Berufungsverfahren. 1. Gesetzliche Grundlagen 2. Berufungsverfahren 3. Spesenverrechnung. Verantwortliche(r)

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1 Berufungsverfahren Kontext/Inhaltsverzeichnis Ausschreibung und Ablauf von Berufungsverfahren für Universitätsprofessorinnen und Universitätsprofessoren 1. Gesetzliche Grundlagen 2. Berufungsverfahren 3. Spesenverrechnung Verantwortliche(r) Sabine Tomicich; DW 9205; Arbeitsgruppen Tomicich, Buchhäusl, Niessner, Vitouch Datum 9. Oktober 2013 Version 1.7 Chronologie 1.1. Erstfassung vom 4. April gem. veränderter Satzungsbestimmungen 1.3. Anpassung an UG-Novelle und Satzungsänderung 1.4. gem. veränderter Satzungsbestimmungen 1.5. gem. veränderter Reisekostenabrechnung 1.6. gem. veränderter Reisekostenabrechnung 1.7. Einführung von Probevorträgen Internet

2 Universität KlagenfurtDie Organisation Kapitel Personal GESETZLICHE GRUNDLAGEN 98 UND 42 ABS. 8A UNIVERSITÄTSGESETZ TEIL C, 1 BERUFUNGSVERFAHREN FÜR UNIVERSITÄTSPROFESSORINNEN UND UNIVERSITÄTSPROFESSOREN, SATZUNG DER AAU TEIL E, FRAUENFÖRDERUNGSPLAN, SATZUNG DER AAU 2. BERUFUNGSVERFAHREN 1 Rektorat Stellenwidmung der Professur 2 entsprechend den Ausführungen des Entwicklungsplans Bei Besetzung einer Professur für weniger als drei Jahre: Festlegung der Widmung der Stelle durch den Senat nach Anhörung der DekanInnen Mitteilung der Stellenzuweisung und widmung (Kopie an Senatsbüro und akgleich) an den/die Dekanin/Dekan Information aller Angehörigen des wissenschaftlichen Personals (nicht nur eigene Fakultät) über die Stellenausschreibung Ersuchen um entsprechende Zumeldungen bzw. Übermittlung von Vorschlägen zur Kommissionsbesetzung gem. den Bestimmungen der Satzung Teil C 1 Abs. 3 Rücksprache mit dem Fachbereich hinsichtlich Kommissionsbesetzung und GutachterInnenbestellung Erstellen eines Vorschlags zur Kommissionsbesetzung und GutachterInnenbestellung Einholen der Zustimmungen der vorgeschlagenen Personen Übermittlung des Vorschlags 3, 4 an den Senat Einrichtung der Berufungskommission gem. den Bestimmungen der Satzung Teil C 1 Abs. 3 und 4 Bestellung der Mitglieder Bestellung der GutachterInnen Aufforderung an die ÖH, zwei Studierende in die Kommission zu entsenden 5 Aufforderung an den akgleich, bis zu zwei VertreterInnen in die BK zu entsenden 6 Koordinierung eines Termins für die konstituierende und anschließende erste Sitzung der BK Aussendung der Einladungen und Tagesordnungen an die Mitglieder der Berufungskommission Konstituierende Sitzung der BK 7 1. Konstituierung der BK durch den Senatsvorsitzenden 2. Genehmigung der Tagesordnung 3. Wahl der/des Schriftführers/in (Schriftführung durch die/den Senatsreferentin/en) 4. Wahl einer/s Vorsitzenden (und ggf. einer Stellvertretung) 5. Allfälliges 1. Sitzung der BK 1. Genehmigung der Tagesordnung (Sitzungsführung durch die/den neu gewählte/n Vorsitzende/n) 2. Wahl der/des Schriftführers/in (Schriftführung durch ein Mitglied der BK) 3. Erstellung eines Ausschreibungstextes in Lang- und Kurzversion (Mustertext für Ausschreibungen im Senatsbüro anzufordern) 4. Ausarbeitung eines Kriterienkataloges zur Erfüllung der Voraussetzungen und erwünschten Aspekte gem. Ausschreibung 1 Die Einbindung des akgleich erfolgt gemäß 42 UG 2002 sowie gemäß Frauenförderungsbestimmungen in Teil E der Satzung ( 63 (1,2) sowie 30-40, insbesondere 39 FFP). Elektronische Nachrichten an akgleich ausschließlich an akg.buero@uni-klu.ac.at. 2 Auf der Basis des Entwicklungsplanes - Einbindung des akgleich auch hinsichtlich der Stellenwidmung (siehe Abschnitt "Stellenzuweisung und -widmung" im Verfahrenshandbuch). 