Administrative und finanzielle Aspekte der Endabrechnung

Transkript

1 Monitoring KA2 Strategische Partnerschaften , Bonn Administrative und finanzielle Aspekte der Endabrechnung Susanne Möller-Andres

2 Welche Themen erwarten Sie heute? Hinweise für Projektdurchführung Abschlussbericht Prüfungen und Kontrollen Belege und Nachweise Einführung in das Mobility Tool+ NA beim BIBB 2

3 Projektdurchführung Vertragsänderungen 1. Änderungen, die beantragt werden müssen (Änderungsantrag) Partnerwechsel(Formular plus Budgettabelle) Budgetänderungen(Tabelle Budgetänderungen) Verlängerung der Laufzeit(formloser schriftlicher Antrag) Änderung der Aktivitäten(formloser schriftlicher Antrag) Änderungen grundsätzlich vor Umsetzung der Änderung beantragen! Änderungsanträge bis 30 Tage vor Projektende möglich 2. Änderungen, über die die NA informiert werden muss Änderung der Kontaktdatenwie Kontaktperson, zeichnungsberechtigte Person oder Anschrift: schriftliche Benachrichtigung an die NA Änderung der Bankverbindung: neues Bankformular im Teilnehmer- Portal hochladen NA beim BIBB 3

4 Übertragung von Fördermitteln (ohne Benachrichtigung der NA möglich) Finanzhilfevereinbarung Art. I.3.2 Übertragung aus den Kategorien in die Budgetkategorien bis zu 20 % Projektmanagement und -durchführung Länderübergreifende Projekttreffen Intellektuelle Outputs Multiplikatorenveranstaltungen Länderübergreifende Bildungs-, Unterrichts-und Lernaktivitäten Länderübergreifende Projekttreffen Intellektuelle Outputs Multiplikatorenveranstaltungen Länderübergreifende Bildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten Außerordentliche Kosten Beliebige Budgetkategorie (außer Unterstützung bei bsd. Bedarf) beliebig Unterstützung bei besonderem Bedarf Außerordentl. Kosten (Bankgarantie) NA beim BIBB 4

5 Übertragung von Fördermitteln Finanzhilfevereinbarung Art. I.3.2 Budgetübertragungen auf eine Budgetkategorie, für die im Fördermittelantrag keine Fördersumme beantragt wurde oder für die keine Fördersumme gemäß Anhang II gewährt wurde, sind nichtzulässig Ausnahmefür die Budgetkategorie Unterstützung bei besonderem Bedarf(Zuschuss für Teilnehmende mit Behinderung), auf die eine Budgetübertragung auch dann erfolgen kann, wenn im Fördermittelantrag keine Fördersumme beantragt wurde NA beim BIBB 5

6 Übertragung von Fördermitteln Finanzhilfevereinbarung Art. I.3.2 Fördermittel einer beliebigen Budgetkategorie mit Ausnahme der Kategorie Unterstützung bei besonderem Bedarf dürfen auf die Budgetkategorie außerordentliche Kosten übertragen werden, um die Kosten einer Bankgarantiezu decken (soweit von der NA gefordert), selbst wenn keine Fördermittel für außerordentliche Kosten zugewiesen wurden. In beiden Ausnahmefällen ist die Erhöhung um maximal 20 % der Budgetkategorie außerordentliche Kosten nicht anwendbar. NA beim BIBB 6

7 Übertragung von Fördermitteln Generell gilt: Jede Übertragung darf zu einer Steigerung von max. 20% des ursprünglichen Budgets dieser Kategorie führen. Mittelverschiebungen dürfen keine negativen Auswirkungen auf die Durchführung des Projekts haben. Mittelverschiebungen müssen mit Berichten zu Aktivitäten und Leistungen des Projekts im Einklang stehen. Verschobene Mittel müssen mit entsprechenden Aktivitäten unterlegt sein (z.b. zusätzliche länderübergreifende Treffen). NA beim BIBB 7

8 Abschlussbericht Der Abschlussbericht des Projekts erfolgt innerhalb von 60 Tagen nach Ende der Laufzeit und umfasst mehrere Aspekte: Dokumentation der Aktivitäten im Mobility Tool+ / Abschlussbericht Budgettabelle aus dem Mobility Tool+ Bereitstellen der Projektergebnisse auf der Project Results Platform Belege bei außergewöhnlichen Kosten Ehrenwörtliche Erklärung (Declaration of Honour) NA beim BIBB 8

9 Abschlussbericht 1. Abschlussbericht bei der NA (online) einreichen 2. Formale Annahme bzw. Nicht-Annahme (Nachreichungsfristvon i.d.r. 14 Tagen) des Berichts durch die NA 3. Inhaltliche und finanzielle Prüfung des Berichts in der NA 4. Zuschussfestsetzung und Rückmeldung der Nationalen Agentur 5. Auszahlung Restbetrag Bewertung des Abschlussberichtes kann den endgültigen Zuschuss reduzieren (Annex III, Art. III C) Widerspruchsfrist (30 Tage) ggf. Nachzahlung NA beim BIBB 9

