GK 133 Büroservice / Mietbüro

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1 GK 133 Büroservice / Mietbüro Stand: 04/2014

2 Inhalt 1 Markt 2 Aufbau des Büroservice 3 Konzept Büroservice 4 Konzept Mietbüro 5 Kalkulationshilfen 6 Investitionsrahmen 7 Finanzierung 8 Spezielle Gründerinfos 9 Recht 10 Gründerkontakte / -informationen 11 Fachkontakte / -informationen

3 VR-GründungsKonzept GK Markt Die Branche auf einen Blick: Branche Durchschnittsumsatz dabei: Umsatz pro Beschäftigter Kapitalbedarf rund Sekretariatsdienste (2012, inkl. Copyshops) mit zusammen rund 950 Mio. EUR Jahresumsatz (2012 netto) rund EUR rund EUR mind EUR Viele Existenzgründer, Freiberufler und andere Selbständige brauchen zwar ein Sekretariat, können es jedoch nicht voll auslasten und stehen damit vor einem Wirtschaftlichkeitsproblem. Daneben greifen mittlere und kleine Betriebe gern auf den Büroservice zurück, um Personalkosten zu sparen bzw. in Arbeitsspitzenzeiten an Flexibilität gewinnen. Hier können Sie in einem Sekretariat für mehrere Kunden z.b. die Schreibarbeiten, die Post- und -Bearbeitung und vor allem den Telefonservice übernehmen. rund Sekretariatsdienste (2012, inkl. Copyshops) mit zusammen rund 950 Mio. EUR Jahresumsatz (netto) *) Angabe des Branchen-Netzwerk Unter den Büroservice- und Mietbüro-Unternehmen trifft man die Global Player, die repräsentative Büropaläste in bester Citylage anbieten, wie auch kleine Büroservice-Unternehmen, die schon für 9-10 Euro am Tag vier "eigene" Wände, Schreibtisch, Kaffeemaschine und Sekretariat auf Zeit liefern. Außerdem bieten beide Varianten das virtuelle Büro für Freiberufler, andere Einzelkämpfer und Existenzgründer, das einen professionellen Telefondienst und andere Sekretariatsaufgaben abwickelt. Im Bundesverband Business Center sind rund 350 Unternehmen zusammengeschlossen, die ihren Rund-um-Service an 110 Standorten anbieten. Allerdings: Allgemeine Sekretariats- und Schreibdienste machen rund 58 Prozent der Branche aus (soweit sie statistisch erfassbar ist) und erwirtschaften zusammen gut 50 Prozent des Branchenumsatzes. Über 95 Prozent der statistisch erfassten Unternehmen setzen im Jahr weniger als EUR um (2004 *). *) Daten aus einer Sondererhebung 2004, Stat. Bundesamt Aktuellere Daten geben für den Sektor sonstige Dienstleistungen (inkl. Sekretariatsdienste) einen Wert von 70 Prozent solcher Unternehmen an sowie gut 80 Prozent Unternehmen, die weniger als 10 Mitarbeiter beschäftigen (2011) Bei steigender Konkurrenz kommt es für die Neuanbieter darauf an, einen guten Service zu einem günstigen Preis zu bieten. Qualität und Wirtschaftlichkeit Ihrer Leistung müssen überzeugend sein. Dies gilt für den reinen Service ebenso wie für Flächenanbieter. Dabei Konjunkturelle Schwankungen beeinflussen die kleineren Anbieter der Branche, insbesondere reine Serviceunternernehmen, in zweierlei Richtung: Zum einen

4 VR-GründungsKonzept GK133 4 sinkt bei schwachen Umsätzen die Bereitschaft von Kunden, Geld für Serviceleistungen auszugeben zum anderen kommen externe Anbieter dem Kostendruck in den Unternehmen entgegen, indem sie die Ausgaben für Verwaltung / Sekretariat überschaubar machen.

5 VR-GründungsKonzept GK Aufbau des Büroservice Marktpotential: Kleine Unternehmen und Freiberufler Das Bundeswirtschaftsministerium beziffert für 2013 die Gesamtzahl der Selbständigen in Deutschland auf insgesamt rund 4,17 Mio. darunter etwa 1,2 Mio. Freiberufler Umsatzsteuerpflichtig *) davon bis EUR Jahresumsatz rund 3,215 Mio. Unternehmen rund 2,25 Mio. Unternehmen *) d.h. über EUR Jahresumsatz, ohne umsatzsteuerbefreite Branchen, z.b. Freie Heilberufe, 2011 destatis Sie können mit einem Telefonservice und der Erledigung der Post sowie kleineren Fakturierungstätigkeiten für Ihre Kunden von Zuhause aus starten und Ihr Angebot langsam in Richtung auf einen kompletten Mietbüro-Service ausbauen - oder aber gleich mit den entsprechend höheren Anfangsinvestitionen als Mietbüro-Anbieter beginnen. Klein anzufangen mindert zwar einerseits das Risiko, hält andererseits aber auch Ihre Umsatzchancen in Grenzen. Einstieg. Um Kunden zu gewinnen, sollten Sie sich nicht allein auf Inserate oder Werbeschreiben verlassen. Erforderlich ist ein persönlicher Draht zu möglichen Kunden, bei denen Sie davon ausgehen können, dass diverse Aufträge regelmäßig anfallen. Bevor Sie anfangen, sollten Sie Ihre potenziellen Kunden bereits kennen und genau wissen, wo deren Bedarf an Bürodienstleistungen liegt und auf welche Kundengruppe Sie sich konzentrieren wollen. Schon vor der eigentlichen Gründung kann man am Ort oder in der angepeilten Branche eine kleine Telefonumfrage starten, die den konkreten Bedarf möglicher Auftraggeber abklopft. Büroadresse. Ballungszentren haben sich für die Branche als beste Standorte erwiesen. In den Großstädten sprechen Fachleute von einem dichten Markt, dort sind jedoch von der Wirtschaftsstruktur her viele kleine Gewerbetreibende und Freiberufler angesiedelt, die als Nachfrager in Betracht kommen. Kunden, denen eine repräsentative Firmenadresse und hochwertige Ausstattung wichtig ist, werden Sie als Existenzgründer kaum erreichen können. Anderen Kunden genügt eine gute Erreichbarkeit; d.h. auch Stadtrandlagen mit Autobahnanschluss eignen sich als Standort für ein Mietbüro. Die gute Adresse bleibt übrigens nicht den großen Business-Centern vorbehalten. Es spricht nichts dagegen, eine Büroetage in guter Lage anzumieten und dort einen Mix aus Serviceleistungen und gut ausgestatteten Räumlichkeiten für die zeitweise Nutzung durch die Kunden anzubieten. Kundenstruktur. So günstig es später auch erscheinen mag, regelmäßig von einem Großkunden Aufträge zu erhalten: Begeben Sie sich nicht in allzu starke Abhängigkeit. Kein (regelmäßig) wiederkehrender Auftrag sollte i.d.r. mehr als 20 Prozent Ihres gesamten Geschäftsumfangs ausmachen. Fällt ein größerer Kunde plötzlich weg, können Sie Ihre Fixkosten sonst eventuell nicht mehr auffangen.