3 Zu den Mitgliedern der BK siehe 25 Abs. 7a UG und 51 (1) FFP. Bitte zu beachten: Wird die Frauenquote von mindestens 40% nicht erfüllt, ist dem akgleich (via Senatsbüro) eine schriftliche nachvollziehbare Begründung hierfür zu übermitteln. 4 Zu den GutachterInnen siehe 51 (4, 5) FFP. Bitte zu beachten: Wird nicht mindestens eine Frau als Gutachterin bestellt, ist dem akgleich (via Senatsbüro) eine schriftliche nachvollziehbare Begründung hierfür zu übermitteln. 5 Die Mitglieder der Gruppe der Studierenden werden gemäß HochschülerInnenschaftsgesetz 1998 entsandt 6 Die Mitwirkung des akgleich erfolgt gem. Teil E 39 Abs. 1 der Satzung 7 Die Teilnahme der auswärtigen Kommissionsmitglieder ist für die konstituierende und 1. Sitzung nicht zwingend erforderlich. Wenn Sie eine Zuschaltung per Skype (Telekonferenz) wünschen, bitte um Kontaktaufnahme mit dem Senatsbüro in der Vorwoche. Berufungsverfahren Seite 2 von 8

3 Universität KlagenfurtDie Organisation Kapitel Personal Fachspezifische Erweiterung/Überarbeitung des Begutachtungsbogens unter Berücksichtigung des Kriterienkatalogs (dieser TOP kann ggf. in die 2. Sitzung vertagt werden) 6. Vorschlag, in welchen Printmedien das Inserat geschalten werden soll 7. Entscheidung, über welche -verteiler die Ausschreibung durch die/den Vorsitzende/n versandt werden soll 8. Festsetzung der Ausschreibungsfrist, Begutachtungsfrist (üblicherweise 6 Wochen) und der nachfolgenden Termine für Sitzungen und Hearings 9. Erste Diskussion über das aktive Ansprechen besonders geeignet erscheinender KandidatInnen ( headhunting ) isv 98 Abs. 2 UG 10. Allfälliges Aussendung des Protokolls (Kopie an akgleich, Original an das Senatsbüro) Übermittlung des Ausschreibungstextes und der begleitenden Unterlagen an das Formale Prüfung des Ausschreibungstextes und evt. Ergänzung durch Standardteile des Inserates Prüfung des Kriterienkataloges zur Ausschreibung und Einholung der gewünschten Publikationsorgane Korrektur des Ausschreibungstextes unter Berücksichtigung der Stellungnahme der/des Senatsvorsitzenden Übermittlung von Ausschreibungstext und Kriterienkatalog (unter Benennung der gewünschten Publikationsorgane) an Rektoratsbüro Korrektur und Genehmigung des Ausschreibungstextes und Kriterienkatalogs durch den Rektor Übermittlung des Ausschreibungstextes und Kriterienkatalogs mit der Bitte um Zustimmung an akgleich 8 Stellungnahme (Kontroll- und Einspruchsrecht gem. 33 (9) FFP) Betriebsrat Stellungnahme (gem. 99 (2) ArbVG) Rektoratsbüro Einarbeitung der Anmerkungen von akgleich und BR Freigabe des Textes und Weiterleitung der endgültigen Version inkl. Angabe der vorgeschlagenen Printmedien an die Fachabteilung Personalentwicklung Einholung von Anboten für die Inseratschaltung in den Printmedien Weiterleitung an das Rektoratsbüro Genehmigung der Printmedien, in denen die Ausschreibung veröffentlicht wird Festsetzung der Ausschreibungsfrist (gem. Vorschlag der BK) Weiterleitung