Prozessmanagement Real Estate

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1 Prozessmanagement Real Estate

2 Regina Zeitner Marion Peyinghaus (Hrsg.) Prozessmanagement Real Estate Methodisches Vorgehen und Best Practice Beispiele aus dem Markt

3 Herausgeber Regina Zeitner Hochschule für Technik und Wirtschaft Ingenieurwissenschaften 2 Berlin Deutschland Marion Peyinghaus pom+international AG Frankfurt am Main Deutschland ISBN DOI / ISBN (ebook) Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Springer Vieweg Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2013 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Springer Vieweg ist eine Marke von Springer DE. Springer DE ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media.

4 Vorwort Die Ursprünge des Qualitätsmanagements liegen in der japanischen Automobilindustrie der 1970er-Jahre. Qualitätsstandards, Qualitätskontrollen, Verbesserungsmaßnahmen nach diesen Schlagworten wurden Abläufe effizienter gestaltet und die Produktqualität gesteigert. Im Laufe der Jahre folgten nicht nur andere Regionen auf der ganzen Welt, sondern auch andere Branchen der Idee des Qualitätsmanagements. Auch die Immobilienbranche hat auf diese Managementmethode reagiert und damit begonnen, ihre Unternehmen prozessorientiert auszurichten. Die Implementierung dieser Verfahren befindet sich auf vielen Ebenen noch in der Entwicklung, wobei der Erfolg und die Ausreifung der Prozesse zwischen den Unternehmen variiert. Zudem ist die Wertschöpfungskette im Immobilienmarkt durch eine Abfolge verschiedener Aktivitäten und das Zusammenspiel diverser Akteure geprägt. Diese Segmentierung stellt eine besondere Herausforderung für die Harmonisierung der Schnittstellen zwischen Investment, Asset, Property, und Facility Management dar. Doch gerade an dieser Schnittstellenharmonisierung mangelt es vielfach. Die Folge sind ineffiziente Abläufe und Qualitätsmängel, die sich einerseits in den Kernprozessen, andererseits in den Sekundärleistungen wie Datenmanagement oder Buchhaltung widerspiegeln. Lösungen bieten standardisierte Prozesse, die mit Kunden und Lieferanten abgestimmt sind. Die Prozesse selbst sind in ihrem Leistungsbild eindeutig beschrieben und mit Messgrößen hinterlegt, die IT-Unterstützung ist definiert, und die Anforderungen an die Datenbasis sind klar geregelt. Die übergeordnete Steuerung der Prozesse erfolgt durch ein System von Zielvereinbarungen und Kennzahlen. Zusammen mit dem Risikomanagement garantiert dieses System die fundierte Überprüfung des Unternehmenserfolges. Frohe Botschaften aus einer idealen Welt? Praxisorientiert zeigen Experten aus Wissenschaft und Praxis, wie die Arbeitsweisen immobilienbezogener Unternehmen in dieser idealen Welt verankert werden. Für den vorliegenden Band wurden gezielt Beiträge zu drei Schwerpunkten zusammengestellt: Im ersten Teil wird der aktuelle Stand des Prozessmanagements im Immobilienmarkt vorgestellt und es werden methodische Ansätze zur qualitätsorientierten Unternehmensentwicklung erläutert. Teil zwei fokussiert den Aufbau von Ziel- und Risikomanagementsystemen und präsentiert Konzepte, um immobilienbezogene Risiken V

5 VI Vorwort zu steuern und Chancen zu sichern. Erfahrungsberichte und Best-Practice-Beispiele runden im dritten Teil das Thema Prozessmanagement im Immobilienmarkt ab. Experten aus allen Ebenen des Immobilienmanagements zeigen anschaulich, durch welche Maßnahmen Prozesse effizient gestaltet und die Leistungsqualität gesteigert werden können. Dieses Buch gibt Entscheidungsträgern wegweisende Hilfestellungen und Argumentationsgrundlagen an die Hand, um die Prozessstandardisierung in der Immobilienbranche voranzutreiben und Schnittstellen zwischen den Akteuren zu harmonisieren. Es bietet einen Leitfaden, anhand dessen sich Prozesse einfach gestalten und umsetzen lassen. Die Herausgeber möchten allen Autoren aus Wissenschaft und Praxis ihren ausdrücklichen Dank aussprechen, die zu dieser Publikation beigetragen haben und durch ihre wegweisenden Ausführungen wesentlich daran beteiligt sind, dass diese Zielsetzung erreicht werden kann.

