Büro 2.1. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement Informationsband. 1. Ausbildungsjahr. EUROPA-FACHBUCHREIHE für wirtschaftliche Bildung

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1 EUROPA-FACHBUCHREIHE für wirtschaftliche Bildung Büro 2.1 Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement Informationsband 1. Ausbildungsjahr Bartnik Debus Keiser Kramer Schneider Scholz Schulte Steininger-Niederleitner 2. Auflage VERLAG EUROPA-LEHRMITTEL Nourney, Vollmer GmbH & Co. KG Düsselberger Straße Haan-Gruiten Europa-Nr.: 75741

2 Verfasser Dorothea Bartnik, Brühl Martin Debus, Recklinghausen Dr. Gerd Keiser, Gelsenkirchen Holger Kramer, Langenfeld Alexander Schneider, Eußerthal Annika Scholz, Recklinghausen Dr. Walter Schulte, Recklinghausen Monika Steininger-Niederleitner, Regensburg Verlagslektorat Anke Hahn 2. Auflage 2015 Druck Alle Drucke derselben Auflage sind parallel einsetzbar, da sie bis auf die Behebung von Druckfehlern untereinander unverändert sind. ISBN Alle Rechte vorbehalten. Das Werk ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der gesetzlich geregelten Fälle muss vom Verlag schriftlich genehmigt werden by Verlag Europa-Lehrmittel, Nourney, Vollmer GmbH & Co. KG, Haan-Gruiten Umschlag, Satz: Grafische Produktionen Jürgen Neumann, Rimpar Umschlagkonzept: tiff.any GmbH, Berlin Umschlagfoto: Csaba Peterdi shutterstock.com Druck: Stürtz GmbH, Würzburg 2

3 Vorwort Vorwort Das nun in der 2. Auflage vorliegende Unterrichtswerk ist ein neu konzipiertes Lehr- und Lernbuch für den neugeordneten Ausbildungsberuf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement. Der Informationsband ist Bestandteil des umfassenden Europa-Programms Büro 2.1. Dieses Programm wurde zur Entwicklung einer beruflichen Handlungskompetenz für die Bearbeitung von Geschäfts- und Büroprozessen in den kaufmännischen Abteilungen von Unternehmen der verschiedensten Wirtschaftsbereiche oder im öffentlichen Dienst erstellt. Büro 2.1 ist als modernes Komplettprogramm konzipiert. Es folgt konsequent dem kompetenzorientierten Rahmenlehrplan nach dem Lernfeldkonzept. Die Unterrichtswerke des Programms (Informationsbände und Arbeitshefte mit Lernsituationen für jede Jahrgangsstufe jeweils mit Lehrer lösungen, Informationsverarbeitung in Excel, Word und PowerPoint, Lernspiele und Prüfungsvorbereitung) sind aufeinander abgestimmt. Sie sind gezielt an einer Didaktik ausgerichtet, die Handlungsorientierung betont und Lernende zu selbstständigem Planen, Durch führen, Kontrollieren und Beurteilen von Arbeitsaufgaben unter Berücksichtigung aller Kompetenzdimensionen führt. Dabei wird die berufliche Wirklichkeit als Ganzes mit ihren ökonomischen, ökologischen, rechtlichen und sozialen Aspekten erfasst. Das Konzept von Büro 2.1, das handlungs- und fachsystematische Strukturen miteinander verschränkt, deckt alle Anforderungen des Ausbildungsberufes von der fachlichen Aufgabenerfüllung bis hin zu einem reflektierten Verständnis von Handeln in beruflichen Zusammenhängen ab. Ein Vorschlag für eine kompetenzorientierte didaktische Jahresplanung unterstützt die Arbeit im Bildungsgang. Der Informationsband 1. Ausbildungsjahr umfasst die Lernfelder 1-4 des Rahmenlehrplans: Lernfeld 1: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren Lernfeld 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren Lernfeld 3: Aufträge bearbeiten Lernfeld 4: Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen. Die Inhalte entsprechen konsequent den Aufgabenprofilen des modernen Büromanagements. Die Informationen sind schülergerecht, klar, übersichtlich, verständlich aufbereitet und werden anschaulich in zahlreichen Beispielen, Tabellen, Struktogrammen und kurzen, präzisen Zusammenfassungen präsentiert. Aufgabenblöcke zu jedem Lernfeld ergänzen die informativen Darstellungen. Die ausdrückliche Einbeziehung kommunikativer Aspekte (Fachsprache und Fremdsprache als integrative Bestandteile) sowie der Informationsverarbeitung im Anwendungszusammenhang unterstützt die Entwicklung einer ganzheitlichen, prozessorientierten Handlungskompetenz. Die systematisierenden Sachdarstellungen stellen zudem die zur Bewältigung der Lernsituationen von Büro 2.1 notwendigen Wissensbestände vollständig bereit; sie greifen aber auch verallgemeinernd über die Situationsbezüge hinaus, z. B. durch zahlreiche Hinweise auf Gesetzestexte. Ihr Feedback ist uns wichtig! Wenn Sie mithelfen möchten, dieses Buch für die kommenden Auflagen noch weiter zu optimieren, schreiben Sie uns unter Das Autorenteam freut sich auf Anregung und Unterstützung durch Kritik und wünscht erfolgreiches Arbeiten mit dem neuen Lehrwerk. Frühjahr 2015 Autoren und Verlag 3

