ALEPH-GUI-CLIENT VERSION 20. Installation und Anpassungen für Aleph-Sharing-Systeme BEARBEITER: PETER KLIEN VERSION: 1.0 STAND:

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1 ALEPH-GUI-CLIENT VERSION 20 Installation und Anpassungen für Aleph-Sharing-Systeme BEARBEITER: PETER KLIEN VERSION: 1.0 STAND:

2 INHALT INHALT Grundlegendes Download Installation Anpassungen Drucken/Mailversand Aleph GUI-Client Version 20 2

3 1. Grundlegendes Der Aleph-GUI-Client ist die zentrale Bearbeiter-Software des Bibliothekssystems Aleph 500. Er ist das Graphical User Interface (GUI), über das von den Bibliotheks-Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit dem Aleph-Server kommuniziert wird (Eingabe und Ausgabe nach dem Client- Server-Modell, Kommunikation via PC-Server). Dem gegenüber existiert der Online-Katalog (Web-OPAC) als zentrales Instrument des Austausches mit den Bibliotheks-Benutzerinnen und Benutzern (Eingabe und Ausgabe nach dem Client-Server-Modell, Kommunikation via Web- Server). Eine dritte Form der Ein- und Ausgabe kann via Selbstverbuchungs-Terminal erfolgen (Selfcheck-Server). Der Aleph GUI-Client besteht aus den Modulen Katalogisierung/Exemplarverwaltung (Cataloging) Entlehnung (Circulation) Erwerbung/Zeitschriften (Acquisitions Serials) Fernleihe (Interlibrary Loan) Daneben gibt es eine Oberfläche zur Änderung der Client-Einstellungen am lokalen PC: ALEPH Administration Je nach Umfang Ihres Aleph-Sharing-Paketes benötigen Sie eines oder mehrere dieser Module. Bitte beachten Sie vor der Installation zwei wichtige Bedingungen: 1. Damit Sie ohne Probleme in Aleph arbeiten können, müssen in der Firewall Ihres Netzwerkes alle nötigen Aleph-Server auf den entsprechenden Ports freigeschaltet sein. Sie finden alle betroffenen Server-Adressen in Spalte 3 der Datei c:\al500\alephcom\tab\library.ini 2. Für alle Ausdrucke muss die Java Virtual Machine oder höher installiert sein (siehe dazu auch unten S. 16). Aleph GUI-Client Version 20 3

4 2. Download Zum Download der Installationssoftware melden Sie sich bitte mit Ihrer Kennung auf der OBVSG-Webseite an. Sollten Sie keine OBVSG-ID besitzen, verwenden Sie bitte die Dummy- Kennung für die Client-Webseite, die Sie über ein Mail an in Erfahrung bringen können. Rufen Sie die OBVSG-Webseite zum Aleph-Client auf: Wählen Sie Ihren passenden Client und speichern Sie die Datei in einem temporären Verzeichnis (z.b. c:\alephtmp). Aleph GUI-Client Version 20 4

5 3. Installation Entpacken Sie die Installationsdatei in das temporäre Verzeichnis (durch Doppelklick). Klicken Sie anschließend doppelt auf die Datei setup.exe Bestätigen Sie im Zuge der Installation alle vorbelegten Buttons: Aleph GUI-Client Version 20 5

6 Sollten Sie in ein anderes Verzeichnis installieren wollen als C:\AL500, so können Sie das mittels des Buttons Browse machen. WICHTIG: Der Windows-User benötigt für die Arbeit mit dem Aleph-Client VOLLE Schreibrechte auf das Programm-Verzeichnis. Aleph GUI-Client Version 20 6

7 Natürlich können Sie der Programmgruppe an dieser Stelle auch einen anderen Namen geben. Der Version Check ermöglicht die Verteilung neuer exe-dateien im Zuge kleinerer Updates der Aleph-Software. Bitte Häkchen in der Checkbox unbedingt belassen. Hinweis: Synchronisierungs-Routinen (Abgleich mit früher installierten Aleph-GUI-Clients) stehen bei Installation des V20-Clients leider nicht zur Verfügung. Aleph GUI-Client Version 20 7

