UBS BESR e-list. Überwachen Sie Ihre Forderungen.

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1 ab UBS BESR e-list. Überwachen Sie Ihre Forderungen.

2 Inhalt Kurzbeschrieb 3 Allgemeine Informationen 1. Grundlagen von UBS BESR e-list 3 Detaillierte Informationen zur Bedienung 2. Schaltflächen 5 3. Erfassen von neu bedruckten UBS BESR oder UBS BESR Quick Einzahlungsscheinen 6 4. Rechnung ausstellen 8 5. Begleitbrief erstellen 9 6. Rechnungen filtrieren/ suchen 9 7. Rechnungen mahnen Zahlungseingänge verarbeiten Sicherheitskopie erstellen Hilfe 12 2

3 Kurzbeschrieb Allgemeine Informationen Ein Assistent unterstützt Sie dabei, die Referenznummern Ihrer Einzahlungsscheine in der Software zu erfassen. Sobald Sie einen Einzahlungsschein an einen Debitor herausgeben, erfassen Sie die Zahlungsdetails beim entsprechen den Eintrag in UBS BESR e-list. An einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt können Sie via UBS e-banking einen Download der eingegangenen BESR-Daten vornehmen. Dabei werden die offenen Posten automatisch abgeglichen. UBS BESR e-list unterstützt Sie auch beim Ausstellen und Verarbeiten von Mahnungen. Falls Sie bereits eine Debitorenbuchhaltung führen und nur auf die Referenznummern der Zahlungseingänge angewiesen sind, fällt der ganze Erfassungsaufwand weg. Ein einfacher Download genügt und Sie können die gewünschten Daten innert kürzester Zeit entweder ausdrucken, am Bildschirm anzeigen lassen oder in einem von Ihnen gewählten Format abspeichern. 1. Grundlagen von UBS BESR e-list 1.1 Für wen ist die Software UBS BESR e-list gedacht? Die UBS BESR e-list Software eignet sich für alle Anwender, die mit UBS BESR oder UBS BESR Quick Einzahlungsscheinen arbeiten. Sie verwaltet den Einzug von Forderungen in Schweizer Franken innerhalb der Schweiz mittels «Bankeinzahlungsschein mit Referenznummer» (BESR). Die UBS BESR e-list Software dient in diesem Zusammenhang als Ersatz für die papiergebundene Debitorenliste. 1.2 Wie funktioniert die Software UBS BESR e-list? Als Erstes generieren Sie Ihre bedruckten UBS BESR oder UBS BESR Quick Einzahlungsscheine in der Software. Ein Assistent unterstützt Sie beim Erfassen der BESR-Formulare und generiert automatisch die zu Ihren Formularen passenden Einträge in der Debitorenliste. Danach erstellen Sie in UBS BESR e-list Rechnungen, die Sie zusammen mit den entsprechenden Einzahlungsscheinen Ihren Zahlungspflichtigen zustellen. Jetzt brauchen Sie nur noch die Zahlungseingänge abzuwarten und zu einem von Ihnen bestimmten Zeitpunkt über UBS e-banking die Referenznummern abzuholen. Zum Schluss gleichen Sie die «offenen Posten» (entstanden durch die Rechnungserstellung in UBS BESR e-list) ab, indem Sie die Referenznummern darin automatisch verarbeiten bzw. einlesen. Selbstverständlich können Sie «offene Posten» auch in einer anderen Debitorenbuchhaltung generieren und die Referenznummern darin einlesen. Denn Referenznummern sind standardisiert und lassen sich deshalb je nach Software- Einsatz unterschiedlich nutzen. 1.3 Bezugsquellen UBS BESR e-list ist kostenlos von der Internetseite der UBS AG Switzerland zu beziehen: AG zu beziehen: 3

