DACHLIZENZEN A B A C U S. CD Version /2 vom Juli Dezember 2003 / Rie. Diese Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt.

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1 A B A C U S DACHLIZENZEN CD Version /2 vom Juli 2003 Dezember 2003 / Rie Diese Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdrucks und der Vervielfältigung der Unterlagen, oder Teilen daraus, vorbehalten. Kein Teil der Unterlagen darf ohne schriftliche Genehmigung der ABACUS Research AG in irgend einer Form (Fotokopie oder ein anderes Verfahren), auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Copyright 2003 by ABACUS Research AG, St. Gallen

2 Inhaltsverzeichnis 1 Dachlizenzen Bedingungen für Dachlizenzen Struktur einer Dachlizenz Dachlizenz (abareg.xml) Kostenpflichtige Dachlizenzen Sublizenz (abareg2000.xml) Pointerlizenz Sublizenz ohne Option Mandanten Installation Registration Anzeige der installierten Registrationen Registration bearbeiten Registration bearbeiten Sublizenz Registration bearbeiten Pointerlizenz Benutzerverwaltung Sublizenz dem Benutzer zuweisen (Eigenschaften Benutzer Diverses) Ansicht Benutzerverwaltung aus Sicht des Administrators Ansicht Benutzerverwaltung aus Sicht des Users Ansicht Applikationszugriff Ansicht Applikationszugriff Einschränkung auf Dach- oder Sublizenz Ansicht Benutzerverwaltung Eigenschaften (Benutzer) Zugriffsübersicht Mandanten Mandant eröffnen Ansicht Benutzerverwaltung Eigenschaften (Benutzerkategorie) Zugriffsübersicht Mandanten-Auswahl Angemeldete Benutzer Zentrale Stammdaten Allgemein Druckersteuerung Mandant-Informationen: Kurstabelle (Programm S 31, Dateistruktur F6) Mandant-Informationen: Bankenstamm (Programm S 31, Dateistruktur F6) Electronic Banking: Bankparameter verwalten (Programm 513) Debitoren: Mahnformulare (Programm 452) Adressen: Adress-Etiketten (Programm 441) Weitere zentrale Stammdaten Dach- und Sublizenzen Seite I

3 1 Dachlizenzen Dachlizenzen Bedingungen für Dachlizenzen Damit mit Dachlizenzen gearbeitet werden kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: ABACUS CD-Version /2 vom 15.Juli 2003 mit Patch vom oder höher muss installiert sein. Kunde muss Wartungsvertrag für Dach- und Sublizenzen abgeschlossen haben Struktur einer Dachlizenz Mit Hilfe der Dachlizenzen können beispielsweise Holdingstrukturen oder Rechenzentren wie unten im Diagramm angezeigt, abgebildet werden. Holdingstruktur Dachlizenz abareg.xml Scwisscos Holding AG Registration Sublizenz Mandant abareg2000.xml Swisscos Portfolio AG Sublizenz Mandant abareg5000.xml Swisscos Management AG Pointerlizenz abareg2400.xml Bluefair AG Pointerlizenz abareg2401.xml Solitari AG Pointerlizenz abareg2402.xml Regair AG Pointerlizenz abareg2403.xml Magair AG Pointerlizenz abareg5101.xml Master AG Rechenzentrum Dachlizenz abareg.xml Rechenzentrum Wald Lizenz Sublizenz Mandant abareg1000.xml EW Wald Sublizenz Mandant abareg2000.xml EW Steinen Pointerlizenz abareg1001.xml Vorsorge AG Pointerlizenz abareg1002.xml Power AG Pointerlizenz abareg1003.xml Water AG Pointerlizenz abareg1004.xml Manage AG Pointerlizenz abareg2001.xml Previsto AG ABACUS Dachlizenzen Seite 1

