1. Mitgliederversammlung Verein Mönchsweg (i.g.) Mitgliederversammlung Verein Mönchsweg am in Bad Segeberg

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1 1. Mitgliederversammlung Verein Mönchsweg (i.g.) Bad Segeberg 30. September 2011 Dagmar Ott Projektbüro Mönchsweg Büro Lebensraum Zukunft UG (haftungsbeschränkt) Tagesordnung: 1. Rechenschaftsbericht, inkl. Sachstand des laufenden Förderprojektes Ausbau und Optimierung der radtouristischen Infrastruktur am Radfernweg Mönchsweg 2. Aufgaben und Ziele des Vereins 3. Aussprache und Beschlussfassung zum Haushaltsplan 2012 und 2013 des Vereins 4. Beschlussfassung zur geänderten Satzung 5. Verschiedenes 1

2 1. Rechenschaftsbericht Rückblick Erfolgsbilanz Mai 2007: Feierliche Eröffnung des Mönchsweges Juli 2009: Start Förderprojekt bis März Ministerium für Wissenschaft, Wirtschaft, und Verkehr des Landes Schleswig-Holstein (Zukunftsprogramm Wirtschaft) - Metropolregion Hamburg (Förderfond Nord) Umsetzung nicht förderfähiger Maßnahmen Gründung Verein im Mai 2011 Trägergemeinschaft Mönchsweg Vier schleswig-holsteinische Landkreise: Steinburg, Segeberg, Plön und Ostholstein Zwei Landeskirchen: Nordelbische Evangelisch-Lutherische Kirche und Erzbistum Hamburg 129 politische Gemeinden, davon: 66 Anliegergemeinden 14 Exkursgemeinden 49 Angrenzende Gemeinden 64 Kirchengemeinden, davon: 49 evangelische Kirchengemeinden (Nordelbische Ev.-Luth. Kirche) 14 katholische Kirchengemeinden (Erzbistum Hamburg) 2

3 Projektleitung Lenkungsgruppe: je 1 Vertreter der vier Landkreise, der zwei Landeskirchen und der Arbeitsgemeinschaft Hamburg-Randkreise Vorsitz: Dr. Klaus Westphal, Kreis Segeberg In Zusammenarbeit mit dem Projektbüro Mönchsweg Seit Eröffnung im Mai 2007 bis heute TASH-Flyer (1. Auflage 2008: , 2. Auflage 2009: , 3. Auflage 2011: , 4. Auflage für 2012 geplant) Seit 2011 als Unterkunftsverzeichnis (51 Betriebe und 33 Kontakte für Fahrradverleih/-reparatur) Radwanderführer - BVA (1. Auflage 2007, 2. Auflage 2008) - bikeline-radatlas Schleswig-Holstein-Süd, Verlag Esterbauer GmbH (1. Auflage 2007, 2. Auflage 2010) Aufnahme in die Bücher Die 50 schönsten Radfernwege Deutschlands (BVA) und dem Radtourenbuch RadFernWege Deutschland Die attraktivsten Radtouren durch Deutschland (Esterbauer-Verlag, bikeline-reihe) Homepage Neue Homepage seit Dienstag online! 3

4 Auszug aus der Fragebogenaktion Februar / März 2010 (10 Rückmeldungen von 16 angeschriebenen Touristinformationen am Weg) Gibt es explizit Dinge, die die Radwanderer auf dem Mönchsweg vermissen? Abstellanlagen Infotafeln Schutzhütten mit Sitzmöglichkeit Noch nicht alle Kirchen sind ausreichend für Besucher geöffnet Keine Angabe: 7 2. Sachstand laufendes Förderprojekt Ausbau und Optimierung der radtouristischen Infrastruktur am Radfernweg Mönchsweg Ministerium für Wissenschaft, Wirtschaft und Verkehr Zukunftsprogramm Wirtschaft (ZPW) Bewilligte Mittel: Förderung: 60% der Bruttokosten Laufzeit: Bis März 2012 Darüber hinaus in den Kreisen Steinburg, Segeberg, Stormarn Förderfond Nord Bewilligte Mittel: % der zu erbringenden Eigenanteile ( Förderung gesamt: 80% der Bruttokosten) 4