4 1.4 Die wichtigsten Funktionen im Überblick Debitorenliste erstellen Rechnungen ausstellen Rechnungen mahnen Zahlungen verarbeiten Zusatzfunktionen Rechnungen löschen Begleitbriefe erstellen 1.5 Mindestsystemanforderungen Betriebssysteme Windows 2000 Windows XP Windows Vista Hardware Pentium II oder höher 32MB freier Arbeitsspeicher Freier Festplattenspeicher für die Installation: 20MB Internet-Zugang (Analog, ISDN oder ADSL) 1.6 Installationsanleitung 1. Laden Sie die UBS BESR e-list Software unter dem Menüpunkt Software & Tools von der UBS e-banking Homepage « auf Ihren Computer. 2. Achten Sie darauf, dass vor der Installation keine anderen Anwendungen geöffnet sind. 3. Führen Sie das File ubslist32.exe durch Doppelklick auf Ihrer Festplatte aus, um die Installation zu starten. 4. Lesen Sie die Lizenzvereinbarung und klicken dann auf Ja, um diese zu akzeptieren. 5. Möchten Sie die UBS BESR e-list Dateien in einem anderen Zielordner installieren, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen einen Ordner aus. 6. Klicken Sie auf Weiter, um mit der Installation zu beginnen. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird eine Meldung angezeigt, die besagt, dass UBS BESR e-list erfolgreich installiert wurde. 1.7 Personalisierung Beim ersten Start der UBS BESR e-list Software werden von Ihnen als Rechnungssteller Informationen wie Name und Adresse verlangt. Diese Angaben werden automatisch für den Begleitbrief als Absenderadresse übernommen. Unter Optionen Einstellungen können Sie diese Einträge jederzeit ändern. 1.8 Programmeinstellungen Wählen Sie den Befehl Einstellungen aus dem Menü Optionen, um die generellen Einstellungen vorzunehmen. Meine Anschrift Hier können Sie Ihre Angaben als Rechnungssteller, die beim ersten Start definiert wurden, jederzeit ändern. Ansicht Als Rechnungssteller können Sie wählen, wie lange Sie verbuchte Rechnungen weiter in der Debitorenliste sehen möchten. Als Standardwert werden 15 Tage gesetzt. Der eingegebene Wert muss grösser als «0» sein. Internet Hier werden die Einstellungen für die Internetverbindung Ihres Computers vorgenommen. Weitere (Datenbank beim Programmstart indizieren) Ist diese Option aktiviert, werden die Indexdateien bei jedem Start von UBS BESR e-list neu erstellt. So wird sichergestellt, dass nie mit defekten Indexdateien gearbeitet wird. Bitte beachten Sie: Bevor Sie die Software UBS BESR e-list zum Abrufen von eingegangenen BESR-Zahlungen verwenden können, ist es erforderlich, eine Einstellung im UBS e-banking vorzunehmen. Gehen Sie dazu bitte in der oberen Navigation des UBS e-banking auf Einstellungen und dann links auf Zahlungen. Wenn Sie BESR anklicken, finden Sie unter anderem den Unterpunkt BESR-Erstumstellung. Hier können Sie das gewünschte Gutschriftskonto auswählen. Ein Abgleich mit Ihren BESR-Daten ist nur mit denjenigen Belastungen möglich, die auch mit diesem Programm erstellt wurden. Rechnungen, die Sie vorher ausgestellt haben, müssen Sie manuell abgleichen. 4

