Release Notes für die Online-Version der Perinorm - September 2015

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1 Release Notes für die Online-Version der Perinorm - September 2015 Im September 2015 wird die Software für die Online-Version von Perinorm aktualisiert. Einige Verbesserungen, die mit diesem Software-Release aktiv werden, möchten wir Ihnen im Folgenden gerne vorstellen: 1. Einfache Suche 2. Verbesserte Benutzerführung für Dialoge 3. Qualitätshinweis bei nicht validierten Daten (für das neue Regelwerk MIL Specs) 4. Freigabe der Druckfunktion für Read-Only-Nutzer 1. Einfache Suche Auf vielfachen Kundenwunsch haben wir neben der gewohnten Suchmaske eine Suche für Einsteiger und gelegentliche Nutzer entwickelt, die ein einfaches Feld für die Eingabe vorsieht. Mit einer Eingabe in diesem Feld werden alle Datenfelder in Perinorm durchsucht. Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit, die Suche auf Dokumentnummern zu beschränken, indem man das Auswahlkästchen unterhalb des Suchfelds anklickt. Ein Link führt zur erweiterten Suche, in der Sie die Standardsuche mit allen Feldern vorfinden. Gespeicherte Suchen können ebenfalls über einen Link aufgerufen werden. Das ermöglicht es den Firmen-Administratoren für ihre Nutzer Standardsuchen zu hinterlegen und ihnen auch damit den Zugang zu den Perinorm-Daten zu erleichtern. Über den Tab Einstellungen kann die einfache Suche als Default entweder für einen einzelnen Nutzer oder auch für alle Firmennutzer eingestellt werden. 2. Verbesserte Benutzerführung für Dialoge Für einige komplexe Funktionen in Perinorm wurden Assistenten, sogenannte Wizards, erstellt. Diese gliedern den gesamten Auswahlprozess in einem Dialogfenster in Einzelschritte. Der Nutzer wird dann Schritt für Schritt durch die Eingaben geführt und erhält zum Schluss einen Überblick über die getätigten Einstellungen. Folgende Dialoge wurden auf diese Weise neu umgesetzt und werden auf den nächsten Seiten kurz erläutert: - Suche > Suchfragen speichern/ Benachrichtigungen und automatischen Export einstellen - Benutzerdaten > Update Benutzerdaten > Neue Updateprozedur erstellen - Benutzerdaten > Volltexte > Dateiliste laden (Control-Datei oder Liste) - Ergebnisliste/Vollanzeige > Volltexte zuordnen - Suche > Daten importieren 1

2 2.1 Suchfragen speichern: Benachrichtigungen und automatischen Export einstellen Es empfiehlt sich Suchen, die man regelmäßig abrufen möchte, in Perinorm zu speichern. Wenn man beispielsweise monatlich nachverfolgen möchte, welche neuen Normen ohne Vorgänger zu einem bestimmten Sachverhalt erschienen sind, kann man dies gut erledigen, indem man die Suchfrage einmal eingibt und sie dann speichert. Wenn man sich die Mühe sparen möchte, die gespeicherte Suche regelmäßig aufzurufen, sondern einfach benachrichtigt werden möchte, wenn diese Suchfrage ein neues Ergebnis liefert, kann man beim Speichern der Suchfrage eine entsprechende Benachrichtigung einstellen. Kunden mit Exportlizenz können über diese Funktion auch einen automatischen regelmäßigen Export bestimmter Daten aus Perinorm steuern. Der neue Dialog führt schrittweise durch die entsprechenden Optionen: Zunächst stellen Sie ein, ob Sie benachrichtigt werden möchten, danach folgen gegebenenfalls die weiteren Optionen wie z.b. das Einstellen der Benachrichtigungshäufigkeit: Wenn Sie keine Benachrichtigungen eingestellt haben, gelangen Sie als nächstes zu den Export-Einstellungen. Am Ende sehen Sie eine Zusammenfassung Ihrer Einstellungen und können diese noch einmal überprüfen: 2

