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2 Enterprise-Lösungen für den Datenaustausch Cloud-Speicher à la Dropbox: Verbieten oder nutzen? von Uwe Wöhler Foto: IDGNS Seite 2 von 40

3 Inhalt Schwächen und Stärken von Dropbox-Lösungen... 4 "Enterprise Dropbox": Die Cloud-Vorteile nutzen Auswahlkriterien für eine Enterprise Dropbox Cloud-Speicher: die richtige Variante Schritt für Schritt zur unternehmenseigenen "Dropbox" Seite 3 von 40

4 Enterprise-Lösungen für den Datenaustausch Cloud-Speicher à la Dropbox: Verbieten oder nutzen? von Uwe Wöhler Immer mehr Mitarbeiter nutzen Online-Speicherdienste à la Dropbox für den einfachen und praktischen Austausch großer Dateien. Gleichzeitig sperren viel Unternehmen diesen Zugang aus Sicherheitsgründen. Gut, dass es Alternativen gibt, die mehr Sicherheit bieten. Täglich werden weltweit 145 Milliarden s versendet, viele davon zu beruflichen Zwecken. Doch aus Sicherheitsgründen ist dies für Unternehmen bedenklich. Online-Speicher wie Dropbox bereiten vielen IT-Verantwortlichen Sorgen. Denn die Inhalte und Anhänge bleiben meist unverschlüsselt, so dass sie sich von Unbefugten einfach mitlesen und kopieren lassen. Zudem kann der Empfänger die Mail 1 an einem unsicheren Ort speichern oder sogar an den Wettbewerb weiterleiten. Im Vergleich dazu bieten selbst einfache Dropbox-Lösungen 2 für Privatanwender eine höhere Sicherheit beim Datentausch. Schließlich erlauben sie nur nach einer Identifizierung den Zugriff auf für den jeweiligen Nutzer freigegebene Dateien. Diese lassen sich auch nicht ohne weiteres kopieren oder herunterladen, wenn diese Funktionen nicht freigeschaltet sind. Zudem können die Dateien nach einer gewissen Zeit wieder gelöscht werden. Schwächen und Stärken von Dropbox-Lösungen Doch für den Unternehmenseinsatz reicht dieser Grundschutz nicht, da sich die meisten Sicherheitsfunktionen von öffentlich verfügbaren Filesharing-Diensten relativ leicht umgehen lassen. Viele Firmen reagieren entsprechend mit einem Nutzungsverbot der Angebote. Dies führt jedoch schnell zu unzufriedenen Mitarbeitern, denen die klassischen Enterprise-Lösungen für den Austausch großer Dateien wie SharePoint 3, FTP-Server oder das Ablegen in der Ordnerstruktur auf den Servern zu kompliziert und zeitraubend ist Seite 4 von 40

5 Dropbox-Dienste erfordern dagegen nur wenige Eingaben bei der Anmeldung, sind sofort überall mit jedem Gerät nutzbar, die persönliche Ordnerstruktur lässt sich beliebig einrichten und die Zugangsdaten sind schnell verschickt. Zudem lassen sich Dateien für bestimmte Nutzer für eine festgelegte Zeitspanne freigeben und gerade bearbeitete Dokumente sind für andere Anwender gesperrt. Dropbox und andere Online-Speicherdienste werden daher nicht nur zum Datenaustausch, sondern auch zur Synchronisation von Dateien zwischen Geräten oder zur Online-Datensicherung genutzt. Sichere Dropbox-Alternative im Test Novell Filr dient dazu, den Benutzern eine einheitliche Sicht auf ihre Dateien zu bieten, unabhängig davon, auf welchen Servern oder Storage-Systemen sie gespeichert sind. Es unterstützt dabei den Zugriff durch verschiedene Clients, auch von mobilen Geräten außerhalb der Firewall. Foto: kromkrathog, Fotolia.de Seite 5 von 40

