Kurzanleitung: Bedienung der Webservices der Zeiterfassung

Transkript

1 Kurzanleitung: Bedienung der Webservices der Zeiterfassung Um das Zeiterfassungssystem zu nutzen, benötigen Sie einen Browser (zum Beispiel Mozilla Firefox ab der Version 2 oder Microsoft Internet Explorer ab der Version 6) und einen an das Internet angeschlossenen PC innerhalb des Campusnetzes der Universität. Außerhalb des Intranet der Universität können Sie die Zeiterfassung nicht nutzen. Unter der Adresse können Sie sich in das System einloggen (Abb. 1) Abb. 1 Die Seiten der Zeiterfassung werden verschlüsselt übermittelt. In Abhängigkeit des gewählten Browsers müssen Sie eventuell das Sicherheitszertifikat bestätigen. Der Hinweis des Browsers sieht bei der Nutzung von Firefox 3.x zum Beispiel so aus: Abb. 2 Sie müssen den Link Eine Ausnahme hinzufügen wählen und dann das Zertifikat herunterladen (Abb. 3) Kurzanleitung Zeiterfassung Stand / 9

2 Abb. 3 Sie sollten die Ausnahme dauerhaft speichern und müssen dann noch die Sicherheits- Ausnahmeregel bestätigen (Abb. 4). Abb. 4 Sie gelangen dann automatisch zum Anmeldebildschirm (Abb. 1). Nach erfolgter Anmeldung (bitte beachten Sie Groß- und Kleinschreibung), gelangen Sie ins Hauptmenü (Abb. 5) Die Zugangsdaten erhalten Sie auf dem Postweg von der Abteilung Personalmanagement. Abb. 5 Welche Menüpunkte Ihnen angeboten werden, hängt im Wesentlichen davon ab, zu welcher Fakultät bzw. Zentralen Einrichtung Sie gehören. Also werden Sie ggf. einige der beschriebenen Funktionen nicht nutzen können. Kurzanleitung Zeiterfassung Stand / 9

3 1. Menü Terminal Unter <Terminal> steht Ihnen ein Softwareterminal (Abb. 6) als Ersatz zu den Hardwareterminals zur Verfügung. Abb Menü Mitarbeiter Die Informationen zum Urlaub und die Saldoanzeige erreichen Sie an dieser Stelle, indem Sie zunächst den gewünschten Radiobutton aktivieren und dann auf den Info -Button. klicken. Abb. 7 Unter <Mitarbeiter> erhalten Sie ein Untermenü mit mehreren Auswahlmöglichkeiten. Einer der Untermenüpunkte ist der Jahreskalender. Sie erhalten hier eine Jahresübersicht über Ihre An- und Abwesenheiten. Ganztägige Fehlzeiten (bspw. Urlaub oder Krankheiten) werden im Kalender farbig markiert und mit einem Kürzel versehen. Sie erhalten eine Tooltip- Erläuterung zu den Kürzeln, wenn sie mit der Maus über die Summenangaben der Fehlzeiten neben der Jahreszahl fahren. Mit den Bewegungsbuttons neben der Jahreszahl können Sie auch frühere Kalenderjahre einsehen. Kurzanleitung Zeiterfassung Stand / 9

4 Ausrufezeichen in einem gelben Kreis weisen Sie darauf hin, dass es an dem betreffenden Tag zu einem Buchungsfehler (zum Beispiel 2 Gehen-Buchungen hintereinander) gekommen ist. Ggf. sollten Sie Ihre Buchungen an solchen Tagen besonders genau prüfen. Sie können statt über den Menüpunkt <Buchungen> auch durch einen Klick auf einen Tag im Jahreskalender Buchungen vornehmen. Unter <Urlaubskonten> (Abb. 8) erhalten Sie einen Überblick über den Ihnen zustehenden Jahresurlaub im aktuellen Kalenderjahr. Verzeichnet sind ebenfalls etwaige Resturlaubsansprüche aus dem Vorjahr und bereits im System hinterlegte, zukünftige Urlaube. Geplante Urlaubstage können Sie in die vorgesehenen Felder eintragen, ausdrucken und von Ihrem Vorgesetzten abzeichnen lassen. Sie dürfen dann nicht vergessen, diese nach Genehmigung noch zu verbuchen (s.u.) gilt nicht für Angehörige der Technischen Fakultät und der Zentralen Verwaltung. Abb. 8 Nach der Wahl des Menüpunktes <Monatsjournal> werden Sie um die Angabe eines Zeitraumes (Abb. 9) gebeten. Sie können entweder im obersten Pull-Down-Menü einen der letzten Kalendermonate auswählen oder, wenn Sie die Angabe in diesem Feld löschen, durch Angabe eines Datumsbereichs einen beliebigen Zeitraum auswählen. Kurzanleitung Zeiterfassung Stand / 9

5 Abb. 9 Nach einem Klick auf Anzeigen erhalten Sie eine tabellarische Sicht auf alle vorgenommenen Buchungen des gewählten Zeitraumes (Abb. 10). Diese Ansicht drucken Sie bitte zwecks Abzeichnung durch Ihren Vorgesetzten 1x im Monat aus (nicht Angehörige der ZV und der Technischen Fakultät). Zu beachten ist, dass in der Spalte bewertet Zeiten rot dargestellt werden, wenn sie sich nicht mit den Zeiten in Zeiten: erfasst decken. Dies ist bspw. dann der Fall, wenn Arbeitszeiten außerhalb des täglichen Arbeitszeitrahmens vom System nicht anerkannt wurden. Zeiten werden blau dargestellt, wenn diese nicht durch Stempelungen, sondern durch eine von Ihnen manuell vorgenommene nachträgliche Buchung ins System eingetragen wurden. Abb. 10 Kurzanleitung Zeiterfassung Stand / 9

