KA1 Einführung ins Mobility-Tool für Mobilitätsprojekte Erasmus+ Team Administrative und finanzielle Projektbegleitung

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1 KA1 Einführung ins Mobility-Tool für Mobilitätsprojekte Erasmus+ Team Administrative und finanzielle Projektbegleitung Seite 1

2 Themen 1. Mobility-Tool 2. Zugang für Projektträger 3. neue Partnereinrichtungen anlegen 4. Zugang für weiteren Personen 5. Anlegen von Mobilitäten 6. Teilnehmerberichte 7. Abschlussbericht Seite 2

3 Was ist das Mobility-Tool? EU-Kommission Mobility Tool Instrument zur Unterstützung der Projektträger - Verwaltung der Mobilitätsaktivitäten - Berichterstattung im Rahmen von Erasmus+. Projektträger Nationale Agentur Seite 3 Teilnehmer/-innen

4 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? erfolgreicher Antrag: Nationale Agentur übermittelt Projektdaten ins Mobility-Tool nach der Übermittelung: Kontaktperson erhält automatisch eine Nachricht auf die im Antrag hinterlegte Mailadresse Seite 4

5 Mail an Kontaktperson Dear Tilo Snuggles, Your mobility project has been created in the Mobility Tool. Project details: EC Project Number: DE02-KA National Project Number: 1/1999/18080 Project title: Projekt Title Erasmus + Replication Test Version Mobility Tool is the system for the management of mobility projects that receive an EU grant under the Erasmus+ Programme. The tool is developed by the European Commission for you, as beneficiary of these projects. In the Mobility Tool you will be able to provide all the information on your projects, identify participants and mobilities, complete and update budget information, generate and follow-up participant reports and also generate and submit your own report(s) to your National Agency. To access the project, please follow the steps below. Go to Mobility Tool website at https://webgate.acceptance.ec.europa.eu/eac/mobility If you haven't register yet, please click "Not registered yet" and set up your account. During the registration process please use the address that this message was sent to. If you already have an ECAS account associated with this address, please use it to log in Please contact your National Agency if you need further information or support. Nationale Agentur Bildung für Europa beim Bundesinstitut für Berufsbildung This is a system generated message from Mobility Tool. Please do not reply. Seite 5

6 Erste Anmeldung durch Kontaktperson 1. Es existiert bereits ein ECAS-Zugang (ECAS: European Commission Authentification Service), damit erhält man einen direkten Zugang ins Mobility-Tool. Hinweis: Der Zugang zum Mobility-Tool ist an die Mailadresse der Kontaktperson gekoppelt. Ist diese Kontaktperson nicht mehr zuständig, so muss sich der Projektträger an die NA wenden. 2. Es besteht noch keine ECAS-Kennung, dann muss für diese Mailadresse ein ECAS-Zugang angelegt werden. ACHTUNG: ECAS-Kennwort muss alle 6 Monate erneuert werden. Seite 6

7 ECAS-Registrierung Eine Anleitung zur Registrierung finden Sie auf der NA-Homepage im Dokumentencenter. Seite 7

8 Mögliche Fehlerquellen: Bei der Anmeldung wurde als Domäne nicht extern angeklickt Fehlermeldung: You re not registered Lösung: 1. Es hat sich eine andere Person angemeldet, als im Antrag angegeben. 2. Es wurde eine andere - Adresse als im Antrag eingegeben. 3. Das Projekt ist noch nicht freigeschaltet. Seite 8

9 Den Link zum Mobility-Tool finden Sie unter Seite 9

10 Seite 10

11 Seite 11

12 Wie füge ich neue Partnereinrichtungen hinzu? Bekannte Partnereinrichtungen (PIC-Nummer im Antrag wurde angegeben) werden automatisch ins Mobility-Tool übertragen. Neue Partnereinrichtungen können via PIC-Nummer hinzugefügt werden. Zuvor müssen diese in URF (Unique Registration Facility) eingegeben werden. Eine Anleitung zur URF Registrierung finden Sie auf der NA Homepage im Dokumentencenter. Sollten sich Änderungen bei Einrichtungen ergeben, wie z. B. neue Anschrift, so muss diese Änderung direkt in URF vorgenommen werden und der PIC erneut im Mobility-Tool gecheckt werden. Seite 12

13 Seite 13

14 1. PIC-Nummer eingeben 2. Check PIC klicken 3. die Daten der Einrichtung werden automatisch aus URF übertragen Seite 14

15 Zugang für weitere Personen Neben der Kontaktperson des Projektträgers benötigen weitere Personen Zugang wie z.b.: weitere Mitarbeiter des Projektträgers für den Vertretungsfall, bei Personalwechsel etc. Mitarbeiter aus Partnereinrichtungen Seite 15

16 Seite 16

17 Seite 17

18 Hinweis: bitte die gleiche Adresse wie bei ECAS verwenden Bitte vergessen Sie nicht der angelegten Person Zugang zum Projekt zu erteilen, durch Aktivieren dieses Feldes. Seite 18