6 Inhaltsverzeichnis Teil I Prozessmanagement: Einflüsse im Immobilienmarkt und methodische Lösungsansätze 1 Prozesse strukturieren, steuern, transformieren: Chancen für die Immobilienbranche... 3 Marion Peyinghaus und Regina Zeitner 2 Der Immobilienmarkt als Finanzmarkt Herausforderungen (auch) für Managementprozesse Axel von Goldbeck 3 Grundlagen und Methoden des Prozessmanagements und der Organisationsentwicklung Gisela Qasim 4 Geschäfts- und Rollenmodelle Björn-Martin Kurzrock 5 Akteure und Leistungsbereiche am Immobilienmarkt Janett Ziola Teil II Immobilienbezogene Chancen und Risiken prozessorientiert steuern 6 Prozessorientierte Weiterentwicklung des Risikomanagements Marc Oliver Blahusch und Carsten Lausberg 7 Proaktives Risikomanagement internationaler Immobilieninvestments Hauke Brede 8 Strategische Zielsysteme und Entwicklung von prozessorientierten Balanced Scorecards Rüdiger Tröndle VII

7 VIII Inhaltsverzeichnis 9 Unternehmerisches Handeln als Management von Chancen und Risiken Marc Weinstock und Peter Scibbe 10 Zur Verankerung von Nachhaltigkeit in Immobilienmanagement-Prozessen 137 Stefanie Liese Teil III Best-Practice-Beispiele prozessbasierter Lösungsansätze im Immobilienmanagement 11 Konzeption und Einführung eines Geschäftsprozessmanagements und der ARIS Philosophie in der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (Zeitraum 2009 bis 2011) Jörg Kayser 12 Integriertes Controlling indirekter Immobilienanlagen Matthias Kath-Burdack 13 Prozessmodellierung als Beitrag zur phasenorientierten Unternehmensentwicklung der Generali Deutschland Immobilien GmbH Britta Roth 14 Erfolgsfaktoren für die Verankerung eines systemintegrierten Datenmanagements in den Kernprozessen des Asset Managements Benjamin Koch 15 Prozessmanagement im Asset Management Unternehmen Best Practice-Ansatz für die professionelle Wertsteigerung institutioneller Immobilieninvestitionen Stephan Seilheimer 16 Im Gleichklang der Interessen: Schnittstellenmanagement als Erfolgsfaktor im Immobilienmanagement Christoph B. Weber 17 Facility Management als integrierter Bestandteil der Prozesslandkarte eines Unternehmens Peter Staub 18 Einfluss internationaler Rechnungslegungsvorschriften auf Serviceprozesse im Projektentwicklungsunternehmen Matthias Tripp 19 Prozessmanagement in der Bauprojektsteuerung Ulrich Schneider, Olaf Bruske und Andreas Krebs Sachverzeichnis