3 2.2 Neue Updateprozedur erstellen (für Benutzerdaten) Wenn Sie möchten, dass Ihre Benutzerdaten (Lesezeichen, Notizen und insbesondere Profile) regelmäßig automatisch auf den neuesten Stand gebracht werden, sollten Sie hierfür eine Updateprozedur erstellen. Hierin legen Sie fest, was in Ihrem Profil beispielsweise geschehen soll, wenn eine in diesem Profil enthaltene Norm zurückgezogen und ersetzt oder auch geändert wird. Zunächst bestimmen Sie, für welche Ihrer Benutzerdaten die Updateprozedur gelten soll. Natürlich ist es am einfachsten, wenn Sie alle Benutzerdaten mit einer Prozedur behandeln. Es könnte aber sein, dass Sie Profile haben, die sie anders behandeln wollen als andere, zum Beispiel indem Sie in diesen zurückgezogene Normen grundsätzlich nicht entfernen möchten, weil Sie vielleicht den Stand zu einem bestimmten Zeitpunkt dokumentieren. In solchen Fällen brauchen Sie unter Umständen mehrere Prozeduren, die jeweils bestimmte Benutzerdaten aktualisieren. Wählen Sie deshalb in solchen Fällen aus, für welche Daten die Updateprozedur gelten soll. Wenn Sie bestimmte Profile wählen, werden Ihnen die verfügbaren Profile angezeigt. Anschließend werde in drei Schritten die Aktionen abgefragt, die Perinorm bei der automatischen Aktualisierung Ihrer Benutzerdaten durchführen soll. Und zwar geht es jeweils darum, was mit Zurückziehungen, mit teilweise ersetzen Dokumenten und mit geänderten Dokumenten geschehen soll. Hier die Auswahl für die Behandlung von Zurückziehungen: 3

4 Als Default-Wert ist hier eingestellt, dass nur die Zurückziehungen behandelt werden, die bei einer Aktualisierung aktuell vollzogen werden, d.h. es werden alle Datensätze mit dem Aktualisierungscode W behandelt. Wenn man ein Profil erstmalig anlegt oder aus einem Firmenbestand importiert hat, empfiehlt es sich unter Umständen, auch Dokumente, die zu einem früheren Zeitpunkt zurückgezogen wurden (Aktualisierungscode H ) mit einzubeziehen. Allerdings muss man damit rechnen, dass bei älteren Zurückziehungen eventuell auch der Nachfolger bereits wieder ungültig ist, so dass man erst nach mehreren Aktualisierungen alle Dokumente auf den neuesten Stand gebracht hat. Wenn Sie alle Einstellungen zu den Zurückziehungen, teilweisem Ersatz und Änderungen gemacht haben, werden Sie aufgefordert, festzulegen, in welchem Rhythmus die Aktualisierungen erfolgen sollen: Am Schluss geben Sie einen Namen für die Updateprozedur ein. Auch in diesem Dialog- Assistenten erhalten Sie abschließend eine Zusammenfassung der getätigten Einstellungen und können diese gegebenenfalls noch einmal korrigieren, indem Sie auf den entsprechenden Dialogschritt zurück gehen. 2.3 Volltexte als Dateiliste laden Dieser neue Assistent (Wizard) dient dazu, eine ganze Liste von Volltextdateien Perinorm- Datensätzen zuzuordnen, um sie nach erfolgreicher Zuordnung direkt aus der Perinorm heraus aufrufen zu können. Bei den Volltextdateien handelt es sich in der Regel um Dokumente im PDF Format, die auf dem Computer, im Netzwerk oder online zur Verfügung stehen. Im ersten Schritt legen Sie das Format der Liste fest. Sie haben die Auswahl zwischen den bekannten 3 Formaten. 4

5 Als nächstes wählen Sie die Control-Datei bzw. Listendatei. Dann entscheiden Sie, ob einfach nur zur Sammlung hinzugefügt oder synchronisiert werden soll. Als nächstes legen Sie die Zielsammlung fest: Wurde eine neue oder leere Volltextsammlung gewählt, kann im Folgeschritt festgelegt werden, welcher Teil des Pfades alle Volltexten in der Sammlung identisch haben. Durch diese Festlegung haben Sie später die Möglichkeit, dies an zentraler Stelle in die Perinorm zu ändern, 5

