Projektzyklus, administrative und finanzielle Aspekte der Projektdurchführung

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1 Kick Off für neue Projektträger KA1 Berufsbildung , Bonn Projektzyklus, administrative und finanzielle Aspekte der Projektdurchführung Kerstin Seidel, Susanne Timmermann

2 Was erwartet Sie heute? Standards zur Durchführung eines Mobilitätsprojektes in Erasmus+ Rund um den Projektvertrag Qualität in der Mobilität Projektabrechnung, Prüfungen Mittagsimbiss Vertiefende Workshops (je 2 Durchläufe und Uhr): Mobility Tool+ Vereinbarungen und Dokumenten mit Teilnehmenden Infotisch für individuelle Beratung (ab Uhr) Unser Ziel: Sie haben Sicherheit über Abläufe und Instrumente NA beim BIBB 2

3 Antragsrunde 2016 Dritte Antragsrunde in der Leitaktion KA1 - Mobilität in der beruflichen Aus- und Weiterbildung im Programm ERASMUS+ ( ) 471 Anträge eingegangen 456 Projekte, 34,5 Mio., > TN bewilligt, keine Warteliste NA beim BIBB 3

4 Projektzyklus Vertrag Förderzusage Vertragsschließung, Vorauszahlung Durchführung TN vorbereiten und entsenden TN Verträge Änderungen (open flow management) Abschließen Mobility Tool + Abschlussbericht Abrechnung NA: endgültiger Zuschuss, Qualität ggf. Prüfungen NA beim BIBB 4

5 Projektdurchführung: Rund um den Vertrag (1/6) Die wichtigsten Dokumente Finanzhilfevereinbarung Anhang I: Allgemeine Bedingungen Anhang II: Individuelles Projektbudget Anhang III: Detaillierte Regelungen zu Zuschüssen und Abrechnung (z.zt. in englischer Sprache) Anhang IV: Fördersätze Anhang V: Muster Teilnehmervereinbarungen Weitere wichtigste Dokumente Programmleitfaden (Website der NA) Handbuch zur Finanzverwaltung (Website der NA) in Arbeit Anleitung Mobility Tool+ (Website der NA) NA beim BIBB 5

6 Projektdurchführung: Rund um den Vertrag (2/6) Durchführungszeitraum der Antragsrunde 2016: Beginn zwischen und mit einer Laufzeit von 12 bis 24 Monaten (Abrechnung vor Ende der Laufzeit möglich) zuschussfähige Aktivitäten nur während der Laufzeit wie im Vertrag (FiHi Art. I.2.2) Art der Aktivität (Type of Activity): Kategorisierung der Aufenthalte im Zielland Lernende gehen in Unternehmen (Learners in companies abroad) Lernende gehen in schulische Zusammenhänge (Learners in vocational institutes abroad) Bildungspersonal lernt (Staff training abroad) Bildungspersonal lehrt (Teaching/Training assignment abroad) NA beim BIBB 6

7 Projektdurchführung: Rund um den Vertrag (3/6) Übertragung von Fördermitteln (FiHi Art. I.3.2) (ohne Benachrichtigung der NA möglich) Übertragung aus den Kategorien in die Budgetkategorien Mittel für Organisation bis zu 100 % Reisekosten und Aufenthalt RK und Aufenthalt des Bildungspersonals RK und Aufenthalt für Lernende in Schulen RK und Aufenthalt für Lernende in Unternehmen RK und Aufenthalt für Lernende RK und Aufenthalt für Lernende in Unternehmen RK und Aufenthalt für Lernende in Schulen Sprachliche Unterstützung bis zu 50 % RK und Aufenthalt für Lernende Beliebige Budgetkategorie beliebig Unterstützung bei besonderem Bedarf NA beim BIBB

8 Projektdurchführung: Rund um den Vertrag (4/6) Open-Flow-Management Zeitpunkte der Austausche, Partner, Zielländer oder Dauer können ohne Rücksprache geändert werden Formeller Änderungsantrag notwendig bei: Reduzierung der Vertragssumme, Änderung der Projektlaufzeit, Änderung der Inhalte, Umfirmierung der Einrichtung Schriftliche (formlose) Mitteilung bei Änderung anderer Kontaktdaten wie Kontaktperson, zeichnungsberechtigte Person Änderung der Bankverbindung: neues Bankformular im Teilnehmer Portal (ehemals URF) NA beim BIBB 8

