Fehler und Probleme bei Auswahl und Installation eines Dokumentenmanagement Systems

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1 Fehler und Probleme bei Auswahl und Installation eines Dokumentenmanagement Systems Name: Dr. Olaf Holst Funktion: Geschäftsbereichsleiter Vertrieb & Partnermanagement Organisation: OPTIMAL SYSTEMS GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, Ohne eine datenbankgestützte Dokumentenverwaltung geht in größeren Unternehmen nichts mehr. Mittlerweile weisen die Systeme im Markt eine hohe Reife auf und auch Anbieter und Anwender verfügen über umfassende Erfahrungen. Trotzdem kann nicht naiv bei der Auswahl und Einführung eines DMS vorgegangen werden. Wenn das falsche Produkt eingesetzt genutzt wird, das z.b. besondere Anforderungen nur teilweise unterstützt (Compliance, Social, Mobile) oder die Vorbereitungen bei der Einführung unzureichend waren, ist auch heute noch ein Scheitern möglich. Leider werden Fehler und Mängel oft erst klar, wenn das System bereits installiert ist. Was ist zu tun um Fehler zu vermeiden? Viele Angebote einholen, oder doch lieber gleich einen Berater beauftragen? Vielleicht sollte man Software generell nur mieten, um den Schaden gering zu halten? Das Leben bietet eben nicht immer Rückgängig: Eingabe. In einem zweiteiligen Roundtable haben wir im Vorfeld der DMS Expo führende Experten gebeten, zu relevanten Fragestellungen im DMS-Umfeld Stellung zu beziehen. In diesem Roundtable geht es bodenständig um Fragen zur Auswahl und Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen, im zweiten Roundtable werden wir einen Blick zurück nach vorne wagen. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team Seite 1

2 Sehr geehrte Herr Dr. Holst, Frage 1: Welche Kriterien sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement Systems beachten? Welche Rolle spielen hier Faktoren wie Wirtschaftlichkeit, Branche, Größe und organisatorische Aufstellung? Es existieren viele und auch sehr unterschiedliche Einflussfaktoren bei einer Entscheidung und dem Auswahlprozess für ein Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Management-System (ECM). Dabei sollten Unternehmen bei der Auswahl eines neuen Systems unter anderem auf Flexibilität und Skalierbarkeit sowie auf Investitionssicherheit achten. Die Ausgewählte Software sollte auch die Möglichkeit bieten, die Lösung modular auf- und auszubauen. Ein flexibles, modular aufgebautes ECM-System mit Standardschnittstellen ermöglicht einen unkomplizierten Ausbau der IT-Infrastruktur. Der Vorteil liegt in der unkomplizierten Einbindung beliebiger Softwarekomponenten und somit können auf diese Weise individuelle und vielfältige Lösungen sukzessiv ausgebaut werden. Sie bedeutet Investitionssicherheit, sorgt für die langfristige sowie standortunabhängige Bereitstellung von Informationen und gewährleistet den reibungslosen Datenaustausch. Nicht minder wichtig ist jedoch auch die Benutzerfreundlichkeit, denn das schafft schnelle Akzeptanz bei den Anwendern. Darüber hinaus sollten immer die Gesamtprojektkosten betrachtet werden, nicht nur die Einstiegsanschaffungskosten. Nur so lassen sich Anbieter tatsächlich vergleichen. Seite 2

3 Frage 2: Bitte beschreiben Sie ein fiktives Worst-Practice-Beispiel. Was kann alles schief gehen bei der Auswahl und Einrichtung eines Dokumentenmanagement Systems? Aus eigenen Projekterfahrungen und Studien wissen wir, dass sich die Top 3 der häufigsten Fehler wie folgt zusammensetzt: die Komplexität der eigenen Unternehmensprozesse zu unterschätzen, nicht frühzeitig die Wünsche und Erwartungen aller Beteiligten zusammen zu tragen und sich die Zeit für Test-Installationen nicht zu nehmen. Mancher sucht dann später die erhofften Funktionen. In jedem Fall empfiehlt sich vor einer Produktauswahl eine Analyse der eigene Unternehmens- und Informationsprozesse durchzuführen sowie unternehmensweite Implementierungsteams für das Dokumentenmanagement-Projekt bzw. das ECM-Projekt zu bilden. Danach fällt die Software- und Herstellerauswahl hinsichtlich der Verfolgung einer Gesamtstrategie viel leichter, denn es liegen bereits erste grobe Bewertungskriterien und Vorstellungen für Test- und Präsentationsszenarien vor. Seite 3

