfügbar. Mit dem Wegfall von Medienbrüchen, Übertragungsfehlern und Doppelerfassung verbessern sich sowohl die Datenqualität als auch die Prozesseffizienz. Daher hat die niedersächsische Projektgruppe BALVI mobil Kontrollerfassung genau hier angesetzt. Ziel war es, die sich bietenden Möglichkeiten konsequent auszureizen und so anwenderfreundlich wie möglich zu gestalten. Das Überwachungspersonal sollte eine maximale Unterstützung erhalten und durch eine intuitive Benutzerführung gelenkt werden. Systematik Das Gerüst für die neue Vorgehensweise ist die Erfassung aller Betriebsräume und der raumübergreifenden Kontrollbereiche o Kennzeichnung o Personalhygiene o Personalschulung o Infektionsschutz o Schädlingskontrolle o Rückverfolgbarkeit o Sonstige Eigenkontrollen (Basishygiene) o Eigenkontrolle (HACCP)

2 in einigen Bundesländern auch Hauptkontrollpunkte genannt. Diese führen den Anwender wie ein roter Faden durch die Betriebsstätte und die für die Risikobeurteilung erforderlichen Prüfpunkte. Wurden die Betriebsräume und Kontrollbereiche bisher nicht oder nicht vollständig erfasst, gibt es die Möglichkeit, diese über ein Korrekturskript nachträglich einzufügen. Das Herzstück ist der neue Verstoßerfassungsassistent, der den Anwender selbsterklärend zu den Textbausteinen des Verstoßkataloges leitet. Die Idee dazu kam aus den Reihen der Lebensmittelüberwachung der Region Hannover und ist der Suchroutine der Kundenterminals einer bekannten schwedischen Möbelhauskette nicht unähnlich. Die komplette Struktur wurde dem typischen Kontrollablauf nachempfunden und von der niedersächsischen Projektgruppe aus der Praxis für die Praxis entwickelt. Wobei das System nicht starr ist, sondern bei Bedarf jederzeit angepasst und erweitert werden kann. Die Startmaske des Assistenten ist für alle Räume identisch. Für mobile Lebensmittelunternehmer gibt es dabei aber aufgrund der unterschiedlichen Rechtsgrundlagen einen eigenen Abschnitt. Für die raumübergreifenden, an die Systematik der Risikobeurteilung angelehnten Kontrollbereiche gibt es jeweils ein eigenes spezielles, thematisch angepasstes Schaltflächenangebot.

3 Der Verstoßerfassungsassistent speichert zudem, welche Verstöße am häufigsten genutzt wurden und bietet mittels einer Top 10 Funktion einen Direktaufruf dieser Standardverstöße an und zwar individuell für jeden einzelnen Nutzer und für jeden Raum bzw. Kontrollbereich gesondert. Der Weg durch die Schaltflächen wird durch eindeutige Begriffe vorgegeben.

4 Am Ende des Weges steht dann eine überschaubare Anzahl an passenden Verstoßtextvorschlägen zur Verfügung. Zur visuellen Vorabauswahl sind die Schaltflächen der Hygienemängel zusätzlich farblich von den übrigen Verstößen zu unterscheiden. Soll ein weiterer Mangel für denselben Raum bzw. Kontrollbereich erfasst werden, wird erneut die letzte Auswahl durch die Software angesteuert. Ist das nicht gewünscht, kann man sich mit der Pfadleiste, der sogenannten Krümelleiste, einem sekundären Navigationselement, im oberen Bereich der Seite orientieren. Für den Anwender sind so die einzelnen Schritte des Verstoßerfassungsassistenten ersichtlich und können direkt angesteuert werden. Ein weiteres zentrales Element des Systems ist der Verstoßkatalog, der den Erfassungsassistenten mit den Verstoßdatensätzen versorgt. Dieser beinhaltet aber nicht nur die Textbausteine, die den Verstoß beschreiben, sondern auch die dazugehörigen Rechtsgrundlagen und die entsprechenden Behebungstexte. Bei Bedarf können die Texte, wie aus BALVI ip bekannt, auch noch individuell angepasst werden und für jeden Mangel können Behebungsfristen festgelegt werden. Des Weiteren ist es möglich, zu jedem Verstoß ein oder mehrere Beweisfotos zuzuordnen. Das gilt für die umfangreiche Dokumentation im Rahmen eines Bußgeldverfahrens genauso wie für das Einzelfoto der stark verunreinigten Aufschnittmaschine für den bei der Kontrolle abwesenden Lebensmittelunternehmer. Die Inhalte der Datenerfassung werden in einem maximal flexiblen Kontrollbericht klar und strukturiert dargestellt. Die Verstöße werden nach Räumen und Kontrollbereichen auf Wunsch mit Foto(s) gruppiert, standardisierte Hinweise per Textbaustein, Informationen zu Nachkontrollen, Fristen, Gebühren oder Risikoeinstufungen können flexibel mit und ohne Unterschrift nach Landesvorgaben integriert werden.

