Projektmanagement im Studium

Transkript

1 Projektmanagement im Studium

2 Claudia Stöhler Projektmanagement im Studium Vom Projektauftrag bis zur Abschlusspräsentation 2. Auflage

3 Claudia Stöhler Augsburg Deutschland Die 1. Auflage ist 2013 im Eigenverlag Claudia Stöhler erschienen. ISBN DOI / ISBN (ebook) Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen National-bibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Springer Gabler Springer Fachmedien Wiesbaden 2016 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichenund Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Der Verlag, die Autoren und die Herausgeber gehen davon aus, dass die Angaben und Informationen in diesem Werk zum Zeitpunkt der Veröffentlichung vollständig und korrekt sind. Weder der Verlag noch die Autoren oder die Herausgeber übernehmen, ausdrücklich oder implizit, Gewähr für den Inhalt des Werkes, etwaige Fehler oder Äußerungen. Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Springer Fachmedien Wiesbaden ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media (

4 Vorwort zur 2. Auflage Projekte stehen immer häufiger im Mittelpunkt unserer Gesellschaft in Wirtschaft, Verwaltung, Forschung, Schule, Hochschule und sogar im Privatleben: Projekte gehören zum Alltag! Schaut man in Stellenportale, so finden sich allein schon bei Stepstone 8843 offene Stellen als Projektmanager (Stand: September 2015). Projektmanagement ist also eine Schlüsselkompetenz für die Wettbewerbsfähigkeit des Standorts Deutschland geworden. Daher ist es kein Wunder, dass Projektarbeiten an Hochschulen für angewandte Wissenschaften mit dem Anspruch auf Praxisbezug etabliert sind und auch Universitäten zunehmend diese Methode einsetzen, um hierzu Kompetenzen bei ihren Studierenden aufzubauen. Binnen zwei Jahren am Markt war die Nachfrage zu diesem Buch so hoch, dass eine erneute Auflage anstand. Nach Verlegung und Vermarktung im Eigenverlag übernimmt nun mit der 2. Auflage der Springer-Verlag diese Aufgabe. Es freut mich, mit Ulrike Lörcher sowie der externen Lektorin Bettina Arndt so kompetente Partner gefunden zu haben. Inhaltlich wurden Internetquellen aktualisiert und im Text integriert, damit sie in der ebook-variante aufrufbar sind. Fehler wurden korrigiert und einige Informationen ergänzt oder ausführlicher beschrieben. Insgesamt ist die 2. Auflage gegenüber der Vorauflage aktualisiert und inhaltlich auf den neuesten Stand gebracht worden. Danke für die vielen Erfahrungsberichte zu diesem Buch von zahlreichen Professoren und Dozenten aus ganz Deutschland und dem Feedback meiner Studierenden. Es freut mich, einerseits einen nutzbringenden Beitrag zur Lehre des Projektmanagements zu leisten und andererseits den Studierenden einen Ratgeber für ihr Projekt mit auf den Weg zu geben. Niemand ist frei von Schwächen. Haben Sie Fehler gefunden? Haben Sie Anregungen, die helfen, das Buch oder die Toolbox im Internet besser zu machen? Beispielsweise Themen, Links, Tools oder Quellen. V

5 VI Vorwort zur 2. Auflage Praxisbeispiele Haben Sie Beispiele aus Ihren Projektarbeiten, die Sie gerne einbringen möchten, weil sie anderen Studierenden helfen können? Website Dann teilen Sie mir das bitte über mit. Ich freue mich über Ihre Zuschriften! Augsburg, im September 2015 Claudia Stöhler

6 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung in das Thema Was ist ein Projekt? Worin besteht der Unterschied zu anderen Arbeiten im Studium? Wann ist ein Projekt im Studium erfolgreich? Überblick der drei Projektphasen: Start Ausführung Abschluss Wie viel Projektmanagement brauchen Sie? Vorgehensmodelle Scrum und VAKIR als Ideengeber Verwendung von PM-Standards Literatur Startphase Orientierung das Thema verstehen Brainstorming Mind Mapping Die 6-Hüte-Methode Die Methode Das Projektziel festlegen und die Anforderungen definieren Ihr Projektauftrag Pflichtenheft und Lastenheft Projektaufbau wer macht was im Projekt? Wer sind Ihre Stakeholder? Die Struktur des Projektteams festlegen Die Aufgaben des Projektleiters Die Aufgaben des Projektcontrollers Die Aufgaben des Projektmitglieds Die Aufgaben des Dokumentars Die Aufgaben des Professors Ist Ihr Team erfolgsversprechend zusammengesetzt? Überprüfen Sie Ihr Team mit einem Rollentest VII