6 wenn beispielsweise die Volltexte in ein anderes Verzeichnis verschoben werden mussten. Wie bei allen Wizards sehen Sie im letzten Schritt eine Zusammenfassung Ihrer Angaben. 2.4 Einzelne Volltexte zuordnen In diesem Dialog sorgen Sie dafür, dass eine einzelne Voltextdatei, in der Regel als PDF-Datei, einem Datensatz in Perinorm zugeordnet wird. Perinorm zeigt dann bei solchen Datensätzen ein PDF-Icon an, über das die entsprechenden Normen aufgerufen werden kann. Wenn Sie einem Dokument in der Ergebnisliste einen Volltext zuordnen wollen, werden Sie im Dialog zunächst gefragt, wo sich die entsprechende Datei befindet: Danach werden Sie aufgefordert, anzugeben, welcher Volltext-Sammlung das Dokument zugeordnet werden soll: 6

7 Abschließend erhalten Sie auch hier wieder einen Überblick über die getätigte Auswahl: 2.5 Daten importieren Wenn Sie umfangreiche Dokumentenbestände, zum Beispiel aus einer Excel-Liste mit Perinorm abgleichen wollen, um die aktuelle Datenlage zu diesen Dokumenten zu überprüfen, empfiehlt es sich, diese Daten in eine Suche in Perinorm direkt einzulesen. Das geschieht mit Hilfe des Dialogs Daten importieren, der Ihnen in der Suche zur Verfügung steht. Hier können Sie Dokumentnummern aus einer einfachen.txt-datei einlesen. Als Kunde mit Export-Lizenz steht Ihnen auch eine komfortablere Import-Prozedur mit konfigurierbarer.csv- Datei zur Verfügung. Im entsprechenden Dialog geben Sie zunächst an, wo die entsprechende Datei liegt und wie sie aufgebaut ist. Danach haben Sie die Möglichkeit, die gefundenen Ergebnisse in ein Profil zu schreiben: Wenn gewünscht können Sie danach auch noch angeben, ob Sie benachrichtigt werden wollen, sobald alle Datensätze dem Profil hinzugefügt wurden. 7

8 3. Qualitätshinweis bei nicht validierten Daten (für das neue Regelwerk MIL Specs) Grundsätzlich steht in Perinorm eine Vielzahl von Datenfeldern zur Verfügung, über die auch für das Normen-Management relevante Beziehungen zwischen Dokumenten wie Vorgänger- Nachfolger-Beziehungen sichtbar sind. Es kann aber vorkommen, dass wir auf Kundenwunsch hin Daten aufnehmen, für die solche Informationen nicht zur Verfügung stehen. Im August 2015 haben wir Datensätze zu Normen des US-amerikanischen Department of Defense, auch als MIL Specs bezeichnet, aufgenommen, die wir nur in der Form und mit den Daten nachweisen können wie sie sich auf der Webseite des Regelsetzers darstellen. Bei diesem Regelwerk, verweisen wir in den einzelnen Datensätzen auf die Datenquelle. Zusätzlich werden die Daten in der Ergebnisanzeige in Perinorm mit einem Achtung-Icon versehen: Wenn Sie die Maus über dieses Icon bewegen, erscheint folgender Hinweistext: Dieser Datensatz enthält nicht verifizierte Basis-Daten von der Webseite des Regelsetzers zur Information und ist für Normen-Management-Zwecke unter Umständen nur bedingt geeignet. Einen Link zur Datenquelle finden Sie im Feld Bemerkungen. 4. Freigabe der Druckfunktion für Read-Only-Nutzer Nutzer, die vom Administrator einen Lesezugriff eingerichtet bekommen haben, können in Perinorm standardmäßig auch die Druckfunktion nicht nutzen. Auf Wunsch einiger Kunden kann jetzt der Administrator für seine Nutzer die Schnelldruck- Funktion freischalten. Und zwar geschieht dies über die Option Firmen-Angaben im Karteireiter Admin. Hier finden Sie eine neue Checkbox: Schnelldruck aktivieren für Nutzer mit Lesezugriff: 8