4 Inhaltsverzeichnis LF 1: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren Die eigene Ausbildung aktiv mitgestalten Ziele der Berufsausbildung System der dualen Berufsausbildung Berufsbildungsgesetz als Grundlage der Berufsausbildung Ausbildungsberufsbild Ausbildungsrahmenplan Ausbildungsplan Berichtsheft Prüfungsanforderungen Weitere Grundlagen des Ausbildungsverhältnisses Ausbildungsvertrag Jugendarbeitsschutzgesetz Interessenvertreter der Auszubildenden und Beratungshilfen Tarifvertrag Förderung der Berufsausbildung und Wege zur weiteren Qualifizierung Zusammenfassung und Aufgaben Sich über Grundlagen wirtschaftlichen Handelns Klarheit verschaffen Bedürfnisse Güter Wirtschaften Definition Elemente des Wirtschaftens Ökonomisches Prinzip Produktion Wirtschaftliche Produktion und Produktivität Produktionsfaktoren Betriebswirtschaftliche Produktionsfaktoren Der einfache Wirtschaftskreislauf Private Haushalte und Unternehmen Einfache Modelldarstellung Erweiterter Wirtschaftskreislauf Banken im evolutorischen Wirtschaftskreislauf Staat im Wirtschaftskreislauf Ausland ( Übrige Welt ) im Wirtschaftskreislauf Zusammenfassung und Aufgaben Den betrieblichen Leistungsprozess beschreiben Leistungsprozesse in Dienst- und Sachleistungsbetrieben Dienstleistungsbetriebe Sachleistungsbetriebe Ziele des Unternehmens Funktionsbereiche des Unternehmens Betrieb und natürliche Umwelt Standort des Betriebes Standortwahl Standortfaktoren Zusammenfassung und Aufgaben

5 Inhaltsverzeichnis 4 Die Organisationsstruktur der Betriebe darstellen Grundbegriffe und Grundsätze der betrieblichen Organisation Aufbauorganisation Ablauforganisation Entscheidungsbefugnisse von Mitarbeitern Prokura Handlungsvollmacht Zusammenfassung und Aufgaben Exkurs: Den eigenen Betrieb präsentieren Präsentationen vorbereiten, durchführen und nachbereiten Informationen und Informationsquellen suchen und bewerten Informationsbeschaffungsstrategie Elaborationsstrategie Eine geeignete Präsentationsform wählen Präsentationsformen Präsentationsregeln Präsentationen bewerten Bewertungsmethoden Bewertungsregeln Ein Handout zur Präsentation erstellen LF 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren Die Arbeitsumgebung gestalten Die verschiedenen Büroformen Zellen- oder Kleinraumbüro Großraumbüro Kombibüro Team- oder Gruppenbüro Reversibles Büro Non-territoriales Büro Wichtige Vorschriften für die Arbeitsumgebung Ergonomische und ökologische Arbeitsumgebung Ergonomische Arbeitsumgebung Ökologische Arbeitsumgebung Einflussfaktoren einer effizienten Arbeitsumgebung Farben in der Arbeitsumgebung Akustik im Büro Licht im Büro Temperatur und Luft in der Arbeitsumgebung Zusammenfassung und Aufgaben Gesundheitsgefahren erkennen und Strategien zur Bewältigung entwickeln Auslöser und Folgen von Gesundheitsgefahren im Büro Arbeitssicherheit im Büro fördern Psychische und physische Gesundheitsgefahren erkennen Stress im Büro Burnout-Syndrom Mobbing am Arbeitsplatz Maßnahmen zur Erhaltung und Förderung der Gesundheit Zusammenfassung und Aufgaben

6 Inhaltsverzeichnis 3 Arbeitsprozesse effizient und aktiv gestalten Zeitmanagement bei bürowirtschaftlichen Abläufen Methoden des Zeitmanagements Pareto-Prinzip ABC-Analyse Eisenhower Prinzip SMART-Methode ALPEN-Methode Mögliche Störungen, Zeitdiebe und Zeitfallen bei Arbeitsprozessen erkennen Techniken des Selbstmanagements kennenlernen Selbstkontrolle durch Selbstbeobachtung im Büro Zeitprotokoll als Analyseinstrument nutzen Zusammenfassung und Aufgaben Termine im Büro organisieren Terminarten Koordinieren und überwachen von Terminen Koordinieren von Terminen Überwachung von Terminen Erstellen von Terminplänen Elektronischer Terminkalender Zusammenfassung und Aufgaben Sitzungen und Besprechungen durchführen und nachbereiten Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen Durchführung von Sitzungen und Besprechungen Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen Kommunikation im Rahmen von Sitzungen und Besprechungen in einer fremden Sprache Zusammenfassung und Aufgaben Informationswege im Unternehmen kennen und nutzen Arbeitsabläufe bei eingehenden Informationen Arbeitsabläufe bei ausgehenden Informationen Die Post im Unternehmen bearbeiten Posteingangsbearbeitung Postausgangsbearbeitung Auswahl zweckmäßiger Versandarten Zusammenfassung und Aufgaben Schriftstücke und Dokumente verwalten Ordnungssysteme Gesetzliche und betriebliche Aufbewahrungsgründe Beleghafte Ablage (Registratur) Elektronische Archivierung Speichermedien Datenschutz und Datensicherheit Zusammenfassung und Aufgaben Kommunikationsfähigkeit im Arbeitsalltag weiterentwickeln Verbale Kommunikation und nonverbale Kommunikation Kommunikationsregeln Selbstbild und Selbstwirksamkeit einschätzen