8 Autorenverzeichnis Dr. Marc Oliver Blahusch ist Manager bei der auf den Finanzdienstleistungssektor spezialisierten Unternehmensberatung zeb/rolfes.schierenbeck.associates. Er begleitet Projekte in den Bereichen Organisations- und Prozessberatung, Risikomanagement und Preis- und Produktmanagement. Im Jahr 2011 beendete er das Promotionsstudium an der Johannes Kepler Universität Linz bei Herrn Univ. Prof. Dr. Cocca. Grundlage des Beitrags sind Projekte und Analysen zur Steigerung der Leistungsfähigkeit des Immobilienrisikomanagements durch die Verbindung methodischer und umsetzungsorientierter Themenstellungen. Dr. Hauke Brede verantwortet als Chief Risk Officer den Bereich Risikomanagement und ist Mitglied des Executive und Investment Committees der Allianz Real Estate GmbH, die über einen Immobilienbestand mit einem Verkehrswert von rund 20 Mrd. verfügt. Nach einem Abschluss als Diplom-Kaufmann an der Universität Bamberg und Promotion an der Universität Bern, Schweiz, folgten Anstellungen als Direktor der amerikanischen Beratungsgesellschaft Gen3 Partners in Boston, Projektleiter bei Boston Consulting Group und Chief Operating Officer Risk Management bei der Hypo Group in München. IX

9 X Autorenverzeichnis Dipl.-Ing. Eric Olaf Bruske Architekt & Immobilienwirt, Erststudium der Architektur, Zweitstudium der Immobilienwirtschaft Über 16 Jahre Berufserfahrung Bereich Projektmanagement/ Prozessmanagement für Großprojekte (in der Assmann Gruppe); Leiter der Abteilung Projektmanagement für die Bereiche Qualitäten, Kosten, PM; Seminarleitung an der IKNW sowie weiterer Akademien unterschiedlicher Kammern/ Weiterbildungsinstitute, Mitglied der AKNW. Axel v. Goldbeck ist Sprecher der Geschäftsführung des Zentralen Immobilien Ausschusses e. V. (ZIA). Zuvor war als Partner der Luther Rechtsanwaltsgesellschaft im Bank- und Finanzrecht tätig und hat sich dort schwerpunktmäßig mit Immobilienfinanzierungen befasst. Als Geschäftsführer des ZIA verantwortet er u. a. die Aktivitäten im Bereich der Finanzmarktregulierung, soweit die Immobilienbranche betroffen ist. Hierzu gehört die Einflussnahme und Beratung in Brüssel und Berlin. Matthias Kath-Burdack ist seit 2005 bei der CORPUS SIREO Investment Management S.à r.l. in Luxemburg beschäftigt und verantwortet den Bereich Controlling & Fund-IT. Er begleitete zudem diverse Einzelprojekte wie die Einführung von Prozessund Risikomanagement und Organisationsentwicklung. Nach ersten beruflichen Stationen erfolgte 2002 der Einstieg bei der SIREO Asset Management GmbH. Dort war er bis 2005 in den Bereichen Projektentwicklung, Vertrieb und Controlling tätig. Herr Kath-Burdack absolvierte nach Abitur und Berufsausbildung ein juristisches und betriebswirtschaftliches Studium.

10 Autorenverzeichnis XI Jörg Kayser ist Stabsbereichsleiter Geschäftsprozess- und Projektmanagement der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA). Er studierte Forstwissenschaften in Göttingen und absolvierte anschließend seine Referendariatszeit beim Land Niedersachsen. Seit 1993 ist er für die Bundesvermögensverwaltung, der heutigen BImA tätig, zunächst in der Verwaltung des Bundesforstes, dann im BMF mit dem Projekt Geschäftsprozessoptimierung und IT Einführung Bundesforst später als Leiter der Abteilung Informationstechnologie und Stabsbereichsleiter BALIMA (SAP der BImA). Dipl.-Ing. Benjamin Koch ist als Executive Director bei der CORPUS SIREO Asset Management Commercial GmbH tätig. Als Bereichsleiter im Client Management verantwortet er unter anderem den laufenden Betrieb und die Weiterentwicklung des eingeführten systemintegrierten Datenmanagements, das kundenseitige Reporting und die strategische Immobilienplanung. Vor seinem Eintritt 2006 war er in der Projektentwicklung der DaimlerChrysler Immobilien GmbH beschäftigt. Seine 2003 vorgelegte Diplomarbeit wurde mit zwei Forschungspreisen gewürdigt. Heute hält er einen Lehrauftrag an der IREBS Immobilienakademie. Prof. Andreas Krebs Studium der Architektur, des Bauingenieurwesens sowie Projektmanagement Über 20 Jahre Berufserfahrung Bereich Projektmanagement/ Prozessmanagement (in der Assmann Gruppe); Seminarleitungen an der AKNW/IKNW sowie weiterer Akademien diverser Kammern/Weiterbildungsinstitute; Bereichsleitung Projektmanagement in der Assmann Gruppe; langjährige Hochschultätigkeit im Bereich Projektmanagement/Prozessmanagement an der Hochschule Bochum; Mitglied im Normenausschuss DIN 276 Kostenplanung; Autor div. Fachartikel/ Bücher zu Teilprozessen des Projektmanagements.

