Leitfaden für das Erstellen von Quartalsabrechnungen

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1 Kanton Zürich Sicherheitsdirektion Kantonales Sozialamt Asylkoordination Finanzen Asyl und Nothilfe Leitfaden für das Erstellen von Quartalsabrechnungen

2 2/14 Inhalt 1. Abrechnung für sozialhilfeabhängige Personen des Asylrechts Beiträge an die Gemeinden für Asylaufgaben Dauer und Höhe Anrechnung von Einkommen Gesundheitskosten Grundsatz Beginn und Ende Deklaration von Gesundheitskosten auf dem Abrechnungsformular Prämienverbilligung Zahnarzt Abrechnung für Personen ohne Aufenthaltsrecht (Nothilfe) Beiträge an die Gemeinden für die Auslagen der Nothilfe Dauer und Höhe Gesundheitskosten Grundsatz Abrechnungen und Finanzaufsicht Abrechnungen allgemein Frist zur Einreichung Numerische Auflistung / Berücksichtigung der Familieneinheit Form der Datenerfassung Verbindlichkeit der Abrechnungsformulare Finanzaufsicht Grundsatz, Revision, Rückforderungen 14

3 3/14 1. Abrechnung für sozialhilfeabhängige Personen des Asylrechts Für die den Gemeinden zugewiesenen Asylsuchenden, welche auf Unterstützung angewiesen sind, erhalten die Gemeinden vom Kanton einen Beitrag. Es handelt sich hierbei um einen Beitrag an die Unterbringungs-, Unterstützungs-, Betreuungs- und Verwaltungskosten. Die Geltendmachung der Pauschale durch die Gemeinden bzw. die Abrechnung erfolgt mittels den von der Asylkoordination zur Verfügung gestellten Formularen auf elektronischem Weg. Die Ansätze der Beiträge werden jeweils gegen Ende eines Jahres für das Folgejahr bekannt gegeben Beiträge an die Gemeinden für Asylaufgaben Der Kanton vergütet den Gemeinden bzw. Leistungserbringern einen Beitrag während der Dauer des Asylverfahrens. Die Pauschale wird pro Person und Tag ausgerichtet Dauer und Höhe Die Beiträge werden ab dem Tag der Zuweisung ausgerichtet bis - eine Person die Schweiz definitiv verlassen hat (Tag der Abreise oder Rückführung in den Heimat- oder Drittstaat). - eine Person unkontrolliert abgereist ist. Als Datum der unkontrollierten Abreise gilt der Tag des Verschwindens. Kann dieser Tag nicht anders bestimmt werden, gilt als Tag des Verschwindens derjenige Tag, an dem sich eine Person zur Auszahlung von Sozialhilfeleistungen oder zur Kontrolle der Anwesenheit hätte melden müssen und nicht erschienen ist. Dabei wird bei den Gemeinden mindestens eine monatliche Anwesenheitskontrolle vorausgesetzt. In jedem Fall dürfen die Pauschalen dem Kanton nur dann in Rechnung gestellt werden, wenn die Leistungen berechtigterweise erbracht wurden oder anrechenbare Auslagen entstanden sind.

