Vertragsunterlagen 2014 Administrative und finanzielle Bestimmungen ("Monobeneficiary")

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1 Vertragsunterlagen 2014 Administrative und finanzielle Bestimmungen ("Monobeneficiary") Leitaktion 2 Partnerschaften zwischen Schulen (S2S) Stand:

2 Bereich für Partnerschaften mit Beginn 2014 auf der Website des PAD Seite 2

3 Die Vertragsbestandteile "Finanzhilfevereinbarung" Teil I Besondere Bedingungen (mit konkreten Daten + Unterschrift) Teil II Allgemeine Bedingungen (gilt für Leitaktion 1 und 2) Anhänge: Anhang I (Projektaktivitäten, Abschnitt F und H des Antrags) Anhang II (veranschlagtes Budget) Anhang III Finanz- und Vertragsbedingungen Anhang IV Muster für Mobilitätsvereinbarungen (nur bei Lern-/Lehr- und Trainingsaktivitäten) etc. = Vorrangs-Reihenfolge Seite 3

4 Teil I Besondere Bedingungen (Ausgewählte Aspekte) Seite 4

5 Teil I, Anhang III Übertragung von Fördermitteln ("Verschieben" in andere Budgetkategorien) Sofern die bewilligten Projektaktivitäten wie aufgelistet durchgeführt werden: Übertragung bis maximal 20% in beide Richtungen ohne Vertragsänderung möglich => Kategorie 1 Max.20% Kategorie * Max -20% = 400 Max +20% = * Max. weitere 200 können noch in eine andere Kategorie verschoben werden Seite 5

6 20 % von 0? Seite 6

7 Übertragung von Fördermitteln ("Verschieben" in andere Budgetkategorien) Wenn in einer Kategorie nichts bewilligt war, kann in diese Kategorie auch nichts verschoben werden Ausnahme: Kategorie "Zuschuss für Teilnehmer/innen mit Behinderung" (in jedem Fall möglich, auch mehr als 20%) Die Übertragungsmöglichkeit gilt jeweils nur für den eigenen Vertrag (=> also keine Umschichtungsmöglichkeit zwischen den Partnereinrichtungen bei Schulprojekten) Seite 7

8 Teil I, 1.4 Vorauszahlungen 2-jährige Projekte 1. Rate: 65 % 3-jährige Projekte 1. Rate: 40% Zwischenbericht bis Zwischenbericht bis wenn mindestens 70% der 1. Rate verbraucht: 2. Rate: 40% - Wenn nicht: 2. Zwischenbericht bei Verbrauch von 70% => 2.Rate Abschlussbericht bis Abschlussbericht bis Restbetrag: 35% Restbetrag: 20% Seite 8

9 (Vertragsergänzung vom ) Teil I, 13 Anhang I, Anhang IV Unterstützung bei Lehr-/Lern- und Schulungsaktivitäten (1/2) Optionen für die Unterstützung der Teilnehmer/innen: a. Mittel für den betreffenden Stückkostensatz an die Teilnehmer/innen auszahlen b. Sachleistung (d.h. Reise, Aufenthalt und ggf. sprachliche Unterstützung werden von der Einrichtung organisiert) c. Kombination von a) und b) (z.b.: Unterkunft / Verpflegung als Sachleistung; Fahrkosten: Erstattung oder Stückkostensatz) Ggf. nach internen Regelungen (z.b. Bundesreisekostengesetz) Seite 9

10 (Vertragsergänzung vom ) Teil I, 13 Anhang I, Anhang IV Unterstützung bei Lehr-/Lern- und Schulungsaktivitäten (1/2) Mobilitätsvereinbarung für Personal (Anhang IV) legt die inhaltlichen Rahmenbedingungen zwischen den Beteiligten fest (entsendende und aufnehmende Einrichtung, Teilnehmer) Laut Mitteilung der EU-Kommission vom : Bei Kurzzeit-Mobilitäten nicht verpflichtend Bei Langzeit-Mobilitäten stark empfohlen Einzelaufenthalte von Schüler/innen sind erst ab 2 Monaten möglich => dafür spezielle Unterlagen und "Learning Agreement" im EU-Leitfaden für individuelle Schülermobilität (wird noch zur Verfügung gestellt) Seite 10

