CompetenceDay 2015: 50 Teilnehmer informierten sich über neue Entwicklungen beim Einkauf und Artikelmanagement.

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1 PRESSEINFORMATION CompetenceDay 2015: 50 Teilnehmer informierten sich über neue Entwicklungen beim Einkauf und Artikelmanagement. Frankfurt a. Main, Zum 12. CompetenceDay hat die CompetenceGroup rund 50 IT- Entscheider und Anwender am 1.Oktober 2015 ins Hilton Garden in Frankfurt am Main eingeladen. Zentrale Themen des Netzwerktreffens für Unternehmen aus der Gemeinschaftsverpflegung waren der softwaregestützte Einkauf, das Artikelmanagement und neue Anforderungen an das Konferenz- und Veranstaltungsmanagement. Das Produktportfolio der CompetenceGroup umfasst die Warenwirtschaft MBS5 und die Online-Menüplanung MBS5online, das Menüwunscherfassungssystem SANALOGIC7, die Raumbuchungs- und Konferenzmanagement-Software EVENT-IS sowie das bargeldlose Zahlungssystem MAXXsystem. Der Vorteil für die Kunden: Die Eingabe der Stammdaten aus Rezepturverwaltung, Speiseplanung, Einkauf, Produktion und Nachkalkulation in die zentrale IT- Datenbasis erfolgt nur einmal. Damit sind die Daten in jedem der angeschlossenen Systeme sofort verfügbar. In Kundenprojekten übernimmt jeweils ein Partner der CompetenceGroup ( one face to the customer ) die Verantwortung für die erfolgreiche Einführung der IT-Lösung. Der gemeinsame Einsatz der Softwaresysteme bildet die Basis, der Mehrwert bei den CompetenceGroup-Projekten liege jedoch im Daten- und Projektmanagement. Andreas Essing, Prokurist der Herrlich & Ramuschkat GmbH, hob bei der Begrüßung der Gäste aus Business, Care und Education, hervor, wie schnell sich die Anforderungen an die Warenwirtschaft und die Menüplanung seit Gründung des Unternehmens Herrlich & Ramuschkat im Jahr 1990 verändert haben. Essing wies mit Blick auf aktuelle Technologie- Trends hin, dass die Prozesse stärker als bisher automatisiert ablaufen werden. So könnte bereits 2017 ein Roboter Aufgaben bei der Menü-Zubereitung übernehmen. Die Technik sei vorhanden, so Essing.

2 Bei der Einführung neuer Prozesse mit IT-Lösungen in der Gemeinschaftsverpflegung riet Essing den Teilnehmern, die Beratung von Experten einzuholen. Denn die gesetzlichen Transparenzanforderungen beim Allergenmanagement wie die Komplexität der Prozessabläufe beim Artikelmanagement nehmen weiter zu. Eine weitere Herausforderung sei der Fachkräftemangel der uns in den nächsten Jahren erwartet. Der Bedarf und die Nachfrage nach integrierten IT-Lösungen, die die Prozesse nach bestriebswirtschaftlichen und gesetzlichen Aspekten wie der Lebensmittel-Informationsverordnung und den HACCP-Richtlinien komfortabel unterstützen, seien hoch, konstatiert Essing. Die CompetenceGroup-Partner greifen bei der Umsetzung der Projekte auch auf Spezialisten zu. Transgourmet etwa ist der führende Spezialist für die Belieferung von Großverbrauchern in Hotellerie, Gastronomie, Betriebsverpflegung und sozialen Einrichtungen. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden mit einem breiten Dienstleistungsangebot. Besonders die Beratung gewinne an Bedeutung, bestätigte Kai Zeumer, Fachbereichsleitung der Abteilung Beratung & Konzept bei Transgourmet Deutschland, der gemeinsam mit Niklas Zimmermann, Regionalleiter Vertrieb bei Sanalogic, die steigenden Anforderungen bei der Patientenverpflegung erläuterte. Neben der Verpflichtung zur Angabe von Zusatzstoffen und Allergene, prüft unter anderem der Medizinische Dienst der Krankenversicherung die Einhaltung von Qualitätskriterien. Die hohe Kundentreue, die wir durch unseren zuverlässigen Service und ständiger Softwarepflege vorweisen können, unterstreicht, dass unsere IT-Leistungen richtig sind, sagte Zimmermann. Kern des Software-Konzeptes ist die zentrale Artikel- und Rezepturpflege nach LMIV. Die Daten stehen allen Standorten und Mitarbeitergruppen zur Verfügung. Wir bieten maßgeschneiderte Lösung auf Grundlage erprobter Module für alle Varianten bezüglich Organisation, Produktionsverfahren und Menübestellung, betonte Zimmermann. Einmalig sei die softwaregestützte Bearbeitung von diätetischen Konflikten, so dass die Konflikte heute zeitschonend von einer Fachkraft statt in Diskussionsrunden gelöst werden. Wichtiger erster Schritt und damit der zentrale Unterschied zu anderen Systemen sei die Taxierung, berichtete Zimmermann. Insbesondere durch die Abstufungsmöglichkeit auf keinen Fall" und mag nicht" bleibt eine maximale Wahlmöglichkeit aus dem Angebot bestehen. Zimmermann nannte ein Beispiel: Patient A mag keinen Fisch, weil er Gräten hasst - aber ein Süßwasserfisch wie Zander

3 mit hellem Fleisch und ohne Gräten als Filet findet er super. Eine geschulte Servicekraft kann bei eingestellter Berechtigung dies freigeben und damit den Konflikt lösen. Wenn die Diätkonflikte vor dem letzten Produktionsabgleich erfolgen, passen die Mengen zudem mit dem Bedarf 100% überein. Eine Nachproduktion oder Übermengen lassen sich vermeiden. Die Eingabe von Regeln erlaubt eine systematische und dauerhafte Lösung und spart zusätzlich Bearbeitungszeit. Die Kunden entscheiden, welche Hardware (Tablet, PC, Smartphone) sie dabei nutzen möchten Sanalogic passt seine Software dementsprechend an. Zum Abschluss seines Vortrages nannte Zimmermann die Vorteile des Systems: Eine zentrale Artikelinformation, vollständige Rezepturen in solider SQL-Datenbank, ein durchgängiges Kostformkonzept (Taxierungsabgleich), eine flexible Speiseplanung sowie Dokumentation und Budgetplanung mit berechneten Basisspeiseplänen. Die farbig und automatisiert erstellte Symbolcard mit Symbolen und Ziffern vereinfacht zudem die Speiseverteilung in der Küche. Dafür seien keine Deutschkenntnisse nötig, so Zimmermann. Im Zusammenspiel mit einer passgenauen Beratung ergeben sich viele Mehrwerte und in Folge dessen hohe Einsparpotentiale beim Kunden, ergänzte Herr Zeumer und erläuterte diese anhand von Praxisbeispielen. So hat ein Referenzkunde die Verteilung der Speisen am Band, die von bisher elf Mitarbeitern durchgeführt wurden, nach Abschluss des Projekts auf neun reduzieren können. Bei der Einführung von Prozessen im Beschaffungsmanagement, greifen die CompetenceGroup-Partner auf das Dienstleistungsangebot der best 4 