4 4/14 - zum Tag, an dem ein Nichteintretens- oder ein ablehnender Asylentscheid mit Wegweisungsverfügung rechtskräftig wurde oder die vorläufige Aufnahme rechtskräftig aufgehoben wurde. Die Kosten von allfällig zu leistender Nothilfe werden danach auf der Nothilfeabrechnung aufgeführt. - zum Tag, an dem die vorläufige Aufnahme erfolgte. - zum Tag, an dem ein "Mehrfachgesuch" gestellt worden ist oder als solches vom Bund festgestellt wurde. - zum Tag, an dem die Flüchtlingseigenschaft anerkannt wurde. - eine ausländerrechtliche Aufenthaltsbewilligung erteilt wurde oder ein Anspruch darauf besteht. Ein Anspruch auf Erteilung einer Aufenthaltsbewilligung entsteht insbesondere, wenn eine asylsuchende Person einen Schweizer Bürger resp. eine Schweizer Bürgerin oder eine ausländische Person mit Niederlassungsbewilligung C heiratet. Die Kostenerstattungspflicht endet mit dem Datum der Heirat. - zur Sozialhilfeunabhängigkeit. - zum Todestag. - zu einem Kantonswechsel (gemäss Datum Eintrag Bundesdatenbank ZEMIS) Bei der Anzahl in Rechnung zu stellender Tage, ist der Tag, an dem die Unterstützung geendet hat, nicht mit einzurechnen Haft, Spitalaufenthalt Keine Beiträge werden ausgerichtet: Bei einem Spitalaufenthalt ab dem 31. Tag Bei Personen in Haft ab dem 1. Tag Anrechnung von Einkommen Grundsatz Die Einnahmen und Ausgaben sind getrennt voneinander, ohne gegenseitige Verrechnung, in voller Höhe auszuweisen. Das ganze

5 5/14 verfügbare Einkommen ist vollumfänglich anzurechnen bzw. dem Kanton gutzuschreiben. Es gilt das Subsidiaritätsprinzip Berechnung des Nettoeinkommens Das Nettoeinkommen berechnet sich für jede Person aus dem massgeblichen Bruttoeinkommen (in der Regel AHV-pflichtiges Einkommen) inkl. allfälliger Zulagen, unter Berücksichtigung folgender Abzüge: - Sozialversicherungsbeiträge - Erwerbsunkosten bis Fr pro Monat und Vollzeitstelle (anteilmässige Anrechnung bei Teilzeit). Damit sind die mit einer Erwerbstätigkeit zusammenhängenden Gewinnungskosten abgegolten. Bei Lehrlingen und Praktika-Stellen können die Erwerbsunkosten ebenfalls abgezogen werden. - Sonderabgabe Ergibt sich pro Monat ein Nettoeinkommen von weniger als Fr , so ist dieses nicht abzurechnen. Bei Ersatzeinkommen wie z. B. Taggelder, Renten der Arbeitslosen-, Unfall- oder Invalidenversicherung, Familienzulagen usw. sowie bei Ausbildungsbeiträgen (Stipendien) entfällt der Abzug für Erwerbsunkosten. Nachzahlungen von Taggeldern, Renten der Arbeitslosen-, Unfall- oder Invalidenversicherung, Familienzulagen usw., welche jenen Zeitraum betreffen, zu der Asylfürsorge bezogen wurde, sind auf der nächsten Quartalsabrechnung abzurechnen Deklaration von Einkommen auf dem Abrechnungsformular In der Kolonne F sind alle Einnahmen von Asylsuchenden sowie Leistungen Dritter (inkl. Nachzahlungen) bei der Abrechnung vollständig aufzuführen. Alle Einträge müssen mit dem entsprechenden, nachfolgend aufgeführten Code versehen sein. Nicht codierte Einträge führen zu Rückfragen durch den Kanton, was zu Verzögerungen der Auszahlung führt. Die Einträge in der Kolonne F sind der jeweiligen Person zuzuordnen. Die entsprechenden Belege sind in Kopie beizulegen.