9 Projektdurchführung: Rund um den Vertrag (5/6) Teilnehmerverträge und Lernvereinbarungen (Lernende) führen zu Transparenz in Finanzen und Lerninhalten Finanzieller Teil der Vereinbarung nicht für Gruppen Gruppenlernvereinbarungen sind möglich, wenn mehrere TN gleiche Lerninhalte haben Lernvereinbarung nach Programmstandard oder nach ECVET- Standard Teilnehmerverträge und Arbeitsprogramm (Bildungspersonal) Nachweis der Teilnahme vom Partner im Ausland (u.u. Europass) Berichte von allen Teilnehmenden (online) NA beim BIBB 9

10 Projektdurchführung: Rund um den Vertrag (6/6) Weitere Stichworte Mindestaufenthaltsdauer vor Ort 2 Wochen (10 Arbeitstage ohne Reisetage) für Lernende 2 Tage ohne Reisetage für das Bildungspersonal Versicherungsschutz im Ausland Überprüfung verpflichtend für den Projektträger Rechtzeitige Prüfung von Einreiseformalien (z.b. Visa) Mobility Tool+: Dokumentation aller Aktivitäten NA beim BIBB 10

11 Qualität in der Mobilität (1/5) Qualität in der Durchführung (Zuschuss Organisat. Unterstützung PLF Teil B ) Angemessene Vorbereitung der Teilnehmenden Sprachlich, interkulturell, pädagogisch, organisatorisch Zusätzlicher Zuschuss für Lernende > 30 Tage: Online Linguistic Tool (OLS) in sprachliche Vorbereitung integrieren (Assessment vor/nach Aufenthalten, Sprachkurseinheiten) Lernen begleiten: Monitoring/Mentoring Zusätzliche Finanzierung von Begleitpersonen vor Ort nur bei minderjährigen oder benachteiligten Lernenden oder TN mit Behinderungen NA beim BIBB 11

12 Qualität in der Mobilität (2/5) Transparenz und Anerkennung Lernergebnisorientierung: Welche Kenntnisse, Fertigkeiten, Kompetenzen im Ausland erwerben? Lernergebnisse feststellen (wer, wie) und dokumentieren (Europass Mobilität, andere Bescheinigungen) Instrumente aus dem europäischen ECVET-Prozess sollen die Verständigung dazu mit den ausl. Partnern erleichtern, sind aber keine Voraussetzung (Memorandum of Understanding, Learning Agreement nach ECVET Standard) NA beim BIBB 12

13 Qualität in der Mobilität (3/5) Ergebnisse des Projekts feststellen und verbreiten Die EU fokussiert deutlich auf Wirkung und Verbreitung Welche Ergebnisse sollen erreicht werden und wie werden sie festgestellt (Evaluierungen, Auswertungen) Auswertung und Ergebnissicherung auf der Ebene der TN, der Einrichtung(en) und ggf. darüber hinaus Von Beginn an planen Kategorie der Bewertung in Anträgen und Abschlussberichten NA beim BIBB 13

14 Qualität in der Mobilität (4/5) Sichtbarkeit Verbreitungsaktivitäten der Einrichtung: Im Wirkungskreis der Einrichtung Reden und Schreiben über Auslandsaufenthalte, gute Erfahrungen und Erlebnisse, Erasmus+, Impulse, die aus der internationalen Arbeit entstehen (interessante Tipps: im Handbuch Mobilität machen; im Verbreitungshandbuch der NA für KA2 Strat. Partn.) EU-Plattform zur Verbreitung von Projektergebnissen englischsprachige Zusammenfassung aus Antrag und Abschlussbericht werden dort automatisch eingespielt: Text kurz und aussagekräftig halten für den interessierten, internationalen Leser; kann bearbeitet werden. Außenwirkung! Abschlussberichte Verbreitung durch NA unterstützen: anschaulich schreiben, gerne unterfüttern mit anschaulichen Beispielen/Berichten, TN-Zitaten NA beim BIBB 14

