Flexible Kennzahlenanalysen erfordern flexible Systeme

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1 Flexible Kennzahlenanalysen erfordern flexible Systeme Die Anforderungen an das Controlling steigen gerade in mittelständischen Unternehmen permanent. Doch nur wer über die notwendigen Instrumente verfügt, diese schnell und zuverlässig zu erfüllen, kann auch mittel- und langfristig in sicherem Fahrwasser am Markt agieren. Zum einen fordern externe Institutionen transparente Geschäftskennzahlen; in Zeiten knapper finanzieller Ressourcen kann beispielsweise die Auskunftsfähigkeit gegenüber Investoren und Analysten existenzentscheidend sein. Auch gute Ratings im Rahmen der Kreditvergabe nach Basel II sind nur über vollständige Kennzahlenanalysen zur realistischen Darstellung des Geschäftsrisikos zu erreichen. Die Einstufung durch Rating-Agenturen oder Banken entscheidet letztendlich über die Kredit-Konditionen beziehungsweise ob überhaupt ein Bankenkredit vergeben wird ein kritischer Punkt für viele mittelständische und kleine Unternehmen. Aber auch das interne Controlling spielt eine immer größere Rolle. So verlangen die Organisation in unternehmensinternen Profit-Centern und die eng gesteckten Berichts-Verpflichtungen gegenüber Muttergesellschaften dem Controller in immer kürzeren Zeitzyklen aktuelle und hochqualitative Ergebnisse ab. Anpassbare und bedienerfreundliche Systeme gesucht Hinzu kommen die gestiegenen Anforderungen an die Flexibilität des Controllings, das sich in einem dynamischen Umfeld von Übernahmen, Verkäufen und Reorganisationen permanent an neue Unternehmens- und Konzernstrukturen anpassen muss. Und die Management-Ebene benötigt im schnelllebigen Wettbewerbsumfeld ständig aktuelle Analysen als Entscheidungsgrundlage für vorausschauende und marktgerechte Strategien. Die Aufforderung, dem Finanzchef oder dem Vorstand kurzfristig neue Auswertungen zur Vorbereitung von außerordentlichen Strategie-Meetings oder Krisensitzungen zur Verfügung zu stellen, gehört mittlerweile zum 1

2 Arbeitsalltag jedes Controllers. Die ideale Unterstützung in dieser Situation ist ein hochflexibles, bedienerfreundliches Auswertungssystem mit aktueller Datenbasis, über das der Controller selbst die geforderten individuellen Analysen ad hoc zusammenstellen und "auf Knopfdruck" in ansprechender Form präsentieren kann. ABC-Analyse Auswertung in Sekundenschnelle Ernüchternder Ist-Zustand in den Unternehmen Die Realität sieht in den meisten Unternehmen jedoch leider anders aus. Hier sind vorwiegend starre Systeme anzutreffen, die nicht für komplexe Analysen geeignet sind, weil sie langwierige und mühsame Recherchen mit komplizierten technischen Abfrage- Mechanismen erfordern. Bei kurzfristigen Anfragen, die immer öfter on top zur Routinearbeit dazukommen, sind Überstunden und Wochenend-Arbeit vorprogrammiert und das nicht selten mit unbefriedigendem Ergebnis: Manche Daten, die im individuellen Fall die optimale Entscheidungsgrundlage für strategische Maßnahmen wären, sind mit dafür nicht konzipierten Systemen schlichtweg unmöglich zu ermitteln. Der Alltag: Behelfslösungen via ERP-System Leistungsfähige ERP (Enterprise Resource Planning)-Systeme sind inzwischen in fast allen Unternehmen im Einsatz. Hier haben vor allem zwei planbare, da absehbare äußere Ereignisse den entscheidenden Schub ausgelöst. So wurden die System- Umstellungen mit dem Jahrtausendwechsel und der Euro- Einführung ernst genommen, sorgfältig geplant und als Chance genutzt, das operative Geschäft in innovativen, durchgängig systemgestützten Prozessen abzubilden. Am Markt standen hierfür die zweite und dritte Generation ausgereifter ERP-Systeme von 2

