Allgemeine Wirtschaftslehre und Rechnungswesen

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1 Lutz Sölter, Werner Rennert, Siegfried Groß, Rudolf Mayländer, Ilse Nalbach, Thomas Selgert, Horst Mecke, Rositha Sauer, Bernd Bender Allgemeine Wirtschaftslehre und Rechnungswesen Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte 1. Auflage Bestellnummer 6184

2 Vorwort Das vorliegende Lehrbuch ist ein Baustein des Verlages für die Ausbildung in den Rechtsberufen Rechtsanw altsfachangestellte(r), Notarfachangestellte(r), Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte(r) sowie Patenta nwaltsfachangestellte(r). Das Werk berücksichtigt die Inhalte des ab 2015 gültigen bundeseinheitlichen KMK- Rahmenlehrplans sowie alle neuen Entwicklungen. Es vermittelt das Grundlagenwissen für das Handeln in Wirtschaft und Beruf sowie im privaten Bereich und Kenntnisse in den kaufmännischen Grundrechenarten, Buchführung sowie Rechnungswesen. Die einzelnen Kapitel sind dreigliedrig aufgeteilt. Ausgangspunkt jedes Kapitels ist ein Impuls, der zum Denken anregt, den Bezug zur betrieblichen Praxis und zur persönlichen Situation vermittelt. Die Sachdarstellungen mit vielen Beispielen, Tabellen, Übersichten und Zusammenfassungen bereiten den Unterrichtsstoff lebhaft auf. Aufgaben am Ende einer Lerneinheit dienen der Lernzielkontrolle und der Sicherung des Lernerfolges. Ein umfangreiches Sachwortverzeichnis am Schluss des Buches ermöglicht das gezielte Aufsuchen von bestimmten Inhalten. Im kostenlosen Downloadbereich unter ist unter der Bestellnummer 6184 weiteres Ergänzungsmaterial, zu finden. Das Passwort für den Downloadbereich lautet: winklers_reno6184. Wegen der besseren Lesbarkeit wurde an vielen Stellen des Buches auf die zusätzliche Nennung der weiblichen Form verzichtet. Die vorliegende 1. Aufl age ist auf dem Rechtsstand von Januar Verlag und Autoren wünschen viel Spaß bei der Arbeit mit dem Buch. Kritische Hinweise, Vorschläge und Anregungen zur Verbesserung werden dankbar entgegengenommen. Frühjahr 2015 Die Autoren Druck: westermann druck GmbH, Braunschweig Bildungshaus Schulbuchverlage Westermann Schroedel Diesterweg Schöningh Winklers GmbH Postfach 33 20, Braunschweig ISBN Copyright 2015: Bildungshaus Schulbuchverlage Westermann Schroedel Diesterweg Schöningh Winklers GmbH, Braunschweig Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt. Jede Nutzung in anderen als den gesetzlich zugelassenen Fällen bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Verlages. Hinweis zu 52a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne eine solche Einwilligung eingescannt und in ein Netzwerk eingestellt werden. Dies gilt auch für Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen.

3 Inhaltsverzeichnis Vorwort Lern- und Methodenkompetenz (LF 1) Lernkompetenz Die Fünf-Schritt-Methode Die Erstellung einer Mindmap Die Geschichtenmethode Die Karteikartenmethode Methodenkompetenz Den Sachverhalt lesen Den gesetzlichen Anspruch fi nden Das Gesetz verstehen Rechtsprechung und Literatur heranziehen Entscheiden Sie sich Berufsausbildungsverhältnis (LF 1) Berufsausbildung im Dualen System Anforderungen an die Auszubildenden in den Rechtsberufen Berufsausbildungsvertrag Rechte und Pflichten des Auszubildenden Rechte des Auszubildenden (= Pfl ichten des Ausbildenden) Pfl ichten des Auszubildenden (= Rechte des Ausbildenden) Beginn und Dauer der Ausbildung Ende des Ausbildungsverhältnisses Jugendarbeitsschutzgesetz Personalwirtschaft (LF 5) Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers Pfl ichten des Arbeitnehmers