6 6/14 Code-Liste: 1 = Nettolohn aus Erwerb 2 = Leistungen der ALK / KV / UV, inkl. Nachzahlungen 3 = Leistungen der AHV / IV / EL, inkl. Nachzahlungen Familienzulagen 4 = familienrechtliche Unterhaltszahlungen & Verwandtenunterstützung 5 = übrige 1.2. Gesundheitskosten Asylsuchende Personen werden durch das Kantonale Sozialamt in einem Rahmenvertag bei der Helsana Versicherungen AG im Hausarztmodell für KVG-Pflichtleistungen versichert. Die Prämienhöhe wird jeweils gegen Ende eines Jahres für das Folgejahr bekannt gegeben Grundsatz Für sozialhilfeabhängige Personen des Asylbereichs sorgt das Kantonale Sozialamt für die Kranken- und Unfallversicherung. Es hat einen Rahmenvertrag im Hausarzt-Modell bei der Helsana abgeschlossen. Die Ärztegesellschaft des Kantons Zürich (AGZ) führt im Auftrag des Kantonalen Sozialamtes eine Asylhausarzt-Liste. Diese kann unter folgendem Link herunter geladen werden: Die Krankenversicherung übernimmt nur Leistungen, welche vom zuständigen Grundversorger, dem Asylhausarzt erbracht, durch diesen veranlasst oder koordiniert worden sind. Leistungen und Medikamente ausserhalb des Grundleistungskataloges gemäss Krankenversicherungsgesetz (KVG), also Nichtpflichtleistungen, werden in der Regel weder von der Versicherung noch vom Kanton übernommen. Der Kanton kann in begründeten Fällen Ausnahmen bewilligen (z. B. Medikament gegen Scabies, welches bei der Kantonsapotheke erhältlich ist).

7 7/ Krankenversicherung bei Familiennachzug Familiennachzüge von Personen mit vorläufiger Aufnahme sowie anerkannten Flüchtlingen, welche direkt in die Gemeinde ziehen, werden nicht automatisch bei der Versicherung angemeldet. Die Betreuungsstelle klärt die Bedürftigkeit ab. Ist die Fürsorgezuständigkeit der nachgezogenen Familienmitglieder nach Asyl gegeben, so ist eine Mutationsmeldung mit Angaben zum Beginn der Fürsorgeabhängigkeit und Krankenkasse ans Kantonale Sozialamt einzureichen Prämienausstände von Asylsuchenden Prämienausstände der obligatorischen Krankenversicherung aus einer vorangehenden Sozialhilfeunabhängigkeit sowie Kosten für Zusatzversicherungen werden vom Kanton nicht übernommen Beginn und Ende Versicherungsbeginn Die Versicherung beginnt auf den ersten des Monats der Gesuchstellung um Asyl. Es werden immer ganze Monate versichert. Die Anmeldung an die Helsana erfolgt rückwirkend nach Erhalt der Mutationsmeldung von der Betreuungsstelle. Bei Kantonswechsel von anderen Kantonen in den Kanton Zürich oder bei Personen, welche aus dem Bundeszentrum Juch in den Kanton Zürich zugewiesen werden, erfolgt die Aufnahme in die Versicherung jeweils auf den ersten des dem Platzierungsdatum folgenden Monats. Die Anmeldung an die Helsana erfolgt nach Erhalt der Mutationsmeldung von der Betreuungsstelle Versicherungsende Die Versicherung endet jeweils am Ende des Monats, in dem eine Person: - die Schweiz definitiv verlassen hat. - unkontrolliert abgereist ist. - gestorben ist.

8 8/14 Die Abmeldung aus der Helsana erfolgt nach Erhalt der Mutationsmeldung von der Betreuungsstelle Versicherungswechsel in eine Einzelversicherung Bei folgenden Fällen muss auf Beginn des Folgemonats des Ereignisses, ein Übertritt in eine Einzelversicherung durch die Betreuungsorganisation innerhalb von 30 Tagen veranlasst werden: - Bei Sozialhilfeunabhängigkeit. - Bei der Erteilung einer vorläufige Aufnahme. - Bei der Anerkennung der Flüchtlingseigenschaft. - Bei der Erteilung einer ausländerrechtlichen Aufenthaltsbewilligung oder wenn ein Anspruch darauf besteht. Ein Anspruch auf Erteilung einer Aufenthaltsbewilligung entsteht insbesondere dann, wenn eine asylsuchende Person einen Schweizer Bürger bzw. eine Schweizer Bürgerin oder eine ausländische Person mit Niederlassungsbewilligung C heiratet. - Bei einem Kantonswechsel von Zürich in einen anderen Kanton. Die Abmeldung aus der Helsana erfolgt nach Erhalt der Mutationsmeldung mit den notwendigen Beilagen von der Betreuungsstelle. Fehlende, unvollständige oder unkorrekt ausgefüllte Dokumente führen zu Rückfragen durch den Kanton und verzögern die Abmeldung aus dem Kollektivvertrag des Kantons. Kostenfolgen infolge verspäteter Abmeldungen aus der Helsana müssen der abgebenden Betreuungsstelle weiterverrechnet werden Deklaration von Gesundheitskosten auf dem Abrechnungsformular - Spalte C: Gesundheitskosten für Kollektivversicherte Die Leistungserbringer (Asylhausärzte, Spezialärzte u. Spitäler) sind angewiesen, alle erbrachten Leistungen gemäss Grundleistungskatalog KVG direkt mit der Helsana abzurechnen. Können einzelne Leistungserbringer nicht direkt abrechnen, müssen die Rechnungen durch die Betreuungsstelle vorfinanziert werden und anschliessend auf der

