ams Auf Draht Maschinenbau Anwenderbericht An alle Einzel-, Auftrags- und Variantenfertiger Die ERP-Lösung

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1 Anwenderbericht An alle Einzel-, Auftrags- und Variantenfertiger Maschinenbau Auf Draht Der Sondermaschinenbauer Aumann steuert komplexe Automatisierungsprojekte mit durchgängigem Auftragsmanagement. ams Die ERP-Lösung Prozesse verstehen. Transparenz gestalten.

2 Branche Maschinen- und Anlagenbau Mitarbeiter 180 (an den Standorten Berlin und Espelkamp) Anwender Aumann GmbH Espelkamp ams-anwender 80 ams-lösungen ams.erp: Angebotsbearbeitung/-kalkulation Kaufmännische Auftragsbearbeitung Stücklistenwesen Arbeitsvorbereitung Produktionsmanagement Disposition und Einkauf Materialwirtschaft Auftragskalkulation Dokumentenmanagement Fremd-Logistik Sachmerkmalsleiste Workflow XML-Export nach MS-Project Compendium Import E-Plan PDM-Anbindung EdgePLMCompact ams.connect Einkauf (myopenfactory) Strategische Planung Anlagenverwaltung Ersatzteileabwicklung Technische Auftragsdokumentation Produkt-/Variantengenerator Versandsteuerung mit Collierung ams.time: Auftragszeiterfassung Personalzeiterfassung Zutrittskontrolle ams.finance: Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Kostenrechnung Das Anwenderunternehmen Seit mehreren Generationen ist Aumann weltweit einer der führenden Maschinenbauer im Bereich Drahtlackier- und Spulenwickeltechnik, sowie der Automation. Dabei ist Aumann global der absolut einzige Anbieter, der über das Know-how und die Erfahrung von der Drahtherstellung über das Bewickeln bis hin zur umfangreichen Montage des End produktes verfügt. Mit fortschrittlichen Impulsen, Präzisionsarbeit und Entwicklungsfreude ist Aumann für Sie als Kunde international im Einsatz. Denn Aumann verknüpft erfolgreich das Wissen aus den drei Geschäftsfeldern. So eröffnet Aumann den entscheidenden Vorteil: die Kombination von bewährten Lösungsstrategien mit effektiven Innovationen. Der Lösungsanbieter Die Beratungs- und Softwarehäuser der ams.group sind Spezialisten für Entwicklung, Implementierung und Betreuung von kundenorientierten ERP-Lösungen im Maschinen-/Anlagenbau, Werkzeug-/Formenbau, Laden-/Innenausbau, Schiffbau, Fahrzeugbau sowie in der Lohnfertigung. Auf Basis der Standardsoftware ams.erp realisiert ams schlanke Unternehmensorganisationen speziell für die Einzel-, Auftragsund Variantenfertigung. Das Auftragsmanagementsystem ams.erp setzt sämtliche Anforderungen für Einzel- und Auftragsfertiger des VDMA erfolgreich um. Europaweit wurden mehr als Kundenprojekte in der ams-gruppe erfolgreich abgeschlossen. Weitere Informationen: Weitere Informationen und Referenzen:

3 Aumann zählt zu den weltweit führenden Maschinenbauern im Bereich Drahtlackier- und Spulenwickeltechnik. Hinzu kommt die Automation von vielfältigen Herstellungsprozessen. Dabei ist Aumann global der einzige Anbieter, der über das Know-how und die Erfahrung von der Drahtherstellung über das Bewickeln bis hin zur umfangreichen Montage des Endproduktes verfügt. Kernmarkt ist die Herstellung von Maschinen für die Fahrzeugindustrie, mit denen sich Elektromotoren und elektronische Komponenten fertigen lassen. Hierbei erstellt der Sondermaschinenbauer kundenspezifisch Fertigungssysteme. Um die kapitalintensiven Projekte nicht nur technisch, sondern auch wirtschaftlich zum Erfolg zu führen, strebt Aumann ein Höchstmaß an Prozesstransparenz an. Das Unternehmen gewinnt diese Sicht durch das Auftragsmanagementsystem ams.erp, das sämtliche Abläufe von der Konstruktion über die Beschaffung und Fertigung bis zur Montage und Auslieferung vernetzt und in Echtzeit auswertbar macht. Nachdem die Einführung von ams.erp am Firmenhauptsitz durchweg erfolg reich verlaufen ist, wir die ERP-Lösung bereits seit Mai 2013 auch am Standort Berlin eingesetzt. Insbesondere durch die Standort übergreifende Bündelung des Einkaufs konnten hierdurch bereits erhebliche Synergieeffekte hergestellt werden. Mit Erfahrung in der Wickeltechnik und in der Automation von Herstellungsprozessen unterscheiden wir uns vom nationalen und internationalen Wettbewerb, erklärt Guido Reckmann, Mitglied der Geschäftsführung von Aumann, und erläutert: Die Mehrzahl unserer Projekte beschränkt sich keineswegs nur auf die Lieferung der Wickel- und Drahtlackiertechnik. Stattdessen durchdenken wir den gesamten Fertigungsprozess des Kunden und konzipieren eine Anlage, auf der er die Herstellung seines Endprodukts in all ihren Einzelschritten automatisieren kann. Das Anwendungsspektrum ist groß. Im Zentrum stehen Motoren für diverse Elektroniksysteme in Autos, wie zum Beispiel Stellantriebe, Zentralverriegelungen oder Antiblockiersysteme. Hinzu kommt eine Reihe weiterer Zielmärkte. Unter anderem errichtet Aumann Montagelinien für Pumpen- und Ventilhersteller oder Anbieter von Medizintechnik. Komplette Fertigungsstraßen können bis zu 100 Meter lang sein und haben ein Volumen von bis zu 8 Mio. Euro. Hierbei konzentriert sich der Einzelfertiger auf die Bereiche Ideenfindung, Konstruktion und SPS-Programmierung. Da das Unternehmen keine eigene Vorfertigung vorhält, kauft es die Fertigungsteile in einem Netzwerk von Partnerunternehmen ein. Gleiches gilt für die Zuführ-, Schweiß-, Press-, Löt-, Kleb- und Prüftechnik, die Aumann in seine Automationslösungen integriert. Der Materialanteil am Gesamtumsatz liegt daher bei rund 50%. Um komplexe Automatisierungsaufträge erfolgreich zu steuern, müssen wir den Projektfortschritt über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg transparent machen. Hierzu brauchen wir präzise Online-Informationen, betont Guido Reckmann: Nur wenn wir den Arbeitsfortschritt, die Budgettreue und den Lieferstatus aller Teilprojekte kennen, gewinnen wir eine ausreichende Planungssicherheit. In unserer alten EDV-Welt war eine solche Sicht jedoch nur ansatzweise zu haben. Bis Ende 2009 stützte sich die Informationstechnologie des mittelständischen Unternehmens auf mehrere Einzellösungen, die sich um eine Standardsoftware für die Materialwirtschaft und eine davon losgelöste Finanzbuchhaltung rankten. Die unterschiedlichen Systeme waren über einen Zeitraum von drei Jahrzehnten gewachsen, so dass ein unternehmensweiter Datenaustausch nur eingeschränkt möglich war.

