Teil II: Berichterstattung / Finanzielles

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1 Teil II: Berichterstattung / Finanzielles Regio-Projekte mit der Laufzeit Alle noch nach den Bedingungen des LLP!

2 Überblick Der Vertrag und seine Bestandteile Berichterstattung Abrechnungsmodalitäten Fragen Seite 2

3 Der Vertrag und seine Bestandteile Alle Unterlagen beziehen sich immer auf das Antragsjahr aber keine grundlegenden Unterschiede 2012 <> 2013 Höhe der Mobilitätspauschalen für DE identisch in den Antragsrunden ab 2011 Zuschussvereinbarung Anhang I: Antrag Anhang II: genehmigtes Budget Anhang III: Formular für den Abschlussbericht* Anhang IV: Richtlinien zur Berechnung der endgültigen Zuschusshöhe Anhang V: Formular für den Zwischenbericht Anhang VI: Liste der genehmigten Projektpartner Anhang VII "Publishable Information Sheet" "Allgemeine Bestimmungen" * Liegt noch nicht vor. Muster zur Orientierung: auf der PAD-Website bei den Unterlagen für Projekte Seite 3

4 Anhang 1: Der Antrag Der Antrag ist Teil des Vertrags wenn schwerwiegende Änderungen auftreten, ist die NA zu informieren Lieber 1x zu viel beim PAD nachfragen als 1x zu wenig!!! Bei Hinzufügung weiterer lokaler Partner: Der Zuschussempfänger stellt formlosen Antrag auf Hinzufügung eines weiteren lokalen Partners (nötige Angaben: siehe entsprechenden Teil im Antragsformular) => die NA prüft und schickt offizielles Bestätigungsschreiben Falls ein lokaler Partner wegfällt: sofort die NA informieren Änderungen bei Mobilitäten: vorab schriftliche Anfrage, wenn Reisen von Personen, die nicht zu den offiziellen Projektpartnern gehören, als Mobilität angerechnet werden sollen Mobilitäten ausnahmsweise an Drittorten (themenrelevante Konferenz) stattfinden sollen Seite 4

5 Berichterstattung: Zwischenbericht Fragen zum bisherigen Verlauf: Bisher durchgeführte Aktivitäten und bisherige Ergebnisse Verläuft die Partnerschaft nach Plan? aufgetretene Probleme und Hindernisse bisher durchgeführte Mobilitäten Der Zwischenbericht dient vorwiegend zum Monitoring durch die NA => Problemfälle? => Beispiele guter Praxis? => Ist die Schulbehörde ausreichend involviert? Seite 5

6 Hinweise für den Zwischenbericht Gerne auch Materialien (Protokolle von Sitzungen, Teilergebnisse etc.) beilegen Nicht nur Mobilitäten, auch die Arbeit vor Ort kurz beschreiben Erstellung / Einreichung des Berichts durch die Schulbehörde Im Zwischenbericht noch keine Angaben zu den Finanzen erforderlich Termin für Abgabe des Zwischenberichts für Projekte : Seite 6

7 Hinweise für den Zwischenbericht Beispiele auf der PAD-Website und einigen Projektwebsites Seite 7

8 Berichtsformulare auf der Website des PAD Formulare /Materialien für Projekte sind nach Projektlaufzeit geordnet Die Formulare für den Abschlussbericht stehen noch nicht zur Verfügung. Sie werden voraussichtlich bestehen aus einem Word-Dokument für den sachlichen Bericht und einem Excel-Sheet für den finanziellen Teil Zur Orientierung für den inhaltlichen Teil: Formulare "Abschlussbericht 2011 Seite 8

9 Finanzen / Budget Seite 9

10 Wichtige Dokumente zu den Finanzregeln Anhang IV des Vertrags Richtlinien zur Berechnung der endgültigen Zuschusshöhe Als Ergänzung: PAD Merkblatt jeweils für Projekt 2012 und 2013 Einzelheiten: Teil 4F des Leitfadens 2012 bzw für Antragsteller "Allgemeine Bestimmungen" (EU-Leitfaden mit Erläuterungen zum Abschlussbericht: wird noch zugeschickt voraussichtlich ähnlich wie Leitfaden 2011) Seite 10