5 , Postversand oder vor Ort drucken? QM-Vorgaben, Datensicherheit, persönliche Einstellung, Gewohnheit: Bezüglich des Versandes von Kontrollberichten gibt es viele Fassetten zu berücksichtigen. Wenn alle rechtlichen Aspekte positiv geklärt sind, ist der Versand per die konsequenteste Umsetzung der Digitalisierung und bietet auch dem Lebensmittelunternehmer zahlreiche Vorteile. Drucken vor Ort hat den Vorteil, dass der Prozess mit der Unterschrift des Lebensmittelunternehmers in dem Moment bis auf die Synchronisation und ggf. folgende Maßnahmen oder Abrechnungen bereits vollständig abgeschlossen ist. Die Nachteile der aufgrund ihrer kompakten Bauweise bevorzugt eingesetzten Thermodrucker sind das relativ teure dokumentenechte Thermopapier und der nicht farbige Druck der im Bericht integrierten Beweisfotos. Die alternative Lösung wäre in diesem Fall der Farbdruck auf Standardpapier im eigenen Büro. Hier gilt es, unter Berücksichtigung der gesetzlichen Rahmenbedingungen, der Anforderungen und der Kostenseite die individuell beste Lösung zu finden. Einführung Das Ziel ist es, mit BALVI mobil XT die Mängel direkt in den Betriebsräumen per Tablet-PC zu erfassen und dann im Betriebsbüro, Pausenraum, Dienstwagen etc. mit der wieder angeschlossenen Tastatur abschließend zu bearbeiten, die Betriebsstammdaten zu pflegen und ggf. die Räume und Kontrollbereiche zu vervollständigen und/oder zu sortieren. Die Einführung des Verstoßerfassungsassistenten bzw. die Eingewöhnungszeit des Anwenders sollte je nach PC-Affinität in mehrere Phasen unterteilt werden: 1. Zu Beginn empfiehlt sich es sich, die Mängel im Betrieb handschriftlich zu erfassen und die Daten anschließend im Amt in BALVI mobil XT einzugeben, um sich stressfrei mit dem System vertraut machen zu können. 2. Im nächsten Schritt könnte die Nacherfassung der Mängel mit BALVI mobil XT im Betriebsbüro, Pausenraum oder Dienstwagen erfolgen. 3. Dann sollte die Erfassung der Mängel direkt per Tablet-PC, in bekannten, überschaubaren und unproblematischen Betrieben erfolgen. 4. Mit der notwendigen Routine kann schließlich die vollständige Umstellung erfolgen. Ausblick Die Rückmeldungen der niedersächsischen Kolleginnen und Kollegen, die bereits regelmäßig mit dem Tablet-PC ihre Kontrollen erfassen, waren bisher positiv bis begeistert.

6 Auch die Projektgruppe ist mit der bisherigen Umsetzung sehr zufrieden, die Unterstützung seitens der BALVI GmbH durch Frau Schröter und ihr Team war dabei eine große Hilfe. Für die Zukunft gibt es bereits diverse Ideen für Detailverbesserungen, insbesondere auch, was die Übersichtlichkeit und das Tablet-typische Handling angeht. Die wichtigste Aufgabe von allen können die Anwender zurzeit aber nur gemeinsam bewältigen. Auch wenn BALVI mobil XT durch die niedersächsische Projektgruppe und die tatkräftige Mithilfe der Bremer Kollegen bereits mit einer soliden Verstoßdatenbasis ausgestattet wurde, muss das System kontinuierlich verbessert werden, um insbesondere die Rechtsgrundlagen auf einem aktuellen Stand zu halten. Hierfür sind Dauerarbeitsgruppen geplant, die die Anwenderwünsche und vorschläge regelmäßig bearbeiten werden und länderübergreifend die Fortschreibung des zukünftig bundesweit einheitlichen Verstoßkataloges sicherstellen. Die Frage, ob es nicht sinnvoll wäre, diese Arbeit einer von den Ländern gemeinsam finanzierten und juristisch-qualifizierten Vollzeitkraft zu übertragen, muss an dieser Stelle erlaubt sein. Auch der Bund hat sicherlich großes Interesse an einer einheitlichen, rechtskonformen und detaillierten Erfassung der Kontrollergebnisse, die die Basis aller Auswertungen und zukünftigen Strategien bilden. Ausprobieren Die aktuelle Demo-Programmversion 1.11 mit dem Verstoßerfassungsassistenten kann auf folgender Internetseite herunterladen werden: Es wird ein zip-archiv bereitgestellt, welches auf einem beliebigen Laufwerk (auch Netzlaufwerk) entpackt werden kann. Beim Start wird das Programmverzeichnis in das Temp-Verzeichnis des Nutzers kopiert und von dort gestartet. Damit gibt es kein Problem für Produktivversionen von BALVI mobil XT. Es kann nur nicht beides gleichzeitig ausgeführt werden. Beim Start der BALVIMobilStarter.exe erscheint nun ein Menü mit folgenden Optionen: Mobil XT starten erstmaliger Aufruf des Programms Mobil XT Demo fortsetzen - Die Clientsoftware wird neu installiert, bei jedem weiterem Start bleiben erfasste Tätigkeiten erhalten. Mobil XT Demo neu beginnen - Die Clientsoftware wird neu installiert, bei jedem Start werden die erfassten Tätigkeiten gelöscht. Starter beenden Programmaufruf wird beendet Bitte die Meldung Es konnten nicht alle Formulare gefunden. Bitte synchronisieren auf dem Startbildschirm ignorieren. Die Demo funktioniert. Um die Touch-Oberfläche optimal bedienen zu können, ist Windows 10 als Betriebssystem die erste Wahl. Viel Spaß beim Ausprobieren wünscht die BALVI mobil Projektgruppe Niedersachsen.