Rechte des Arbeitnehmers Beendigung eines bestehenden Arbeitsverhältnisses Ordentliche Kündigung Außerordentliche Kündigung Aufhebungsvertrag Schriftformerfordernis Zeugniserteilung Arbeitnehmerschutz Kündigungsschutz Allgemeiner Kündigungsschutz Besonderer Kündigungsschutz Kündigungsschutzverfahren Arbeitsgerichtsbarkeit Arbeitsschutzvorschriften Wandel der Arbeitsbedingungen Arbeitszeitschutz Schutz von Schwangeren - Mutterschutzgesetz Mitwirkung und Mitbestimmung der Arbeitnehmer Gesetzliche Regelungen Betriebsverfassungsgesetz Mitbestimmungsorgane nach dem Betriebsverfassungsgesetz Betriebsrat Europäischer Betriebsrat Jugend- und Auszubildendenvertretung Betriebsvereinbarungen Tarifvertrag und Tarifverhandlungen Gewerkschaften Aufgaben von Tarifverträgen Tarifvertragsarten Ablauf von Tarifverhandlungen Tarifvertragliche Regelungen in den Rechtsberufen Arbeitskampf Streik und Aussperrung und ihre Folgen Wesen und Aufgaben der Personalwirtschaft Ziele der Personalwirtschaft Personalbestand Einfl ussfaktoren des Personalbestandes Ermittlung des Personalbedarfs Personalbeschaffung Maßnahmen der Personalbeschaffung Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung Stellenbeschreibung Stellenausschreibung Arbeitsverhältnis (LF 1) Rechtsstellung des Arbeitnehmers Arbeitsvertrag Befristete Arbeitsverträge Begriffsbestimmung und gesetzliche Regelungen Soziale Sicherung (LF 5) Sozialversicherungssystem Rentenversicherung Krankenversicherung Pflegeversicherung Arbeitslosenversicherung Unfallversicherung Andere Systeme der sozialen Sicherung Arbeitslosengeld II Wohngeld Kindergeld Elterngeld und Elternzeit Betreuungsgeld Sozialgerichtsbarkeit

4 Inhaltsverzeichnis 6 Steuern (LF 5) Öffentliche Abgaben Einkommensteuer Vereinfachte Einkommensteuererklärung für Arbeitnehmer Steuer-Identifi kationsnummer Einkunftsarten und zu versteuerndes Einkommen Abzugsfähige Aufwendungen des Arbeitnehmers Einkommensteuertarif Gehaltsabrechnung Zahlungsverkehr (LF 6) Zahlungsmittel und -formen Bedarfsorientierte Zahlungsformen Zahlung mittels Bargeld Halbbare Zahlung Bargeldlose Zahlungen Überweisung SEPA-Überweisung Sonderformen der Überweisung SEPA-Lastschrift Scheck Rechtliche Hintergründe zu Schecks Scheckarten Ablauf von Scheckzahlungen Wechsel Zahlung mit Bank- oder Sparkassenkarten Kreditkarten Moderne Techniken im Zahlungsverkehr Homebanking Telefonbanking oder Mobile Banking Kreditwesen (LF 3, LF 8, LF 10) Kreditarten Privatkredite Kreditformen Dispositionskredit Ratenkredit Kraftfahrzeugleasing für Privatpersonen Einräumung des Kredits Verbraucherdarlehen Absicherung von Privatkrediten Baufinanzierung Unternehmensfinanzierung Kreditformen für Unternehmen im Überblick Kontokorrentkredit Akzeptkredit Avalkredit Bankdarlehen Factoring Leasing Kreditwürdigkeitsprüfung bei Unternehmen Absicherung von Unternehmenskrediten Wertpapiere (LF 10, LF 16) Effektenarten im Überblick Gläubigereffekten Wesen der Gläubigerpapiere Rückzahlungssicherheit bei Gläubigerpapieren Überblick über Emittenten von Gläubigerpapieren Anlage in Aktien Rechtsgrundlage und Wesen der Aktie Aktienarten Besondere Aktienarten Argumente für den Kauf von Aktien Anlage in Investmentzertifikaten Wesen der Investmentzertifi kate Arten von Investmentfonds Ausgabe und Rücknahme von Investmentanteilen Bedeutung des Investmentsparens für die Anleger Handel von Wertpapieren an der Effektenbörse Wesen der Effektenbörse Funktionen der Effektenbörse Betriebliche Grundfunktionen und Organisation (LF 2) Betriebliche Grundfunktionen Organisation Planung, Disposition und Improvisation Größe der Kanzlei Organisationsziele Statische und dynamische Organisation Aufbauorganisation Ablauforganisation Organisation in der Praxis: Terminplanung mit Gantt-Diagrammen Zeitmanagement ABC-Methode ALPEN-Methode Eisenhower-Prinzip Pareto-Prinzip To-do-Listen Checklisten