6 VR-GründungsKonzept GK133 6 Spezialisierungen sind auf bestimmte Kundengruppen und besondere Serviceleistungen üblich: beispielsweise für Arztpraxen, Kanzleien, Werbeagenturen, Verlage usw. Bei der Kalkulation der Preise bietet es sich an, die einzelnen Serviceangebote als Bausteine anzubieten, die Kunden entsprechend Bedarf nutzen können. Damit gewinnt man zumindest einen Einstieg, der ggf. nach und nach zu weiteren Geschäften führen kann (Mundpropaganda!). Infrastruktur. Für Aufgaben, die bei Ihren Auftraggebern eher regelmäßig anfallen, empfiehlt sich die enge Zusammenarbeit mit Spezialisten, die Ihnen aufgrund wiederkehrender Aufträge längere Zahlungsziele einräumen. Alles, was Sie nicht selber erledigen können und daher "einkaufen" müssen, kostet Geld, und zwar zunächst Ihr eigenes - die Kunden zahlen i.d.r. turnusgemäß, meist zum Monatsende. Bauen Sie schon frühzeitig Kontakte zu Übersetzern für gängige Sprachen, zu Druckereien oder Copyshops, zu Caterern, Reisebüros, Werbegestaltern und IT-Diensten auf. Für den reibungslosen Ablauf Ihres Büros unschätzbar sind auch kompetente IT- bzw. Telekommunikationstechniker, die schnell und ggf. auch abends oder nachts Wartungs- oder Reparaturarbeiten durchführen. Webpräsenz. Nicht einmal mehr 15 Prozent aller Unternehmen zeigen keine Präsenz im Internet (ECC Handel, 2008). Grund genug auch für kleinere Anbieter, das eigene Angebot, Stärken, aber auch Lücken, professionell auf die eigene Webpage zu hieven. Wichtig: Die Seiten sind die elektronische Visitenkarte des Geschäfts und sollten genauso aufgeräumt und übersichtlich wie die Räumlichkeiten daherkommen. Vorsicht: Auch die einfachsten Websites unterliegen mehr oder weniger umfänglich dem Telemediengesetz vor allem ein fehlerhaftes Impressum kann Abmahnprofis in die Hände spielen. Der Teufel steckt dabei im Detail, neben (Firmen-) Namen und ladungsfähiger Anschrift, ggf. Umsatzsteuer-ID sowie E- Mail-Adresse muss auch eine zweite Kontaktmöglichkeit angeboten werden; dabei ist noch nicht höchstrichterlich geklärt, ob eine Telefonnummer genügt, die nur auf einen Anrufbeantworter aufläuft. (Gesetzlich geschützte Berufsbezeichnungen müssen in Verbindung mit dem Staat aufgeführt sein, in dem sie erworben wurden.) Einstiegskosten sind auch beim einfachen Konzept durch die rasche Entwicklung der Technik und die immer komplexeren Kundenanforderungen gestiegen. Die Angebotspalette reicht vom Telefon-, Fax- oder Postdienst über Routinearbeiten wie Rechnungslegung bis hin zur Vermietung eines kompletten Büros mit angeschlossenem Sekretariat und anderen Infrastrukturdienstleistungen. Letzteres kann allerdings nur mit ausreichendem finanziellem Hintergrund realisiert werden, vor allem an Standorten mit hohen Büromieten..Doch allein schon die Einrichtung eines Standardarbeitsplatzes kostet im Schnitt (ohne Technik) etwa EUR. Hinzu kommen ein (einigermaßen) repräsentatives Entree und eben die technische Ausstattung. Die technische Ausrüstung ist für die professionellen Büroservicedienste Segen und Fluch zugleich. Zwar erleichtern moderne Kommunikationsgeräte die Büroarbeit, problematisch sind jedoch die hohen Kosten und die häufigen Neuentwicklungen von Geräten und Software, die sich in der Anschaffung nur längerfristig amortisieren. Allerdings sind die Preise für Büro- und Kommunikationstechnik in den vergangenen Jahren stetig gefallen. Im übrigen erwarten die Kunden von Ihnen eine korrekte und schnelle Abwicklung ihrer Aufträge mit welcher Technik Sie das realisieren, mag von untergeordneter Bedeutung sein.