5 Gefördert werden*: Infotafeln vorgesehen insbesondere an den Kirchen und anderen Sehenswürdigkeiten am Weg Tisch-Bank-Kombinationen Anlehnbügel / Abstellanlagen Fahrradboxen Schutzhütten / Schutzdächer *Definition/Beschreibung gemäß Anlage zum Qualitätsleitfaden Infrastruktur und Service im Radtourismus der TASH 2009 Leistungen Projektmanagement im Rahmen des Förderprojektes Beratung der Kommunen und Kirchengemeinden Anzahl / Häufigkeit Anschreiben an alle Projektbeteiligten zwecks Information zum Förderprojekt und/oder Einladungen zu Veranstaltungen 7 Gesondertes Anschreiben an alle Kirchengemeinden (Hinweis auf Fördermöglichkeiten) 1 Beratungen vor Ort der Kommunen und/oder Kirchengemeinden bei Neuanlage oder Ergänzung von Rastplätzen, Anschaffung von Fahrradboxen etc. 30 Telefonische Kontaktaufnahme / Information / Beratung mit Kommunen und Kirchengemeinden täglich kontakt mit allen am Projekt Beteiligten u. Interessierten täglich Entwurf, Abstimmung und Abschluss der vertraglichen Vereinbarungen mit den Gemeinden bei Inanspruchnahme Förderung 31 Klärung von Fragepunkten bzgl. Förderung bestimmter Maßnahmen mit dem Ministerium laufend Laufende Kommunikation mit der TASH und Teilnahme an den Sitzungen der Rad-AG zwecks Austausch Sachstand und aktueller Informationen Durchführung einer Preisumfrage für Fahrradboxen, Gespräche mit Herstellern, Infotermin mit Herstellern und interessierten Gemeinden 6 läuft 5

6 Beispiele umgesetzter Maßnahmen Gemeinde Bahrenfleth Gemeinde Grebin Gemeinde Wittenbergen Gemeinde Süsel Teilprojekt Infotafeln In diesen Tagen Aufstellung von 23 Infotafel-Stationen (58 Tafeln)! Standardtafel Kirchentafel Gemeindetafel Leistungen Projektmanagement Ausschreibung u. Vergabe der Angebote Redaktionelle Bearbeitung der Infotafeln durch das Projektbüro Abstimmung / Koordination engl. Übersetzungen für alle Kirchentafeln Abstimmungsprozess mit den Gemeinden / dem Grafikbüro bis zur Druckfreigabe Vorklärung der Infotafel-Standorte vor Ort Abstimmungsarbeit mit dem Projekt Kirchenrouten des Kreises Plön-Segeberg 6

7 Frisch aufgestellte Infotafeln Neustadt i.h., Holspitalkirche Plön, Johanniskirche Neukirchen (Malente), St. Johanniskirche Bad Segeberg, am Ihlsee Umgesetzte oder in Umsetzung befindliche Maßnahmen Infotafel andere radtouristische Infrastruktur 7

8 Sachstand Förderprojekt Infrastruktur Anzahl vorgesehen (gem. Förderantrag) bisher umgesetzt Umsetzung in Planung freie Kapazitäten Schutzhütte Tisch-Bank-Kombination Anlehnbügel Schutzdach Infotafel Tripus Infotafel Zweibein Fahrradboxen 9 (4er Anlagen) In Planung 16 Boxen 5 (4er Anlagen) Zaun / Einfriedung Erschließung Planungskosten/Bauantrag 12 nicht notwendig Fördermittel des Projektes werden im März 2012 voraussichtlich zu ca. 2/3 ausgeschöpft (Stand August 2011) Umnutzung nicht verbrauchter Mittel vom Ministerium wurde bereits in Aussicht gestellt! Beschilderung Exkurs Nütschau 8

9 Rundbrief (Bsp.) Innenmarketing Seit 2006 laufende Information durch 12 Projektrundbriefe (5 seit 2009) Information und Austausch mit den Touristinformationen und AktivRegionen Im Rahmen des Förderprojektes diverse Anschreiben und Infoveranstaltungen (Vollversammlungen, Workshops, Arbeitsgespräche mit Touristinfos, Kirchengemeinden etc.) Infrastruktur (Kostenübersicht) Positive Resonanz / Wertschöpfung Informationen durch Infoblätter Sitzungen / Veranstaltungen Lenkungsgruppe 3 in 2009, 4 in 2010, 2 in 2011 Infoveranstaltungen / Vollversammlungen März 2010 u. Mai 2011 Vollversammlung am im Kloster Nütschau Workshops / Arbeitsgespräche Februar 2010 Marketing-Maßnahmen u. Trägerstruktur März 2011 Arbeitsgespräch mit touristischen Akteuren am Weg November 2010 Kirchen am Mönchsweg Geöffnete Workshop Kirchen am Mönchsweg am in Bad Segeberg Aushängeschilder in Planung: 29. November: 2011: Arbeitsgespräch Marketing mit den Touristinformationen am Weg 9

