Stadt Bern Informationsdienst. IntranetBern. Informationen zum neuen Intranet der Stadt Bern. Seite

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1 Informationsdienst IntranetBern Informationen zum neuen Intranet der

2 Inhalt Aufbau der Stadtverwaltung Informationsdienst der Ausgangslage Erneuerung Intranet Philosophie Internet und Intranet Projektüberblick mit Screenshots IntranetBern Erfolgsfaktoren und Ausblick

3 Hauptstadt und politisches Zentrum Hohe Lebensqualität Weltkulturerbe Über Einwohnerinnen und Einwohner Arbeitsplätze im Wirtschaftsraum Bern Branchen: Gesundheitswesen, Informatik, Kommunikation, Verkehr, öffentliche Verwaltung

4 Stadtverwaltung Bern - Eckdaten Mitarbeitende, 5 Direktionen, 30 Ämter, 1 Mrd. Budget

5 Informationsdienst der Medienarbeit OnlineKommunikation CI/CD-Beratung Medienkonferenzen Medienmitteilungen Medienbeobachtung Internet IntranetBern Social Media Begutachtung Qualitätskontrolle Weiterentwicklung Interne Kommunikation Mitarbeitenden Zeitung (MAZ)

6 Ausgangslage für Erneuerung Intranet Internet seit 2005 im Betrieb, CMS Plone 2 Mehrere Microsites und Subsites n, Inhalte, 22,5 Mio. nzugriffe in 2011 Über 4000 Aktualisierungen in 2011, 60 Autorinnen und Autoren Bestehendes Intranet über 13 Jahre im Betrieb kein Content Management System Webanwendungen (Beschlussarchiv, Systematische Sammlung Stadtrecht etc.) Fachanwendungen (z.b. Zeiterfassung), nicht via Intranet startbar

7 Philosophie Internet und Intranet IntranetBern Internet Interne Arbeits- und Infoplattform bern.ch Microsites Subauftritte Zielgruppen extern Bürgerinnen und Bürger Öffentlichkeit Medienschaffende Webanwendungen Fachanwendungen Zielgruppen intern Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Kaderangestellte Auszubildende

8 Projekt IntranetBern - Erneuerung des Intranets Grobkonzept, Vernehmlassung, weitere Abklärungen, Abgleich mit Parallelprojekten Herbst 2009 Kreditbewilligung für Evaluationsphase Jan-Dez 2010 Konzept, Evaluation und Submission unter dem Dach eines Gesamtprojekts März 2011 Abschluss der Evaluation Juni 2011 Kreditbewilligung für Einführung des neuen Intranets Sept 2011 Umsetzung beginnt (Detailkonzeptphase) Jan-Apr 2012 Realisierung und Einführung Mai 2012 Go live (geplant)

9 Ziele von IntranetBern Inhaltliche Ziele Interne Kommunikation fördern Tägliche Routinearbeiten leichter machen Zugang zu Informationen erleichtern Zusammenarbeit und Wissenstransfer fördern Technische Ziele Einfache Bewirtschaftung (Content Management System) Einheitliches Erscheinungsbild Modular ausbaubare Plattform

10 Verbesserungen Intranet gestern IntranetBern heute Erfassen nur mit TechnikKenntnissen Einfaches Erfassen + Veröffentlichen Beteiligung nicht möglich Teamplattform, Marktplatz, Blog Zusammenarbeit kaum etabliert Zusammenarbeit intern (und extern) Keine Personalisierung von Inhalten Persönliche Startseite Suchen statt finden Finden statt suchen Menüführung mit Tücken Intuitive Menüführung Diverse Erscheinungsbilder (keines CD-gemäss) Einheitliches Erscheinungsbild Netzlaufwerk-Design Modernes Webdesign

11 Zielgruppen Primäre Zielgruppe: 1800 Mitarbeitende mit PC-Arbeitsplatz (von den 3650 Angestellten) Frage: Wie erreichen wir die Mitarbeitenden ohne PC-Arbeitsplatz? Bestehende Kommunikationsmittel einsetzen Koordination und Abgleich (Cross Media-Gedanke) Abteilungs-PC zur Verfügung stellen

12 Projektorganisation Projektbeteiligte Details Projektausschuss Direktionen und Stabsstellen Projektleitung Informationsdienst und Informatikdienste Redaktionsgruppe Direktionen, Stadtkanzlei, Ämter Projektcontrolling Externer Controller 4teamwork GmbH, Bern Technischer Anbieter Mediaparx AG, Bern Screendesign

13 IntranetBern Startseite (Noch im Entwurf)

14 IntranetBern Flyout-Navigation

15 IntranetBern Arbeitshilfen (noch im Entwurf)

16 IntranetBern Projektseite IntranetBern

17 Eckdaten Einfacher Workflow (direktes Veröffentlichen ohne Stati) Hauptnavigation mit fünf Rubriken Themenbäume Finanzen, Informatik, Personelles Schnellzugriff für Arbeitshilfen (Themenbaum) Flyout-Navigation, Footer-Navigation Drei feste Newstypen (Aus dem Gemeinderat, Newsticker Direktionen und Systemunterbrüche) Marktplatz für Kleinanzeigen Tipps und Tricks Umfrage-Tool (Quick Poll)

18 Feedback bisher (60 Autorinnen und Autoren) Eindrücke: Ansprechendes Layout Einfacher Aufbau der Inhalte Leicht zu bedienen Erfassung Inhalte macht Spass Wunsch an die Projektleitung: Mehr Muster Nutzen anschaulicher machen Unterstützung nach dem Start bieten

19 Schulung und Information März Schulungen 60 Personen (Ersterfassung Inhalte) Beitrag in der Mitarbeitendenzeitung MAZ Infoflyer Nr. 1 (Adaption der izug-infoflyers) März-April Fotowettbewerb Senden Sie uns Ihr Foto für IntranetBern (Bilderpool Header) April Juni Vorführungen im Gemeinderat und den Direktionen Anfang Mai Infoflyer Nr. 2 für die Mitarbeitenden Ende Mai Kommunikationsmassnahme zum Start Juni Beitrag in der MAZ Laufend Projektsite, Informationen im Hilfe-Bereich

20 Erfolgsfaktoren (bisher) Projektmanagement (Ergebnisse, Qualität, Kosten, Termine) Enge Zusammenarbeit mit den Direktionen (frühzeitige Einbindung) Kurze Wege persönliche Kommunikation mit allen Beteiligten Engagiertes Nachhaken und Rückversichern («Reden wir vom gleichen?») Projektkommunikation (informieren, beteiligen, motivieren) Einfach zu bedienendes CMS OneGov

21 Ausblick Nach dem Start ist vor dem Start Intensive Begleitung in der ersten Betriebsphase (Funktionen nutzen helfen) Feedback sammeln und auswerten Verbesserungsvorschläge sammeln Prioritäten für die Weiterentwicklung aufgrund des Feedbacks und einer ersten Bilanz setzen

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.