10 Prüfungen und Kontrollen Anhang III Art. IV Kontrolle des Abschlussberichts (100%) online / Belege für außergewöhnliche Kosten Belegprüfungen Zufallsauswahl mit oder nach Abschlussbericht Vor-Ort-Kontrolle während der Projektdurchführung Stichproben-Auswahl Vor-Ort-Kontrolle nach Abschluss des Projekts Stichproben-Auswahl NA beim BIBB 10

11 Belege / Nachweise Projektmanagement und -durchführung Beschreibung der Aktivitäten und Ergebnisse im Abschlussbericht Bereitstellung der Ergebnisse auf der Project Results Platform Länderübergreifende Projekttreffen von der aufnehmenden Einrichtung unterzeichnete Erklärung mit Angabe des Namens des Teilnehmenden, dem Zweck der Aktivität im Ausland sowie ihres Anfangsdatums und Enddatums Bei Abweichung des Herkunftsorts (oder Zielorts) vom Standort der entsendenden (aufnehmenden) Einrichtung erfolgt der Nachweis des tatsächlichen Reiseverlaufs durch Reisebelege oder andere Rechnungen mit Angabe des Herkunftsortes und des Zielortes NA beim BIBB 11

12 Belege / Nachweise Intellektuelle Outputs Nachweis durch Bereitstellung der Ergebnisse auf der Project Results Platform Nachweis durch Arbeitszeitabrechnung / Timesheets pro eingesetzte Person mit folgenden Angaben: - Name der Person und Funktion (Personalkategorie) - Unternehmen / Organisation - Arbeitstage in dem Projekt (Datum je Monat und kurze Beschreibung der Tätigkeiten) - Gesamtanzahl der aufgewandten Arbeitstage dieser Person - Nachweis des Arbeitsverhältnisses zwischen der Person und dem Zuschussempfänger (z.b. Arbeitsvertrag, Bestätigung ehrenamtliche Arbeit) - Unterschrift des Mitarbeitenden - Bestätigung durch Vorgesetzten NA beim BIBB 12

13 Belege / Nachweise Multiplikatorenveranstaltung Beschreibung der Multiplikatorenveranstaltung im Abschlussbericht Nachweis der Teilnahme in Form einer von den Teilnehmenden unterzeichneten TN-Liste mit Angabe des Namens, Datum und Ort der Veranstaltung und für jeden TN: Name, -Adresse, Name und Anschrift der die Person entsendenden Einrichtung Tagesordnung und alle auf der Veranstaltung genutzten/verteilten Unterlagen NA beim BIBB 13

14 Belege / Nachweise Länderübergreifende Bildungs-, Unterrichts-und Lernaktivitäten Reisekosten:Teilnahmebestätigung (von der aufnehmenden Einrichtung unterzeichnete Erklärung mit Angabe des Namens des TN, Zweck der Aktivität im Ausland sowie Anfang-und Enddatum); bei Abweichung Herkunfts-/Zielort: Reisebelege (Bordkarten, Rechnungen) Individuelle Unterstützung: Teilnahmebestätigung in Form einer von der aufnehmenden Einrichtung unterzeichneten Erklärung mit Angabe des Namens des TN, Zweck der Aktivität im Ausland sowie Anfang- und Enddatum Sprachliche Unterstützung: - Teilnahmebescheinigung des Kurses - Rechnungsbelege von Lernmaterialien - unterzeichnete Erklärung des TN bei sprachlicher Unterstützung durch den Koordinator NA beim BIBB 14

15 Belege / Nachweise Besonderer Bedarf Rechnungen der tatsächlichen Kosten Außergewöhnliche Kosten Untervergabe: Rechnungen der tatsächlichen Kosten Bankgarantie: Nachweis der Kosten Abschreibungskosten: Belege über Erwerb, Miete oder Leasing und Nachweis, dass diese Kosten in der Projektlaufzeit und der Anteil der tatsächlichen Nutzung für das Projekt notwendig sind NA beim BIBB 15

16 Belege / Nachweise Generell gilt: Belege müssen nachweisen, dass die Aktivität stattgefunden hat Ausnahme:Kosten, die bis zu 75% oder 100% erstattet werden (außergewöhnliche Kosten und besonderer Bedarf bei Behinderung) Ausführliche Erläuterung der Belege in der Finanzhilfevereinbarung Art. II.16.2 und 16.4 Originalbelege müssennach Schlusszahlung 5 Jahre aufgehoben werden(3 Jahre Aufbewahrung bei Projekten mit Finanzhilfe von max EUR) NA beim BIBB 16

17 Monitoring KA2 Strategische Partnerschaften , Bonn Einführung in das Mobility Tool+ Carina Lochner

18 Was erwartet Sie heute? 1. Was ist das Mobility Tool+ 2. Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? 3. Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum Projekt? 4. Wie gebe ich die Projektkosten ein? 5. Wie überwache ich mein Projektbudget? 6. Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen Agentur ein? NA beim BIBB 18