5 Inhaltsverzeichnis 11 Kanzleiorganisation (LF 2) Datenschutz und Datensicherheit Datenschutz Datensicherheit Computerviren Ordnen und Ablegen Registratur Notwendigkeit Aufbewahrungsfristen Organisation der Ablage Ordnungsmöglichkeiten Alphabetische Ordnung Numerische Ordnung Alphanumerische Ordnung Chronologische Ordnung Sachliche Ordnung Aktenführung Handakten Prozessregister Exkurs: Normung Papierformate und -gewichte Registratursysteme Schriftgutbehälter Ordnungsmittel Aufbewahrung von Schriftgut Vernichtung von Schriftgut Dateiverwaltung (elektronische Ablage) Elektronische Signatur Postbearbeitung Postleitzahlen Beteiligte bei der Postbearbeitung Posteingang Postfach Postvollmacht Nachsendung Verfahren bei Zustellungen Elektronisches Gerichtspostfach Elektronisches Mahnverfahren Tätigkeiten beim Posteingang Innerbetriebliche Postverteilung Postausgang Sendungsarten Besondere Versendungsformen Vorausverfügungen Briefsendungen ins Ausland Tätigkeiten beim Postausgang Räumliche Organisation der Postbearbeitung Kommunikation Grundlagen der Kommunikation Kommunikationsnetze Festnetz-Telefonie Leistungsmerkmale moderner Telefone Telefonverzeichnisse Eintragungen in Telefonverzeichnissen Telefonentgelte Tarifbereiche Telefonieren ins Ausland Private Telefongesellschaften Zusatzeinrichtungen beim Telefon Telefonservice- und -infodienste Verhalten am Telefon Mobilfunk Telefax Faxgeräte Leistungsmerkmale Kennung eines Telefaxes Faxmitteilung Internet Internetzugang Angebote im Internet Internetadressen Adressen Suchhilfen im Internet Kosten für die Internetnutzung Fristen und Termine Defi nitionen Bedeutung Haftung des Rechtsanwalts Fristenkontrolle Kontrolle der Termine Kanzleiarbeitsplatz Arbeitsraumgestaltung Raumbedarf Raumformen Arbeitsmittel Schreib-, Büromaschinen- und Bildschirmarbeitstische Stehpult Bürodrehstuhl Büroschränke, Regale und Beistellmöbel Technische Ausstattung Organisationsmittel Umgebung des Arbeitsplatzes Licht (Beleuchtung) Luft (Raumklima) Lärm (Geräuschpegel) Sonstige Bedingungen Belastungen und Sicherheit am Arbeitsplatz Emissionen Ungünstige Arbeitsbedingungen Unfallverhütung Teamfähigkeit und Teambildungsprozess Teamfähigkeit Teambildungsprozess Konfliktfähigkeit und Konfliktlösungsstrategien Konfl iktfähigkeit Konfl iktlösungsstrategien Mediation Kanzleiorganisation im Notariat Beurkundungsgesetz (BeurkG) Behandlung von Urkunden Verwahrung von Urkunden Bundesnotarordnung (BNotO) Dienstordnung der Notare (DONot) Amtsführung im Allgemeinen Akten, Bücher und Verzeichnisse Führung von Akten Erstellung von Übersichten Ergänzende Regelungen zur Abwicklung der Urkunds- und Verwahrungsgeschäfte

6 Inhaltsverzeichnis Herstellung der notariellen Urkunden Prüfung der Amtsführung Notarvertretung und Notariatsverwaltung Richtlinienempfehlungen zur Berufsausübung Modernes Kanzleimarketing (LF 1) Marktforschung Akquisitionstechniken (Werbung) Leistungsangebot Kundenkommunikation Honorargestaltung Handelsrecht (LF 2) Kaufmann Kaufmannseigenschaften Kaufmannsarten Firmenrecht Begriff Firma Firmenbildung Grundsätze des Firmenrechts Firmenschutz Firma bei Inhaberwechsel Handelsregister Vollmachten Prokura Handlungsvollmacht Unternehmensformen (LF 2) Einzelunternehmen Personengesellschaften Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (BGB-Gesellschaft) Offene