GESPRÄCHRASTER Führungstraining

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1 GESPRÄCHRASTER Führungstraining Raster für strukturierte Führungsgespräche Rudolf Obrecht AG

2 Inhaltsverzeichnis 1. Das Motivations- oder Delegationsgespräch 2 2. Die Diskussionsleitung oder das Quittieren 3 3. Die Sitzungsleitung 4 4. Die Motivation von Vorgesetzten 5 5. Das Qualifikationsgespräch oder Fördergespräch 6 6. Das Konfliktgespräch oder wie tadelt man richtig? 7 7. Negatives mitteilen 8 8. Negatives ansprechen 9 9. Das Kontrollgespräch Das Einstellungsgespräch Das Kündigungs- oder Entlassungsgespräch Konfliktgespräch zwischen zwei Personen mit Hilfe eines Moderators 13

3 1. Das Motivations- oder Delegationsgespräch Positive Begegnung Schön, Herr/Frau X, dass ich Sie hier treffe Herr/Frau X, ich habe mich über Ihren Einsatz in der Sache Y sehr gefreut Das Ziel bekannt geben (nach SMART+) Herr X, ich möchte (Ziel) erreichen Herr X, ich habe mich entschlossen (Ziel) zu verwirklichen Herr X, ich will (Ziel) anstreben Zustimmung des Mitarbeiters erfragen Herr X, helfen Sie mit? Herr X, darf ich auf Ihre Unterstützung zählen? Herr X, werden Sie das tun? Ziel Anerkennung für die Zustimmung Das freut mich! Da bin ich froh! Da fällt mir ein Stein vom Herzen! Standpunkt des Chefs Standpunkt des Mitarbeiters Wie wollen Sie das erreichen? Herr X, wie wollen Sie dieses Ziel erreichen? Herr X, welchen Weg wollen Sie dabei einschlagen? Herr X, wie wollen Sie das erledigen? Konkrete Vereinbarung Herr X, was werden Sie genau tun? Herr X, bis wann werden Sie es tun? Herr X, wann treffen wir uns zu einem Kontrollgespräch? Positive Verabschiedung Herr X, ich freue mich auf unser nächstes Gespräch

4 2. Die Diskussionsleitung oder das Quittieren Quittieren (auf sachlicher oder emotionaler Ebene) (Der Partner soll sich geachtet fühlen). Herr X, es ist gut, dass Sie diese Frage stellen Herr X, diese Frage beantworte ich Ihnen gerne Herr X, da sprechen Sie einen wichtigen Punkt an Herr X, damit bringen Sie mich in Verlegenheit Antwort (kurz und präzise) a) Antworten b) Ich weiss keine Antwort c) Ich will nicht antworten d) Ich antworte später (genau sagen wann) e) In die Runde fragen: Wer kann die Antwort geben? Ja-Reaktion auslösen Herr X, ist damit Ihre Frage beantwortet? Herr X, genügt Ihnen diese Antwort? Herr X, darf ich weiterfahren? Herr X, darf ich Ihnen die Antwort am Schluss geben?

5 3. Die Sitzungsleitung Pünktlicher Start Eventuell fragen: Sind Sie damit einverstanden, wenn wir noch. Minuten warten, da noch nicht alle da sind? Motivierende Begrüssung - Kurz einige motivierende Worte. - Für die Pünktlichkeit danken (mindestens einen positiven Punkt erwähnen) - Zeitrahmen bekanntgeben (Pausen, Ende, etc.) - Organisatorische Punkte (Regeln) erwähnen, wie Rauchen, keine Telefonate, keine Zwischengespräche, keine Laptops/Tablets, etc. Ziele bekanntgeben Wir wollen heute die folgenden Ziele erreichen etc. Die vorbereiteten Ziele erreichen Der Sitzungsleiter ist dafür verantwortlich. Jeder soll sich geachtet fühlen - Jeden Beitrag positiv quittieren - Gut zuhören - Die Meinung aller achten - Versuchen, alle zu verstehen - Keinen lächerlich machen - Keinen übergehen Negatives ausklammern Herr/Frau X, kommen Sie bitte am (Tag) und (Zeit) in mein Büro! Motivierender Abschluss mit Aufforderung zur Tat - Was wurde erreicht? - Wer hat was bis wann zu erledigen? - Welche Ziele wurden eventuell noch nicht erreicht? - Wie geht es weiter? Für die positive Mitarbeit danken.

