FAQs häufig gestellte Fragen rund um die Internetseite

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1 FAQs häufig gestellte Fragen rund um die Internetseite

2 Inhalt Eine ganze Region engagiert sich - der Freiwilligentag der Metropolregion Rhein- Neckar Sie haben Fragen als 1. Projektanbieter a. Fragen zur Projektanmeldung und Projektbearbeitung 3 b. Fragen zu den Zugangsdaten 4 c. Fragen zur Kontaktaufnahme mit den Freiwilligen 5 2. Freiwillige a. Fragen zur An- und Abmeldung 5 3. Allgemeine Fragen 6 Kontakt zum Organisationsteam 1

3 Eine ganze Region engagiert sich - der Freiwilligentag der Metropolregion Rhein-Neckar Dieser Leitfaden beantwortet die häufigsten Fragen von Projektanbietern und Freiwilligen bezüglich der Internetseite und soll Ihnen beim Umgang mit der Internetplattform eine Hilfestellung sein. Sollten Sie weiterhin Fragen oder Anregungen zu den FAQs häufig gestellte Fragen rund um die Internetseite haben, wenden Sie sich bitte an: Michael Johann Freiwilligentag der Metropolregion Rhein-Neckar Metropolregion Rhein-Neckar GmbH N7, Mannheim Telefon: freiwilligentag@m-r-n.com Weitere Informationen sowie die Projektanmeldung zum Freiwilligentag finden Sie unter: oder 2

4 1. Projektanbieter Sie bieten für den Freiwilligentag der Metropolregion Rhein-Neckar GmbH ein oder mehrere Projekte an und haben Probleme mit der Internetseite Dann finden Sie hier Antworten auf häufig gestellte Fragen: a. Fragen zur Projektanmeldung und Projektbearbeitung Ich klicke auf den Erstellen-Button, aber es passiert nichts. Woran kann das liegen? - Kontrollieren Sie bitte, ob irgendwelche Felder in der Anmeldemaske rot markiert sind. Häufige Fehler finden sich bei der Uhrzeitangabe (Beginn/ Ende der Veranstaltung). Wenn diese nicht korrekt ausgefüllt sind kann das Projekt nicht erstellt werden. Die richtige Schreibweise sieht wie folgt aus: 09:11 oder 11:00. Weitere Fehlerquellen: - Wenn auf Ihrem Rechner das Java-Script deaktiviert ist, kann es zu Problemen bei der Anmeldung kommen. Über folgenden Link können Sie kontrollieren, ob das Java-Script an Ihrem Rechner deaktiviert ist: - Veralteter Internetbrowser: Überprüfen Sie bitte, ob Sie eine aktuelle Version Ihres Internetbrowsers installiert haben und aktualisieren Sie gegebenenfalls die vorhandene Version. Tipp: Speichern Sie Ihre Projektbeschreibung in einem Word Dokument ab um ein erneutes Eingeben der Informationen zu erleichtern. Ich habe ein Projekt eingetragen, sehe es aber noch nicht in der Datenbank. Wie kommt das? - Bevor ein Projekt auf der Internetseite sichtbar wird, muss es zunächst von einem kommunalen Ansprechpartner vor Ort oder durch das Freiwilligentagteam der MRN GmbH geprüft und freigeschaltet werden. Das eingetragene Projekt erscheint also nicht direkt, sondern verzögert in der Datenbank. Sobald Ihr Projekt freigeschaltet ist und in der Datenbank erscheint, erhalten Sie eine entsprechende Bestätigungs-Mail. Info: Was ist ein kommunaler Ansprechpartner und warum gibt es ihn? Kommunale Ansprechpartner sind unsere Partner in den jeweiligen Kommunen der Metropolregion Rhein-Neckar. Sie unterstützen uns bei der Bekanntmachung des Freiwilligentags und kontrollieren die Projektbeschreibungen, bevor sie freigeschaltet werden. 3

5 Wozu muss ich Plätze in meinem Projekt reservieren?/ Gruppenreservierung - Beim Anlegen eines Projekts wird sowohl nach der Max. Teilnehmerzahl als auch nach Reservierten Teilnehmern gefragt. Sie müssen beide Felder ausfüllen, um die Projektanmeldung beenden zu können. - Bei der Max. Teilnehmerzahl sollen Sie eine Angabe darüber machen, wie viele Freiwillige maximal an Ihrem Projekt teilnehmen können. Wie viele Helfer Sie also benötigen. - Nach Reservierte Teilnehmer wird gefragt, damit Sie Plätze für Helfer reservieren können, die Ihnen die Teilnahme bereits zugesagt haben. Wenn sich also beispielsweise 5 Personen in Ihrer eigenen Organisation finden oder aber Freunde oder Bekannte auf Sie zukommen, können Sie diese mit den Angaben über die reservierten Plätze schnell und einfach selber anmelden. Fehlerquelle: Wenn Sie bei Max. Teilnehmerzahl und Reservierte Teilnehmerzahl die gleichen Angaben machen, wird das Projekt in der Übersichttabelle als Projekt voll angezeigt, wodurch sich keine freiwilligen Helfer anmelden können. Wie kann ich meine Projektangaben (Beschreibung, Anzahl der Freiwilligen, Kontakt etc.) ändern? - Um Ihre Projektangaben zu ändern, müssen Sie sich auf mit Ihren Zugangsdaten anmelden und im Menü unter Projekte und Anmeldung den Punkt Meine Projekte auswählen. Klicken Sie bitte einfach das Projekt an, dessen Angaben Sie verändern möchten. - Oberhalb der Beschreibung des Projekts sehen Sie zwei grüne Reiter: Information, und Angaben ändern. Unter Angaben ändern können Sie Ihre gewünschten Änderungen ganz einfach vornehmen und anschließend Speichern. b. Fragen zu den Zugangsdaten Ich habe ein Projekt angemeldet und kann mich jetzt nicht mit meinen angelegten Zugangsdaten anmelden. Woran könnte das liegen? - Nach der Benutzerregistrierung auf der Internetseite erhalten Sie eine Bestätigungs-Mail (inkl. Aktivierungs-Link), an die von Ihnen angegebene Adresse. Um die Registrierung abzuschließen müssen Sie dem in der enthaltenen Link folgen. Sie erhalten im Anschluss eine Nachricht über den erfolgreichen Abschluss Ihrer Registrierung und können sich dann mit Ihren Zugangsdaten auf anmelden. - Sollten Sie keine solche erhalten haben überprüfen Sie bitte zunächst Ihren Spam- Ordner und wenden sich bei nicht-vorhandensein der bitte an uns (Kontaktdaten siehe unten). 4

