Niederkasseler Lohweg Düsseldorf. Ivánska cesta 30/B Bratisslava Slowakei T: +421 (0)2 / F: +421 (0)2 /

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1 services for sustainable procurement global resource. local skills Lieferantenfragebogen. Achilles Information GmbH Niederkasseler Lohweg Düsseldorf T: +49 (0)211/ F: +49 (0)211/ Achilles Information Slovakia s.r.o Ivánska cesta 30/B Bratisslava Slowakei T: +421 (0)2 / F: +421 (0)2 / E:

2 2 INDEX Allgemeine Informationen... 6 Kontaktperson für Achilles... 6 Allgemeine Firmenangaben... 6 Verkaufsgebiet... 6 Zusatzinformationen zu den Allgemeinen Informationen... 7 Personelle Informationen... 7 Kontaktperson... 7 Management... 7 Anzahl Mitarbeiter... 8 Anzahl Mitarbeiter pro Abteilung und Standort... 9 Zusatzinformationen zu den Personellen Informationen... 9 Produkte und Dienstleistungen Auswahl der Kategorie Beschreibung Vertriebsfunktion (gilt nicht für Dienstleistungen) Qualitätsmanagementsystem Hersteller des Produkts (gilt nicht für Dienstleistungen) Dritte Unternehmen Referenzen Ansprechpartner für das Produkt / die Dienstleistung (in Ihrem Haus) Weitere Informationen zum Produkt/ zur Dienstleistung Juristische Informationen Allgemeine Juristische Informationen Recht Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung Eigentümer / Gesellschafter Wirtschaftsprüfer / Leitung Buchhaltung Zusatzangaben zu den "Juristischen Informationen" Versicherungen Betriebshaftpflichtversicherung Umweltschutzversicherung Zusatzangaben zu den "Versicherungen" Angeschlossene Unternehmen Finanzinformationen Unternehmenskennzahlen Prozentuale Umsatzverteilung in den verschiedenen Regionen Investitionen in Forschung und Entwicklung Zusatzangaben zu den "Finanzinformationen"... 17

3 3 Qualitätsmanagement Qualitätsmanagement QM-Manager / Beauftragter für Qualitätsmanagement Zusatzangaben zu dem "Qualitätsmanagement" Umweltmanagement Umweltmanagementsystem Beauftragter für Umweltschutz Zusatzangaben zum "Umweltmanagement" Arbeitsschutz und sicherheit Arbeitsschutz und sicherheit Beauftragter für Arbeitsschutz und sicherheit Weitere Angaben zum Thema Arbeitsschutz und sicherheit Corporate Social Responsibility Soziale und ethische Standards Arbeitsstandards Einhaltung von Arbeitsstandards Bestechung und Korruption Soziale und ethische Standards im Hinblick auf Lieferanten / Sublieferanten Evaluierung und Auswahl von Sub-Unternehmen Einhaltung von Arbeitsstandards Ihrer Sub-Unternehmen Bestechung und Korruption - Lieferanten / Sublieferanten Soziales und Ethisches Berichtswesen Kontaktperson für CSR Zusätzliche Unterlagen und Nachweise... 26

