Einführung ins Mobility-Tool Plus für Mobilitätsprojekte in Erasmus+

Transkript

1 Kick Off KA1 Mobilität , Bad Neuenahr Einführung ins Mobility-Tool Plus für Mobilitätsprojekte in Erasmus+ Carina Lochner und Fabian Krumbach

2 Was erwartet Sie heute? 1. Was ist das Mobility-Tool 2. Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? 3. Wie füge ich neue Partnereinrichtungen hinzu? 4. Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum Projekt? 5. Wie lege ich Mobilitäten an? 6. Wie erstellt mein Teilnehmender seinen Bericht? 7. Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen Agentur ein? NA beim BIBB 2

3 Was ist das Mobility-Tool? EU-Kommission Mobility Tool Das Mobilitätsinstrument unterstützt die Begünstigten (Projektträger) bei der Verwaltung der Mobilitätsaktivitäten, sowie bei der Berichterstattung im Rahmen von Erasmus+. Projektträger Nationale Agentur Teilnehmer/-innen NA beim BIBB 3

4 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (1) Mein Antrag war erfolgreich und die Nationale Agentur übermittelt meine Projektdaten aus dem Antrag ins Mobility-Tool. Die im Antrag genannte Kontaktperson erhält automatisch eine Nachricht auf die Mailadresse, welche im Antrag hinterlegt ist. NA beim BIBB 4

5 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (2) NA beim BIBB 5

6 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (3) Erste Anmeldung Für die als Kontaktperson hinterlegte Mailadresse existiert bereits ein ECAS- Zugang (ECAS: European Commission Authentification Service), dann erhält der Projektträger direkten Zugang ins Mobility-Tool. Hinweis: Der Zugang zum Mobility-Tool ist an die Mailadresse der Kontaktperson und zeichnungsberechtigten Person gekoppelt. Verfügt die im Antrag hinterlegte Kontakt-Mailadresse noch nicht über eine ECAS-Kennung, muss für diese Mailadresse ein ECAS-Zugang angelegt werden. ACHTUNG: ECAS-Kennworte müssen alle 6 Monate erneuert werden. NA beim BIBB 6

7 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (4) ECAS-Registrierung Hinweis: eine Anleitung zur Registrierung finden Sie im Dokumentencenter der NA-BIBB NA beim BIBB 7

8 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (5) Mögliche Fehlerquellen: Bei der Anmeldung: als Domäne wurde nicht extern angeklickt Fehlermeldung: It seems that your role in the system has not defined yet Lösung: 1. Es hat sich eine andere Person angemeldet, als im Antrag angegeben 2. Eine andere - Adresse wurde im Antrag verwendent eingegeben 3. Das Projekt ist noch nicht freigeschaltet NA beim BIBB 8

9 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (5) Den Link zum Mobility-Tool finden Sie unter NA beim BIBB 9

10 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (6) NA beim BIBB 10

11 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (7) NA beim BIBB 11

12 Wie füge ich neue Partnereinrichtungen hinzu? (1) Partnereinrichtungen, die bereits über die PIC-Nummer im Antrag angegeben waren, werden automatisch ins Mobility-Tool übertragen. Sollten neue Partnereinrichtungen währen der Projektlaufzeit hinzukommen, so können diese via PIC-Nummer hinzugefügt werden. Sollte sich Änderung bei Einrichtungen ergeben, wie z. B. neue Anschrift, so muss diese Änderung in URF (Unique Registration Facility) vorgenommen werden und der PIC erneut im Mobility-Tool gecheckt werden. NA beim BIBB 12

13 Wie füge ich neue Partnereinrichtungen hinzu? (2) NA beim BIBB 13

14 Wie füge ich neue Partnereinrichtungen hinzu? (3) PIC-Nummer eingeben und Check PIC drücken, dann werden die Daten der Einrichtung automatisch aus URF übertragen. Sollte Ihr neuer Partner keine PIC haben, so klicken Sie auf Organisation ohne PIC und tragen die Angaben selbst ein. NA beim BIBB 14

15 Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum Projekt? (1) Neben der Kontaktperson benötigen weitere Personen Zugang wie z.b.: Kolleginnen und Kollegen des Projektträgers Mitarbeiter aus Partnereinrichtungen Hinweis: Stellen Sie sicher, dass im Falle des Falles immer mehrere Mitarbeiter des Projektträgers einen Zugang zum Projekt haben. NA beim BIBB 15

16 Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum Projekt? (2) NA beim BIBB 16

17 Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum Projekt? (3) Wurde eine neue Kontaktperson (z. B. Kollege) angelegt, so erhält diese direkt eine Einladungsmail auf die im System angegebene Mailadresse NA beim BIBB 17

18 Wie lege ich eine Mobilität an? Möglichkeit 1: Eingabe-Maske Möglichkeit 2: Export/Import einer CVS-Datei (Comma-Separated- Values). Wird eher bei einer hohen Anzahl von gleichen Mobilitäten empfohlen. ACHTUNG: diese Möglichkeit birgt auch viele Fehlerquellen, wie z.b. das Überschreiben anderer Mobilitäten! NA beim BIBB 18

19 1. Die Eingabe-Maske (1) alle auswählen Neue Mobilität hinzufügen Mobilität löschen Export als PDF Export als Excel-Datei Filter löschen NA beim BIBB 19

20 1. Die Eingabe-Maske (2) Art der Aktivität: bitte auch die Bewilligung achten! ID-Mobilität: wird vom System automatisch vergeben. Förderfähige Mobilität: wird durch NA nach Endbericht bearbeitet Status des Berichts: REQUESTED / SUBMITTED / NONE Angefordert am / Erhalten am: Datum der Linkversendung und Einreichung des TN-Berichts Begleitperson: N = nein / Y = yes, brauchen keinen TN-Bericht anfertigen NA beim BIBB 20