4 Erschwerend kam hinzu, dass die Lösungen auf einer veralteten AS/400-Plattform liefen. Insbesondere neuen Mitarbeitern fiel es zunehmend schwerer, sich das Fachwissen anzueignen, um die Anwendungen nutzen zu können, erinnert sich Guido Reckmann, der seit 2009 den IT-Bereich verantwortet. Doch auch alt gediente Mitarbeiter stießen recht schnell an ihre Grenzen. Abfragen aus dem System und geänderte oder neue Berichtsformate konnte nur ein einziger zentraler EDV Mitarbeiter erstellen, der dementsprechend stark ausgelastet war. Systemwechsel Angesichts der permanent steigenden Anforderungen im Projektcontrolling machte sich Aumann 2009 auf die Suche nach einer geeigneten betriebswirtschaftlichen Unternehmenssoftware (engl. Enterprise Resource Planning, ERP). Ziel war es, sämtliche Wertschöpfungsprozesse in einer einzigen IT-Lösung abzubilden. Nach einem viermonatigen Auswahlverfahren entschied sich Aumann für das Auftragsmanagementsystem ams.erp, das die ams.solution AG speziell für die Einzelfertigung ausgelegt hat. Den Ausschlag gaben die Spezialisierung der Unternehmenssoftware und das Prozesswissen der ams-berater. Um unsere Entscheidung abzusichern, haben wir eine Art Probefahrt in der neuen Software gemacht. Mitarbeiter aus allen Geschäftsbereichen erhielten Zugriff auf eine Testumgebung, um typische Geschäftsprozesse durchzuspielen, beschreibt Guido Reckmann das damalige Vorgehen. Diese Probefahrt war sehr aufschlussreich. Wenn man selbst buchen muss, lernt man die Qualität einer Software deutlich schneller kennen, als wenn man nur dem Anbieter über die Schulter schaut. Ihr Hauptaugenmerk legten die Testfahrer auf die Frage, ob sie ihr Projektmanagement inklusive der Terminverfolgung ausreichend abbilden konnten. Hierzu wurde eine Reihe prototypischer Aufträge in der Testumgebung angelegt und vollständig durchgespielt. Gemeinsam mit den ams-beratern brachte Aumann die neue Geschäftssoftware dann innerhalb von vier Monaten an den Start. Das mittelständische Unternehmen nutzte den modularen Aufbau von ams.erp und führte zunächst die Zeitwirtschaft und einen Monat später das Kundendatenmanagement (CRM Modul) ein. Das Vorziehen der Zeitwirtschaft bot sich an, da sich die Lösung sinnvoll nutzen lässt, ohne dass die übrigen ERP-Informationen vorliegen müssen. Auf diese Weise konnten sich unsere Anwender schrittweise an das neue System gewöhnen, hebt Guido Reckmann hervor und fügt hinzu: Dieses Vorgehen kann ich jedem empfehlen, dessen Ressourcen stark eingegrenzt sind. Mit dem Vorziehen der Zeitwirtschaft erledigt man ein ganz wesentliches Arbeitspaket vorab. Viele Anwender unterschätzen, welch hohen Beratungs- und Einstellungsaufwand gerade die Zeitwirtschaft mit sich bringt. Losgröße 1 Aumann entschied sich bewusst gegen individuelle Anpassungen und bildete alle Arbeitsabläufe im Standard der neuen Geschäftssoftware ab. Der Auftragsdurchlauf reicht von der Planung, Projektierung und Kalkulation über Konstruktion, Disposition, Einkauf, Montage, Inbetriebnahme und Optimierung bis zu Versand und Endmontage. Hierbei nutzte der Sondermaschinenbauer die Einführung, um seine Produktdaten zu bereinigen. Obwohl Aumann naturgemäß mit der Losgröße 1 fertigt, waren die Anwender im alten System dazu gezwungen gewesen, jedes verwendete Teil als einzelnen Artikel anzulegen. Auf diese Weise war ein Artikelstamm von einer Viertelmillion Teilen herangewachsen. Nach eingehender Mitlaufende Kalkulation Im Mittel organisiert Aumann etwa 30 Projekte, die parallel laufen oder sich zumindest in Teilen überschneiden. Typischerweise liegen die Durchlaufzeiten bei 10 bis 18 Monaten. Ob der Auftragsverlauf den Zeit- und Budgetplänen entspricht, zeigt die mitlaufende Kalkulation: Permanent gleicht das Auftragsmanagementsystem die Ist- mit den Soll daten ab und zeichnet ein detailliertes Bild des aktuellen Projektfortschritts. Da die mitlaufende Kalkulation eventuelle Schieflagen bereits in ihrer Entstehung erkennbar macht, gewinnen die Verantwortlichen Zeit, um Gegenmaßnahmen frühzeitig einzuleiten. Aumanns Führungsmannschaft arbeitet mit Dashboards, welche die erfolgskritischen Informationen eines Auftrags in einer einzigen Benutzeroberfläche zusammenführen. Dank der Integration in das Auftragsmanagementsystem treffen die Projektdaten in Echtzeit ein. Die Kennzahlen dienen der Budgetkontrolle, der Überwachung des Projektfortschritts sowie dem Ressourcen-, Kapazitäts- und Materialmanagement. Zudem geben die Dashboards den Finanzierungsgrad und die Zahlungsplanung der Aufträge wieder. Zeigt sich ein Handlungsbedarf, so gelangen die Anwender per Mausklick in die Bereiche des Auftragsmanagements, in denen sie die Ursachenanalyse vertiefen und erforderliche Ausgleichsmaßnahmen wirtschaftlich einleiten können.