4 4 Kriterien der Stufe 1 Neue Lieferanten Die Anforderungen (Präqualifizierung Stufe 1), die von den Versorgern festgelegt worden sind und die jedes Unternehmen ausnahmslos erfüllen muss, um in connexio den Status präqualifiziert zu erhalten sind wie folgt: im eigenen Namen und auf eigene Rechnung handeln, seinen steuerlichen Verpflichtungen nachgekommen sein und alle fälligen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge entrichtet haben, sowie kein eingeleitetes Insolvenzverfahren über sein Vermögen haben den Lieferantenfragebogen ONLINE ausfüllen & abschicken; das bedeutet: sämtliche Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden mindestens ein Produkt oder eine Dienstleistung muss angegeben werden mindestens eine Referenz pro Produkt/Dienstleistung muss angegeben werden - ausgenommen davon sind kürzlich gegründete Unternehmen eine Kopie des Eintrages im Handelsregister auf dem Postweg oder per Fax an das connexio Team senden eine Kopie der Betriebshaftpflichtversicherungspolice (falls vorhanden) bei connexio einreichen, die belegt, dass das Unternehmen über eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung verfügt. eine Kopie der Umweltschutzversicherungspolice (falls vorhanden) bei connexio einreichen, die belegt, dass das Unternehmen über eine gültige Umweltschutzversicherung verfügt. eine Kopie des Qualitätsmanagementzertifikat (falls vorhanden) bei connexio einreichen, das belegt, dass das Unternehmen im Bereich Qualitätsmanagement über eine gültige Zertifizierung verfügt. eine Kopie des Umweltmanagementzertifikats (falls vorhanden) bei connexio einreichen, das belegt, dass das Unternehmen im Bereich Umweltmanagement über eine gültige Zertifizierung verfügt. die von der Geschäftsführung unterschriebene verbindliche Erklärung auf dem Postweg an das connexio Team senden die Jahresgebühr an Achilles Information GmbH (Deutschland) entrichtet haben Präqualifizierte Lieferanten Die Anforderungen (Präqualifizierung - Stufe 1), die die Versorger definiert haben und die jedes Unternehmen, das in connexio den Status präqualifiziert während und nach der 12-monatigen Registrierungszeit behalten möchte, sind wie folgt: im eigenen Namen und auf eigene Rechnung handeln, seinen steuerlichen Verpflichtungen nachgekommen sein und alle fälligen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge entrichtet haben, sowie kein eingeleitetes Insolvenzverfahren über sein Vermögen haben seine Angaben im Lieferantenfragebogen aktualisieren, wobei weiter gilt, dass sämtliche Pflichtfelder ausgefüllt sind mindestens ein Produkt oder eine Dienstleistung angegeben ist mindestens eine Referenz pro Produkt/Dienstleistung angegeben ist eine Kopie des Eintrages im Handelsregister auf dem Postweg oder per Fax an das connexio Team senden eine Kopie der Betriebshaftpflichtversicherungspolice (falls vorhanden) bei Achilles einreichen, die belegt, dass das Unternehmen über eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung verfügt. eine Kopie der Umweltschutzversicherungspolice (falls vorhanden) bei connexio einreichen, die belegt, dass das Unternehmen über eine gültige Umweltschutzversicherung verfügt. eine Kopie des Qualitätsmanagementzertifikat (falls vorhanden) bei connexio einreichen, das belegt, dass das Unternehmen im Bereich Qualitätsmanagement über eine gültige Zertifizierung verfügt. eine Kopie des Umweltmanagementzertifikats (falls vorhanden) bei connexio einreichen, das belegt, dass das Unternehmen im Bereich Umweltmanagement über eine gültige Zertifizierung verfügt. die von der Geschäftsführung unterschriebene verbindliche Erklärung auf dem Postweg an das connexio Team senden die Jahresgebühr an Achilles Information GmbH (Deutschland) entrichtet haben