5 Detaillierte Informationen zur Bedienung 2. Schaltflächen Mit dieser Option werden bei Erhalt neuer Einzahlungsscheine die neuen Rechnungsnummern für die Liste generiert. Mit dieser Schaltfläche erstellen Sie neue Forderungen, die Sie in Rechnung stellen möchten. Wählen Sie einen noch nicht benutzten Einzahlungsschein aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung ausstellen. Müssen Sie eine in Rechnung gestellte Forderung annullieren, haben Sie die Möglichkeit, diese anzuwählen und zu löschen. Damit löschen Sie auch den «offenen Posten» mit der zugehörigen Referenznummer, die auf dem für diese Rechnung verwendeten Einzahlungsschein ursprünglich generiert wurde. Es können diverse Filter gesetzt werden. Diese wirken sich auch auf bereits bezahlte Rechnungen aus. Beispiel: Zeige alle Rechnungen, die vom xx bis xx ausgestellt worden sind. Wurde eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, kann diese gemahnt werden. Dazu wird dieselbe Forderung neu in Rechnung gestellt. Die neue Rechnung ersetzt die ursprüngliche mit der entsprechenden Referenznummer. Beide Rechnungen werden auf der Liste geführt, wobei die Originalrechnung nicht mehr angezeigt wird. Damit ist es egal, mit welchem Einzahlungsschein bzw. mit welcher Referenznummer der Kunde die Forderung begleicht (siehe Kapitel 7, Schritt 5). Mit dieser Funktion wird der automatisierte Mechanismus zur Verbuchung der Eingänge ausgelöst. Das online bereitgestellte File wird automatisch via Datentransfer abgeholt und mit den «offenen Posten» abgeglichen. Bei Betragsdifferenzen wird die Verbuchung trotzdem durchgeführt, was aber durch die Statusanzeige angegeben wird. Startscreen mit einzelnen Schaltflächen 5

6 3. Erfassen von neu bedruckten UBS BESR oder UBS BESR Quick Einzahlungsscheinen Schritt 1: Rechnungen generieren Um neue Einzahlungsscheine mit entsprechenden Referenznummern in der Debitorenliste zu generieren, wählen Sie den Befehl Rechnungen generieren aus dem Menü Rechnungen oder klicken auf die entsprechende Schaltfläche im Hauptfenster. Der Assistent wird geöffnet und führt Sie schrittweise durch die Verarbeitung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um den Ablauf fortzusetzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um zum jeweils vorherigen Schritt zurückzukehren. Schritt 2: Referenznummer Geben Sie die 27-stellige Referenznummer des ERSTEN Einzahlungsscheins (jener mit der tiefsten Rechnungsnummer) ein. Die Referenznummer verfügt über eine Prüfziffer, welche die korrekte Eingabe sicherstellt. 6

7 Schritt 3: Anzahl BESR-Formulare Geben Sie die Anzahl der zu generierenden Rechnungen (= Anzahl BESR-Formulare) ein. Schritt 4: Intervall der Rechnungsnummern Bestimmen Sie jetzt das Intervall der Rechnungsnummern. Falls die Ihnen vorliegenden Einzahlungsscheine aufsteigende Rechnungsnummern aufweisen, geben Sie das entsprechende Intervall ein. Der Assistent wird diese Informationen verwenden, um die Rechnungs- und Referenznummern aller Belege automatisch zu berechnen. Falls die Ihnen vorliegenden Einzahlungsscheine alle dieselben Rechnungsnummern aufweisen, wählen Sie das Dialogfeld fixierte, einheitliche Rechnungsnummer. Schritt 5: Rechnungen generieren Sie haben nun alle für die Verarbeitung notwendigen Daten eingegeben. Mit diesem letzten Schritt erhalten Sie eine Übersicht, welche Rechnungsnummern der Assistent generieren wird. Bitte stellen Sie sicher, dass die angezeigten Rechnungsnummern den Referenznummern Ihrer Einzahlungsscheine entsprechen. Die so generierten Einträge erhalten den Status «Unbenutzt». Das Klicken auf die Schaltfläche Fertig stellen löst die Generierung aus und schliesst den Assistenten. 7

8 4. Rechnung ausstellen Um eine neue Forderung in Rechnung zu stellen, markieren Sie eine Rechnungsnummer aus der Debitorenliste mit dem Status «Unbenutzt». Wählen Sie den Befehl Rechnung ausstellen aus dem Menü Rechnungen oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche im Hauptfenster. Ein Dialogfenster wird geöffnet. Ergänzen Sie die Eingabefelder mit den Informationen des betreffenden Zahlungspflichtigen (Debitors). 4 Eingabefelder 5 1 Betreff Geben Sie hier einen Kurztext ein, der die verrechnete Leistung beschreibt. 2 Debitor (Adresse) Geben Sie hier die Adresse des Rechnungsempfängers (Debitor) ein. 3 Rechnungsdaten Ergänzen Sie diese Daten mit dem Rechnungsbetrag und dem Ausstellungsdatum der Rechnung. 4 Zahlungseingang Durch die Eingabe eines Zahlungsbetrages und Zahlungseingangsdatums lässt sich eine ausgestellte Rechnung auch manuell verbuchen. Normalerweise werden diese Daten automatisch durch den Zahlungseingangsassistenten einge - tragen. Schaltflächen 5 Begleitbrief drucken Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen Begleitbrief zu Ihrer Rechnung zu erstellen und zu drucken. Ersetzte Rechnungen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine Liste jener Rechnungsnummern zu sehen, welche durch diese Rechnung (Mahnung) ersetzt worden sind. Diese Schaltfläche ist nur sichtbar, falls es sich bei der aktuellen Rechnung um eine Mahnung handelt. 8