7 Inhaltsverzeichnis 8.4 Teamarbeit im Büro nutzen Zusammenfassung und Aufgaben LF 3: Aufträge bearbeiten Den Geschäftsprozess der Auftragsbearbeitung analysieren Auftragsbearbeitung als Geschäftsprozess Rahmenbedingungen für einen reibungslosen Ablauf der Auftragsbearbeitung im Unternehmen Auswirkungen der Auftragsbearbeitung auf alle im Unternehmen beteiligten Bereiche Bedeutung der Auftragsbearbeitung für die Mitarbeiter Bedeutung der Auftragsbearbeitung für die Unternehmensleitung Zusammenfassung und Aufgaben Betriebliche Rahmenbedingungen für die Erstellung von Angeboten sondieren Anfrage Bestimmte und unbestimmte Anfrage Inhalte einer Anfrage Rechtlicher Aspekt Prüfung anfragender Unternehmen Realisierbarkeit des Auftrags Realisierbarkeit eines Auftrags aus Sicht eines Handelsbetriebs Realisierbarkeit eines Auftrags aus Sicht eines Industriebetriebs Prüfung des Preis-Kosten-Verhältnisses Angebot Zusammenfassung und Aufgaben Rechenarten zur Preisermittlung und Kalkulation beherrschen Dreisatzrechnung Dreisatzrechnung mit geradem bzw. direktem Verhältnis Anwendung der Dreisatzrechnung mit geradem bzw. direktem Verhältnis in einem Tabellenkalkulationsprogramm Dreisatzrechnung mit ungeradem bzw. indirektem Verhältnis Anwendung der Dreisatzrechnung mit ungeradem bzw. indirektem Verhältnis in einem Tabellenkalkulationsprogramm Prozentrechnungen mit Nutzung eines Tabellenkalkulationsprogramms Berechnung des Prozentwertes Berechnung des Prozentsatzes Berechnung des Grundwertes Preisberechnung und Preiskalkulation von Angeboten Positionen der Handelskalkulation Berechnungen der Handelskalkulation Berechnung des Kundenskontos und des Kundenrabatts Nutzung eines Tabellenkalkulationsprogramms zur Durchführung der Handelskalkulation Zusammenfassung und Aufgaben Den Schriftverkehr normgerecht gestalten Normgerechte Gestaltung und Formulierung von Texten im internen und externen Schriftverkehr Grundoperationen Zeichenformatierung Absatzformatierung Gestaltung von Tabellen

8 Inhaltsverzeichnis Dokumentformatierung Innerbetriebliche Schreiben Geschäftsbriefe nach DIN Vordrucke/Vorlagen für handschriftliche und Online-Formulare Programmierte Textverarbeitung Erstellen der erforderlichen Dokumente der Auftragsbearbeitung Abgleich Kundenauftrag und Angebot Auftragsbestätigung Versand der Ware Durchführung der Leistung Lieferschein Rechnung Zahlungseingang überwachen Formulare im internen Schriftverkehr am Beispiel Lieferschein Zusammenfassung und Aufgaben Schriftstücke unter Beachtung der Nachhaltigkeit vervielfältigen Drucken Druckerarten Druckermerkmale Scannen Scannerarten Scannen von Textdokumenten Scannen von Bilddokumenten Dateiformate und Schutzmechanismen für Dateien Dateiformate Dateiformat pdf Schutzmechanismen für Dateien Kopierer und kopieren Leistungsmerkmale von Kopiergeräten Kopierer als Kostenfaktor Multifunktionsgeräte Nachhaltigkeit beim Drucken und Kopieren Sinnvolles Drucken und Kopieren Recyclingpapiere Druckformate Wechseln und Recyceln von Tonerkassetten Zusammenfassung und Aufgaben Betriebliche Kommunikationsmöglichkeiten nutzen Telefon Telefonanschlüsse in Unternehmen Leistungsmerkmale von Telefonanlagen Telefongespräche führen Funktion und Bedeutung Normen und Signatur in geschäftlichen s HTML oder NurText als Nachrichtenformat Programme Verschlüsselung und Authentifizierung D Netiquette zur Erstellung

