Fragen an Krankenhäuser und Praxen:

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1 Fragen an Krankenhäuser und Praxen: Wie sieht die Druckumgebung in Ihrer Praxis oder Ihrem Krankenhaus aus? Welche besonderen Anforderungen muss a: im Bereich Drucken b: im Bereich Scannen (auch im Bezug auf die elektronische Krankenakte) c: im Bereich Kopieren d: im Bereich Faxen Welche Sicherheitskriterien muss das System erfüllen? 4 Viele 5 Welchen Hersteller bieten zum Drucken und Kopieren ein Gesamtkonzept an, in dem sämtliche Kosten per Klick bezahlt werden. a: Nutzen Sie ein solches Angebot? (Wenn nein, warum nicht?) b: Sind Sie zufrieden damit? Welche Vorteile sind so für Sie entstanden? Service erwarten Sie von Ihrem Fachhändler (oder Direktvertrieb)? 60 FACTS SPECIAL

2 ROUND TABLE Wie sieht die Praxis aus? Deutsche Krankenhäuser und Arztpraxen sind in der Regel mit dem besten medizinischen Equipment ausgestattet. Aber ist das auch so im Bereich der Büroorganisation? FACTS klärt in einem Round Table mit verschiedenen Ärzten, wie die Erwartungshaltung in diesem Bereich aussieht und was man von einer modernen Dokumentenerstellung und -verwaltung erwartet. Darüber hinaus kommen auch die Hersteller und Anbieter von Multifunktionssystemen zu Wort, die darüber berichten, welche besonderen Lösungsvorschläge die jeweiligen Unternehmen für Praxen und Krankenhäuser anbieten. SPECIAL FACTS 61

3 1 Wie sieht die Druckumgebung in Ihrem Krankenhaus aus? Unsere Druckumgebung besteht aus vielen unterschiedlichen Druckertypen, darunter zahlreiche dezentrale Einzelplatzgeräte, sodass wir für die verschiedenen Systeme eine Menge Toner auf Vorrat lagern müssen. Aufgrund der vielen verschiedenen Druckertreiber ist keine Vereinheitlichung der Drucksysteme möglich. 2 Welche besonderen Anforderungen muss a: Im Bereich Drucken? Das Ausdrucken von Dokumenten sollte sich einfach gestalten. Der Austausch von Tonerkartuschen sollte ebenfalls einfach handelbar sein. b: Im Bereich Scannen (auch im Bezug auf die elektronische Krankenakte)? Letzteres setzen wir noch nicht ein. Die Möglichkeit, Dokumente einzuscannen und auf einem geschützten Netzlaufwerk abzulegen, besteht allerdings. c: Im Bereich Kopieren? Hier gilt das Gleiche wie beim Drucken, das Gerät sollte bedienerfreundlich sein. d: Im Bereich Faxen? Auch hier sind Benutzerfreundlichkeit und gute Handelbarkeit vorrangig. Darüber hinaus ein leicht anzuwendendes Adressbuch. 3 Welche Sicherheitskriterien muss das System erfüllen? Für uns ist das Drucken nach Authentifizierung durch eine Karte oder per Hand durch eine ID sehr wichtig. 4 Viele Hersteller bieten zum Drucken und Kopieren ein Gesamtkonzept an, bei dem sämtliche Kosten per Klick bezahlt werden. a: Nutzen Sie ein solches Angebot (wenn nein, warum nicht)? Ein solches Angebot nutzen wir. In den Kosten ist alles bis auf das Papier enthalten. b: Sind Sie zufrieden damit? Welche Vorteile sind so für Sie entstanden? Das Konzept ist für uns in Ordnung. Der Vorteil besteht darin, dass unsere monatlichen Kosten kalkulierbar sind. 5 Welche Services erwarten Sie von Ihrem Fachhändler (oder Direktvertrieb)? Wesentlich ist für uns die schnelle Repa- Dr. med. Notger Brüstle, ärztlicher Direktor im St. Barbara-Hospital in Gladbeck, Katholische Kliniken Emscher-Lippe GmbH KKEL ratur von defekten Geräten, da wir rund um die Uhr auf diese angewiesen sind. Eine reibungslose Zulieferung der Tonerprodukte betrachten wir ebenso als ein Muss sowie auch eine Anwenderschulung bei der Einführung neuer Geräte. Dr. med. Frank Mosler, Facharzt für Radiologie in der Facharztklinik Essen 1 Wie sieht die Druckumgebung in Ihrem Krankenhaus aus? Wir verfügen über unterschiedliche Drucksysteme für Station und Verwaltung. 2 Welche besonderen Anforderungen muss Etwa in der Verwaltung setzen wir ein MFP ein, das mit sämtlichen gängigen Funktionen ausgestattet ist und mit dem jegliche Kommunikationsmöglichkeit abgedeckt sind. a: Im Bereich Drucken? Schnell, sauber und langlebig lautet die Devise, sowohl was den Toner als auch was das Gerät selbst angeht. b: Im Bereich Scannen (auch in Bezug auf die elektronische Krankenakte)? Auch hier sind Qualität und Schnelligkeit die Stichworte. Wir legen auf eine Anbindung an eine automatische OCR-Texterkennung mit SQL-Schnittstelle ebenfalls großen Wert. c: Im Bereich Kopieren? Neben Qualität und Schnelligkeit ist uns ein guter Preis wichtig. d: Im Bereich Faxen? Gut und schnell muss es beim Faxen auch zugehen. 3 Welche Sicherheitskriterien muss das System erfüllen? Es muss netzwerkfähig sein! Der Bereich Sicherheit sollte sich durch unsere IT-Abteilung einfach und sicher sowie individuell nach Clients /Usern konfigurieren lassen. 4 Viele Hersteller bieten zum Drucken und Kopieren ein Gesamtkonzept an, bei dem sämtliche Kosten per Klick bezahlt werden. a: Nutzen Sie ein solches Angebot (wenn nein, warum nicht)? Bisher haben wir aufgrund des geringen Druckaufkommens noch nicht in Erwägung gezogen, auf pay per use umzustellen. 5 Welche Services erwarten Sie von Ihrem Fachhändler (oder Direktvertrieb)? Wir erwarten ein einwandfrei funktionierendes Gerät. Bei einem Ausfall ist uns ein zeitnaher Technikereinsatz wenn nötig die Aufstellung eines Ersatzgerätes überaus wichtig. 62 FACTS SPECIAL

