KANBAN IN DER IT EINE KULTUR DER KONTINUIERLICHEN VERBESSERUNG SCHAFFEN. EXTRA: Mit kostenlosem E-Book. 2. Auflage

Transkript

1 klaus LEOPOLD siegfried KALTENECKER 2. Auflage KANBAN IN DER IT EINE KULTUR DER KONTINUIERLICHEN VERBESSERUNG SCHAFFEN EXTRA: Mit kostenlosem E-Book Mit Geleitwort von David J. Anderson

2 Leopold/Kaltenecker Kanban in der IT Bleiben Sie auf dem Laufenden! Der Hanser Computerbuch-Newsletter informiert Sie regelmäßig über neue Bücher und Termine aus den verschiedenen Bereichen der IT. Profitieren Sie auch von Gewinnspielen und exklusiven Leseproben. Gleich anmelden unter

3 Stimmen zu diesem Buch Das Buch ist in einem äußerst angenehmen Stil geschrieben, stets anschaulich und klar. Viele Illustrationen helfen beim Verständnis der Vorgehensweisen und regen dazu an, das System den eigenen Anforderungen anzupassen. Insgesamt erhält das Buch die Note,Sehr gut. dotnetpro, November 2012 Den Autoren des Buchs gelingt es, für die immer komplexer werdenden Entwicklungsaufgaben von Organisationen sowie oft auch widersprüchlichen Situationen bzw. Grenzsituationen für Organisationen Kanban Change Management als effektive und effiziente Handlungsalternative darzustellen. Das Buch selbst besticht neben seiner Strukturiertheit durch seine auf Verständlichkeit ausgerichtete Darstellung, wozu vor allem die Abbildungen und ausführ li che Erklärungen der verwendeten Begriffe beitragen. Christian Stary, Alles in allem eine inspirierende Lektüre, die vehement in Richtung Umsetzung drängt. Ein Must Read und ein echter Page-Turner für alle, denen es um nachhaltige Verbesserungen geht. Elisabeth Blum, Organisationsberaterin und Coach, Tatsächlich schafft das Buch den Spagat zwischen den drei selbstgewählten Zielgruppen: alle, die sich grundsätzlich für Kanban interessieren, alle, die mit dem Management von Veränderungen in der IT beschäftigt sind, alle, die eine Kanban-Initiative ins Auge fassen oder bereits vorantreiben, und kann auch mit agilen Projekten erfahrenen IT-Managern nachdem sie sich durch Teil I gearbeitet haben einige neue Einblicke oder Werkzeuge gewähren beziehungsweise ruft gemachte Erfahrungen noch einmal in Erinnerung. Sebastian Heide, Viel Stoff, der gut verdaulich daherkommt und den Wunsch weckt, mit dem erworbenen Wissen gleich loszulegen. Michael Müller, ix, Januar 2013 Leopold und Kaltenecker stellen eine spannende Veränderungsoption dar, argumentieren überzeugend und schreiben pfiffig. Eine große Empfehlung für alle Change Agents in der IT, aber auch darüber hinaus! Sabine Eybl, Wer vor sein Buch den Satz,Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen stellt, setzt die Messlatte hoch, vor allem wenn es um IT und Softwareentwicklung geht doch Dr. Klaus Leopold und Dr. Siegfried Kalten ecker, selbst Kanban-Coaches und Change-Berater, wissen, was sie tun.,kanban in der IT ist ein praktisches Arbeitsbuch für Einsteiger, Neugierige und vor allem Menschen, die ihrer (IT)-Zeit ein Stück voraus sind. Wolfgang Treß/textico.de Wie man langfristig erfolgreich Verbesserungsprozesse initiieren und Kanban erfolgreich im Unternehmen ein führen kann, zeigt dieses Buch. Die Kapitel sind kurzweilig geschrieben sowie mit vielen Praxisbeispielen, Empfehlungen und Tipps unterfüttert. automotivelt, August/September 2012 Unterlegt mit praktischen Kanban-Erfahrungen von Führungskräften unterschiedlicher Branchen, wird ausführlich und konkret erklärt, wie die Methodik gut vorbereitet eingeführt, gelebt und weiter ausgebaut werden kann. Das Buch liest sich unterhaltsam und adressiert den Leser persönlich. Nach der Lektüre hat man eine Vorstellung davon gewonnen, was diese Vorgehensweise für das eigene Entwicklungsteam bringen könnte. Lesen! Caroline Buck, Java Magazin, Februar 2013 Gegliedert in drei Teile wird,kanban in der IT sowohl interessierten als auch bereits in einer KanbanInitiative befindlichen Lesern gerecht. Praxisnahe Fallbeispiele und Erfahrungswerte verdeutlichen abschließend, wie Unternehmen ihre Ausgangssituation ermitteln und darauf aufbauend eine auf ihre Bedürfnisse angepasste Kultur der kontinuierlichen Verbesserung erschaffen können. t3n, August 2012