10 Wertschöpfung der Rubel radelt Nicht förderfähige Maßnahmen zur Stärkung des Mönchsweges am radtouristischen Markt Ergebnisse aus der Fragebogenaktion im Februar / März

11 Zu welchen Themengebieten stellen Mönchsweg- Radler in Ihrer Touristinformation Fragen? Übernachtungsmöglichkeiten Gastronomie Sehenswürdigkeiten Sonstiges (Kartenmaterial, Wegverlauf, Öffnungszeiten Kirchen) Zahl der Nennungen, Mehrfachnennungen möglich Welche Produkte sollten nach Ihrer Meinung entwickelt / stärker ausgebaut werden? Nennungen Pauschalen Gepäcktransport Fahrradreparaturservice Pilgerpass Sonstiges (Fragebögen für Kunden zur Verfügung stellen, Zimmervermittlung "über die Grenzen hinaus") keine Angabe Mehrfachnennungen möglich 11

12 Beiträge und Verwendung (Förderprojekt ) Verwendung der Mittel zu ca. einem Drittel zur Durchführung des Förderprojektes (Projektmanagement inkl. Sachkosten) für Maßnahmen, die nicht im Förderprojekt enthalten sind: Neugestaltung der Homepage für Radtouristen, Entwicklung Pauschalen, Überarbeitung und Druck des Flyers, Betrieb der Hotline, Aufbau der Geschäftsstelle für den Verein Mönchsweg u.a. Leistungen außerhalb des Förderprojektes 1. Entwicklung der ersten Pauschale Auf den Spuren der Mönche über den gesamten Weg 2. Erste Merchandising-Produkte, wie Pins, Postkarte in Umsetzung/Planung: Radpilgerpass, T-Shirts 3. Komplette Neugestaltung der Homepage seit Dienstag online! 4. Wartung Beschilderung, Abstimmung von Umleitungsstrecken 5. Neuauflage / Überarbeitung TASH-Flyer (2011 inkl. Übernachtungs-verzeichnis) 6. Kommunikation u. Abstimmung bzgl. Erweiterung des Mönchsweges (Dänemark und Niedersachsen) 7. Infotelefon, Pressearbeit 8. Zuarbeit Verlage bei (Neu-)Auflagen Karten, Bücher 12

13 Kosten für Leistungen außerhalb des Förderprojektes (siehe Rechenschaftsbericht Zeile 7 / Spalte 1, hier gerundet) 2010 Wartung Beschilderung Aufbau Übernachtungsverzeichnis 2011 (bis ) Flyer Mönchsweg, Druckkosten 3. Auflage Vorbereitung Vereinsgründung (Entwürfe, Überarbeitung u. Abstimmung Satzung, Beitragsordnung, Notar, Einreichung beim Amtsgericht etc.) Marketing (Entwicklung Pauschale, Merchandising- Produkte etc.) Merchandising-Produkte (Ansteckpins, Postkarte) Neugestaltung Homepage Geschäftsstelle Mönchsweg e.v.i.g. (seit Juni 2011) Sonstiges Summe gerundet: Kosten für Leistungen außerhalb des Förderprojektes (siehe Rechenschaftsbericht Zeile 7 / Spalte 2, hier gerundet) Voraussichtliche Aufwendungen (September Mai 2012) Aktualisierung u. Druck 4. Auflage Flyer/Unterkunftsverzeichnis 2012 ( Stk.) Inhalte für Relaunch Homepage Laufende Pflege und Ergänzung Homepage Gestaltung und Druck Flyer Pauschale (50.000) Herstellung Merchandising-Produkte (Pilgerpass, Stempel, T-Shirts) Geschäftsführung Verein bis einschl. Mai 2012 Wartung Beschilderung Frühjahr 2012 Versicherung 2012 (Reiseveranstalter-Haftpflicht) Anzeige Radmarketing-Aktion S-H im Dezember 2011 Messe, Pressearbeit, Anzeigen Summe gerundet:

14 P A U S E 2. Aufgaben und Ziele des Vereins Bereits 23 Mitglieder (davon 2 touristische Regionalverbände sowie Kommunen, Kirchengemeinden, Privatpersonen) 3-4 Vorstandssitzungen, 1 Mitgliederversammlung pro Jahr Gründung vollzogen (13. Mai 2011 in Bad Bramstedt) Eintragung Vereinsregister steht unmittelbar bevor Die Vereinsbeiträge liegen um ca. 30% niedriger, als die bisherige Umlage 14

