Vertragsunterlagen 2014 Administrative und finanzielle Bestimmungen ("Multibeneficiary")

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1 Vertragsunterlagen 2014 Administrative und finanzielle Bestimmungen ("Multibeneficiary") Leitaktion 2 Partnerschaften nach dem Konsortialprinzip im Bereich SCHULBILDUNG Stand: (leichte Aktualisierungen gegenüber der Fassung vom Dez sind angegeben)

2 Bereich für Partnerschaften mit Beginn 2014 auf der Website des PAD Seite 2

3 Die Vertragsbestandteile "Finanzhilfevereinbarung" Teil I Besondere Bedingungen (mit konkreten Daten + Unterschrift) Teil II Allgemeine Bedingungen (gilt für Leitaktion 1 und 2) Anhänge: Anhang I (Projektaktivitäten, Abschnitt F und H des Antrags) Anhang II (veranschlagtes Budget) Anhang III Finanz- und Vertragsbedingungen Anhang IV Muster für Mobilitätsvereinbarungen (nur bei Lern-/Lehr- und Trainingsaktivitäten) Anhang V Mandate Anhang VI Liste der weiteren Zuschussempfänger etc. = Vorrangs-Reihenfolge Seite 3

4 Diese Präsentation ersetzt nicht die Lektüre der Vertragsunterlagen = Symbol für Gelegenheit für Fragen am Ende einer Sacheinheit Seite 4

5 Teil I Besondere Bedingungen (Ausgewählte Aspekte) Seite 5

6 Teil I, Anhang III Übertragung von Fördermitteln ("Verschieben" in andere Budgetkategorien) Sofern die bewilligten Projektaktivitäten wie aufgelistet durchgeführt werden: Übertragung bis maximal 20% in beide Richtungen ohne Vertragsänderung möglich => Kategorie 1 Max.20% Kategorie * Max -20% = 400 Max +20% = * Max. weitere 200 können noch in eine andere Kategorie verschoben werden Seite 6

7 20 % von 0? Seite 7

8 Übertragung von Fördermitteln ("Verschieben" in andere Budgetkategorien) Wenn in einer Kategorie nichts bewilligt war, kann in diese Kategorie auch nichts verschoben werden Ausnahme: Kategorie "Zuschuss für Teilnehmer/innen mit Behinderung" (in jedem Fall möglich, auch mehr als 20%) In folgende Kategorien darf nichts verschoben werden (auch wenn es keine Verschiebung "auf Null" wäre): Projektmanagement und durchführung Außerordentliche Kosten Seite 8

9 Teil I, 1.4 Vorauszahlungen 2-jährige Projekte 1. Rate: 65 % 3-jährige Projekte Rate: 40% Zwischenbericht bis Zwischenbericht bis Abschlussbericht innerhalb von 45 Kalendertagen nach Projektende Restbetrag: 35% - wenn mindestens 70% der 1. Rate verbraucht: 2. Rate: 40% - Wenn nicht: 2. Zwischenbericht bei Verbrauch von 70% => 2.Rate Abschlussbericht innerhalb von 45 Kalendertagen nach Projektende Restbetrag: 20% Seite 9

10 Teil I, 14 Anhang I, Anhang IV Unterstützung bei Lehr-/Lern- und Schulungsaktivitäten (1/2) Optionen für die Unterstützung der Teilnehmer/innen: a. Mittel für den betreffenden Stückkostensatz an die Teilnehmer/innen auszahlen b. Sachleistung (d.h. Reise, Aufenthalt und ggf. sprachliche Unterstützung werden von der Einrichtung organisiert) c. Kombination von a) und b) (z.b.: Unterkunft / Verpflegung als Sachleistung; Fahrkosten: Erstattung oder Stückkostensatz) Ggf. nach internen Regelungen (z.b. Bundesreisekostengesetz) Seite 10

11 Teil I, 14 Anhang I, Anhang IV Unterstützung bei Lehr-/Lern- und Schulungsaktivitäten (1/2) Mobilitätsvereinbarung für Personal (Anhang IV) legt die inhaltlichen Rahmenbedingungen zwischen den Beteiligten fest (entsendende und aufnehmende Einrichtung, Teilnehmer) Laut Mitteilung der EU-Kommission vom Bei Kurzzeit-Mobilitäten nicht verpflichtend Bei Langzeit-Mobilitäten stark empfohlen Einzelaufenthalte von Schüler/innen sind erst ab 2 Monaten möglich => dafür spezielle Unterlagen und "Learning Agreement" im EU-Leitfaden für individuelle Schülermobilität (wird noch zur Verfügung gestellt) Seite 11