9 Inhaltsverzeichnis Anhänge Spam Fax Funktionsweise Nutzung in Unternehmen Internet Suchmaschinen Intranet Einzel- und Netzwerkarbeitsplatz Funktionsweise des Intranets Nutzung des Intranets Software Betriebssystem Anwendungssoftware ERP-Programme Video und Desktopkonferenzen Wahl des richtigen Kommunikationsmittels Zusammenfassung und Aufgaben Bedeutung von Qualität, Effizienz, Kundenzufriedenheit erkennen und realisieren Qualität Kundenzufriedenheit Kritik und Selbstkritik Effizienz Zusammenfassung und Aufgaben Mit ausländischen Geschäftspartnern kommunizieren Kommunikation in einer fremden Sprache Schriftlich kommunizieren Telefonieren/Telephone calls Verhaltensregeln mit ausländischen Partnern Zusammenfassung und Aufgaben LF 4: Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen Grundlagen des Vertragsrechts beachten Rechtsordnung Rechtssubjekte Rechts- und Geschäftsfähigkeit Rechtsobjekte Besitz und Eigentum Rechtsgeschäfte Begriff und Arten der Rechtsgeschäfte Grundsätze der Vertragsfreiheit und Form der Rechtsgeschäfte Nichtigkeit und Anfechtbarkeit von Rechtsgeschäften Wichtige Vertragsarten im Überblick Kaufvertrag als Rechtsgeschäft Zustandekommen von Kaufverträgen Kaufvertrag als Verpflichtungs- und Erfüllungsgeschäft Kaufvertragsarten Besondere Regelungen für den Abschluss des Kaufvertrages Allgemeine Geschäftsbedingungen

10 Inhaltsverzeichnis Fernabsatzverträge und elektronischer Geschäftsverkehr Zusammenfassung und Aufgaben Beschaffungsprozesse planen Aufgaben, Ziele und Gegenstand der Beschaffungsplanung Beschaffungsobjekte Bedarfsplanung nach Art, Qualität und Menge Bedarfsermittlung nach Art und Qualität Mengenplanung Zeitplanung Ermittlung und Auswahl von Lieferanten Planung der Beschaffungskommunikation und des Lieferflusses Intensität der Beschaffungsentscheidung Zusammenfassung und Aufgaben Beschaffungsprozesse durchführen Beschaffungsanlässe Anfrage Angebot Inhalte des Angebots Angebotsvergleich Bestellung Zusammenfassung und Aufgaben Beschaffungsprozesse kontrollieren Bestellüberwachung und Wareneingangskontrolle Bestandskontrollen und Lagerhaltung Aufgaben der Lagerhaltung, Lagerarten, Lagerorganisation Wirtschaftlichkeit der Lagerhaltung Kaufvertragsstörungen bei der Beschaffung Mangelhafte Lieferung (Schlechtleistung) Lieferungsverzug (Nicht-Rechtzeitig-Lieferung) Annahmeverzug Zusammenfassung und Aufgaben Rechnungen prüfen und Zahlungen abwickeln Rechnungsprüfung Zahlungsabwicklung Zahlungsmittel, Zahlungsarten und Träger des Zahlungsverkehrs Formen der Barzahlung Halbbare Zahlung durch Zahlschein und Postnachnahme Bargeldlose Zahlung durch Überweisung Sonderformen des Überweisungsverkehrs Lastschriftverfahren Halbbare und bargeldlose Zahlung mit Scheck Elektronischer Zahlungsverkehr Zusammenfassung und Aufgaben Sachwortverzeichnis

11 Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren 1 Die eigene Ausbildung aktiv mitgestalten System der dualen Berufsausbildung 2 Sich über Grundlagen wirtschaftlichen Handelns Klarheit verschaffen LERNFELD 1 Ausbildungsrahmenplan des Bundes KMK-Rahmenlehrplan/ Lehrpläne der Länder Sparen Banken Investitionen auremar-fotolia.com drubig-photo-fotolia.com Gina Sanders-fotolia.com Betriebe Beide Lernorte bereiten auf die Prüfungen und auf zukünftige berufliche Tätigkeiten vor. Berufsschule Einkommen Haushalte Konsumausgaben Africa Studio-fotolia.com Unternehmen industrieblick-fotolia.com Picture-Factory-fotolia.com Das werden Sie hier lernen 5 Präsentationen vorbereiten, durchführen und nachbereiten fotomek-fotolia.com 4 Die Organisationsstruktur der Betriebe darstellen 3 Den betrieblichen Leistungsprozess beschreiben industrieblick-fotolia.com Geschäftsleitung Einkauf Verkauf Sachbearbeiter Sachbearbeiter Sachbearbeiter Sachbearbeiter 11

