Managed Services in der Augusta-Kranken-Anstalt

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1 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit Managed Services in der Augusta-Kranken-Anstalt Ein Erfahrungsbericht zum Projekt Digitale Langzeitarchivierung von Dipl.-Ing. Kay Siercks, IT-Leiter und Dr. Dieter Kramps, Projektmanager Ev. Stiftung Augusta Medizin Pflege - Bildung Seite 1

2 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit Zusammenfassung Während Innovationsdruck, Investitionsstau, permanente Forderung nach Kostensenkung und sinkende IT-Personalkapazitäten die Aufgaben des IT-Leiters erschweren, bieten externe Dienstleister durch flexiblere pay-per-use- Bezahlmodelle sowie professionelle externe Servicekonzepte, besonders im Bereich Langzeitarchivierung, eine interessante Alternative. Der IT-Verantwortliche Kay Siercks und der Projektleiter Dr. Dieter Kramps berichten über die Beweggründe und Erfahrungen bei der Einführung eines externen Managed Service für die Langzeitarchivierung der Daten aus RIS und PACS der Evangelischen Stiftung Augusta. Das Projekt wurde in Zusammenarbeit mit der VISUS GmbH Bochum und der T- Systems Enterprise Services GmbH von April 2008 bis Dezember 2008 umgesetzt. Seite 2

3 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit Inhalt Augusta Kranken Anstalt und Evangelische Stiftung Augusta Einleitung, Motivation und Fragestellung Methode: Managed Services Das Projekt: Einführung Managed Services bei der ESA Ergebnisse, Erfahrungen, Lessons Learned Diskussion / Ausblick Seite 3

4 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit KS Evangelische Stiftung Augusta (ESA) Kennzahlen Beschäftigte ~1.800 Ausbildungsplätze 225 Krankenhausbetten / Pflege Patienten ~ Berechnungstage ~ Fachabteilungen 18 Verweildauer ~8,1 Seite 4

5 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit KS Infrastruktur AKA Bochum Linden 100 MBit Mikrowelle AKA Bochum Mitte EvK Hattingen Seite 5

6 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit KS Software und Systeme voll integrierte, IHE konforme KIS/RIS/PACS Umgebung - Siemens KIS/KAS CliniCom / CareCenter - isoft RIS Lorenzo RadCentre - NUANCE (Kuhlmann / Philips) MBSeasy / SpeechMagic - VISUS PACS JiveX Enterprise Solution Schnittstellen via egate Seite 6

7 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit KS Größenordnungen Radiologie Bochum Alle Fachabteilungen eingebunden > Studien pro Jahr > 2,5 Terabytes Bilddaten pro Jahr Filmkosten Einsparung ca p.a. (Stand 2003) - Dabei nicht berücksichtigt Einführung MSCT Gestiegene Untersuchungszahl Seite 7

8 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit KS Speicherkapazitäten Seite 8

9 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit KS Modalitäten Radiologie und Brustzentrum: MSCT, MRT, DSA, Mammographie, Röntgen, Speicherfolien, Sono Kardiologie: LHKM, Dopplersono Chirurgie: 3D Ultraschall Funktionsdiagnostik: Video-Endoskopie, Ultraschall, Durchleuchtung OP: C-Bogen, Pelviskopie Med. Dokumentation: Digitale Photographie, Dekubitusdokumentation > 60 Modalitäten Seite 9

10 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit KS Motivation / Fragestellung externe Langzeitarchivierung Verpflichtung Deutsche Röntgenverordnung Jahre Aufbewahrungspflicht für befundungsfähige Bilddaten Tägliche IT-Herausforderung - wachsende Aufgabenvielfalt - sinkende IT-Budgets - abnehmende Personalressourcen Times Are Changing - Exponentiell wachsende Datenvolumina - schnellere und leistungsfähigere Speichermedien - CD, DVD, Bluray, was kommt danach? RIS/PACS: - störungsfreier Betrieb - kurze Abrufzeiten auch für ältere Daten - Datenintegrität und Datensicherheit Seite 10

