Ausbildungsnachweise

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1 FORUM Verlag Herkert GmbH Ausbildungsnachweise Dr. Carmen Hergenröder 2015 Telefon (08233) Telefax (08233)

2 Vorwort Sehr geehrte Ausbilderin, sehr geehrter Ausbilder, viele Ihrer Kolleginnen und Kollegen klagen über die mangelhafte Führung der Ausbildungsnachweise. Mit einer nachlässigen Kontrolle werden Auszubildende, die Ausbildungsnachweise als überflüssige Pflichtübung betrachten, erst recht in ihrer Haltung bestärkt. In diesem Auszug aus dem Kapitel 3 Arbeitsrechtliche Regelungen des Praxishandbuchs Das neue Berufsbildungsrecht zeigt Ihnen unsere Expertin Frau Dr. Carmen Hergenröder, warum ordnungsgemäß geführte Ausbildungsnachweise ein so unverzichtbares Instrument in der Ausbildung sind und wie sie in Streitfällen sogar als wichtiges Beweismittel im Arbeitsgerichtsverfahren dienen können. Wir wünschen Ihnen eine interessante Lektüre! Inhaltsverzeichnis 3.38 Ausbildungsnachweise Verpflichtung zum Führen von Ausbildungsnachweisen? Weshalb werden Ausbildungsnachweise geführt? Mindestanforderungen für das Führen eines Ausbildungsnachweises Modalitäten des Führens von Ausbildungsnachweisen Führen von Ausbildungsnachweisen während eines Auslandsaufenthalts? Ausbildungsnachweise als Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung Bedeutung der Ausbildungsnachweise für die vorzeitige Zulassung zur Abschlussprüfung Beweisfunktion von Ausbildungsnachweisen Welche Möglichkeiten hat der Ausbildungsbetrieb, wenn sich Azubis weigern, die Ausbildungsnachweise zu führen?... 7

3 Ausbildungsnachweise 3.38 Ausbildungsnachweise 3.38 Die Bedeutung von Ausbildungsnachweisen darf nicht unterschätzt werden. Sie dienen dem Nachweis einer ordnungsgemäßen Ausbildung und können wichtig werden, wenn Auszubildende mit ihrer Ausbildung nicht zufrieden sind, von sich aus das Ausbildungsverhältnis kündigen und Schadensersatz verlangen. Darüber hinaus sind Ausbildungsnachweise, sofern sie vorgeschrieben sind, Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung. 1 Ausbildungsbetrieben kann aus diesem Grund nur dringend empfohlen werden, die Verpflichtung zum Führen von schriftlichen Ausbildungsnachweisen ernst zu nehmen und darauf zu achten, dass diese von den Auszubildenden ordnungsgemäß ausgefüllt werden. Bedeutung von Ausbildungsnachweisen Hinweis: Am hat der Hauptausschuss des Bundesinstituts für Berufsbildung (BiBB) eine Empfehlung für das Führen von Ausbildungsnachweisen gefertigt, welche die alte Empfehlung vom ersetzte (Bundesanzeiger Amtlicher Teil S2, Internet). Nach dieser Empfehlung können Ausbildungsnachweise jetzt auch elektronisch geführt werden. Verpflichtung zum Führen von Ausbildungsnachweisen? Die Ausbildungsordnung kann vorsehen, dass Azubis einen schriftlichen Ausbildungsnachweis zu führen haben ( 5 Abs. 2 Nr. 7 BBiG / 26 Abs. 2 S. 1 Nr. 7 HwO). Ist dies der Fall, sind die Ausbildungsnachweise Zulassungsvoraussetzung für die Teilnahme an der Abschlussprüfung ( 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG, 36 Abs. 1 Nr. 2 HwO; hierzu später mehr). Die Ausbildungsverordnung kann vorsehen, dass Ausbildungsnachweise zu führen sind