Handelsgesellschaft (OHG) Kommanditgesellschaft (KG) Partnerschaftsgesellschaft Kapitalgesellschaften Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) Aktiengesellschaft (AG) Verbraucherinsolvenz (LF 11) Regelinsolvenzverfahren Restschuldbefreiung Versagung der Restschuldbefreiung Von der Restschuldbefreiung nicht erfasste Forderungen Wohlverhaltensphase Prozesskostenhilfe und Stundung der Verfahrenskosten Verbraucherinsolvenzverfahren Personenkreis des Verbraucherinsolvenzverfahrens Außergerichtlicher Schuldenbereinigungsversuch Geeignete Stelle oder Person Sechs-Monats-Frist Einigungsversuch Antrag auf Eröffnung des Verbraucherinsolvenzverfahrens Gerichtlicher Schuldenbereinigungsplan Insolvenzverfahren Volkswirtschaftliche Rahmenbedingungen (LF 7) Wirtschaftliche Grundbegriffe Bedürfnisse Bedarf und Nachfrage Güter und Dienstleistungen Ökonomisches Prinzip Produktionsfaktoren Betriebswirtschaftliche Produktionsfaktoren Volkswirtschaftliche Produktionsfaktoren Arbeitsteilung und Wirtschaftssektoren Begriff und Entwicklung der Arbeitsteilung Formen der Arbeitsteilung Vor- und Nachteile der Arbeitsteilung Wirtschaftskreislauf Einfacher Wirtschaftskreislauf Erweiterter Wirtschaftskreislauf Markt Marktbegriff und Marktarten Marktformen Nachfrage- und Angebotsverhalten auf den Märkten Bestimmungsfaktoren für Nachfrage und Angebot Nachfrage und Preis eines Gutes Angebot und Preis eines Gutes Preisbildung Geld, Währung und Kaufkraft Entwicklung des Geldes Gesetzliches Zahlungsmittel Währung Währungsordnung Währungssysteme Devisen Der Weg zum Euro als Gemeinschaftswährung Europäisches System der Zentralbanken Wert des Geldes (Kaufkraft) Wirtschaftsordnungen Geschichte und Hintergründe der verschiedenen Wirtschaftsordnungen Soziale Marktwirtschaft Grundzüge der Wirtschaftspolitik Hauptziele der Wirtschaftspolitik Hoher Beschäftigungsstand

7 Inhaltsverzeichnis Preisniveaustabilität Außenwirtschaftliches Gleichgewicht Angemessenes und stetiges Wirtschaftswachstum Gerechte Einkommens- und Vermögensverteilung Lebenswerte Umwelt Wirtschaftspolitische Beziehungszusammenhänge Konjunktur Begriff und Verlauf der Konjunktur Konjunkturphasen Konjunkturindikatoren Fiskal- und Geldpolitik in der Wirtschaft Fiskalpolitik als nachfrageorientierte Wirtschaftspolitik Begriff Fiskalpolitik Fiskalpolitische Steuerungskonzepte Maßnahmen in der antizyklischen Fiskalpolitik Probleme der antizyklischen Fiskalpolitik Geldpolitik als angebotsorientierte Wirtschaftspolitik Geldpolitik und ESZB Geldpolitische Instrumente der EZB Auswirkungen der Geldpolitik auf die Konjunktur Grundlagen des kaufmännischen Rechnens (LF 6) Dreisatz, Kettensatz und Währungsrechnen Dreisatz Einfacher Dreisatz Zusammengesetzter Dreisatz Kettensatz Währungsrechnen Umtausch einer Währung außerhalb des Euroraumes in Euro Umtausch von Euro in eine Währung außerhalb des Euroraumes Verteilungsrechnen Verteilung ohne Nebenbedingungen Ganzzahlige Verteilungsverhältnisse Verteilungsverhältnisse mit Bruchzahlen Verteilung unter Einbeziehung von Vorleistungen Prozentrechnen Berechnen des Prozentwertes Berechnen des Prozentsatzes Berechnen des Grundwertes Prozentrechnen mit verändertem Grundwert Vermehrter Grundwert Verminderter Grundwert Anwendung des Prozentrechnens in der Praxis Stufenweises Prozentrechnen Prozentrechnen am Beispiel einer Quote Promillerechnen Zinsrechnen Allgemeine Zinsformel Berechnen der Zinstage Berechnen des Kapitals, des Zinssatzes und der Zeit Effektive Verzinsung beim Ausnutzen von Skonto Buchführung und