15 Ziele des Vereins Steigerung der Wertschöpfung durch Radtouristen in den Regionen Gewinn für Leistungsträger und Kommunen Information, Austausch und Beratung über den gesamten Weg (zentrale Projektsteuerung) Nachhaltige Entwicklung des Weges für alle Beteiligten Umsetzung zentraler Aufgaben wie Marketing (u.a. Printprodukte, Pauschalen, Homepage), Wartung der Beschilderung Erfolgreiche Positionierung auf dem radtouristischen Markt Pflege der thematischen Inhalte des Weges (Sinnsuche, Spiritualität) Kooperation der Kommunen und Kirchengemeinden Aufgaben/Arbeitsschwerpunkte des Vereins Vereinsarbeit und Innenmarketing - Betrieb einer Geschäftsstelle als Kommunikationsplattform (Projektbüro Mönchsweg) - Vereinsgeschäftsführung (Schriftverkehr, Vorstandssitzungen, Amtsgericht, Mitgliederversammlungen, Geldverkehr, Haushalt etc.) - Mitgliederwerbung und betreuung (Rundbriefe, Rundmails etc.) - Austausch und Zusammenarbeit mit den Regionen am Weg - Ausbau der Zusammenarbeit mit der Kirche und weitere Schritte bzgl. Weiterentwicklung des Themas (Pilgern, spiritueller Weg) - Ggf. Initiierung weiterer Förderprojekte - sonstige Aufgaben (z.b. Pflege der Beschilderung) Stärkung WIR-Gefühl der Mönchsweg-Gemeinden im Sinne eines nachhaltigen Radtourismus! 15

16 Aufgaben/Arbeitsschwerpunkte des Vereins Außenmarketing (Fortführung und Entwicklung der Etablierung des Radfernweges am radtouristischen Markt) - Entwicklung und Vermarktung Pauschalen - Buchungsgeschäft* - Merchandising-Produkte - Pflege der neuen Homepage / Einstellen aktueller Informationen aus den Regionen - Pressearbeit - Planung von Veranstaltungen / Events - Aktualisierung Radwanderführer - Messebesuche** * in Kooperation mit Touristinformationen am Weg ** in Kooperation mit Schleswig-Binnenland Tourismus e.v. 3. Aussprache und Beschlussfassung zum Haushaltsplan 2012 und 2013 des Vereins 16

17 Hinweise zum Haushaltsplan des Vereins Schwerpunkt Marketing Im Haushaltsentwurf vorgesehene Mitgliedsbeiträge ab 2012 beruhen auf Schätzungen Einnahmen durch Pauschalen basieren auf Annahmen, bei günstigen Rahmenbedingungen* können diese auch höher liegen Kosten für Dienstleistungen der Geschäftsstelle Mönchsweg (Marketing und Vereinsführung): Kann voraussichtlich bis Ende 2013 durch noch vorhandene Projektmittel finanziert werden. * Erfolgreiches Marketing und Kooperation mit der Kirche, Nachfrage nach Radreisen bleibt hoch * Kosten für Dienstleistungen der Geschäftsstelle Mönchsweg (Marketing und Vereinsführung), Juni 2012 bis Ende > Können durch noch vorhandene Projektmittel Mönchsweg finanziert werden. ** voraussichtl. Schätzung (derzeit 22 Beitrittserklärungen u. Mitgliedsbeiträge in Höhe von rd "gesichert") *** z.b. Einnnahmen aus Einträgen im Unterkunftsverzeichnis 17

18 Erläuterungen zum Haushaltsplan 2012 Ausgaben Pos. 3 Außenmarketing: Pos. 4 Abwicklung Pauschale Pos. 5.1 Sachkosten Vereinsführung Pos. 5.2 Sachkosten Marketing - Überarbeitung Flyer/Unterkunftsverzeichnis - Pflege Homepage - Anzeigen, Events, Pressearbeit - Messe, Beratungsleistungen, Infotelefon - Durchführung Buchungsgeschäft u. Entwicklung von Angeboten - Abstimmungs-/gespräche mit Leistungsanbietern u. TI s vor Ort - Büro-, Portokosten, inkl. Versand von Infobriefen an alle am Weg liegenden Kommunen und Kirchengemeinden (Mitgliederinformation und Werbung ) - Fahrt- und Reisekosten - Druck u. Überarbeitung Layout TASH-Flyer / Flyer Pauschale(n) - Messebesuche - Anzeigen-/Druckkosten in anderen Prints - Events/Veranstaltungen - Merchandising - Büro-, Porto-, Reisekosten Einnahmen Pos Beiträge pol. Gemeinden +Kreise - Annahme aufgrund bisheriger Bereitschaft zur Zahlung der Umlagebeiträge sowie erklärte / beschlossene Mitgliedschaften Beschlussfassung zur geänderten Satzung Vorher 2 Vereinszweck 2.1 Vereinszwecke sind die Förderung der touristischen Entwicklung und Vermarktung des Radfernweges Mönchsweg sowie der Regionen und Orte mit ihren Kirchengemeinden, durch die der Weg verläuft. Änderung 2 Vereinszweck 2.1 Vereinszwecke sind die Förderung der touristischen Entwicklung und Vermarktung des Radfernweges Mönchsweg sowie der Regionen und Orte in Zusammenarbeit mit ihren Kirchengemeinden, durch die der Weg verläuft. 18