12 Anhang IV Seite 12

13 Teil I, 17 Assoziierte Partner Betrifft AUSSCHLIESSLICH den Projekttyp "Strategische Partnerschaften zwischen Regionen" Die aufgeführten Schulen und weiteren Partner in den lokalen Netzwerken sind "assoziierte Partner", d.h.: keine "regulären" Partner mit eigenem Budget Ihre Teilnahme ist aber in allen Budgetkategorien förderfähig außer in der Kategorie "Außerordentliche Kosten" Die budgetrelevanten Aktivitäten der assoziierten Partner werden im Mobility Tool der jeweils zuständigen Schulbehörde (Partnereinrichtung bzw. Koordinator) zugeordnet Seite 13

14 Teil II Allgemeine Bedingungen Für strategische Partnerschaften im Schulbereich nach dem Konsortialprinzip ("multibeneficiary") (n.b. Es gibt auch einen anderen Teil II für "monobeneficiary" = Partnerschaften ausschließlich zwischen Schulen) Teil A: Rechtliche und administrative Bestimmungen Teil B: Finanzbestimmungen Die Nummerierung der Artikel in Teil A und B ist fortlaufend, setzt also nicht in Teil B neu an Seite 14

15 Teil II A Rechtliche + administrative Bestimmungen Allgemeine Pflichten + Rolle der Zuschussempfänger Mitteilungen zwischen den Partnern (Kommunikation) Haftung Interessenskonflikt Vertraulichkeit / Datenschutz Pflicht zu Hinweis auf EU-Förderung Nutzungsrechte von Ergebnissen Regel für Unterverträge Vertragsänderungen Höhere Gewalt Aussetzung der Projektdurchführung Kündigung Seite 15

16 Teil II B Finanzbestimmungen Förderfähige Kosten (vgl. Anhang III für Einzelheiten) Zuschussberechnung Berechnung der Stückkostensätze auslösendes Ereignis - Belege Weitere Zahlungsvereinbarungen (Bankgarantie, Aussetzung von Zahlungen, Rückforderungen etc.) Kontrolle, Prüfung und Bewertung Seite 16

17 Teil II Pflichten und Rolle der Zuschussempfänger Angemessene interne Vereinbarungen für die ordnungsgemäße Durchführung des Projekts (keine EU-Mustervorgabe vorhanden) Koordinierende Einrichtung: Überwachung, Bereitstellung von Informationen bzw. Weiterleitung an NA Kontakt PAD Koordinierende Einrichtung (nicht über Konsortialpartner) Muss alle angemessenen Zahlungen an die Zuschussempfänger ohne ungerechtfertigte Verzögerung leisten ("without unjustified delay") => i.d.r. direkte Weitergabe der entsprechenden Zuschussanteile / Raten darf keinen Teil ihrer Aufgaben per Untervergabe an die anderen Zuschussempfänger oder an eine andere Partei übertragen Seite 17

18 Teil II, 7 Sichtbarkeit der Förderung durch die EU Hinweis auf EU-Förderung auf allen Produkten und Materialien, auch bei Konferenzen Bei Verwendung des EU-Logos nicht den Eindruck erwecken, als handele es sich um ein EU- Dokument (=> Logo nicht im Briefkopf u.ä.) promotional_en.htm visual_identity/pdf/use-emblem_en.pdf Seite 18

19 Teil II, 7.2 Haftungsausschluss NA / EU-Kommission "Disclaimer" in allen EU- Sprachen zu finden unter: graphics/beneficiaries_all.pdf Seite 19

20 Teil II, 8 Urheberrechte etc. Eigentum an den Ergebnissen / Berichten / Unterlagen: Zuschussempfänger (einschl. gewerblicher Schutzrechte und Urheberrechte) Eventuell bestehende Rechte Dritter müssen berücksichtigt und offengelegt werden Die EU / NA erhalten: Nutzungsrecht für eigene Zwecke (z.b. Kopien für Behörden) Recht zur Verbreitung an die Öffentlichkeit (Übersetzung, Archivierung etc.) Der Empfänger stellt sicher, das die EU /NA zur Nutzung aller bereits bestehender gewerblicher Schutz-/Urheberrechte, die in die Ergebnisse des Projekts eingeflossen sind, berechtigt ist Seite 20