4 1.1.2 Dachlizenz (abareg.xml) Grundsätzlich unterscheidet man kostenlose und kostenpflichtige Dachlizenzen Kostenlose Dachlizenzen (RZ-Modell) Die kostenlose Dachlizenz wird im File abareg.xml registriert. In diesem File ist die Funktion Kostenlose Dachlizenz aktiviert. Das File befindet sich im Pfad \abac\kd\pw. Kostenlose Dachlizenzen sind Single-User-Versionen, d.h. es kann ein User in einer kostenlosen Dachlizenz arbeiten, der die Administration der gesamten Lizenzen übernimmt. Ausnahme Gemeinde-Lizenzen: Bei Gemeinden werden für die Dachlizenz 4 User freigegeben. Bei Gemeinden spielt die Anzahl User sowieso keine Rolle, da die Lizenz aufgrund der Anzahl Einwohner verkauft wird. Bei Bedarf können auch mehr User auf der Dachlizenz kostenlos registriert werden. Für alle installierten Module ist in einer kostenlosen Dachlizenz nur die Option Mandanten aktiv. Kostenlose Dachlizenz (Be ispie l Fibu) Dachlizenz kostenlos Single-User Mandanten S u b liz e n z kostenpflichtig Sublizenz kostenpflichtig S u b liz e n z kostenpflichtig 4 User Grundversion Fremdwährung Gest. Bilanzen Bilanzsteuerung 1 User Grundversion Mandanten Kostenstellen Fremdwährung 1 User Grundversion Budget ABACUS Dachlizenzen Seite 2

5 ACHTUNG Bei der Installation zusammen mit NEST (Gemeinden) oder IS-E (Werke) muss darauf geachtet werden, dass bei einer kostenlosen Dachlizenz zusätzliche folgende Optionen darin aktiv sind: Debitoren: Option Business Object Debitorenstamm Option Business Object Belege Option Business Object Zahlungen Adressen: Option Business Object Adressstamm ABACUS Dachlizenzen Seite 3

6 1.1.3 Kostenpflichtige Dachlizenzen Kostenpflichtige Dachlizenzen können beliebig viele Anzahl User und Optionen beinhalten (Treuhandmodell). In diesem Fall entspricht die Dachlizenz einer normalen Lizenz. Der Vorteil der kostenpflichtigen Dachlizenz liegt darin, dass die User der Dachlizenz auch in allen Sub- und Pointerlizenzen arbeiten können, ohne dass sie den User-Namen wechseln müssen. Kostenpflichtige Dachlizenz Dachlizenz kostenpflichtig Mandantenoption N globale User, diverse Optionen aktiv 8 User Grundversion Mandanten Fremdwährung Gest. Bilanzen Bilansteuerung Budgetierung Kapitalflussrechnung Klassische Mandanten Klassische Mandanten Sublizenz Mandant 8 User Grundversion Mandanten Fremdwährung Gest. Bilanzen Bilansteuerung Budgetierung Kapitalflussrechnung 4 User Grundversion Mandanten Fremdwährung Gest. Bilanzen Bilanzsteuerung Kapitalflussrechnung Sublizenz (abareg2000.xml) Eine Sublizenz ist eine kostenpflichtige Lizenz, in welcher der Lizenzname, Module sowie deren Optionen separat registriert werden. Jede Sublizenz hat dementsprechend ein eigenes Registrationsfile, z.b. abareg2000.xml. Die Nummer 2000 steht für den Mandant, d.h. diese Sublizenz ist nur für den Mandant 2000 gültig. ABACUS Dachlizenzen Seite 4

7 1.1.5 Pointerlizenz - <registration version="1.0"> <timestamp> :49:57</timestamp> <licence number=" ">energie und Wasser Meilen AG</licence> <client>8706</client> <code> </code> </registration> Bild: Auszug aus einer Pointerlizenz für den Mandant 8800, Sublizenz Mandant 8706 Wenn in einer Sublizenz weitere Mandanten z.b. in der Fibu eröffnet werden, muss im Falle einer kostenlosen Dachlizenz dafür eine sogenannte Pointer-Lizenz installiert werden. Das Registrationsfile muss bei der ABACUS bestellt und in den Pfad \abac\kd\pw kopiert werden. Die Pointerlizenz gilt für eine bestimmte Sublizenz, d.h. eine Pointerlizenz kann nicht für verschiedene Sublizenzen freigegeben werden. Wenn z.b. ein Mustermandant für verschiedene Sublizenzen definiert werden soll, muss dies pro Sublizenz gemacht werden. Eine Pointerlizenz ist eine kostenlose Lizenz, in welcher der Lizenzname sowie die dazugehörige Sublizenz angegeben wird. Jede Pointerlizenz hat ein eigenes Registrationsfile, z.b. abareg8800.xml. Die Nummer 8800 steht für den Mandant, d.h. diese Pointerlizenz ist nur für den Mandant 8800 gültig. Für den Mandanten 8800 stehen diejenigen Module und Optionen zur Verfügung, welche in der Sublizenz enthalten sind. Beispiel einer Pointer-Lizenz Registration der Dachlizenz Registration der Sublizenz (Mandant 4) Registration der Pointer-Lizenz (Mandant 5000) Dateiname im Pfad \abac\kd\pw abareg.xml abareg4.xml abareg5000.xml Hinweis Das Registrationsfile einer Pointerlizenz unterscheidet sich nur inhaltlich von einer Sublizenz Sublizenz ohne Option Mandanten Im Moment wird noch nicht geprüft, für welche Applikation die Pointerlizenz gültig ist. Dies wird in einer zukünftigen Version eingebaut. ABACUS Dachlizenzen Seite 5