4 Round table Büroorganisation bei Ärzten und Krankenhäusern ROUND TABLE Fragen an Anbieter und Hersteller: 1 Wie sieht Ihrer Erfahrung nach die Kopierer-, Faxgeräte- und Druckerlandschaft in heutigen Krankenhäusern und Arztpraxen aus? Welche spezifischen Bedürfnisse können Sie in Sachen Outputmanagement in Praxen und Krankenhäusern feststellen? 3 Welche besonderen Funktionen bieten Ihre Systeme in diesem Bereich? 4 Bieten Sie komplette Konzepte für diesen Bereich an? Was können Krankenhäuser und Kliniken tun, um ihre Druck- und Kopierkosten in den Griff zu bekommen? FACTS SPECIAL 11_RTB_Krankenhaus_k11_j.indd :09:04 Uhr

5 Jörg Ameler, Leiter Niederlassung Nord, Toshiba TEC 1 Wie sieht Ihrer Erfahrung nach die Kopierer-, Faxgeräte- und Druckerlandschaft in heutigen Krankenhäusern und Arztpraxen aus? Viele Häuser haben ihre Systemlandschaft bereits konsolidiert und auf die Systeme eines Anbieters konzentriert. Häufig ging vorab auch eine genaue Analyse der Ist- Situation voraus. Einige Krankenhäuser haben darüber hinaus bereits ein komplettes Outputmanagement-Konzept umgesetzt, welches über die Bestandteile eine reines Flottenmanagements auch intelligente Dokumentenworkflows und kostenstellengerechte Abrechnung ermöglicht. Gerade für Klinikverbände sind Themen wie Printroaming und kundenspezifische Benutzeroberflächen wichtig. Es gibt aber durchaus noch einige Kliniken und Arztpraxen, die ihre Multifunktionssysteme, Faxgeräte und Drucker klassisch getrennt beschaffen. 2 Welche spezifischen Bedürfnisse können Sie in Sachen Outputmanagement in Praxen und Krankenhäusern feststellen? Da im Gesundheitsbereich und hier vor allem in den Krankenhäusern ein enormer Kostendruck herrscht und gleichzeitig die Anforderungen an die Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit immer größer werden, stößt man mit Konzepten, die hierfür Lösungen bieten, auf offene Ohren. Die spezifischen Anforderungen sind von Haus zu Haus verschieden, vielfältig und reichen von speziellen Druckformaten (beispielsweise für Patientenbänder und Etiketten) über print@me bis hin zur Scanworkflows für die digitale Krankenakte, um nur einige wenige zu nennen. 3 Welche besonderen Funktionen bieten Ihre Systeme in diesem Bereich? Toshiba TEC bietet mit der Systemarchitektur unserer e-bridge X Systeme eine offene Weboberfläche an, über die wir im Zusammenspiel mit Softwarelösungen wie etwa der Dokumentenmanagement-Software e-count Doc professionell die Bedienung auf individuelle Kundenanforderungen und -workflows abstimmen können. Die Authentifizierung bietet hervorragende Möglichkeiten der Kostenstellenzuordnung und der Bereitstellung von personalisierten Funktionsvorlagen (Templates). Ziel ist es, ein möglichst einfaches Handling auch komplexer Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Diese e-bridge X-Plattform