8 4. Anpassungen Bevor Sie mit der Arbeit beginnen können, müssen Sie die installierte Standardversion der GUI- Client-Software in einigen Punkten an Ihre lokalen Gegebenheiten anpassen. Am einfachsten benutzen Sie dazu das AlephAdm-Modul, das zur Administration des GUI-Clients dient. Einstellungen für die Recherche Über den Menüpunkt Konfiguration Bibliotheken-Manager können Sie beim Reiter Recherche-DB Anzahl und Reihenfolge der Datenbanken für die Recherche beeinflussen. Je nach Einträgen an dieser Stelle ändern sich in der Einfachen Suche und im Multipool- Expertenmodus nach Neustart des Katalog-Moduls die Listen der verfügbaren Datenbanken: Sie können die besprochenen Anpassungen auch ohne AlephAdm-Modul direkt in der Datei vornehmen: AL500\alephcom\tab\searbase.dat Aleph GUI-Client Version 20 8

9 Einstellungen für die verbundene Bibliothek Über den Menüpunkt Konfiguration Bibliotheken-Manager steuern Sie beim Reiter Zugelassene Bibliotheken Anzahl und Reihenfolge jener Bibliotheken, mit denen Sie sich in einem bestimmten Modul verbinden können (angezeigt werden diese Bibliotheken dann im jeweiligen Modul unter dem Menüpunkt ALEPH Verbinden mit ). Vertikal wählen Sie eine Bibliothek, horizontal wählen Sie ein Aleph-Modul (acq = acquisition = Erwerbung; catalog = Katalogisierung; circ = circulation = Entlehnung). Durch Doppelklick fügen Sie eine Bibliothek hinzu (angezeigt durch die graue Markierung); ebenfalls durch Doppelklick können Sie die Bibliothek wieder entfernen. Achtung: Alle Änderungen werden erst nach Neustart des jeweiligen Moduls aktiv. Sie können die besprochenen Anpassungen auch ohne AlephAdm-Modul direkt in den betroffenen Dateien vornehmen: AL500\acq\tab\per_lib.ini AL500\catalog\tab\per_lib.ini AL500\circ\tab\per_lib.ini Aleph GUI-Client Version 20 9

10 Einstellungen für Druck und Mailversand Damit Sie in Aleph Mails versenden können, müssen Sie zunächst über den Menüpunkt Konfiguration Modulkonfiguration im Bereich Gemeinsame Einträge die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Im Bereich [Mail]: Ändern Sie bitte die folgenden Zeilen gemäß Ihrer Institution: MailServer= bitte tragen Sie hier den Namen Ihres Mailservers ein FromAddress= bitte tragen Sie hier die Mailadresse ein, die im From -Feld der Mail erscheinen soll BccAddress= falls Sie eine Kopie aller Mails erhalten wollen, tragen Sie hier bitte die Adresse ein, an die diese Kopie geschickt werden soll MailerName= bitte hier den Namen eintragen, unter dem verschickt wird (optional) Charset= UTF-8 CharsetBody= UTF-8 AuthMethod= DefaultSendMethod= Sie können die besprochenen Anpassungen auch ohne AlephAdm-Modul direkt in der betroffenen Datei vornehmen: AL500\alephcom\tab\alephcom.ini Aleph GUI-Client Version 20 10

11 Anpassung der Formular-ID: Über den Menüpunkt Konfiguration Druck-Konfiguration können Sie die Formulare für die Ausdrucke anpassen: Bitte ändern Sie, sofern für Ihre Institution notwendig, in Spalte 2 (ID) die Versionsnummer für die beim Ausdruck verwendeten Formulare (nur für wenige Kunden nötig; betrifft die Module Entlehnung und Erwerbung). Sie können die besprochenen Anpassungen auch ohne AlephAdm-Modul direkt in den betroffenen Dateien vornehmen: AL500\acq\tab\print.ini AL500\circ\tab\print.ini Aleph GUI-Client Version 20 11