21 1. Die Eingabe-Maske (3) Art der Aktivität: bitte die Aktivitäten laut Bewilligung beachten! Langzeit-Aktivität: gilt bei Mobilitäten ab 30 Tage ohne Reisetage Begleitperson: hier muss keine TN-Bericht erstellt werden Teilnehmer/-in mit Behinderung: anklicken wenn Mehr-Bedarf notwendig NA beim BIBB 21

22 1. Die Eingabe-Maske (4) ID Mobilität: vergibt das System automatisch Bemerkungen zu anderem Ort als Entsende- /Aufnahmeorganisation: muss begründet werden Entfernungskategorie: es gilt das Distanzband laut Entfernungsrechners NA beim BIBB 22

23 1. Die Eingabe-Maske (5) Datum Start / Datum Ende: reine Mobilitätszeit (ohne Reisetage) Reisetage: max. 2 möglich werden auf die reine Mobilitätszeit addiert Tatsächliche Dauer (in Tagen): errechnet das Tool, nachdem der Button Berechnen aktiviert wird. NA beim BIBB 23

24 1. Die Eingabe-Maske (6) EU Fördermittel berechnet: erfolgt auf Grundlage der getätigten Angaben EU Fördermittel angepasst: kann gleich oder niedriger als das berechnete Budget sein Bearbeiten: für Änderungen und eine erneute Berechnung Unterrichts-/Arbeitssprache: nicht vergessen (Pflichtfeld) Sprachliche Vorbereitung: bis maximal 150 (nur für Lernende bei Aufenthalts über 30 Tage (ohne Reisetagen) Zum Schluss die Mobilität speichern NA beim BIBB 24

25 2. Export-Import-Eingabe (1) Export: Export/Import einer CVS-Datei (Comma-Separated-Values). Diese kann anschließend in Excel zur Bearbeitung geöffnet werden. NA beim BIBB 25

26 Wie erstellt mein Teilnehmender seinen Bericht? (1) Für jeden Teilnehmenden, den Sie angelegt haben, muss eine Rückmeldung der Mobilitätserfahrung im sogenannte Teilnehmerbericht erfolgen. (Ausnahme Begleitperson) Dieser Teilnehmerbericht erfolgt elektronisch über die online-plattform EU-Survey. Bitte stellen Sie sicher, dass der Teilnehmende über folgende Instrumente verfügt: Gültige Mailadresse Internetfähigen Rechner NA beim BIBB 26

27 Wie erstellt mein Teilnehmender seinen Bericht? (2) Einen Tag nach Ende der Mobilität wird vom Tool automatisch eine Mail an den Teilnehmenden verschickt und der Status des Berichts ändert sich von KEINE auf REQUESTED. Eine erneute Mailversendung ist über den Bearbeitungsmodus (Bleistift) möglich. NA beim BIBB 27

28 Wie erstellt mein Teilnehmender seinen Bericht? (3) NA beim BIBB 28

29 Wie erstellt mein Teilnehmender seinen Bericht? (4) * Ist ein Pflichtfeld Spracheneinstellung kann auf Deutsch eingestellt werden zum Schluss den Bericht abschicken Berichtsstatus auf SUBMITTED erneute Versendung nicht möglich NA beim BIBB 29

30 Wie erstellt mein Teilnehmender seinen Bericht? (6) Berichtsstatus auf SUBMITTED erneute Versendung nicht möglich Im Bearbeitungsmodus der Teilnehmer-Mobilität kann der TN-Bericht als PDF heruntergeladen werden. NA beim BIBB 30

31 Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen Agentur ein? (1) Vor Erstellung des Berichts sind folgende Punkte zu überprüfen: Liegen alle Teilnehmerberichte vor? Ist mein zusammengefasstes Budget korrekt? Habe ich Mittel für Organisational Support eingetragen? NA beim BIBB 31

32 Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen Agentur ein? (2) Mobilitäten auf eine Art der Aktivität ohne Bewilligung wird rot angezeigt kann jedoch vertragskonform sein NA beim BIBB 32

33 Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen Agentur ein? (3) NA beim BIBB 33

34 Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen Agentur ein? (4) NA beim BIBB 34

35 Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen Agentur ein? (5) Erst wenn der Übermittlungsprozess begonnen wird, erhält man die Ehrenwörtliche Erklärung NA beim BIBB 35

36 Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen Agentur ein? (6) Datenschutzbestimmungen akzeptieren 5 Punkte der Check-Liste bestätigen Übermittlung bestätigen (die Übermittlung kann einige Minuten dauern) NA beim BIBB 36

37 Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen Agentur ein? (7) Der Status der Endberichtsübermittlung verändert sich auf Übermittelt Ihr Projekt ist nun gesperrt Der Endbericht wird von der NA formal geprüft. Bei formaler Nichtannahme erhalten Sie eine Mail von der NA mit Gründen Ihr Projekt wird im Tool wieder freigeschaltet und Sie können Änderungen vornehmen. Alle alten Informationen bleiben im Endbericht erhalten. NA beim BIBB 37

38 Eine ausführliche Anleitung zum Mobility-Tool erhalten Sie im Dokumentencenter der NA. Wir beraten Sie in der Planung, für die Antragstellung, während der Durchführung und im Hinblick auf den Schlussbericht Fragen zu Administration und Finanzen, Tools Admin-Team, 0228/ , NA beim BIBB 38

39 Danke für Ihre Aufmerksamkeit und Fragen!! NA beim BIBB