Erfolgsermittlung (LF 6) Grundlagen des Rechnungswesens Aufgaben des Rechnungswesens Rechtsgrundlagen und Ordnungsmäßigkeit der Buchführung Arten der Buchführung und Gewinnermittlung Einführung in das System der doppelten Buchführung Inventur Inventar Bilanz Grundformen der Bilanzveränderungen Von der Eröffnungs- zur Schlussbilanz Aufl ösung der Bilanz in Bestandskonten Eröffnung der Bestandskonten Buchung von Geschäftsfällen auf Bestandskonten Abschluss der Bestandskonten Grundfragen zur Buchung von Geschäftsfällen Buchungssatz Buchung auf Erfolgskonten Erfolgswirksame Betriebseinnahmen und -ausgaben Buchung von erfolgswirksamen Betriebseinnahmen und -ausgaben Abschluss der Erfolgskonten Privatkonto Buchung von Privatentnahmen Buchung von Privateinlagen Abschluss des Privatkontos Erfolgsermittlung durch Eigenkapitalvergleich mit Privatvorgängen Umsatzsteuer Gesetzliche Grundlagen der Umsatzsteuer Rechenaufgaben zur Umsatzsteuer Umsatzsteuer-Zahllast Dem Finanzamt die Umsatzsteuer-Zahllast mitteilen Umsatzsteuer bei Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben Abschluss der Umsatzsteuerkonten Nettoverfahren Bruttoverfahren Kassenbuch Erfolgsermittlung durch Einnahmen- Überschussrechnung Betriebseinnahmen Honorar Sonstige Betriebseinnahmen Betriebsausgaben Allgemeine Verwaltungskosten Raumkosten Kraftfahrzeugkosten Ausschließlich betriebliche Nutzung des Pkw Betriebliche und private Nutzung des Pkw

8 Inhaltsverzeichnis Fahrtenbuchmethode %-Methode Personalkosten Abzug von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer vom Bruttogehalt Elektronisches Lohnsteuerverfahren Erhebung der Lohnsteuer Abzug der Sozialversicherungsbeiträge vom Bruttogehalt Personalzusatzkosten Abführung von Steuern, Solidaritätszuschlag und Sozialversicherungsbeiträgen Aufzeichnung der Personalkosten Buchung der Personalkosten ohne vermögenswirksame Leistungen Buchung von Gehaltsvorschüssen Buchung der Personalkosten mit vermögenswirksamen Leistungen (vl) Buchung der Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung Anschaffung von Praxisgegenständen Abschreibung von Praxisgegenständen Anlagenkartei Ausscheiden von Praxisgegenständen aus dem Betriebsvermögen Verkauf von Praxisgegenständen (Anschaffungskosten über 1.000,00 ) Verkauf von geringwertigen Wirtschaftsgütern (Anschaffungskosten von 150,01 bis einschließlich 1.000,00 ) Inzahlunggabe von Praxisgegenständen Entnahme von Praxisgegenständen Ausscheiden von Praxisgegenständen infolge höherer Gewalt Preisnachlässe Rabatt Skonto Gleichzeitige Gewährung von Rabatt und Skonto Einnahmen aus der Erstattung von Ausgaben Durchlaufende Posten Vorgelegte Kosten Fremdgeld Verwahrungsgeschäfte bei Notaren Kostenblatt Beleggeschäftsgang Einnahmen-Überschussrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck Sachwortverzeichnis Bildquellenverzeichnis

9 Personalwirtschaft (LF 5) 3 Personalwirtschaft (LF 5) 4 Grundzüge des Familienrechts (LF 12) 3.1 Wesen und Aufgaben der Personalwirtschaft Im Rahmen der Personalwirtschaft geht es um die bestmögliche Versorgung der Kanzlei mit geeigneten Mitarbeitern. Dabei haben sich bestimmte Aufgabenbereiche, wie die Personalbedarfsplanung, die Personalbeschaffung, die Personalführung und letztendlich auch die Personalfreisetzung herauskristallisiert. Bei der Personalbedarfsplanung wird für die Kanzlei abgeschätzt, wie hoch in Zukunft der Bedarf an Mitarbeitern in Bezug auf Qualität und Quantität sein kann. Dabei wird geschätzt, welche Qualifi kationen in Zukunft für die Kanzlei notwendig sein werden und mit welcher Mitarbeiteranzahl