12 Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren LERNFELD 1 1 BBiG Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren 1 Die eigene Ausbildung aktiv mitgestalten 1.1 Ziele der Berufsausbildung Die Wirtschaftsordnung der Bundesrepublik Deutschland gibt jedem die Möglichkeit, frei über seine Berufsausbildung und über seine Berufstätigkeit zu entscheiden. Die Wahl einer Berufsausbildung ist ein erster Schritt, sich für die künftigen Ansprüche des Arbeitsmarktes zu qualifizieren, aber auch, eine persönliche Lebensperspektive zu entwickeln. (3) Die Berufsausbildung hat die für die Ausübung einer qualifizierten Tätigkeit in einer sich wandelnden Arbeitswelt notwendigen beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten (berufliche Handlungsfähigkeit) in einem geordneten Ausbildungsgang zu vermitteln. Sie hat ferner den Erwerb der erforderlichen Berufserfahrungen zu ermöglichen. Die betriebliche und schulische Ausbildung soll auf berufliche und gesellschaftliche Aufgaben vorbereiten. So führen neue Herausforderungen auf dem Arbeitsmarkt dazu, dass sich der berufliche Alltag der Kaufleute für Büromanagement ständig ändert. Merke Ziel der Ausbildung: Handlungsfähigkeit des Auszubildenden! Dabei wird der Arbeitsmarkt insbesondere geprägt durch Innovationen und Veränderungen im Bereich neuer Technologien, betrieblichen Anforderungen z. B. bei Kunden- und Lieferantenbeziehungen einschließlich des Logistikbereiches und der fortschreitenden Internationalisierung der Wirtschaftssbeziehungen. Diese Lage auf dem Arbeitsmarkt erfordert, dass der Auszubildende während seiner Ausbildung eine umfassende Handlungskompetenz in den Dimensionen von Fachkompetenz, Sozialkompetenz und Selbstkompetenz erwirbt. Berufliche Handlungskompetenz Fachkompetenz Sozialkompetenz Selbstkompetenz = Bereitschaft und Fähigkeit, auf der Grundlage fachlichen Wissens und Könnens Aufgaben und Probleme zielorientiert, sachgerecht, methodengeleitet und selbstständig zu lösen und das Ergebnis zu beurteilen. Beispiele: Fachwissen, Fachsprache, PC-Kenntnisse = Bereitschaft und Fähigkeit, soziale Beziehungen zu leben und zu gestalten, Zuwendungen und Spannungen zu erfassen, zu verstehen sowie sich mit anderen rational und verantwortungsbewusst auseinander zu setzen. Beispiele: Teamfähigkeit, Kooperationsbereitschaft, Fairness, Kritikfähigkeit... = Bereitschaft und Fähigkeit, als individuelle Persönlichkeit die Entwicklungschancen, Anforderungen und Einschränkungen in Familie, Beruf und öffentlichem Leben zu klären, zu durchdenken Beispiele: Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Sorgfalt, Einsatzfreude, Pflichtbewusstsein Methodenkompetenz, kommunikative Kompetenz und Lernkompetenz sind immanenter Bestandteil der drei Dimensionen. Methodenkompetenz kommunikative Kompetenz Lernkompetenz z. B. Arbeitstechniken, Entscheidungen treffen, Informationen verarbeiten z. B. Wahrnehmungsfähigkeit, Umgang mit Meinungsverschiedenheiten z. B. Entwicklung von Lerntechniken und Lernstrategien, lebenslanges Lernen 12

13 Die eigene Ausbildung aktiv mitgestalten 1.2 System der dualen Berufsausbildung Grundlage einer einheitlich geordneten Berufsausbildung für die Bundesrepublik Deutschland ist das Berufsbildungsgesetz (BBiG). Es sieht unter anderem vor, dass die Berufsausbildung in den beiden Lernorten Betrieb und Berufsschule stattfindet. Ausbildungsrahmenplan des Bundes System der dualen Berufsausbildung Merke Als duale Ausbildung bezeichnet man die parallele Ausbildung in Betrieb und Berufsschule. KMK-Rahmenlehrplan/ Lehrpläne der Länder 2 BBiG Lernorte der Berufsbildung Berufsbildung wird durchgeführt in Betrieben der Wirtschaft... in berufsbildenden Schulen... in sonstigen Berufsbildungseinrichtungen... LERNFELD 1 auremar-fotolia.com drubig-photo-fotolia.com Betriebe Beide Lernorte bereiten auf die Prüfungen und auf zukünftige berufliche Tätigkeiten vor. Berufsschule Im Betrieb wird praktisch und berufsbezogen nach den Vorgaben des Ausbildungsrahmenplans auf Grundlage der für diesen Beruf geltenden Ausbildungsordnung gearbeitet. ln der Berufsschule wird überwiegend theo retisch, berufsbezogen und bereichsübergreifend nach den Lehrplänen der Bundesländer unterrichtet. Grundlage dieser Lehrpläne ist der von der Konferenz der Kultusminister erarbeitete Rahmenlehrplan (KMK-Rahmenlehrplan). Merke Betrieb und Berufsschule sind zur Zusammenarbeit verpflichtet! Die duale Berufsausbildung erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Betrieb und Berufsschule. Aus dieser Verpflichtung ergibt sich die Beachtung folgender Punkte: â Tariflich vereinbarter Urlaub soll grundsätzlich während der Schulferien gewährt werden. â Maßnahmen überbetrieblicher Ausbildung bedürfen der besonderen Genehmigung durch die Schulaufsicht bzw. die Schulleitung. â Auf Beurlaubung aus betrieblichen Gründen gibt es grundsätzlich keinen Rechtsanspruch. â Krankmeldungen für die Zeit des Berufsschulbesuchs sind an den Betrieb und an die Berufsschule zu richten. â Schulische Fehlzeiten sind dem Betrieb zur Kenntnis zu bringen. â Zeugnisse sind vom Ausbildenden zu unterzeichnen. XtravaganT-fotolia.com 13