11 Anhang II zum Vertrag: genehmigtes Budget Das Budget setzt sich zusammen aus einer Pauschale für Mobilitäten + einem Betrag für nicht-mobilitätsbezogene Projektkosten, der spitz abgerechnet wird (= nach tatsächlich verbrauchten Mitteln) Maximaler EU-Zuschuss für nicht-mobilitätsbezogene Projektkosten: bzw. 75% der anerkannten Kosten (je nachdem, welcher Betrag niedriger ist) Seite 11

12 Beispiel Abrechnung Mobilitäten Bewilligt: 24 Mobilitäten > 300 km: Abrechnung: Wenn 24 anerkennungsfähige Mobilitäten durchgeführt wurden und von den noch ein Betrag übrig ist: kein Nachweis darüber gegenüber NA erforderlich (Pauschale!) der übrig gebliebene Betrag kann für weitere Mobilitäten oder sonstige projektbezogene Ausgaben verwendet werden (ohne Nachweispflicht) Nachweis von Mobilitäten: Fahrkarten etc. Bestätigung der ausländischen Gasteinrichtung (Formular im Downloadbereich der PAD-Website) Wenn die Mindestzahl von Mobilitäten nicht erreicht wurde => Reduzierung der Mobilitätspauschale Wenn ein KM / eine Bezirksregierung u.dgl. Vertragspartner ist, sind nicht automatisch alle Schulen in deren Bereich "Partner" im Projekt und damit mobilitätsberechtigt. Wenn Lehrkräfte von Schulen, die nicht offizielle Projektpartner sind, bei den Mindestmobilitäten mitgezählt werden sollen, muss vor der Reise ein schriftlicher Antrag bei der NA gestellt werden. Seite 12

13 Nicht-mobilitätsbezogene Projektkosten a) für Personalkosten b) für Ausrüstung c) für Untervertragskosten d) für sonstige Kosten Kosten => EU-Zuschuss von 75% = Beispiel Es wird bei der Abrechnung nicht im Einzelnen aufgeschlüsselt, welche der Kosten Eigenbeitrag sind, sondern: 25% der anerkannten Kosten sind Eigenbeitrag "sachwerte Leistungen" (Artikel der "Allgemeinen Bestimmungen): werden von der NA nicht anerkannt, diesen Artikel am besten ignorieren Der endgültige EU-Zuschuss für nicht-mobilitätsbezogene Kosten beträgt nie mehr als bzw. nie mehr als der ursprüngliche bewilligte Zuschuss Seite 13

14 Regeln während der Projektlaufzeit im Auge behalten: Nicht-mobilitätsbezogenen Projektkosten Änderungen innerhalb der einzelnen Kategorien sind ohne Nachfrage beim PAD möglich, sofern damit keine maßgeblichen inhaltlichen Änderungen verbunden sind Aber bei Änderungen in der Kategorie "Untervertrag": vorherige schriftliche Nachfrage bei NA Verschiebungen zwischen den Kategorien: Verschiebung nur bis zu 10% des ursprünglichen Betrags (Einzelheiten: s. nächste Folie) Verschiebungen über 10% nur in besonderen Ausnahmefällen auf schriftlichen Antrag hin (Vertragsänderung, aufwändiges Verfahren) keine Verschiebung zu "Mobilitäten", falls der Pauschalbetrag für die Mindestmobilitäten nicht reicht Die Prozentgrenzen (max. 10% der Gesamtkosten für Ausrüstung, max. 30% für Untervertragskosten) gelten auch für die tatsächlichen Kosten bei Abrechnung, nicht nur für den Kostenplan bei Antragstellung! => Wenn die Ausgaben insgesamt niedriger sind als vorausgesehen, sinkt auch der absolute Betrag für Ausrüstung und Untervertrag => Vorsorglich immer alle tatsächlichen anrechnungsfähigen Kosten anführen, auch wenn sie die Zuschusssumme übersteigen Seite 14