7 VR-GründungsKonzept GK133 7 Setzen Sie sich schon längere Zeit vor Ihrer Geschäftsgründung mit verschiedenen Bürogeräteanbietern und Telekommunikationsanbietern in Verbindung und lassen Sie sich ausführlich beraten. Auch wenn Sie schon aus Ihrer bisherigen Tätigkeit entsprechende Erfahrung besitzen, sollten Sie sich um einen umfassenden Überblick über die aktuellen Angebote bemühen.

8 VR-GründungsKonzept GK Konzept Büroservice Die kleine Lösung bietet den Kunden im Wesentlichen eine Geschäftsadresse inklusive Post-Service. Viele Existenzgründer beginnen mit reinen Service- Angeboten und liefern extern Schreibarbeiten, Telefondienst, bearbeitung bis zum Buchhaltungsservice. Außerdem können weitere Leistungen angeboten werden, zum Beispiel Mailings, Sekretariats-Service stundenweise, evtl. Übersetzungen, Adressendatei, Werbebriefausdruck, Fotokopierdienst. Diese Angebote werden in unterschiedlichen Kombinationspaketen zusammengefasst. Der Grundpreis für diese Basisdienste darf zwischen 150 und 400 EUR monatlich liegen (plus Porto, Telefongebühren etc.). Aber: Es gibt mittlerweile Anbieter, die sehr günstige (Discount-) Tarife anbieten, etwa im Telefon- / -Service ab 40 bis 80 EUR. Manche Kunden sind an einem eigenen Arbeitsraum nicht interessiert, benötigen aber Sekretariatsleistungen. Business-Center rechnen für sie Service- Leistungen jeweils einzeln ab, Sekretariatsdienste auf Stundenbasis, Anrufe nach Telefoneinheiten, Raumnutzung tageweise oder auch stündlich. Service Telefondienst. Selbstverständlich sind heute Rufweiterleitung auf die Back-Office-Nummer des Kunden und Telefonprotokolle. Telefonmarketing in größerem Umfang werden kleine Anbieter an Call Center delegieren. Werden die Kunden über eine Sammelnummer bedient (die Sekretärin meldet sich für jeden Kunden mit dem gleichen Kürzel) kostet das etwa 80 EUR pro Monat. Bei einem eigenen Anschluss für den jeweiligen Kunden (Gesprächsannahme unter der Firmierung des Kunden) liegen die Kosten zwischen 130 und 200 EUR im Monat (die Telefongebühren kommen noch hinzu). Die Kosten für interne Kunden, die als Einlieger vom Büro-Service profitieren, sind günstiger: Sie liegen zwischen 75 und 100 EUR. Postservice. Sie empfangen die Post, sortieren sie vor und - falls gewünscht - lesen sie auch. Zum Service gehört weiter, dass die Post entweder zur Abholung bereitgehalten oder weitergeleitet wird. Diese kleine Dienstleistung ist morgens mit wenig Zeitaufwand zu erledigen, daher die Preisdifferenz zum Telefondienst. Für den Postservice liegen die Preise zwischen 80 und 150 EUR pro Monat. Preisstaffeln je nach anfallender Menge sind üblich. Service Schreibarbeiten. Material und Porto trägt der Kunde dabei selbstverständlich selbst. Die Post auf den Weg zu bringen, ist allerdings in Ihrem Angebot mit enthalten. Zu den heute üblichen Schreibarbeiten gehören auch Verschickung von Angeboten des Kunden (nach Stichworten), (Adress-) Datenbankpflege, aber auch die Konzeption und Gestaltung von Powerpoint- Präsentationen. Für die Erledigung der Korrespondenz bzw. Schreibarbeit nehmen die Service-Büros zwischen 18 und 30 EUR pro Stunde. Service Buchhaltung. Weniger als 20 EUR pro Stunde sollten Sie für externen Kunde nicht ansetzen, die Obergrenze bei erfahrenen Kontierern liegt zurzeit bei ca. 50 EUR (dieser Satz wird im Allgemeinen nur für Arbeit beim Kunden, also nicht im eigenen Büro, berechnet). Der durchschnittliche Stundensatz liegt bei EUR. Weitaus üblicher jedoch ist die Verrechnung nach einer Pauschale, die abhängig vom anfallenden Arbeitsaufwand ist. Entsprechend groß die

9 VR-GründungsKonzept GK133 9 Spannweite, die sich zwischen 50 EUR und EUR pro Monat bewegen kann. Zusatzleistungen sollten Sie in Ihrem Angebot detailliert aufführen und anbieten. Das können zum Beispiel sein: Übersetzungen, Kopier- und Druckaufträge, Kurierdienste, Reisebuchungen und Hotelreservierungen sowie die Einrichtung von Kunden-Websites und -Service. Üblich sind hier Preiskalkulationen mit 100 Prozent Aufschlag auf die Selbstkosten.

