Gründung einer GmbH in Polen

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1 Gründung einer GmbH in Polen Zusammengestellt von: Dr. Marcin Dudarski Rechtsanwalt / Radca Prawny, JP Weber Dudarski sp.k. Tomasz Sadurski Rechtsanwalt / Radca Prawny, JP Weber Dudarski sp.k Breslau/Warschau, September Auflage, März / 13

2 Inhalt 1. Vorwort Überblick über die Rechtsformen einer Gesellschaft Gesetzliche Grundlagen einer GmbH Die wichtigsten Informationen über die GmbH Gründung einer Gesellschaft / 13

3 1. Vorwort Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) ist für die ausländischen Direktinvestitionen, neben der GmbH & Co. KG, die am häufigsten gewählte Rechtsform. Der Grund der hohen Attraktivität lässt sich bereits aus der Namensgebung ableiten: Die persönliche Haftung der Gesellschafter wird grundsätzlich beschränkt. Die GmbH gehört zur Gruppe der Kapitalgesellschaften und ist auch als Ein-Personen-Gesellschaft zulässig. Als juristische Person ist die GmbH selbstständige Trägerin von Rechten und Pflichten: sie kann Eigentum erwerben, Verträge abschließen und vor Gericht klagen und verklagt werden. Überblick über die Rechtsformen einer Gesellschaft Die Ausübung einer wirtschaftlichen Tätigkeit in der Republik Polen kann in Form eines selbständigen Unternehmens, einer Personengesellschaft, einer Kapitalgesellschaft oder in Form einer Niederlassung realisiert werden. Jede Form hat ihre rechtlichen, steuerrechtlichen sowie betriebswirtschaftlichen Vorteile und Nachteile, und sollte sich nach dem Profil des Unternehmens richten. In der nachstehenden Tabelle stellen wir kurz die Charakteristika der wichtigsten rechtlichen Formen der Ausübung einer wirtschaftlichen Tätigkeit in der Republik Polen dar. GmbH (Sp. z o.o) AG (S.A.) Niederlassung (Oddział w Polsce) Kommanditgesellschaft (Sp.k.) Satzung in notarieller Form 1 in notarieller Form - in notarieller Form Gesellschaftsgegenstand Gesellschafter Keine Begrenzung/ Ausnahme Konzessionen und Genehmigungen Natürliche oder juristische Person / mindes- Keine Begrenzung/ Ausnahme Konzessionen und Genehmigungen Natürliche oder juristische Person / Beschränkt auf den Geschäftsgegenstand des ausländischen Unternehmen Ausländisches Unternehmen Keine Begrenzung/ Ausnahme Konzessionen und Genehmigungen Natürliche oder juristische Person / mindestens 1 Komplementär 1 Gilt nicht bei Gründung einer GmbH im elektronischen Verfahren 3/ 13

4 Kapital tens 1 Gesellschafter PLN / Mindestnominalwert eines Anteils: 50 PLN mindestens 1 Gesellschafter PLN / Nominalwert Aktie: 0,01 PLN - Kein Mindestkapital erforderlich Einlage für Kapital Geldeinlage / Sacheinlage Geldeinlage bei Gründung einer GmbH im elektronischen Verfahren Geldeinlage / Sacheinlage - Geldeinlage / Sacheinlage / Erbrachte Arbeitsleistung Handelsregister Handelsregister Handelsregister Handelsregister Registrierung Vorstand Vorstand Bevollmächtigter Komplementär / Kommanditist als Vertretung Bevollmächtigter Obligatorisch Aufsichtsrat Gesellschafter Versammlung Vorschriften Fakultativ / Obligatorisch wenn das Stammkapital PLN übersteigt und über 25 Gesellschafter bestehen - - Gesellschafter Aktionäre - - Gesellschaftsrecht (HGG) Gesellschaftsrecht (HGG) Gesetz über die Freiheit der Wirtschaftstätigkeit Gesellschaftsrecht (HGG) 2. Gesetzliche Grundlagen einer GmbH Die gesetzlichen Bestimmungen über die Gründung einer GmbH in Polen sind grundsätzlich im polnischen Gesellschaftsrecht vom 15. September 2000 (im folgenden HGG) geregelt. In den gesetzlichen Regelungen sind zahlreiche Parallelen zum deutschen und schweizerischen Handelsrecht erkennbar. Weitere Rechtsvorschriften sind im Landesgerichtsregistergesetz sowie im Rechnungslegungsgesetz geregelt. 3. Die wichtigsten Informationen über GmbH Die nachfolgenden Punkte enthalten die wichtigsten Informationen über die Gestaltung einer GmbH nach polnischem Recht. 4/ 13