4 Sieht die Ausbildungsordnung noch nicht das Führen von Ausbildungsnachweisen vor, kann eine entsprechende Verpflichtung auch im Berufsausbildungsvertrag vereinbart werden. Eine weitere Vorschrift findet sich in 14 Abs. 1 Nr. 4 BBiG: Danach sollen Ausbildende ihre Auszubildenden zum Führen von schriftlichen Ausbildungsnachweisen, soweit solche im Rahmen der Berufsausbildung verlangt werden, anhalten und diese durchsehen ( 14 Abs. 1 Nr. 4 BBiG). Unter dem Begriff anhalten wird dabei verstanden, dass der Ausbildende kontinuierlich und aktiv auf Auszubildende einwirken soll, die Nachweise zu führen. 2 Weshalb werden Ausbildungsnachweise geführt? Das Führen des Ausbildungsnachweises dient folgenden Zielen: Auszubildende und Ausbildende sollen zur Reflexion über die Inhalte und den Verlauf der Ausbildung angehalten werden. Der zeitliche und sachliche Ablauf der Ausbildung im Betrieb und in der Berufsschule soll für die an der Berufsausbildung Beteiligten sowie die zur Überwachung der Berufsausbildung zuständigen Stellen in einfacher Form nachvollziehbar und nachweisbar gemacht werden. Der Ausbildungsnachweis soll täglich oder wöchentlich, in möglichst einfacher Form, stichwortartig, schriftlich oder elektronisch von den Auszubildenden selbstständig geführt und abgezeichnet werden. Dokumentiert mit entsprechenden Zeitangaben werden der Inhalt der betrieblichen Ausbildung, Unterweisungen bzw. überbetriebliche Unterweisungen (z. B. im Handwerk), der betriebliche Unterricht, sonstige Schulungen sowie Themen des Berufsschulunterrichts. Nach der Empfehlung des BiBB Hauptausschusses für das Führen von Ausbildungsnachweisen vom können Ausbildungsnachweise jetzt auch elektronisch geführt werden. Ausbildungsnachweise als Dokumentation über den Inhalt der Ausbildung Hinweis:

5 Mindestanforderungen für das Führen eines Ausbildungsnachweises Die Ausbildungsnachweise sind täglich oder wöchentlich in möglichst einfacher Form (stichwortartige Angaben, ggf. Loseblattsystem, schriftlich oder elektronisch) von Auszubildenden selbstständig zu führen sowie abzuzeichnen (Umfang: ca. 1 DIN A4 Seite für eine Woche). Längere Fristen sind nicht empfehlenswert, da sie das Erinnerungsvermögen des Auszubildenden trüben. Zudem wird der Zweck einer gewissen Selbstkontrolle Auszubildender gefährdet. Jedes Blatt des Ausbildungsnachweises ist mit dem Namen des/der Auszubildenden, dem Ausbildungsjahr und dem Berichtszeitraum zu versehen. Die Ausbildungsnachweise müssen min. stichwortartig den Inhalt der betrieblichen Ausbildung wiedergeben. Dabei sind betriebliche Tätigkeiten einerseits sowie Unterweisungen bzw. überbetriebliche Unterweisungen (z. B. im Handwerk), betrieblicher Unterricht und sonstige Schulungen andererseits zu dokumentieren. In die Ausbildungsnachweise müssen darüber hinaus die Themen des Berufsschulunterrichts aufgenommen werden. Die zeitliche Dauer der Tätigkeiten sollte aus dem Ausbildungsnachweis hervorgehen. 3 Hinweis: Ausbildende oder Ausbilder/innen prüfen die Eintragungen in den Ausbildungsnachweisen min. monatlich ( 14 Abs. 1 Nr. 4 BBiG). Sie bestätigen die Richtigkeit und Vollständigkeit der Eintragungen mit Datum und Unterschrift (vgl. Ziff. 5, 8 der Empfehlung des BiBB für das Führen von Ausbildungsnachweisen vom ). Kontrolle durch Ausbildende Praxistipp: Das BiBB hat verschiedene Formulare für das Führen von Ausbildungsnachweisen entworfen, um den Ausbildungsbetrieben die Arbeit zu erleichtern. Ausbildungsbetriebe kön