21 Teil II, 10 Unterverträge zu Aufgaben im Projektrahmen Nur für einen begrenzten Teil des Projekts Muss beantragt und bewilligt sein (Anhang I und II) Nur an Dritte, niemals an Projektpartner (auch nicht an "assoziierte Partner" bei Regio-Partnerschaften)! Wirtschaftlichkeit, Vermeidung von Interessenskonflikten etc. (s. Art. II.9) Seite 21

22 Teil II, 11 Vertragsänderung Schriftlich / Beantragung durch koordinierende Einrichtung (außer: bei Wechsel der K-Einrichtung ohne deren Zustimmung) Antrag auf Vertragsänderung muss begründet und rechtzeitig sein (spätestens 1 Monat vor Ende der Laufzeit) Formular des PAD für Antrag auf Vertragsänderung (steht auf der PAD-Website zur Verfügung) Seite 22

23 Beispiele für Änderungen bei Mobilitäten Keine Vertragsänderung Zeitliche Verschiebung / Austausch geplanter Mobilitäten Änderung der Personenzahl bei einzelnen Mobilitäten Änderung der geplanten Dauer einer Maßnahme (sofern die Mindestbedingungen eingehalten werden) Geplante Mobilität soll statt bei Partner A bei Partner B stattfinden Projekttreffen mit 5 Personen in Entfernungskategorie 1 => stattdessen 3 Personen in Kat. 2 Seite 23

24 Beispiele für Änderungen bei Mobilitäten Vertragsänderung erforderlich Geplantes Projekttreffen soll an einem Drittort stattfinden Austausch / Ergänzung geplanter Mobilitätstypen (z.b. Durchführung eines Langzeit-Lehraufenthalts einer Lehrkraft statt des geplanten Kurzzeit-Aufenthalts) Geplante Lehr-/Lern-/Schulungsaktivität muss auf 4 Tage gekürzt werden => ggf. Umwandlung in Projekttreffen Seite 24

25 Teil II, 15.1 Vertragskündigung durch koordinierende Einrichtung im Auftrag des Konsortiums Förmliche Mitteilung an NA unter Angabe der Gründe + des Datums Erstattungsfähige Kosten bis zum Wirksamwerden der Kündigung können anerkannt werden Falls keine oder nicht anerkannte Begründung gilt als "nicht ordnungsgemäß gekündigt" => Art. II 15.3 Unterabsatz 3: Kosten die ( ) nicht in einem von der NA genehmigten Zwischen- oder Abschlussbericht aufgeführt sind, werden nicht erstattet Seite 25

26 Teil II, 15.2 Vertragskündigung / Wegfall eines Partners Förmliche Mitteilung an NA durch K-Einrichtung: Angabe der Gründe Stellungnahme des / der betreffenden Partner Datum des Wirksamwerdens Vorschlag für die Neuzuweisung der Aufgaben oder Ggf. Nominierung eines / mehrerer Ersatzpartner/s Die bisher entstandenen Kosten können dem Partner erstattet werden (=> Bericht) Seite 26

27 Regelungen für die einzelnen Kostenkategorien Zu finden in Teil II B Allgemeine Bestimmungen (ab Art. II.16) + Anhang III Grundregel (s. Anhang III): Aktivitäten, die nicht den jeweiligen Regelungen laut Programmleitfaden + Anhang 3 entsprechen, werden als nicht förderfähig erklärt Beispiel: Es hat eine Lehr-/Lern-/Schulungsaktivität stattgefunden in einem Staat, in dem keine Partnereinrichtung ist => keine Kostenerstattung Seite 27

28 Teil II, Anhang III, II B 2. Projektmanagement und -durchführung 500 / Monat für koordinierende Einrichtung, 250 für Partner Bei mehr als 10 beteiligten Einrichtungen: Deckelung / Aufteilung des Zuschusses unter den Partnern (nur der Koordinator erhält die volle Höhe von 500 / Monat) "Die Zuschussempfänger kommen über die jeweiligen Budgetanteile überein gemäß ihrer jeweiligen Arbeitsbelastung und dem Beitrag, den sie zu den Projektaktivitäten und -ergebnissen leisten." (Anh.III) Seite 28