11 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit DK Projektziele Delegation der Aufgaben gemäß Röntgenverordnung an einen externen Dienstleister Delegation der Aufrechterhaltung der Datenintegrität (zu erwartende Medienwechsel) Keine weiteren Investitionen für die Langzeitarchivierung Garantierte Service-Level Entlastung der eigenen personellen Infrastrukturen Umsetzung des vor 6 Jahren geplanten Medienwechsels Seite 11

12 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit DK Projektziele Delegation der Aufgaben gemäß Röntgenverordnung an einen externen Dienstleister Reaktionszeiten Reaktionszeiten Abrufzeiten Abrufzeiten Delegation der Aufrechterhaltung der Datenintegrität (zu erwartende Medienwechsel) Verfügbarkeiten Verfügbarkeiten Backup-Systeme Backup-Systeme Keine weiteren Investitionen für die Langzeitarchivierung Desaster Desaster Recovery Recovery Garantierte Service-Level Datensicherung Datensicherung Redundanz Redundanz Entlastung der eigenen personellen Wartung Infrastrukturen Wartung und und Pflege Pflege Umsetzung des vor 6 Jahren geplanten Medienwechsels Seite 12

13 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit KS Zahlen und Fakten Datenvolumina - Online 8 TB Bilddaten ~1:2 komprimiert und ~ 1:15 verlustbehaftet komprimiert - Offline ca. 16 TB 1:1 auf 3565 DVDs - Ca DVDs davon wurden zurück ins Archiv gespielt - 2,5 TB Neudaten pro Jahr Garantierte Zugriffszeit pro Studie - aus dem Archiv: 15 Minuten Service Level Agreements - 24 x 7 x Wartungsfenster max 4 Std/Woche, nachts - Reaktionszeit im Störungsfall Prio A 2 Stunden Prio B 4 Stunden Prio C 36 Stunden - Langzeitarchivierung auf Platte RAID 5, einfach gespiegelt - Tägliche Datensicherung der Software - komprimiert mit Verlust: sofort Seite 13

14 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit KS PACS Infrastruktur 01/2008 (vorher) AKA Bochum Linden PACS 100 MBit Mikrowelle Online Storage PACS AKA Bochum Mitte CD/DVD Archiv Online Storage EvK Hattingen Seite 14

15 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit DK PACS Infrastruktur 12/2008 (nachher) Modalitäten AKA Bochum Mitte PACS Online Storage (12 TB) Archive Gateway 10 Mbit Internet Data Center Server Langzeit Archiv T-Systems Frankfurt 100 Mbit Modalitäten Modalitäten AKA Bochum Linden PACS mit Online Storage EvK Hattingen Seite 15

16 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit DK Managed Services die Definition Leistungen - die dem Informations-/Kommunikationsbereich zugeordnet werden, - werden für einen fest definierten Zeitraum - von einem spezialisierten Anbieter bereitgestellt. Die im Vorfeld definierten Leistungen können dann - vom Kunden - zu jeder Zeit, nach Bedarf, - abgerufen oder abbestellt werden. Seite 16

17 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit DK PACS ASP und Storage Service Providing KLINIK T-SYSTEMS RECHENZENTRUM PACS JiveX Archive Gateway JiveX Data Center Server Langzeit Archiv System Kurzzeit Archiv Index mit Lagerzeiten Verschlüsselte Bilddaten ASP: Nutzungsüberlassung PACS Hotline / Störungsmanagement Software Wartung und Pflege Vor-Ort-Support SSP: externes Langzeitarchiv zeitnaher Abruf Lagerzeit-Überwachung Backup/Recovery Medien-Refresh VISUS Service Desk Application Service Storage Service Monitoring + Betriebssteuerung SERVICE PROVIDER VISUS Seite 17

18 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit DK Projektorganisation Augusta Kranken-Anstalt Generalunternehmerschaft Langzeitarchivierung Hosting der Archivdaten Single Point of Contact RZ-Leistungen Serverbetrieb Archive Gateway Service Betrieb und Anbindung WAN Data Center Service Seite 18