6 nen entweder diese oder die von ihrer zuständigen Stelle entworfenen Exemplare verwenden. Modalitäten des Führens von Ausbildungsnachweisen Den Azubis ist Gelegenheit zu geben, die Ausbildungsnachweise während der Ausbildungszeit im Betrieb zu führen. Früher war umstritten, ob sie die Nachweise tatsächlich im Betrieb ausfüllen dürfen oder ob sie dies zu Hause machen müssen. Heute ist allgemein anerkannt, dass dies im Betrieb erfolgen kann/muss. Dies sollten die Ausbildungsbetriebe so auch zulassen, da es auch in ihrem Interesse ist, dass Ausbildungsnachweise ordnungsgemäß ausgefüllt werden. Die erforderlichen Nachweishefte, Formblätter o. Ä. werden den Azubis kostenlos von den Ausbildenden zur Verfügung gestellt ( 14 Abs. 1 Nr. 3 BBiG). Ausbildende oder Ausbilder/innen prüfen die Eintragungen in den Ausbildungsnachweisen min. monatlich ( 14 Abs. 1 Nr. 4 BBiG). Sie bestätigen die Richtigkeit und Vollständigkeit der Eintragungen mit Datum und Unterschrift. Elektronisch erstellte Nachweise sind dazu monatlich auszudrucken oder es ist durch eine elektronische Signatur sicherzustellen, dass die Nachweise in den vorgegebenen Zeitabständen erstellt und abgezeichnet werden. Azubis erhalten die Formulare kostenlos vom Ausbildungsbetrieb 4 Im Rahmen der Lernortkooperation kann die Berufsschule vom Ausbildungsnachweis Kenntnis nehmen. Bei minderjährigen Auszubildenden soll ein(e) gesetzliche(r) Vertreter(in) in angemessenen Zeitabständen von den Ausbildungsnachweisen Kenntnis erhalten und diese unterschriftlich bestätigen. Arbeitnehmervertretungen können durch Einsichtnahme in den Ausbildungsnachweis Kenntnis vom Ablauf der Ausbildung zum Zwecke ihrer Aufgabenerfüllung nehmen ( 80 Abs. 1 BetrVG).

7 Führen von Ausbildungsnachweisen während eines Auslandsaufenthalts? Sind Auszubildende nach der Ausbildungsordnung bzw. nach dem Ausbildungsvertrag zum Führen von Ausbildungsnachweisen verpflichtet, besteht diese Verpflichtung auch für Zeiten eines Auslandsaufenthalts (vgl. hierzu ausführlich Kap. 4.5 im Handbuch). Grund hierfür ist, dass die aus dem Ausbildungsverhältnis resultierenden Verpflichtungen der Vertragsparteien auch für die Dauer einer Auslandsausbildung fortbestehen. Ausbildungsnachweise als Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung Nach 43 Abs. 1 Nr. 2, Alt. 2 BBiG / 36 Abs. 1 Nr. 2 HwO wird zur Abschluss /Gesellenprüfung zugelassen, wer vorgeschriebene schriftliche Ausbildungsnachweise geführt hat. Aus dem Gesetzeswortlaut ergibt sich, dass diese Verpflichtung nur besteht, wenn Ausbildungsnachweise vorgeschrieben sind. Das kann zum einen in der Ausbildungsordnung ( 5 BBIG) erfolgen. Zum anderen kann im Berufsausbildungsvertrag vereinbart werden, dass Ausbildungsnachweise zu fertigen sind. Zulassungsvoraussetzung sind ordnungsgemäß geführte Ausbildungsnachweise nur dann, wenn sie in der Ausbildungsordnung vorgesehen sind, da sie dann vorgeschrieben sind Vgl. hierzu Ziff. 3 und 4 der Empfehlung des BiBB vom : 3. Der ordnungsgemäß geführte Ausbildungsnachweis ist gemäß 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG / 36 Abs. 1 Nr. 2 HwO Zulassungsvoraussetzung zur Abschluss /Gesellenprüfung. 4. Sofern die Ausbildungsordnung oder eine Regelung der zuständigen Stelle vorsieht, dass der Ausbildungsnachweis zur mündlichen Prüfung mitgebracht werden muss, ist er dem Prüfungsausschuss vorzulegen. Der Ausbildungsnachweis wird im Rahmen der Zwischen und Abschlussprüfungen nicht bewertet