15 Qualität in der Mobilität (5/5) Internationalisierung Die EU erwartet durch Erasmus+ eine Wirkung auf die Einrichtungen und die nationalen Berufsbildungssysteme Europäischer Entwicklungsplan als Teil des Projektantrags Mobilitätscharta Lernaufenthalte des Bildungspersonals rückgebunden an Entwicklungsziele der Einrichtung NA beim BIBB 15

16 Projektabschluss (1/3) Förderfähige Kosten Kostenart Betrag (in ) Anmerkung Organisatorische Unterstützung Reisekosten Individuelle Unterstützung (1) Sprachliche Unterstützung (2) Sprachliche Unterstützung 350 bis 100. TN 200 ab 101. TN 180 für km 275 für km u.a Nach Dauer und Zielland (s. Fördertabellen AnhangIV) Online Linguistic Tool für die Sprachen: dn, eng, franz, gr, ital, nl, pol, port, span, swe, tsch 150 nur für Lernende ab einer Dauer von 30 Tagen Nach Anzahl der TN Distance Calculator (Stückkosten für Hin- und Rückreise) 2 Tage für An- und Abreise möglich OLS Sprachtest für Lernende ab einer Dauer von 30 Tagen verpflichtend; Sprachkurs freiwillig für alle Sprachen mit Ausnahme en, fr, it, nl, es Unterstützung bei besonderem Bedarf Außergewöhnliche Kosten Erstattung bis zu 100% der förderfähigen Kosten Erstattung bis zu 100% der förderfähigen Kosten (für benachteiligte Lernende) Erstattung von 75% (Bankgarantie) Für Personen mit einer Behinderung; Mehraufwand muss begründet werden Muss beantragt und im Abschlussbericht begründet und belegt werden NA beim BIBB 16

17 Projektabschluss (2/3) Der Abschlussbericht des Projekts erfolgt spätestens 60 Tage nach Ende der Laufzeit und umfasst mehrere Aspekte: Dokumentation der Aktivitäten im Mobility Tool+ Vorliegen aller TN Berichte (online) Inhaltliche Einschätzung des Projektträgers zu Ergebnissen und zur Durchführung des Projekts Nationale Anlage Belege bei Außergewöhnlichen Kosten Dokumente, die in der Einrichtung vorgehalten werden: - TN Verträge und Lernvereinbarungen/Arbeitsprogramme - Teilnahme Bescheinigung pro TN mit Aufenthaltsdauer und Zweck der Aktivität unterzeichnet von der aufnehmenden Einrichtung - in der Buchführung der Einrichtung dargestellte Kosten (für z.b. Reisen, Auszahlungen an TN, Rechnungen) NA beim BIBB 17

18 Projektabschluss (3/3) Abschlussbericht (online) bei der NA eingetroffen (60 Tage Bearbeitungszeit) Formale Annahme bzw. Nicht-Annahme (Nachreichungsfrist i.d.r.14 Tage) des Berichts durch die NA Inhaltliche und finanzielle Prüfung des Berichts in der NA Zuschussfestsetzung und Rückmeldung der Nationalen Agentur Auszahlung Restbetrag Mängel bei der Durchführung können den endgültigen Zuschuss reduzieren (Anhang III, Art. IV). Widerspruchsfrist (30 Tage) ggfs. Nachzahlung NA beim BIBB 18

19 Prüfungen und Nachweise (1/3) (Anhang I Art. II.20.2 und Anhang III Art. VI) Kontrolle des Abschlussberichts (100%) online / Belege für außergewöhnliche Kosten Vor-Ort-Kontrolle während der Projektdurchführung Umsetzung und Förderfähigkeit der Aktivitäten Belegprüfungen Zufallsauswahl mit oder nach Abschlussbericht Systemkontrollen Umsetzung und Förderfähigkeit der Aktivitäten; Einhaltung der Mobilitätscharta NA beim BIBB 19

20 Prüfungen und Nachweise (2/3) KA 1 Berufsbildung Fahrtkosten Aufenthaltsdauer Sprachliche, pädagogische, interkulturelle Vorbereitung (innerhalb der Kostenart Organisatorische Unterstützung ) Sprachliche Unterstützung (ab 1 Monat Aufenthaltsdauer, nur für Lernende in der Berufsbildung) Besonderer Bedarf Außergewöhnliche Kosten (nur für Lernende in der Berufsbildung oder Bankgarantie) NA beim BIBB 20