bps GmbH & Co. KG. zu. Das Unternehmen bietet neben Beratungsdienstleistungen für Einkauf, Finanz- und Qualitätsmanagement, auch Unterstützungsdienstleistungen bei der Artikeleingabe und Artikelaktualisierung an. Der Osnabrücker Dienstleister hat jüngst ein Ausschreibungsportal entwickelt, mit dem der Einkauf automatisiert abgewickelt werden kann. Mit dem Portal und den Leistungsangeboten von best 4 bps verbessert der Kunde seine Einkaufsposition, indem ihm das System Beschaffungsvorlagen und -vereinbarungen für den Food-Einkauf im Portal bereithält. Das Portal bietet eine schnelle Vergleichbarkeit von Artikeln, Qualität, Gebinde, Preis. Die Kontrolle von Aufgaben, Laufzeiten, u.a. Preisgültigkeiten incl. Vertretungsregelungen sind weitere wichtige Funktionen. Hervorzuheben seien auch die Einkaufsvorteile, die durch die

4 Transparenz sichtbar werden sowie die kontrollierte Einhaltung von Freigaberichtlinien, sagte Reinhard Meyer, Geschäftsführer der best 4 bps GmbH & Co KG. Ein weiterer Vorteil ist der geringere Pflegeaufwand in Warenwirtschaftssystemen, zum Beispiel in MBS5. Sicherheitskonzepte untermauern den Schutz des Kunden vor Einsichtnahme fremder Dritter in die Preisverhandlungen und Dokumente, ergänzte Meyer. Das System ist multimandantenfähig, jede Änderung von Inhalten und Metadaten führt zur Versionierung der Dokumente. Das System kann für viele Einkaufsbereiche wie Food und Non-Food im Unternehmen mit Schnittstelle zum Einkaufscontrolling eingesetzt werden. Die Preisaktualisierungen laufen automatisiert. Die Eingabe von Rezepturen, die laufende Artikelaktualisierung, darf nicht unterschätzt werden, sagte Andreas Essing, Prokurist und Vertriebsleister der Herrlich&Ramuschkat GmbH. Ein Koch hat keine Zeit, drei Stunden täglich Artikel anzulegen mahnte Essing. Zudem sei es notwendig, die Daten LMIV-konform für die Rezepturen ins System einzupflegen, erläuterte Essing. Wir haben gemeinsam mit der OHG Transgourmet GmbH & Co. den MenüManager entwickelt, der MenüManager wird täglich mit den aktuellen Artikel-, Preis- und LMIV-Daten versorgt. Diese automatisierte Aktualisierung stellt sicher, dass der Speisplan LMIV-konform erstellt und auf Displays angezeigt werden kann, so Essing. Unternehmen, die MBS5 und MBS5online in der Zentrale und in dezentralen Einrichtungen nutzen, bauen auf die Kompetenz von best4bps, sagte Essing. Mit dem Full-Service übernimmt best4bps von der Artikel- und Rezepturanlage bis hin zu Preis-, Allergen-, Zusatzstoff- und Nährwertaktualisierung das Datenmanagement. Als neue Entwicklung stellte Andreas Essing den überarbeiteten Speiseplan im Internetbestellsystem von MBS5-QuickOrder vor: Der Speiseplan bietet eine Guthabenanzeige, einen Warenkorb einen Informationsbutton, der die Zusatzstoffe, Allergen und Nährwerte anzeigt. Durch die Änderung im IBS können die Bestellungen der Schüler auch über das Smartphone oder Tablet erfasst werden. Die Darstellung wird an die Displays angepasst. Kunden dürfen bald auch ein Plug in-freies MBS5-online erwarten. Damit kann der Koch seine Produktionsliste auch auf das Tablet holen, resümierte Essing.