8 Bedeutung der Ausbildungsnachweise für die vorzeitige Zulassung zur Abschlussprüfung Nach 45 Abs. 1 BBiG können Auszubildende nach Anhörung der Ausbildenden und der Berufsschule vor Ablauf ihrer Ausbildungszeit zur Abschlussprüfung zugelassen werden, wenn ihre Leistungen dies rechtfertigen (vgl. hierzu ausführlich Kap und 5.2 im Handbuch). Auch bei der vorzeitigen Zulassung zur Abschlussprüfung müssen grds. die Zulassungsvoraussetzungen u. a. nach 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG erfüllt sein, soweit dies tatsächlich möglich und geboten ist. Dies ist ein Grund mehr dafür, als Ausbildungsbetrieb dafür Sorge zu tragen, dass Ausbildungsnachweise ordnungsgemäß geführt werden. 6 Beweisfunktion von Ausbildungsnachweisen Ausbildungsbetriebe sollten dringend darauf achten, dass vorgeschriebene Ausbildungsnachweise auch tatsächlich ordnungsgemäß geführt werden. Dies ist z. B. im Hinblick auf einen möglichen Schadensersatzanspruch Auszubildender nach 23 Abs. 1 S. 1 BBiG wichtig, sofern diese wegen angeblich unzureichender Ausbildung das Berufsausbildungsverhältnis vorfristig kündigen. Voraussetzung für einen solchen Schadensersatz ist, dass der Ausbildende die vorzeitige Lösung des Ausbildungsverhältnisses zu vertreten hat. Das wäre z. B. der Fall, wenn er seinen Auszubildenden nicht ordnungsgemäß ausgebildet hat. Wird dies vom Auszubildenden behauptet, hat es der Ausbildende mit den Ausbildungsnachweisen in der Hand, den Beweis für das Gegenteil zu erbringen. Hinweis: Daher ist es wichtig, dass der Ausbildungsbetrieb im Ernstfall auch auf die Ausbildungsnachweise zugreifen kann. In der Praxis wird es vielfach so gehandhabt, dass Auszubildende die Ausbildungsnachweise selbstständig bei sich zu Hause aufbewahren. Dies ist für Fälle der geschilderten Art ungünstig.

9 Besser wäre es, wenn Ausbildungsbetriebe die Ausbildungsnachweise zumindest in Fotokopie im Betrieb aufbewahren. Lässt der Betrieb diese elektronisch erstellen, kann eine Kopie in einem speziellen Ordner abgespeichert werden. Steht die Frage einer unzureichenden Ausbildung im Raum, kann sich der Betrieb dann den entsprechenden Nachweis ausdrucken lassen. Welche Möglichkeiten hat der Ausbildungsbetrieb, wenn sich Azubis weigern, die Ausbildungsnachweise zu führen? Sehen entweder die Ausbildungsordnung oder aber der Ausbildungsvertrag vor, dass Ausbildungsnachweise zu führen sind, besteht eine rechtliche Verpflichtung für Auszubildende, dies auch zu tun. 14 Abs. 1 Nr. 4 BBiG bestimmt insoweit, dass Ausbildende ihre Auszubildenden zum Führen von Ausbildungsnachweisen anzuhalten haben. Das bedeutet, dass sie darauf hinwirken müssen notfalls durch Gespräche bzw. Ermahnungen, dass Auszubildende dieser Verpflichtung auch nachkommen Geschieht dies nicht, liegt eine Pflichtverletzung seitens des Auszubildenden vor. In diesem Fall können Ausbildungsbetriebe Abmahnungen aussprechen. Eine solche ist auch erforderlich, wenn sich Auszubildende beharrlich und fortgesetzt weigern, die Ausbildungsnachweise zu führen. Wenn auch diese nicht zum gewünschten Erfolg führen, kann der Ausbildungsbetrieb unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter der gebotenen Abwägung der wechselseitigen Interessen eine außerordentliche Kündigung des Ausbildungsverhältnisses aussprechen (Hessisches LAG, Urteil vom Sa 657/97; LAG Schleswig Holstein, Urteil vom Sa 22/02). Werden Ausbildungsnachweise nicht geführt, kann abgemahnt und u. U. gekündigt werden Hinweis: Gegen Ende der Ausbildung wird eine außerordentliche Kündigung nur in Ausnahmefällen wirksam sein.