19 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit DK Managed Services gute Gründe Konzentration auf IT-Kernaufgaben: Routinepflichten gehen zum Dienstleister kein Invest; Hochmoderne Technik, Überschaubare Kosten. Bestehende Hardware Risikosenkung bzgl. interner Technik-Manpower: Höhere Verfügbarkeiten Wegfall interner Aufwände: Administration, Wartung, Sicherheit Skalierbarkeit nach Datenvolumen keine Bevorratung von Speicherplatz Partizipieren an Technik-Weiterentwicklung ohne Kapital pay-per-volume: Kosten nur bei Umsatz Garantierte Leistungsqualität (SLA) Seite 19

20 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit DK Sicherheitsmerkmale: Verbindung T-TeleSec LineCrypt - Deutsches IT Sicherheitszertifikat PC PC LAN - BSI-Zulassung Verschluss-Sachen nur für den Dienstgebrauch Verschlüsselungsverfahren - Asymmetrisch RSA; Diffle-Hellmann (DH) - Symmetrisch IDEA (Int l Data Encr. Algorithm) AES, in Vorbereitung Durchsatz - Möglich: 30 Mbit/s verschlüsselt 512 parallele VPN-Tunnel - Effektiv genutzt: 2 Mbit/s Besonderheiten LineCrypt Internet LineCrypt L100 Augusta Kranken-Anstalt T-CompanyConnect Rechenzentrum T-Systems Frankfurt - Statische und dynamische IP Adressen, ISDN Backup mit Kanalbündelung, IP-Relay/Helper, kombinierbar mit MS VPN Client JiveX Data Center Server (DCS) Seite 20

21 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit DK Managed Services: T-Systems Rechenzentrum Seite 21

22 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit KS Sicherheit der Daten Verschlüsselung - Verschlüsselung und Komprimierung der Daten im Archive Gateway im Hause der AKA - Datentransfer über zusätzlich verschlüsselte Kommunikationswege (Transnet Line Crypt) Datensicherheit - Online Storage min. 3 Jahre verlustfrei im eigenen Hause permanent online - Speicherung auf RAID-5 Speichereinheiten im Archivsystem - Optionale redundante Speicherung in zweitem Rechenzentrum oder Datenbunker Seite 22

23 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit KS Ergebnisse Phase 0 (Februar-März 08) - Vertragliche Vereinbarungen Phase 1 (April-November 08) - Altdatenübernahme - Telekommunikationsleitungen schalten - Vor Ort Server in Betrieb nehmen Phase 2 (Oktober/November 08) - Altdaten indizieren und langzeitarchivieren - verschlüsseln aufs Transportmedium speichern Phase 3 (November 08) - Betriebsbereitschaft - Pilotphase - Beginn der Online-Langzeitarchivierung - Abnahme des Service Phase 4 (2.1.09) - Offizielle Freischaltung - Deaktivieren des CD/DVD Archivs - Wirkbetrieb - Transport ins RZ und Upload Seite 23

24 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit DK Eindrücke Seite 24

25 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit KS Ausblick Kommende / zwischenzeitliche Erfahrungen - Medienwechsel - Organisatorische Änderungen - Reports Umzug Rechenzentrum T-Systems in Frankfurt ohne Auswirkungen - Service Level eingehalten - Datensicherheit und Kontinuität sicherstellen Seite 25