5 Enrico Bertoncello, Gesellschafter der Integral Management Systeme ohg, informierte über die Kundenanforderungen beim Veranstaltungs- und Konferenzmanagement. Das Unternehmen bietet mit EVENT-IS eine Portallösung im Konferenzmanagement, das Raumreservierung, Cateringservice, Gästebewirtung, Besucherverwaltung mit Adressmanagement und Ausweiserstellung, Veranstaltungsmanagement sowie die Anbindung zu digitalen Wegeleitsystemen umfasst. Damit können Unternehmen Kundenveranstaltungen wie interne Meetings, Mitarbeiterversammlungen, Bilanzpressekonferenz, Aktionärsversammlung und externe Events, die Mitarbeiter auf eigene Rechnung privat nutzen können, komfortabel abwickeln. Die Buchungen können online im Intranet oder über das Event-IS Outlook Plug-In erfolgen. Sehr viele Kunden favorisieren EVENT-IS als Outlook Plug-In oder im Prallelbetrieb mit der Online-Version, sagte Bertoncello. Um die Raumverfügbarkeit effizient zu gestalten, wurde als neue Funktion ein Check in integriert. Es kommt sehr häufig vor, dass die Raumbuchung nicht abgesagt wird. So haben wir einen Reminder angelegt, der den Besteller per darüber informiert, die Raumbuchung vorab zu bestätigen. Alternativ ist auch ein Check-in direkt am Raumdisplay möglich. Wenn der Check-in nicht erfolgt, wird der Raum wieder freigegeben, erläuterte Enrico Bertoncello. Neben den klassischen Buchungen wie Catering, Raumbuchung, Technik, gewinnen auch logistische Dienstleistungen insbesondere für Unternehmen mit einem Shuttle Service an Bedeutung. So dürfen Gäste sich nicht überall unkontrolliert auf dem Werksgelände bewegen. Über EVENT-IS kann der Besucherempfang oder Mitarbeiter, einen Fahrauftrag eingeben, den der Shuttle-Service beispielsweise auf dem ipad im Pkw sofort sehen und annehmen kann, um den Gast vor Ort abzuholen, berichtete Bertoncello. Die Spielregeln haben sich auch verändert, infolge der Zunahme an externe Dienstleistungen. Das bedeutet, dass der Dienstleister nur den Zugriff auf die Daten erhalten soll, die er tatsächlich braucht, um den Auftrag zu erfüllen. Dieser Informationsfluss muss natürlich gesteuert werden, unterstrich Bertoncello. Ein weiteres wichtiges Thema sei Compliance. Bei jedem Projekt sollten die Rückverfolgbarkeit des Bestellers und die Genehmigung sichtbar sein.

6 Das Transparenzgebot über die Veranstaltungsart mit internen oder externen Teilnehmern und der Bewirtungsauswahl resultiert auch aus der verschärften Steuerprüfung, sagte Bertoncello. Enrico Bertoncello, Gesellschafter der Integral Management Systeme ohg, informierte über die Kundenanforderungen beim Veranstaltungs- und Konferenzmanagement. Das Unternehmen bietet mit EVENT-IS eine Portallösung im Konferenzmanagement, das Raumreservierung, Cateringservice, Gästebewirtung, Besucherverwaltung mit Adressmanagement und Ausweiserstellung, Veranstaltungsmanagement sowie die Anbindung zu digitalen Wegeleitsystemen umfasst. Damit können Unternehmen Kundenveranstaltungen wie interne Meetings, Mitarbeiterversammlungen, Bilanzpressekonferenz, Aktionärsversammlung und externe Events, die Mitarbeiter auf eigene Rechnung privat nutzen können, komfortabel abzuwickeln. Die Buchungen können online im Intranet oder über das Event-IS Outlook Plug-In erfolgen. Die meisten Kunden jedoch favorisieren EVENT-IS als Outlook Plug-In, sagte Bertoncello. Um die Raumbuchungen effizient zu gestalten, wurde als neue Funktion ein Check in integriert. Es kommt vor, dass die Raumbuchung nicht abgesagt wird. So haben wir einen Reminder angelegt, der den Besteller darüber informiert, die Raumbuchung zu bestätigen. Wenn der Check-In nicht erfolgt, wird der Raum wieder freigegeben, erläuterte Enrico Bertoncello. Neben den klassischen Buchungen wie Catering, Raumbuchung, Technik, gewinnen auch logistische Dienstleistungen insbesondere für Unternehmen mit Fuhrpark, die meist auch mit Zutrittsystemen gekoppelt werden, an Bedeutung. So dürfen Gäste nicht unkontrolliert auf das Werksgelände. Über EVENT-IS kann der Mitarbeiter, einen Fahrauftrag mit Zutrittskarte eingeben, den der Shuttle-Service beispielsweise auf dem ipad im Pkw sofort sehen und annehmen kann, um den Gast vor Ort abzuholen, berichtete Bertoncello. Die Spielregeln haben sich auch verändert, infolge der Zunahme an externen Dienstleistungen. Das bedeutet, dass der Dienstleister nur den Zugriff auf die Daten erhalten soll, die er tatsächlich braucht, um den Auftrag zu erfüllen. Dieser Informationsfluss muss natürlich gesteuert werden, unterstrich Bertoncello. Ein weiteres wichtiges Thema sei Compliance. Bei fast jedem Projekt müssen die Rückverfolgbarkeit des Bestellers und die Genehmigung sichtbar sein. Das Transparenzgebot über Teilnehmer und Ausgaben resultiert auch aus der verschärften Steuerprüfung, sagte Bertoncello.

