Dienstvereinbarung zur Einführung von Tele-/Heimarbeit (DV Home Office)

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1 Dienstvereinbarung zur Einführung von Tele-/Heimarbeit (DV Home Office) zwischen der HTWG Konstanz und dem Personalrat der HTWG Konstanz I. Teil Präambel Die Einführung von Tele-/Heimarbeit an der HTWG hat die Verbesserung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf zum Ziel. Ebenso soll Teilzeitbeschäftigten, die aufgrund familiärer Verpflichtungen verkürzt arbeiten, mit diesem Modell ermöglicht werden, ihre Arbeitszeit aufzustocken. Schwerbehinderten Beschäftigten soll die Teilhabe am Arbeitsleben erleichtert werden. Die Einführung hat jedoch auch zum Ziel, die Arbeitseffektivität zu verbessern, die Motivation der Beschäftigten zu steigern, die Arbeitszufriedenheit zu stärken und die Kommunikation über Arbeitsorganisation und Arbeitsergebnisse zu intensivieren. Bedarfsorientierte Heimarbeit soll die Möglichkeit eröffnen, unbürokratisch und flexibel auf besondere Situationen im dienstlichen oder persönlichen Bereich zu reagieren. Sie soll Wegbereiter für zukunftsorientierte Arbeitsformen sein. DV Tele-/Heimarbeit_ Seite 1 von 7

2 II. Teil Abschnitt 1: Allgemeines 1 Begriffsbestimmung Tele-/Heimarbeit ist jede dienstliche Tätigkeit, die zeitweise am außerhalb der zentralen Arbeitsstätte/Dienststelle liegenden häuslichen Arbeitsplatz verrichtet wird. Es werden zwei Arten von Tele-/Heimarbeit unterschieden: Regelmäßige Telearbeit: Bei regelmäßiger Telearbeit nach Maßgabe des 3 werden zeitlicher Umfang, konkrete Aufgaben und zeitliche Lage der häuslichen Arbeit im Voraus festgelegt. Bedarfsorientierte Heimarbeit: Bedarfsorientierte Heimarbeit ist nur im Einzelfall möglich und kann von allen Beschäftigten nach Maßgabe des 6 beantragt werden. 2 Arbeitnehmer-/Beamtenstatus, Benachteiligungsverbot Der tarifrechtliche bzw. beamtenrechtliche Status der Beschäftigten bleibt unberührt. Beschäftigte, die Tele-/Heimarbeit wahrnehmen, dürfen in ihrem beruflichen Fortkommen nicht benachteiligt werden. Tele-/Heimarbeit darf nicht dazu führen, dass den Beschäftigten geringerwertige Aufgaben übertragen werden. Die Beschäftigten sind regelmäßig von der Hochschule über Fortbildungsmöglichkeiten zu informieren. III. Teil Abschnitt 2: Regelmäßige Telearbeit 3 Teilnahmevoraussetzungen für die regelmäßige Telearbeit Die Teilnahme an regelmäßiger Telearbeit ist schriftlich unter Verwendung des Antragsmuster auf dem Dienstweg über die/den Fachvorgesetzte/n, ggf. über den/die Dekan/in bzw. über die Leitung der Organisationseinheit, beim Personalreferat zu beantragen. Die Teilnahme an der regelmäßigen Telearbeit können grundsätzlich Beschäftigte beantragen, - die Kinder bis zum 12. Lebensjahr betreuen und erziehen oder - die pflegebedürftige Angehörige betreuen. Darüber hinaus kann in Einzelfällen die Teilnahme an regelmäßiger Telearbeit aus anderen Gründen (z.b. gesundheitliche Gründe) beantragt werden. DV Tele-/Heimarbeit_ Seite 2 von 7