an die Fachabteilung Personalentwicklung Veranlassung der Ausschreibung in den vom Rektoratsbüro genehmigten Printmedien Veröffentlichung des Ausschreibungstextes auf der Homepage der Universität Übermittlung des Ausschreibungstextes an die Fachabteilung UNI-Services Weiterleitung des Ausschreibungstextes an FEMALE-L@JKU.AT bzw. einschlägige Datenbanken habilitierter Frauen Übermittlung des Ausschreibungstextes (Word-Datei) an Stabsstelle Rechtsangelegenheiten 8 Bei Korrektur neuerlich akgleich kontaktieren (Einspruchsrecht!) Berufungsverfahren Seite 3 von 8

4 Universität KlagenfurtDie Organisation Kapitel Personal 1.4 Veröffentlichung der Ausschreibung im Mitteilungsblatt (zeitlich abgestimmt auf Inseratschaltung) Versendung des Ausschreibungstextes an geeignete -verteiler unter besonderer Berücksichtigung einschlägiger Verteiler/Datenbanken habilitierter Frauen Nachweisliches Bemühen um geeignete Frauen als Bewerberinnen (z. B. durch aktive Aufforderung zur Bewerbung oder durch headhunting gem. 98 Abs. 2 UG); Dokumentation der Maßnahmen 9 Einlangen der Bewerbungen Überprüfung der Bewerbungsunterlagen auf Vollständigkeit Bestätigung des Erhalts bzw. Einfordern ergänzender Bewerbungsunterlagen gem. Ausschreibung Auflistung bzw. Kurzfassung der Bewerbungen Nach Ablauf der Bewerbungsfrist: Übermittlung der Liste aller Bewerbungen an die/den Vorsitzende/n der BK (Kopie an das Rektoratsbüro) Bereitstellung der Bewerbungsunterlagen in einer vom ZID eigens für das Verfahren eingerichteten Mailbox Benachrichtigung der Berufungskommission über die eingegangenen Bewerbungen und Übermittlung der Zugangscodes zur Mailbox Übermittlung der Liste der Bewerbungen sowie des Nachweises der Suche nach Bewerberinnen (Dokumentation der Maßnahmen 10 ) an den akgleich Kenntnisnahme der Liste der Bewerbungen gem. 36 (1) FFP Kenntnisnahme der Suche nach Bewerberinnen Aussendung der Einladung zur 2. Sitzung der BK an Mitglieder und akgleich (Kopie an Senatsbüro) 2. Sitzung der BK 1. Genehmigung der Tagesordnung 2. Wahl einer/eines Schriftführerin/s 3. Bericht der/des Vorsitzenden 4. Besprechung der eingelangten Bewerbungen 5. Feststellung, ob die Bewerbungslage ausreichend ist und die Voraussetzungen des 35 FFP erfüllt sind 6. Ausscheiden 11 jener BewerberInnen, die die Ausschreibungskriterien offensichtlich nicht erfüllen (gem. 98 Abs. 5 UG), und individuelle schriftliche Begründung dieser Exklusion Entscheidung darüber, ob von den verbleibenden BewerberInnen weitere Schriften/Unterlagen einzuholen sind, oder ob die Materialien zur Aussendung an die GutachterInnen ausreichen 8. Festlegung über das über die Bewerbungslage hinausgehende aktive Ansprechen von KandidatInnen gem. 98 Abs. 2 UG Sofern nicht bereits in der 1. Sitzung erfolgt: Fachspezifische Erweiterung/Überarbeitung des Begutachtungsbogens unter Berücksichtigung des Kriterienkatalogs 10. Weitere Terminplanung 11. Allfälliges Ggf. Kontaktierung der aktiv anzusprechenden KandidatInnen Aussendung des Protokolls (Kopie an akgleich, Original an das Senatsbüro) 9 Siehe 34 (1) FFP sowie Richtlinien des akgleich zum Entfall der Wiederholung einer Ausschreibung ( 10 Siehe vorhergehende Fußnote 11 Dabei Frauenförderungsbestimmungen der Satzung beachten, insbes. 38 sowie 39 (2) FFP (Auswahlkriterien, Einladung zu Vortrag oder Präsentation). 12 In diesem Schritt ausgeschiedene Bewerbungen werden nicht an die GutachterInnen ausgesandt. 13 Solche KandidatInnen sind von der/dem Vorsitzenden oder einem anderen, von der Berufungskommission zu bestimmenden Mitglied zu kontaktieren; im Falle ihres Einverständnisses sind entsprechende, zu Bewerbungslagen analoge Unterlagen einzuholen, die an die GutachterInnen auszusenden sind. Berufungsverfahren Seite 4 von 8