8 1.2 Installation Bild: Dachlizenzen: Installation der Registrationsfiles Für Mandanten mit Sublizenzen muss eine entsprechende Registrationsdatei, z.b. abareg1000.xml, vorhanden sein. Mandant 7777 wird immer als gültig angesehen. Im obigen Bild sind Sublizenzen für die Mandanten 800, 1000, 1111 und 4410 vorhanden. ABACUS Dachlizenzen Seite 6

9 1.3 Registration Anzeige der installierten Registrationen Bild: Anzeige der installierten Registrationen Unter SPEZIALPROGRAMME / REGISTRATION kann die Registration der Dachlizenz (0 Allgemeine Registration) sowie der zugeordneten Sublizenzen abgefragt werden. ABACUS Dachlizenzen Seite 7

10 1.3.2 Registration bearbeiten Bild: Registration bearbeiten Anzeige kostenlose Dachlizenz Mit der Funktionstaste F5 kann die gewünschte Registration angezeigt werden. Bei der kostenlosen Dachlizenz ist nur die Option Mandanten aktiv. Im ABACUS Tool-Kit muss darauf geachtet werden, dass die Option Kostenlose Dachlizenz aktiv ist. ABACUS Dachlizenzen Seite 8

11 1.3.3 Registration bearbeiten Sublizenz Bild: Registration bearbeiten Anzeige Sublizenz Für jede Sublizenz kann kontrolliert werden, welche Module und Optionen registriert sind. Zudem ist der Registrationsname angezeigt, welcher auf allen Listen ausgegeben wird. ABACUS Dachlizenzen Seite 9

12 1.3.4 Registration bearbeiten Pointerlizenz Bild: Registration bearbeiten Anzeige Pointerlizenz Bei Pointerlizenzen werden keine aktiven Module oder Optionen angezeigt. Pointerlizenzen übernehmen automatisch die Registration der zugeordneten Sublizenz. ABACUS Dachlizenzen Seite 10

13 1.4 Benutzerverwaltung Sublizenz dem Benutzer zuweisen (Eigenschaften Benutzer Diverses) Bild: Benutzerverwaltung Eigenschaften (Benutzer) Diverses Hier kann einem Benutzer eine fixe Lizenz zugewiesen werden. Nur ein Supervisor hat das Recht, die Eigenschaften eines Benutzers zu verändern. Benutzer mit einer zugeordneten Lizenz sehen in der Mandantenauswahl nur noch Mandanten, welche dieser Lizenz zugeordnet sind. Zusätzlich werden Mandanten angezeigt, welche von dieser Lizenz eröffnet sind (Pointerlizenz). Bei einer kostenlosen Dachlizenz sollten ausser dem globalen Benutzer (Administrator) alle übrigen Benutzer fix einer Sublizenz zugeordnet werden. ABACUS Dachlizenzen Seite 11

14 1.4.2 Ansicht Benutzerverwaltung aus Sicht des Administrators Bild: Benutzerverwaltung: Anzeige User Administrator Die Benutzerverwaltung kann grundsätzlich beliebig aufgebaut werden. Im obigen Beispiel ist pro Sublizenz eine Benutzerkategorie definiert. Dem Supervisor werden alle Benutzerkategorien und Benutzer angezeigt. ABACUS Dachlizenzen Seite 12