bieten wir sowohl für A3-Systeme als auch für leistungsstarke A4-MFPs an, welche durch ihren geringen Platzbedarf ideal für Krankenhäuser und Arztpraxen sind. 4 Bieten Sie komplette Konzepte für diesen Bereich an? Wir bei Toshiba leben unsere Vertriebsstrategie e-concept. Das ist unser ganzheitliches Beratungskonzept für eine effiziente Bürokommunikation mit transparenten Kosten, und zwar maßgeschneidert für die individuellen Anforderungen unserer Kunden. Selbstverständlich greift e-concept auch im Gesundheitsbereich. Gemeinsam mit dem Kunden werden die Ziele und Anforderungen eines Projektes definiert und anschließend wird die vorhandene Systemlandschaft analysiert. Wichtig ist uns, dass neben einer möglichen Kosteneinsparung ein zukunftsorientiertes Konzept mit dem Kunden erarbeitet wird, welches über die Vertragslaufzeit optimale Arbeitsabläufe bietet und ein durchdachtes Outputmanagement bereitstellt. Hierbei ist ein gutes Servicelevel- Management genauso wichtig wie automatisierte Verbrauchsmaterialbelieferung und Zählerstandsübermittlungen sowie kostenstellengerechte Abrechnungsmöglichkeiten. Denn erst eine allumfassende Kostenbetrachtung und optimale Systemausstattung schaffen die Voraussetzung für effizientes Wirtschaften. Und für besondere Anforderungen wie zum Beispiel den bereits erwähnten Etikettendruck können wir als einziger Anbieter neben unseren Multifunktionssystemen und Druckern auf ein komplettes Portfolio an Toshiba-Etikettendruckern zurückgreifen. Diese binden wir ebenfalls mit in unser e-concept ein und gewährleisten so vollständige Kostentransparenz und Kalkulationssicherheit. 5 Was können Krankenhäuser und Kliniken tun, um ihre Druck- und Kopierkosten in den Griff zu bekommen? Am besten mit Toshiba sprechen! Wir bieten eine kompetente und faire e-concept-analyse an und können mit einem abgestimmten Mix aus Hard- und Software den Anforderungen im Gesundheitswesen optimal nachkommen. Konsolidierung, Kostenoptimierung und Verbesserung der Arbeitsabläufe sind zentrale Themen unserer e-concept-beratung. Und diese Dienstleistung ist kostenlos. Wir vertrauen auf unsere Expertise, und die Zufriedenheit unserer Kunden in diesem Bereich bestätigt dies. Darüber hinaus können wir mit einigen Innovationen aufwarten, die es so nur bei Toshiba gibt, wie beispielsweise die e-studio306lp/rd30, unser ökologisches Multifunktionssystem mit Wiederaufbereitungseinheit zur mehrfachen Verwendung von Papier. Hiermit lassen sich die Papierkosten um bis zu 80 Prozent reduzieren. Oder auch die Softwarelösung Energy Manager for office, ein zentrales Energiemanagement für Arbeitsplatz-PCs, Monitore und Toshiba e-bridge X Multifunktionssysteme, das den Energieverbrauch dieser Geräte optimiert. Beide Innovationen schonen wertvolle Ressourcen und helfen, Kostenstrukturen zu verbessern. 68 FACTS SPECIAL