14 Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren 1.3 Berufsbildungsgesetz als Grundlage der Berufsausbildung LERNFELD 1 vege-fotolia.com Die Berufsausbildung in Deutschland wird insbesondere durch das Berufsbildungs gesetz geregelt. Es bildet die Grundlage für die betriebliche Ausbildung und stellt eine Orientierungshilfe für die Ausbildungsbetriebe, für die zuständigen Kammern sowie für die Berufsschulen dar. Es wird ergänzt durch weitere bedeutende Rechtsgrund lagen wie z. B. das Jugenarbeitsschutzgesetz, das Arbeitszeitgesetz, das Arbeitsschutzgesetz, das Mutterschutzgesetz und Tarifverträge. Merke Kaufmännischer AuszubiIdender ist, wer in einem kaufmännischen Betrieb zur Erlernung kaufmännischer Tätigkeiten angestellt ist. 4 f. BBiG Mit dem Abschluss des Berufsausbildungsvertrages sind Sie kaufmännische Auszubildende. Im Berufsbildungsgesetz sind die grundsätzlichen Inhalte der Ausbildung festgelegt. 4 regelt die Anerkennung der Ausbildung, und 5 bildet die Grundlage für die Inhalte der betrieblichen Ausbildung. Die Ausbildungsordnung legt demnach für den jeweiligen Beruf folgende Inhalte fest: 5 BBiG Bezeichnung des Ausbildungsberufes Ausbildungsdauer Ausbildungsberufsbild Ausbildungsrahmenplan Ausbildungsplan Berichtsheft Prüfungen Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement 3 Jahre Gegenstand der Berufsausbildung (Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten) Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten nach sachlicher und zeitlicher Gliederung Gestaltung der betrieblichen Ausbildung nach den Vorgaben des Ausbildungsrahmenplans Berichtsheft in Form eines Ausbildungsnachweises gestreckte Prüfung Die Summe dieser Regelungen soll den Erwerb beruflicher Handlungsfähigkeit in der Ausbildung sichern. Die für die Ausübung einer qualifizierten beruflichen Tätigkeit mindestens zu vermittelnden Fertigkeiten sind rechtsverbindlich im Ausbildungsberufsbild angegeben und im Ausbildungsrahmenplan zeitlich und sachlich näher bestimmt. Nach diesen Vorgaben und den betrieblich-organisatorischen Gegebenheiten hat Ihr Ausbildungsbetrieb Ihren Ausbildungsplan zu bestimmen. 14

15 Die eigene Ausbildung aktiv mitgestalten Ausbildungsordnung rechtlicher Rahmen der Berufsausbildung Ausbildungsberufsbild Übersicht über zu erwerbende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten erläutert Positionen des Ausbildungsberufsbildes (sachliche Gliederung). Ausbildungsrahmenplan ordnet die Positionen den Ausbildungsjahren zu (zeitliche Gliederung). LERNFELD 1 Ausbildungsplan passt den Ausbildungsrahmenplan den betrieblichen Notwendigkeiten an Ausbildungsberufsbild Zum 01. August 2014 wurden die ehemaligen Ausbildungsberufe Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation und Fachangestellte für Bürokommunikation im öffentlichen Dienst in einer neuen Ausbildungsordnung zusammengeführt. Die Tätigkeiten im neuen Ausbildungsberuf Kaufmann/-frau für Büromanagement erstrecken sich auf alle kaufmännischen Aufgaben und Probleme in Betrieben unterschiedlicher Wirtschaftszweige, Branchen und Größen. Damit ist er ein sogenannter Querschnittsberuf. Jan Engel-fotolia.com Die moderne Struktur des Ausbildungsberufsbildes sieht einen Aufbau in Kern- (Pflichtqualifikationen) und Wahlqualifikationen mit Differenzierungsmöglichkeiten vor. Die Berufsausbildung gliedert sich in folgende Abschnitte: Abschnitt A Abschnitt B Abschnitt C berufsprofilgebende Fertig keiten, Kenntnisse und Fähigkeiten weitere und vertiefende berufsprofilgebende Fer tig keiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in zwei Wahlqualifikationen à fünf Monate integrative Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten Abschnitt A = Kernqualifikationen! Abschnitt B = Wahlqualifikationen! Abschnitt C = Kernqualifikationen! Merke Für die Ausbildung sind aus einer vorgegebenen Auswahlliste zwei Wahlqualifikationen zu wählen und im Ausbildungsvertrag festzulegen. 15

16 Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren Pflichtqualifikationen des Abschnitts A LERNFELD 1 1 Büroprozesse: 1.1 Informationsmanagement 1.2 Informationsverarbeitung 1.3 Bürowirtschaftliche Abläufe 1.4 Koordinations- und Organisationsaufgaben 2 Geschäftsprozesse: 2.1 Kundenbeziehungsprozesse 2.2 Auftragsbearbeitung und Nachbereitung 2.3 Beschaffung von Material und externen Dienstleistungen 2.4 Personalbezogene Aufgaben 2.5 Kaufmännische Steuerung Wahlqualifikationen des Abschnitts B 1. Auftragssteuerung und -koordination 2. Kaufmännische Steuerung und Kontrolle 3. Kaufmännische Abläufe in kleineren und mittleren Unternehmungen 4. Einkauf und Logistik 5. Personalwirtschaft 6. Marketing und Vertrieb 7. Assistenz und Sekretariat 8. Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement 9. Verwaltung und Recht 10. Öffentliche Finanzwirtschaft Pflichtqualifikationen des Abschnitts C 1. Ausbildungsbetrieb 2. Arbeitsorganisation 3. Information, Kommunikation, Kooperation Ausbildungsrahmenplan Jeder der im Ausbildungsberufsbild aufgeführten Positionen wird im Ausbildungsrahmenplan durch Aufzählung einzelner Tätigkeiten näher beschrieben (sachliche Gliederung) und den einzelnen Ausbildungsjahren zugeordnet (zeitliche Gliederung). Grundsätzlich gilt, dass die zu vermittelnden Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten sich in den einzelnen Ausbildungsjahren wiederholen und ein wachsendes Maß an Selbstständigkeit verlangen. Die folgende Übersicht zeigt ein Beispiel aus dem Ausbildungs rahmenplan: 16