29 Teil II, B Anhang III, II B 3. Länderübergreifende Projekttreffen Ort der Treffen: Bei einer der beteiligten Einrichtungen Ausnahmen müssen begründet + von der NA vorab schriftlich bestätigt werden Beleg: Teilnahmebestätigung (=> siehe 3-sprachiges Formblatt des PAD) + ggf. Belege des Reiseverlaufs bei Ausnahmeort (s.o.) keine Mindest-/ Höchstdauer (An-/Abreisetage hier irrelevant) Förmliche Verbindung zu den Teilnehmern muss nachweisbar sein (haupt- oder ehrenamtliches Personal oder Schüler/innen) Keine Teilnahme von Eltern Studierende mit einer Rolle im Projekt zählen als Personal (=> Unterkunftssätze für Erwachsene) Projekttreffen im selben Staat: ja, wenn Entfernung mind. 100 km und Einrichtungen aus mindestens 2 Staaten beteiligt Seite 29

30 Teil II, E Anhang III, II B 6. Länderübergreifende Lern-, -Lehr- und Schulungsaktivitäten (LLS) 1/2 Förderfähige Aktivitäten: Kurzzeit-Austausch von Schülergruppen ( 5 Tage 2 Monate) Schüler/innen jeden Alters, von Schulpersonal begleitet Langzeitmobilität zu Lernzwecken von Schüler/innen (2-12 Monate) Schüler/innen ab 14 Jahren (in Vollzeit an der Schule) Langzeit Lehr- oder Schulungsaufenthalte für (Lehr-)Personal (2-12 Monate) Lehrkräfte, Ausbilder/innen, pädagogisch tätiges Personal und Verwaltungspersonal des Zuschussempfängers Gemeinsame Kurzzeit- Fortbildungsaufenthalte für (Lehr-)Personal (5 Tage 2 Monate) Lehrkräfte, Ausbilder/innen, pädagogisch tätiges Personal und Verwaltungspersonal des Zuschussempfängers Seite 30

31 Frage Unsere Einrichtung organisiert die Reise für 5 Personen. Da wir einen Bus anmieten und die Unterbringung bei Gastfamilien stattfindet, können wir in Wirklichkeit 8 Personen mit dem Stückkostensatz von 5 Personen finanzieren. Dürfen also 8 Personen fahren? Wir haben die Stückkostensätze nicht in voller Höhe an die Teilnehmer/innen ausgezahlt, sondern die Reise inklusive Fahrt und Aufenthalt selbst organisiert. Dabei haben wir nicht alle Mittel ausgeschöpft. Können wir über die Restmittel frei verfügen? Antwort Ja, sofern die offiziell genannten 5 Personen, die im Mobility Tool angegeben werden, alle Leistungen laut Vertrag erhalten (Reisekosten). Die zusätzlichen 3 "mitfinanzierten" Personen müssen nicht im Mobility Tool aufgeführt werden. Ja (im Sinne der Projektarbeit). Mögliche Verwendung z.b.: Ausgleich, falls bei einer anderen Mobilität die Mittel nicht ausreichen Abdeckung von sonstigen Finanzierungslücken (das wäre aber keine "Verschiebung" im Rahmen der 20%-Regel) n.b. Bitte beachten Sie eventuelle spezifische Regelungen in Ihrem Bundesland / Ihrer Einrichtung Seite 31

32 Teil II, C Anhang III, B 4 Qualitativ hochwertige Produkte ("intellectual outputs") Nachweis in Form des Zeitaufwands: Arbeitszeitabrechnung Name Personalkategorie (s. Anhang III) Daten / Gesamtzahl der aufgewandten Arbeitstage (empfehlenswert: Stichworte zur jeweiligen Aktivität / IO) Nachweis der Art des Verhältnisses zwischen der Person und dem Zuschussempfänger (Art des Arbeitsvertrags, ehrenamtliche Arbeit etc.) Bei ehrenamtlicher Arbeit: die anwendbare Kategorie bezieht sich auf die Funktion für die Erstellung des IO, nicht auf das berufliche Profil der Person Seite 32

33 "Intellectual Outputs" Auszug aus Leitfaden bzw. FAQ-Liste KOM vom Januar 2014 The grant for Intellectual Outputs can be requested for activities that result in substantial tangible outputs, such as curricula, on-line education tools etc. It is important that the outputs are substantial, as "minor" outputs such as brochures, project websites, dissemination material, etc. should be covered from the grant for Project Management and implementation. At application stage, the experts will have to indicate whether the grant applied for Intellectual Outputs is coherent with the project activities and outputs planned. If justified, experts may propose a budget reduction, but it is the NA that will have to ultimately decide thereon. As regards final reports, NAs will be provided with similar guidance in the guidelines for assessment for final reports; also the grant agreement will specify on which grounds specific grant items may be reduced. Seite 33