3 etablierten Anbietern zur Verfügung. Auch die Controller arbeiten meist mit diesen Systemen, in die inzwischen standardmäßig Module für das Controlling beziehungsweise Finanz- und Rechnungswesen integriert sind. Das grundsätzliche Problem ist:, dass sich ERP-Systeme aufgrund ihrer ursprünglichen Bestimmung und Konzeption nicht für komplexe Controlling-Aufgaben eignen. Konzeptioneller Widerspruch Der Widerspruch liegt in der Aufgabenstellung und der daran angepassten Datenhaltung: ERP-Systeme sind speziell für operative, transaktionsorientierte Aufgaben im ganzen Unternehmen entwickelt worden. Es ist ihre Aufgabe, große Datenmengen auf unterster operativer und damit der Ebene der einzelnen Belege zu verarbeiten und dabei möglichst wenig Speicherplatz zu verbrauchen. Die optimale Datenbanktechnologie für diese Anforderung ist die relationale Datenhaltung; in der Regel ist daher eine relationale Datenbank die Basis von ERP-Systemen. Controlling-Aufgaben spielen sich jedoch nicht auf der Ebene der Einzelbelege ab. Verdichtete Daten Im Gegensatz zur operativen, transaktionsorientierten Dokumentation geht es beim Controlling um die Analyse der verdichteten Daten, also um die Ergebnisse im Bereich der aggregierten Kennzahlen. Analysen und daraus abgeleitete Handlungsempfehlungen sind die eigentlichen Aufgaben des Controllers. Eine typische Fragestellung lautet beispielsweise: Wie sieht der kumulierte Deckungsbeitrag über alle Kunden, Regionen oder Produkte aufgeteilt nach den Vertriebsbeauftragten aus? Diese Analysen beginnen nicht mit den Einzelbelegen, sondern bewegen sich im hoch verdichteten Datenbereich aus allen Belegen, wobei die Möglichkeit der Rückverfolgung der Daten bis zur Basis, der Drill Down bis auf den Einzelbeleg, ein gern gesehenes Feature und inzwischen eine Standardfunktion in spezifischen Analyse- Systemen ist. 3

4 Verschiedene Lösungsformen Um den Anforderungen der Controller und der anderen analytisch arbeitenden Personen im Unternehmen zu entsprechen, werden in der Unternehmenspraxis unterschiedliche systemtechnische Ergänzungen zum ERP-System entwickelt. Meist handelt es sich um selbstgestrickte Hilfsmittel, die in Zusammenarbeit mit der IT- Abteilung zur Erleichterung des Controller-Alltags entstehen. Vor diesem Hintergrund sind heute folgende typischen Lösungsformen im Einsatz: Fest programmierte Berichte innerhalb des ERP-Systems Die IT-Abteilung oder ein externer IT-Dienstleister erstellt vorgegebene feste Reports als Auswertungen der ERP-Daten. Diese Berichte sind aufwändig zu erstellen, die Möglichkeiten der Anpassung bei Veränderungen sind beschränkt. Da zur Aktualisierung der Reports jeweils komplexe SQL-Abfragen an die relationale Datenbank nötig sind, muss sich der Controller bei jedem Durchlauf auf das Know-how des IT-Experten verlassen, und es ergeben sich oftmals sehr lange Durchlaufzeiten in der Datenbank. Beim Einsatz mehrerer ERP-Systeme wird darüber hinaus die Erstellung ganzheitlicher Berichte mit kombinierten Daten problematisch bis unmöglich. Die Nachteile, die mit diesem Ansatz verbunden sind, liegen auf der Hand: Der Controller ist auf die Programmierkenntnisse der IT-Experten angewiesen. Auf neue, mit viel Aufwand zu erstellende Berichte muss er oft lange warten. Auch in der IT-Abteilung schlägt regelmäßig der hohe Erstellungsaufwand für neue Berichte zu Buche. Ad-hoc-Berichte und -Analysen können nicht durchgeführt werden, und für die Planung sind diese Systeme gänzlich untauglich. Das Fazit: Hier trifft die dynamische Controller-Welt auf ungeeignete statische IT-Systeme. Exportdateien und -datenbanken zur eigenen Berichterstellung Um dem Controller größere Unabhängigkeit einzuräumen, werden ihm die ERP-Daten von der IT-Abteilung oft als Exportdateien im ASCII-Format oder in einer eigenen relationalen Datenbank wie Microsoft Access zur Verfügung gestellt. Ist der Controller 4