6 Unter dem Menüpunkt <Urlaubsplan> erhalten Sie einen Überblick über die geplanten Abwesenheiten der Mitarbeiter Ihres Arbeitsbereichs (Abb. 11). Zudem besteht die Möglichkeit, durch Anwahl der Kästchen die Tage zu markieren, an denen Sie voraussichtlich Urlaub nehmen wollen. Die so markierten Tage erscheinen im Jahreskalender als UW (Urlaubswunsch). Bereits markierte Tage können auch wieder abgewählt werden (Funktionen stehen nur den Mitarbeitern der ZV und der Technischen Fakultät zur Verfügung). Abb Menü Buchungen Unter <Buchungen> können Sie nachträglich Buchungen vornehmen (zum Beispiel eine vergessene Kommen-Buchung) oder für die Zukunft Fehlzeiten einfügen (zum, Beispiel genehmigte Urlaube oder geplante Dienstreisen). Geben Sie zunächst das betreffende Datum an (ohne Abb.). Sie können dieses ggf. später noch ändern. Die dann erscheinende Auswahl (Abb. 12) gibt Ihnen im oberen Bildschirmbereich etwaige vorhandene Buchungen für den angegebenen Tag an und in der unteren Hälfte werden Ihnen alle bereits vorhandenen Fehlzeiten im Zeitraum von jeweils 1 Monat vor und nach dem angegebenen Termin gezeigt. Kurzanleitung Zeiterfassung Stand / 9

7 Abb. 12 Wollen Sie bspw. Eine vergessene Gehen-Buchung eintragen gehen Sie wie folgt vor: Als Kontoart wählen Sie das bereits voreingestellte Konto ARBZ Arbeitszeit. Der Eintrag einer Kostenstelle ist nicht notwendig. Zuletzt tragen Sie den gewünschten Zeitpunkt in der Spalte Zeit bis ein. Bei Bedarf können Sie einen Freitext im Feld Infotext hinterlegen. Beachten Sie: Entsprechend der Dienstvereinbarung werden keine Buchungspaare an Wochenenden akzeptiert. Ebenso erfolgt keine Anerkennung von Zeiten vor 06:30 Uhr und nach 19:30 Uhr und von mehr als 10 Arbeitsstunden. Sollen entsprechende Zeiten in Ausnahmefällen und nach Absprache dennoch eingetragen werden, so sind diese in der Spalte Manuell als Zeitsumme einzutragen. Beim Eintrag von Fehlzeiten ist auf die Auswahl der richtigen Fehlzeit zu achten (z.b. Urlaub, Krankheit). Bitte beachten Sie, dass der Eintrag von halben Fehltagen entsprechend Tarifvertrag nicht möglich ist. 4. Menü Workflow Unter dem Menüpunkt <Workflow>, <Buchung beantragen> können Sie das Online- Genehmigungssystem nutzen (nur für Angehörige der ZV und der Technischen Fakultät)(s. Abb. 14). Wählen Sie zunächst eine Antragsart aus. Komplettieren Sie dann den Antrag. Informieren Sie Ihren Vorgesetzten über den Antrag, indem Sie auf Senden klicken. Ein versendeter Antrag wird hellblau (Abb. 15) dargestellt. Zusätzlich können Sie sich anhand der grafischen Markierungen in der Spalte genehmigt über den Bearbeitungsstand informieren. Bei Bedarf können Sie Anträge löschen, indem Sie das Kontrollkästchen Auswahl aktivieren und dann auf Auswahl löschen klicken. Beachten Sie: Entsprechend der Dienstvereinbarung werden keine Arbeitszeiten an Wochenenden akzeptiert. Ebenso erfolgt keine Anerkennung von Zeiten vor 06:30 Uhr und nach 19:30 Uhr und von mehr als 10 Arbeitsstunden. Möchten Sie entsprechende Zeiten in Ausnahmefällen dennoch als Arbeitszeit geltend machen, so müssen Sie als neuen Buchungsantrag Beantragen einer Zeitgutschrift oder eines Kurzanleitung Zeiterfassung Stand / 9

8 Zeitabzugs wählen und die gewünschte Zeitsumme in der Spalte Anzahl Stunden:Minuten angeben. Abb. 14 Abb Menü Anwesenheit Unter dem Menüpunkt Anwesenheit erhalten Sie eine Information darüber, welche MitarbeiterInnen aus Ihrem Arbeitsbereich aktuell anwesend sind (Abb. 13). Unterschieden werden: - Anwesenheiten (grün) - Pause (blau) Kurzanleitung Zeiterfassung Stand / 9

9 - bekannte Abwesenheit (gelb) mit Tooltip über das voraussichtliche Ende der Abwesenheit - Abwesenheit (schwarz) z.b. noch nicht im Dienst erschienen Bedenken Sie, dass sich die Anzeige nicht von alleine aktualisiert. Ggf. müssen Sie auf den Button aktualisieren klicken. Abb Menü Optionen Unter dem Menüpunkt <Optionen> können Sie bei Bedarf Ihr Passwort ändern. Dieses muss eine Länge von mindestens 3 Zeichen haben. Bestätigen Sie Ihre Änderung mit Ausführen. 7. Menü Abmelden Sie sollten sich in jedem Fall unter dem Menüpunkt <Abmelden> vom System trennen und anschließend die Browserinstanz schließen. Nur so gewährleisten Sie, dass kein Unbefugter Änderungen unter Ihrem Account vornehmen kann. Kurzanleitung Zeiterfassung Stand / 9