11 XII Autorenverzeichnis Dr. Björn-Martin Kurzrock ist seit 2008 Professor als Juniorprofessor für Immobilienökonomie an der TU Kaiserslautern. Dort gestaltet er den Studiengang Facility Management mit und forscht zu Funktionsweisen von Immobilienmärkten und dem Management von bestandshaltenden Immobilienunternehmen. Er ist Dozent an der EBS Universität sowie Referent bei diversen Tagungen und Anlässen. Von 2006 bis 2008 war Dr. Kurzrock bei IPD in Wiesbaden als Head of Research tätig, wo er als wissenschaftlicher Mitarbeiter nach dem Studium an EBS und Georgia State University seine Laufbahn begonnen hatte. Dr. Carsten Lausberg ist Professor am Campus of Real Estate der Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen- Geislingen. Seine Schwerpunkte in Lehre, Forschung und Beratung sind Immobilien-Risiko- und -Portfoliomanagement. Dr. Lausberg absolvierte zunächst eine Banklehre, studierte dann in Deutschland und USA Wirtschaftswissenschaften und arbeitete nach seiner Promotion über Immobilienrisiken als Unternehmensberater, u. a. für die Beratungsgesellschaft Oliver Wyman. Ehrenamtlich leitet er den Arbeitskreis Risikomanagement der Gesellschaft für immobilienwirtschaftliche Forschung (GIF). M.Sc. Stefanie Liese ist als Consultant bei der pom+international GmbH tätig und unterstützt Investoren und Asset Manager bei der Entwicklung von Nachhaltigkeitskonzepten. Dazu zählen die Verankerung von Nachhaltigkeitsanforderungen in den Prozessen sowie die Implementierung von Controllingund Bewertungssystemen. Grundlagen für diese Beratungstätigkeit erarbeitete S. Liese im Rahmen ihrer Abschlussarbeit zum Thema Kennzahlen der Nachhaltigkeit: Bewertung und Beurteilung der Zertifizierungskriterien des DGNB unter Benchmark-Aspekten.