9 5. Begleitbrief erstellen Sie haben die Möglichkeit, einen Standardbegleitbrief für alle Ihre Rechnungen zu erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Begleitbrief drucken. Nach erfolgter Eingabe wählen Sie Speichern, um die Eingabe abzuschliessen. 6. Rechnungen filtrieren/suchen Zur schnellen Übersicht werden folgende Stati als Symbol dargestellt: Unbenutzt: Rechnung ist noch unbenutzt Offen: Rechnung ist noch nicht bezahlt Teilbezahlt: Rechnung wurde bezahlt, aber nicht mit dem korrekten Betrag (minus) Bezahlt: Rechnung wurde bezahlt Überzahlt: Der Rechnungsbetrag ist kleiner als der Rechnungseingang Gemahnt: Rechnung wurde gemahnt Um Rechnungen zu filtrieren oder nach Rechnungen zu suchen, wählen Sie den Befehl Rechnungen filtrieren/ suchen aus dem Menü Rechnungen oder klicken auf die entsprechende Schaltfläche im Hauptfenster. Ein Dialog wird geöffnet. Klicken Sie auf eine der Schaltflächen Nur offene Rechnungen, Nur bezahlte Rechnungen oder Alle Rechnungen, um einen vorbereiteten Filter einzusetzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Individuelle Kriterien, um andere Filterkriterien zu definieren. 9

10 7. Rechnungen mahnen Ist eine Rechnung ausgestellt, kann Sie bei Bedarf gemahnt werden. Wird eine Rechnung gemahnt, wird diese durch eine neue Rechnung (Mahnung) ersetzt. Die Originalrechnung wird dabei aus der Debitorenliste gelöscht. Das Ausstellen einer Mahnung wird durch einen Assistenten unterstützt. Schritt 1: Rechnung mahnen Um eine ausgestellte Rechnung zu mahnen, markieren Sie die zu mahnende Rechnung mit Hilfe der Maus und wählen den Befehl Rechnung mahnen aus dem Menü Rechnungen oder Sie klicken auf die entsprechende Schaltfläche im Hauptfenster. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um zum jeweils nächsten Schritt zu gelangen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um zum jeweils vorherigen Schritt zurückzukehren. Schritt 2: Rechnungsdetails festlegen Bestätigen oder korrigieren Sie die Rechnungsdetails. Die Adresse des Rechnungsempfängers wird von der Originalrechnung übernommen. Der Betrag sowie das Ausstellungsdatum lassen sich neu festlegen. Schritt 3: Einzahlungsschein bestimmen Bestimmen Sie den Einzahlungsschein (Rechnungsnummer), welcher als Mahnung benutzt werden soll. Schritt 4: Begleitbrief erstellen Klicken Sie auf die Schaltfläche Begleitbrief erstellen/ drucken, falls Sie zur Mahnung einen Begleitbrief erstellen möchten. In der sich öffnenden Maske lässt sich der Briefinhalt erfassen. Schritt 5: Mahnung fertig stellen Sie haben alle für die Verarbeitung notwendigen Daten eingegeben. Das Klicken auf die Schaltfläche Fertig stellen löst das Speichern der Mahnung und das Löschen der Originalrechnung aus und schliesst den Assistenten (siehe Kapitel 2, Rechnung mahnen). 10