3 Die regelmäßige Telearbeit setzt voraus, dass sich die Arbeitsaufgaben der/des Beschäftigten hierfür eignen und sie/er die persönlichen Anforderungen erfüllen. Geeignete Aufgaben sind insbesondere Tätigkeiten, - die eigenständig durchführbar sind, - die nur einen eingeschränkten täglichen Abstimmungsbedarf erfordern, - deren zeitweise räumliche Auslagerung nicht zur Beeinträchtigung der Arbeitsabläufe führt, - bei denen nicht schwerpunktmäßig personenbezogene oder vertrauliche Daten verarbeitet werden. Ausgenommen sind Arbeitsplätze, die aufgrund der Eigenart der Dienstverpflichtungen und der Anforderungen des Amtes keine Tätigkeiten am häuslichen Arbeitsplatz ermöglichen. Die Prüfung der Telearbeitseignung der Arbeitsaufgaben und zur persönlichen Eignung erfolgt unter Verwendung des vorgegebenen Antragsmusters durch die zuständigen Fachvorgesetzten und das Personalreferat. Die beantragte Telearbeit muss sich inhaltlich und zeitlich in die Organisation der Arbeitseinheit integrieren lassen. Die Beschäftigten müssen die persönliche Gewähr dafür bieten, dass die zu erzielenden Arbeitsergebnisse zu Hause erreicht werden können. Der außerbehördliche Telearbeitsplatz muss sich in eigenen Räumen der/des Beschäftigten in einem abschließbaren Raum befinden, der für einen dauernden Aufenthalt zugelassen und vorgesehen sowie für die ordnungsgemäße Aufgabenerledigung unter Berücksichtigung der allgemeinen Arbeitsplatzanforderungen (Arbeitsschutzbestimmungen, Ergonomie, siehe auch Bildschirmarbeitsplatzrichtlinie) geeignet ist. Der Raum muss folgende Mindestvoraussetzungen erfüllen: Geeigneter Raum mit Tageslicht, Heizung und ausreichender Belüftung gemäß Arbeitsstättenverordnung, vorhandener Arbeitstisch und vorhandener Arbeitsstuhl. (5) Die Beschäftigten müssen während der Telearbeit (in der definierten Arbeitszeit) die telefonische Erreichbarkeit und/oder die Erreichbarkeit per Mail gewährleisten (technische Voraussetzungen siehe auch 9). 4 Schriftliche Vereinbarung/Beendigung Zwischen den Beschäftigten und der Dienststelle wird bei regelmäßiger Telearbeit eine gesonderte schriftliche Vereinbarung über einen Telearbeitsplatz geschlossen. Die Vereinbarung gilt längstens für ein Jahr. Eine Verlängerung ist auf Antrag (2 Monate vor Ablauf) möglich. Die Vereinbarung regelt nähere Einzelheiten zu Arbeitsmitteln, Arbeitszeit, Erreichbarkeit sowie Arbeits- und Datenschutz auf Grundlage der einschlägigen gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen. Können keine einvernehmlichen Regelungen zur Telearbeit zwischen Dienststelle und Beschäftigten erzielt werden, sind unter Beteiligung des Personalrates gemeinsame Gespräche zu führen mit dem Ziel, eine für alle akzeptable Lösung herbeizuführen. Die schriftliche Vereinbarung zum außerbehördlichen Telearbeitsplatz kann von den betreffenden Beschäftigten mit einer Ankündigungsfrist von einem Monat zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. Die Dienststelle kann die Vereinbarung nur mit Zustimmung der Beschäftigten oder aus wichtigen dienstlichen Gründen beenden. Hierfür gilt die Frist nach Satz 1 entsprechend. DV Tele-/Heimarbeit_ Seite 3 von 7