19 Vorher 3 Mitgliedschaft 3.2 Der Verein hat ordentliche und fördernde Mitglieder. Dies sind insbesondere: 1. Kommunen, Kreise sowie deren Einrichtungen 2. Die Nordelbische Ev.-Luth. Kirche und das Erzbistum Hamburg 3. Kirchengemeinden und Einrichtungen der unter genannten Kirchen 4. Touristische Organisationen und Verbände 5. Gewerbliche Unternehmen 6. Privatpersonen Änderung 3 Mitgliedschaft 3.2 Der Verein hat ordentliche und fördernde Mitglieder. Dies können insbesondere sein: 1. Kommunen, Kreise sowie deren Einrichtungen 2. Die Nordelbische Ev.-Luth. Kirche und das Erzbistum Hamburg 3. Kirchengemeinden und Einrichtungen der unter genannten Kirchen 4. Touristische Organisationen und Verbände 5. Gewerbliche Unternehmen 6. Privatpersonen Vorher 9 Mitgliederversammlungen 9.3 Außerordentliche Mitgliederversammlungen können einberufen werden, wenn es die Belange des Vereins erfordern und der Vorstand entsprechend beschließt. Sie müssen einberufen werden, wenn es 20 Prozent der nach 8 gewichteten Stimmen der stimmberechtigten Mitglieder beim Vorstand schriftlich unter Darlegung der Gründe beantragen. Änderung 9 Mitgliederversammlungen 9.3 Außerordentliche Mitgliederversammlungen können einberufen werden, wenn es die Belange des Vereins erfordern und der Vorstand entsprechend beschließt. Sie müssen einberufen werden, wenn es 20 Prozent sämtlicher Mitglieder beim Vorstand schriftlich unter Darlegung der Gründe beantragen. 19

20 Vorher 9.5 Die Mitgliederversammlung ist für folgende Aufgaben zuständig: Wahl, Einsetzung und Abberufung des Vorstandes Wahl, Einsetzung und Abberufung von zwei Rechnungsprüfern Entlastung des Vorstandes. 9.6 Über die Mitgliederversammlung ist ein Ergebnisprotokoll zu fertigen, das vom Protokollführer und dem Vorsitzenden zu unterzeichnen ist. Die Niederschriften sind dauerhaft aufzubewahren. Änderung 9.5 Die Mitgliederversammlung ist für folgende Aufgaben zuständig: Wahl und Abberufung des Vorstandes ( 11.1) Wahl und Abberufung von zwei Rechnungsprüfern Entlastung des Vorstandes. Ehemals 9.6 wurde gestrichen Vorher 10 Beschlüsse 10.1 Die ordnungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung ist unabhängig von der Zahl der im Sinne von 8 stimmberechtigten, erschienenen oder durch Vollmacht vertretenen Mitglieder beschlussfähig. Mindestens müssen jedoch sieben ordentliche Mitglieder anwesend sein. Änderung 10 Beschlüsse 10.1 Die ordnungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung ist unabhängig von der Zahl der im Sinne von 8 stimmberechtigten, erschienenen oder durch Vollmacht vertretenen Mitglieder beschlussfähig. 2. Satz wurde gestrichen 20

21 Vorher 11 Vorstand 11.4 Der Vorstand wählt aus seiner Mitte den Vorsitzenden, die stellvertretenden Vorsitzenden und den Schatzmeister Der Vorstand wird für drei Jahre gewählt Der Vorstand kann einen Geschäftsführer bestellen, der die laufenden Geschäfte des Vereins erledigt. Der Geschäftsführervertrag ist zeitlich mit Verlängerungsmöglichkeit zu beschränken. Änderung 11 Vorstand Ehemals 11.4 wurde gestrichen 11.6 Der Vorstand wird für drei Jahre gewählt und verbleibt bis zur Neu-/Wiederwahl im Amt Der Vorstand führt die Geschäfte des Vereins und vollzieht die Beschlüsse der Mitgliederversammlung. Er kann zur Wahrnehmung seiner Aufgaben Dritte anstellen. 5. Verschiedenes 21

22 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 22