6 Das Abonnieren von Dateien und Ordnern sorgt für eine Benachrichtigung, sobald es etwaige Änderungen gibt. Foto: Thomas Drilling Seite 6 von 40

7 Aus den Benutzereigenschaften der Verwaltungskonsole sind auch die jeweiligen Benutzerprofile erreichbar. Foto: Thomas Drilling Seite 7 von 40

8 Der Filr-Admin kann jedem Benutzer individuelle Freigaberechte einräumen, die ggf. gesetzte globale Freigaberechte überschreiben. Foto: Thomas Drilling Seite 8 von 40

9 Hinsichtlich des Zugriffs externer Benutzer unterstützt Filr eine Gastzugriffoder den Zugriff via OpenD. Foto: Thomas Drilling Seite 9 von 40

10 Im Web-Client lassen sich Dateien online und offline bearbeiten direkt aus dem integrierten Viewer. Foto: Thomas Drilling Das Hochladen von Dateien ist auch via Drag&Drop möglich. Foto: Thomas Drilling Seite 10 von 40

11 Eine Versionierungverwaltung gibt es nicht. Die entspricht nicht der Philosophie von Filr als auf DateisystemEbene arbeitende File-Sharing-Lösung. Foto: Thomas Drilling Filr lässt sich in einem schmalen Setup mit einer VA oder getrennten VA für Filr, Lucene und Datenbank betreiben. Foto: Thomas Drilling Seite 11 von 40

12 Das Vergeben von Freigaben auf Objekt-Ebene. Foto: Thomas Drilling Der Filr-Admin kann sämtliche eingerichteten Freigaben zentral verwalten. Foto: Thomas Drilling Seite 12 von 40

13 Ein mobiler Zugriff muss vom Filr-Admin explizit erlaubt werden. Foto: Thomas Drilling Seite 13 von 40

14 Den Standard-Editor kann jeder Benutzer individuell festlegen. Foto: Thomas Drilling Seite 14 von 40

15 Die Konfiguration der Appliance an sich ist ebenfalls über ein Web-Interface möglich. Foto: Thomas Drilling Seite 15 von 40

16 Filr bietet neben Web- und Mobil-Client auch eine native Software für Windows und Mac. Foto: Thomas Drilling Der native Client schließt unter anderem Zugang zur Filr-Konsole. Foto: Thomas Drilling Seite 16 von 40

17 Der native Client synchronisiert nach Benutzereingriff, nach Zeitplan oder automatisch beim Login. Foto: Thomas Drilling Selbstverständlich arbeitet auch der native Client durchgängig SSL-verschlüsselt. Foto: Thomas Drilling Seite 17 von 40

18 Der Mobil-Client unterstützt derzeit das Löschen und Freigeben von Dateien und Ordnern noch nicht. Foto: Novell Filr "Enterprise Dropbox": Die Cloud-Vorteile nutzen Um von diesen Vorteilen zu profitieren, sollten Unternehmen durchaus in Erwägung ziehen, Dropbox-ähnliche Lösungen 4 einzuführen. Dabei ist aber Voraussetzung, dass sensible Daten zuverlässig geschützt und nicht über unsichere, öffentlich zugängliche Dienste ausgetauscht werden. Entsprechend empfiehlt sich die Verwendung einer sogenannten "Enterprise Dropbox". Diese bietet neben den bereits genannten Vorteilen weitere Pluspunkte. Neben dem verstärkten Schutz durch eine Private Cloud 5 oder die Installation im eigenen Rechenzentrum erhöht sich auch die Sicherheit bei der mobilen Nutzung. Wird zum Beispiel ein Word-Dokument per 6 verschickt und geht das Gerät verloren, lässt sich die Datei vom Finder relativ einfach aufrufen. Greift Seite 18 von 40