17 Die eigene Ausbildung aktiv mitgestalten Abschnitt A: Berufsprofilgebende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten Beispiel Lfd. Nr. Teil des Ausbildungsberufsbildes Zu vermittelnde Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten 1 Büroprozesse ( 4 Absatz 2 Abschnitt A Nummer 1) 1.1 Informationsmanagement ( 4 Absatz 2 Abschnitt A Nummer 1.1) a) betriebliche Kommunikationssysteme auswählen und anwenden b) Grundfunktionen des Betriebssystems anwenden c) Nutzen des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen aufzeigen d) Nutzen und Risiken von Online-Anwendungen aufzeigen e) Wege der Informationsbeschaffung beherrschen f) Maßnahmen zur Datensicherung und Datenpflege veranlassen LERNFELD 1 Abschnitt B: Weitere berufsprofilgebende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in zwei Wahlqualifikationen von jeweils fünf Monaten Lfd. Nr. Teil des Ausbildungsberufsbildes Zu vermittelnde Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten 1 Auftragssteuerung und -koordination ( 4 Absatz 2 Abschnitt B Nummer 1) 1.1 Auftragsinitiierung ( 4 Absatz 2 Abschnitt B Nummer 1.1) a) Kunden produktspezifisch und kaufmännisch beraten b) Angebotsgrundlagen und -alternativen mit dem Kunden entwickeln c) ergänzenden Service anbieten d) Kalkulationsdaten für Angebote einholen e) Angebote erstellen f) Auftragseingang prüfen, Auftrag bestätigen Abschnitt C: Integrative Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten Lfd. Nr. Teil des Ausbildungsberufsbildes Zu vermittelnde Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten 1 Ausbildungsbetrieb ( 4 Absatz 2 Abschnitt C Nummer 1) 1.1 Stellung, Rechtsform und Organisationsstruktur ( 4 Absatz 2 Abschnitt C Nummer 1.1) a) Zielsetzung, Aufgaben und Stellung des Ausbildungsbetriebs im gesamtwirtschaftlichen und gesamtgesellschaftlichen Zusammenhang beschreiben b) Rechtsform des Ausbildungsbetriebs erläutern c) organisatorischen Aufbau des Ausbildungsbetriebs mit seinen Aufgaben und Zuständigkeiten erläutern und Zusammenwirken der einzelnen Funktionsbereiche erklären d) Zusammenarbeit des Ausbildungsbetriebs mit Wirtschaftsorganisationen, Behörden, Verbänden und Gewerkschaften beschreiben 17

18 Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren Ausbildungsplan LERNFELD 1 Der betriebliche Ausbildungsplan soll z. B. folgende Mindestinhalte enthalten: â Umsetzung und Konkretisierung der Berufsbildpositionen des Ausbildungsrahmenplanes, â Beschreibung des Arbeitsplatzes im ausbildenden Betrieb (ggf. Hinweise zu einem Ausbildungsverbund oder zu einer überbetrieblichen Einrichtung), â Vermittlung der Ausbildungsinhalte in zeitlicher Hinsicht, â Benennung von Ausbildern. 14 BBiG 43 BBiG Tipp Führen Sie Ihr Berichtsheft von Anfang an gewissenhaft, sauber und vollständig! Berichtsheft Nach den Vorgaben des Berufsbildungsgesetzes, der Aus bildungsverordnungen sowie der IHK-Prüfungsordnungen besteht für Auszubildende die Verpflichtung, Ausbildungsnachweise (Berichtshefte) regelmäßig zu führen. Diese müssen folgenden Anforderungen entsprechen: â Die Ausbildungsnachweise sind grundsätzlich wochenweise zu führen. â Sie enthalten stichwortartig die Ausbildungstätigkeiten, betriebliche Unterweisungen, Unterricht und Schulungen sowie die Inhalte des Berufsschulunterrichts. â Die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben ist durch die Unterschrift der Ausbildungspartner zu bestätigen. Die Ausbildungsnachweise sind nach Aufforderung durch die Kammer bzw. den Prüfungsausschuss rechtzeitig vor bzw. spätestens zur Abschlussprüfung vorzulegen. Merke Versäumnisse im Führen der Ausbildungsnachweise können zum Ausschluss von der Prüfung und zur Aberkennung der Prüfung führen! Prüfungsanforderungen Das Prüfungsverfahren ist vollständig neu geregelt. Die klassische Prüfung in Form einer Zwischen- und Abschlussprüfung wird abgelöst durch eine gestreckte Prüfung mit zwei bereits in die Endnote einfließenden Teilabschlussprüfungen. Darüber hinaus können leistungsstarke Auszubildende auf Antrag eine Zusatzqualifikation erwerben. Teil 1 Teil 2 Zusatzqualifikation Mitte der Ausbildung Ende der Ausbildung Ende der Ausbildung auf Antrag 18

