Ernennung von Beamten

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1 Ernennung von Beamten Hier gelangen Sie direkt zu den einzelnen Stadien des Ernennungsverfahrens: Bedarfsfeststellung Stellenausschreibung Eingang und Prüfung der Bewerbungsunterlagen Auswahlverfahren Entscheidung Ernennung Bedarfsfeststellung Abteilung Beamte Sie möchten einen wissenschaftlichen Mitarbeiter zum Beamten ernennen? Wenden Sie sich mit einer - zunächst formlosen - Bedarfsanmeldung an die Abteilung Beamte des Personaldezernats. Zum Internetauftritt der Abteilung und zu den zuständigen Ansprechpartnern gelangen Sie durch einen Klick auf das blau hinterlegte Feld. Grundsätzlich ist die Übertragung folgender Ämter möglich: Akademischer Rat Akademischer Oberrat Die Stellenausschreibung Die Berufung in ein Beamtenverhältnis erfordert immer auch bei potentiellen internen Bewerbern eine öffentliche Stellenausschreibung. Hierzu muss ein Anforderungsprofil/Stellenbeschreibung der zu besetzenden Stelle erarbeitet werden. Die Inhalte eines Anforderungsprofils finden Sie hier. Der fertige Ausschreibungstext muss durch die Abteilung Beamte genehmigt werden, bevor er zur Veröffentlichung freigegeben wird. Jede Ausschreibung erhält durch das Personaldezernat eine Registriernummer. Ein Muster für eine Stellenausschreibung erhalten Sie von der Abteilung Beamte. Die Bewerbungsfrist beträgt i. d. R. drei bis vier, mindestens aber zwei Wochen. Stellenangebote werden generell im Stellenmarkt der Friedrich-Schiller-Universität veröffentlicht und, wie gesetzlich vorgeschrieben, zur Vermittlung beschäftigungsloser schwerbehinderter Personen an die Agentur für Arbeit weitergeleitet. Sollen die Stellenangebote auch in anderen Medien, z. B. regionaler und überregionaler Presse oder Fachzeitschriften veröffentlicht werden, stimmen Sie dies mit der zuständigen Stabsstel-

2 le Kommunikation - Pressestelle - ab. Die hierfür entstehenden Kosten sind durch den Haushalt des ausschreibenden Bereiches abzudecken. Sowohl bei der Stellenausschreibung als auch im weiteren Verlauf des Einstellungsverfahrens ist Gleichbehandlung Pflicht. Dies wird rechtlich durch das Grundgesetz sowie durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gesichert. Was Sie im Umgang mit dem AGG beachten müssen und welche Probleme auftreten können, haben wir für Sie in einem Merkblatt zusammengefasst. Bei Berufungen in ein Beamtenverhältnis sollten Sie unbedingt beachten, dass die/der vorgesehene Kandidat/in das in 48 ThürLHO i. V. m. 43 ThürBG festgelegte Lebensalter (je nach Geburtsjahrgang zwischen 45 und 47 Jahren) nicht überschreitet, die deutsche Staatsangehörigkeit bzw. eine der in 7 Abs. 1 Nr. 1 BeamtStG genannten Staatsangehörigkeiten besitzt. In besonderen Fällen sind ggf. Ausnahmeregelungen unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Eingang und Prüfung der Bewerbungsunterlagen Innerhalb der Ausschreibungsfrist gehen die Bewerbungsunterlagen bei Ihnen ein. Sie haben nun die Aufgabe, die Unterlagen zu sichten und darüber zu entscheiden, welche Bewerber in das weitere Auswahlverfahren einbezogen werden. Im Sinne des AGG müssen alle Ablehnungen einen fachlichen Grund haben. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber müssen bei objektiver Eignung für die ausgeschriebene Stelle immer zu einem Auswahlgespräch eingeladen werden. Sie sind im Auswahlverfahren besonders zu berücksichtigen. Mehr Informationen hierzu finden Sie in unserem Merkblatt. Zur schnellen Übersicht über die Inhalte der gesichteten Bewerbungsunterlagen können Sie die hier bereitgestellte Checkliste nutzen. Um den Überblick über die Bewerber nicht zu verlieren und gezielt Einladungen bzw. Absagen versenden zu können, kann es hilfreich sein, eine Bewerberübersicht zu führen. Hier finden Sie Musterbriefe für Eingangsbestätigung, Einladungs- bzw. Ablehnungsschreiben. Wenn Sie zum Vorstellungsgespräch einladen, sollten Sie die Bewerber unbedingt darüber informieren, dass durch die Friedrich-Schiller-Universität Jena keinerlei Reisekosten oder andere Bewerbungskosten erstattet werden können!