6 4. Die Motivation von Vorgesetzten Positiver Einstieg Schön, dass Sie Zeit haben" Kurz das gemeinsame Ziel bekannt geben Ich habe mir überlegt, wie wir die Produktion noch steigen können" Was getan, was erreicht bis jetzt Bis jetzt haben wir folgende Versuche gemacht... wir haben erreicht..." Vorschlag bekannt geben Ich schlage Ihnen vor, dass wir eine neue Maschine kaufen" Aufforderung zur Tat oder Bewilligung/Zustimmung Ich bitte Sie den Kredit zu bewilligen" Auf mögliche Resultate hinweisen Wenn wir diese neue Maschine haben, können wir folgendes erreichen" Konkrete Vereinbarung Bis wann können Sie entscheiden?" Positive Verabschiedung Danke für die Zeit und freue mich bereits jetzt Ihre Antwort zu erhalten"

7 5. Das Qualifikationsgespräch oder Fördergespräch Positive Begegnung (individuell) Wie sieht der Mitarbeitende sich selbst? (Bild des Mitarbeitenden erfragen) Wie sind Sie mit sich selbst zufrieden? Was haben Sie Spezielles erlebt? Stärken ausbauen Was machen Sie besonders gerne?, Was macht Ihnen besonders Spass?, Welche Ihrer Fähigkeiten kommen dabei besonders zum Zuge?, Was tun Sie, um diese Fähigkeiten (Stärken) einzusetzen? Wo wollen Sie diese Fähigkeiten (Stärken) vermehrt einsetzen? Schwächen unschädlich machen Was liegt Ihnen weniger?, Was ärgert Sie?, Worüber regen Sie sich auf?, Was tun Sie gar nicht gerne?, Welche Fähigkeiten müssten Sie haben, dass?, Welche Ihrer Fähigkeiten könnten Sie hier vermehrt einsetzen? Konfrontationsfragen Worauf führen Sie diesen Erfolg/Misserfolg zurück? Konkrete Vereinbarung Was werden Sie konkret tun? Bis wann werden Sie das tun? Wie wollen Sie sich selber kontrollieren? Positive und motivierende Verabschiedung Ich wünsche Ihnen viel Erfolg! 1. Positiver Einstieg 2. Bild des MA erfragen 3. Stärken ausbauen Stärken 4. Schwächen eliminieren Schwächen Freude Ärger Was machst Du gerne? Was machst Du ungerne? Abgleich Bild Wie gehst Du vor? Chef / MA Welche Fähigkeiten müsstest Du 5. Konfrontationsfrage stellen Welche Fähigkeiten hast Du? persönlich haben, dass? wenn keine Stärken / Schwächen Wo könntest Du diese sonst noch einsetzen? hier kommt evtl. das Motivationsgespräch zum Zuge 6. Konkrete Vereinbarung zu Punkt 6 zu Punkt 6

8 6. Das Konfliktgespräch oder wie tadelt man richtig? Tadel um zu motivieren oder tadeln um aufzubauen. Positive Einstellung zum Mitarbeitenden bekanntgeben Herr X, ich schätze Ihre fachlichen Fähigkeiten Frau Y, ich schätze Ihre Mitarbeit sehr Negative Fakten präzise ansprechen a) SOLL: Wir haben uns bei unserem letzten Gespräch auf folgendes geeinigt b) IST: Ich habe festgestellt, dass Sie das gestern wieder nicht getan haben Meine Emotionen bekannt geben Das ärgert mich sehr Das macht mich wütend Das enttäuscht mich sehr Mein Ziel bekanntgeben Ich will, dass Sie... Zustimmung des Mitarbeitenden erfragen Darf ich in Zukunft damit rechnen? Werden Sie sich dafür einsetzen? Anerkennung für die Zustimmung Das freut mich! Da bin ich froh! Wie wollen Sie das erreichen? Was werden Sie jetzt genau tun? Was werden Sie jetzt anders machen? Konkrete Vereinbarung Dann werden Sie also jetzt (das) tun bis (dann) Wir treffen uns um (Zeit) zu einem Kontrollgespräch Positive Verabschiedung Ich wünsche Ihnen viel Erfolg!

9 7. Negatives mitteilen Persönliche Wertschätzung bekanntgeben "Frau XX, ich schätze die partnerschaftliche Zusammenarbeit der letzten Monate sehr!" Ich gebe mein Gefühl bekannt "Was ich Ihnen jetzt sage, fällt mir persönlich sehr schwer!" Negatives mitteilen "Wir haben nach Abwägen aller Fakten beschlossen, dass wir den Service so nicht für Sie durchführen können" "Ich habe mich nach langen Recherchen entschlossen, dass ich diesen Auftrag so nicht annehmen kann" Verständnis für die Reaktion bekanntgeben "Ich verstehe Ihre Enttäuschung / Ärger" "Es tut mir leid!" Hilfe für die Zukunft anbieten "Was denken Sie jetzt zu unternehmen?" "Wie wollen Sie weiter vorgehen?" "Wie kann ich Sie eventuell dabei unterstützen?" Gute Wünsche zum Abschluss "Ich wünsche Ihnen für die Umsetzung des Projektes alles Gute" "Ich wünsche Ihnen alles Gute - geschäftlich wie privat"