10 VR-GründungsKonzept GK Konzept Mietbüro Die große Lösung bietet das Büro komplett, d.h. der Anbieter muss über mehrere Einzelbüros verfügen können, die von einem gemeinsamen Sekretariat betreut werden. Auch hier sind moderne Bürokommunikationsmittel eine Selbstverständlichkeit. Ein mehrsprachiges Sekretariat gehört genauso dazu wie die Möglichkeit der Nutzung von Online-Diensten, Mailbox-Service, Fax etc. Wichtig ist eine Telefonanlage, bei der jeder Teilnehmer seine eigene Nummer hat. Für einen Full-Service werden inzwischen von Büroservicediensten zwischen 800 und Euro im Monat verlangt. Kunden. Einen Komplett-Service mit Konferenzraum benötigen z.b. die Repräsentanzen größerer Unternehmen und Niederlassungen ausländischer Firmen, die in der entsprechenden Region keinen Verwaltungsaufwand betreiben möchten oder nur zeitweise, z.b. wegen einer Auftragsabwicklung oder während Kongressen oder Messen, dort engagiert sind. Mietbüros finden ihre Kunden sowohl unter Vertriebsleuten, die stundenweise Konferenzräume benötigen, als auch unter jungen Firmen, die noch nicht wissen, wie schnell sie wachsen und wie groß ihr Raumbedarf in absehbarer Zeit sein wird. Freiberufler brauchen eine professionelle Fassade, weil sie Geschäftskunden nicht in ihre heimische Denkerstube einladen wollen, kleine Fertigungsbetriebe oder technische Dienstleister konzentrieren sich auf die eigentliche Arbeit und lagern alles "Kaufmännische" aus. Das heißt: Die Spanne ist weit, was die Branchen betrifft, die Vermietungszeit, den (zusätzlich) benötigten Service. Auch wenn man als Anfänger auf jeden Kunden angewiesen sein mag für jeden, der nicht gleich ein ganzes Bürohaus baut / mietet, ist die richtige Mischung der Kunden wichtig. Die Kurzmieter können zusätzliches Einkommen generieren, aber eben auch für Büroplätze und Konferenzräume einen gewissen Leerstand. Langzeitmieter tragen zum fest kalkulierbaren Umsatz bei, können aber auch Raum blockieren oder eben unerwartet als Mieter ausfallen. Diese Kunden erwarten natürlich gut ausgebildetes Sekretariatspersonal sowie eine Ausstattung mit modernster Bürotechnik und Kommunikationselektronik. Die Aufgaben sind so vielfältig wie die Wirtschaft. Welche Kunden Sie akquirieren können, hängt von Ihrem Angebot, Ihrer Spezialisierung ab. Raumangebot. Wer an einem kompletten Dienstleistungsangebot interessiert ist, erwartet auf Dauer oder auch stunden- oder tageweise mindestens folgendes Angebot: ein eigenes Arbeitszimmer mit der Möglichkeit, ein größeres Teamzimmer und/oder einen Konferenzraum mit entsprechender Tagungstechnik zu nutzen. Üblich ist, mindestens eine gemeinsame, besser noch jeweils eine eigene kleine Teeküche zu nutzen. Reine Mieträumlichkeiten kosten in einfachster Form ein paar Euro am Tag, pauschal zwischen 250 und 800 EUR im Monat.

11 VR-GründungsKonzept GK Kalkulationshilfen Durchschnittsumsatz (2012, netto) dabei allg. Sekretariats-/Schreibdienste rund EUR / Umsatz pro Beschäftigter (2011) rund EUR spez. Sekretariatsdienste (inkl. Copyshops) rund EUR / Umsatz pro Beschäftigter (2011) rund EUR Die von der Statistik erfassten Sekretariatsdienste können nicht als Maßstab für technisch hochklassige Full-Service-Angebote gelten. Kosten. Die Kosten für Ihr Mietbüro hängen vom konkreten Konzept ab, z.b. von der Adresse und Größe der Räume, mithin den Mietkosten, sowie der Personalausstattung. Es empfiehlt sich, vor der Gründung alles genau zu beziffern und auch Rücklagen für unvorhergesehene Ausgaben bereit zu halten. Durchschnittswerte bei allgemeinen Sekretariats- und Schreibdiensten, anhand derer die Zieldaten der eigenen Planung zu korrigieren wären, liefert das Statistische Bundesamt (2011, in % vom Nettoumsatz): Branche Unternehmen > EUR Umsatz Personalkosten 23,4 % 27,0 % Wareneinsatz / Fremdleistungen 8.1 % Material / Energie u.ä. 6,3 % Mieten, Leasing 6,6 % 2,6 % Sonst. Sachaufwand 44,3 % 28,8 % Das rechnerische Betriebsergebnis vor Steuern liegt danach für die Branche im Schnitt bei 25,7 % vom Nettoumsatz, bei umsatzstärkeren Unternehmen beträgt dieser Wert rund 27,2 %. Versicherungen. Betriebsunterbrechungsversicherungen, die zusätzlich zu den entsprechenden Sachversicherungen abgeschlossen werden, decken das Risiko für den Arbeitsausfall in der Zeit ab, die die Wiederherrichtung der Räume in Anspruch nimmt. Außerdem brauchen Sie Haftpflichtversicherungen für Fehler bzw. Schäden, die Sie oder Ihre Mitarbeiter im Rahmen der betrieblichen Tätigkeit verursachen bzw. für Sie auch als Privatperson. Arbeitslosenversicherung. Selbständige können freiwillig (gegen einen pauschalen Monatsbeitrag) Mitglied der Arbeitslosenversicherung bleiben (Kündigung erstmals nach 5 Jahren möglich, dann mit jeweils 3 Monaten Frist). Wesentliche Voraussetzungen: mind. 15 Wochenstunden selbständige Tätigkeit; innerhalb der letzten 24 Monate vor Aufnahme der selbständigen Tätigkeit mind. 12 Monate versicherungspflichtig beschäftigt oder Bezieher von Arbeitslosengeld; Antragstellung innerhalb von 3 Monaten nach Existenzgründung. Krankenversicherung. Wer selbständig ist, kann wählen, ob er in der gesetzlichen Krankenkasse bleibt oder sich privat versichert. Die Beiträge der gesetzlichen Krankenversicherung sind von Alter, Geschlecht und Anzahl der nicht erwerbstätigen Familienangehörigen unabhängig, während die Privatversicherer für jedes Mitglied einen eigenen Beitrag berechnen. Für junge, gesunde