5 4.1 Gleichbehandlung von Bürgern der EU- und EFTA-Länder bei der Gründung einer GmbH nach polnischem Recht Ausländische Bürger können auf dem Gebiet der Republik Polen ihre Wirtschaftstätigkeit frei und in demselben Umfang wie inländische Bürger ausüben. 4.2 Gesellschaftsvertrag Der Gesellschaftsvertrag stellt die Grundlage für die zukünftige Tätigkeit der Gesellschaft dar. Das polnische Handelsrecht ist relativ flexibel und dementsprechend dürfen Gesellschafter den Gesellschaftsvertrag frei gestalten, sofern das HGG nichts anderes bestimmt. Der Vertrag über eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung muss wie folgt enthalten: 1. Firma und Sitz der Gesellschaft, 2. Gegenstand der Tätigkeit der Gesellschaft, 3. Höhe des Stammkapitals, 4. Angabe, ob ein Gesellschafter einen oder mehrere Anteile übernehmen darf, 5. Zahl und den Nominalwert der Anteile, die von den einzelnen Gesellschaftern übernommen werden, 6. Dauer der Gesellschaft, falls diese beschränkt sein soll. Die Gesellschafter verfügen auch über das Recht, Kompetenzen der Organe, Pflichten der Geschäftsführer, erforderlichen Zustimmungen oder Genehmigungen sowie Veräußerungsbeschränkungen bezüglich der Anteile, Nachschüsse, Wettbewerbsverbot für die Geschäftsführer wie auch andere Angelegenheiten im Gesellschaftsvertrag zu bestimmen. Der Vertrag über die Gesellschaft mit beschränkter Haftung bedarf der notariellen Beurkundung. 4.3 Firma der Gesellschaft Die Firma der Gesellschaft kann frei gewählt werden, sie muss jedoch zusätzlich die Bezeichnung Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością enthalten. Zusätzlich ist die Verwendung der Abkürzung Spółka z o.o. oder Sp. z o.o. obligatorisch. Da die Eintragung von zwei Gesellschaften unter dem gleichen Firmennamen nicht möglich ist, sollte im Vorfeld eine Recherche im Unternehmensregister durchgeführt werden. 4.4 Sitz der Gesellschaft Der Sitz der Gesellschaft ist beim Gericht anzumelden. Es ist zwischen Sitz und Adresse der Gesellschaft zu unterscheiden. Die Änderung der Adresse wird im Unternehmensregister ange- 5/ 13