15 1.4.3 Ansicht Benutzerverwaltung aus Sicht des Users Bild: Benutzerverwaltung: Anzeige User BE 1 Im obigen Beispiel wird die Benutzerverwaltung aus Sicht des Benutzers BE 1 angezeigt, welcher in der Benutzerkategorie SRK BE eingeteilt ist. ABACUS Dachlizenzen Seite 13

16 1.4.4 Ansicht Applikationszugriff Bild: Benutzerverwaltung: Anzeige User Administrator Meldet sich ein Supervisor an, dann sieht die Ansicht Applikationszugriff im Fall einer normalen Lizenz wie oben aus. Im Fall einer kostenlosen Dachlizenz sieht die Ansicht etwas anders aus: Neu ist hier, dass nicht mehr unbedingt alle Checkboxen sichtbar sind. Z.B. ist in der Lohn- Spalte eine Checkbox nur für S1, Super und U1 vorhanden, da nur die Sublizenz 1 überhaupt den Lohn registriert hat. ABACUS Dachlizenzen Seite 14

17 Meldet sich nun S4 oder U4 an, sieht die Ansicht wieder anders aus: Ansicht Applikationszugriff Einschränkung auf Dach- oder Sublizenz Bild: Anzeige Sublizenzen und Applikationszugriff Es gibt eine neue Toolbar 'Lizenz'. Damit kann in der Ansicht 'Applikationszugriff' die Lizenz ausgewählt werden. Ein Benutzer mit fixer Lizenz kann natürlich nur seine Lizenz anschauen, während z.b. der Administrator alle Lizenzen auswählen kann. ABACUS Dachlizenzen Seite 15

18 Im obigen Beispiel ist z.b. auf dem Mandant 4410 der Zugriff auf die Lohnbuchhaltung mit 24 Benutzern, auf das HR mit 24 Benutzern auf den AbaView mit 20 Benutzern sowie auf das Electronic Banking mit 14 Benutzern freigegeben Ansicht Benutzerverwaltung Eigenschaften (Benutzer) Zugriffsübersicht Hier kann überprüft werden, auf welche Mandanten ein Benutzer Zugriff hat. Es werden nur Mandanten angezeigt, die auch tatsächlich im Quale.dat existieren. ABACUS Dachlizenzen Seite 16

19 1.5 Mandanten Mandant eröffnen Bild: Mandant eröffnen Bei der Eröffnung eines Mandanten muss darauf geachtet werden, dass beim aktiven Mandant die Option Mandanten für die zu eröffnende Applikation aktiv ist. Beispiel Sie stehen in der Lohnbuchhaltung im Mandant 1000 mit der Lizenz-Nummer und wollen in der Lohnbuchhaltung den Mandant 1005 eröffnen. Dies ist nur möglich, wenn auf der Lizenz die Option Mandanten in der Lohnbuchhaltung aktiv ist. Tipp: Eröffnen Sie alle Mandanten aus dem Mandant ABACUS Dachlizenzen Seite 17

20 1.5.2 Ansicht Benutzerverwaltung Eigenschaften (Benutzerkategorie) Zugriffsübersicht Bild: Benutzerverwaltung: Mandant pro Benutzerkategorie freigeben Damit die Mandanten der Sublizenzen in der Mandanten-Auswahl sichtbar sind, müssen Sie in der Benutzerverwaltung in der richtigen Benutzerkategorie unter EIGENSCHAF- TEN/MANDANTEN aktiv gesetzt werden. ABACUS Dachlizenzen Seite 18

21 1.5.3 Mandanten-Auswahl Der Dialog Mandantenauswahl kann bei einer Sublizenz nur noch eine eingeschränkte Anzahl Mandanten anzeigen. Ist einem Benutzer eine Sublizenz zugeordnet, werden nur der Mandant dieser Sublizenz sowie allfällige Untermandanten (Pointerlizenzen) angezeigt. Dazu kommt noch der Applikationszugriffs-Check. Sollen z.b. die Fibu-Mandanten angezeigt werden, muss der aktuelle Benutzer Zugriff auf die Fibu haben. Mandant 7777 wird immer als gültig angesehen. Es kann also durchaus vorkommen, dass ein Benutzer nur den Demomandanten im Mandantenauswahl-Dialog sieht. Der Mandant 7777 kann somit auch nicht für einen produktiven Mandant verwendet werden. ACHTUNG Hat ein User Zugriff auf mehrere Sublizenzen, muss pro Sublizenz ein separater User eröffnet werden. ABACUS Dachlizenzen Seite 19

