2 Arbeitsabläufe. Westfälische Wilhelms-Universität Münster

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1 2 Arbeitsabläufe Situation Westfälische Wilhelms-Universität Münster Zum 1. August.. stellen wir Auszubildende ein für die Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation 3-jährige Ausbildung mit Abschlussprüfung vor der IHK Ausbildungsschwerpunkte: Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, Informations- und Kommunikationstechniken, Personalverwaltung, Rechnungswesen, Bibliothekswesen Sie bringen Interesse für die genannten Schwerpunkte mit, sind sicher im Deutschen, besitzen gute Englischkenntnisse und sind kontakt- und teamfähig. Wir bieten eine gründliche, umfassende und zukunftsorientierte Ausbildung mit guten Aussichten auf eine Weiterbeschäftigung bei der Universität. Die praxisnahe Ausbildung wird ergänzt durch interne Schulungen sowie Englischunterricht mit IHK-Abschluss. Für weitere Informationen steht die Ausbildungsleiterin Frau Faber bzw. ihre Stellvertreterin Frau Jankrift zur Verfügung, Ruf Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit einem formlosen Schreiben, Lebenslauf, Lichtbild und Fotokopien der letzten beiden Zeugnisse bis zum 8. Oktober an: Westfälische Wilhelms-Universität Münster Die Industriegesellschaft der letzten Jahrzehnte hat sich zur Informationsgesellschaft entwickelt. Die Mikroelektronik prägt unser Leben und unsere Arbeit. Das betrifft vor allem den Büro- und Datenverarbeitungs- sowie Kommunikationsbereich. Diese Entwicklung beeinflusst auch den Arbeitsplatz im Büro, d. h., die Berufsbilder werden durch den Einzug der neuen Technologien geprägt und verändert. Das Berufsbild der Kauffrau/des Kaufmanns für Bürokommunikation ist, wie das Stellenangebot zeigt, ein Ergebnis dieses Anpassungsprozesses an geänderte Arbeitsbedingungen. 50

2 Die Anpassung der Arbeitsbedingungen an neue Technologien ist ein Prozess, der sich über einen längeren Zeitraum erstrecken muss und nur durch die Beteiligung und das Engagement der Mitarbeiter gelingen kann. Eine echte Beteiligung der Mitarbeiter, also die Bereitschaft zum Mitdenken, kann nur dann vorausgesetzt werden, wenn der Mitarbeiter ausreichend und regelmäßig informiert wird. Er muss den Aufbau des Betriebes und dessen Funktionszusammenhänge kennen und ständig über Entwicklungen und Änderungen auf dem Laufenden sein. Erst dann ist er befähigt, Arbeitsabläufe und Kommunikationsvorgänge selbstständig zu planen, durchzuführen und zu kontrollieren, sie zu analysieren und zu beurteilen. 2.1 Postbearbeitung Situation Die Sachbearbeiter der Firma COMPUTEACH, Coesfeld, empfangen und versenden täglich viele Informationen. Sie verfügen über moderne Telekommunikationsgeräte, müssen aber dennoch einen großen Bereich des Informationsaustauschs auf herkömmlichem Wege, also per Briefpost, erledigen, weil viele ihrer Geschäftspartner und Kunden technisch noch nicht so gut ausgestattet sind. Zu den Kunden der COMPUTEACH gehören auch Privatpersonen, mit denen der Informationsaustausch nur telefonisch oder brieflich abgewickelt werden kann. Im Mittelpunkt der täglichen kaufmännischen Arbeit steht der Informationsaustausch in den verschiedensten Formen. Voraussetzung hierfür sind funktionierende nationale und internationale Nachrichtenverbindungen. Der Konzern Deutsche Post World Net zählt mit seinen Marken Deutsche Post, DHL, Danzas und Postbank zu den größten Logistikunternehmen der Welt. Der Konzern bietet Gesamtlösungen für nationale und internationale Kunden. Dazu gehören ein weltweiter Brief-, Paket-, Express- und Logistik-Service, innovative Lösungen rund ums E-Business und eine breite Palette von Finanzdienstleistungen. Die Deutsche Post World Net ist an der Frankfurter Börse notiert und im Deutschen Aktien Index, kurz DAX 30, vertreten. Konzern Deutsche Post World Net MAIL EXPRESS LOGISTICS FINANCE Leistungsmarken BHW Leistungsfelder BRIEF KOMMUNIKATION DIREKT MARKETING FULFILMENT GLOBAL MAIL IMMOBILIEN EXPRESS FREIGHT SOLUTIONS DANZAS AIR & OCEAN EASYTRADE GESCHÄFTSKUNDEN SEVICE UND KREDITE VERSICHERN UND VORSORGEN ANLEGEN UND SPAREN Bausparen Baufinanzen Immobilien IN HAUS SERVICE PHILATELIE PRESS DISTRIBUTION RENTEN SERVICE 51