12 Autorenverzeichnis XIII Dr. Marion Peyinghaus studierte an der TU Berlin, der EAPB Paris und an der ETH Zürich Architektur. Im Anschluss wechselte sie 2001 an die Unterversität St. Gallen, um ihre Dissertation zu erstellen, die im Rahmen eines SNF-Stipendiums 2004 am INSEAD, Fontainebleau abgeschlossen wurde. Im Herbst 2004 trat sie bei der pom+consulting AG ein und ist seit 2007 Geschäftsführerin der pom+international AG. Im Frühjahr 2009 gründete sie in Kooperation mit der HTW Berlin das Competence Center Process Management Real Estate. Gisela Qasim spezialisierte sich schon in ihrem Studium der Sozialwissenschaften auf die Fächer Organisationspsychologie, Operations Research und Produktion. Die ersten Arbeitsstellen standen im Zeichen der Prozessoptimierung (Verkehrstelematik, DVD-Produktion) und Organisationsentwicklung (Internet-Startup). Seitdem sammelt sie als freie Beraterin für Organisationsentwicklung, Prozessoptimierung und Qualitätsmanagement in verschiedenen Branchen ihre Erfahrungen, die sie auch immer in ihre Lehraufträge für Immobilienwirtschaftliche Studiengänge einfließen ließ (FH NON, HTW Berlin). Frau Dr. Britta Roth studierte BWL an der Universität Hamburg und promovierte dort im Themenbereich Entscheidungstheorie. Anschließend war sie fünf Jahre für die PwC Unternehmensberatung tätig und führte im Schwerpunkt Projekte zur Prozessoptimierung ausschließlich in der Immobilienbranche durch. Seit 2002 leitet Frau Dr. Roth den Bereich Organisation, Personal und Systeme in der Generali Deutschland Immobilien GmbH (heute Generali Real Estate S.p.A.). In diesem Zusammenhang ist sie nicht nur für die Prozesslandschaft des Unternehmens verantwortlich, sondern begleitet die Unternehmensentwicklung auch durch Change Management.

13 XIV Autorenverzeichnis Dipl.-Ing. Ulrich Schneider Studium des Bauingenieurwesens mit Schwerpunkt Projektsteuerung an der Bergischen Universität Wuppertal Über 20 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Projektentwicklung und Projektmanagement (in der Assmann Gruppe); DVP-zertifizierter Projektmanager in der Bau- und Immobilienwirtschaft; langjährige Seminarleitung an der IKNW zum Thema Projektorganisation; Bereichsleitung Projektvorbereitung der Assmann Gruppe; Autor/Mitautor diverser Fachartikel/Bücher zu verschiedenen Teilprozessen des Projektmanagements. Dr. Peter Scibbe ist bei der Umsetzung strategischer Projekte praktisch mit der Weiterentwicklung von Chancen- und Risikomanagementsystemen befasst. In dieser Funktion ist der promovierte Diplom-Geograph praktisch mit der Weiterentwicklung von Chancen- und Risikomanagementsystemen befasst. Den Zugang zum Thema CMRS fand der promovierte Diplom-Geograph zum einen als Leiter des Bereiches Research in einem großen Immobilienunternehmen, zum anderen als Berater, u. a. bei der Bewertung großvolumiger Immobilienbestände, verschiedener Ankaufsverfahren und der Durchführung von Portfolioanalysen. Dr. Stephan Seilheimer MRICS ist seit 2009 Mitarbeiter der Bilfinger Real Estate Argoneo GmbH, Frankfurt. Dort leitet er den Bereich Policies & Procedures/Audit. Er ist Dozent Immobilien-Asset und Portfolio Management an der FH Frankfurt. Vor seiner Tätigkeit bei argoneo war er mehrere Jahre als Consultant und Projektleiter bei privaten und öffentlichen Immobilienunternehmen in Essen, Berlin, Düsseldorf und Frankfurt tätig, zuletzt bei einem großen Asset-Manager. Im Rahmen der Forschungs- und Beratungstätigkeiten entstanden zahlreiche Publikationen sowie Vorträge auf nationalen und internationalen Kongressen.