22 1.6 Angemeldete Benutzer Bild: ABACUS Menu: Angemeldete Benutzer Hier sieht ein Benutzer mit fixem Mandant nur noch Benutzer mit dem gleichen fixen Mandant; Nachrichten können nur zwischen diesen Benutzern ausgetauscht werden. Der Administrator sieht hingegen wie bisher alle Benutzer und kann auch allen eine Nachricht zustellen. Sinngemäss werden auch die Laufende Programme sowie das Logbuch nur vom Mandaten angezeigt, auf dem der Zugriff offen ist. 1.7 Zentrale Stammdaten Allgemein Die zentralen Stammdaten sind grundsätzlich für alle Mandanten gültig. Bei gewisssen zentralen Stammdaten kann allerdings bestimmt werden, ob sie pro Mandant oder zentral (gültig für alle Mandanten) abgespeichert werden sollen. Bitte achten Sie bei der Definition der Stammdaten speziell auf die folgenden Punkte. ABACUS Dachlizenzen Seite 20

23 1.7.2 Druckersteuerung Bild: Druckersteuerung: Formatvorlage speichern Spezifische Formatvorlagen pro Programm sollten nur für aktuelle Benutzer fix abgespeichert werden. Wenn Formatvorlagen als Standard pro Programm abgespeichert werden, gelten diese für alle installierten Sublizenzen, was nicht sehr empfehlenswert ist. ACHTUNG Globale Formatvorlagen dürfen bei Dachlizenzen auf keinen Fall abgespeichert werden. ABACUS Dachlizenzen Seite 21

24 1.7.3 Mandant-Informationen: Kurstabelle (Programm S 31, Dateistruktur F6) Bild: Mandant-Informationen Die Fremdwährungstabelle kann zentral oder pro Mandant geführt werden. Je nach Organisation der verschiedenen Sublizenzen muss pro Mandant eine separate Fremdwährungstabelle geführt werden. ABACUS Dachlizenzen Seite 22

25 1.7.4 Mandant-Informationen: Bankenstamm (Programm S 31, Dateistruktur F6) Bild: Mandant-Informationen Der Bankenstamm kann zentral oder pro Mandant geführt werden. Falls nur Schweizer-Banken verwaltet werden, kann der Bankenstamm für alle Sublizenzen zentral geführt werden. Wenn ausländische Banken verwaltet werden, empfehlen wir, den Bankenstamm für diesen Mandant separat zu führen. ABACUS Dachlizenzen Seite 23

26 1.7.5 Electronic Banking: Bankparameter verwalten (Programm 513) Bild: Electronic Banking, Bankparameter verwalten Bei der Verwaltung der verschiedenen Bankinstitute muss darauf geachtet werden, dass die Funktion in allen Mandanten verfügbar nicht aktiv gesetzt ist. Falls das gleiche Bankinstutut für zwei oder mehr Mandanten zum Zahlen verwendet wird, muss pro Mandant ein separater Bankvertrag abgeschlossen werden. ABACUS Dachlizenzen Seite 24

27 1.7.6 Debitoren: Mahnformulare (Programm 452) Bild: Debitoren: Mahnformulare Die Mahnformulare müssen pro Mandant abgespeichert werden, insbesondere dann, wenn im Mahnformular mandantenspezifische Daten wie Mandanten-Adresse hinterlegt sind. ABACUS Dachlizenzen Seite 25

28 1.7.7 Adressen: Adress-Etiketten (Programm 441) Bild: Adressen: Adress-Etiketten Pro Land kann nur ein Adress-Etiketten-Format abgespeichert werden, welches für alle installierten Sublizenzen gültig ist Weitere zentrale Stammdaten Folgende Daten zu den bereits ebenfalls für alle Mandaten zentral im Pfad \abac\kd\zent abgespeichert: Datei Inhalt Lan Länder-Datei Plz Postleitzahlen-Stamm Quale Mandanten-Stamm Jeder User sieht nur diejenigen Mandanten, welche der Sublizenz zugeordnet sind (Pointer-Lizenzen). ABACUS Dachlizenzen Seite 26