man die kommenden Aufgaben bewältigen kann. Dabei sind unterschiedliche Zeitpunkte im Tagesverlauf (vermehrter Bedarf in den Nachmittags- und Abendstunden?), im Verlauf der Woche (verstärkte Nachfrage nach Rechtsberatung zu Wochenbeginn?) und im Verlauf eines Jahres (geringer Bedarf um die Sommerferienzeit?) zu berücksichtigen. Für die Besetzung freier oder neu geschaffener Stellen ist die Personalbeschaffung zuständig. Je nach der Dringlichkeit (kurz- oder langfristiger Personalbedarf) gibt es interne oder externe Möglichkeiten, die Stellen mit geeignetem Personal zu besetzen. Die Personalführung befasst sich mit dem Verhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern. Unterschiedliche Führungsstile (z. B. autoritärer oder kooperativer Stil) oder Führungsmodelle (z. B. MBE = Management by Exception = Führung nach dem Ausnahmeprinzip oder MBO = Management by Objectives = Führung durch Zielvereinbarung) prägen die Arbeitsatmosphäre in der Kanzlei. Häufig kann ein sinkender Personalbedarf nicht durch interne Möglichkeiten der Personalumsetzung auf andere Stellen oder durch Teilzeitarbeit aufgefangen werden, sodass eine Personalfreisetzung in diesen Fällen unumgänglich ist. 3.2 Ziele der Personalwirtschaft Die Ziele der Personalwirtschaft lassen sich überwiegend in wirtschaftliche und soziale Bereiche aufgliedern. Zu den wirtschaftlichen Zielen zählen u. a. die Beschaffung, Bereitstellung und Führung des Personals unter Berücksichtigung des qualitativen und quantitativen Bedarfs im vorhandenen Kostenrahmen, Personalfreisetzung bei vermindertem Bedarf sowie die Erhaltung und Erhöhung der Arbeitsmotivation zur Steigerung der Arbeitsleistung. Die sozialen Ziele sind u. a. Arbeitszufriedenheit, persönliche Sicherheit durch Arbeitsplatzsicherung, arbeitnehmerfreundliche Gestaltung des Arbeitsplatzes sowie eine leistungsgerechte Entlohnung. 30

10 Personalbeschaffung 3.3 Personalbestand Einflussfaktoren des Personalbestandes Auch in Kanzleien ist der Personalbedarf Veränderungen unterzogen. Interne und externe Einfl ussfaktoren bestimmen den Bedarf, der als Ersatzbedarf (Wiederbesetzung einer bereits vorhandenen Stelle), Neubedarf (Besetzung einer zusätzlichen Stelle) oder als Überbrückungsbedarf (Abbau von befristeten Personalausfällen oder Spitzenbelastungen) eingeordnet werden kann. Einflussfaktoren des Personalbedarfs Interne Faktoren Externe Faktoren Fehlzeiten Verkürzung der Arbeitszeit Arbeitsplatzwechsel/Fluktuation Personalfreisetzung Personalkosten Erweiterung der Kanzlei Übernahme von Auszubildenden Veränderte Arbeitsorganisation Veränderung der Wirtschaftslage erhöhter Wettbewerb durch neue Mitbewerber Änderungen im Rechtssystem neue, technische Entwicklung am Arbeitsplatz Veränderungen im Arbeits- und Sozialrecht (z. B. Elternzeit plus, Mindesturlaub, Mindestlohn) Ermittlung des Personalbedarfs Vereinfacht kann zur Berechnung des Personalbedarfs die Formel Personalbedarf = aktueller Bestand + Zugänge Abgänge verwendet werden. Ausführlicher kann der Nettopersonalbedarf wie folgt ermittelt werden: Istbestand der Mitarbeiter zu Beginn des Jahres + feststehende Zugänge (z. B. Übernahme aus Ausbildungsverhältnissen, Rückkehr aus Elternzeit) + Ersatz für ausscheidende Mitarbeiter (Ersatzbedarf) + Neubedarf an zusätzlichen Mitarbeitern (Neubedarf) + Deckung des Bedarfs bei Spitzenbelastung bzw. befristeten Ausfällen (Überbrückungsbedarf) geplante Mitarbeiterabgänge = Nettopersonalbedarf 3.4 Personalbeschaffung Maßnahmen der Personalbeschaffung Personalbeschaffungsmaßnahmen lassen sich in interne und externe Maßnahmen unterscheiden. Zu den Vorteilen der internen Personalbeschaffung zählen u. a. das geringe Risiko der Fehlbesetzung, da die Mitarbeiter in der Kanzlei bereits bekannt sind, die geringen Einarbeitungskosten und die geringen Zeitverluste bei der Stellenbesetzung sowie das allgemeine Signal für Aufstiegschancen in der eigenen Kanzlei. Nachteile könnten die Förderung der Betriebsblindheit, Neid durch abgelehnte Mitarbeiter und eine relativ begrenzte Auswahl an geeigneten Kandidaten sein. 31