6 meldet wie auch die Art der Vertretung der Gesellschaft, wobei die Verlegung des Sitzes, eine Änderung des Gesellschaftsvertrages erfordert. Für die Anmeldung des Gesellschaftssitzes ist die Angabe der jeweiligen Stadt oder Gemeinde ausreichend. 4.5 Gegenstand des Unternehmens In dem Gesellschaftsvertrag wird der Gegenstand des Unternehmens, der ins Unternehmensregister eingetragen wird, genau aufgeführt. Der Gegenstand des Unternehmens muss umfassend und detailliert benannt werden, ansonsten werden die Finanzbehörden Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben qualifizieren können. 4.6 Vertretung und Organe der Gesellschaft Die Gesellschaft wird durch den Vorstand vertreten. Soweit der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt, wird die Gesellschaft durch zwei Geschäftsführer gemeinsam oder durch einen Geschäftsführer mit einem Prokuristen vertreten. Es ist zu berücksichtigen, dass die Art der Vertretung im Gesellschaftsvertrag frei bestimmt werden kann. Als Geschäftsführer kann auch ein Nichtgesellschafter bestellt werden. Durch den Gesellschaftsvertrag kann zudem ein Aufsichtsrat bestellt werden, der für die Kontrolle des Vorstands zuständig ist. Die Gesellschaft beruft die Gesellschafterversammlung ein. Die ordentliche Gesellschafterversammlung muss innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss eines jeden Geschäftsjahres stattfinden und sollte über die gesetzlich definierten Angelegenheiten abstimmen. Die außerordentliche Gesellschafterversammlung bestimmt über die im Gesetz oder im Gesellschaftsvertrag geregelten Angelegenheiten. 4.7 Stammkapital, Einlagen, Anteile Das Mindeststammkapital einer GmbH beträgt PLN 5.000,00 und der Nominalwert eines Anteils darf nicht geringer als PLN 50,00 sein. Darüber hinaus dürfen die Anteile nicht unter ihrem Nominalwert übernommen werden. Werden die Anteile zu einem höheren Preis als deren Nominalwert übernommen, wird der Überschuss auf das Reservekapital übertragen. Die Erbringung des Stammkapitals durch die Gesellschafter ist auf zwei Arten möglich: als Geldeinlage oder Sacheinlage. Die Geldeinlage kann in bar oder per Überweisung erbracht werden. Für die Eintragung der Gesellschaft ins Unternehmensregister ist eine Bestätigung der Bank über den Geldeingang nicht erforderlich, jedoch müssen die Geschäftsführer eine schriftliche Erklärung beim Gericht vorlegen, dass die Einlagen zur Deckung des Stammkapitals durch alle Gesellschafter vollständig eingebracht wurden. Den Gegenstand der Sacheinlage, den Namen des Gesellschafters, der die Sacheinlage erbringt, sowie die Anzahl und den Nominalwert der dafür 6/ 13

7 übernommen Anteile sollte der Gesellschaftsvertrag bestimmen. 4.8 Besteuerung Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung unterliegt in Polen einer Körperschaftsteuer in Höhe von 19%. Die polnische Körperschaftsteuer ermöglicht einem Unternehmen Verluste in die Folgejahre zu übertragen. Der Verlust eines Steuerjahres kann auf die nächsten fünf aufeinanderfolgenden Steuerjahre übertragen werden. Dabei darf der ursprüngliche Verlust pro Jahr bis zu maximal 50% geltend gemacht werden. Darüber hinaus sollten die Bestimmungen des Abkommens über die Vermeidung der Doppelbesteuerung zwischen Polen und der Schweiz berücksichtigt werden. Die Quellensteuer auf Dividenden kann von 0 bis zu 19% betragen. 4. Gründung einer Gesellschaft Für die Gründung der Gesellschaft ist neben dem Abschluss des Gesellschaftsvertrages die Eintragung ins Unternehmensregister erforderlich. Darüber hinaus sieht das polnische Recht eine Anmeldepflicht auch für andere Gesellschaftsformen vor Unterlagen Die Anzahlt von Unterlagen, die durch die Gesellschafter für die Gründung einer GmbH vorzubereiten sind, hängt davon ab, wer die Anteile am Stammkapital der Gesellschaft übernimmt und ob die Gesellschafter bei der Gründung der Gesellschaft persönlich handeln oder ob die Gründung mittels Vollmacht abgewickelt wird. Persönliche Handlung Mittels Vollmacht Natürliche Person Pass / Personalausweis Vollmacht mit Apostille Pass / Personalausweis Juristische Person Handelsregisterauszug mit Apostille Pass / Personalausweis Handelsregisterauszug mit Apostille Vollmacht mit Apostille Pass / Personalausweis 5.2 Behörden und Bank Die GmbH sollte obligatorisch bei mehreren Behörden angemeldet werden. 7/ 13