19 Was ist das Mobility Tool+? Mobility Tool+ EU-Kommission Unterstützt die Begünstigten (Projektträger) bei der Verwaltung der Strategischen Partnerschaft, sowie bei der Berichterstattung im Rahmen von Erasmus+. Projektträger Nationale Agentur NA beim BIBB 19

20 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (1) Mein Antrag war erfolgreich und die Nationale Agentur übermittelt meine Projektdaten aus dem Antrag ins Mobility Tool+. Die im Antrag genannte Kontaktperson erhält automatisch eine Nachricht auf die Mailadresse, welche im Antrag hinterlegt ist. NA beim BIBB 20

21 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (2) NA beim BIBB 21

22 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (3) Erste Anmeldung Für die als Kontaktperson hinterlegte Mailadresse existiert bereits ein ECAS- Zugang (ECAS: European CommissionAuthentificationService), dann erhält der Projektträger direkten Zugang ins Mobility-Tool. Hinweis: Der Zugang zum Mobility Tool+ ist an die Mailadresse der Kontaktperson und zeichnungsberechtigten Person gekoppelt. Verfügt die im Antrag hinterlegte Kontakt-Mailadresse noch nicht über eine ECAS-Kennung, muss für diese Mailadresse ein ECAS-Zugang angelegt werden. ACHTUNG: ECAS-Kennworte müssen alle 6 Monate erneuert werden. NA beim BIBB 22

23 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (4) ECAS-Registrierung Hinweis: eine Anleitung zur Registrierung finden Sie im Dokumentencenter der NA-BIBB NA beim BIBB 23

24 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (5) Mögliche Fehlerquellen: Bei der Anmeldung: als Domäne wurde nicht extern angeklickt Fehlermeldung: Itseemsthatyourrolein thesystemhasnot defined yet Lösung: 1. Es hat sich eine andere Person angemeldet, als im Antrag angegeben 2. Eine andere -Adresse wurde im Antrag verwendet 3. Das Projekt ist noch nicht freigeschaltet NA beim BIBB 24

25 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (5) Den Link zum Mobility-Tool finden Sie unter NA beim BIBB 25

26 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (7) NA beim BIBB 26

27 Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (8) NA beim BIBB 27

28 Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum Projekt? (1) Neben der Kontaktperson benötigen weitere Personen Zugang wie z.b.: Kolleginnen und Kollegen des Projektträgers Mitarbeiter aus Partnereinrichtungen Hinweis: Stellen Sie sicher, dass im Falle des Falles immer mehrere Mitarbeiter des Projektträgers einen Zugang zum Projekt haben. NA beim BIBB 28

29 Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum Projekt? (2) NA beim BIBB 29

30 Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum Projekt? (3) Organisation Berechtigung Adresse NA beim BIBB 30

31 Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum Projekt? (4) Wurde eine neue Kontaktperson (z. B. Kollege) angelegt, so erhält diese direkt eine Einladungsmail auf die im System angegebene Mailadresse NA beim BIBB 31

32 Wie gebe ich Projektkosten ein? (1) NA beim BIBB 32

33 Wie gebe ich Projektkosten ein? (2) NA beim BIBB 33

34 Wie gebe ich Projektkosten ein? (3) NA beim BIBB 34

35 Wie gebe ich Projektkosten ein? (4) NA beim BIBB 35

36 Wie gebe ich Projektkosten ein? (5) NA beim BIBB 36

37 Wie gebe ich Projektkosten ein? (6) NA beim BIBB 37

38 Wie überwache ich mein Projektbudget? (1) NA beim BIBB 38

39 Wie reiche ich meine Abschlussbericht bei der NA ein? (1) In die Entwurfsfassung Ihres Schlussberichts gelangen Sie über Entwurf bearbeiten. NA beim BIBB 39

40 Wie reiche ich meine Abschlussbericht bei der NA ein? (2) Rahmendaten werden automatisch übernommen Budgetdaten kommen aus den Eingaben der Kostenarten NA beim BIBB 40

41 Wie reiche ich meine Abschlussbericht bei der NA ein? (3) NA beim BIBB 41

42 Wie reiche ich meine Abschlussbericht bei der NA ein? (4) NA beim BIBB 42

43 Wie reiche ich meine Abschlussbericht bei der NA ein? (5) NA beim BIBB 43

44 Wie reiche ich meine Abschlussbericht bei der NA ein? (6) NA beim BIBB 44

45 Unsere Unterstützung für Sie Wir beraten Sie in der Planung, bei der Antragstellung, während der Durchführung und im Hinblick auf den Abschlussbericht Fragen zu Administration und Finanzen, Tools Team Administrative und finanzielle Projektbetreuung 0228/ , Inhaltliche Fragen zur Planung, Beantragung, Durchführung Team Innovation und Kooperation in der Berufsbildung 0228/ , Team Erwachsenenbildung, Transparenz von Qualifikationen 0228/ , NA beim BIBB 45

46 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! NA beim BIBB