4 Klaus Leopold Siegfried Kaltenecker Kanban in der IT Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen 2., überarbeitete Auflage

5 Die Autoren: Dr. Klaus Leopold, Wien Dr. Siegfried Kaltenecker, Wien Alle in diesem Buch enthaltenen Informationen, Verfahren und Darstellungen wurden nach bestem Wissen zusammengestellt und mit Sorgfalt getestet. Dennoch sind Fehler nicht ganz aus zuschließen. Aus diesem Grund sind die im vorliegenden Buch enthaltenen Informationen mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autoren und Verlag übernehmen infolgedessen keine juristische Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieser Informationen oder Teilen davon entsteht. Ebenso übernehmen Autoren und Verlag keine Gewähr dafür, dass beschriebene Verfahren usw. frei von Schutzrechten Dritter sind. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Buch berechtigt deshalb auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und MarkenschutzGesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek: Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbiblio grafie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdruckes und der Vervielfältigung des Buches, oder Teilen daraus, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden Carl Hanser Verlag München, Lektorat: Brigitte Bauer-Schiewek Herstellung: Irene Weilhart Copy editing: Jürgen Dubau, Freiburg/Elbe Umschlagdesign: Marc Müller-Bremer, München Umschlagrealisation: Stephan Rönigk Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell Ausstattung patentrechtlich geschützt. Kösel FD 351, Patent-Nr Printed in Germany Print-ISBN: E-Book-ISBN:

6 Inhalt Geleitwort von David J. Anderson IX Vorwort zur 2. Auflage XI Die Autoren XIII Danksagung XIV TEIL I: Wie funktioniert Kanban? Einleitung Prinzipien und Kernpraktiken von Kanban Auf der Suche nach der Produktivität kanban und Kanban Evolutionäres Change Management Die Kernpraktiken von Kanban Visualisierung Erster Schritt: Abstecken der Grenzen Zweiter Schritt: Visualisierung des Prozesses Festlegen von Aufgabentypen WiP-Limits Die Vorteile von WiP-Limits Setzen von WiP-Limits Serviceklassen Cost of Delay und Regeln Kapazitäten von Serviceklassen Service Level Agreements

7 VI Inhalt 6 Betrieb und Koordinierung Daily Standup Meeting Queue Replenishment Meeting Release-Planungsmeeting Teamretrospektiven Operations Reviews Metriken und Verbesserungen Metriken in Kanban Cumulative Flow Diagram Messungen der Durchlaufzeit Failure Load und Blockaden Verbesserungen TEIL II: Change und Management Kräfte der Veränderung Turbulente Zeiten Turbulente Veränderung Umwelten und Systeme Organisationen in Nahaufnahme Eine Landkarte der Veränderung Organisatorische und persönliche Veränderung Der Eisberg der Veränderung Die Veränderungskurve Emotionen in Veränderungsprozessen Unsicherheit, Sorge, Angst Ärger und Aggression Trauer und Enttäuschung Aufbruchstimmung, Freude, Mut Unternehmenskultur und Politik Die Macht der Unternehmenskultur Unternehmenskultur und Mikropolitik Schlussfolgerungen für Kanban Change Management Wahrnehmung Kommunikation Prozessgestaltung