12 Einstellungen für Schriftarten Über den Menüpunkt Konfiguration Schrift-Konfiguration können Sie alle Schriften des Clients steuern: Sie können die besprochenen Anpassungen auch ohne AlephAdm-Modul direkt in der betroffenen Datei vornehmen: AL500\alephcom\tab\font.ini Aleph GUI-Client Version 20 12

13 GUI-Einstellungen für die Entlehnung und Rückgabe unter ALEPH/Optionen/Ausleihoptionen festzulegen bzw. ALEPH/Optionen/Rückgabeoptionen festzulegen Ausleihoptionen festlegen Ausleihexemplarnotiz anzeigen: Bei der Ausleihe werden eventuell vorhandene Ausleihnotizen aus dem Exemplarsatz angezeigt. Aleph GUI-Client Version 20 13

14 Meldung Für den Ben. ist Ex. bereitgestellt anzeigen: Wenn für den Leser vorgemerkte Materialien bereitgestellt wurden, erscheint eine entsprechende Nachricht. Meldung Ex. wurde bereitgestellt anzeigen: Falls das Exemplar zum Zeitpunkt der Ausleihe bereits eine Vormerkung hat, wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Dies ist sinnvoll, wenn ALEPH so parametrisiert wurde, dass beim Vorhandensein von Vormerkungen kürzere Leihfristen gelten. Benutzerverifikation notwendig: Vor der Ausleihe wird zusätzlich der PIN-Code des Benutzers abgefragt. Die Aktivierung dieser Funktion ist nur für Selbstverbuchungsplätze sinnvoll. Vor einer Ausleihe wird der Geschäftsgangstatus des Exemplars angezeigt: Bei der Ausleihe wird der Geschäftsgangstatus des Exemplars angezeigt. Button Ignorieren als Standardmarkierung: Legt fest, ob im Falle einer Ausleihbeschränkung der Button Ignorieren standardmäßig markiert werden soll. Wenn nicht, wird der Button Ausleihe abbr. standardmäßig markiert. Wenn ein Button bereits markiert ist, reicht ein Betätigen der Taste [Enter], um die Verbuchung fortzusetzen oder abzubrechen. Ausleihquittung drucken: Sie können festlegen, ob das System automatisch Ausleihquittungen drucken soll. Wählen Sie, ob eine Einzelquittung nach jedem Ausleihvorgang erstellt wird oder eine Sammelquittung am Ende aller Verbuchungen eines Benutzers ausgedruckt werden soll. Die Ausleihquittungen werden gedruckt, wenn Sie im Ausleihfenster auf den Button Sitzungsende klicken. Rückgabeqittung bei automat. Rückgabe erzeugen: Derzeit nicht aktiv Rückgabeoptionen festlegen Einzelquittung drucken: Nach jeder einzelnen Rückgabe wird automatische eine Rückgabequittung gedruckt. Aleph GUI-Client Version 20 14

15 Rückgabequittung ausdrucken Transfer: Bei der Rückgabe eines Exemplars aus einer anderen Zweigstelle wird automatisch ein Transferzettel gedruckt. Vormerkungsliste anzeigen: Bei der Rückgabe eines vorgemerkten Exemplars mit Kopieraufträgen wird automatisch der Kopierauftrag gedruckt. Meldung Exemplar ist nicht ausgeliehen anzeigen: Wenn ein nicht entliehenes Exemplar zurückgegeben werden soll, erscheint eine entsprechende Meldung. Ausleihexemplarnotiz anzeigen: Bei der Rückgabe werden event. vorhandene Ausleihnotizen aus dem Exemplarsatz angezeigt. Geschäftsgangstatus anzeigen: Bei der Rückgabe wird der Geschäftsgangstatus des Exemplars angezeigt. Benachrichtigung über verspätete Rückgabe anzeigen: Sie können hier festlegen, ob und wann Sie bei einer verspäteten Rückgabe benachrichtigt werden möchten. Aleph GUI-Client Version 20 15