8 5.2.1 Unternehmensregister Ab dem Zeitpunkt des Abschlusses des Gesellschaftsvertrages bis zur Eintragung der Gesellschaft in das Unternehmensregister nimmt die Gesellschaft die Rechtsform einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Gründung an. Für die Verbindlichkeiten der GmbH in Gründung haften die Gesellschaft und Personen, die im Namen der Gesellschaft handeln, sowie die Gesellschafter bis zur Höhe der nicht eingebrachten Einlage. Für die Eintragung der GmbH ins Unternehmensregister sind folgende Unterlagen vorzulegen: Antrag auf die Eintragung der GmbH mit entsprechenden Anlagen, Gesellschaftsvertrag, Beleg über die Bestellung der Organmitglieder (sofern der notariell beurkundete Gesellschaftsvertrag nicht die Berufung der Organmitglieder umfasst), Gesellschafterverzeichnis, Auskunft über die Geschäftsführung samt Namen und Vornamen sowie Adressen der Geschäftsführer, notariell beglaubigtes Muster der Unterschriften der Geschäftsführer, Nachweis der Übertragung der Eintragungsgebühr Statistisches Amt Die Gesellschaft ist auch beim statistischen Amt anzumelden, wo sie die sog. REGON-Nummer erhält. Die Eintragung erfolgt anhand eines entsprechenden Antrags und des Gesellschaftsvertrages (GmbH in Gründung), bzw. Beschlusses des Gerichts über die Eintragung der GmbH in das Unternehmensregister (GmbH). Dadurch werden aktuelle Informationen über die Gesellschaft gesammelt. Bei der Anmeldung muss die Haupt- und Nebentätigkeit der Gesellschaft i.s.d. der polnischen und europäischen Klassifikation der Gewerbetätigkeit angezeigt werden Bank Die Gesellschaft sollte ein eigenes Bankkonto in polnischer Währung eröffnen. Die Bank, bei welcher das Konto eröffnet wird, sollte durch die Gesellschafter (Geschäftsführer) bestimmt werden. Über die für die Eröffnung des Kontos erforderlichen Unterlagen, entscheidet die Bank. JP Weber Advisory steht in enger Kooperation mit einigen polnischen Banken und unterstützt ihre Mandanten bei der Wahl der Bank und bei der Kontoeröffnung Finanzamt 8/ 13

9 Neben dem Antrag auf die Eintragung der Gesellschaft in das Unternehmensregister sollte der Vorstand der Gesellschaft einen Antrag auf Erteilung einer Steuernummer (NP) sowie auf Registrierung der Gesellschaft als Umsatzsteuerpflichtige Person beim zuständigen Finanzamt stellen. Wird die GmbH auch innergemeinschaftliche Lieferungen bzw. Erwerb durchführen, sollte sie zusätzlich für die innergemeinschaftlichen Umsatzsteuerverrechnungen angemeldet werden Sozialversicherungsamt Die Pflicht der Anmeldung beim Sozialversicherungsamt entsteht erst ab der Beschäftigung des ersten Arbeitnehmers oder aus anderen Rechtsgründen (z.b. Geschäftsführung- oder Arbeitsvertrag) Anmeldereihenfolge Die Anmeldereihenfolge bei den o.g. Behörden kann durch den Vorstand frei bestimmt werden. Nachstehend werden zwei Beispiele erläutert Beispiel 1 Mit Abschluss des Gesellschaftsvertrages über eine GmbH entsteht eine GmbH in Gründung. Nachdem der Vertrag abgeschlossen wurde, wird die GmbH erst in das Unternehmensregister eingetragen, und dann der Antrag beim statistischen Amt und beim Finanzamt gestellt. Zu beachten ist hier, dass alle Dokumente beim Registergericht eingereicht werden müssen, welches diese an das Finanzamt und das statistische Amt weiterleitet. (siehe Beispiel 2) Model 1 Anzahl der Wochen a Auszug aus dem HR mit Apostille * Vereinbarung des Vertrages der polnischen GmbH Unterschrift aller Unterlagen durch die Geschäftsführer Notar Bank Eintragung beim HR (KRS) Statistische s Amt Finanzamt *nur wenn der Gesellschafter eine andere Gesellschaft ist. 9/ 13

10 5.2.8 Model 2 Nachdem der Vertrag abgeschlossen wurde, werden die entsprechenden Anträge bei allen Institutionen am selben Tag vorgelegt. Es sollte jedoch berücksichtigt werden, dass nach der Eintragung der GmbH in das Unternehmensregister die Angaben beim statistischen Amt sowie beim Finanzamt zu aktualisieren sind. Dementsprechend entsteht ein größerer Arbeitsaufwand. Model Kosten Bei der Gründung einer GmbH entstehen zum Teil fixe Kosten und zum Teil von der Höhe des Stammkapitals abhängige Kosten. Die Kosten, die bei der Gründung einer GmbH mit einem Stammkapital in Höhe von PLN 5.000,00 entstehen, gestalten sich wie folgt: Eintragung ins Unternehmensregister PLN 500,00 Veröffentlichung im Amtsblatt PLN 100,00 Steuer auf zivilrechtliche Handlungen PLN 25,00 Notargebühren PLN 1.110,00 Registrierung der GmbH als Umsatzsteuerpflichtige Person PLN 170,00 Übersetzungs- und Dolmetscherkosten PLN 300,00 Vollmachtgebühren PLN 34,00 Insgesamt : PLN 2.239,00 10/ 13