11 Frage Unsere Schule organisiert die Reise für 5 Personen. Da wir einen Bus anmieten und die Unterbringung bei Gastfamilien stattfindet, können wir in Wirklichkeit 8 Personen mit dem Stückkostensatz von 5 Personen finanzieren. Dürfen also 8 Personen fahren? Wir haben die Stückkostensätze nicht in voller Höhe an die Teilnehmer/innen ausgezahlt, sondern die Reise inklusive Fahrt und Aufenthalt selbst organisiert. Dabei haben wir nicht alle Mittel ausgeschöpft. Können wir über die Restmittel frei verfügen? Antwort Ja, sofern die offiziell genannten 5 Personen, die im Mobility Tool angegeben werden, alle Leistungen laut Vertrag erhalten (Reisekosten). Die zusätzlichen 3 "mitfinanzierten" Personen müssen nicht im Mobility Tool aufgeführt werden. Ja (im Sinne der Projektarbeit). Mögliche Verwendung z.b.: Ausgleich, falls bei einer anderen Mobilität die Mittel nicht ausreichen Abdeckung von sonstigen Finanzierungslücken (das wäre aber keine "Verschiebung" im Rahmen der 20%-Regel) n.b. Bitte beachten Sie eventuelle spezifische Regelungen in Ihrem Bundesland / Ihrer Einrichtung Seite 11

12 Teil II Allgemeine Bedingungen n.b.: Dieses Dokument gilt für Leitaktion 1 und für Leitaktion 2 einige Artikel treffen jeweils nur auf eine der beiden Aktionen zu Teil A: Rechtliche und administrative Bestimmungen Teil B: Finanzbestimmungen Die Nummerierung der Artikel in Teil A und B ist fortlaufend, setzt also nicht in Teil B neu an Seite 12

13 Teil II A Rechtliche + administrative Bestimmungen Allgemeine Aufgaben + Pflichten des Empfängers Mitteilungen zwischen den Partnern (Kommunikation) Haftung Interessenskonflikt Vertraulichkeit / Datenschutz Pflicht zu Hinweis auf EU-Förderung Nutzungsrechte von Ergebnissen Regel für Unterverträge Vertragsänderungen Höhere Gewalt Aussetzung der Projektdurchführung Kündigung Seite 13

14 Teil II B Finanzbestimmungen Förderfähige Kosten (vgl. Anhang III für Einzelheiten) Zuschussberechnung (Leitaktion 2: ab Art. II 16.2.II): Berechnung der Stückkostensätze auslösendes Ereignis - Belege Weitere Zahlungsvereinbarungen (Bankgarantie, Aussetzung von Zahlungen, Rückforderungen etc.) Kontrolle, Prüfung und Bewertung Seite 14

15 Teil II, 7 Sichtbarkeit der Förderung durch die EU Hinweis auf EU-Förderung auf allen Produkten und Materialien, auch bei Konferenzen Bei Verwendung des EU-Logos nicht den Eindruck erwecken, als handele es sich um ein EU- Dokument (=> Logo nicht im Briefkopf u.ä.) promotional_en.htm visual_identity/pdf/use-emblem_en.pdf Seite 15

16 Teil II, 7.2 Haftungsausschluss NA / EU-Kommission "Disclaimer" in allen EU- Sprachen zu finden unter: graphics/beneficiaries_all.pdf Seite 16

17 Teil II, 8 Urheberrechte etc. Eigentum an den Ergebnissen / Berichten / Unterlagen: Zuschussempfänger (einschl. gewerblicher Schutzrechte und Urheberrechte) Eventuell bestehende Rechte Dritter müssen berücksichtigt und offengelegt werden Die EU / NA erhalten: Nutzungsrecht für eigene Zwecke (z.b. Kopien für Behörden) Recht zur Verbreitung an die Öffentlichkeit (Übersetzung, Archivierung etc.) Der Empfänger stellt sicher, das die EU /NA zur Nutzung aller bereits bestehender gewerblicher Schutz-/Urheberrechte, die in die Ergebnisse des Projekts eingeflossen sind, berechtigt ist Seite 17

18 Teil II, 11 Vertragsänderung Schriftlich Antrag auf Vertragsänderung muss begründet und rechtzeitig sein (spätestens 1 Monat vor Ende der Laufzeit) Formular des PAD für Antrag auf Vertragsänderung (steht auf der PAD-Website zur Verfügung) Seite 18

19 Beispiele für Änderungen bei Mobilitäten Keine Vertragsänderung Zeitliche Verschiebung / Austausch geplanter Mobilitäten Änderung der Personenzahl bei einzelnen Mobilitäten Änderung des Zahlenverhältnisses Lehrkräfte Schüler/innen bei einer Mobilität (sofern mindestens 1 Person in der jeweiligen Mobilitätskategorie bewilligt) Änderung der geplanten Dauer einer Maßnahme (sofern die Mindestbedingungen eingehalten werden) Geplante Mobilität soll statt bei Partner A bei Partner B stattfinden Projekttreffen mit 5 Personen in Entfernungskategorie 1 => stattdessen 3 Personen in Kat. 2 Seite 19