5 technisch so versiert, dass er SQL-Statements formulieren kann, lassen sich diese Exportdateien bzw. -datenbanken von ihm selbst erstellen. Er greift dazu direkt auf die Vorsysteme zu und filtert die von ihm benötigten Daten über seine SQL-Abfragen heraus. Diese verarbeitet er dann manuell in der vertrauten Excel-Oberfläche in selbst definierten Reports weiter. Auch diese Möglichkeit ist nur eine Behelfslösung mit zahlreichen Mankos: Der Controller benötigt ein tiefes IT-Wissen, seine Expertise und Schwerpunkte der täglichen Arbeit verlagern sich von den eigentlichen Controlling-Aufgaben hin zu IT-technischen Tätigkeiten. So ist beispielsweise der Aufwand für die Erstellung des monatlichen Standardreportings sehr hoch. Zwar ist der ITversierte Controller unabhängiger und flexibler in der Erstellung von individuellen Ad-hoc-Berichten, aber auch diese benötigen einen großen Zeitaufwand. Dazu kommen die Schwierigkeiten, die mit der Verwendung von Excel als Berichtsplattform verbunden sind. Die Grenzen von MS Excel Bei der Integration aller benötigten Berichts-Kennzahlen entstehen oft sehr große, langsam reagierende und mühsam zu bearbeitende Excel-Mappen, in denen Änderungen nur mit hohem Aufwand durchzuführen sind. Die in Excel gesetzte Obergrenze von Elementen macht zudem die Auswertungen über größere Datenbestände problematisch. Bei der Analyse einer umfangreichen Kundenliste beispielsweise ist es nicht möglich, ein "Top-Ten- Ranking" zu erstellen, wenn der Kundenstamm mehr als Kunden umfasst. Die Excel-Berichte sind zudem sehr fehleranfällig; Zahlendreher und Verknüpfungsfehler sind beispielsweise fast schon Standardfehler bei der manuellen Bearbeitung. Gravierend ist das zeitraubende Verteilungsproblem. Die Daten werden nicht an zentraler Stelle bearbeitet und stehen nicht für alle Zugriffsberechtigten zur Verfügung, sondern werden in jeder einzelnen Excel-Mappe gespeichert und bearbeitet. Der Controller verbringt einen Großteil seiner Arbeitszeit mit der Verteilung der Kopien an die zuständigen Stellen und in die richtigen Ordner. Abstimmungen und die durchgängige Korrektur von bereits verteilten Berichten sind nervenaufreibend und fehlerträchtig. 5