5 5 Sie werden gebeten den Fragebogen online auszufüllen sowie die unten aufgeführten Nachweise einzureichen. Wir überlassen es Ihnen, in welcher Sprache Sie den Fragebogen beantworten, doch wir empfehlen Ihnen, insbesondere Detailinformationen auf Englisch zur Verfügung zu stellen, wenn Ihr Unternehmen seine Produkte und/oder Dienstleistungen im Ausland anbietet. Dokumente, Policen, Zertifikate sowie weitere Nachweise, die im Rahmen der Präqualifizierung eingereicht werden müssen: Handelsregister Kopie per Post, Fax oder Kopie der Betriebshaftpflichtversicherungspolice (falls vorhanden) Elektronische Version, Police kann im Kapitel Versicherungen hochgeladen werden Kopie der Umweltschutzversicherungspolice (falls vorhanden) Elektronische Version, Police kann im Kapitel Versicherungen hochgeladen werden Kopie des Qualitätsmanagementzertifikat (falls vorhanden) Elektronische Version, Zertifikat kann im Kapitel Qualitätsmanagement hochgeladen werden eine Kopie des Umweltmanagementzertifikats (falls vorhanden) Elektronische Version, Zertifikat kann im Kapitel Umweltmanagement hochgeladen werden Verbindliche Erklärung, von der Geschäftsführung unterschrieben, Original (keine Kopie!) ORIGINGAL, das Formular finden Sie unter Verbindliche Erklärung (connexio Index), Original per Post Wie viel Zeit bleibt für die Beantwortung des Fragebogens? Sie haben nach Versand Ihrer Zugangsdaten vier Wochen Zeit, den Fragebogen auszufüllen bzw. zu vervollständigen sowie die erforderlichen Unterlagen einzureichen. Sie werden von uns automatisch an Ihre Abgabefristen erinnert. Achtung: Für den Fall, dass einer der Energieversorger einen Abgabetermin vor Ablauf der regulären 4- Wochen Frist wünscht, gilt dieser Abgabetermin. Fragebogen Die Informationen, die Sie im Fragebogen hinterlegen, sind die Informationen, die die Versorger im ersten Schritt von allen Lieferanten erhalten wollen kaufmännische Eignungsprüfung (Präqualifizierung Stufe 1). Der Fragebogen untergliedert sich in mehrere Kapitel (siehe Navigation).

6 6 Allgemeine Informationen Kontaktperson für Achilles Kontaktperson ist die Person, die den Fragebogen ausfüllt und für Rückfragen von Achilles zur Verfügung steht. Allgemeine Firmenangaben Bitte machen Sie Angaben zu Ihrem Unternehmen. Verkaufsgebiet Hier können Sie angeben, in welchen Ländern oder geographischen Regionen Ihr Unternehmen selbständig die Produkte / Dienstleistungen anbieten kann.

7 7 Zusatzinformationen zu den Allgemeinen Informationen Wenn Sie weitere Informationen hinsichtlich dieses Kapitels zur Verfügung stellen möchten, können Sie diese hier eintragen. Wir überlassen es Ihnen, in welcher Sprache Sie hier die Infos hinterlegen, doch wir empfehlen Ihnen, dies auf Englisch zur Verfügung zu stellen, wenn Ihr Unternehmen seine Produkte und/oder Dienstleistungen im Ausland anbietet. Personelle Informationen Kontaktperson Diese Person sollte die Kontaktperson für Einkäufer der Energieversorger sein. Sie können aber auch weitere Ansprechpartner zu den einzelnen Produkten/Dienstleistungen im Kapitel Produkte und Dienstleistungen angeben. Management Hier sollen Sie Informationen über die personelle Besetzung entsprechender Stellen in Ihrem Unternehmen angeben. Falls Ihr Unternehmen keine Mitarbeiter(innen) hat, die die folgenden Job-Bezeichnungen haben, können Sie den Namen der Mitarbeiter(innen) angeben, die eine ähnliche Funktion haben. Hinweis: die Angabe der Geschäftsführung, Leiter(in) Technik, Leiter(in) Vertrieb sind Pflichtangaben

8 8 Anzahl Mitarbeiter Bitte geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter Ihres Unternehmens in den letzten 3 Jahren an:

9 9 Anzahl Mitarbeiter pro Abteilung und Standort Hier können Sie angeben, wie viele Mitarbeiter Sie (ungefähr) pro Abteilung an den jeweiligen Standorten beschäftigen. Sollte Ihr Unternehmen nur an einem Standort vertreten sein, dann machen Sie bitte die Angaben nur für diesen Standort. Hinweis: Geben Sie bitte nur die Standorte und Mitarbeiter ein, die rein rechtlich zu Ihrem Unternehmen gehören und die dem Handelsregisterauszug zugehörig sind, den Sie uns zur Verfügung gestellt haben (Schwestergesellschaften etc. bitte im Kapitel "Angeschlossene Unternehmen eingeben). (Angaben je Standort) Zusatzinformationen zu den Personellen Informationen Wenn Sie weitere Informationen hinsichtlich dieses Kapitels zur Verfügung stellen möchten, können Sie diese hier eintragen. Wir überlassen es Ihnen, in welcher Sprache Sie hier die Infos hinterlegen, doch wir empfehlen Ihnen, dies auf Englisch zur Verfügung zu stellen, wenn Ihr Unternehmen seine Produkte und/oder Dienstleistungen im Ausland anbietet.

