Vertragsunterlagen Administrative und finanzielle Bestimmungen

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1 Vertragsunterlagen 2016 Administrative und finanzielle Bestimmungen

2 Die Vertragsbestandteile Finanzhilfevereinbarung ( Besondere Bedingungen mit konkreten Daten + Unterschrift) Anhänge: Anhang I (Allgemeine Bedingungen) Anhang II (Projektbeschreibung, Veranschlagtes Budget) Anhang III (Finanz- und Vertragsbedingungen) Anhang IV (Anwendbare Zuschüsse) etc. = Vorrangs-Reihenfolge 2

3 Ihr Budget 3

4 Anhang II aus E+-Link generiert 4

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6 Anhang II K-Schule Nur für koordinierende Schulen (K-Schulen) 6

7 FHV, Art I.4 Berichtlegung und Zahlungsvereinbarung Projekte Mon. Projekte 24 Monate Projekte Mon. 1. Rate: 80 % 1. Rate: 80 % 1. Rate: 40 % Bis zum : Fortschrittsbericht Bis zum : Fortschrittsbericht Bis zum ODER sobald mind. 70 % der ersten Rate verausgabt worden ist: Zwischenbericht 2. Rate: 40 % Spätestens 30 (P-Schulen) bzw. 60 (K-Schulen) Kalendertage nach Projektende: Abschlussbericht Restbetrag bis zu 20 % 7

8 Anhang III, I.2 A Anhang IV Projektmanagement und -durchführung 500 / Monat für koordinierende Einrichtung, 250 / Monat für Partner Hintergrund: K-Schule hat mehr Verantwortung und höheren Aufwand Bei 10 und mehr Einrichtungen: pro Monat für das Projekt als Ganzes (nur K-Schule erhält die volle Höhe von 500 / Monat) Was sind förderfähige Kosten? Zum Beispiel: Erstellung von Lern- und Unterrichtsmaterialien oder Flyern, Broschüren und einer Webseite, Herstellung von Produkten, Projektaktivitäten, usw. (siehe dazu den deutschsprachigen Programmleitfaden 2016, S. 137) 8

9 Anhang III, I.2 B Anhang IV Länderübergreifende Projekttreffen Zur Durchführung des Projekts und zu Koordinierungszwecken Ort der Treffen: Bei einer der beteiligten Einrichtungen! Falls: Treffen an einem Drittort in einem der Partnerländer, dann muss dies begründet werden. Ändert sich dabei das Entfernungsband, muss der Reiseverlauf durch Reisebelege oder andere Rechnungen und Teilnahmebestätigungen im Mobility Tool+ dokumentiert werden. Empfehlung: Kontaktieren Sie Ihre zuständige Ansprechperson bei der NA Entfernung mind. 100 km und Einrichtungen aus mind. 2 Staaten beteiligt Keine Mindest- / Höchstdauer (An-/ Abreisetage hier irrelevant) Förmliche Verbindung zu den Teilnehmenden muss nachweisbar sein (haupt- oder ehrenamtliches Personal oder Schüler/-innen, aber keine Eltern) 9

10 Anhang IV Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten (AUL) 1/3 Förderfähige AUL Gemeinsame Kurzzeit-Schulungsveranstaltungen für Lehrpersonal: 5 Tage - 2 Monate Kurzzeitaktivitäten für Schüler/-innen und Begleitung durch Schulpersonal: 5 Tage - 2 Monate Langzeit-Lehr- oder Schulungsaufenthalte für (Lehr-)Personal (Lehrkräfte, Ausbilder/-innen, pädagogisch tätiges Personal und Verwaltungspersonal des Zuschussempfängers): 2-12 Monate Individueller Langzeitaufenthalt von Schüler/-innen im Alter ab 14 Jahren (in Vollzeit in der Schule): 2-12 Monate 10

11 Anhang III, I.2 C Ausbildungs- Unterrichts- und Lernaktivitäten (AUL) 2/3 Ort der Treffen: wie bei Projekttreffen Aktivitäten dürfen auch stattfinden an folgenden Sitzorten einer Institution der EU, selbst wenn sich keine der am Projekt beteiligten Einrichtungen in diesem Staat befindet: Brüssel, Frankfurt, Luxemburg, Straßburg, Den Haag Mindestdauer von 5 Tagen (Reisetage extra) Falls Dauer über 2 Monate: Angabe, ob sprachliche Vorbereitung stattgefunden hat Förmliche Verbindung der Einrichtung zu den Teilnehmenden muss nachweisbar sein (haupt- oder ehrenamtliches Personal oder Schüler/- innen, aber keine Eltern) 11

12 FHV, Art. I.12 Ausbildungs- Unterrichts- und Lernaktivitäten (AUL) 3/3 Optionen für die Unterstützung der Teilnehmer/-innen: a. Mittel für den betreffenden Zuschuss je Einheit an die Teilnehmer/- innen auszahlen b. Sachleistung (d.h. Reise, Aufenthalt und ggf. sprachliche Unterstützung werden von der Einrichtung organisiert) c. Kombination von a) und b) (z.b.: Unterkunft / Verpflegung als Sachleistung; Fahrkosten: Erstattung nach Zuschuss je Einheit) 12