4 Frage 3: Dokumentenmanagement Systeme unterscheidet sich fundamental von einander. Wo sehen Sie Ihr Produkt hier aufgestellt? Die Auswahl eines Informationsmanagementsystems ist vom gewünschten Funktions- und Leistungsumfang abhängig. Wer einfache Archivierung will, wird heute z. B. auch im Storage-Umfeld fündig werden. Genauso gibt es einfache Produkte am Markt, die ein kleines Spektrum an Dokumentenmanagement-Funktionen abdecken. Wir setzten mit unserer Enterprise Content Management-Suite OS ECM auf ein Gesamtkonzept: eine ganzheitliche Informationsplattform als Zusammenspiel verschiedener Technologien - von digitaler Archivierung über Dokumentenmanagement (DMS) bis hin zu Business Process Management. Die Stärke unseres Konzeptes liegt darin, dass unsere Software praktisch in jedem Unternehmen einsetzbar ist. Wir glauben daran, dass Software sich den Unternehmen anpassen muss und nicht umgekehrt und das setzen wir um. OS ECM ist ein Maßanzug von der Stange. Das erreichen wir durch eine freie Konfiguration der Standardsoftware. Wohlgemerkt durch freie Konfiguration, nicht durch Programmieren. So kann der Kunde das auch selbst vornehmen. OPTIMAL SYSTEMS hat nicht ohne Grund drei Jahre hintereinander im ECM- Kundenmonitor von Pentadoc mit OS ECM den ersten Platz belegt. OS ECM überzeugte besonders im Bereich der Anpassbarkeit mit einem Bewertungsdurchschnitt von 1,34. Ein System, das einfach und intuitiv zu bedienen ist, wird leichter von den Mitarbeitern akzeptiert und dadurch schnell umfassend genutzt. Außerdem besteht die Möglichkeit, das System bis ins kleinste Detail an jede kundenspezifische Anforderung einfach und ohne Programmieraufwand anzupassen und das spart Zeit und Kosten. Seite 4

5 Frage 4: Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in fünf Jahren? Welche großen Schritte kommen? Aus unserer Sicht wird sich die Weiterentwicklung von ECM an den Bedürfnissen der Kunden ausrichten. Es gibt viele Themen, mit denen Kunden aus diversen Branchen an Hersteller wie uns herantreten. Deshalb ist der ECM-Markt quasi das Abbild der Wünsche und der Schmerzen der Kunden aller Branchen, Unternehmensgrößen und Fachbereiche. Die ECM-Software sollte Geschäftsprozesse so modellieren können, wie sie gebraucht werden. In diesem Sinne bemühen wir uns unseren Kunden zuzuhören, und nicht Trends hinterherzujagen, um die Anforderung der Kunden schnell in Produkte und Lösungen umzusetzen. Zuerst einmal wird sich die Trennung zwischen Berufsleben und Freizeit wohl weiter auflösen. Wir werden zunehmend mobiler und flexibler. Künftig brauchen wir Werkzeuge, die dazu beitragen, Entscheidungs- und Freigabeprozesse zu beschleunigen oder überhaupt erst unterwegs möglich zu machen. Die aktuellen Anwendungen für Smartphones sind ein erster Schritt. Dazu kommt, dass heute noch ein dokumentbasierter Informationsfluss dominiert, weil Menschen noch sehr daran hängen, Informationen in Form von Papierdokumenten zu betrachten. Das wird sich ändern und in dieser Richtung werden wir uns weiterentwickeln. Die Unternehmensgruppe OPTIMAL SYSTEMS ist in den letzten Jahren sehr stark gewachsen und wird weiter wachsen. Diese Entwicklung zu konsolidieren, uns international stärker aufzustellen und alle Potenziale optimal zu nutzen, ohne dabei mögliche Gefahren zu übersehen, ist unser Projekt. Dabei ist es essentiell, dass es unseren Mitarbeitern gut geht, sie sich bei uns wohl fühlen und Spaß an ihrer Arbeit haben. Vielen Dank für das Interview! Seite 5