19 der Besitzer dagegen über eine Dropbox-Lösung mobil auf die Datei zu, wird sie nicht auf dem Gerät gespeichert. Zudem kann die Datei aus dem Verzeichnis gelöscht werden, so dass sie auf allen vernetzten Geräten verschwindet. Tools für die Cloud-Daten Für die meisten Anwender ist der Einsatz von Cloud-Speicher wie Dropbox oder die Verwendung von Google Docs bereits ein fester Bestandteil ihrer Arbeit. Wir stellen Tools vor, die diese Arbeit erleichtern und verbessern können. Foto: Lightspring/Shutterstock Seite 19 von 40

20 Die Installation startet sofort: Wer die Software für Google Cloud Connect verwenden will, bekommt sie nach dem Abnicken der Nutzungsbedingung direkt auf seinem System installiert eine weitere Auswahl steht leider nicht zur Verfügung. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 20 von 40

21 Augenfällige Veränderung: Nach der Installation der Google-Software zeigt sich ein Plugin in den Anwendungen von Microsoft Office. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 21 von 40

22 Warnung von der Online-Anwendung: Die Google Webseite kann nicht verifizieren, dass es sich bei der Anwendung wirklich um Google Cloud Connect handelt. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 22 von 40

23 Eine wenig befriedigende Erläuterung: Hier wird eine Softwarebibliothek auf das System installiert, die von der Anwendung BoxCryptor benötigt wird. Welchem Zweck sie (erlaubt leichtere Einbindung Dateisystem-Treiber entspricht der Fuse-Library unter Linux) dient, muss der Anwender selbst herausfinden. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 23 von 40

24 BoxCryptor steht auch auf Android- und ios zur Verfügung: Der Hinweis auf ein Backup der Konfigurationsdatei ist gut und kommt zum rechten Zeitpunkt bei Abschluss der Installation. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 24 von 40

25 Die Oberfläche von BoxCryptor: Sie bietet insgesamt nicht allzu viele Einstellmöglichkeiten, da der Einsatz mehrerer verschlüsselter Container erst in der kostenpflichtigen Version möglich ist. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 25 von 40

26 Gut, wenn der Anwender weiß, was auf seinem PC installiert ist: Die Software SecretSync benötigt Java, damit sie richtig arbeiten kann. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 26 von 40

27 Ein wichtiger Hinweis: Im Gegensatz zur Lösung BoxCryptor wird der Ordner von SecretSync nicht immer Dropbox-Ordner angelegt die Lösung verschlüsselt die Dateien und synchronisiert sie dann in den Ordner hinein. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 27 von 40

28 Eher unauffällig: Die Anwendung SecretSync benötigt keine aufwändige Oberfläche und ist im Prinzip nur durch die Links im Startmenü und/oder auf dem Desktop sichtbar. Foto: Frank-Michael Schlede Verschlüsselte Dateien auch über die Plattform-Grenzen hinweg: Der Client von SecretSync arbeitet auch unter MacOS X in der gleichen unauffälligen Weise wie auf den Windows-Systemen. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 28 von 40

29 Jeden Speicherplatz im Internet direkt im Windows-Explorer einbinden: Mit dem Gladinet Cloud Desktop ist das ziemlich einfach möglich. So verliert selbst die Einbindung des Windows Live Skydrive ihre Schrecken. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 29 von 40

30 Vielfältige Möglichkeiten: Fast alle großen Provider von Cloud-Space stehen vorkonfiguriert zur Verfügung, aber auch die Anbindung eigner FTP-Server ist beispielsweise möglich. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 30 von 40

31 Umfangreiche Konfigurationseinstellungen und die zukünftige Anbindung an den eigenen Cloud-Bereich des Herstellers: Schon die freie Version des Cloud Desktop bietet viele Möglichkeiten. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 31 von 40

32 Wer Linux-Erfahrung und die nötige Geduld besitzt, der kann mit dieser Software seine eigene Cloud-Installation aufbauen: owncloud kann sowohl auf gemieteten Web-Space als auch direkt auf einem eigenen Server betrieben werden. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 32 von 40