9 9/14 Quartalsabrechnung, pro nachfolgendem Kostencode je eine Zeile, unter Spalte C aufgeführt werden. Den Quartalsabrechnungen sind immer alle vollständigen Rechnungen, inkl. ärztliche Verordnungen und Rezepte (gut lesbare Kopien genügen), beizulegen. In jedem Fall können alle Spitäler immer direkt mit der Helsana abrechnen. Spitalrechnungen für stationäre Behandlungen sind daher immer dem Spital zu retournieren mit dem Vermerk, direkt mit der Helsana abzurechnen. Bei den nachfolgend erwähnten Leistungen, kann die Helsana keine Direktzahlung vornehmen. Code-Liste: 1 = Diverses (alles was nicht unter die Ziffern 2, 3 oder 4 fällt) 2 = Spitex, Heime (Alters- und Pflegeheim) 3 = Kranken-Transport 4 = Labor, Brillen Brillen für Kinder sind im Grundleistungskatalog aufgeführt und werden von der Helsana übernommen. Für Erwachsene Personen gelten Brillen als Nichtpflichtleistung, weshalb die Helsana keine Kosten vergütet. Kann eine asylsuchende Person nicht selber für die Brille aufkommen, beteiligt sich der Kanton mit einem Betrag von max. Fr am Brillengestell zuzüglich die notwendigen Gläser. Ein Brillenrezept muss vorliegen. - Spalte B: Gesundheitskosten für Einzelversicherte (Prämien- und Leistungsabrechnungen) Der Kanton kann in Ausnahmefällen die Prämien (Grundversicherung) von einzelversicherten Personen übernehmen. In der Spalte B können pro Person und pro Quartal das Prämientotal aufgeführt werden. Zur besseren Übersicht benutzen Sie für die Leistungsabrechnungen (Selbstbehalte/Franchise) eine separate Zeile. Der Quartalsabrechnung sind immer die entsprechenden Prämien- und Leistungsabrechnungen (Kopie) beizulegen Prämienverbilligung

10 10/14 Solange der Kanton die Krankenkassenprämien übernimmt, besteht kein Anspruch von Asylsuchenden auf Prämienverbilligungsbeiträge Zahnarzt Der Kanton vergütet die von der obligatorischen Krankenpflegeversicherung oder anderen Versicherungseinrichtungen nicht übernommenen Kosten für notwendige zahnmedizinische Akut-Behandlungen. Es werden lediglich Zahnbehandlungskosten (Zahnarztkosten, Kosten für zahntechnische Arbeiten, Material, Medikamente), welche für die Schmerzbekämpfung und Zahnerhaltung notwendig sind, übernommen. Die Zahnarztkosten werden in der Spalte D eingetragen. Eine Rechnungskopie muss beigelegt werden. Übersteigen die Behandlungskosten voraussichtlich den Betrag von Fr so ist vorgängig mit dem vom behandelnden Zahnarzt vollständig ausgefüllten Formular für Sozialzahnmedizin der VKZS (Vereinigung der Kantonszahnärzte der Schweiz), ein Kostengutsprachegesuch beim Kanton einzureichen. Aktuelle Röntgenbilder sind dem Gesuch beizulegen. Unvollständig ausgefüllte Formulare werden retourniert. Gesuche sind zu richten an: Kantonales Sozialamt Abteilung Asylkoordination Postfach 8090 Zürich Die Vorgaben der VKZS sind einzuhalten und können im Detail unter abgerufen werden. Das vom Vertrauenszahnarzt geprüfte Gesuch wird zusammen mit der Stellungnahme innert nützlicher Frist zurückgesandt.