5 ams Die ERP-Lösung Prozesse verstehen. Transparenz gestalten. Analyse blieben gerade einmal 8000 Artikel übrig, bei denen das Einführungs-Team davon ausging, dass diese Teile auch in Folgeprojekten noch einmal zum Einsatz kommen könnten. Guido Reckmann ist sich sicher, dass Aumanns Produktentwickler die zurückgewonnene Übersichtlichkeit bewahren werden: Seit dem Systemwechsel profitieren wir davon, dass wir in ams.erp vorzugsweise auch mit sogenannten Auftragsteilen arbeiten können. Da wir diese O-Teile rein auftragsspezifisch anlegen, brauchen wir sie nicht weiterzupflegen, wenn der zugehörige Auftrag abgeschlossen ist. Auf diese Weise halten wir den Artikelstamm schlank und leicht administrierbar. Variantenkonfiguration Zusätzliche Transparenz verschafft sich Aumann bei der Konzeption der Fertigungslinien. Hier nutzt das Unternehmen den in ams.erp integrierten Variantengenerator, um die große Auswahl geeigneter und bereits eingesetzter Technologien transparent zu machen. Geschäftsführer Guido Reckmann erläutert das Vorgehen: Eine Produktionslinie besteht aus einer Kette hintereinandergeschalteter Stationen, welche die einzelnen Fertigungs- und Montageschritte abbilden. Jede Station setzt sich aus einer Reihe unterschiedlicher Komponenten zusammen. Was diese Komponenten kosten und was sie können, ist uns zumindest in Varianten bekannt. Mit dem Variantengenerator strukturieren wir dieses Marktwissen und standardisieren unsere gesamten Geschäftsprozesse. In einer späteren Ausbaustufe will Aumann eine Zusatzfunktion des Generators nutzen, die darin besteht, Stücklisten aus den Konfigurationen abzuleiten. Diese Stücklisten dienen dann als Ausgangspunkt für die Konstrukteure, um die vorkonfigurierte Anlagenkomponente auftragsspezifisch weiterzuentwickeln. Bei den hauseigenen Standardwickelmaschinen hat der Einzelfertiger die Grundlagenarbeit bereits abgeschlossen und die Fertigungsstücklisten aller gängigen Varianten eingepflegt. Unternehmenskennzahlen Für die Geschäftsführung haben wir ein eigenes Management-Dashboard entwickelt. Dieses zusätzliche Dashboard erlaubt es uns, die Informationen des Auftragsmanagements auftragsübergreifend zu verdichten, erklärt Guido Reckmann und fügt hinzu: Eine solche Eigenentwicklung ist im Übrigen alles andere als Hexerei. Da ams.erp die Entwicklungsumgebung Microsoft SQL Server Reporting Services unterstützt, reichen normale SQL-Kenntnisse, um sich ein solches Dashboard maßzuschneidern. Das Finanz-Dashboard gewährt den Managern sowohl eine aktuelle als auch eine zukunftsbezogene Sicht auf den Geschäftsverlauf. Die Lösung stützt sich vor allem auf die Daten der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung. Es entsteht ein vollständiges Set an Ist- und Plan-Kennzahlen, die zum Beispiel über die Gesamtheit der zu erwartenden Finanzbewegungen informieren. Zudem erhalten die Führungskräfte eine Umsatzvorschau, die den Auftragsbestand und die damit einhergehenden Rechnungstermine auswertet. Die Umsatzvorschau lässt sich zeitlich erweitern, indem das Controlling die Umsatzerwartung der noch offenen Angebote mit einrechnet. Mit diesen Informationen sichern wir die Liquidität des gesamten Unternehmens, fasst Geschäftsführer Guido Reckmann den Nutzen der Kennzahlen zusammen. Auf diese Weise erschließen wir das erforderliche Wissen, um die betriebswirtschaftlichen Risiken unserer Generalunternehmerprojekte sicher zu beherrschen.

6 ams.group Die ERP-Welt für Projektmanagement Partner von: Microsoft Gold Application Development ams Die ERP-Lösung Prozesse verstehen. Transparenz gestalten.