5 Universität KlagenfurtDie Organisation Kapitel Personal 1.4 Informationsschreiben an jene BewerberInnen, die aufgrund der nicht erfüllten Ausschreibungskriterien keine weitere Berücksichtigung im Verfahren finden können Übermittlung des fachspezifisch überarbeiteten Begutachtungsbogens und Mitteilung über die zu begutachtenden KandidatInnen an das Verfassen eines Schreibens an die GutachterInnen mit der Bitte, ein entsprechendes Gutachten über die Eignung der KandidatInnen zu erstellen (Mitteilung des Zugangscodes zur Mailbox sowie Hinweis auf alle zur Verfügung stehenden Unterlagen, Erläuterungen und Informationen zum Verfahren) 14 Elektronische Weiterleitung an die GutachterInnen Begutachtung Fristgerechte Weiterleitung des Gutachtens an das Einspielung der Gutachten in die Mailbox und Verständigung der/des Vorsitzenden der BK Verständigung der Mitglieder der BK und des akgleich 15 über die eingelangten Gutachten (Mailbox) und Einladung zur 3. Sitzung der BK 1. Genehmigung der Tagesordnung 2. Wahl einer Schriftführerin / eines Schriftführers 3. Bericht der/des Vorsitzenden 4. Besprechung der eingelangten Gutachten 5. Auswahl jener KandidatInnen, die zum Hearing und evt. auch einem Probevortrag eingeladen werden sollen Allfälliges Übermittlung des Protokolls an die Mitglieder der BK, akgleich und an das (Original). Koordination der Termine der Hearings Einladung der KandidatInnen zu den Hearings Raumreservierungen für Hearings; Ankündigung / Bewerbung der Hearings im facheinschlägigen KollegInnenkreis Reisekostenerstellung für die externen Mitglieder der BK und evt. Reise- und Hotelbuchungen (bitte die vorgegebenen Spesensätze [s. 3. Spesenverrechnung ] sowie die Vorgaben des Globalbudgets für BKs beachten; s. Abschnitt 3 bzw. Rücksprache mit dem Senatsbüro halten!) Ggf. Hotelbuchungen für die KandidatInnen des BV (Kosten gehen zu Lasten der BewerberInnen) Einladung der Mitglieder der BK und des akgleich 17 zu den Hearings und evt. Probevorträge der KandidatInnen sowie zur abschließenden 4. Sitzung der BK 1. Genehmigung der Tagesordnung 2. Wahl einer/eines Schriftführerin/s 3. Bericht der/des Vorsitzenden 4. Bewertung 18 der Hearings bzw. der KandidatInnen 5. Stellungnahme der Studierenden zu den didaktischen Qualitäten der KandidatInnen Dabei ist Teil C 1 Abs. 8 der Satzung zu berücksichtigen. Gem. 51 (4) FFP sind die GutachterInnen weiters darauf hinzuweisen, dass in Gutachten über Wissenschaftlerinnen frauenspezifische Besonderheiten in den Biographien zu berücksichtigen sind. 15 Gemäß 39 (1) FFP. Unterbleibt die fristgerechte Ladung des akgleich, hat die Berufungskommission in einer neuerlichen Sitzung unter ordnungsgemäßer Beiziehung des akgleich Beratung und ev. Beschlussfassung neuerlich durchzuführen. 16 Gem. Teil C 1 Abs. 9 der Satzung 17 Siehe Fußnote Für die Auswahl in Berufungsverfahren gelten sowohl die allgemeinen ( 36-38) als auch die speziellen Bestimmungen ( 39) im FFP. 19 Gem. Teil C 1 Abs. 10 Satzung Berufungsverfahren Seite 5 von 8