34 Teil II, E Anhang III, B 5 Multiplikatorenveranstaltungen Für die externe Dissemination => Teilnehmer von Einrichtungen des Konsortiums zählen nicht mit zur Berechnung der Teilnehmerzahl! Teilnehmerliste: Name / -Adresse / Unterschrift der teilnehmenden Person Name / Anschrift der Einrichtung der teilnehmenden Person (Staat!) Multiplikatorenveranstaltungen nur in Staaten, in denen sich die Konsortialpartner befinden Falls bewilligte "intellectual outputs" nicht entwickelt werden, gelten die diesbezüglichen Multiplikatorenveranstaltungen als nicht förderfähig Seite 34

35 Teil II, 16.3 Anhang III, II B 8. Außergewöhnliche Kosten 75% der tatsächlichen Kosten bzw. maximal Belege z.b. Untervertrag (nur wenn beantragt und genehmigt) Abschreibungskosten (Erwerb, Miete, Leasing) Abschreibungsregeln gemäß internat. Buchführungsnormen und entsprechend der üblichen Abrechnungspraxis des Zuschussempfängers Nutzungsrate beachten! Keine gewöhnliche Ausstattung (Computer, Drucker, Beamer etc.) Wirtschaftlichkeit, Kosteneffizienz steuer- und sozialrechtliche Bestimmungen einhalten Seite 35

36 Teil II, Anhang III, II B 7. Unterstützung bei besonderem Bedarf Zuschuss für Teilnehmer/innen mit Behinderung (nicht: soziale Benachteiligung etc.) 100% der tatsächlichen Kosten, die zusätzlich zu dem jeweiligen Stückkostensatz entstehen z.b. Stückkostensatz 575 für Projekttreffen + zusätzlich 150 für Rollstuhltransport Belege: Rechnungen ("spitze" Abrechnung, 100% der tatsächlichen Kosten; auch die Anteile aus den Stückkostensatz müssen belegt sein) Möglich für alle Kategorien, nicht nur bei Mobilitäten Seite 36

37 Teil II, Art. II.18 Berechnung des Endbetrages n.b. Es darf kein Gewinn erzielt werden Relevantes Datum für die Berücksichtigung von Einnahmen: Datum des Abschlussberichts (= Antrag auf Zahlung der letzten Rate) Seite 37

38 Teil II, Art. II.20 B Anhang III, C Prüfung des Abschlussberichts Seite 38

39 Teil II, Art. II.20 B Anhang III, C Prüfung des Abschlussberichts Bewertung mit Punkten nach Qualitätskriterien => z.b. Umsetzung entsprechend Antrag, Qualität der durchgeführten Aktivitäten und Ergebnisse, Wirkung, Verbreitung,.. Erreichbares Maximum: 100 Punkte Prüfung durch NA + 1 externen Experten bei Budget > Kürzung des Zuschusses bei unzureichender, unvollständiger oder verspäteter Durchführung des Projekts (Aktualisiert durch EU-KOM :) 40 bis unter 50 Punkte: 25% Zuschuss-Kürzung 25 bis unter 40 Punkte: 50 % Zuschuss-Kürzung unter 25 Punkten: 75% Zuschuss-Kürzung Seite 39

40 Anhang III, IV Prüfungen / Vorlage von Belegen Prüfung des Abschlussberichts: in jedem Fall Belegprüfung bei Abschlussbericht ("Rechnungsprüfung"): Stichprobe oder anlassbezogen (Risikoanalyse durch NA) Vor-Ort-Kontrolle während der Laufzeit des Projekts oder nach Abschluss Einzelheiten: s. Tabelle S. 13 Anhang III Aufbewahrungspflicht: 5 Jahre ab Restzahlung (bei Zuschuss bis : 3 Jahre) Seite 40

41 Anhang III, Tabelle Tabelle in Anhang III Klarstellung EU-Kommission : "The requested proof in Annex III does not concern the exact actual amount that the beneficiary will have spent for project management and implemantation. Instead, ist accounts should show that the beneficiary did in fact rund the project and has incurred costs related to managing activities within it." Seite 41

42 Anhang I Beschreibung des Projekts Nicht bewilligte Aktivitäten / Kostenkategorien sind nicht aufgeführt Bei vollständig gestrichenen "Intellectual Outputs": keine Extra- Mittel bewilligt (taucht daher in Anhang I nicht auf), aber die Aktivitäten / Produkte können ggf. im Rahmen der Management- Pauschale finanziert werden Seite 42

43 Beispiel Anhang IA, IB, IC Seite 43