4 Die regelmäßige Telearbeit endet mit Ablauf des Monats, in dem eine der Voraussetzungen nach 3 dieser Dienstvereinbarung entfällt. Der Wegfall einer Voraussetzung ist dem Personalreferat unverzüglich mitzuteilen. 5 Umfang, Aufteilung der Arbeitszeit, Fahrtzeiten Die teilnehmenden Beschäftigten können bei regelmäßiger Telearbeit bis zu 50 v. H. der monatlichen individuell vereinbarten Arbeitszeit außerhalb des Dienstortes ableisten. Durch die vereinbarte Aufteilung der Telearbeitszeit (stundenweise, tageweise) darf die Funktionsfähigkeit der Organisationseinheit nicht beeinträchtigt werden. Als Grundlage zur Bestimmung der Arbeitszeit gelten die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes, der Arbeitszeitverordnung und die Bestimmungen des TV-L. Die zu leistende Arbeitszeit ist danach die arbeitsvertraglich festgelegte regelmäßige Arbeitszeit. Sofern nicht anders in dieser Dienstvereinbarung geregelt, gelten für die Telearbeitszeit die einschlägigen Bestimmungen zur Arbeitszeit entsprechend. Lage und Verteilung selbstbestimmter Arbeitszeiten (außerhalb der Kernzeiten) erfolgen auf Grundlage des aktuellen Aufgabenspektrums. Dieses wird nicht kontrolliert. Überstunden und Mehrarbeit können am Telearbeitsplatz nicht angeordnet werden. Entstandenes Zeitguthaben am Telearbeitsplatz über die regelmäßige Arbeitszeit hinaus wird grundsätzlich nicht angerechnet. Für die in der zentralen Dienststelle abzuleistende Arbeitszeit gilt grundsätzlich die Dienstvereinbarung über die Arbeitszeit der HTWG in der jeweils gültigen Fassung. Bei Vorliegen eines wichtigen dienstlichen Grundes (z.b. zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes) kann die/der Fachvorgesetzte vom Direktionsrecht Gebrauch machen und die Rückkehr der/des Beschäftigten zur Dienststelle anordnen. Dabei sind die Interessen der Beschäftigten angemessen zu berücksichtigen. Sobald der dienstliche Grund nicht mehr gegeben ist, ist zur vereinbarten Inanspruchnahme der Telearbeit zurückzukehren. (5) Fahrtzeiten zwischen dem behördlichen und außerbehördlichen Arbeitsplatz gelten als nicht betriebsbedingt und finden grundsätzlich keine Anrechnung auf die Arbeitszeit. Fahrtkosten werden nicht erstattet. Abschnitt 3: Bedarfsorientierte Heimarbeit 6 Teilnahmevoraussetzungen für bedarfsorientierte Heimarbeit Bedarfsorientierte Heimarbeit kann von allen Beschäftigten der HTWG wegen dienstlicher oder privater Gründe beantragt werden. Ausgenommen sind Beschäftigte, die aufgrund der Eigenart der Dienstverpflichtungen und der Anforderungen des Amtes keine Tätigkeiten am häuslichen Arbeitsplatz ermöglichen. Zu den Gründen für bedarfsorientierte Heimarbeit gehören beispielsweise: 1. Erkrankung eines zu betreuenden Kindes oder pflegebedürftigen Angehörigen 2. Erarbeitung von Stellungnahmen/Konzepten, einschließlich Recherchearbeiten DV Tele-/Heimarbeit_ Seite 4 von 7

5 Geeignete Aufgaben sind insbesondere Tätigkeiten, - die eigenständig durchführbar sind, - die nur einen eingeschränkten täglichen Abstimmungsbedarf erfordern, - deren zeitweise räumliche Auslagerung nicht zur Beeinträchtigung der Arbeitsabläufe führt, - bei denen nicht schwerpunktmäßig personenbezogene oder vertrauliche Daten verarbeitet werden. Der außerbehördliche Telearbeitsplatz muss sich in der Wohnung und in den eigenen Räumen der/des Beschäftigten in einem abschließbaren Raum befinden, der für einen dauernden Aufenthalt zugelassen und vorgesehen sowie für die ordnungsgemäße Aufgabenerledigung unter Berücksichtigung der allgemeinen Arbeitsplatzanforderungen (Arbeitsschutzbestimmungen, Ergonomie, siehe auch Bildschirmarbeitsplatzrichtlinie) geeignet ist. Der Raum muss folgende Mindestvoraussetzungen erfüllen: Geeigneter Raum mit Tageslicht, Heizung und ausreichender Belüftung gemäß Arbeitsstättenverordnung, vorhandener Arbeitstisch und vorhandener Arbeitsstuhl. Die Beschäftigten müssen während der Telearbeit (in der definierten Arbeitszeit) die telefonische Erreichbarkeit und/oder die Erreichbarkeit per Mail gewährleisten (technische Voraussetzungen siehe auch 9). 7 Antragstellung Bedarfsorientierte Heimarbeit kann nur nach vorheriger Abstimmung mit der/dem Fachvorgesetzten erfolgen. Die Abstimmung muss auch einen geschätzten Arbeitszeitaufwand beinhalten. Eine schriftliche Antragstellung ist nicht erforderlich. Sofern die/der Fachvorgesetzte nicht erreichbar ist, kann die Abstimmung mit dem/der Dekan/in bzw. dem/der Personalreferatsleiter/in erfolgen. Die Inanspruchnahme der bedarfsorientierten Heimarbeit ist vom Beschäftigten im Arbeitszeitjournal einzutragen. 8 Arbeitszeit, Erreichbarkeit Die unter 5 getroffenen Regelungen hinsichtlich der Arbeitszeit, des Direktionsrechtes der Dienststelle sowie der Fahrzeiten gelten entsprechend. Abschnitt 4: Arbeitsmittel, Arbeitsschutz, Datenschutz 9 Arbeitsmittel für regelmäßige Telearbeit Die Dienststelle stellt für regelmäßige Telearbeit ein Notebook und bei Bedarf einen geeigneten Router zur Verfügung; private PCs sind nicht zugelassen. Alle weiteren notwendigen Arbeitsmittel für die Tele-/Heimarbeit, wie z.b. Arbeitsplatzausstattung, Telefon, Handy sind von den Beschäftigten zur Verfügung zu stellen. Aufwendungen jeglicher Art für die häusliche Aufgabenerledigung (z. B. Strom, Anschlüsse, Heizung, Telefon, Telefax, Möbel, Internet, Verbrauchsmaterialien, Papier, Toner) werden von der Dienststelle nicht übernommen. DV Tele-/Heimarbeit_ Seite 5 von 7