12 VR-GründungsKonzept GK Einsteiger ohne mitzuversichernde Familienangehörige ist eine Privatversicherung meist günstiger. Alters- / Risikovorsorge. Bei der Altersvorsorge gibt es für Selbständige meist die Möglichkeit zwischen gesetzlicher Rentenversicherung, Versorgungswerken bei einigen Berufsgruppen und/oder privaten Versicherungen zu wählen. Berufsunfähigkeit ist in der gesetzlichen Rentenversicherung für alle, die ab geboren sind, nur äußerst unzureichend abgesichert (Erwerbsminderungsrente); eine Berufsunfähigkeitsversicherung sollte zusätzlich privat abgeschlossen werden. Derzeit gilt eine private Vorsorge als günstiger, doch Prognosen über lange Zeiträume sind immer mit Unsicherheiten behaftet.

13 VR-GründungsKonzept GK Investitionsrahmen Kapitalbedarf mind EUR Dabei ist an ein kleines Büro mit zwei Arbeitsplätzen und Konferenzraum gedacht. Zu den Kosten für Bürotechnologie und -kommunikation kommen Ausgaben für Einrichtung (Schreibtische, Konferenztische, Stühle, Aktenschränke etc.) und eine Erstausstattung an Büromaterial. Außerdem müssen Sie an die Anlaufzeit denken, während Sie Ihren Kundenstamm allmählich aufbauen und womöglich nicht die Einnahmen haben, die Ihre Kosten decken (und Ihre eigene Lebenshaltung). Zur Grundausstattung eines funktionellen Arbeitsplatzes mit Rechner, Bildschirm, Drucker und ausreichender Speicherkapazität benötigen Sie je nach System und Ansprüchen zwischen bis EUR. Für jeden weiteren Arbeitsplatz brauchen Sie dann nur noch mit ca bis EUR bei vernetzten PCs rechnen. Kommunikation: Dringend empfehlenswert ist außerdem die Installation einer Nebenstellenanlage für die Kommunikation sowie der schnellstmögliche Internet-Zugang, i.d.r. DSL-Varianten. Wer Kunden Infrastruktur im Hause bietet, sollte schnelle WLAN-Verbindungen einrichten. Für mindestens einen Konferenzraum sollten Sie Overhead-Projektor und DVD-Player anschaffen, wenn möglich Technik für Videokonferenzen.. Professionelle Drucker mit Laser-Technologie schaffen 35 bis 45 Farbseiten/min. - so können Sie auch die Herstellung kleinerer Prospekte und Leporellos anbieten. Etwa bis EUR kosten belastbare Maschinen für den professionellen Einsatz. Tintenstrahldrucker, für Überformate oder spezielle Drucksachen, kosten ab max EUR für A2- und A3-Formate. Wichtig für die Kaufentscheidung beim Drucker ist die Ausbau- und Erweiterungsfähigkeit. Für viele Drucker bekommt man heute Module für die Druckweiterverarbeitung, also Schneiden, Rillen, Falzen, Kleben, Binden etc. Fotokopierer kosten zwischen 500 und EUR; für Profigeräte müssen Sie sogar ca EUR veranschlagen.

14 VR-GründungsKonzept GK Finanzierung Kredithilfen. Auch für vergleichsweise übersichtlichen Investitionsbedarf bzw. Betriebsmittel reicht das Eigenkapital nicht unbedingt aus. Speziell zur Finanzierung von Gründungsvorhaben bis EUR Kapitalbedarf (davon bis EUR für Betriebsmittel) dient das Programm ERP-Gründerkredit-StartGeld, zu beantragen über die Hausbank. Die Vorteile für den Gründer sind verbilligte Zinsen und vergleichsweise lange Laufzeiten, ggf. auch einige tilgungsfreie Jahre. Existenzgründer können aber auch Fördermittel aus Landesprogrammen beantragen. Dazu gehören zinsgünstige Darlehen, in mehreren Ländern aber auch zusätzliche Beratungsmittel, in einigen Regionen und Branchen auch direkte Zuschüsse. Das aus eigenen Mitteln aufgebrachte Kapital sollte 15 bis 20 Prozent des Gesamtbedarfs nicht unterschreiten. Zu beachten: Öffentliche Förderkredite für Existenzgründer erhält nur, wer den Antrag darauf stellt, bevor er Investitionen tätigt, Räume mietet oder das Gewerbe anmeldet. Haftungsfreistellung: Förderkredite werden in aller Regel über die Hausbank ausgeliehen, die ihrerseits für die Rückzahlung des Darlehens gegenüber der Förderbank haftet. Diese Haftung wird für einige Programme, wie z.b. das StartGeld der KfW, mit der Haftungsfreistellung für einen Teil des Kredits (um max. 80 %) reduziert, Hausbank und Förderbank teilen sich also das Kreditrisiko. Der Gründer profitiert hiervon indirekt, weil dies der Hausbank die Gewährung des Kredits auch bei geringeren Sicherheiten erleichtert. Ausfallbürgschaft: Die Bürgschaftsbanken der Länder ersetzen mit öffentlichen Bürgschaften fehlende bankübliche Sicherheiten des Gründers für Bank- und/oder Förderkredite. Bei einem Scheitern des Vorhabens zahlen sie den besicherten Anteil der Finanzierung (max. 80 %, zwischen EUR und 1 Mio. EUR) an die Hausbank. Der Gründer haftet für diesen Anteil gegenüber der Bürgschaftsbank, für den Rest gegenüber der Hausbank. Der Antrag auf eine öffentliche Bürgschaft wird über die Hausbank gestellt (bis EUR in einigen Ländern auch direkt). Die Bürgschaftsbanken holen i.d.r. eine Stellungnahme der zuständigen Kammer oder Branchenvereinigung ein. Wesentlich ist eine absehbar ausreichende Rentabilität des Vorhabens. Ausfallbürgschaften gibt es nicht für Förderkredite mit Haftungsfreistellung. Förderprogramme der Länder Ausführliche Informationen bei den Landesförderinstituten. Adressen und Webadressen siehe unter Gründerkontakte / -informationen. Baden-Württemberg u.a.: Gründungsfinanzierung - Kredite ab EUR bis 5 Mio. EUR + Startfinanzierung 80 - Kredite für Vorhaben bis max EUR Gesamtvolumen (Darlehensbetrag bis max EUR zu 100 % des Finanzierungsbedarfs) + MONEX-Mkrofinanzierung mit Darlehen bis max EUR (Anschlussfinanzierungen bis EUR; spezielle Varianten für Frauen, das Handwerk und die Kreativbranche) + Exi- Gründungs-Gutscheine für kostenlose Gründungsberatungen, bis 10 Tage Intensivberatungen zu reduzierten Kosten (bis zu 80 % verbilligt)