3 Das Auswahlverfahren An der Bewerberauswahl sollten immer mehrere Personen beteiligt sein. Dies fördert zum einen die Objektivität der Auswahlentscheidung und schützt zum anderen die auswählende Person durch Anwesenheit von Zeugen vor dem Vorwurf der benachteiligenden Behandlung. Um eine gute Entscheidungsfindung zu ermöglichen, sollten jedoch nicht mehr als 5 Personen Mitglied der Auswahlkommission sein. Als Mitglieder bieten sich der direkte Vorgesetzte der zu besetzenden Stelle, der Leiter der Einrichtung, Mitarbeiter aus derselben Struktureinheit bzw. Einrichtung oder Mitglieder des Personalrates an. Zur Vervollständigung der Einschätzung kann es auch hilfreich sein, eine vom Tätigkeitsbereich unabhängige Person an der Auswahl zu beteiligen. Sind Schwerbehinderte oder gleichgestellte Personen unter den Bewerben, ist immer die Schwerbehindertenvertretung in das vollständige Auswahlverfahren einzubeziehen. Die Schwerbehindertenvertretung erreichen Sie hier. Damit ein Auswahlgespräch erfolgreich verläuft, ist genau darauf zu achten, welche Fragen gestellt werden und wie sie gestellt werden. Wenn Sie hierbei Hilfe benötigen, kann Ihnen der Interviewleitfaden weiterhelfen. Wenn Sie dem Link im blau hinterlegten Feld folgen, finden Sie hilfreiche Informationen zum Ablauf des Auswahlgesprächs, zu den verschiedenen Fragetypen, zu häufig auftretenden Fehlern und eine Übersicht unzulässiger Fragen. Interviewleitfaden Die aus dem Gespräch gewonnenen Erkenntnisse sind Ihre späteren Argumente in der Einstellungs- bzw. Ablehnungsbegründung. Die wichtigsten Aspekte zur allgemeinen und besonderen Eignung der einzelnen Bewerber können Sie zu Ihrer eigenen Hilfestellung in den dafür vorgesehenen Auswertungsbogen eintragen und zum Bewerbervergleich in die dazugehörige Auswertungsübersicht eintragen. Entscheidung Nach Beendigung aller Auswahlgespräche muss eine Auswertung der gesammelten Ergebnisse erfolgen. Bestenfalls sollte die Auswertung direkt nach den Gesprächen stattfinden. Dann sind alle Eindrücke noch deutlich vorhanden. Die Auswertung sollte Bewerber für Bewerber erfolgen, z. B. in der Reihenfolge der Gespräche. Zunächst sollte ein Mitglied der Auswahlkommission seine Ergebnisse vortragen und begründen. Anschließend sollte jeder die Aspekte ergänzen, welche aus seiner Sicht noch wichtig sind. Sind einige Punkte unklar oder stoßen sie nicht auf die Zustimmung der weiteren Kommissionsmitglieder, muss dies innerhalb der Kommission geäußert werden. Es ergibt sich dann die Möglichkeit, die Meinung ausführlicher zu erläutern und darüber zu diskutieren. Dabei sollte allerdings darauf geachtet werden, dass tatsächlich nur Wesentliches detailliert geklärt werden sollte, nicht aber in jedem Punkt vollständige Einigkeit in der Auswahlkommission erzielt werden muss. Hat sich die Auswahlkommission beraten, erstellt sie eine Rangfolge der für geeignet befundenen Bewerber. Der erstplazierte Bewerber ist somit der potentielle zukünftige