11 11/14 2. Abrechnung für Personen ohne Aufenthaltsrecht (Nothilfe) Gemäss Art. 12 BV besteht ein Recht auf Hilfe in Notlagen. Wer in Not gerät und nicht in der Lage ist, für sich zu sorgen, hat Anspruch auf Hilfe und Betreuung und auf die Mittel, die für ein menschenwürdiges Dasein unerlässlich sind. Dieses Grundrecht gilt auch für ausländische Staatsangehörige, die sich illegal in der Schweiz aufhalten. Die Ursachen der Notlage sind unerheblich. Nothilfe gewährleistet Obdach, Nahrung, Kleidung und die medizinische Notfallversorgung. Auf darüber hinausgehende Hilfe besteht kein Anspruch Beiträge an die Gemeinden für die Auslagen der Nothilfe Der Kanton vergütet den Gemeinden bzw. Leistungserbringern die Auslagen der Nothilfe. Die Nothilfe umfasst Unterkunft, Nahrung, Kleidung, die Möglichkeit zur Körperpflege sowie die medizinische Notversorgung. In der Regel wird sie in dafür bezeichneten Unterkünften des Kantons gewährt und in Form von Sachleistungen ausgerichtet ( 2 Nothilfeverordnung). Wo dies nicht möglich ist, vergütet der Kanton den Gemeinden einen Beitrag während der Dauer der Nothilfe. Die Pauschale wird pro Person und Tag ausgerichtet. Die Ansätze der Beiträge für Nothilfe werden jeweils gegen Ende eines Jahres für das Folgejahr bekannt gegeben Dauer und Höhe Die Beiträge können auf der Nothilfeabrechnung geltend gemacht werden, ab dem Tag der Rechtskraft des Nichteintretensentscheids oder des negativen Entscheids oder des Erlöschens der vorläufigen Aufnahme, bis eine Person - die Schweiz definitiv verlassen hat (Tag der Abreise oder Rückführung in den Heimat- oder Drittstaat)

12 12/14 - oder unkontrolliert abgereist ist. Als Datum der unkontrollierten Abreise gilt der Tag des Verschwindens. Kann dieser Tag nicht anders bestimmt werden, gilt als Tag des Verschwindens derjenige Tag, an dem eine Person die Auszahlung der Nothilfe hätte entgegennehmen müssen und nicht erschienen ist. Dabei wird bei den Gemeinden mindestens eine wöchentliche Anwesenheitskontrolle vorausgesetzt. In jedem Fall dürfen die Pauschalen dem Kanton nur dann in Rechnung gestellt werden, wenn die Leistungen berechtigterweise erbracht wurden oder anrechenbare Auslagen entstanden sind. - oder gestorben ist. Für Personen in Haft und bei Spitalaufenthalt werden keine Nothilfebeiträge ausgerichtet Gesundheitskosten Von der Nothilfe betroffene Personen werden durch das Kantonale Sozialamt in einem Rahmenvertag bei der Helsana Versicherungen AG im Hausarztmodell für KVG-Pflichtleistungen versichert. Die Prämienhöhe wird jeweils gegen Ende eines Jahres für das Folgejahr bekannt gegeben Grundsatz Grundsätzlich sind Personen mit Nothilfe krankenversichert. Im Übrigen gelten die gleichen Anwendungsbestimmungen wie in Absatz Grundsatz und Beginn und Ende. Dem Kanton können die Kosten für die notwendige medizinische Versorgung sowie notwendige zahnmedizinische Behandlungen in der Spalte C in Rechnung gestellt werden. Der Quartalsabrechnung sind immer die entsprechenden Rechnungskopien beizulegen.