6 Mängel im Teamwork Die fehlende Teamwork-Technologie mündet in komplizierte Verknüpfungsmechanismen und eine Festplatten-Rallye, der ITorientierte Controller wird zum Datenknecht und kann seinen eigentlichen Aufgaben nicht mehr nachkommen. Eine weiterer zweifelhafter Effekt: Der Controller, der schon zur Durchführung der üblichen Reporting-Runden ein extrem hohes Spezialwissen aufgebaut hat, wird zum unersetzlichen Experten hinsichtlich der Beschaffung und Aufbereitung der benötigten Kennzahlen. Er verfügt in diesem Sinne über ein typisches Herrschaftswissen für ihn selbst aus Karrieregründen möglicherweise wünschenswert (aber auch extrem belastend), für das Unternehmen jedoch stets eine nachteilige Entwicklung. Data Warehouse aus der IT-Abteilung Ein Data Warehouse, das von der IT-Abteilung ohne Fachseite aufgebaut wurde, bringt keine wesentlichen Vorteile hinsichtlich der analytischen Kennzahlen-Auswertung. Im besten Fall ist die zur Verfügung stehende Datenbasis umfangreicher und konsistenter als in den Vorsystemen. Im Grunde handelt es sich jedoch lediglich um eine bessere Schnittstelle für die manuelle Weiterverarbeitung der Daten in Excel, mit allen zuvor beschriebenen Mankos. Diesem Data Warehouse fehlen die notwendigen fachabteilungsspezifischen Strukturen und Berechnungen, die für Auswertungszwecke dringend benötigt werden. Die abteilungsübergreifenden Auswirkungen Fehlende Analyse-Funktionen belasten die Controlling-Abteilung. Die derzeit vielerorts üblichen Systemlösungen bieten keine geeignete Unterstützung für ein modernes Controlling und sind somit nicht zeitgemäß. Nicht nur die Controlling-Abteilung bekommt das zu spüren; auch die IT-Abteilung und natürlich die Entscheiderbeziehungsweise Management-Ebene ist täglich betroffen. Die verzahnten Arbeitsprozesse werden unter diesen Bedingungen nicht als konstruktive Zusammenarbeit, sondern eher als belastende gegenseitige Abhängigkeit wahrgenommen. Das 6

7 Problem verschärft sich hinsichtlich der nötigen Abstimmungen zwischen IT und Controlling, wenn die IT wie immer häufiger üblich ausgelagert und von externen Partnern betrieben wird. Bastelstunde statt Controlling Die Auswirkungen auf die verschiedenen Funktionsbereiche sind in fast allen mittelständischen und großen Unternehmen bekannt, sie beeinflussen das Tagesgeschäft vieler Organisationen: Controller verbringen heute als Excel-Bediener im Schnitt 80 Prozent ihrer Arbeitszeit mit unbefriedigenden Routineaufgaben wie Berichtsaufbau und -verteilung oder Abstimmungsprozessen in Planungsrunden. In zahlreichen Sonderschichten werden darüber hinaus die geforderten individuellen Zusatzreports für das Management möglichst schnell in Excel zusammengebastelt. Für das eigentliche Controlling, die Interpretation der Reports und die Ableitung von Handlungsempfehlungen für die Entscheider, bleibt nicht genügend Zeit übrig. Planung und Simulation als erfolgskritische Faktoren Der vielleicht wichtigste Ansatz für die Entscheider im Unternehmen ist jedoch die Möglichkeit, zukünftige Entwicklungen, Marktchancen und Risiken, fundiert zu analysieren und realistisch einschätzen zu können. Hier spielen die Planungs- und Simulationsfunktionen des Controlling-Systems eine große Rolle und spätestens an dieser Stelle stoßen die derzeit üblichen ERP- Zusatzlösungen an ihre Grenzen. Nur auf der Basis eines zuverlässigen Forecasts beispielsweise können Entscheider frühzeitig die richtigen strategischen Maßnahmen einleiten. Und im Idealfall kann der Controller direkt online durchspielen, wie genau sich das Unternehmensergebnis verändert, wenn in die Entwicklung des Produkts xy ein neuer Zulieferer mit anderen Konditionen einbezogen würde. Diese heute benötigten Funktionen für Reporting, Analyse, Planung und Simulation kann nur ein Informationssystem bieten, das nicht auf operativer Ebene mit entsprechendem relationalen Datenmodell agiert. Die geeignete Controlling-Plattform bilden spezielle analytische Systeme mit multidimensionaler 7