6 Die Dienststelle ermöglicht für die regelmäßige Telearbeit über einen geschützten Zugang den Zugriff auf sämtliche Daten (Mailsystem, Kalender, Termine, Adressbuch). Dem Antrag auf regelmäßige Telearbeit ist ein Auftrag zur Freischaltung für einen geschützten Zugang beizufügen. 10 Arbeitsschutz Die Dienststelle ist für die Durchsetzung der arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen wie Arbeitsschutz und Unfallverhütungsvorschriften, insbesondere der Richtlinie zur Regelung von Arbeitsbedingungen für Beschäftigte des Landes Baden-Württemberg auf Arbeitsplätzen mit Bildschirmgerät (Bildschirmarbeitsplatzrichtlinie), nicht verantwortlich. Die Beschäftigten sind zur Einhaltung der arbeitschutzrechtlichen Anforderungen selbst verpflichtet. 11 Datenschutz Die Beschäftigten haben dafür Sorge zu tragen, dass in der häuslichen Arbeitsstätte die gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz eingehalten werden. Alle Daten und Informationen sind durch die Beschäftigten so zu schützen, dass Dritte hierzu zählen auch Familienangehörige und sonstige im Haushalt lebende Personen keine Einsicht oder Zugriff nehmen können. Zu vernichtende Akten und Unterlagen dürfen nur in der Dienststelle vernichtet werden. Abschnitt 5: Schlussbestimmungen 12 Verhältnis zu anderen Dienstvereinbarungen und internen Regelungen Während der Tele-/Heimarbeit gelten die bestehenden dienstlichen Regelungen fort bzw. sinngemäß weiter, sofern in dieser Dienstvereinbarung nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt ist. Soweit Regelungen in anderen Dienstvereinbarungen oder andere interne behördliche Regelungen dieser Dienstvereinbarung widersprechen, genießen die Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung Vorrang. 13 Änderung der Dienstvereinbarung Der Präsident und der Personalrat werden jederzeit über Änderungen dieser Dienstvereinbarung verhandeln, sobald einer von ihnen die Notwendigkeit hierfür bejaht. Änderungen bedürfen der Schriftform. 14 Evaluierung Die Dienststelle führt jährlich eine Überprüfung der in der Präambel formulierten Ziele durch. DV Tele-/Heimarbeit_ Seite 6 von 7

7 15 Geltungsdauer Diese Dienstvereinbarung tritt zum in Kraft und gilt vorerst bis zum Sie verlängert sich jeweils stillschweigend um ein Jahr, wenn sie nicht von einem der Vereinbarungsparteien mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Geltungsdauer gekündigt wird. Konstanz, den gez. Die Kanzlerin der HTWG gez. Der Vorsitzende des Personalrats der HTWG DV Tele-/Heimarbeit_ Seite 7 von 7