10 10 Produkte und Dienstleistungen Es muss mindestens eine Produkt- oder Dienstleistungskategorie eingegeben werden. Maximal 40 Produkte oder Dienstleistungen können eingegeben werden; ein Zähler zeigt Ihnen an, wie viele Produktcodes Sie bereits ausgefüllt haben. Auswahl der Kategorie Beschreibung Bitte geben Sie eine Beschreibung dieses Produktes oder dieser Dienstleistung an. Wir überlassen es Ihnen, in welcher Sprache Sie hier die Beschreibung hinterlegen, doch wir empfehlen Ihnen, diese auf Englisch zur Verfügung zu stellen, wenn Ihr Unternehmen seine Produkte und/oder Dienstleistungen im Ausland anbietet. Vertriebsfunktion (gilt nicht für Dienstleistungen) Qualitätsmanagementsystem Hersteller des Produkts (gilt nicht für Dienstleistungen)

11 11 Dritte Unternehmen Referenzen Hier können Sie max. 5 Referenzen aufführen, die Sie mit diesem Produkt/Service beliefert haben. Sie müssen jedoch mind. eine Referenz angeben. Hinweis: Für eine erfolgreiche Präqualifikation ist zumindest eine vollständige Referenz notwendig. Bitte beachten Sie, dass diese Informationen nur für die Einkäufer sichtbar sind und 100% vertraulich behandelt werden.

12 12 Ansprechpartner für das Produkt / die Dienstleistung (in Ihrem Haus) Weitere Informationen zum Produkt/ zur Dienstleistung Diese Angaben sind für JEDES von Ihnen ausgewählte Produkt/Dienstleistung erforderlich! Sie haben jedoch die Möglichkeit, bereits eingetragene Produkte bzw. eingetragene Dienstleistungen zu kopieren, wodurch sämtliche Daten 1:1 übernommen werden.

13 13 Juristische Informationen Allgemeine Juristische Informationen Hinweis: eine Kopie des Handelsregisterauszuges muss zusätzlich eingereicht werden. Recht Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung Eigentümer / Gesellschafter Sie werden gebeten, die 6 größten Firmen oder 6 größten Personen anzugeben, die an Ihrem Unternehmen beteiligt sind ggf. auch den Versorger, der an Ihrem Unternehmen beteiligt ist.

14 14 Wirtschaftsprüfer / Leitung Buchhaltung Machen Sie bitte Angaben zu Ihrem Wirtschaftsprüfer. Falls Ihr Unternehmen davon befreit ist, geben Sie bitte Informationen zur Leitung Buchhaltung an. Zusatzangaben zu den "Juristischen Informationen" Wenn Sie weitere Informationen hinsichtlich dieses Kapitels zur Verfügung stellen möchten, können Sie diese hier eintragen. Wir überlassen es Ihnen, in welcher Sprache Sie hier die Infos hinterlegen, doch wir empfehlen Ihnen, dies auf Englisch zur Verfügung zu stellen, wenn Ihr Unternehmen seine Produkte und/oder Dienstleistungen im Ausland anbietet.

15 15 Versicherungen Hier werden Sie gebeten, Informationen zu verschiedenen Versicherungsarten zur Verfügung zu stellen. Hinweis: Sollten Sie eine der Versicherungen abgeschlossen haben (Betriebshaftpflichtversicherung und Umweltschutzversicherung), werden Sie gebeten, die Kopie der Versicherungspolice einzureichen; bitte laden Sie das entsprechende Dokument hoch. Betriebshaftpflichtversicherung Ist eine Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen, werden Sie gebeten, hierzu Angaben zu machen und die Police hochzuladen. a) Detaillierte Angaben zu Personenschäden, falls abgedeckt b) Detaillierte Angaben zu Sachschäden, falls abgedeckt c) Detaillierte Angaben zu Vermögensschäden, falls abgedeckt