8 Inhalt VII TEIL III: Kanban im Einsatz Von der Idee zur Initiative Allgemeine Klärung Inhaltliche Klärung Organisatorische Klärung Vertiefte Problemanalyse Die persönliche Retrospektive Die Teamaufstellung Der Veränderungsdialog Das Teamgespräch Die Teamretrospektive Eine Landkarte unserer Stakeholder Das Stakeholder-Interview Stakeholder-Workshop Einzelarbeit, Dialog, Coaching oder Training? Systemdesign-Workshop Arbeitstypen identifizieren Prozesse identifizieren WiP-Limits bestimmen Serviceklassen bestimmen Messungen definieren Meetings bestimmen Abschluss des Systemdesign- Workshops Betrieb Von der Fehlerkultur zur Lernkultur Moderation Konflikte im Betrieb Das Kanban-Feuer weitertragen Literatur Index

9

10 Geleitwort von David J. Anderson 2004 suchte ich nach einem neuen Weg, um Veränderungen in SoftwareentwicklungsUnternehmen möglich zu machen. Ich wollte mehr Agilität schaffen, die Methoden verbessern, die wir einsetzten ohne dabei den Widerstand der Teams auf mich zu ziehen, die die Arbeit leisteten. Auf meiner Suche stieß ich auf die fünf Fokussierungsschritte der Engpasstheorie von Eliyahu M. Goldratt und sie faszinierten mich. Das Konzept ist denkbar einfach: finde den Engpass und beseitige ihn. Wenn man das tut, wird der nächste Engpass erkennbar, mit dem man wieder genau so umgeht. Es ist ein iterativer und inkrementeller Ansatz nach der Prämisse, immer nur ein Problem zu einem Zeitpunkt zu lösen. Um Goldratts Ansatz nutzbar zu machen, musste die Softwareentwicklung als ein Flussproblem modelliert werden. Absolut notwendig dafür war es, die unsichtbare Wissensarbeit sichtbar zu machen. Wie das funktioniert, habe ich in meinem Buch Agile Management for Software Engineering gezeigt. Gleichzeitig war ich besorgt, dass unsere traditionellen Projektmanagement-Methoden ein Stolperstein sein würden. Trotz der hohen Unsicherheiten und Risiken werden ständig wasserdichte Zusagen zu Umfang, Preis und Zeitplan verlangt, was meiner Meinung nach mehr Probleme verursacht als löst. Im Vordergrund stand für mich daher eine serviceorientierte Lösung, mit der wir bestimmte Service-Level garantieren konnten, anstatt unumstößliche Aussagen zu individuellen Leistungen zu machen. Ich war davon überzeugt, dass Unternehmer und Kunden diesen Weg bevorzugen würden. Schließlich waren sie Service-Verträge mit anderen Lieferanten gewöhnt. Interne IT-Abteilungen mit Service-Verträgen waren eher die Ausnahme als die Regel stieß ich auf die Arbeit von Donald Reinertsen. Seine Erkenntnisse hatten einen enormen Einfluss auf meine weiteren Überlegungen und auf die Entstehung dessen, was wir heute als Die Kanban-Methode bezeichnen. Reinertsen beobachtete, dass der Anteil der zufallsbedingten Variation ( chance-cause-variation ) in der Wissensarbeit so groß ist, dass Engpässe nicht immer eindeutig identifiziert werden können. Intuitiv wusste ich, dass er Recht hatte und dass der Prozentsatz der klar identifizierbaren Engpässe vielleicht bei 10 % lag. Don riet mir, das Behandeln von Engpässen nicht nach dem Ansatz der DrumBuffer-Rope aus der Engpasstheorie zu durchdenken, sondern anhand des Kanban-PullPrinzips von Toyota. Kanban hat meine kühnsten Erwartungen übertroffen. Es bringt tatsächlich mehr Vor her sagbarkeit in das Liefern von IT-Dienstleistungen, unter anderem durch den Einsatz von Serviceklassen, die es im Kanban-System von Toyota nicht gibt. Zusätzlich werden mit