3 Unter Post versteht man im Allgemeinen schriftliche Nachrichten, die auf dem herkömmlichen Wege übermittelt werden, die so genannte Gelbe Post. Immer häufiger wird jedoch der Begriff Elektronische Post verwendet. Damit ist die Übertragungsart für Nachrichten gemeint, die ihren Empfänger schnell und schriftlich auf elektronischem Wege erreichen. Eine aktuelle Studie, für die das Unternehmen Stielow und das französische Partnerunternehmen Neopost mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Großbritannien, Frankreich und den USA befragten, ergab, dass eine deutliche Mehrheit der Entscheider in europäischen Unternehmen der Briefpost den Vorzug gibt gegenüber und Fax. Die wichtigsten Gründe: Sicherheit, Vertraulichkeit und die repräsentative Qualität von Briefen. Mehr als 75 Prozent erhalten danach finanzielle Informationen vorzugsweise per Post. Deutsche Entscheider heben die Glaubwürdigkeit und Vertraulichkeit der Briefpost hervor. Die Entscheidung, welche Übermittlungsform zu wählen ist, sollte nicht ausschließlich dem einzelnen Mitarbeiter überlassen bleiben; denn die Wahl eines bestimmten Dienstes hängt von vielen Einflussfaktoren ab, die bereits in der Organisation der Arbeitsabläufe berücksichtigt werden sollten. Mögliche Einflussfaktoren: Welche Empfangsmöglichkeiten hat der Adressat? Aus welchen Teilen setzt sich die zu übermittelnde Information zusammen (Texte, Bilder, Anlagen)? Unterliegt die Information der Geheimhaltung? Ist sie eilbedürftig? Welche Übermittlungskosten entstehen durch den jeweiligen Dienst? Kernwissen Die angemessene Übermittlung von Informationen wird für Unternehmen und Behörden immer wichtiger. Technische und organisatorische Einflussfaktoren spielen dabei eine Rolle. Die entstehenden Kosten müssen sorgfältig überprüft und verglichen werden. Zur Vertiefung 1 Der Sachbearbeiter A einer Behörde in Münster tauscht regelmäßig mit dem Sachbearbeiter B einer Behörde in Arnsberg Informationen aus, die schriftlich fixiert sein müssen. Die Übermittlungsmöglichkeiten sind in beiden Behörden die gleichen: Telefaxgerät (zentraler Einsatz), Briefdienst. Durch den zentralen Einsatz des Telefaxgerätes sind beide Sachbearbeiter an die sich notwendigerweise ergebenden Transport- und Liegezeiten gebunden, sodass die beeindruckende Übertragungszeit per Telefax (30 bis 40 Sekunden/DIN-A4-Seite) in der Praxis kaum einen Erfolg bringt. Beide Sachbearbeiter bevorzugen daher in der Regel den Briefdienst. Nehmen Sie kritisch Stellung! 52

4 2 Die ABC-Werke wünschen ein Angebot über ein Fotokopiergerät. Ihre telefonische Anfrage richten sie 1. an die Firma PRONTO und 2. an die Firma FIX. Die Firma PRONTO verspricht, in Kürze entsprechende Angebote zu schicken. Die Firma FIX reagiert umgehend und schickt ihr Angebot mit den Qualitätsmerkmalen und Preisen verschiedener Geräte per Fax an die ABC-Werke. Was verbinden Sie mit dem Begriff Informationsvorsprung? 