15 VR-GründungsKonzept GK Bayern u.a.: Startkredit bis 40 % der förderfähigen Kosten (vorwiegend Investitionen, ohne Pkw) zwischen EUR und EUR Darlehenssumme + Startkredit 100 zur Aufstockung auf höhere Finanzierungsanteile, mind EUR Darlehen, max. 10 Mio. EUR Gesamtfinanzierung + Universalkredit bis 100 % Finanzierung (inkl. Betriebsmittel), mind EUR, höchstens 10 Mio. EUR Darlehensbetrag + stille Beteiligung zwischen EUR und EUR + Existenzgründercoaching bis 70 % Zuschuss zum Beraterhonoraren bis 800 EUR pro Tagewerk, max. 10 Tagewerke Berlin u.a.: Berlin Start - Darlehen für Investitionen, ggf. den Übernahmepreis oder ein erstes Warenlager sowie Betriebsmittel zwischen EUR und EUR + Mikrokredite bis EUR aus KMU-Fonds + Gründungsfinanzierungen bis max. 10 Mio. EUR aus KMU-Fonds, ab EUR i.d.r. nur in Kooperation mit der Hausbank Bremen u.a.: BAB-Mikrokredit bis max EUR / BAB- Starthilfekredit (als Eigenkapitalaufstockung) bis max EUR (bei max EUR Finanzierungsbedarf) + Ergänzungsdarlehen ab EUR (max. 50 % des Hausbankdarlehens) + Beratungsförderung als Zuschuss bis max. 80% bei max. 700 EUR Honorar pro Tagewerk (insgesamt max EUR Zuschuss) Hamburg u.a.: Darlehen bis max EUR ( EUR bei Gemeinschaftsgründung) für erwerbslose oder von Erwerbslosigkeit bedrohte Existenzgründer Mecklenburg-Vorpommern u.a.: Mikrodarlehen für Gründer bis EUR, Kooperationsdarlehen mit der Hausbank auch bis EUR + Kleindarlehen zwischen EUR und EUR + 50 % Zuschuss zur Unternehmensberatung von max. 500 EUR pro Tagewerk, im Rahmen von Unternehmensnachfolgen insgesamt max EUR Niedersachsen u.a.: MikroSTARTer Niedersachsen - Darlehen zwischen EUR und EUR (derzeit regional beschränkt) + Niedersachsen-Gründerkredit zwischen EUR und EUR für Investitionen sowie bis zu EUR für Betriebsmittel und ggf. ein erstes Warenlager + Gründercoaching von 3-20 Tagewerken, je nach Region bis 75 % Zuschuss zu max. 600 EUR pro Tag (nur bei NBank akkreditierte Berater; Sonderkonditionen für bestimmte Regionen bzw. Gründungen) Nordrhein-Westfalen u.a.: NRW.BANK Gründungskredit, mind EUR, max. 10 Mio. EUR Kreditvolumen (zu 100 % der förderfähigen Kosten) + NRW/EU-Mikrodarlehen von bis EUR Darlehensbetrag + Gründungsberatung (max. 50% / 400 EUR pro Tagewerk Zuschuss, i.d.r. für 4 Tagewerke) Rheinland-Pfalz u.a.: Darlehen aus dem Mittelstandsförderungsprogramm bis zu 100% der Investitionen (max. 2 Mio. EUR, dabei Betriebsmittel bis EUR) + Existenzgründungsberatung bis 50% Zuschuss für max. 9 Tagewerke zu 800 EUR Schleswig-Holstein u.a.: IB.Mikrokredit ab EUR bis max EUR + Starthilfedarlehen bis EUR Investitionsbedarf und/oder EUR Betriebsmittelbedarf (je Gründer, ab EUR Finanzierungsbedarf 15 % Eigenkapital erforderlich) + Zuschuss aus dem Zukunftsprogramm Arbeit zur Gründungsberatung / -schulung von 50 % der Kosten / max. 300 EUR für max. 5 Tagewerke