33 Das können viele andere Cloud-Tools nicht: Das Projekt owncloud bietet nicht nur viele Möglichkeiten bei der Konfiguration sondern eine wenn auch noch nicht komplette Unterstützung der deutschen Sprache an. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 33 von 40

34 Einfache Oberfläche und schnelle Konfiguration: Mit der Software BDrive ist ohne viel Umstände möglich, schnell und einfach einen eigenen Cloud-Server aufzusetzen. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 34 von 40

35 Der BDrive-Server auf einem System unter MacOS X Snow Leopard: Kaum Unterschied zur Windows-Version und genauso einfache Installation und Konfiguration. Das Passwort für den Zugriff sollte man aber auf jedem Fall explizit setzen. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 35 von 40

36 Seite 36 von 40 Die eigene BDrive-Cloud von der Client-Seite aus: Die Software BDrive Classic steht im Android Market kostenlos bereit und kann problemlos sowohl auf den Server auf dem Win-

37 dows- als auch auf den Server auf dem MacOS zugreifen. Foto: Frank-Michael Schlede Seite 37 von 40

38 Die Verzeichnisse stehen direkt auf dem Android-System (hier unter Android 2.2) zur Verfügung: Auch der Zugriff auf die Dateien klappt problemlos. Seite 38 von 40

39 Foto: Frank-Michael Schlede Auswahlkriterien für eine Enterprise Dropbox Bei der Auswahl einer Enterprise-Lösung à la Dropbox sind jedoch zwei Bereiche zu beachten. Der erste und naheliegende ist der Funktionsumfang. Die Anwendung sollte alle wichtigen Optionen bereitstellen, die das Unternehmen benötigt. Zudem sind der Umfang und die Integrierbarkeit der Sicherheitsfunktionen in das bestehende Netzwerk zu prüfen. Die Lösung sollte neben einer Zwei- Faktor-Authentifizierung und einem umfassendem Rechtemanagement aktuelle Verschlüsselungsmethoden auf Dateiebene nutzen. Der zweite Bereich ist die Oberfläche. Da viele Mitarbeiter bereits einen Filesharing-Dienst nutzen, sollte das eingeführte System ähnlich bedienbar sein wie die mehrheitlich genutzten Anwendungen. Da die Ermittlung der optimalen Lösung aufgrund der zahlreichen verfügbaren Angebote sehr komplex ist, sollten externe Dienstleister und Channel Partner entsprechende Dienste anbieten. Cloud-Speicher: die richtige Variante Falls keine Anwendung verfügbar ist, die alle Voraussetzungen erfüllt, kann das Unternehmen oder der Reseller entweder eine bestehende Lösung anpassen, sofern dies der Anbieter erlaubt, oder eine neue Anwendung von Grund auf neu programmieren. Welche Variante in Frage kommt, hängt von den Ansprüchen des Unternehmens, dem zeitlichen und finanziellem Aufwand sowie den verfügbaren Ressourcen ab. Eine eigenständige Entwicklung lässt sich zwar ideal auf die Bedürfnisse maßschneidern. Doch Fehlerfreiheit und hohe Stabilität sind oft nicht von Anfang an gewährleistet, da die Erfahrungen im praktischen Einsatz fehlen. Hier punkten bestehende Angebote, die bereits seit Jahren genutzt werden und keine großen Fehler mehr enthalten. Die Anwendung lässt sich dann im Rechenzentrum des Unternehmens installieren oder in der Private Cloud 7. Sie ist zudem auch als Hybrid-Lösung nutzbar. Die Lösung im eigenen Rechenzentrum 8 ist aus Sicherheitsgründen ideal, um den Zugriff streng zu regulieren, wenn viele persönliche oder sensible Informationen ausgetauscht und bearbeitet werden. Sie eignet sich auch bei einer großen internen Nutzerbasis im eigenen Netzwerk. Jedoch erfordert sie eine eigene Administration des Unternehmens oder des externen Dienstleisters mit dem entsprechenden Aufwand. Günstiger ist die Cloud-Variante, da sich hier der Dienstleister um Betrieb, Management und Wartung kümmert. Private-Cloud-Angebote gewährleisten ein hohes Sicherheitsniveau. Daher bietet sich diese Lösung an, wenn viele mobile Mitarbeiter oder externe Partner auf die Daten zugreifen. Eine Lösung auf Basis einer Public Cloud kommt dagegen aus Sicherheitsgründen kaum in Frage und eine hybride Cloud-Lösung eignet sich nur in Einzelfällen, da das Management dafür sehr komplex ist. Bei jeder Cloud-Lösung muss aber stets darauf geachtet werden, wo die Daten gespeichert sind und welche Sicherheitsvorkehrungen existieren. Befindet sich das Rechenzentrum des Anbieters in den USA, ist häufig aufgrund des Patriot Act die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und Datenschutzrechten gefährdet - sowie das geistige Eigentum der Firma. Ähnliches gilt für viele weitere Seite 39 von 40