3 Suchen Sie ein Beispiel aus Ihrem beruflichen Umfeld, das verdeutlicht, dass jeder Informationsvorsprung Mitbewerbern gegenüber auch einen Wettbewerbsvorsprung bedeutet! Postzustellung, Empfangsvollmachten Situation Die Schmuckwarengroßhandlung Argent und Söhne, Köln, schickt fast täglich Ansichtssendungen an ihre Kunden. Die Folge ist, dass sich in der Eingangspost häufig als Eigenhändig an Herrn Argent deklarierte Sendungen befinden. Da Herr Argent häufig auf Reisen ist, wird der Arbeitsablauf in der Großhandlung dadurch stark beeinträchtigt. Herr Argent bittet seine Sekretärin, für Abhilfe zu sorgen. Die Auslieferung per Post ist an bestimmte Voraussetzungen gebunden: Die Sendungen werden dem in der Anschrift bezeichneten Empfänger, seinem Ehegatten oder Postbevollmächtigten nach den Zustellangaben zugestellt. Als Empfänger können natürliche Personen, Behörden, juristische Personen, Gesellschaften oder Gemeinschaften bezeichnet werden. Die Auslieferung von Sendungen (ausgenommen sind gewöhnliche Briefsendungen) an Behörden, juristische Personen, Gesellschaften und Gemeinschaften wird von der Erteilung einer Postvollmacht abhängig gemacht. Sendungen mit dem Vermerk Eigenhändig werden nur dem Empfänger oder einem besonders Bevollmächtigten übergeben. Gewöhnliche Briefsendungen und Einwurf-Einschreibsendungen werden durch Einlegen in den Hausbriefkasten zugestellt. Ist es nicht möglich, Sendungen dem Empfänger, seinem Ehegatten oder Postbevollmächtigten zu übermitteln, können die Sendungen einem Ersatzempfänger zugestellt werden. Sendungsart Einwurf- und Übergabe- Einschreibsendungen sowie Nachnahmesendungen gewöhnliche Sendungen Ersatzempfänger Angehörige eines Empfängers, seines Ehepartners oder des Postbevollmächtigten, Angestellte des Empfängers, Inhaber oder Vermieter der Wohnung oder des Geschäftsraumes des Empfängers wie beim Einschreiben, ferner Hausbewohner oder Hausnachbarn 53

5 Die Zustellung der Post ist möglich durch den Zusteller, durch Anmietung eines abschließbaren Postfaches, postlagernd. Zusteller Zusteller müssen die Sendungen für ihren Zustellbezirk immer in der gleichen Reihenfolge austragen. Es lässt sich daher nicht vermeiden, dass ein Teil der Kunden die Sendungen erst am späten Vormittag erhält. Postfach Vorteile: Unabhängigkeit von der regulären Postzustellung. Verteilschluss der Post für Postfächer spätestens um 08:30 Uhr. Das bedeutet einen Kapital- und Zeitvorsprung gegenüber der üblichen Zustellung. Beispiel: Schecks, die die Banken noch am gleichen Tage gutschreiben, wenn die Kunden sie bis 10:00 Uhr einreichen, können nach der Postfachleerung sofort weitergeleitet werden. Das Postfach ist auch außerhalb der Schalterstunden zugänglich; die Post kann also mehrmals am Tage abgeholt werden. Müssen für Sendungen Empfangsbescheinigungen abgegeben oder Geldbeträge entrichtet werden, wird dem Abholer eine Information in das Postfach gelegt. Das Gleiche gilt für Sendungen, die wegen ihrer Größe nicht in das Postfach gelegt werden können. Der Abholer kann die Sendung am Postschalter in Empfang nehmen. Mietbedingungen: Um Missbrauch vorzubeugen, muss sich der Antragsteller zur täglichen Leerung verpflichten und eine zustellfähige Anschrift besitzen. Die Belegung erfolgt dann mietfrei. Bei der Einrichtung und Bereitstellung des Postfachs zahlt der Kunde ein einmaliges Entgelt von 15 EUR. Im Schriftverkehr müssen in der Anschrift anstelle von Straße und Hausnummer der Begriff Postfach und die Postfachnummer angegeben werden. Postlagernd Die Sendungen werden beim Zustellstützpunkt (Zustellpostamt) zur Abholung bereit gehalten, und zwar nach dem Eingang Briefsendungen mit der Abholangabe Postlagernd 14 Werktage, Nachnahmesendungen 7 Werktage. Gewöhnliche Briefsendungen werden demjenigen ausgehändigt, der sich zur Abholung meldet. Wertbriefe und Übergabe-Einschreibsendungen sowie Nachnahmesendungen werden nur dem Empfänger oder einem hierzu besonders Bevollmächtigten (Postvollmacht) ausgeliefert. 54