16 VR-GründungsKonzept GK Alternative Leasing. Teurere Bürogeräte, z.b. professionelle Drucker, können auch geleast werden, meist inkl. Wartung und Reparatur. Nachteil des Leasing, das ja eigentlich Kapital spart und damit Ihre Liquiditätsreserve erhöht: Die monatlichen oder jährlichen Leasing-Gebühren können bei Inanspruchnahme von zinsverbilligten KfW-Krediten nicht in die Investitionsgesamtkosten eingerechnet werden. Außerdem legen Sie sich vertraglich für mehrere Jahre fest. Gründungszuschuss für ALG-I-Bezieher. Kann -Leistung in Höhe des individuellen Arbeitslosengeldes I plus 300 EUR pauschal zur sozialen Absicherung für 6 Monate, danach pauschal 300 EUR zur sozialen Absicherung für weitere 9 Monate, sofern inzwischen eine intensive Geschäftstätigkeit und hauptberufliche unternehmerische Aktivitäten dargelegt werden können; Verbrauch der Ansprüche auf ALG I; Voraussetzungen: Arbeitslose mit (Rest-)Anspruch auf mind. 150 Tage ALG I. Förderanspruch nur mit Bescheinigung von IHK, Handwerkskammer oder Bank, dass die Existenzgründung eine wirtschaftlich tragfähige Vollexistenz ermöglicht; dazu erforderlich Beschreibung des Konzepts (Businessplan), Kapital- und Finanzierungsplan sowie Umsatz- und Rentabilitätsvorschau, Lebenslauf; Antrag beim zuständigen Arbeitsamt. Achtung: Grundsätzlich hat der Job-Berater im Rahmen seiner Ermessensausübung individuell zu prüfen, ob die Vermittlung in Ausbildung und Arbeit Vorrang vor der Gewährung des Gründungszuschusses hat. Geno-Star: Finanzierungsplaner im Internet. Wie eine auf Ihren Kapitalbedarf zugeschnittene Finanzierung mit dem vorhandenen Eigenkapital, öffentlichen Mitteln und Bankdarlehen im Idealfall aussehen könnte, ermitteln Sie im ersten Schritt selbst mit GENO-Star. Das DV-gestützte Beratungssystem der Volksbanken, Raiffeisenbanken und Spar- und Darlehenskassen errechnet aufgrund Ihrer Angaben ganz unverbindlich einen optimalen Finanzierungs- und Kapitaldienstplan. So können Sie erst einmal verschiedene Modelle durchspielen. Damit erhalten Sie erste konkrete Zahlen für Ihren Businessplan, die dann im Gespräch mit Ihrer Hausbank verfeinert und noch besser auf Ihr Vorhaben zugeschnitten werden können. Internet-Service unter Förderrechner mit optimalem Finanzierungsplan und Kapitaldienstplan sowie Hinweisen auf einzureichende Unterlagen Förderprogramme und Förderlexikon Adressen der lokalen genossenschaftlichen Bank(en)

17 VR-GründungsKonzept GK Spezielle Gründerinfos Gründerqualifikation. Spezielle Kenntnisse brauchen Sie zwar niemandem nachzuweisen - aber Sie benötigen sie, insbesondere Berufserfahrungen aus dem kaufmännischen Bereich. Bei den steuerlichen Angelegenheiten mag Ihnen der Steuerberater noch die Hauptarbeit abnehmen können, sobald Sie aber mit Personal arbeiten, sollten Sie einiges über das Arbeitsrecht wissen. Sie brauchen einen guten Überblick über die notwendigen Versicherungen, über die Postgebühren und andere Versandmöglichkeiten. Ein großer Vorteil ist es, wenn Sie in dieser Branche eine oder mehrere Fremdsprachen in Wort und Schrift perfekt beherrschen. Businessplan. Ein Gründungs- bzw. Investitionskonzept für die Finanzierung sollte u. a. folgende Informationen enthalten: Marktbedingungen und voraussichtliche Entwicklung der Branche Angebotspalette, Spezialisierungen, Preise, Service Kundenpotenzial im Einzugsgebiet und ggf. daraus begründete Standortwahl Konkurrenzsituation notwendiger Mitarbeiterstamm Erfolgsaussichten des Unternehmens als Vollexistenz: Die oben genannten Themen müssen mit einer Umsatz-, Kosten- und Ertragsvorschau quantifiziert bzw. untermauert werden, um von der Wirtschaftlichkeit des jeweiligen Vorhabens zu überzeugen. Gründungsplaner der Volksbanken und Raiffeisenbanken. Bei der Erstellung von ersten professionellen Businessplänen unterstützt Sie der Gründungsplaner der Volksbanken und Raiffeisenbanken. Mit Hilfe dieses umfangreichen und effizienten Planungsinstruments schärfen Sie den Blick für die Chancen Ihres zukünftigen Unternehmens, senken durch genaue Kalkulation die Risiken und betrachten ganz realistisch die Erfolgsaussichten aus verschiedenen Blickwinkeln. Zentrale Bestandteile des Gründungsplaners, den interessierte Gründer bei jeder Volksbank und Raiffeisenbank erhalten: Das Simulationsprogramm: Unternehmensgründung" für Ihren heimischen PC bildet den Gründungsprozess in betriebswirtschaftlich logischer Reihenfolge ab. Im Ergebnis erarbeiten Sie schrittweise Ihren individuellen Businessplan, der eine detaillierte Grundlage für das Finanzierungsgespräch mit Ihrer Hausbank bildet. Im Gründerplanspiel planen Sie gemeinsamen mit anderen (max. 20) Unternehmensgründern einen ganzen Tag lang Ihre eigene Firma, unter kompetenter Leitung, über einen Zeitverlauf von drei Jahren. Fragen Sie in Ihrer Genossenschaftsbank nach den nächsten Terminen. Persönliche Kreditwürdigkeit. Neben den wirtschaftlichen Aussichten des geplanten Unternehmens werden auch die persönliche Vermögens- und Einkommenssituation und die Kreditsicherheiten des Gründers eine Rolle spielen. In Bezug auf diese Frage kann es leicht zu Enttäuschungen kommen, da die Bank die aufgeführten Sicherheiten manchmal nicht so hoch bewertet, wie ein Gründer sich das erhofft. Übliche Bewertungen: in voller Höhe Kontoguthaben bei einem Kreditinstitut, Rückkaufwerte von Lebensversicherungen und Bausparguthaben, zu drei Vier-