19 Wurde eine neue Kontaktperson angelegt, so erhält diese direkt eine Einladungsmail auf die im System angegebene Mailadresse Liebe/r Tilo, Sie haben Zugang erhalten zum Mobility Tool durch Carina Lochner Sie können das folgende Projekt ansehen und bearbeiten: Mobility Tool Nummer: DE02-KA Nationale Projektnummer: Projekttitel: Projekt Title Erasmus + Replication Test Version Test Das Mobility Tool ist eine Web-gestützte Arbeitsumgebung für das Management von Mobilitätsprojekten, die einen Zuschuss aus dem Programm für Lebenslanges Lernen erhalten. Das Tool wurde von der Europäischen Kommission entwickelt und für Projektträger der LEONARDO DA VINCI Mobilitätsprojekte bereitgestellt. Im Mobility Tool geben Sie alle notwendigen Informationen zu dem Projekt an, zu Teilnehmerinnen und Teilnehmern und ihren Aufenthalten sowie zum Budget. Sie fordern Teilnehmerberichte an und bestätigen deren Fertigstellung. Darüber hinaus generieren Sie die Vorlage für Ihren abschließenden Projektbericht für die Nationale Agentur beim BiBB. Über den nachfolgenden Link rufen Sie das Mobility Tool auf. Wer noch keine Zugangsdaten über den ECAS-Authentifizierungsdientst der EU festgelegt hat, tut dies im ersten Schritt. Go to Mobility Tool website at https://webgate.acceptance.ec.europa.eu/eac/mobility If you haven't register yet, please click "Not registered yet" and set up your account. During the registration process please use the address that this message was sent to. If you already have an ECAS account associated with this address, please use it to log in Eine umfangreiche Anleitung für das Mobility Tool steht auf der Webseite der NA beim BiBB zur Verfügung (Dokumentencenter > LdV Mobiliät > verbindliche Dokumente zum Projektmanagement). Für weitere Informationen und Unterstützung sprechen Sie bitte Ihre Nationale Agentur an. Nationale Agentur Bildung für Europa beim Bundesinstitut für Berufsbildung Die Nachricht wurde automatisch generiert. Bitte antworten Sie nicht an diese Adresse. Seite 19

20 Wie lege ich eine Mobilität an? Anhand der Eingabe-Maske (anfangs die sicherste Variante) Neue Mobilität hinzufügen alle auswählen Mobilität löschen Seite 20

21 Wie lege ich eine Mobilität an? per Export/Import einer Excel-Datei im Format cvs. Hilfreich bei einer Vielzahl von gleichen Mobilitäten (diese Möglichkeit birgt Fehlerquellen, wie z.b. das Überschreiben bereits angelegter Mobilitäten) Seite 21

22 Seite 22

23 Seite 23

24 Seite 24

25 Erstellen des Teilnehmerberichts Für jeden Teilnehmer des Projekts muss eine Rückmeldung der Mobilitätserfahrung im sogenannten Teilnehmerbericht erfolgen. Dieser Teilnehmerbericht erfolgt elektronisch über die online- Plattform EU-Survey. Bitte stellen Sie sicher, dass der Teilnehmende über folgende Instrumente verfügt: Gültige Mailadresse Internetfähigen Rechner Seite 25

26 Teilnehmerbericht generieren Mobility Tool TN erhält Zugang zum Bericht Teilnehmerdaten Ende der Mobilität, Rückreise des Teilnehmenden Seite 26

27 Der Teilnehmende erhält eine Mail mit Zugang zum Berichts-Tool Seite 27

28 Ansicht für den Teilnehmenden Seite 28

29 Der Projektträger kann den Status des Teilnehmerberichts im Mobility- Tool einsehen. Statusbeispiele NOTIFIED: mit Link wurde an den TN versendet DOWNLOADED: TN hat den Bericht heruntergeladen SUBMITTED: TN hat den Bericht abgeschlossen und online eingereicht Seite 29

30 Abschlussbericht bei der Nationalen Agentur einreichen Vor der Erstellung des Berichts sind vom Projektträger folgende Punkte zu überprüfen: Liegen alle Teilnehmerberichte im Mobility Tool vor? Ist mein zusammengefasstes Budget korrekt? Seite 30

31 Budget-Zusammenfassung Project Approved (bewilligte Mittel laut Vertrag) Current (berechn ete Mittel laut Bericht) _Current_ Approved % Exceptional costs for bank guarantee Linguistic Support - Activity Type: VET-COMP - Travel - Activity A1 - Activity A2 + Individual support + Special needs support + Exceptional costs + Organisational support + Activity Type: VET-STAFF +. Seite 31

32 Beide Teile des Endberichts (Budget und berichtender Teil) werden über das Mobility-Tool elektronisch an die NA geschickt. Seite 32

33 Senden des Endberichts und Validierung durch NA Mobility Tool 3. NA Validierung 2. Projekt ist gesperrt zwecks Validierung durch NA 4.a) Übermittlung der validierten Daten an NA- Projektdatenbank 4.b) Projekt entsperren Seite Projektträger sendet Endbericht 5. Korrektur der Mobilitäten

34 Eine ausführliche Anleitung zum Mobility-Tool werden Sie zum Start des Tools auf der Homepage der NA finden. Seite 34

35 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Seite 35

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