10 Praxistipp: Einige Betriebe reservieren eine feste Zeit, in welcher alle Auszubildenden ihre Ausbildungsnachweise fertigen. Das kann z. B. die letzte Arbeitsstunde vor dem Wochenende sein. Auszubildende dürfen erst nach Hause gehen, wenn sie den Ausbildungsnachweis ausgefüllt haben. So wird sanfter Druck ausgeübt. 8 Bildnachweis: blankstock fotolia.com

11 Anforderung per Fax: (08233) Internet-Bestellung: Anforderung per Fax: (08233) Das neue Berufsbildungsrecht Das digitale Praxishandbuch für Schule und Betrieb AUSZÜGE DER INHALTE Arbeitsrechtliche Regelungen Rechte, Pflichten des Ausbildenden / Azubis Teilzeitberufsausbildung Mutterschutz und Elternzeit Alkohol und Sucht am Ausbildungsplatz Beendigung des Ausbildungsverhältnisses Praktika im Ausbildungsbetrieb Ausbildung im Ausland Probezeit Ausbildungsstätte und -personal Ausbildereignung Lernortkooperation und Verbundausbildung Die Ausbildung beginnt: Fehler vermeiden, Motivation stärken Vermeidung von Ausbildungsabbrüchen Neuordnung des Prüfungswesens Gestreckte Abschlussprüfungen Organisationen der Berufsbildung Ausbildungsförderung Wichtige Rechtsprechung ONLINE-PORTAL Regelmäßige Neuigkeiten zum Berufsbildungsrecht Aktuelles rund um die Ausbildung Monatlicher Newsletter zum Berufsbildungsrecht Nützliche Links und Adressen Hilfreiche Checklisten und praktische Vorlagen Checklisten zur Organisation des ersten Ausbildungstags und der betrieblichen Berufsausbildung, Musterpläne, etc. Musterverträge, -anträge und -schreiben Gesetze, Verordnungen und Rechtsprechung Wichtige Gesetzestexte und Verordnungen im Volltext wie AEVO, AGG, BBiG, BEEG, HwO, JArbSchG, SGB, Umfassende Sammlung relevanter Gerichtsentscheidungen: u. a. zu Weiterbeschäftigung, Kündigung, Teilzeit, Haftung, Schadensersatzanspruch, Vergütung, Abgrenzung Praktikum Arbeitsverhältnis, Leserfragen und kostenloser Expertenservice Ja, ich bestelle Das neue Berufsbildungsrecht in der digitalen Ausgabe und entscheide mich für (bitte ankreuzen): Online-Version: Jahresbezug 27,50 / Monat Jahresbezugspreis 330,00 zzgl. 19 % MwSt. inklusive aller Updates, -Informationsservice Online-Version: 3-Monats-Bezug 32,50 / Monat 3-Monats-Bezugspreis 97,50 zzgl. 19 % MwSt. inklusive aller Updates, -Informationsservice Bestell-Nr /1-704/1 Bestell-Nr /2-704/1 Leistungen: Handbuch als Online-Version für PC, Laptop und mobile Endgeräte -Informationsservice bei aktuellen Meldungen Mustervorlagen, Arbeitshilfen und Checklisten zum Download / direkten Bearbeiten Vertrauensgarantie: Das Abonnement und damit den Zugang zur Online-Version und allen Inklusiv-Leistungen können Sie jederzeit mit einer Frist von 2 Wochen vor Ablauf des Bezugszeitraums beenden. Updates erscheinen jeweils bei rechtlichen, inhaltlichen oder technischen Änderungen. Es gelten die Allgemeinen Geschäfts- und Widerrufsbedingungen des Verlags. Diese finden Sie unter Die Systemvoraussetzungen können Sie unter nachlesen. Absender:... Firma / Einrichtung... Telefon Telefax... Straße... PLZ, Ort Zur Auftragsbearbeitung bitte angeben. Diese Angabe ist freiwillig. Sie können jederzeit der Verwendung Ihrer Daten für Werbezwecke zu den ortsüblichen Basistarifen widersprechen.... Name, Vorname des Bestellers... Datum, Unterschrift und Stempel Wenn Sie zukünftig keine interessanten Angebote mehr erhalten wollen, können Sie der Nutzung Ihrer Daten für Werbezwecke jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Bitte richten Sie Ihren Widerspruch an: FORUM VERLAG HERKERT GMBH, Fax (08233) oder Tel. (08233)