18 VR-GründungsKonzept GK teln des Wertes festverzinsliche Wertpapiere (für ausländische Wertpapiere gelten besondere Regelungen), mit fünfzig Prozent Aktien. Franchising. In diesem System kann der Existenzgründer im Idealfall einen mehr oder weniger bekannten Markennamen und ein bewährtes Geschäftskonzept nutzen sowie weitere Serviceleistungen der Mutterfirma. Dafür ist eine Lizenzgebühr zu entrichten, einmalig zu Beginn der Zusammenarbeit oder als regelmäßige Umsatzbeteiligung des Franchisegebers. Der Franchisenehmer ist dabei selbständiger Geschäftsmann; er sorgt für Finanzierung, Personal und Verkauf. Dabei wird er in der Regel vom Franchisegeber unterstützt und beraten.

19 VR-GründungsKonzept GK Recht Für die Gründung eines Büroservices bzw. das Angebot von Mietbüros bedarf es keiner Speziellen Qualifikation oder Genehmigung. Gewerbeanmeldung bei der für Ihren Betriebssitz zuständigen Stadt- oder Gemeindeverwaltung. Davon werden automatisch in Kenntnis gesetzt das Finanzamt das Gewerbeaufsichtsamt die Ordnungsbehörden die Berufsgenossenschaft Achtung: Bei einem klaren Hinweis auf Kontieren als (ein) Geschäftszweck prüft das Finanzamt die rechtlichen Aspekte für Ihre Tätigkeit und informiert bei Zweifeln an der Kompetenz eines Kontierers die Steuerberaterkammer, die die Angelegenheit dann weiter verfolgt. Mit der Aufnahme eines Gewerbes wird jedes Unternehmen kammerzugehörig und damit beitragspflichtig. Sollte das Finanzamt innerhalb von wenigen Wochen keine Steuernummer zugeteilt haben, ist der Gewerbetreibende verpflichtet, eine persönliche Mitteilung zu machen. Personal. Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen wollen, brauchen Sie für die Anmeldung zur Krankenkasse eine Betriebsnummer. Die bekommen Sie von Ihrem zuständigen Arbeitsamt zugeteilt. Natürlich müssen Ihre Mitarbeiter gegen Unfall versichert sein. Deshalb ist innerhalb von 8 Tagen nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft fällig. Der Beitrag richtet sich nach der Höhe der Brutto-Entgelte. Aushilfskräfte: Die sozialversicherungs-, steuer- und arbeitsrechtlichen Voraussatzungen bzw. Möglichkeiten, der so genannten Geringfügigen Beschäftigung (Entgeltobergrenze: 450 Euro monatlich) und bei der kurzfristigen Beschäftigung sind ebenso vielfältig wie kompliziert. Krankenkassen und Kammern halten zum Thema Minijobs ausführliche Informationsschriften bereit (auch im Internet). Achtung: Nach dem begonnene Minijobs sind nur auf Wunsch des Arbeitnehmers von der Rentenversicherungspflicht befreit (schriftlicher Antrag beim Arbeitgeber). Buchführungsservice. Wenn Sie für Ihre Klienten auch die laufende Buchführung übernehmen wollen, müssen Sie das Steuerberatungsgesetz beachten. Sonst bieten Sie womöglich unbefugte Hilfeleistung in Steuerangelegenheiten bzw. geraten Sie in Kollision mit den Beratungsprivilegien der steuerberatenden Berufen (Steuerberater, Steuerbevollmächtigte). Die wesentlichen Bestimmungen betreffen zum einen den Rahmen Ihrer Tätigkeit: Als selbständiger Kontierer dürfen Sie u.a. nicht die Buchführung eines Betriebes einrichten (z.b. einen Kontenplan aufstellen), eine Umsatzsteuervor-

20 VR-GründungsKonzept GK anmeldung erstellen oder Arbeiten im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss durchführen (Bilanzen erstellen). Außerdem brauchen Personen, die verantwortlich Arbeiten wie das Buchen der laufenden Geschäftsvorfälle, die Lohnabrechnung und die Erstellung der Lohnsteueranmeldung durchführen, bestimmte Mindestqualifikationen (siehe auch 6 Abs. 4 Steuerberatungsgesetz): Abschlussprüfung in einem steuer- oder wirtschaftsberatenden Ausbildungsberuf oder in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf oder den Erwerb einer gleichwertigen Vorbildung und: eine mindestens dreijährige hauptberufliche Tätigkeit im Buchhaltungswesen. Einzelheiten dazu finden Sie im VR-GründungsKonzept 090 (Kontierer). Steuerfallen. Auch Gründer, die sich beim Thema Unternehmenssteuern von Anfang an der Hilfe eines Steuerberaters bedienen, müssen sich selbst in Grundzügen mit den rechtlichen und steuerlichen Aspekten einer Unternehmensgründung befassen. Wichtig für viele, wenn sie (in der Anfangsphase) ohne Mitarbeiter arbeiten: Eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) kann bereits durch die gemeinsame Tätigkeit / Kooperation zweier Personen entstehen und dann ohne dass die Partner dies wissen zu weit reichenden steuerlichen Konsequenzen führen, ggf. verbunden mit erheblichen steuerlichen Nachteilen für die Partner.

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