21 Prüfungen und Nachweise (3/3) Nachweise, die die Höhe der Kosten belegen, sind nicht erforderlich Ausnahme: Kosten, die bis zu 100% bzw. 75% erstattet werden (Besonderer Bedarf bei Behinderung und Außergewöhnliche Kosten) Belege müssen nachweisen, dass die Aktivität stattgefunden hat Dies betrifft auch die Vorbereitungsaktivitäten, die innerhalb der Kostenart Organisatorische Unterstützung fallen NA beim BIBB 21

22 Unserer Unterstützung für Sie Wir beraten Sie gern in der Planung, für die Antragstellung, während der Durchführung und im Hinblick auf den Abschlussbericht Sie haben persönliche AnsprechpartnerInnen im Team Administrative und finanzielle Projektbetreuung sowie im Team Mobilität, Internationalisierung der Berufsbildung (s. Mail oder Liste der Ansprechpartner in bewilligten Projekten auf der Webseite). Wir stellen unterstützende Materialien in Form von Dokumenten, Anleitungen oder Handbüchern zur Verfügung Wir bieten Veranstaltungen zur guten Projektdurchführung, zu speziellen Themen oder zum Zweck der Kooperation und Vernetzung an. NA beim BIBB 22

23 > Berufsbildung > Mobilität > Durchführung Programmbereich wählen Liste der Ansprechpartnerinnen in der NA Am Ende der Seite: Zum Dokumentencenter NA beim BIBB 23

24 Info+ Im Anhang zur Präsentation: Vertiefende Informationen zum Nachlesen Zum Vergaberecht, wenn Leistungen nicht durch die beteiligten Partner erbracht werden Tools und Zugänge: - ECAS - Mobility Tool+ - Europass - OLS - Plattform zur Verbreitung von Projektergebnissen - Teilnehmenden Portal (auch URF) NA beim BIBB 24

25 Bis hierhin: Danke für Ihre Aufmerksamkeit und Fragen! NA beim BIBB

26 Info+: Vergaberecht (1/2) (Anhang I Art. II.10 und II.11) Der Auftragswert ist vorab durch den Projektträger zu schätzen. Maßgeblich für die Einordnung des Auftragswertes ist grundsätzlich der Auftragswert ohne Umsatzsteuer. Eine Aufspaltung eines Auftrages in mehrere einzelne Aufträge ist nicht zulässig. Liegt der Auftragswert unter ,- EUR (netto) kann freihändig vergeben werden: Eine freihändige Vergabe meint, dass mehrere Unternehmen um die Abgabe eines Angebotes gebeten werden. Es ist darauf zu achten, dass vergleichbare und bewertbare Angebote beim Auftraggeber zur Entscheidungsfindung vorliegen. Deshalb sollten u.a. folgende Verfahrensschritte dokumentiert werden: die Entscheidung über die Vergabeart die Beschreibung der Leistung ggf. der Eingang der einzelnen Angebote (Poststempel, Umschläge) die Wertung der Angebote und Benennung, welches den Zuschlag erhalten hat Annahme des Angebots bzw. Erteilung des Auftrags erfolgt immer schriftlich NA beim BIBB 26

27 Info+: Vergaberecht (2/2) (Anhang I Art. II.10 und II.11) Bei einem Auftragswert unter 500,- EUR (netto) muss kein Vergabeverfahren durchgeführt werden, also insbesondere keine Vergleichsangebote eingeholt werden. Bei einem Auftragswert zwischen 500,- EUR (netto) und 1.000,- EUR (netto) können die Vergleichsangebote telefonisch eingeholt werden. Die Preisermittlung ist aktenkundig zu machen. Bei einem Auftragswert zwischen 1.000,- EUR (Netto) und ,- EUR (netto) sind drei schriftliche Vergleichsangebote anzufordern. Bei einem Auftragswert zwischen ,- EUR (netto) und ,- EUR (netto) muss die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots schriftlich inklusive Leistungsbeschreibung erfolgen. Generell sind bei allen Vergaben die Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. NA beim BIBB 27