16 5. Drucken/Mailversand In diesem Kapitel werden, zusätzlich zu den allgemeinen Anpassungen (vgl. oben S. 10), einige Besonderheit zum Themenkreis Drucken und Mailversand erörtert. WICHTIG: Der Windows-User benötigt für die Arbeit mit dem Aleph-Client volle Schreibrechte auf das Programm-Verzeichnis. Ist diese Voraussetzung nicht erfüllt, sind u.a. keinerlei Ausdrucke möglich! Java Virtual Machine Aleph benötigt für alle Ausdrucke die Sun Java Virtual Machine version oder höher. Bitte überprüfen Sie mit Hilfe der Internetseite ob Sie eine passende Java-Version auf Ihrem PC installiert haben. Wenn nicht, laden Sie sich bitte die neueste Version auf Ihren PC (kostenloser Download). Allgemeine Einstellungen für Druck und Mailversand vgl. dazu oben Seite 10. Speichern von Ausdrucken und Mails: Es ist nun möglich, alle Drucke und Mails, die über den GUI verschickt oder ausgedruckt werden, lokal auf dem PC zu speichern: dazu müssen in der Datei AL500\alephcom\tab\saveas der Formularname und der Speicherort angegeben werden. Bitte geben Sie der OBVSG bekannt, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten (Mail an Vorbelegung Standarddruck für die Druckkonfiguration: Mailversand ist nur möglich, wenn die Druckkonfiguration auf Standarddruck eingerichtet ist. Wenn als Druckkonfiguration Standarddruck als Default eingetragen werden soll, überprüfen Sie bitte, ob Sie folgende Einstellungen in der Datei AL500\alephcom\tab im Bereich [Print] haben: [Print] SaveHistoryNumberOfDays=2 DefaultPrintConfig=0 TempDir=c:\temp\Aleph TempFileCounter=22 NewPrintType=Y (0=Standard, 1=Vorschau, 2=XML-Ansicht im Editor, 3=XML-Ansicht im Browser) Bersoft HTML Print Eventuell öffnet sich beim Versuch eines Ausdrucks aus Aleph jedes Mal ein weiteres Fenster, das Sie immer erst mit OK bestätigen müssen, bevor der Ausdruck getätigt werden kann: Aleph GUI-Client Version 20 16

17 Sollte dies bei Ihnen der Fall sein und Sie möchten dieses Programmverhalten ändern, so rufen Sie bitte die folgende Datei durch Doppelklick auf: c:\al500\alephcom\bin\ HTMLPrint.exe Öffnen Sie dann links oben das Menü File Configuration File Edit Aleph GUI-Client Version 20 17

18 Entfernen Sie schließlich das Häkchen bei der Checkbox SetPrinterManually : Schließen Sie die Änderung der Einstellung ab mittels Button Save & Close. Danach sollte ein direkter Ausdruck aus Aleph möglich sein. Mailversand: Drucke, die über Mail nicht versendet werden konnten, werden gemeldet. Die betroffene Mail- Informationen sind im Druckverlauf verfügbar (ALEPH\Druckverlauf), z.b. bei fehlerhafter Mailadresse. Unter ALEPH\Druckverlauf können Sie sich den fehlerhaften Ausdruck ansehen: Aleph GUI-Client Version 20 18

19 Wenn Sie hier bei Druckkonfiguration auf Standarddruck gehen, sehen Sie rechts die - Adresse besser und wie in diesem Beispiel -, dass das in der -Adresse fehlt. Aleph GUI-Client Version 20 19