20 Beispiele für Änderungen bei Mobilitäten Vertragsänderung erforderlich Geplantes Projekttreffen soll an einem Drittort stattfinden Austausch / Ergänzung geplanter Mobilitätstypen (z.b. Durchführung eines Langzeit-Lehraufenthalts einer Lehrkraft statt des geplanten Kurzzeit-Aufenthalts) Geplante Lehr-/Lern-/Schulungsaktivität muss auf 4 Tage gekürzt werden => ggf. Umwandlung in Projekttreffen Bei den LLS für Schüler war aus Versehen der Mobilitätstyp "Begleitendes pädagogisches Personal für Kurzzeitaustausche von Schülergruppen" nicht beantragt worden Seite 20

21 Teil II, 15 Vertragskündigung durch Empfänger Förmliche Mitteilung an NA unter Angabe der Gründe + des Datums Erstattungsfähige Kosten bis zum Wirksamwerden der Kündigung können anerkannt werden Falls keine oder nicht anerkannte Begründung gilt als "nicht ordnungsgemäß gekündigt" => Art. II 15.3 Unterabsatz 3: Kosten die ( ) nicht in einem von der NA genehmigten Zwischen- oder Abschlussbericht aufgeführt sind, werden nicht erstattet Seite 21

22 Regelungen für die einzelnen Kostenkategorien Zu finden in Teil II B Allgemeine Bestimmungen (ab Art. II.16) + Anhang III Grundregel (s. Anhang III): Aktivitäten, die nicht den jeweiligen Regelungen laut Programmleitfaden + Anhang 3 entsprechen, werden als nicht förderfähig erklärt Beispiel: Es hat eine Lehr-/Lern-/Schulungsaktivität stattgefunden in einem Staat, in dem keine Partnereinrichtung ist => keine Kostenerstattung Seite 22

23 Teil II, Anhang III, II B 2. Projektmanagement und -durchführung 500 / Monat für koordinierende Einrichtung, 250 für Partner Hintergrund: "Standardmodell" (Konsortialprinzip mit hohem Aufwand + Verantwortung für Koordinator) Bei mehr als 10 beteiligten Einrichtungen: Deckelung / Aufteilung des Zuschusses unter den Partnern (nur der Koordinator erhält die volle Höhe von 500 / Monat) Partnereinrichtungen: Mitwirkung bei dem Bericht, den die koordinierende Einrichtung als Ganzes erstellt Individuelle Finanzberichte der Partner gegenüber ihrer NA / eigene Einträge ins Mobility Tool Seite 23

24 Teil II, Anhang III, II B 3. Länderübergreifende Projekttreffen Ort der Treffen: Bei einer der beteiligten Einrichtungen Ausnahmen müssen begründet + von der NA vorab schriftlich bestätigt werden Beleg: Teilnahmebestätigung (=> siehe 3-sprachiges Formblatt des PAD) + ggf. Belege des Reiseverlaufs bei Ausnahmeort (s.o.) keine Mindest-/ Höchstdauer (An-/Abreisetage hier irrelevant) Förmliche Verbindung zu den Teilnehmern muss nachweisbar sein (haupt- oder ehrenamtliches Personal oder Schüler/innen) Keine Teilnahme von Eltern Projekttreffen im selben Staat: ja, wenn Entfernung mind. 100 km und Einrichtungen aus mindestens 2 Staaten beteiligt Seite 24

25 Teil II, S.19 Anhang III, II B 6. Länderübergreifende Lern-, -Lehr- und Schulungsaktivitäten (LLS) 1/2 Förderfähige Aktivitäten: Kurzzeit-Austausch von Schülergruppen ( 5 Tage 2 Monate) Schüler/innen jeden Alters, von Schulpersonal begleitet Langzeitmobilität zu Lernzwecken von Schüler/innen (2-12 Monate) Schüler/innen ab 14 Jahren (in Vollzeit an der Schule) Langzeit Lehr- oder Schulungsaufenthalte für (Lehr-)Personal (2-12 Monate) Lehrkräfte, Ausbilder/innen, pädagogisch tätiges Personal und Verwaltungspersonal des Zuschussempfängers Gemeinsame Kurzzeit- Fortbildungsaufenthalte für (Lehr-)Personal (5 Tage 2 Monate) Lehrkräfte, Ausbilder/innen, pädagogisch tätiges Personal und Verwaltungspersonal des Zuschussempfängers Seite 25