15 Verschiebungen zwischen Kostenkategorien Artikel III.4 Verträge 2012 und 2013: Abweichend von Artikel 13 ist es dem Zuschussempfänger im Verlauf der Durchführung der Maßnahme gestattet, die zuschussfähigen Zuwendungsbeträge wie in Artikel III.1. dargelegt innerhalb der Kostenarten Personalkosten, Ausrüstung, Untervertragskosten und sonstige Kosten umzubuchen und so die Verteilung des Zuschusses anzupassen, vorausgesetzt diese Ausgabenanpassung beeinträchtigt die Durchführung der Maßnahme nicht und die Umbuchung innerhalb der Kostenarten überschreitet 10% des Betrags der jeweiligen Kostenart, in die gebucht wird, nicht. Der maximale Zuschuss gemäß Anlage II darf hierbei nicht überschritten werden. Bis 2011 mussten beide Kategorien berücksichtigt werden: aus der + in die umgebucht wurde. Jetzt einfacher! Seite 15

16 Verschiebungen zwischen Kostenkategorien Beispiel Kategorie Untervertrag ursprünglich bewilligt: Kategorie Sonstige Kosten ursprünglich bewilligt: maximale Umschichtung: 500 (nicht mehr als 10% der Zielkategorie) Seite 16

17 Bei der Abrechnung zu beachten: Ausgaben und Mindestmobilitäten: müssen bis spätestens 31. Juli 2014 / 2015 (Ende der Projektlaufzeit) getätigt sein Für die Anerkennung ist der Zeitpunkt der Widmung ausschlaggebend: Wird z.b. ein Druckauftrag nachweislich am gegeben (Angebotseinholung reicht nicht aus!), die Rechnung aber erst mit Auslieferung der Ware am ausgestellt, sind die Kosten noch anrechenbar Mehrwertsteuer: nicht anerkennungsfähig es sei denn, der Vertragspartner weist nach, dass er nicht von der MWSt befreit ist Ankreuzoption + Vorlage entsprechender Bestätigung der Nicht- Befreiung Seite 17

18 Bei der Abrechnung zu beachten: Eventuelle Gewinne Verträge 2012: Gewinne während des Vertragszeitraums sind anzugeben und werden vom EU- Zuschuss abgezogen Beispiel: Als Produkt des Projekts entstand ein Buch, dessen Verkauf 200 einbrachte Verkauf / Gewinn während der Projektlaufzeit => die 200 müssen im Formular angegeben werden und werden vom EU-Zuschuss abgezogen Verkauf / Gewinn nach Ende der Projektlaufzeit => keine Relevanz für den EU- Zuschuss Verträge 2013: Die obige Regelung gilt nur für Zuschüsse über , ist für COMENIUS-Regio also irrelevant Seite 18

19 Berichterstattung / Anhang III: Formular für den Abschlussbericht Formular / Leitfaden wird noch zur Verfügung gestellt (Word + Excel) Abgabetermin für den Abschlussbericht: bzw Im Normalfall: Nur das Berichtsformular und eventuelle Anlagen wie z.b. Projektergebnisse oder Tagungsdokumentationen einreichen Belege (Rechnungen, Teilnahmebestätigungen bei Mobilitäten): nur auf Anforderung des PAD im Falle einer Rechnungsprüfung einreichen Seite 19