10 8. Negatives ansprechen Positive Begegnung "Es ist gut, dass wir Gelegenheit haben zusammen zu sprechen" "Schön, dass wir uns sehen" Ausgangslage bekannt geben "Ich komme noch einmal zurück auf unser Gespräch von gestern" "Es geht um Ihre Bitte für mehr Gehalt" a. Den eigenen Eindruck bekannt geben "Ich habe den Eindruck, dass Sie geistig schon gekündigt haben" "Im Nachhinein ist mir aufgefallen, dass Sie nicht mit Begeisterung zugestimmt haben" oder b. Das eigene Gefühl bekannt geben "Ich habe das Gefühl, dass ich zu viel Druck auf Sie ausgeübt habe" "Ich fühle mich nicht wohl, wenn ich an das Gespräch zurück denke" Die Sicht des Mitarbeitenden erfragen "Sehen Sie das auch so?" "Irre ich mich da?" a. Wenn keine Übereinstimmung, dann erledigt "Dann bin ich froh, dass ich mich da geirrt habe" "Gut, dann ist die Angelegenheit erledigt" oder b. Wenn Übereinstimmung, dann eine Lösung suchen "Was braucht es, damit Sie mit Freude zustimmen?" "Wie kann ich das wieder gut machen?"

11 9. Das Kontrollgespräch Positive Begegnung Welches Resultat wurde erreicht (IST) Fragen zum Ziel (SOLL) a) Welches Ziel wurde seinerzeit festgelegt? b) Wie wurde das Ziel seinerzeit bestimmt? c) Was war besser als damals erwartet? d) Was war schlechter als damals erwartet? Das Vergleichs-Ziel festlegen Hätte man damals alles gewusst, welches Ziel wäre vernünftig gewesen? SOLL - IST - Vergleich Die positiven Abweichungen loben Da waren Sie sehr fleissig! Da haben Sie gut reagiert! Neue Ziele festlegen Wie sehen Ihre neuen Ziele aus? Was haben Sie als nächstes vor? Positiver Abschluss Ich freue mich schon auf unsere nächste Besprechung. Ich arbeite gerne mit Ihnen zusammen. Vergangenheit Gegenwart Zukunft besser V G Z schlechter IST

12 10. Das Einstellungsgespräch Die Vorbereitung - Welche Ziele sollen von dieser Stelle erreicht werden? Muss - Welche Stärken muss der Stelleninhaber haben? - Welche Schwächen darf der Stelleninhaber nicht haben? Wunsch Das Gespräch Positive Begrüssung "Schön, dass wir uns kennenlernen" Ich werde das Gespräch in 3 Phasen unterteilen: (evtl. vorgängig Firma vorstellen (dann allerdings nur kurz)) Die 3 Phasen des Einstellungsgespräches 1. Ich stelle dem Bewerber einige Fragen 2. Ich stelle dem Bewerber die Stelle vor 3. Der Bewerber kann Fragen stellen Welche Ziele haben Sie? Was möchten Sie erreichen? ; Wie stellen Sie sich Ihre Zukunft vor? Was tun Sie gerne (Stärken) Was tun Sie gerne? Was macht Ihnen besonders Spass? Auf was sind Sie stolz? Was ist Ihr grösster Erfolg? Was liegt Ihnen weniger (Schwächen) Was tun Sie gar nicht gerne? Was ärgert Sie? Mit den Anforderungen der Stelle konfrontieren Sind Sie gerne für Menschen verantwortlich? Planen Sie gerne? Positive Verabschiedung

13 11. Das Kündigungs- oder Entlassungsgespräch Die persönliche Wertschätzung bekanntgeben Herr/Frau ich schätze Ihre... Ich gebe mein Gefühl bekannt Was ich Ihnen jetzt sage, fällt mir sehr schwer... Ich fühle mich jetzt. Die Kündigung bekannt geben Herr/Frau ich habe mich entschlossen, Sie per (Datum) zu entlassen... Verständnis für die Reaktion bekannt geben Ich kann verstehen, dass Sie jetzt. Menschliche Hilfe für die Zukunft anbieten Herr/Frau..., wenn Sie jetzt an Ihre Zukunft denken, wo könnte ich Ihnen da behilflich sein? Gute Wünsche zum Abschluss Herr/Frau..., ich wünsche Ihnen..., und wenn Sie meine Hilfe brauchen, dann melden Sie sich bitte ohne Hemmungen"

14 12. Konfliktgespräch zwischen zwei Personen mit Hilfe eines Moderators Vorbereitung Zeit Störungsfreie Atmosphäre Konflikt verstehen Termin vereinbaren Anlass benennen Das Problem aus Sicht des Moderators Anlass benennen Problem beschreiben Auswirkungen beschreiben (sachlich/emotional) Das Problem aus Sicht von Person A Problem beschreiben lassen Auswirkungen (sachlich/emotional) Moderator und Person B hören zu Das Problem aus Sicht von Person B Problem beschreiben lassen Auswirkungen (sachlich/emotional) Moderator und Person A hören zu Problemzusammenfassung/-beschreibung Gemeinsamkeiten Unterschiede Suche nach Lösungen Person A und Person B nennen Lösungsmöglichkeiten Moderator eher zurückhaltend, gegebenenfalls eigene Lösung benennen Gemeinsame Vereinbarung einer Lösung Kontrolle/Überprüfung Wann Wie