6 Universität KlagenfurtDie Organisation Kapitel Personal Beschluss über den (ausführlich begründeten) Besetzungsvorschlag Allfälliges Übermittlung des durch die BK im Umlauf genehmigten Endprotokolls an den Senat (Kopie an akgleich) und die Mitglieder der BK Abfassung des Abschlussberichts (inkl. Besetzungsvorschlag) Übermittlung des Abschlussberichts an Rektorin/ Rektor, Senat und akgleich 21 Informationsschreiben an all jene (zur Begutachtung gelangten) BewerberInnen, die im Besetzungsvorschlag nicht berücksichtigt wurden (Absagebrief mit Hinweis auf Evidenzhaltung, Vorlage im Senatsbüro erhältlich) Informationsschreiben an die KandidatInnen des Besetzungsvorschlags mit dem Hinweis, dass der Vorschlag der Rektorin/dem Rektor übermittelt wird, die/der für die Fortführung des Berufungsverfahrens zuständig ist. Kontrolle der Reisekostenabrechnungen (unter Berücksichtigung der mit dem Rektoratsbüro vereinbarten Richtlinien für Spesenersätze; s. Kapitel 3) Bestätigung / Abzeichnung der Spesenersätze durch das Senatsbüro Weiterleitung der Abrechnungen an die FA Buchhaltung Weiterleitung des Aktes zum Berufungsverfahren an das Rektoratsbüro Kenntnisnahme des Abschlussberichts Prüfung des begründeten Besetzungsvorschlags 22 und Weiterleitung der Unterlagen an die Stabstelle Rechtsangelegenheiten Prüfung der Rechtmäßigkeit des Verfahrens Stellungnahme und Rückübermittlung der Unterlagen an das Rektor/in Akzeptanz des Besetzungsvorschlags (im Falle der Ablehnung siehe 23 ) Schriftliche Information der KandidatInnen des Besetzungsvorschlags über den formal geprüften Listenplatz Auswahl der/des Kandidatin/en, mit der/dem die Berufungsverhandlungen aufgenommen werden sollen Mitteilung an akgleich, BR und Senat, mit welcher/m Kandidatin/en die Berufungsverhandlungen aufgenommen werden sollen 24 (wiederholt sich im Falle des Scheiterns der Berufungsverhandlungen) akgleich Überprüfung der Auswahlentscheidung und schriftliche Stellungnahme zum Besetzungsvorschlag (Frist: 2 Wochen; Beschwerderecht an Schiedskommission gemäß 98 (9) UG) 25 Rektoratsbüro Aufnahme der Berufungsverhandlungen 26 durch die/den Rektor/in unter Beiziehung der zuständigen Dekanin bzw. des zuständigen Dekans (Berichterstattung im Senat) Nach erfolgreichem Abschluss der Berufungsverhandlungen: Berufung (Andernfalls: neuerliche Auswahl einer/eines Kandidatin/en des Besetzungsvorschlags durch die/den Rektor/in neuerliche Stellungnahme durch akgleich und BR) Mitteilung über den Abschluss des Verfahrens an akgleich, BR und Senat 20 Gem. Teil C 1 Abs. 11 Satzung. Der Besetzungsvorschlag darf maximal drei Personen enthalten, eine Reihung ist möglich. Mehrfachnennungen je Position sind zulässig, wobei die Gesamtzahl von drei Personen trotzdem nicht überschritten werden darf! Ein Vorschlag mit weniger als drei Kandidatinnen ist besonders zu begründen. Die Bestimmungen von 39 Abs. 4 FFP sind zu beachten. 21 Gemäß 39 Abs. 4 FFP. 22 Unter Berücksichtigung von 40 (2) FFP. Die Rektorin / der Rektor hat den Besetzungsvorschlag an die BK zurückzuverweisen, wenn dieser nicht die am besten geeigneten KandidatInnen enthält. Diesfalls ist gem. Satzung C 1 Abs. 12 vorzugehen. 