19 Die eigene Ausbildung aktiv mitgestalten Teil 1 Prüfungsfach Gewichtung Prüfungszeit Inhalte Informationstechnisches Büromanagement Nach 18 Monaten auf der Basis der ersten 15 Monate 25 % 120 Minuten schriftlich 1. Der Prüfling soll nachweisen, dass er im Rahmen eines ganzheitlichen Arbeitsauftrages Büro- und Beschaffungsprozesse organisieren und kundenorientiert bearbeiten kann. Dabei soll er nachweisen, dass er unter Anwendung von Textverarbeitung sowie Tabellenkalkulation recherchieren, dokumentieren und kalkulieren kann; 2. der Prüfling soll berufstypische Aufgaben schriftlich computergestützt bearbeiten. LERNFELD 1 Teil 2 Prüfungsfach Gewichtung Prüfungszeit Inhalte Kundenbeziehungsprozesse Wirtschaftsund Sozialkunde Fachaufgabe in der Wahlqualifikation 2 Varianten: (siehe unten) Prüfungsaufgabe durch Prüfungsauschuss Report 30 % 150 Minuten schriftlich 10 % 60 Minuten schriftlich 35 % Fallbezogenes Fachgespräch 20 Minuten 1. Der Prüfling soll nachweisen, dass er komplexe Arbeitsaufträge handlungsorientiert bearbeiten kann. Dabei soll er zeigen, dass er Aufträge kundenorientiert abwickeln, personalbezogene Aufgaben wahrnehmen und Instrumente der kaufmännischen Steuerung fallbezogen einsetzen kann; 2. der Prüfling soll berufstypische Aufgaben schriftlich bearbeiten. 1. Der Prüfling soll nachweisen, dass er allgemeine wirtschaftliche und gesellschaftliche Zusammenhänge der Berufs- und Arbeitswelt darstellen und beurteilen kann; 2. der Prüfling soll fallbezogene Aufgaben schriftlich bearbeiten. Der Prüfling soll nachweisen, dass er berufstypische Aufgabenstellungen erfassen, Probleme und Vorgehensweisen erörtern sowie Lösungswege entwickeln und begründen, kunden- und serviceorientiert handeln, betriebspraktische Aufgaben unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Zusammenhänge planen, durchführen und auswerten sowie Kommunikations- und Kooperationsbedingungen berücksichtigen kann. Zur Durchführung sind zwei Varianten des fallbezogenen Fachgesprächs möglich: Variante 1: Prüfungsaufgabe durch Prüfungsauschuss Der Prüfling soll eine von zwei ihm vom Prüfungsausschuss zur Wahl gestellten praxisbezogenen Aufgaben bearbeiten und Lösungswege entwickeln; dem Prüfling ist eine Vorbereitungszeit von 20 Minuten einzuräumen. Das Fachgespräch soll die Dauer von 20 Minuten nicht überschreiten und wird mit einer Darstellung durch den Prüfling eingeleitet. Variante 2: Report Der Prüfling soll für jede der beiden gewählten Wahlqualifikationen einen höchstens dreiseitigen Report über die Durchführung einer betrieblichen Fachaufgabe erstellen. Die Reporte werden nicht bewertet. Sie sind dem Prüfungsausschuss am ersten Tag von Teil 2 der Abschlussprüfung zuzuleiten. Aus den beiden betrieblichen Fachaufgaben wählt der Prüfungsausschuss eine Aufgabe als Grundlage für das Fachgespräch aus. 19

20 Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren LERNFELD 1 Zusatzqualifikation Nicht in Teil 2 gewählte Wahlqualifikationen können als Zusatzqualifikation im Rahmen der Abschlussprüfung auf Antrag gesondert geprüft werden. Für das Prüfungsverfahren gelten die Regelungen zur Fachaufgabe. 1.4 Weitere Grundlagen des Ausbildungsverhältnisses Die Rahmenbedingungen für die Berufsausbildung bilden das Berufsbildungsgesetz und die Berufsaus bildungsverordnung. Das Berufsbildungsgesetz schreibt den Abschluss eines Ausbildungsvertrages vor. 10 BBiG Wer andere Personen zur Berufsausbildung einstellt (Ausbildende), hat mit den Auszubildenden einen Berufsausbildungsvertrag zu schließen. Darüber hinaus gibt es weitere Schutzgesetze, insbesondere das Jugendarbeitsschutzgesetz, die bei der individuellen Ausgestaltung des Arbeitsvertrages zu beachten sind. 34 BBiG 43 BBiG Ausbildungsvertrag Der Ausbildungsvertrag ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen dem Ausbildenden und dem Auszubildenden. Ist der Auszubildende noch keine 18 Jahre alt (nicht volljährig), so ist der Vertrag auch von dem gesetzlichen Vertreter (Eltern oder Vormund) zu unterzeichnen. Die Vereinbarungen sind in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse bei der zuständigen Stelle, Industrie- und Handelskammer (IHK) bzw. Handwerkskammer (HWK), einzutragen. Die Eintragung ist Voraussetzung für die Zulassung zur Prüfung. seen-fotolia.com Ausbildungsvertrag schriftliche Vereinbarung zwischen Auszubildendem Ausbildendem zuständigen Stellen 20