11 Personalwirtschaft (LF 5) Eine externe Personalbeschaffung negiert die jeweiligen Vor- und Nachteile der internen Maßnahmen. So können z. B. neue Mitarbeiter neue Ideen und Erfahrungen mitbringen und damit eine Betriebsblindheit verhindern, eine höhere Leistungsbereitschaft in der Belegschaft bewirken und letztendlich gibt es keinen negativen Einfl uss auf das Betriebsklima durch abgelehnte externe Bewerber. Nachteile der Stellenfehlbesetzung, wie erhöhte Kosten der Personalsuche und Einarbeitung sowie eine mangelnde Motivation der eigenen Mitarbeiter durch fehlende Aufstiegschancen, müssen jedoch in Kauf genommen werden. Mögliche interne und externe Personalbeschaffungsmaßnahmen zeigt die folgende Übersicht. Personalbeschaffungsmaßnahmen interne Innerbetriebliche Stellenausschreibung Versetzung der Mitarbeiter bei entsprechender Qualifikation Personalentwicklung durch Aus-, Fort- und Weiterbildung Anordnung von Überstunden Umorganisation der Arbeitsabläufe und Rationalisierung externe Zeitarbeitsverträge Personalleasing Stellenanzeigen Arbeitsvermittlung durch die Bundesagentur für Arbeit Beauftragung von privaten Personalvermittlern Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung Stellen- oder Arbeitsplatzbeschreibungen enthalten eine Beschreibung der Zuständigkeiten. Diese müssen eindeutig geregelt sein, damit klar ist, wer wem gegenüber weisungsbefugt und/oder weisungsgebunden ist. Stellenbeschreibungen dürfen nicht verwechselt werden mit Stellenausschreibungen, die dazu dienen, neue Mitarbeiter z. B. über eine Anzeige in einer Tageszeitung oder Internet-Stellenbörse zu fi nden Stellenbeschreibung Die Stellenbeschreibung fasst intern alle Aufgaben eines Mitarbeiters zusammen. Die Zuständigkeiten und Handlungsspielräume werden klar defi niert. Dies ist umso wichtiger, je größer die Kanzlei ist. 32

12 Personalbeschaffung Dirk Advokat Rechtsanwalt Marburg Leopold-Lucas-Straße 20 Stellenbeschreibung Rechtsanwaltsfachangestellte(r) Name: Einsatzbereich: Weisungsbefugnis: Ausbildung: Allgemeine Tätigkeitsmerkmale: Kanzleisekretariat gegenüber Auszubildenden Rechtsanwaltsfachangestellte(r) telefonischer Ansprechpartner für Mandanten Verwaltung von Mandaten, Tätigkeitsstunden und Auslagen Erstellung von Schriftsätzen nach Diktat oder Vorlage bzw. Mustersammlung Erstellung von Kostenrechnungen Überwachung des Forderungseingangs Anlage und Pflege des juristischen Aktenbestandes nach inhaltlichen Kriterien Bearbeitung der Post Organisation der Akten und Ablage Besondere Aufgaben: Schriftliche und mündliche Korrespondenz, teilweise auch in Englisch Reisemanagement Anforderung an Persönlichkeit und Arbeitsausführung: Teamfähigkeit selbstständiger, gewissenhafter und verantwortungsbewusster Arbeitsstil Organisationstalent, Flexibilität, Belastbarkeit und Leistungsbereitschaft Offenheit Fortbildungsbereitschaft konsequente Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sowie der standesrechtlichen Vorschriften Besonderer Aufgabenbereich: Datum, Unterschrift Nach entsprechenden Fortbildungen perspektivischer Einsatz