26 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit Fazit (1/2) Motivation und Fragestellung Für zehn, in BG-Fällen bis zu dreißig Jahre sind die Ersteller radiologischer Studien heute gesetzlich verpflichtet, befundungsfähige Bilddaten aus Untersuchungen und Behandlungen unversehrt und sicher aufzubewahren. Währenddessen wachsen die Datenvolumina exponentiell, Speichermedien werden immer schneller und leistungsfähiger. DVDs von heute werden schon bald durch zuverlässigere, modernere Medien abgelöst. Demgegenüber steht die tägliche Herausforderung an die IT: wachsende Aufgabenvielfalt, sinkende IT-Budgets, abnehmende Personalressourcen. Und konkret für RIS/PACS: störungsfreier Betrieb; kurze Abrufzeiten auch für ältere Daten; Datenintegrität und Datensicherheit Die Methode Managed Services Managed Services haben ihren Weg ins Gesundheitswesen gefunden. Während sich Application Service Providing (ASP) mit dem Outsourcing des Betriebs von Anwendungen (zum Beispiel KIS, RIS oder PACS) befasst, ist Storage Service Providing (SSP) ein reiner Datenservice: Große Datenvolumina werden auf leistungsfähigen und redundanten Speichermedien online bereitgestellt. In der Klinik installierte Server entnehmen die DICOM-Daten aus dem Online-Storage des PACS, verschlüsseln und übertragen sie zum Zentralserver. Hier werden die Archivierungszeiten überwacht und die Daten im Langzeitarchiv abgelegt. Installation und Betrieb der Zentralsysteme und der lokalen Archivserver sind Teil des SSP- Service, ebenso wie 24x7-Betriebssteuerung, Störungsmanagement, Wartung und Pflege von Hard- und Software für die Archivierung. Anwendung Managed Services in der Praxis Die ESA nutzt heute lediglich einen Service. Wir zahlen dafür volumenabhängig monatlich proportional zum Studienaufkommen. Bevorratung von Speicherplatz und Softwarelizenzen, regelmäßige Wartung der Systeme, Softwarepflege, Sicherstellung der Datenintegrität auf den Medien und auch erforderliche Medienwechsel im Laufe der Zeit sind Leistungen des Service-anbieters, einer Kooperation des PACS Herstellers VISUS und der T-Systems Enterprise Services. Diese bieten Garantien (SLAs) im Hinblick auf Leistung und Verfügbarkeit der angebotenen Dienste. Aus der Sicht des IT-Managements und der Verwaltung der ESA entsteht eine mehrfache Win/Win Situation: Zuallererst: Die Verpflichtung zur Langzeitarchivierung wird delegiert und entlastet das Team. Investitionen in Hard- und Software für die Langzeitarchivierung waren nicht erforderlich, Kosten entstehen heute proportional zu Erträgen aus Untersuchungen und Behandlungen. Für die IT entfallen gleichzeitig Betriebs-, Beschaffungs- und Personalaufwände. Skalierbare Speicherleistungen ohne sprungfixe Kosten sind jederzeit ad hoc verfügbar, unabhängig davon, wie schnell weitere speicherintensivere Modalitäten in Betrieb genommen oder auch Kapazitäten abgebaut werden. Schließlich profitiert die ESA von der technischen Entwicklung bei Speichersystemen und Medien, ohne stets neu investieren zu müssen. Seite 26