6 c. Fragen zur Kontaktaufnahme mit den Freiwilligen Wie finde ich meine Freiwilligen auf der Internetseite? - Um Informationen über die Freiwilligen zu bekommen, die sich für das von Ihnen angelegte Projekt angemeldet haben, müssen Sie sich zunächst auf mit Ihren Zugangsdaten anmelden. Klicken Sie im Menü unter Projekte und Anmeldung auf den Punkt Meine Projekte. Wählen Sie dort bitte das Projekt aus, über dessen Teilnehmer Sie nähere Informationen benötigen. Auf der rechten Seite sehen Sie nun das blaue Feld Teilnehmerliste runterladen. Wenn Sie dieses Feld anklicken können Sie eine Excel-Liste mit allen Namen und Daten Ihrer Projektteilnehmer öffnen und auf Ihrem Rechner speichern. Denken Sie bitte daran, die Kontaktdaten Ihrer Freiwilligen vertraulich zu behandeln und nur für die Kontaktaufnahme bezüglich der Durchführung Ihres Projekts zu verwenden. 2. Freiwillige Sie möchten sich am Freiwilligentag der Metropolregion Rhein-Neckar als Freiwilliger anmelden? Dann finden Sie hier Antworten auf häufig gestellte Fragen: a. Fragen zur An- und Abmeldung Ich habe mich für ein Projekt eingetragen, kann jetzt aber leider nicht teilnehmen. Wie kann ich mich wieder aus dem Projekt austragen? - Zunächst müssen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten auf der Internetseite anmelden. Im Menü finden Sie unter Projekte und Anmeldung den Punkt Meine Projekte. Klicken Sie dort das Projekt an, für das Sie sich angemeldet haben. Auf der rechten Seite erscheint unter anderem das Feld Doch nicht teilnehmen. Wenn Sie darauf klicken, tragen Sie sich aus dem Projekt aus. Sie erhalten im Anschluss eine entsprechende Bestätigungs-Mail. Ich habe mich mit einer gesamten Gruppe angemeldet. A) Wie kann ich die Gruppe komplett abmelden? - Die Abmeldung von Gruppen funktioniert genauso wie die Abmeldung individueller Teilnehmer (siehe oben; 2.a.). B) Kann ich einzelne Teilnehmer der Gruppe löschen? - Melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten auf der Internetseite an und wählen Sie unter Projekte und Anmeldung den Unterpunkt Mein Profil. Hier können Sie sowohl Ihre persönlichen Daten, wie auch die Anzahl der angemeldeten Personen bearbeiten und dementsprechend die Anzahl der Gruppenteilnehmer herauf- oder herabsetzen. 5

7 3. Allgemeine Fragen Die Projektübersicht (-liste) ist nicht sichtbar. Wie kann ich die Projekte dennoch einsehen? - Wenn die Projektübersicht nicht angezeigt wird, liegt dies meistens daran, dass das Java- Script auf Ihrem Rechner nicht aktiviert ist. Dieses wird jedoch benötigt um die Projektübersicht sehen und um sich anmelden zu können. - Über folgenden Link können Sie überprüfen, ob auf Ihrem Rechner das Java-Skript aktiviert ist: Wenn Sie auf Probleme stoßen, die in diesen FAQs nicht beantwortet wurden, können Sie sich gerne jederzeit via Telefon oder an uns wenden! Kontakt zum Organisationsteam Für Fragen und Anregungen steht Ihnen das Organisationsteam des Freiwilligentags der Metropolregion Rhein-Neckar gern zur Verfügung. Michael Johann Freiwilligentag der Metropolregion Rhein-Neckar Metropolregion Rhein-Neckar GmbH N7, Mannheim Telefon: freiwilligentag@m-r-n.com Kommunale Ansprechpartner Viele Gemeinde-, Stadt- oder Kreisverwaltungen haben außerdem Ansprechpartner benannt, die lokal Projekte unterstützen. Sie stehen beispielsweise bei Fragen zur Projektplanung zur Verfügung und kümmern sich um die Werbung und Öffentlichkeitsarbeit vor Ort. Den Kontakt zu der entsprechenden Person vor Ort vermittelt Ihnen gerne das Organisations-Team der Metropolregion Rhein-Neckar GmbH. 6