7 Das gesamte Portfolio an modernen bargeldlosen Kassensystem-Lösungen in der Gemeinschaftsverpflegung, die individuell integriert werden können, präsentierte Katrin Schmidt, Projektmanagerin bei der contidata Datensysteme GmbH. Das Unternehmen mit Stammsitz in Dortmund zählt Konzerne wie HUGO BOSS, Tchibo, Edeka, Dr. Oetker, dm, REWE zu ihren Stammkunden. Contidata zeichnet sich durch innovative Technologien aus. Der Technologiehersteller mit Hauptsitz in Dortmund stattet alle Geräte für den bargeldlosen Zahlungsverkehr mit Hybridlesern aus, die unterschiedliche berührungslose Chipkarten wie Mifare classic, Mifare DESfire, Legic prime, Legic Advant verarbeiten können. Das MAXXGästesystem bietet den externen Gästen die komplette bargeldlose Abrechnung. Die Besucher haben die Möglichkeit, an diesem Gerät eine Gästekarte bargeldlos mit EC- oder Kreditkarte sowie weiteren gängigen digitalen Bezahllösungen etwa Paypal zu kaufen oder aufzuladen. Die Auszahlung von Restbeträgen und Kartenpfand kann als Gutschrift über digitale Bezahllösungen erfolgen. Die Kunden können auch wählen, ob sie die Karten weiterhin einsetzen oder zurückgeben wollen. Der Kreislauf kann komplett bargeldlos abgewickelt werden, erläuterte Schmidt. So ist bereits auch die elektronische Übermittlung des Abrechnungsbelegs via QR-Code auf dem Smartphone möglich. Alternativ haben die Gäste die Möglichkeit, den Abrechnungsbeleg als Papierausdruck an der Kasse zu erhalten. Als weitere Funktion bietet MAXXguest den Menü-Vorbesteller. Damit können Gäste Menüs vorbestellen, die sie auf dem Speiseplan am Aufwerter ausgewählt haben. Den Ausdruck für die Vorbestellung erhält der Gast auf Wunsch ebenfalls an der Kasse. Schmidt hob die Vorteile des kompakten Kassen-Terminals MAXXcash compact für Anwender hervor, der mit Touch- Monitor ausgestattet ist und die Bedienung sehr leicht macht. Die Kassen können daher sowohl bei der Betriebsverpflegung mit vollständiger Selbstbedienung eingesetzt werden wie auch im klassischen Bedien-Modus mit Kassierer. Das System bietet für jeden Bedarf die passende Menüoberfläche. BU: Veranstalter und Referenten des CompetenceDay 2015

8 Über die CompetenceGroup: Die CompetenceGroup ist eine strategische Allianz aus vier IT-Lösungsanbietern für Betriebe in der Gemeinschaftsverpflegung im Bereich Care, Business, Education. Dazu zählen die Herrlich & Ramuschkat GmbH, Hannover, contidata Datensysteme GmbH, Dortmund, Integral Management Systeme OHG, Köln und die SANALOGIC Gemeinschaftsverpflegungs-Logistik GmbH mit Sitz in Völs/Österreich und Nieder-Olm bei Mainz. Das Portfolio der vier Partner umfasst Warenwirtschaft, bargeldlose Zahlungssysteme, Raumreservierung- /Konferenzmanagementsysteme sowie Menüwahl- und Speisenverteilsysteme. Weitere Informationen unter Kontakt: sales (at) competencegroup (dot) de Presseansprechpartner: Foesken Medien Sandra Fösken Fon +49 (0) sf (at) sandrafoesken (dot) de