40 Länder. Zudem sollte der Dienstleister über klare Verpflichtungen und Service Level Agreements wichtige Punkte wie Redundanz bei Serverausfall, Backup, Verfügbarkeit und Performance gewährleisten. Schritt für Schritt zur unternehmenseigenen "Dropbox" Die Einführung einer Enterprise-Dropbox-Lösung läuft wie jede andere Installation. Zuerst ist festzustellen, wie viele Mitarbeiter im Unternehmen welche Filesharing-Lösung einsetzen. Dies lässt sich in einer Umfrage feststellen, die nicht nur die berufliche Verwendung, sondern auf freiwilliger Basis auch die private umfasst. Nach der Entscheidung und der Bereitstellung des neuen Systems sollte dieses zuerst als zusätzliche Auswahlmöglichkeit bereitstehen. Dabei sind Bedienung und Funktionen übersichtlich vorzustellen. Zudem sollte es einen Anreiz zum Ausprobieren geben, damit die Mitarbeiter die Lösung schneller akzeptieren und Erfahrungen sammeln. Auch sollten Benutzer auf bestehende Datenschutzrichtlinien wie die Nutzung geschäftlicher Daten auf privaten Geräten hingewiesen werden. Dazu hat eine Enterprise-Dropbox-Lösung im Vergleich zu existierenden Anwendungen auch einen echten Mehrwert zu bieten, zum Beispiel eine einfachere Bedienung, eine schnellere Synchronisierung zwischen Geräten oder eine Integration in berufliche Anwendungen. Hat sich die Lösung etabliert, sollte sie schrittweise vorgeschrieben werden, sich in immer mehr Anwendungen direkt öffnen lassen und als Mobile App bereitstehen. Falls Partner oder Kunden andere für den Unternehmenseinsatz geeignete Dropbox-Lösungen verwenden, lassen sich Dokumente trotzdem ohne Probleme austauschen, da das Ordnerverzeichnis die Basis bildet. So sind auch Verknüpfungen mit anderen Angeboten einfach möglich. (ad) IDG Business Media GmbH Alle Rechte vorbehalten. Jegliche Vervielfältigung oder Weiterverbreitung in jedem Medium in Teilen oder als Ganzes bedarf der schriftlichen Zustimmung der IDG Business Media GmbH. DPA-Texte und Bilder sind urheberrechtlich geschützt und dürfen weder reproduziert noch wiederverwendet oder für gewerbliche Zwecke verwendet werden. Für den Fall, dass in TecChannel unzutreffende Informationen veröffentlicht oder in Programmen oder Datenbanken Fehler enthalten sein sollten, kommt eine Haftung nur bei grober Fahrlässigkeit des Verlages oder seiner Mitarbeiter in Betracht. Die Redaktionübernimmt keine Haftung für unverlangt eingesandte Manuskripte, Fotos und Illustrationen. Für Inhalte externer Seiten, auf die von TecChannel aus gelinkt wird,übernimmt die IDG Business Media GmbH keine Verantwortung. Seite 40 von 40

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