11 8. Zahlungseingänge verarbeiten Schritt 1: Zahlungseingänge verarbeiten Um Zahlungseingänge zu verarbeiten, wählen Sie den Befehl Zahlungseingänge verarbeiten aus dem Menü Rechnungen oder klicken auf die Schaltfläche im Hauptfenster. Ein Assistent wird geöffnet, welcher Sie schrittweise durch die Verarbeitung führt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um zum jeweils nächsten Schritt zu gelangen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um zum jeweils vorherigen Schritt zurückzukehren. Schritt 2: Zahlungseingangsdaten einlesen und verbuchen In diesem Schritt legen Sie fest, ob Sie die Zahlungseingangs - daten via Datentransfer von UBS e-banking oder mittels Herunterladen einer Datei einlesen und verbuchen möchten. Schritt 3: Konto eingeben oder BESR-Datei auswählen Je nachdem, welche Option Sie im Schritt 2 gewählt haben, werden Sie jetzt aufgefordert, das Konto einzugeben, dessen Zahlungseingänge via UBS e-banking abgeholt werden sollen. Alternativ kann das Konto (und die Clearing-Nummer) mittels Klicken auf die Schaltfläche Auswählen aus der Kontenliste ausgewählt werden. Die Kontenliste wird dazu vom UBS e-banking-rechner abgeholt. die einzulesende BESR-Datei, über Durchsuchen auszuwählen. Schritt 4: Verarbeitungsprotokoll prüfen In diesem Schritt legen Sie fest, ob Sie ein Verarbeitungsprotokoll ausdrucken oder einfach nur am Bildschirm angezeigt bekommen möchten. Das Verarbeitungsprotokoll gibt Auskunft über alle verarbeiteten Zahlungseingänge und deren Status. Schritt 5: Zahlungseingänge auslösen Sie haben alle für die Verarbeitung notwendigen Daten eingegeben. Das Klicken auf die Schaltfläche Fertig stellen löst die Verarbeitung aus und schliesst den Assistenten. 11

12 9. Sicherheitskopie erstellen Um eine Sicherheitskopie der UBS BESR e-list Datenbank zu erstellen, wählen Sie den Befehl Sicherheitskopie erstellen aus dem Menü Datei. Der Konfigurationsdialog wird geöffnet. Bestimmen Sie das Verzeichnis, in welches die Datenbankdateien kopiert werden sollen oder übernehmen Sie die eingeblendete Vorgabe. Lösen Sie das Erstellen der Sicherheitskopie durch einen Klick auf die Schaltfläche Sichern aus. Mit Hilfe der Optionen können Sie festlegen, ob UBS BESR e-list die Sicherheitskopie bei jedem Verlassen des Programms automatisch erstellen soll. Um eine Sicherheitskopie der UBS BESR e-list Datenbank zurückzukopieren, wählen Sie den Befehl Sicherheitskopie zurückkopieren aus dem Menü Datei. Der Konfigurationsdialog wird geöffnet. Bestimmen Sie das Verzeichnis, aus welchem die Datenbankdateien zurückkopiert werden sollen oder übernehmen Sie die eingeblendete Vorgabe. Lösen Sie das Zurückkopieren der Sicherheitskopie durch einen Klick auf die Schaltfläche OK aus. 10. Hilfe Generelle Hilfe Um detaillierte Hilfe zu einzelnen Bildschirmkomponenten eines Dialogfensters zu erhalten, klicken Sie auf das Fragezeichen in der Titelleiste. Diese Hilfetexte beschreiben das Vorgehen zu den verschiedenen Funktionen und sind über das Inhaltsverzeichnis der Online-Hilfe zugänglich. Hilfe für einzelne Dialoge Diese Hilfetexte beschreiben die einzelnen Dialogfenster und deren Bildschirmelemente. Sie sind durch die Funktionstaste F1 (bei geöffnetem Dialog) zugänglich. 12

13 ab UBS AG Switzerland AG Postfach CH-8098 Zürich UBS Das Schlüsselsymbol und UBS gehören zu den geschützten Marken von UBS. Alle Rechte vorbehalten. Juni 2007.