28 Info+: Tools und Zugänge (1/6) ECAS = European Commission Authentication Service Zugangsmanagement zu Tools und Datenbanken der EU-Kommission Nutzer registrieren sich für einen Account auf der Basis ihrer Mailadresse; Passwort legt man selbst fest, es muss regelmäßig geändert werden Die Mailadresse ist identifizierendes Element für Zugangs- und Nutzungsrechte ECAS ist allen Tools und Datenbanken vorgeschaltet, die von der EU- KOM direkt zur Verfügung gestellt werden und wirkt wie eine Eingangskontrolle NA beim BIBB 28

29 Info+: Tools und Zugänge (2/6) Mobility Tool+ Verpflichtend für Durchführung und Abschluss von Projekten in E+: - Angaben zu Partnern, Teilnehmenden, Mobilitäten und Finanzen - Berichte der TN nachverfolgen und einsehen - Abschlussbericht zum Projekt erstellen Projektdaten werden nach Vertragsschluss von NA eingespielt Kontaktperson erhält dann automatische Benachrichtigung per Mail, Zugang über ECAS-Account Kontaktperson kann weitere Personen anlegen, die Daten einsehen und/oder bearbeiten können Anleitungen von NA und EU-KOM im Dokumentencenter NA beim BIBB 29

30 Info+: Tools und Zugänge (3/6) Europass 5 europäische Dokumente helfen, berufliche Qualifikationen transparent darzustellen, darunter der Europass Mobilität. Dafür ist in Deutschland das Nationale Europass Center (NEC) zuständig: Der Europass Mobilität wird vom Projektträger für die Teilnehmenden direkt beim NEC beantragt (Projektnummer) Das Ausfüllen übernimmt Projektträger - ggf. auch in Zusammenarbeit mit Partnern Keine EU-Datenbank, daher Registrierung mit Passwortvergabe beim ersten Einloggen NA beim BIBB 30

31 Info+: Tools und Zugänge (4/6) OLS - Online Linguistic Support Tool zur Unterstützung des Fremdsprachenlernens für Lernende mit Aufenthalten von 30 Tagen und mehr. Hat 2 Teile: Feststellen des Sprachstands vor und nach dem Aufenthalt (verpflichtend, 12 Sprachen) Online-Sprachkurs (z.zt. 6 Sprachen) zum Selbstlernen vor und während des Aufenthaltes. Angebot wird noch ausgebaut OLS-Kontaktperson erhält automatische Benachrichtigung der EU-KOM nach Förderzusage NA teilt bewilligte Lizenzen für Test und Sprachkurs zu Projektträger kontrolliert Vergabe und Nutzung der Lizenzen durch TN; Anleitung im Dokumentencenter NA beim BIBB 31

32 Info+: Tools und Zugänge (5/6) Plattform zur Verbreitung von Projektergebnissen (Erasmus+ platform for dissemination and exploitation of project results) Alle Erasmus+ Projekte werden hier gezeigt und sind für die interessierte Öffentlichkeit einsehbar. Bei KA1-Projekten wird die engl. Zusammenfassung aus dem Projektantrag angezeigt, nach Abschluss die des Abschlussberichts: - Beim Schreiben der Zusammenfassung darauf achten, dass sie für Außenstehende verständlich ist ( Außenwirkung ). - Kontaktpersonen erhalten autom. Benachrichtigung am Ende der Projektzeit: Bei guten Zusammenfassungen kein Handlungsbedarf - Einträge können bearbeitet oder Produkte hinzugefügt werden; auf Datenschutz und Persönlichkeitsrechte achten (Namen, Photos) Bearbeitungsrechte: Kontaktperson, über ECAS-Account einloggen in den Bearbeitungsbereich; dort stehen Anleitungen zur Verfügung NA beim BIBB 32

33 Info+: Tools und Zugänge (6/6) Teilnehmer-Portal (Participant Portal, vormals auch Unique Registration Form /URF genannt) EU-Tool, in dem beteiligte Einrichtungen ihre Grunddaten eintragen und im Ergebnis den PIC erhalten. Zugang über ECAS-Account. Eingaben erfolgen vor der ersten Antragstellung. Aktualisierung sind danach nur notwendig, wenn sich Grunddaten ändern (z.b. Name der Einrichtung, Adresse, Bankverbindung; ggf. aktualisierte Unterlagen zum Nachweis der Bonität in folgenden Antragsrunden) NA beim BIBB 33