27 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit Fazit (2/2) Ergebnisse, Erfahrungen und Lessons Learned. Zunächst stellte sich die Frage nach dem richtigen Anbieter. TCO- Überlegungen lieferten dabei zwar Fakten, aber eigentlich waren eher Softskills entscheidend: Wie modern ist unser PACS? Unterstützt es überhaupt Langzeitarchivierung? Wie offen ist der angebotene Storage Service? Wie bleibt die Funktionsfähigkeit des Gesamtsystems erhalten, wenn die heutige RIS/PACS Infrastruktur einmal abgelöst werden muss? Wie steht es überhaupt mit der zu erwartenden Persistenz des Anbieters in den nächsten 10 bis 30 Jahren? Wie responsive und wie flexibel ist der Anbieter im Hinblick auf die speziellen Bedürfnisse unseres Hauses? Letztlich gab die Einsicht in die Notwendigkeit von Servicequalität und nachhaltigem Dienst am Patienten den Ausschlag. Kommerzielle Machbarkeit, fachliche Sinnhaftigkeit der Lösung und Entlastung unseres Teams waren die entscheidenden Faktoren pro externe Langzeitarchivierung. Das Projekt externe Digitale Langzeitarchivierung hat schließlich im Frühjahr 2008 begonnen. Für uns überraschend waren Zeitdauer und Aufwand für die Altdatenarchivierung: Das gesamte DVD Archiv von über 3600 DVDs wurde durchforstet, die bis zu 6 Jahre alten Daten wurden von den Medien ins PACS und von dort aus in verschlüsselter Form in ein Transportmedium übernommen. Die Erkenntnis: Sämtliche DVDs konnten problemlos ohne Datenfehler eingelesen werden. 0,4 % der DVDs bzw. der Studien konnten nicht verlustfrei wiederhergestellt werden. Die betreffenden Archiv-DVDs sind verloren gegangen. Wir vermuten, dass es nach Entnahmen der DVDs aus dem Archiv z.b. zum Wiederherstellen von zuvor verlustbehaftet komprimiert vorliegenden Daten, in Einzelfällen zu Fehlern bei der Wiederablage gekommen ist. Aufgrund des mehrstufigen Übernahmeverfahrens dauerte die Übernahme von 8TB verlustfrei komprimierten Altdaten schließlich von April bis November Verzögernde Faktoren: die Altdatenübernahme unter Einbeziehung des PACS fand parallel zum Produktivbetrieb statt, der natürlich keinesfalls gestört werden durfte. Trotz Verwendung eines Robotersystems blieb das Nachladen der DVDs eine manuelle Aufgabe, die die punktuelle Präsenz eines Mitarbeiters erforderte. Status Seit November 2008 werden alle Neudaten online langzeitarchiviert zunächst vom Standort Hattingen, seit Beginn des Produktivbetriebs Anfang Januar 2009 von allen 3 Standorten in Bochum/Hattingen. Der Betrieb läuft bisher störungsfrei und zufriedenstellend Diskussion und Ausblick Das Projekt externe Digitale Langzeitarchivierung war ein gemeinsames Pilotprojekt der Partner ESA, VISUS und T-Systems. An einigen Stellen haben wir sicher gemeinsame Lernkurven durchlaufen. Aus heutiger Sicht kurz nach Beginn des Wirkbetriebes sind wir mit dem Erreichten recht zufrieden, auch wenn die Projektdauer der Phase 1 länger war als ursprünglich erwartet. Gespannt sind wir auf die kommenden Erfahrungen bei dem ersten notwendigen Medienwechsel oder bei erforderlichen organisatorischen Änderungen im Rechenzentrumsbetrieb, wie sie sicher auch bei unserem Dienstleister zu erwarten sein werden. Die monatlichen Reports werden zeigen in wieweit die zugesagten Service Levels eingehalten werden. Datensicherheit und Kontinuität unter maximaler Transparenz für uns als Kunden sicher zu stellen, ist zweifellos eine Herausforderung. Seite 27

28 Übersicht ESA Motivation/Fragestellung Managed Services Das Projekt Ergebnisse Ausblick Fazit KS Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Wir freuen uns auf Ihre Fragen! Herr Dipl. Ing. Kay Siercks ist seit 1996 IT Leiter der Augusta-Kranken-Anstalt Bochum. Seit 2002 zusätzlich IT Leiter des Evangelischen Krankenhauses Hattingen und ab 2005 IT Leiter der Evangelischen Stiftung Augusta, die unter anderem die beiden o.g. Krankenhäuser als Hauptbestandteil hat. In der Modellregion Bochum Essen war Herr Siercks Leiter des Arbeitspaketes ekliniken, außerdem Mitglied in der AG Modellregionen der DKG und der Kommission IT im Krankenhaus der KGNW sowie Projektleiter der Augusta-Kranken-Anstalt als eines von bundesweit 11 Testkrankenhäusern für die Einführung der elektronischen Gesundheitskarte.» Dr. Dieter Kramps ist Projektleiter der Augusta-Kranken- Anstalt bei der Einführung ihrer digitalen Langzeitarchivierung und freiberuflicher Berater. Er besitzt über 25 Jahre Berufserfahrung in IT und Telekommunikation, insbesondere mit Schwerpunkt in den Bereichen Healthcare IT und Managed Services / Application Service Providing. Von 2005 bis 2006 wirkte Kramps an Aufbau und Markteinführung eines Service für die elektronische Patientenakte mit. Von 2006 bis heute unterstützt er Anwender und Anbieter bei Aufbau und Vermarktung von Servicelösungen, speziell Storage Services als Option für bildgebende Systeme in der Medizin.» Seite 28