13 Anhang III, II.2 A Unterstützung bei besonderem Bedarf Zuschuss für Teilnehmer/-innen mit Behinderung (nicht: soziale Benachteiligung etc.) 100% der tatsächlichen Kosten Belege: Rechnungen ("spitze" Abrechnung, 100% der tatsächlichen Kosten) Möglich für alle Kategorien, nicht nur bei Mobilitäten 13

14 Anhang III, II.2 B Außergewöhnliche Kosten EU-Zuschuss: 75 % der tatsächlichen Kosten bzw. maximal Förderfähige Kosten: Vergabe von Unteraufträgen Bankbürgschaft Abschreibungskosten von Ausstattungsgeräten (keine gewöhnliche Ausstattung, Abschreibungsregeln beachten) 14

15 Programmleitfaden 2016 Anhang III + IV Regelungen zu allen Kostenkategorien Grundsätzlich: Aktivitäten, die nicht den jeweiligen Regelungen laut Programmleitfaden 2016 und Anhang III entsprechen, werden nicht als förderfähig anerkannt. Beispiel: Es hat eine Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivität in einem Staat stattgefunden, in dem weder eine Partnereinrichtung ist noch eine EU-Institution besucht worden ist. Vorgaben zu Belegen und der Berichterstattung bitte beachten (Anhang III) Anwendbare Zuschüsse (Anhang IV) 15

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17 FHV, Art I.3.3 Budgetübertragung ohne Vertragsänderung 1 Sofern die bewilligten Projektaktivitäten wie aufgelistet durchgeführt werden: Übertragung bis maximal 20% in beide Richtungen ohne Vertragsänderung möglich, z.b. Kategorie 1 (Bsp. Projekttreffen) Max.20% Kategorie 2 (Bsp. AUL) * Max -20% = 400 Max +20% = * Max. weitere 200 können noch in eine andere Kategorie verschoben werden 17

18 Anhang II K-Schule 20 % von 0? 18

19 FHV, Art I.3.3 Budgetübertragung ohne Vertragsänderung 2 ( Verschieben in andere Budgetkategorien) 3 Ausnahmen: Kategorie Zuschuss für Teilnehmer/-innen mit Behinderung, in jedem Fall möglich, auch mehr als 20 %, auch wenn zuvor keine Fördermittel beantragt wurden. In folgende Kategorien darf nichts verschoben werden (auch wenn es keine Verschiebung "auf Null" wäre): Projektmanagement und -durchführung Außergewöhnliche Kosten Die Übertragungsmöglichkeit gilt jeweils nur für den eigenen Vertrag (=> also keine Umschichtungsmöglichkeit zwischen den Partnereinrichtungen bei Schulprojekten) 19

20 Zuschusskategorien / "Bausteine" Projektmanagement und -durchführung Allgemeine Projektverwaltung und Aktivitäten vor Ort Länderübergreifende Projekttreffen - - /+ Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten Fahrtkosten Individuelle Unterstützung / Aufenthaltskosten Sprachliche Unterstützung Für AULs; 2-12 Mon. - /+ Außergewöhnliche Kosten z. B. Untervertragskosten, Bankbürgschaft Unterstützung bei besonderem Bedarf Zuschuss für Teilnehmer/-innen mit Behinderung

21 Anhang I Rechtliche und administrative Bestimmungen Ausgewählte Artikel aus Anhang I Art. II.13 Änderung der Vereinbarung Art. II.8 Sichtbarkeit der Finanzierung durch die Union Art. II.9 Bestehende Rechte, Eigentum und Nutzung der Ergebnisse 21

22 Anhang I, Art. II.13 Änderung der Vereinbarung Schriftlich Antrag auf Vereinbarungsänderung muss begründet sein und rechtzeitig der NA übermittelt werden (spätestens 1 Monat vor Ende der Projektlaufzeit) Entsprechende Formulare (Änderungen mit bzw. ohne Budgetauswirkung) sind auf der PAD-Webseite verfügbar unter partnerschaften/durchfuehrung/aenderungen.html 22

23 Keine Vertragsänderung Zeitliche Verschiebung / Austausch geplanter Mobilitäten Änderung der Personenzahl bei einzelnen Mobilitäten Änderung des Zahlenverhältnisses Lehrkräfte Schüler/-innen bei einer Mobilität (sofern mindestens 1 Person in der jeweiligen Mobilitätskategorie bewilligt) Änderung der geplanten Dauer einer Maßnahme (sofern die Mindestbedingungen eingehalten werden) Geplante Mobilität soll statt bei Partner A bei Partner B stattfinden Projekttreffen mit 5 Personen in Entfernungskategorie 1 => stattdessen 3 Personen in Kat. 2 23