26 Teil II, S.19 Anhang III, II B 6. Länderübergreifende Lern-, -Lehr- und Schulungsaktivitäten (LLS) 2/2 Reisetage sind für die Berechnung der Aufenthaltskosten ansetzbar, zählen aber nicht mit zur Erreichung der Mindestdauer von 5 Tagen Ort: im Staat einer der Partnereinrichtungen (nicht notwendigerweise bei der Einrichtung selbst) LLS im selben Staat: möglich (Bedingungen: s. Projekttreffen) Falls Dauer über 2 Monate: Angabe, ob sprachliche Vorbereitung stattgefunden hat Zusätzlich zu den Belegen: Bericht jedes Teilnehmers und Bewertung der Maßnahme mittels eines Online-Fragebogens (=> Mobility Tool) Nicht nötig bei Kurzzeit-Mobilitäten von Schüler/innen Seite 26

27 Teil II Anhang III Qualitativ hochwertige Produkte ("intellectual outputs") Multiplikatorenveranstaltungen Bei deutsch koordinierten Schulprojekten 2014 in keinem Fall als eigene Kostenkategorie anerkannt Seite 27

28 Teil II, Anhang III, II B 7. Unterstützung bei besonderem Bedarf Zuschuss für Teilnehmer/innen mit Behinderung (nicht: soziale Benachteiligung etc.) 100% der tatsächlichen Kosten, die zusätzlich zu dem jeweiligen Stückkostensatz entstehen z.b. Stückkostensatz 575 für Projekttreffen + zusätzlich 150 für Rollstuhltransport Belege: Rechnungen ("spitze" Abrechnung, 100% der tatsächlichen Kosten; auch die Anteile aus den Stückkostensatz müssen belegt sein) Möglich für alle Kategorien, nicht nur bei Mobilitäten Seite 28

29 Teil II, B Anhang III, II B 8. Außergewöhnliche Kosten 75% der tatsächlichen Kosten bzw. maximal Belege z.b. Untervertrag (nur wenn beantragt und genehmigt) Abschreibungskosten (Erwerb, Miete, Leasing) Abschreibungsregeln beachten (Nutzungsrate etc.) Keine gewöhnliche Ausstattung (Computer, Drucker, Beamer etc.) Seite 29

30 Teil II, Art. II.20 B Anhang III, C Prüfung des Abschlussberichts Seite 30

31 Teil II, Art. II.20 B Anhang III, C Prüfung des Abschlussberichts Bewertung mit Punkten nach Qualitätskriterien => z.b. Umsetzung entsprechend Antrag, Qualität der durchgeführten Aktivitäten und Ergebnisse, Wirkung, Verbreitung,.. Erreichbares Maximum: 100 Punkte Prüfung durch NA + 1 externen Experten bei Budget > Kürzung des Zuschusses bei unzureichender, unvollständiger oder verspäteter Durchführung des Projekts Punkte: 25% Zuschuss-Kürzung Punkte: 50 % Zuschuss-Kürzung 0-25 Punkte: 75% Zuschuss-Kürzung Seite 31

32 Anhang III, IV Prüfungen / Vorlage von Belegen Prüfung des Abschlussberichts: in jedem Fall Belegprüfung bei Abschlussbericht ("Rechnungsprüfung"): Stichprobe oder anlassbezogen (Risikoanalyse durch NA) Vor-Ort-Kontrolle während der Laufzeit des Projekts oder nach Abschluss Einzelheiten: s. Tabelle S. 13 Anhang III Seite 32

33 Anhang III, IV Tabelle in Anhang III Seite 33

34 Anhang I Beschreibung des Projekts 2 Listen: Aktivitäten des Zuschussempfängers Aktivitäten des Gesamtprojekts (zur Information für deutsche K- Einrichtungen durch PAD zugefügt) Nicht bewilligte Aktivitäten / Kostenkategorien sind nicht aufgeführt Von NA gestrichene "Intellectual Outputs": keine Extra-Mittel bewilligt (taucht daher in Anhang I nicht auf), aber die Aktivitäten / Produkte können im Rahmen der Management-Pauschale finanziert werden Seite 34

35 Beispiel Anhang I Seite 35

36 Anhang II Veranschlagtes Budget 2 Listen: Budget des Zuschussempfängers Budget des Gesamtprojekts (zur Information für deutsche K- Einrichtungen durch PAD zugefügt) Ggf. Erläuterungen der NA zu Budgetkürzungen Seite 36

37 Beispiel Anhang II Ggf. Kommentar: Seite 37

38 Alles klar? Verwirrt? Fragen? Fragen / Anmerkungen zu dieser Präsentation bitte an: sabine.lioy@kmk.org, Tel Seite 38