6 Empfangsvollmachten Die Erteilung einer Empfangsvollmacht an einen oder mehrere Mitarbeiter erleichtert in gewissen Fällen die Postbearbeitung. Nur natürlichen Personen kann eine Empfangsvollmacht erteilt werden. Gibt es mehrere Empfangsbevollmächtigte, ist jeder für sich empfangsberechtigt. Eine Empfangsvollmacht gilt bis zu ihrem Widerruf oder bis zum festgesetzten Datum. Der Vollmachtgeber kann die Vollmacht auch durch Einzug der Karte bzw. des Schriftstückes beenden. Sie gilt auch über den Tod des Empfängers hinaus bis zum Widerruf durch die Erben. Es gibt zwei Formen: die Innenvollmacht, die Generalvollmacht. Innenvollmacht Voraussetzung zur Erteilung ist eine entsprechende schriftliche Erklärung, wie sie im Geschäftsleben üblich ist und den Erfordernissen des BGB entspricht. Für eigenhändig auszuhändigende Sendungen kann diese Vollmacht nur anerkannt werden, wenn dies ausdrücklich vermerkt ist. Vorgefertigte Vollmachtserklärungen in Scheckkartengröße sind kostenlos bei allen Brief- und Paketzustellern sowie in jeder Postfiliale unter der Bezeichnung Innenvollmacht erhältlich. Ausnahme: der POSTIDENT SERVICE. Für diesen Service ist keine Bevollmächtigung möglich; er wird nur beim Empfänger durchgeführt. Vorderseite: Vollmachtgeber (Vorname, Name oder Firma und Postanschrift, ggf. Stempelabdruck) bevollmächtigt bis zum Vor- und Zuname (bitte in Druckschrift angeben) Wichtiger Hinweis an den Vollmachtgeber: Soll die Vollmacht widerrufen werden, ist diese Karte vom Berechtigten einzuziehen. Rückseite zum Empfang der für ihn/sie bestimmten Postsendungen (inkl. Post- und Zahlungsanweisungen, ohne eigenhändig auszuhändigende Sendungen) Unterschrift des Vollmachtgebers (Vertretungsberechtigten), Datum auch zum Empfang von eigenhändig auszuhändigenden Sendungen Unterschrift des Vollmachtgebers (Vertretungsberechtigten), Datum Möglichkeiten der Legitimation bei Abholung der Post in der Filiale: Kann der Zusteller eine Sendung nicht aushändigen, hinterlässt er einen Benachrichtigungsschein im Briefkasten. Soll eine Person mit der Abholung beauftragt werden, gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Den Namen des Abholers auf der Rückseite des Benachrichtigungsscheins eintragen. 2. Der Abholer erhält die Karte Innenvollmacht sowie den unausgefüllten Benachrichtigungsschein. Postfachausgabe: Alle Sendungen werden der Person ausgehändigt, die den Postfachschlüssel besitzt, das Postfach leert und dementsprechend bei Sendungen gegen Empfangsbestätigung den Auslieferungsschein vorlegen kann. 55

7 Allerdings gilt das nicht bei Geldbeträgen zu Post- und Zahlungsanweisungen. Hier kann die Auszahlung nur an den Postfachinhaber bzw. eine durch ihn bevollmächtigte Person erfolgen. Generalvollmacht Eine notariell beglaubigte Generalvollmacht berechtigt zum Empfang aller an den Empfänger gerichteten Sendungen, einschließlich eigenhändiger Sendungen sowie Post- und Zahlungsanweisungen. Alle Neuerungen auf einen Blick: Jede rechtswirksame Vollmacht ist gültig. Antragsverfahren sind nicht mehr vorgesehen. Vollmachten können individuell durch den Vollmachtgeber verfasst und erteilt werden. Vorgefertigte Vordrucke sind bei den Zustellern und in den Postfilialen erhältlich. Bei der Abholung von Sendungen am Postschalter nach vergeblichem Zustellversuch reicht die ausgefüllte Rückseite des Benachrichtigungsscheins oder der Benachrichtigungsschein plus Innenvollmacht. Bei der Postfachausgabe ist nur der Postfachschlüssel vorzulegen. Briefgeheimnis, Postgeheimnis Briefsendungen unterliegen sowohl dem Briefgeheimnis als auch dem Postgeheimnis. Ebenso wie das Briefgeheimnis wird das Postgeheimnis geschützt durch das Grundgesetz für die Bundesrepublik Deutschland (Artikel 