11 X Geleitwort von David J. Anderson Kanban iterative, inkrementelle Prozessverbesserungen möglich und das so wie ich es ursprünglich wollte mit minimalem Widerstand gegen die Veränderungen seitens der involvierten Personen. Das ist aber noch nicht alles: Kanban hat uns gezeigt, dass es eine evolutionäre Herangehensweise ist, die mehr Prozessverbesserungen hervorbringt als im Vorhinein erahnt werden konnten. Dadurch werden Risiken handhabbarer und es entsteht ein besseres Verständnis zwischen allen beteiligten Parteien: Mitarbeitern, Managern, Kunden, Unternehmern, Auditoren und anderen Stakeholdern. Seit 2007 stößt Kanban auf beachtliche Resonanz bei Unternehmen, die zuvor die Erfahrung gemacht haben, welche Widerstände neue Methoden hervorrufen können. Inzwischen ist eine globale Community entstanden. Kanban ist weltweit im Einsatz und vor allem in Deutschland, der Schweiz und in Österreich findet es sehr großen Anklang. Vielleicht ist der inkrementelle, evolutionäre Ansatz für Unternehmen in den deutschsprachigen Ländern besonders geeignet? Jedenfalls freue ich mich sehr darüber, dass sich gerade in der D-A-CH-Region Klaus als früher Verfechter von Kanban und Sigi als bekannter Experte für Change Management zusammengefunden haben, um dieses Buch zu schreiben. Damit erweitern sie das KanbanWissen der deutschsprachigen Leserschaft. Ich habe den größten Respekt vor ihren Erfahrungen mit Kanban und vor ihren Fähigkeiten, was State-of-the-Art-Methoden in Change und Leadership betrifft. Ich hoffe, Sie werden viel Neues durch dieses Buch lernen und die Vorteile von Kanban genau so positiv erleben, wie es viele Menschen auf der ganzen Welt bereits tun. David J. Anderson Seattle, USA, 26th February 2012

12 Vorwort zur 2. Auflage Wir freuen uns, dass die Erstauf lage so viel Zuspruch gefunden hat: einerseits von Leserinnen und Lesern, die sich vielfach, wie unsere Stimmen zum Buch zeigen, positiv geäußert haben. Andererseits von Kunden, mit denen wir auch in unserer Trainings- und Beratungspraxis gute Verbesserungserfolge erzielen konnten. Von beiden Gruppen haben wir seit der Erstveröffentlichung unseres Buches viel gelernt. In diesem Sinne ist die Neuauflage selbst ein Produkt kontinuierlicher Verbesserung. Einer Fülle von neuen Erfahrungen folgend, wurde der Text überarbeitet und an vielen Stellen verändert. Insbesondere der dritte Teil, in dem es um die professionelle Einführung von Kanban geht, folgt nunmehr einer völlig neuen Struktur. Er bietet jetzt ein kompaktes 4-Phasen-Modell mit pointierten Zielen und Werkzeugen, deren Einsatz sich in den letzten eineinhalb Jahren in vielen Unternehmen bewährt hat. Der Überarbeitungsprozess stand jedoch nicht nur im Zeichen der Verbesserung. Er offenbarte uns auch einige systemische Fragezeichen, die wir auch in dieser Auflage nicht vollständig beseitigen konnten. Etwa die starke Orientierung an Kanban auf Teamebene, der eher schwache Fokus auf die gesamte Wertschöpfungskette oder der Einsatz von Kanban im Portfolio- und im strategischen Veränderungsmanagement. Um diese Fragezeichen wirklich zu beseitigen, müssten wir ein ganz anderes Buch schreiben, waren wir uns nach längerer Diskussion einig. Was lag also näher, als parallel zur Überarbeitung des ersten ein zweites Buch ins Auge zu fassen? Mittlerweile ist die kühne Idee zum festen Entschluss gereift. Neben der englischen Übersetzung der hier vorliegenden Zweitauflage, die voraussichtlich Anfang 2014 erscheinen wird, wollen wir unter dem Arbeitstitel Kanban im Einsatz in mehrfacher Hinsicht Geschichte schreiben: im Sinne ausgewählter Fallgeschichten, die wir in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden präsentieren, im Sinne spannender Diskussionsgeschichten und nicht zuletzt im Sinne des Fortschreibens der Geschichte unseres ersten Buches. Im zweiten Buch wird es nämlich vornehmlich um den Betrieb und also darum gehen, wie Sie eine Kultur kontinuierlicher Verbesserung pflegen und nähren können. Bis dahin wünschen wir viel Vergnügen beim Lesen und Anwenden der in diesem Buch präsentierten Geschichten und freuen uns wie immer über Feedback aller Art. Klaus Leopold und Siegfried Kaltenecker Wien, Herbst 2013

