Abteilung Services Veranstaltungsmanagement. Studio für virtuelle Events Nutzungsinformation. ETH-Hauptgebäude Rämistrasse 101, HG D Zürich

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1 Abteilung Services Veranstaltungsmanagement Studio für virtuelle Events Nutzungsinformation ETH-Hauptgebäude Rämistrasse 101, HG D Zürich

2 Studio für virtuelle Events - Nutzungsinformation 2 Allgemein Zweck Betreuung Buchung Das Studio steht Event-Organisatorinnen und -Organisatoren der ETH zur Verfügung, um virtuelle und hybride Events produzieren und realisieren zu können. Das Studio für virtuelle Events wird durch das Fachpersonal der Sektion Veranstaltungsmanagement betreut. Das Studio ist anhand eines Antrags über das Tool Servix buchbar: Auswahl «Eventtechnik» anklicken. Nach Eingang der Anfrage klärt das Eventtechnik-Personal die Details des geplanten Events im persönlichen Gespräch und erstellt eine Offerte für die Studionutzung. Die Offerte setzt sich wie folgt zusammen: Initialkosten Studio Regie CHF 940 pro Tag: Reiner Streaming-Event, alle beitragenden Personen sind extern zugeschaltet. Regie und Aufnahmeraum CHF 2'200 pro Tag: Keynote mit Moderation, beitragende Personen vor Ort und/oder extern. Bei bis zu fünf Miettagen berechnen sich die Kosten für Regie und Aufnahmeraum wie folgt: o 2 Tage = Faktor 1,5 o 3 Tage = Faktor 2 o 4 Tage = Faktor 2,5 o 5 Tage = Faktor 3 Bei über 5 Miettagen wird ein Spezialangebot erstellt. Studiotechniker für technische Betreuung (mind. 2 Personen) CHF 750 je Techniker pro Tag. Es sind in der Regel zwei bis drei Techniker vor Ort. Variable Studiokosten Arbeitsleistungen (Eventpaket Eventtechnik) der Technikmanager Events werden je nach Anzahl der Teilnehmenden und Eventtage individuell offeriert. Zusätzliche Ausrüstung zur bereits bestehenden Ausrüstung wird individuell offeriert. Alle Preise verstehen sich exkl. MwSt. Anschliessend wird das Studio für virtuelle Events tageweise reserviert. Reservationen an Samstagen und/oder Sonntagen sind möglich.

3 Studio für virtuelle Events - Nutzungsinformation 3 Ausrüstung Das Studio besteht aus einem Aufnahmeraum und einer davon abgetrennten Regie. Eine voll ausgestattete Küche und eine separate Toilette gehören dazu. Aufnahmeraum: Hintergrundrahmen für auswechselbare Stoffwand (mit ETH Key Visual oder Green Screen) Drei Kameras Extra Beleuchtung für Videoaufnahme Mikrofone Technische Schnittstelle zur Regie Rednerpult* Zwei weisse Cubes, als Stehtisch verwendbar Vier graue Sessel und Beistelltisch Lounge für Vorbereitung und Wartezeiten Schminktisch inkl. Spiegel für Maske * Für die Vorderseite des Rednerpults kann über die Technikmanager ein eventspezifisches Visual bestellt werden (Kosten: CHF 150, exkl. MwSt.). Standardmässig ist ein weisses Visual mit dem ETH-Logo installiert. Regie: Video- und Audiobereich In der Regie werden alle Inhalte und Inputs für den Event bearbeitet und für das entsprechende Output-Format (Livestream, Hörsaal-Übertragung, Aufnahme) bereitgestellt. Event-Formate Virtuelle Events: Der Event findet komplett online statt. Es befinden sich keine Speaker vor Ort im Studio. Alle Interaktionen spielen sich dezentral via Internet ab. Technisches Personal koordiniert und produziert den Event von der Regie aus. Event kann auch per Livestream gesendet werden. Hybride Events: Speaker, Moderator und weitere Personen befinden sich im Studio. Dezentrale Speaker, Akteure können ins Studio eingebunden werden. o Personen von zuhause aus o Personen aus Hörsälen der ETH Technisches Personal koordiniert und produziert den Event von der Regie aus. Event kann sowohl in Hörsäle live übertragen als auch per Livestream gesendet werden. Virtuelle Elemente eines Events (Aufnahmen): Voraufzeichnung eines Events oder ggf. Teilstücke davon für vorproduziertes Video. o Beispiel: Talk, bei dem die Person am Event-Tag keine Zeit hat. Aufnahme eines Live-Events zwecks Dokumentation. Das im Studio produzierte Signal kann als Livestream auf YouTube, Vimeo, Facebook Live etc. übertragen sowie auch auf der Kunden-Webseite eingebettet werden.

4 Studio für virtuelle Events - Nutzungsinformation 4 Nutzungsrahmen Personenzahl Physisch vor Ort: Gemäss den aktuell geltenden Schutzmassnahmen dürfen sich maximal fünf Personen in beiden Räumlichkeiten (Aufnahmeraum und Regie) befinden. Bei Normalbetrieb ohne Einschränkungen dürfen sich maximal 17 Personen im Aufnahmeraum und in der Regie weitere vier Personen aufhalten. Zuschaltbar: Mit der installierten Technik können bis zu acht Personen von extern eingebunden und mit den Aufnahmen im Studio kombiniert werden. So können zum Beispiel Podiumsdiskussionen kombiniert vor Ort und mit virtuell zugeschalteten Diskussionsteilnehmenden durchgeführt werden. Es besteht die Möglichkeit, den externen Speakern ein «Remote Kit» per Post nach Hause zu senden mit Headsets sowie einer qualitativ hochwertigen Kamera und Beleuchtung (bei Bedarf ein Green Screen). Visuelle Anpassungen Das Studio ist so ausgestattet, dass Produktionen mit diversen Hintergründen realisiert werden können: Green Screen virtuelle Projektion verschiedenster Hintergründe oder virtuellen Räumlichkeiten via Software (z. B. ETH-Haupthalle, Semper Aula usw.) Hintergrund mit ETH-Key-Visual Extra angefertigter, eventspezifischer Hintergrund (Kosten: ca. CHF 2'000, exkl. MwSt.) Installation oder Anfertigung der Hintergründe erfolgt über die Technikmanager. Bei Verwendung von Logos wird allenfalls eine Prüfung durch Bewilligungen erforderlich; dies bewerkstelligen ebenfalls die Technikmanager.

5 Studio für virtuelle Events - Nutzungsinformation 5 Bilder ETH Zürich Abteilung Services Veranstaltungsmanagement Eventsupport OCT G 5 Binzmühlestrasse Zürich Telefon: technik@services.ethz.ch Mai 2021