10) und das Strafgesetzbuch. Das Briefgeheimnis dient dem Schutz verschlossener Briefe und Schriftstücke, die sich außerhalb des Gewahrsams der Post befinden, vor widerrechtlicher Öffnung. Das Postgeheimnis schützt alle Sendungen, solange sie bei der Post sind. Alle bei der Post Beschäftigten werden auf das Postgeheimnis ausdrücklich hingewiesen und förmlich verpflichtet (Postgesetz). Gesetzliche Ausnahmen vom Postgeheimnis: die Beschlagnahme von Postsendungen im Rahmen eines Strafverfahrens die Verpflichtung der Post, Auskunft über den Postverkehr bestimmter Personen zu erteilen und Sendungen, die ihr zur Übermittlung anvertraut sind, auszuhändigen, wenn dies einer berechtigten Stelle zur Abwehr drohender Gefahren für die freiheitlich-demokratische Grundordnung gefordert wird. Wer darf welche Briefe öffnen? Dienstvorgesetzte dürfen Briefe, die an ihre Mitarbeiter gerichtet sind, öffnen, wenn aus der Anschrift hervorgeht, dass es sich um eine dienstliche Angelegenheit handelt. Die genaue Bezeichnung des Empfängers schützt sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Schriftverkehr vor Missverständnissen. Wer sicherstellen will, dass der Brief nur von einer bestimmten Person geöffnet wird, sollte in jedem Falle den Zusatz persönlich auf dem Umschlag vermerken. 56

8 Wird zuerst die Firmenbezeichnung ge- Wird zuerst der Personenname, dann die nannt, dann der Personenname, darf der Firmenbezeichnung genannt, darf der Brief Brief geöffnet werden. nicht geöffnet werden. Schmuckwarengroßhandlung Frau Marion Dor Argent und Söhne GmbH Schmuckwarengroßhandlung Frau Marion Dor Argent und Söhne GmbH Rheinstr. 12 Rheinstr Köln Köln Wohnt der Adressat zur Untermiete, sollte die Adressierung lauten: An A., wohnhaft bei B. oder An A. unter der Adresse von B.. Ähnlich korrekte Regeln gelten auch für das Ausland. Die Aufschriften An A. aux soins de B., An A. c/o (care of) B. oder auch An A. a/c (account) B. weisen eindeutig A. als Empfänger aus. So werden Briefe unmissverständlich adressiert: In der Firma: Herrn B. in der Firma Z. Im Ausland: An A. aux soins de B. persönlich An A. c/o (care of) B. Privat: An A., wohnhaft bei B. An A. a/c (account) B. An A. unter der Adresse von B. Kernwissen Die Mitarbeiter der Poststelle und der Abteilungssekretariate müssen mit dem organisatorischen Aufbau des Betriebes vertraut sein (Ablauforganisation, Organigramm). Die Mitarbeiter der Poststelle und der Sekretariate müssen darüber informiert sein, wer im Besitz einer Postvollmacht ist. Damit die Post schnell und von der richtigen Person bearbeitet wird, muss geklärt werden, wo die Kompetenzen der Mitarbeiter bei der Anwesenheit und bei der Abwesenheit des/der Chefs liegen, wer bei Abwesenheit des/der Chefs für diesen Aufgaben- und Verantwortungsbereich zuständig ist. Alle Mitarbeiter müssen die Bedeutung des Brief- und Postgeheimnisses kennen. Wird versehentlich ein Privatbrief geöffnet, muss dieser sofort wieder verschlossen, mit dem Vermerk Irrtümlich geöffnet versehen und dem Empfänger möglichst persönlich übergeben werden. Zur Vertiefung 1 Zur Situation: Welche Lösung wird die Sekretärin Herrn Argent vorschlagen? 2 Sie haben bei der Firma Argent, Köln, ein wertvolles Goldarmband (Wert 450 EUR) zur Ansicht bestellt. Der Zusteller trifft Sie leider nicht an. Wem darf er diese Sendung, die die Bezeichnung Eigenhändig trägt, aushändigen? 3 Das Goldarmband hat Ihnen so gut gefallen, dass Sie einen weiteren Auftrag erteilen. Diesmal trägt die Sendung die Bezeichnung Übergabe-Einschreiben. Der Briefträger trifft Sie wiederum nicht an. Wem händigt er die Sendung aus? 4 Ihre Freundin liest die an Sie adressierten Postkarten. Darf sie das? Es gibt doch ein Briefgeheimnis. 57