11 5.4 Gründung der Gesellschaft elektronisches Verfahren Ab besteht die Möglichkeit der Gründung einer GmbH im Rahmen eines elektronischen Verfahrens, d.h. durch die Nutzung einer Internetplattform der Justizministerium. In diesem Modus wird die Gesellschaft innerhalb von 24 Stunden bis zu maximal 48 Stunden gegründet; dieser Weg erfordert aber die Nutzung eines standarisierten Vertrags, der mit einer elektronischen Unterschrift unterzeichnet werden muss Anforderungen 1. Die Registrierung einer GmbH im Internetmodus erfordert die Registrierung eines speziellen E-Konto auf dem Server des Justizministeriums durch jeden beteiligten Gesellschafter und Geschäftsführer. Die Unterlagen werden elektronisch erstellt, unterzeichnet und automatisch an das Registergericht gesendet. 2. Die Muster der Unterschriften der Geschäftsführer und die Erklärung über die Einzahlung des Stammkapitals müssen dann innerhalb von 7 Tagen ab der Registrierung der Gesellschaft dem zuständigen Gericht vorgelegt werden Kosten Die Gerichtsgebühr sowie die Gebühr für die Veröffentlichung der Registrierung im öffentlichen Amtsblatt beträgt momentan zusammen 600,00 PLN. Hinzu kommen die Kosten der notariellen Beglaubigung der Musterunterschriften der Geschäftsführer (ca PLN für jedes Dokument). Durch die elektronische Anmeldung können vor allem die notariellen Kosten (ca PLN) wegfallen Unterschiede zur traditionellen Gründung einer Gesellschaft 1. Der Gesellschaftsvertrag kann nicht frei durch die Gesellschafter bestimmt werden. Es muss ein Vertragsmuster verwendet werden. Hier sind einige Varianten wählbar. 2. Jede weitere Änderung des Gesellschaftsvertrags erfordert eine notarielle Beurkundung. 3. Die Kapitalanlagen müssen im Bar einbezahlt werden (bis die Registrierung der Gesellschaft), danach können weitere Sacheinlagen eingebracht werden. 4. Bei einer traditionellen - nicht elektronischen - Gründung einer Gesellschaft, gilt die Gesellschaft bereits ab dem Zeitpunkt der Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrags als 11/ 13

12 gegründet und nimmt den Namen GmbH in Gründung an bis zur Eintragung im Handelsregister. Bei der elektronischen Gründung einer GmbH gilt die GmbH von Anfang an als gegründet und vollständig registriert Zeitersparnis Die Gesellschaft wird an Werktagen innerhalb von 24 Stunden registriert. Nach ca. 2-3 Tagen wird eine Steueridentifikationsnummer und REGON-Nummer zugeteilt. (Die Broschüre stellt keine Rechtsberatung im konkreten Einzelfall dar und darf nicht als solche betrachtet werden. Gesetzesänderungen bleiben vorbehalten. Das Kopieren des vollständigen Beitrags oder seiner Ausschnitte ist nur unter Angabe der Quelle gestattet.) Datum: 09 März / 13

13 Autoren: Dr. Marcin Dudarski Managing Partner Rechtsanwalt Tomasz Sadurski Associate Rechtsanwalt Kontaktperson: Gregor Piechowiak, Managing Partner JP Weber sp. z o.o. Al. Jerozolimskie 65/ Warszawa Tel: , Fax: g.piechowiak@jpweber.com, Internet: Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte: Swiss Business Hub Polen c/o Schweizerische Botschaft Aleje Ujazdowskie Warschau Tel: Fax: var.sbhpoland@eda.admin.ch Internet: 13/ 13