16 16 Umweltschutzversicherung Ist eine Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen, werden Sie gebeten, hierzu Angaben zu machen und die Police hochzuladen. a) Detaillierte Angaben, falls abgedeckt Zusatzangaben zu den "Versicherungen" Wenn Sie weitere Informationen hinsichtlich dieses Kapitels zur Verfügung stellen möchten, können Sie diese hier eintragen. Wir überlassen es Ihnen, in welcher Sprache Sie hier die Infos hinterlegen, doch wir empfehlen Ihnen, dies auf Englisch zur Verfügung zu stellen, wenn Ihr Unternehmen seine Produkte und/oder Dienstleistungen im Ausland anbietet. Angeschlossene Unternehmen Hier werden Sie gebeten, Informationen über jegliche Firmen zu geben, die an Ihr Unternehmen angeschlossen sind; dies können Filialen, Niederlassungen, Mutter-, Schwester- oder Tochterunternehmen etc. sein. Es können max. 40 Gesellschaften/Unternehmen aufgeführten werden.

17 17 Finanzinformationen Unternehmenskennzahlen Hier werden Sie gebeten, die Unternehmenskennzahlen für die letzten drei Jahre einzutragen. Hinweis: Bitte tragen Sie nur die Zahlen ein, die sich unmittelbar auf Ihr Unternehmen und nicht etwa auf die Muttergesellschaft oder die Unternehmensgruppe beziehen. Falls sich herausstellen sollte, dass die hier zur Verfügung gestellten Finanzkennzahlen nicht korrekt sind, behalten wir uns auf Grundlage der von der Geschäftsführung unterzeichneten verbindlichen Erklärung rechtliche Schritte vor. Prozentuale Umsatzverteilung in den verschiedenen Regionen Investitionen in Forschung und Entwicklung Zusatzangaben zu den "Finanzinformationen" Wenn Sie weitere Informationen hinsichtlich dieses Kapitels zur Verfügung stellen möchten, können Sie diese hier eintragen. Wir überlassen es Ihnen, in welcher Sprache Sie hier die Infos hinterlegen, doch wir empfehlen Ihnen, dies auf Englisch zur Verfügung zu stellen, wenn Ihr Unternehmen seine Produkte und/oder Dienstleistungen im Ausland anbietet.

18 18 Qualitätsmanagement Hier werden Sie gebeten, Angaben zu Ihrem Qualitätsmanagement (QM-System) zu machen. Qualitätsmanagement Hinweis: Sollten Sie ein zertifiziertes QM-System haben, werden Sie gebeten, die Kopie des Zertifikates einzureichen. Alternativ können Sie dies per zusenden. QM-Manager / Beauftragter für Qualitätsmanagement Zusatzangaben zu dem "Qualitätsmanagement" Wenn Sie weitere Informationen hinsichtlich dieses Kapitels zur Verfügung stellen möchten, können Sie diese hier eintragen. Wir überlassen es Ihnen, in welcher Sprache Sie hier die Infos hinterlegen, doch wir empfehlen Ihnen, dies auf Englisch zur Verfügung zu stellen, wenn Ihr Unternehmen seine Produkte und/oder Dienstleistungen im Ausland anbietet.

19 19 Umweltmanagement Bitte stellen Sie Informationen zu Ihrem Umweltmanagementsystem zur Verfügung. Umweltmanagementsystem Hinweis: Sollten Sie ein zertifiziertes Umweltmanagementsystem haben, werden Sie gebeten, die Kopie des Zertifikates einzureichen. Alternativ können Sie dies per zusenden. Hinweis: Sollten Sie kein zertifiziertes Umweltmanagementsystem haben, werden Sie gefragt, ob Sie eine Zertifizierung beantragt haben.

20 20 Beauftragter für Umweltschutz Zusatzangaben zum "Umweltmanagement" Wenn Sie weitere Informationen hinsichtlich dieses Kapitels zur Verfügung stellen möchten, können Sie diese hier eintragen. Wir überlassen es Ihnen, in welcher Sprache Sie hier die Infos hinterlegen, doch wir empfehlen Ihnen, dies auf Englisch zur Verfügung zu stellen, wenn Ihr Unternehmen seine Produkte und/oder Dienstleistungen im Ausland anbietet.