13

14 Die Autoren Klaus Leopold ist Informatiker mit langjähriger Erfahrung in der Leitung von IT-Teams. Er ist einer der ersten von David J. Anderson persönlich akkreditierten Kanban-Trainer (AKT) und -Coaches (KCP) weltweit und begleitet Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Einführung von Kanban und den damit einhergehenden Change- Prozessen. Klaus Leopold ist mit LEANability einer der Gründungsmitglieder der Lean- Kanban University (LKU) und aktives Mitglied des Management Boards der LKU ( ly/leankanban-u). Er ist außerdem Mitbegründer der Limited WIP Societies in Österreich ( und der Schweiz ( sowie Gründungsmitglied des Managementnetzwerks Stoos ( Seine Ideen und Überlegungen zu Kanban, Change und Leadership können Sie auf seinem Blog com mitverfolgen. Siegfried Kaltenecker ist Unternehmensberater, Führungskräftetrainer und Managementcoach mit Schwerpunkt Agile & Lean. Er ist geschäftsführender Gesellschafter der Loop Organisationsberatung GmbH ( die sich auf die Bereiche IT, Finanzdienstleistungen und Gesundheit spezialisiert hat. Als Experte für Veränderungsmanagement war Siegfried Kaltenecker bereits für viele internationale Unternehmen tätig. Zudem ist er Kanban Coaching Professional (KCP) Certified ScrumMaster (CSM) sowie Mitherausgeber der PAM - Platform for Agile Management ( wo er vor allem Beiträge zu Leadership und Change Management schreibt.

15 XIV Danksagung Danksagung Es ist geschafft! Das Buch ist fertig. Retrospektiv betrachtet, waren 80 Prozent des Buches in Windeseile fertig gestellt. Die übrigen 20 Prozent waren jene Knochenarbeit, die wir ohne die Unterstützung von verschiedenen Seiten nicht geschafft hätten und für die wir uns an dieser Stelle bedanken möchten. Ein spezielles Dankeschön gebührt Katrin Dietze, die unermüdlich auf der Idee beharrte, unsere gesammelten Erfahrungen schriftlich zu kanalisieren. Sie darf sich somit für die Initialzündung dieses Buches verantwortlich fühlen. Katrin schaffte es auch, unsere wilden Kritzeleien in schöne Illustrationen zu übersetzen. Zwischendurch haben wir immer wieder Feedback dazu benötigt, ob wir auf dem richtigen Weg sind. Dieses Feedback haben wir von unseren Reviewern Arne, Elisabeth, Jens, Katrin, Markus und Sabine bekommen, die uns darüber hinaus für spannende Diskussionen zur Verfügung standen. Wir möchten uns auch bei David J. Anderson bedanken, der für uns eine unerschöpfliche Quelle an Inspirationen ist und dieses Buchprojekt von Anfang an unterstützt hat. Und schließlich ein Dankeschön an Barbara Heitger, deren Know-how im Change Management eine produktive Steilvorlage bot. Natürlich könnten Sie dieses Buch jetzt nicht in Händen halten, wäre da nicht der Hanser Verlag. Herzlichen Dank an Brigitte Bauer-Schiewek, Margarete Metzger und Stefanie Gerhards für die Organisation und Lektorat, Irene Weilhart für die Hilfestellung in technischen Notfällen und Jürgen Dubau für die raschen Korrekturgänge. Klaus Leopold & Siegfried Kaltenecker