20 Berichterstattung / Anhang III: Formular für den Abschlussbericht Prüfungen durch die NA oder die EU-Kommission Rechnungsprüfung: laut EU-Regeln bei 20% der Projekte Alle Unterlagen / Belege für den Fall einer Rechnungsprüfung bereits während der Projektlaufzeit entsprechend den Kostenkategorien geordnet halten Belege zur tatsächlichen Überweisung beifügen (Auszahlungsanordnungen, Kontoauszüge, Quittungen) Zusätzlich laut EU-Regeln: Prüfbesuche während der Vertragslaufzeit bei 1% / mindestens aber 2 Projekte Alle Prüfungen / Besuche: Auswahl nach dem Zufallsprinzip (+ eventuell gezielte Prüfungen aufgrund vermuteter Unregelmäßigkeiten) Seite 20

21 Finanzielle Berichterstattung Personalkosten: entsprechend den tatsächlichen Kosten; Höchstsätze laut Leitfaden 2012 bzw für Antragsteller beachten Leitfaden 2011 (Sätze für 2012 / 2013 höher) Seite 21

22 Für Personalkosten: Beispielformular Zeiterfassung (aus "Survival Kit ", auch auf PAD-Website) + ggf. bei Rechnungsprüfung: Gehaltszettel / Gehaltstabellen Seite 22

23 Finanzielle Berichterstattung Anschaffungen: Abschreibung beachten. Keine allgemeine EU- Abschreibungsregel - es gelten die Abschreibungsregeln der eigenen Einrichtung. In Deutschland i.d.r. Abschreibung erst ab 150 Beispiel: Beamer zum Preis von Abschreibungsdauer 36 Monate Gebrauch während der gesamten Projektlaufzeit: 24 Monate => 24/36 x = Später gekauft, Gebrauch nur für 10 Monate: => 10/36 x = 625 Wenn der Beamer nur zur Hälfte für das Projekt und ansonsten für andere Zwecke eingesetzt wird => Zuschuss ist entsprechend zu reduzieren (kommt in der Regel kaum vor) Seite 23

24 Excel-Tabelle der EU zur Überprüfung der tatsächlichen Zuschusshöhe durch die NA NA: Prüfung, - ob die angegebenen Kosten anrechnungsfähig sind - ob die Prozentregeln (maximaler Anteil + maximale Verschiebung zwischen den Kategorien) eingehalten wurden Seite 24

25 Lehren aus vorherigen Abrechnungsrunden (1) Bei Einzelposten Zuordnung in die jeweilige Kategorie prüfen (= wie beim bewilligten Budget, bitte keine willkürliche Einordnung in andere Kategorien). Bei Unsicherheit gerne vorab Rückfrage beim PAD Abschreibungsregeln beachten. Falls Abschreibung anwendbar: Anschaffung frühestmöglich (zu Beginn der Vertragslaufzeit) empfiehlt sich. Im Normalfall wird ein Gerät während der Projektlaufzeit ausschließlich für das Projekt eingesetzt (Nutzungsrate = 100%). Mehrere ähnliche Posten können zusammengefasst werden "Bastelmaterial für Workshop im Museum: 90 " statt "Klebstoff: 3,50, Karton: 20,60, Gelfarben: 15,- etc.) Reisen von Schülern und Personen, die nicht zu den offiziellen Projektpartnern gehören, werden nicht als Mindestmobilität anerkannt, sofern dies nicht vorab schriftlich bei der NA beantragt und genehmigt war. Seite 25

26 Lehren aus vorherigen Abrechnungsrunden (2) Alle Kosten, die in Zusammenhang mit Reisen zu den ausländischen Partnern entstehen, fallen in die Mobilitätspauschale und können nicht getrennt angesetzt werden (Taxi zum Flughafen, Gastgeschenke etc.) Verpflegung der ausländischen Partner i.d.r. aus deren Mobilitätspauschale; mögliche Ausnahmen: Verpflegung für alle Teilnehmer im Rahmen einer Konferenz. Lieber VORHER 1x zu viel beim PAD nachfragen als 1x zu wenig!!! Seite 26

27 Fragen Kommentare! Fragen zu dieser Präsentation bitte an: Tel Seite 27