als Ausbilder(in) nach der Ausbildereignungsverordnung Bürovorsteher(in) Datum, Unterschrift Dirk Advokat Rechtsanwalt Vor- und Zuname der Mitarbeiterin/ des Mitarbeiters Stellenausschreibung Ist der Mitarbeiterbedarf ermittelt und eine Stelle zu besetzen, wird diese in einer internen und/oder externen Stellenausschreibung bekannt gegeben. Während man bei internen Stellenausschreibungen schnell und unkompliziert die eigenen Mitarbeiter durch ein Rundschreiben erreicht, müssen bei externen Stellenausschreibungen andere Medien in Betracht gezogen werden. In regionalen und überregionalen Zeitungen werden Stellenanzeigen geschaltet, die auf den Bedarf in der Kanzlei hinweisen und darüber hinaus auch als eine Art Visitenkarte angesehen werden können. Stellenanzeigen im Internet, 33

13 Personalwirtschaft (LF 5) entweder auf der eigenen Homepage oder in Stellenbörsen, ergänzen die Möglichkeiten der Suche bzw. haben sich als Hauptmedium etabliert. Die kostengünstige Variante und die Möglichkeit, eine Anzeige auch über Wochen auf der eigenen Internetseite oder in Online-Jobbörsen zu lassen, sprechen eindeutig dafür. Eine Stellenanzeige ist ein relativ strukturiertes und genormtes Inserat. Sie kann folgende Bereiche unterteilt werden: Wir sind (z. B. Name, Alter und Entwicklung der Kanzlei, Größe und Bedeutung), Wir suchen (z. B. Ausschreibungsgrund, Arbeitsplatzbeschreibung, Stellung in der Hierarchie), Wir bieten (z. B. Gehalt, Sozialleistungen, Betriebsklima, betriebliche Weiterbildungsmöglichkeiten), Wir erwarten (z. B. Ausbildung, Praxiserfahrungen, Kenntnisse und Fähigkeiten, Antrittstermin) und So bewerben Sie sich (Bewerbungsart [Kurzbewerbung, telefonische Bewerbung usw.], an wen gerichtet). Aufgrund der detaillierten Stellenbeschreibung gibt Rechtsanwalt Advokat eine Stellenanzeige in einer Tageszeitung und in einer Internet-Stellenbörse auf: Seit fast 20 Jahren ist die Kanzlei Dirk Advokat kompetenter Berater in allen Rechtsfragen. Werden Sie Teil meines jungen, dynamischen Teams. Unterstützen Sie mich als Rechtsanwaltsfachangestellte(r) (w/m). Dabei übernehmen Sie folgende Aufgaben: allgemeine Sekretariatstätigkeiten in einer Rechtsanwaltskanzlei schriftliche und mündliche Korrespondenz, teilweise auch in Englisch Reisemanagement Das können Sie erwarten: einen interessanten Arbeitsplatz mit abwechslungsreichen Aufgaben eine sehr angenehme Arbeitsumgebung ein engagiertes Team, das Spaß an der Arbeit hat gute Perspektiven für Ihre berufliche Weiterentwicklung ein überdurchschnittliches, an Ihrer Leistung orientiertes Gehalt einen kurzfristigen Eintrittstermin Das bringen Sie mit: eine Ausbildung als Rechtsanwalts- (und Notar)fachangestellte(r) Berufserfahrung in einer Kanzlei oder Rechtsabteilung einer Firma Beherrschung der deutschen Sprache und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sicherer Umgang mit Office-Programmen, Anwalts- und Diktatsoftware einen selbstständigen, gewissenhaften und verantwortungsbewussten Arbeitsstil Organisationstalent, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Leistungs- und Fortbildungsbereitschaft Das ist Ihre Stelle? Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie mir Ihre vollständigen Unterlagen unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins per an Dirk Advokat Rechtsanwalt Marburg (Lahn) Leopold-Lucas-Straße 20 Telefon Quelle nach: Abruf vom AUFGABEN 1. Worin besteht der Unterschied zwischen einer Stellenausschreibung und einer Stellenbeschreibung? 2. Erläutern Sie die Stellenbeschreibung einer Stelle in der Kanzlei Ihres Arbeitgebers. 34