13 13/14 3. Abrechnungen und Finanzaufsicht 3.1. Abrechnungen allgemein Frist zur Einreichung Die Abrechnungen sind dem Kanton innert 30 Tagen nach Ablauf des Quartals einzureichen. Die Ersteller bestätigen die Richtigkeit der Abrechnungen mit deren Stempel und Unterschrift. Die Abrechnungen sind zusätzlich zur Einreichung in Papierform auch mittels elektronischer Form (CSV-Datei) dem Kanton zu übermitteln Numerische Auflistung / Berücksichtigung der Familieneinheit Alle Abrechnungslisten müssen in numerischer Reihenfolge (nach N- Nummer aufsteigend) sortiert sein. Die Familieneinheit (Auflistung aller Familienangehörigen nacheinander) muss berücksichtigt werden. Die Summe aller pro Familieneinheit aufgeführten Ausgaben muss auf jedem Formular in der jeweiligen Kolonne E Total der Ausgaben ersichtlich sein. Die beigelegten Belege zu jeder Ausgabe und Einnahme sind spaltenweise in der Reihenfolge der abgerechneten Personen zu sortieren. Es genügen gut lesbare, einseitige Kopien von Rechnungen, Quittungen, Rezepten, Lohnausweisen, Verfügungen usw. Die Originale verbleiben bei den Gemeinden. Es können auch alle Belege in eine PDF-Datei eingescannt und zusammen mit der CSV-Datei eingereicht werden Form der Datenerfassung Die Personen sind in der Datenbank so zu erfassen, dass in der CSV-Datei die N-Nummern ohne "N", ohne Punkte, ohne Apostrophe und ohne Leerschläge erfasst werden. Analoges gilt für die BFM-Nummer.

14 14/14 Wenn die Abrechnung erstellt ist, ist die CSV-Export-Datei für den Versand an den Kanton zu sichern. Dann kann der Papierausdruck erstellt werden. Die CSV-Export-Datei muss mit den Papierformularen identisch sein. Andernfalls werden die Unterlagen nicht verarbeitet, sondern der Gemeinde retourniert Verbindlichkeit der Abrechnungsformulare Die Abrechnungsformulare für sozialhilfeabhängige Personen aus dem Asylbereich und für ausländische Personen ohne Aufenthaltsrecht (Nothilfe) sind in ihrem tabellarischen Aufbau und der Darstellung verbindlich. Abrechnungen welche diesen Vorgaben nicht entsprechen, können nicht behandelt werden Finanzaufsicht Grundsatz, Revision, Rückforderungen Der Kanton prüft die subventionsrechtlich korrekte Verwendung und die vorschriftsgemässe Abrechnung der Beiträge. Er kann zudem bei den Gemeinden Prüfungen durchführen. Der Kanton kann diese Aufgabe Dritten übertragen. Der Kanton prüft die Abrechnungen zuerst auf formale Richtigkeit. Ist diese in Ordnung, wird die Zahlung ab Eingang der Abrechnung innert 40 Tagen ausgelöst. Danach werden die Abrechnungen auf ihre inhaltliche Richtigkeit geprüft. Das Ergebnis wird den Erstellern, unter Vorbehalt einer allfälligen Revision, mitgeteilt. Die kantonale Finanzkontrolle, die kantonale Asylkoordination oder von diesen beauftragte Dritte können jederzeit materiell geprüfte Abrechnungen nachträglich einer Revision unterziehen. Rückforderungen aus materiellen Prüfungen und Revisionen werden mit laufenden bzw. künftigen Guthaben verrechnet. März 2016