Stadtkämmerer Dieter Freytag, Brühl

Transkript

1 Stadtkämmerer Dieter Freytag, Brühl DOS AND DON TS Bezirksregierung Düsseldorf Konzeption Dokumentation Netzwerk-Themenworkshop Projektplanung Aus- und Fortbildung bei der NKF-Einf Einführung Dienstag, 28. September 2004

2 Patentrezept Man nehme Der Weg ist beschwerlich Von der Kameralistik zur Doppik - die Dokumentation - den Regierungsentwurf des NKFG-NRW - MitarbeiterInnen, die sowohl das kamerale als auch das kaufmännische Rechnungswesen beherrschen, darüber hinaus auch noch eine umfangreiche Verwaltungserfahrung besitzen und die die in der Verwaltung eingesetzte Software kennen, und schon steht einer Umsetzung nichts mehr im Wege. 2

3 Organisation der Umsetzung Projektteam Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kämmerei der Organisations- und EDV-Abteilung aus dem Bereich der Eigenbetriebe, deren Rechnungswesen schon nach den Regeln der kaufmännischen Buchführung geführt wird Leiter/in der Stadtkasse 3

4 Freistellung für die Projektarbeit Die Umsetzung kann erfolgreich nicht nebenher erledigt werden Die MitarbeiterInnen im Projektteam müssen zumindest mit einem nicht unerheblichen Zeitanteil, von den ihnen sonst zugewiesenen Aufgaben freigestellt werden 4

5 Beteiligung der gesamten Verwaltung Versuchen Sie nicht, alle Umsetzungsschritte nur durch das Projektteam bewerkstelligen zu wollen Die Umsetzung kann nicht ohne Unterstützung aller Dienststellen geleistet werden Binden Sie schon frühzeitig alle Dienststellen in den Umsetzungsprozess mit ein 5

6 Organisation des Projektteams Legen Sie innerhalb des Projektteams Zuständigkeiten fest. Wenn alle Alles machen sollen, macht keiner Etwas Zuständigkeiten können festgelegt werden z. B. für Fragen der Vermögenserfassung und bewertung der Produktbildung, Festlegung von Kennzahlen und Zielen der Anpassung des Kontenplans an die örtlichen Gegebenheiten, der Übernahme der kameralen Werte ins NKF (Haushaltsreste u.ä.m.) 6

7 Verwaltung insgesamt Zielgruppen Politik (Rat, Kreistag) Information Instrumente - Beispiele: Verwaltungskonferenz, Einzelinfos, gezielte Gespräche, Intranet, Informationsorgan der Stadt, spezielle NKF-Inforeihe Gezielte Fragen können nur gestellt werden, wenn Wissen um die Zusammenhänge vorhanden ist 7

8 Beteiligung der Politik Informieren Sie frühzeitig die Politik über die anstehenden Neuerungen Diskutieren Sie insbesondere, wie der zukünftige Produkthaushalt aussehen soll (Darstellungsebene) 8

9 Software-Auswahl Nicht nur die Systematik des Rechnungswesen ändert sich Verbunden ist damit auch die Einführung einer neuen Software mit dem dadurch erforderlichen Schulungsaufwand und den Problemen der Anbindung vorhandener Vorverfahren wie z.b. (Grundbesitzabgaben, Steuern, Lohn- und Gehaltsabrechnung usw.) 9

10 Schulungen Mitarbeiter-Schulungen in der kaufmännischen Buchführung Bilanz Ergebnisrechnung Finanzrechnung Umfang der Schulungen Wer muss was wissen und können 10

11 Organisationsüberlegungen Organisation der Buchführung zentral dezentral Kreditoren-/Debitoren Anlagenbuchführung Kostenrechnung Jahresabschluss Organisation des Belegflusses 11

12 Kosten der Umstellung Einplanung eventuell notwendiger Personalkosten Kosten für EDV Kosten für Schulungen Kosten für externe Berater 12

13 Zeitplanung Ermittlung des Anlagevermögens Ermittlung der Betriebs- und Geschäftsausstattungen Ermittlung der Grundlagen für die Durchführung der Bewertung Wann stehen die EDV-Verfahren zur Verfügung Wann sind die Schulungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgeschlossen 13

14 Flächendeckende Umstellung Flächendeckende Einführung oder Schrittweise Einführung in Pilotbereichen 14

15 Resümee Es gibt kein Patentrezept zur Umsetzung des NKF Eine frühzeitige Projektplanung mit Zeitvorgaben und deren Überprüfung ist erforderlich Die Umsetzung stellt eine Herausforderung an die gesamte Verwaltung dar, die aber strategisch gesteuert werden muss 15