7 VIII Inhaltsverzeichnis Was erwartet Sie, wenn nicht alle Rollen besetzt sind? Projektplanung Wie gehen Sie vor, um einen ersten Plan aufzustellen? Setzen Sie Ihre Meilensteine richtig Arbeitspakete herunterbrechen es wird detaillierter Ihre Personalkapazitätsplanung Beispiel für einen Projektstart: Eine Planung von vier Studierenden innerhalb von zwei Stunden Besondere Formen von Projekten an der Hochschule Projekte mit Partnerhochschulen im Ausland Projekte außerhalb Ihrer Fakultät Projekte in und mit Firmen Der Projekt-im-Projekt-Ansatz Literatur Ausführungsphase Das magische Viereck Organisatorische Instrumente Kommunikation Kick-Off-Meeting Sender und Empfänger einer Nachricht Das Gleichgewicht in der Gesprächsführung Kommunikation als Konfliktursache Das Johari-Fenster und Ihr Selbstbild Feedback geben und nehmen Feedback-Regeln Projektfortschritt und Qualität sichern Die Taskliste Den Fortschritt überwachen und im Team aufzeigen Statusupdates mit dem Professor Das Projekttagebuch Protokolle schreiben Warum Dinge oft auf den letzten Drücker fertig werden Entscheidungen treffen Nutzwertanalyse/Entscheidungsmatrix PMI (Plus Minus Interesting) CAF (Consider All Facts) SWOT-Analyse Risiken erkennen und managen Was ist Risikomanagement? Der Umgang mit Risiken Welche Risiken treten bei der Projektarbeit im Studium auf?

8 Inhaltsverzeichnis IX Verändern sich Risiken mit der Erfahrung im Studium? Unterschiedliches Engagement im Team Der Umgang mit mangelnder Bereitschaft zur Teamarbeit Vorgehen bei ungenügenden fachlichen Vorkenntnissen Technische Probleme was wird von mir erwartet? Teamentwicklung Wie sich Teams entwickeln Situativer Führungsstil im Projekt Das Tal der Tränen Konfliktmanagement Grundlegende Begrifflichkeiten Die neun Stufen der Konflikteskalation Lösungsstrategien Die Mediation Das Harvard-Konzept Motivation verstehen Was ist eigentlich Motivation? Fokus-Energie-Matrix Werte-Typen Volition Willenskraft Das Flow-Erlebnis Zielkonflikte Umgang mit Kontaktpersonen außerhalb der Hochschule Geheimhaltungserklärungen Finanzielle Unterstützung: Spenden und Sponsoring Literatur Abschlussphase Die Projektdokumentation Der Schreibprozess Aufbau der Dokumentation Richtig zitieren Tipps für einen guten Schreibstil Welcher Schreibtyp sind Sie? Die Abschlusspräsentation Der Aufbau der Präsentation Layout-Tipps für Folien Das ABC einer guten Präsentation Die Projektmesse Der Vortrag Der Stand

9 X Inhaltsverzeichnis 4.4 Mehr aus dem Projekt machen Das Urheberrecht Der Gebrauchsmusterschutz Das Patent Teilnahme an Wettbewerben Veröffentlichungen Ihrer Projektarbeit Review Ihres Projektes After-Action-Review Feedback zur Note einholen Evaluation von Projekten Die Bewertungskriterien Literatur Schlusswort Literatur Sachverzeichnis

10 Über die Autorin Claudia Stöhler ist Diplom-Ingenieurin der Feinwerktechnik sowie Diplom-Wirtschaftsingenieurin und hat in den 1990er Jahren an der Hochschule in München studiert. Sie arbeitet als Dozentin z. B. für die Hochschulen in Augsburg, Ulm und München und engagiert sich insbesondere für die Projektarbeit im Studium. Ihr Lehrgebiet ist Projektmanagement sowie Logistik & IT und sie ist daher an den Fakultäten Wirtschaftsinformatik, Produktionstechnik und Betriebswirtschaft vertreten. Seit 2014 gehört sie der Leitung der deutschlandweiten Fachgruppe Projektmanagement an Hochschulen bei der GPM an, der über 150 Hochschulen und Universitäten in Deutschland angeschlossen sind. Vor ihrem Start in die Lehre war Claudia Stöhler bereits 17 Jahre lang in der Industrie tätig und hat dort zahlreiche nationale und internationale Projekte geleitet. Praxis mit Wissenschaft zu verbinden und die nächste Generation der Führungskräfte auszubilden aus dieser Motivation heraus ist die Idee für dieses Buch entstanden. XI