Zum heise Webcast mit dem Thema: Neues Arbeiten : Was steckt drin im neuen Office 2016?

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1 April 2016 Research Note Zum heise Webcast mit dem Thema: Neues Arbeiten : Was steckt drin im neuen Office 2016? Die Ergebnisse basieren auf einer seitens techconsult durchgeführten Breitenerhebung in 223 Unternehmen. SUMMARY: Büroarbeit ist zur Wissensarbeit geworden, bei der Informationen erstellt, bewertet und weiterverarbeitet werden. Voraussetzung für die neuen Arbeitsprozesse sind Vernetzung, Digitalisierung und Mobilität, die durch die Informationstechnologie geschaffen werden. Kaum ein Unternehmen ist nicht Gruppen, Abteilungen oder Bereiche strukturiert. Das Arbeiten in Teams auch interdisziplinär spielt dabei eine große Rolle. Für Anwender ist es wichtig, dass die neue Generation der Office-Lösung neben den Standardprogrammen wie Excel, Word und Powerpoint auch Funktionen zur Teamarbeit bietet. Außerdem sind mobile und flexible Lösungen gefragt, mit denen man an Arbeitsplätzen außerhalb des Unternehmens ebenso effizient arbeiten kann wie im Unternehmen selbst. INHALT: Veränderte Arbeiststrukturen in den Unternehmen Office Nutzungsverhalten Anforderungen an Office-Lösungen

2 Arbeitsstrukturen in den Unternehmen Unsere heutige Arbeitswelt befindet sich im permanenten Wandel. Grundlegende Veränderungen in der Gesellschaft haben dazu geführt, dass Informationen und die Fähigkeit, sie zu verarbeiten, sich zum zentralen Faktor der Wertschöpfung entwickelt haben. Büroarbeit ist dabei zur Wissensarbeit geworden, bei der Informationen erstellt, bewertet und weiterverarbeitet werden. Dabei sind im Arbeitsalltag flexibles Denken und Handeln sowie schnelle und intelligente Synchronisierungsprozesse erforderlich. Voraussetzung für die neuen Arbeitsprozesse sind Vernetzung, Digitalisierung und Mobilität, die durch die Informationstechnologie geschaffen wird. Wirft man einen Blick auf die letzten Jahrzehnte, so ist festzustellen, dass sich die Strukturen innerhalb des Unternehmens signifikant geändert haben. Die Arbeitsaufgaben werden anspruchsvoller, Hierarchien sind flacher geworden und die Verantwortung wird immer mehr dezentralisiert. Es ist nicht überraschend, dass nahezu jedes Unternehmen ab 10 Mitarbeitern in Bereiche, Abteilungen und Gruppen gegliedert ist. Das gab es schon immer, doch in den letzten Jahrzehnten hat die Teamarbeit, sowohl innerhalb der Abteilungen aber auch abteilungs- und bereichsübergreifend, stark an Bedeutung gewonnen. 55 Prozent der befragten Unternehmen arbeiten in Abteilungen. In immer mehr Unternehmen sehen sich Mitarbeiter als Teil eines Teams, das ein gemeinsames Ziel verfolgt. Bereits in Unternehmen ab 5 PC-Arbeitsplätzen wird in Teams gearbeitet. In größeren Unternehmen werden die Teams auch bereichs- oder abteilungsübergreifend gebildet. 2

3 Vor diesem Hintergrund haben nicht nur die internen Arbeitsstrukturen einen Wandel durchlaufen, auch die Büro-Arbeitsplätze haben sich verändert. Internet-Technologien ermöglichen verteiltes und dezentrales Arbeiten, dass sich nicht an der Präsenz eines Mitarbeiters, sondern am Arbeitsergebnis orientiert. Gleichzeitig führen mobile und flexible Arbeitsformen zu einer weltweit zunehmenden Kommunikation auf allen Kanälen und in sozialen Netzwerken, die sowohl innerhalb eines Unternehmens als auch zwischen unterschiedlichen Unternehmen stattfindet. Starre Grenzen von Arbeitszeiten und Arbeitsorten lösen sich im Büroalltag immer mehr auf. Office-Arbeitsplätze wandern aus dem Unternehmensstandort heraus. Mit einer entsprechenden Office-Lösung können Angestellte von unterwegs, an anderen Standorten, auf Reisen in öffentlichen Verkehrsmitteln oder im Homeoffice nahezu genauso gut arbeiten wie an ihrem unternehmensinternen Arbeitsplatz. Informations- und Kommunikationstechnologien vernetzen die Teams rund um die Uhr. Jedes vierte Unternehmen mit 25 bis 250 PCs hat Office-Arbeitsplätze an anderen Unternehmensstandorten. In größeren Unternehmen sind es 80 Prozent der Unternehmen. Angesichts der zunehmenden Arbeitsintensität wird vielen Menschen eine Balance zwischen Arbeit und Freizeit immer wichtiger. Der Trend geht zu flexiblen Arbeitssystemen, die eine ausgeglichene Work-Life-Balance schaffen sollen. Mitarbeiter, die vom Home-Office arbeiten, können Familie und Karriere wesentlich besser miteinander vereinbaren besonders Angestellten mit Kindern ist das wichtig. Zugleich könnten Unternehmer durch die Schaffung von Home- Office-Arbeitsplätzen unter günstigen Bedingungen von einer erhöhten Produktivität und Mitarbeitermotivation profitieren. Das Arbeiten von zu Hause kann durchaus ruhiger, konzentrierter und somit auch effektiver als im Büro erfolgen. Bereits heute gewähren ein Drittel der Arbeitgeber mit bis zu 250 PCs ihren Mitarbeitern Home-Office. In Unternehmen ab 250 PCs sind es 61 Prozent, die Home-Office-Arbeitsplätze geschaffen haben. Mobile Geräte und mobile Applikationen sind dafür eine entscheidende Voraussetzung. 3