24 Beispiele für Vertragsänderungen Vertragsänderung erforderlich Geplante Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivität muss auf 4 Tage gekürzt werden => ggf. Umwandlung in Projekttreffen Budgetübertragung von mehr als 20% aus Kategorie Länderübergreifende Projekttreffen in Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten Austausch / Ergänzung geplanter Mobilitätstypen (z. B. Durchführung eines Langzeit-Lehraufenthalts einer Lehrkraft statt des geplanten Kurzzeit-Aufenthalts) 24

25 Frage Unsere Schule organisiert die Reise für 5 Personen. Da wir einen Bus anmieten und die Unterbringung bei Gastfamilien stattfindet, können wir in Wirklichkeit 8 Personen mit dem Zuschuss für 5 Personen finanzieren. Dürfen also 8 Personen fahren? Wir haben die Zuschüsse je Einheit nicht in voller Höhe an die Teilnehmer/-innen ausgezahlt, sondern die Reise inklusive Fahrt und Aufenthalt selbst organisiert. Dabei haben wir nicht alle Mittel ausgeschöpft. Können wir über die Restmittel frei verfügen? Antwort Ja, sofern die offiziell genannten 5 Personen, die im Mobility Tool+ angegeben werden, alle Leistungen laut Vertrag erhalten (Reisekosten). Die zusätzlichen 3 "mitfinanzierten" Personen müssen nicht, können aber im Mobility Tool+ aufgeführt werden. Ja (im Sinne der Projektarbeit). Mögliche Verwendung z.b.: Ausgleich, falls bei einer anderen Mobilität die Mittel nicht ausreichen Abdeckung von sonstigen Finanzierungslücken (das wäre aber keine "Verschiebung" im Rahmen der 20%-Regel) 25

26 Anhang I, Art. II.8 FHV, Art. I.11 Sichtbarkeit der Finanzierung durch die Union Pflicht: Hinweis auf EU-Förderung sichtbar machen auf allen Informations- und Werbematerialien, auch bei Konferenzen Für deutschspr. Publikationen Gefördert durch Für englischspr. Publikationen Dieses Projekt wurde mit Unterstützung der Europäischen Kommission finanziert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung (Mitteilung) trägt allein der Verfasser; die Kommission haftet nicht für die weitere Verwendung der darin enthaltenen Angaben. (Disclaimer) In allen Sprachen: re/publ/graphics/beneficiaries_all.pdf 26

27 Anhang I, Art. II.9 FHV, Art. I.8 Bestehende Rechte, Eigentum und Nutzung der Ergebnisse (einschließlich Urheberrechte) 1/2 Zuschussempfänger: Eigentum an den Ergebnissen, Berichten, Unterlagen Eventuell bestehende Rechte Dritter müssen berücksichtigt und offengelegt werden. Die EU / NA erhalten: Nutzungsrecht für eigene Zwecke Recht zur Verbreitung an die Öffentlichkeit ( Zuschussempfänger muss sicherstellen, dass die EU / NA zur Nutzung aller bereits bestehenden Rechte, die in die Produktergebnisse eingeflossen sind, berechtigt sind.) 27

28 Anhang I, Art. II.9 FHV, Art. I.8 Bestehende Rechte, Eigentum und Nutzung der Ergebnisse (einschließlich Urheberrechte) 2/2 Alle im Projekt erstellten Informationsmaterialien sind im Internet kostenfrei und unter freier Lizenz zu stellen. Informationen zu Open Educational Resources (OER) von der Deutschen UNESCO-Kommission: Broschüre zum Download: Was sind Open Educational Resources? Und andere häufig gestellte Fragen zu OER unter cc.pdf 28

29 Kontrolle, Prüfung und Bewertung 29

30 Anhang I, Art. II.27 Anhang III, V Prüfung Immer: Prüfung des Abschlussberichts, Produkte und Ergebnisse des Projektes Möglich: Monitoringbesuche, Aktenprüfung oder Vor-Ort-Kontrolle während und nach der Projektlaufzeit (Stichprobe oder anlassbezogen Risikobewertung ) Aufbewahrungspflicht: 5 Jahre ab dem Tag der Zahlung des Restbetrags (bei Zuschuss bis zu : 3 Jahre) 30

31 Anhang III, IV Bewertung des Abschlussberichts Vergabe von Punkten anhand von Qualitätskriterien (Umsetzung entsprechend des Antrags, Qualität der durchgeführten Aktivitäten und Ergebnisse, Wirkung, Verbreitung, ) Erreichbares Maximum: 100 Punkte Kürzung des Endbetrags bei mangelhafter, unvollständiger oder verspäteter Durchführung und zwar um: 25 % bei 40 bis unter 50 Punkten 50 % bei 25 bis unter 40 Punkten 75 % bei weniger als 25 Punkten 31

32 Alles klar? Verwirrt? Fragen? 32