14 Autorenverzeichnis XV Dr. Peter Staub promovierte 1996 an der ETH Zürich über Facility Management. Die Forschungsergebnisse stießen auf große Nachfrage in der Praxis, so dass 1996 die Firma pom+consulting AG gegründet wurde. Die Firma hat sich in der Schweiz als Vorreiter in der Immobilienberatung etabliert und ist seit 2009 auch in Deutschland tätig. Zu den Pionierleistungen gehört die prozessorientierte Integration des FM in das St. Galler Managementmodell. Heute unterstützt pom+unternehmen in strategischen Fragen, bei der Prozessund Kostenoptimierung sowie beim Aufbau effizienter Datenu. Kennzahlensystemen. Matthias Tripp Nach dem Abschluss als Diplom Ökonom war Matthias Tripp drei Jahre als Unternehmensberater für Finanzinstitute tätig wechselte er mit dem Eintritt in die Vivico, der heutigen CA Immo Deutschland GmbH, in die Immobilienwirtschaft. Hier nahm er als Bereichsleiter Portfoliomanagement, kaufmännischer Leiter und seit 2008 als Geschäftsführer Führungsfunktionen in verschiedenen Servicebereichen wahr und verantwortete die 2006 erfolgte Einführung der IFRS, nach denen seit dem Erwerb der Vivico durch die börsennotierte CA Immo im Jahr 2008 quartalsweise an die Konzernzentrale berichtet wird. Rüdiger Tröndle Nach 2. juristischen Staatsexamen 1999 Einstieg in die Unternehmens-Beratung Wechsel zum internen IT- und Organisations-Dienstleister der Union Investment Gruppe. Seit 2005 Leitung der Abteilung Fachbereichsbetreuung Immobilien. Durchführung von Outsourcing-, Reorganisations- und Business Development-Projekten für die am Immobilieninvestmentprozess beteiligten Fachbereiche. Schwerpunkte lagen in der Einführung von Steuerungs- und Kennzahlen-Systemen, Sourcingkonzepten für das Immobilien Asset Management, Einführung einer Fondsmanagement- Struktur sowie eines SAP-basierten Data-Warehouse.

15 XVI Autorenverzeichnis Christoph B. Weber ist Geschäftsführer von zwei Immobilienmanagement-Gesellschaften, die als Tochtergesellschaften der Bilfinger Real Estate GmbH zum weltweit tätigen Engineering- und Servicekonzern Bilfinger gehören. Mit mehr als 35 Mrd. Assets under Management ist Bilfinger Real Estate der größte deutsche Dienstleister für Immobilienmanagementleistungen, mit Kunden in vielen Ländern Europas. Zuvor nahm Christoph B. Weber in verschiedenen Immobilienunternehmen Führungsfunktionen im Portfoliound Asset Management sowie in der Projektentwicklung wahr. Dr. Marc Weinstock ist Sprecher der Geschäftsführung der DSK Deutsche Stadt- und Grundstücksentwicklungsgesellschaft mbh & Co. KG, Mitglied im Präsidium des ZIA sowie Vorsitzender der Bundesfachkommission Stadtentwicklung und Immobilienwirtschaft im Wirtschaftsrat Deutschland. Der promovierte Diplom-Kaufmann hat sich in Publikationen, Vorträgen und Lehraufträgen mit der Theorie von CRMS auseinandergesetzt und diese in seiner beruflichen Laufbahn bei verschiedenen Unternehmen implementiert. Dr. Regina Zeitner studierte an der FH Coburg und der TU Berlin. Nach mehrjähriger Berufstätigkeit wurde sie 2000 wissenschaftliche Mitarbeiterin im Fachgebiet Planungs- und Bauökonomie an der TU Berlin. Von 2003 bis 2005 hatte sie eine Verwaltungs-Professur im Fachgebiet Bau- und Immobilienwirtschaft an der FH NON inne und promovierte 2005 an der TU Berlin. Seit 2005 ist sie Professorin für Facility Management an der Hochschule für Technik und Wirtschaft gründete sie in Kooperation mit der pom+group AG das Competence Center Process Management Real Estate. Janett Ziola schloss ihr Masterstudium in Facility Management an der HTW Berlin und an der Beuth Hochschule für Technik Berlin ab. Während des Studiums war sie im Competence Center Process Management Real Estate und als Tutorin in den Bereichen Immobilien- und Projektmanagement tätig. Der Schwerpunkt ihrer Studienarbeiten lag im Portfoliomanagement, Energiemanagement und CAFM. Derzeit ist sie bei einem der größten deutschen Dienstleister für integriertes Facility Management als Leiterin des Bereiches CAFM verantwortlich für die Systemintegration und Begleitung von Großprojekten.