4 Nutzungsverhalten Bei der zuvor beschriebenen neuen Office-Welt und den Arbeitsstrukturen bleibt es nicht aus, dass Dokumente von mehreren Personen bearbeitet werden und dafür auch standortübergreifend weitergereicht werden müssen. 36 Prozent der größeren Betriebe gaben an, dass bei ihnen gemeinsam an Dokumenten gearbeitet wird. Die Voraussetzung für ein effektives Arbeiten wird mit performanten Office- Softwarelösungen geschaffen. Dabei nutzen die Anwender in erster Linie und nach wie vor Word, Excel, Outlook sowie Powerpoint. Mit Abstand folgen Skype for Business, das digitale Notizbuch One Note und das One Drive for Business, mit dem sich Arbeitsdateien speichern, synchronisieren und über die Cloud teilen lassen. Derzeit nutzt ungefähr jedes dritte Unternehmen diese Programme, sie werden aber mit Blick auf die zukünftigen Arbeitsweisen mit Sicherheit noch deutlich an Bedeutung gewinnen. 4

5 Der Anteil der mit Office zufriedenen Unternehmen nimmt mit jeder neuen Microsoft Version zu. Waren es bei Office Prozent und bei Office 2013 schon 89 Prozent der Unternehmen, so sagen 91 Prozent der Befragten, dass sie zufrieden bis sehr zufrieden mit Office 365 sind. Mit der Größe des Unternehmens nimmt das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten an Bedeutung zu. Über 60 Prozent der Unternehmen ab 250 Mitarbeiter gaben an, dass es für sie wichtig bis sehr wichtig sei, zeitgleich an Dokumenten arbeiten zu können. Seitens der Anwender gibt es in diesem Punkt 5

6 Verbesserungswünsche: So ist vor allem eine bessere Handhabung der Versionsstände wünschenswert, was von einem Drittel der Unternehmen genannt wurde. Jedes fünfte Unternehmen hält das Versionsmanagement und den Austausch von Versionen bisher noch für zu aufwändig. Vor allem in diesem Punkt setzt Office 2016 neue Maßstäbe. Im Hinblick auf die Teamarbeit bietet die neueste Microsoft Office Version intelligente Funktionen. Laut Microsoft erleichtert Office 2016 das Teilen und Bearbeiten von Dokumenten mit anderen. Dokumente können mit anderen geteilt und in Echtzeit gemeinsam bearbeiten werden, ohne die Anwendung verlassen zu müssen. Was schätzen Unternehmen an Office 365? Office ist eine grundlegende Voraussetzung für den Austausch von Informationen. Jedes zweite Unternehmen sieht in einer Office-Lösung einen wesentlichen Bestandteil der internen Abläufe. Für jedes dritte Unternehmen ist eine Office-Lösung aus der Cloud sinnvoll. Sie schätzen die dadurch erzielte Flexibilität, Mobilität und letztendlich auch die sich daraus ergebende Effektivität. Ein übergeordneter Aspekt ist dabei jedoch der Schutz und die Sicherheit der Daten. Zwei Drittel der Unternehmen wollen ihre Daten sowohl vor unbefugten Zugriff als auch vor unbeabsichtigter Bearbeitung geschützt wissen. Der mobile Zugriff auf Anwendungen spielt für jedes zweite Unternehmen eine große Rolle. Entsprechende Teamfunktionen sind für 37 Prozent der Unternehmen wichtig. 6

7 Die Studienergebnisse zeigen, dass die Teamarbeit in vielen Unternehmen bereits eine zentrale Rolle spielt und zukünftig noch stärker in den Vordergrund rücken wird. Umso wichtiger ist es, dass die Office-Lösung neben den Standardfunktionen auch auf das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten fokussiert und ausgerichtet ist. Stichprobe Die in dieser Research Note vorgestellten Ergebnisse resultieren aus einer Breitenerhebung von 223 Unternehmen aller Größenklassen und Branchen. Die Befragung wurde von der techconsult GmbH konzipiert und durchgeführt. Die Stichprobe ist innerhalb der Größenklasse und Branche repräsentativ gezogen. Ansprechpartner waren Geschäftsführer, Business-Verantwortliche und IT-Entscheider. Verena Bunk Senior Analyst techconsult GmbH Baunsbergstr. 37 D Kassel Tel.: Fax: Web: 7

8 Über techconsult GmbH Die techconsult GmbH, gegründet 1992, zählt zu den etablierten Analystenhäusern in Zentraleuropa. Der Schwerpunkt der Strategieberatung liegt in der Informations- und Kommunikationsindustrie (ITK). Durch jahrelange Standardund Individual-Untersuchungen verfügt techconsult über einen im deutschsprachigen Raum einzigartigen Informationsbestand, sowohl hinsichtlich der Kontinuität als auch der Informationstiefe, und ist somit ein wichtiger Beratungspartner der CXOs sowie der IT-Industrie, wenn es um Produktinnovation, Marketingstrategie und Absatzentwicklung geht. Die techconsult GmbH wird vom geschäftsführenden Gesellschafter und Gründer Peter Burghardt am Standort Kassel mit einer Niederlassung in München geleitet und ist Teil der Heise Medien Gruppe. 8