4 Stelleninhaber. Ist er verhindert, die Stelle anzutreten, so rückt der jeweils nächste in der Rangfolge nach. Die verbindliche Zusage der Einstellung, von Gehaltsmodalitäten usw. ist grundsätzlich erst nach Prüfung im Personaldezernat und bei Zustimmung durch den Personalrat möglich. Ernennung Nachdem Sie sich für einen Bewerber entschieden haben, informieren Sie die Abteilung Beamte unter Einhaltung des Dienstweges (Lehrstuhl (soweit vorhanden: Institut) Dekanat Kanzler Dezernat 5) in einem aussagekräftigen Begründungsschreiben darüber, auf wen die Wahl gefallen ist, warum, mit welchen Aufgaben er betraut werden wird und in welchem Umfang er Lehre betreiben soll. Begründen Sie unbedingt sachlich und ausführlich, warum die ausgewählte Person unter allen eingegangenen Bewerbern am besten geeignet ist. Dazu vergleichen und gewichten Sie die ausgewählte Person unter Berücksichtigung der in der Stellenausschreibung formulierten Anforderungen mit allen anderen Bewerbern. Nur mit vollständigen Informationen können die Mitarbeiter im Personaldezernat die Einstellungsunterlagen vorbereiten, welche anschließend dem Kanzler und dem Personalrat zur Zustimmung vorgelegt werden. Neben dem Begründungsschreiben und den Bewerbungsunterlagen des ausgewählten Bewerbers übersenden Sie bitte auch die Bewerbungsunterlagen sämtlicher anderer Bewerber an das Personaldezernat, da diese dem Personalrat bei der Entscheidung über seine Zustimmung zur Einstellung mit vorgelegt werden müssen. Der Personalrat hat eine gesetzliche Äußerungsfrist von 10 Arbeitstagen. Vor der Ernennung zum Beamten müssen folgende Unterlagen vollständig vorliegen: beglaubigte Kopien der Urkunden über abgelegte Staats- oder Hochschulexamen beglaubigte Kopie der Promotionsurkunde amtsärztliches Gesundheitszeugnis Geburts- oder ggf. Heiratsurkunde (beglaubigte Kopien) Personalbogen Belehrung über die Pflicht zur Verfassungstreue im öffentlichen Dienst Führungszeugnis Belegart O" Aufenthaltserlaubnis, Arbeitserlaubnis (bei nicht EU-Bürgern) Freizügigkeitsbescheinigung für EU-Bürger Bei der Ernennung von Beamten ist eine amtsärztliche Einstellungsuntersuchung zwingend erforderlich.

5 Die Unterlagen werden durch das Personaldezernat beim Stellenanwärter angefordert. Erst wenn diese vollständig vorliegen, kann die Ernennung vorbereitet werden. Die Mitarbeiter im Personaldezernat bearbeiten das Ernennungsverfahren so schnell wie möglich. Bitte haben Sie jedoch Verständnis, dass nach Eingang aller Unterlagen mindestens eine Verfahrensdauer von 8 Wochen einzuplanen ist, bis die Ernennung erfolgen kann. Besteht in einzelnen Punkten noch Klärungsbedarf, ist mit längeren Bearbeitungszeiten zu rechnen. Wenn die Besetzung der Stelle feststeht, kann den nicht ausgewählten Bewerbern abgesagt werden, bei mitbestimmungspflichtigen Maßnahmen jedoch erst nach Zustimmung des Personalrats zur Einstellung. Dazu werden die Bewerbungsunterlagen der nicht ausgewählten Bewerber vom Personaldezernat an die ausschreibende Stelle zurückgeschickt. Liegt der Bewerbung ein ausreichend frankierter Umschlag bei, werden die Unterlagen mit dem Absageschreiben an den Bewerber zurückgesandt. Um unnötige Diskussionen und rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden, ist die Absage allgemein zu formulieren. Auch telefonisch sollten möglichst wenige Angaben zu eventuellen Ausschlussgründen gemacht werden. Bitte nehmen Sie auf den Original- Bewerbungsunterlagen, die nach Ablauf an die Bewerber zurückgesandt oder zur Abholung bereitgehalten werden, keine handschriftlichen Notizen zur Einschätzung des Bewerbers vor. Hier finden Sie noch einmal Musterbriefe für Ablehnungsschreiben nach einem Vorstellungsgespräch. DAS PERSONALDEZERNAT WÜNSCHT IHNEN VIEL ERFOLG BEI DER MITARBEITERSUCHE UND STEHT IHNEN BEI FRAGEN UND WÜNSCHEN GERN ZUR VERFÜGUNG! Hier finden Sie noch einmal Ihre zuständigen Ansprechpartner!

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