21 21 Arbeitsschutz und sicherheit Arbeitsschutz und sicherheit Hinweis: Liegt eine Zertifizierung vor, werden Sie gebeten, die Kopie des Zertifikates einzureichen. Alternativ können Sie dies per zusenden. Hinweis: Liegt keine Zertifizierung vor, werden Sie gebeten, anzugeben, ob Ihr Unternehmen den Zertifizierungsprozess angestoßen hat.

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23 23 Beauftragter für Arbeitsschutz und sicherheit Weitere Angaben zum Thema Arbeitsschutz und sicherheit

24 24 Corporate Social Responsibility Die folgenden Fragen sind optional und die Antworten, die Sie darauf geben, werden nur gesammelt, damit die Energieversorger einen Eindruck bekommen, wie der aktuelle Stand von Corporate Social Responsibility in der Lieferkette ist. Soziale und ethische Standards Arbeitsstandards Im nachfolgenden werden Sie zu Standards befragt, für die Sie Beispiele geben können. Einhaltung von Arbeitsstandards

25 25 Bestechung und Korruption Soziale und ethische Standards im Hinblick auf Lieferanten / Sublieferanten Evaluierung und Auswahl von Sub-Unternehmen Im nachfolgenden werden Sie zu Standards befragt, für die Sie Beispiele geben können. Einhaltung von Arbeitsstandards Ihrer Sub-Unternehmen

26 26 Bestechung und Korruption - Lieferanten / Sublieferanten Soziales und Ethisches Berichtswesen Kontaktperson für CSR Zusätzliche Unterlagen und Nachweise Zusätzlich zu dem von Ihnen ausgefüllten Fragebogen sind weitere Dokumente erforderlich, nämlich: Verbindliche Erklärung. Kopie des Handelsregisterauszug Ihres Unternehmens

27 27 Schritt 1 Fragebogen beantworten Nachweise einreichen Jahresgebühr an Achilles entrichten Schritt 2 Fragebogenn absenden, online - kein Ausdruck oder keine Kopien per Fax oder Post Schritt 3 ( Achilles) Überprüfung Ihrer Daten und Informationen im Fragebogen sowie Ihrer eingreichten Nachweise. Wenn Sie den Fragebogen vollständig ausgefüllt haben, d.h. Sie haben alle Pflichtfelder ausgefüllt, und Sie sind mit den Informationen, die Sie zur Verfügung stellen, einverstan- den, klicken Sie in der Navigation auf absenden. Das connexio Team beginnt mit der Überprüfung (Präqualifizierung - Stufe 1) im Auftrag der Versorger erst dann, wenn der Fragebogen und die Unterlagen vorliegen sowie die Zahlung der Gebühr eingegangen ist. Sollte etwas fehlen, kann nicht mit dem Präqualifizierungsprozess begonnenn werden. Schritt 1 Fragebogen beantworten Nachweise einreichen Jahresgebühr an Achilles entrichten Schritt 2 Fragebogen absenden, online - kein Ausdruck oder keine Kopien per Fax oder Post Schritt 3 (Achilles) Überprüfung Ihrer Daten und Informationen im Fragebogen sowie Ihrer eingreichten Nachweise. Über das Ergebnis informieren wir Sie per ; diese wird an die Person versendet, die Sie als Ansprechpart tner für Achilles aufgeführt haben. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass Sie anschließend evtl. Daten im Fragebogen berichtigen oder ergänzen müssen. Alle Informationen, Daten und Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Präqualifizierung stehen, verbleiben bei Achilles und werden selbstverständlich vertraulich behandelt. Der Präqualifizierungsprozess ist erfolgreich abgeschlossen, wenn Sie alle Anforderungen erfüllen. Ihr umfang- reiches Profil wird dann in connexio hochgeladen und Ihr Unternehmen kann danach schon bei der nächsten Liefe- über connexio rantenauswahl der Versorger dabei sein. Zusätzlich erhalten Sie von uns ein Zertifikat, das Ihre Präqualifizierung bestätigt.