8 Datenhaltung, die Business-Intelligence-Systeme. Die Daten werden hier in einer OLAP (Online Analytical Processing)- Datenbank gespeichert und analysiert. Abgesehen von den schnellen, flexiblen Reporting- und Analysefunktionen eröffnet die zentrale Controlling- und Planungsumgebung enorme Optimierungschancen im Hinblick auf die damit verbundenen unternehmensweiten organisatorischen Prozesse. Cubeware machts vor Vor diesem Hintergrund bietet der deutsche BI- Spezialist Cubeware mit dem Cubeware Analysesystem ein leistungsstarkes Lösungspaket für fachabteilungsorientiertes Analysieren, Planen und Reporten. Das System ist einfach und schnell zu implementieren, hat eine intuitive Bedieneroberfläche und verfügt über vielfältigste, ausgereifte Funktionalitäten für individuelle und dynamische Controllingaufgaben. Ein System heißt dabei auch ausdrücklich: kein Baukasten mit verschiedensten, zusammengekauften Produkten, die unter einer Marke angeboten werden. Es bedeutet vielmehr überall, wo Cubeware draufsteht, ist auch ausschließlich Cubeware-Entwicklung und Know-how drin. Dass wir damit im Sinne unserer Kunden auf dem richtigen Weg sind zeigt die aktuelle Zahl von weltweit mehr als Installationen. Dabei kommt uns zugute, dass wir komplett eigenfinanziert und technologisch abgesichert agieren, da unsere Lösungen flexibel in der Plattformwahl und unabhängig von operativen Vorsystemen sind. Das Cubeware Analysesystem fügt sich nahtlos in die Welten von Microsoft und SAP ein und integriert viele führende OLAP-Datenbanken wie MS Analysis Services, Applix TM1, MIS Alea und MIK-OLAP DB. Hermann Hebben, Gründer und Geschäftsführer der Cubeware GmbH, Rosenheim 8

9 Ergänzendes zu Cubeware Die 1997 gegründete Cubeware GmbH mit Sitz in Rosenheim und Niederlassungen in Berlin, Düsseldorf und im Rhein/Main-Gebiet (Pfungstadt) ist einer der führenden Anbieter von Business Intelligence (BI)-Lösungen im deutschsprachigen Raum. Das Angebot des OLAP-Spezialisten umfasst leistungsstarke Komplett-Lösungen für Analyse, Planung und Reporting sowie Connectivity-Werkzeuge für den Datenimport aus unterschiedlichen Vorsystemen. Seine Produkte sind plattformunabhängig, flexibel skalierbar und nahtlos in die Welten von Microsoft und SAP integriert dies belegen das Label Microsoft Gold Certified Partner und die Anerkennung des Cubeware Analysesystems als SAP Certified Integration. Mit seinem Leistungsangebot adressiert Cubeware vor allem Controlling- und Fachabteilungen in mittelständischen Unternehmen und Großkonzernen. Der Vertrieb und die Projektrealisierung erfolgen entweder direkt oder über das stetig wachsende Netz zertifizierter Business Partner in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Das OEM-Geschäft und damit die Einbindung der Cubeware-Produkte in Lösungen anderer BI- und ERP-Anbieter bildet die dritte Vertriebssäule des Unternehmens. Weltweit sind mehr als Installationen der Cubeware Managementinformations- und Controllingsysteme im Einsatz. Cubeware agiert von Beginn an eigenfinanziert und unabhängig und beschäftigt heute über 40 Mitarbeiter. Zu den Kunden zählen Unternehmen der unterschiedlichsten Branchen wie beispielsweise Abbott, Azag, AOK Brandenburg, Bertelsmann Stiftung, DaimlerChrysler, Danone Österreich, Gabor Shoes, Kaufhof Warenhaus, Plaut Salzburg, Saeco, Viessmann, Zwilling. Weitere Informationen sind unter abrufbar. Weitere Informationen Presse-Ansprechpartner Cubeware GmbH ars publicandi GmbH Monika Düsterhöft Martina Schmitz Mangfall Straße 37 Schulstraße 28 D Rosenheim D Rodalben fon: +49/(0)8031/ fon: +49/(0)6331/ fax: +49/(0) 8031/ fax: +49/(0)6331/ Über ein Belegexemplar würden wir uns sehr freuen 9