23 Unter Berücksichtigung von 40 (2) FFP. Die Rektorin / der Rektor hat den Besetzungsvorschlag an die BK zurückzuverweisen, wenn dieser nicht die am besten geeigneten KandidatInnen enthält. Diesfalls ist gem. Satzung C 1 Abs. 12 vorzugehen. 24 Auswahlentscheidung gem. 98 Abs. 8 und 9 UG; s. auch 40 Abs. 3 FFP. 25 Gibt die Schiedskommission der Beschwerde des akgleich statt, wird die Auswahlentscheidung unwirksam. Eine neue Auswahlentscheidung ist gemäß 98 Abs. 10 UG zu treffen. 26 Unter Berücksichtigung von 40 Abs. 1 FFP. Berufungsverfahren Seite 6 von 8

7 Universität KlagenfurtDie Organisation Kapitel Personal 1.4 Dankesschreiben an die Mitglieder der BK Dankesschreiben und Information an die GutachterInnen über das abgeschlossene Berufungsverfahren 3. SPESENVERRECHNUNG 3.1: Interne Kommissionsmitglieder können keinerlei finanzielle Ansprüche geltend machen. 3.2: Externe Kommissionsmitglieder werden zu Lasten einer eigenen Kostenstelle über das Senatsbüro abgerechnet: Externe, ausländische Kommissionsmitglieder Reiserechnung (Belege, Sozialversicherungsnummer, Angabe der Stammdienststelle) Auflistung der Beträge inkl. Ausweisung der Gesamtsumme Angabe der Bankdaten - Name des/r Kontoinhabers/in - IBAN [internat. Kontonummer] - BIC [internat. Bankleitzahl] Auslandssteuererklärung Übermittlung an die OE Vorprüfung, Komplettierung (gem. obiger Auflistung) und Weiterleitung an das Prüfung Genehmigung FA Buchhaltung (Quästur) Prüfung und Auszahlung - Reisekosten (Flug gemäß Ticket, Bahn 1. Klasse, Auto gem. Bahnkosten 1. Klasse) - Hotel (in der Höhe von max. 77,- *. Bitte unbedingt immer den Buchungscode angeben. Details hierzu unter u.a. Hotelkooperationen ) - Taggeld (generell 26,40) 3.4 BewerberInnen Es besteht kein Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen. * Hotelkooperationen: Klagenfurt Hotel Plattenwirt e.u. Ulrike & Luc Friedelstrad 2-4 A 9020 Klagenfurt Tel.: EZ 70,- Buchungscode: Nennung der Alpen-Adria-Universität Klagenfurt hotel@plattenwirt.at Berufungsverfahren Seite 7 von 8

8 Universität KlagenfurtDie Organisation Kapitel Personal 1.4 Hotel Rösch Wörthersee-Süduferstraße Klagenfurt am Wörthersee EZ 60,-- / DZ 100,-- pro Nacht inkl. Frühstück Buchungscode: Nennung der Alpen-Adria-Universität Klagenfurt Hotel Sandwirth Pernhartgasse Klagenfurt am Wörthersee EZ 89,-- (inkl. Frühstück & gratis PayTV) Buchungscode ALFA Hotel Weidenhof Wörthersee-Süduferstrasse Klagenfurt-Viktring EZ 60,--/ DZ 100,-- pro Nacht inkl. Frühstück Buchungscode: Nennung der Alpen-Adria-Universität Klagenfurt Seepark Hotel Universitätsstraße Klagenfurt am Wörthersee Business Class: EZ 77,--/ DZ 95,-- inkl. Frühstück: EZ 95,--/ DZ 131,-- First Class: EZ 107,--/ DZ 125,-- inkl. Frühstück: EZ 125,--/ DZ 161,-- Preise inkl. W-Lan Buchungscode: AAU13 Wien IBIS Wien Mariahilf Schönbrunnerstrasse Wien 1 DZ: 69,00 exkl. Frühstück (Frühstück: 11,00) 2 EZ: 69,00 exkl. Frühstück (Frühstück: 11,00) Kundennummer: AS Falkensteiner Hotel Am Schottenfeld Schottenfeldgasse Wien 1 Person 79,-- / 2 Personen 99,-- exkl. Frühstück ( 11,-- pro Person) Buchungscode: Nennung der Alpen-Adria-Universität Klagenfurt Berufungsverfahren Seite 8 von 8