ALLGEMEINE LEISTUNGSBESCHREIBUNG

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1 ALLGEMEINE LEISTUNGSBESCHREIBUNG zum Vergabeverfahren: Überlassung u. Pflege eines Content Management Systems Vergabenummer: Verfahrensart: offenes Vergabeverfahren Dokumentenstand: Donnerstag, 15. Dezember 2016

2 1. KISA im Portrait Der Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen KISA ist ein regional, vornehmlich im Gebiet des Freistaates Sachsen tätiger Dienstleister für integrierte IT-Lösungen in der Rechtsform eines Zweckverbandes nach dem Sächsischen Gesetz über die Kommunale Zusammenarbeit (SächsKomZG). KISA stellt Verbandsmitgliedern und weiteren Kunden im Schwerpunkt Datenverarbeitungsverfahren und Auftragsdatenverarbeitungsleistungen zur Vereinfachung von Verwaltungsaufgaben zur Verfügung. Zu den Kunden von KISA zählen über 700 Kreis-, Stadt- und Gemeindeverwaltungen, kommunale Einrichtungen sowie sonstige Körperschaften des öffentlichen und privaten Rechts in Sachsen, Sachsen-Anhalt und Brandenburg. Zum Produktportfolio gehört neben Fachverfahren für Behörden auch die Gestaltung des Internetauftritts der Kommunen unter besonderer Berücksichtigung spezieller kommunaler Anforderungen. 2. Allgemeine Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes KISA stellt mit dem Produkt Virtuelles Rathaus derzeit 65 Bestandskunden ein eigenentwickeltes Content Management System (CMS) zur Verfügung. Das Produkt hat das Ende seines Lebenszyklus erreicht und soll schrittweise durch ein modernes und zukunftsfähiges CMS abgelöst werden. Neben dem Wechsel der Bestandskunden strebt KISA perspektivisch auch die Gewinnung von Neukunden an. Das zu beschaffende System soll in erster Linie den Anforderungen kleiner und mittlerer Verwaltungen genügen (Basismodul) und bei Bedarf im Einzelfall aber idealerweise funktional erweiterbar sein (Zusatzmodule). Die Bereitstellung einer preisgünstigen Lösung für die genannte Zielgruppe ist für KISA von entscheidender Bedeutung. Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines EVB-IT Vertrages über die Bereitstellung, Nutzung und laufende Pflege eines Content Management Systems (CMS) für Kommunen und deren Einrichtungen. Webseitendesign, Hosting sowie First- und Second Level Support gegenüber den Kunden von KISA sind nicht Gegenstand der Ausschreibung und nicht anzubieten Softwareüberlassung Das CMS ist dem Auftraggeber zur dauerhaften Nutzung gegen Einmalvergütung zu überlassen. Dem Auftraggeber ist dabei das Recht einzuräumen, das CMS gegen Entgelt an Dritte zum bestimmungsgemäßen Gebrauch zu überlassen und diesen daran einfache, nicht übertragbare Nutzungsrechte einzuräumen. Ziffer 3.3. der EVB-IT Überlassung-AGB (Typ A) ist ausgeschlossen. Die Bereitstellung des CMS an Kunden erfolgt in der Regel auf einem zentralen Server zur Nutzung mittels Fernzugriff. In Einzelfällen wird es eine lokale Installation beim Kunden geben. Das Angebot muss die notwendigen Rechte für beide Nutzungsarten umfassen. Einen Vergütungsanspruch für die Einräumung der genannten Nutzungsrechte erlangt der Auftragnehmer erst wenn und soweit KISA Leistungen aus dem Vertrag abruft. KISA beabsichtigt, unter Nutzung vorhandener und gegebenenfalls später hinzukommender Schnittstellen des CMS, eigene Module und/oder Plug-Ins zu entwickeln, an das CMS anzubinden und im Paket Dritten zu überlassen. Die hierfür notwendigen Nutzungsrechte sind dem Auftraggeber ohne gesonderte Vergütung einzuräumen. KISA hat das alleinige Recht, das CMS im Paket mit den eigenentwickelten Seite 2 von 6

3 Modulen und/oder Plug-Ins zu vertreiben. 9 UrhG wird im Übrigen ausgeschlossen. Die Einräumung von Nutzungs- und Verwertungsrechten an den entwickelten Modulen und Plug-Ins an den Auftragnehmer ist im Wege gesonderter Vereinbarungen möglich. Die Überlassung der Software erfolgt nach Maßgabe vorstehender Bedingungen für Haupt- und Nebenangebote auf Grundlage der Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Erbringung von IT Leistungen (EVB-IT) Softwareüberlassung Typ A (Version 2.0 vom ). Ein vorausgefüllter Mustervertrag ist den Vergabeunterlagen zur Information beigefügt. Die Vervollständigung und Ausfertigung der Vertragsunterlagen gemäß Angebot erfolgt nach Zuschlagserteilung Softwarepflege Die Beauftragung von Pflegeleistungen erfolgt auf Grundlage der EVB-IT Pflege S (Version 2.0 vom ). Die Pflegeleistungen sollen die laufende Anpassung des CMS an Änderungen einschlägiger bundes- sowie landesrechtlicher Bestimmungen, die Beseitigung von Mängeln, die durch neue Browser und Browserversionen entstehen, Sicherheitsupdates und Anpassung des CMS an geänderte technische Anforderungen und Standards innerhalb der Betriebsumgebung umfassen und sich auch auf die angebotenen Schnittstellen und Module erstrecken. Der Pflegevertrag beginnt am 1. April 2017, frühestens jedoch mit Zuschlagserteilung im Vergabeverfahren und hat eine Mindestlaufzeit bis zum 31. Dezember Sofern die Anzahl der das System nutzenden Kunden Einfluss auf die geschuldete Pflegevergütung hat, ist der Auftraggeber zur Teilkündigung für einzelne Kunden mit einer Frist von vier Monaten zum Ende eines Kalendermonats berechtigt. Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit auf unbestimmte Zeit, wenn er nicht durch den Auftragnehmer mit einer Frist von acht Monaten zum Ende eines Kalenderjahres oder durch den Auftraggeber mit einer Frist von vier Monaten zum Ende eines Kalendermonats gekündigt wird Schulungen und sonstige Dienstleistungen Neben der Softwareüberlassung und pflege sind auf Grundlage der EVB-IT Dienstleistung Schulungen und Einführungsunterstützung anzubieten. Durch Anwendungsbetreuerschulungen sollen Mitarbeiter des Auftraggebers in die Lage versetzt werden, Kunden des Auftraggebers in der Nutzung des CMS zu schulen. Darüber hinaus sollen Entwickler des Auftraggebers durch Schulungen die notwendigen Kenntnisse zu Aufbau und der Funktionsweise der Schnittstellen vermittelt werden, die für die Entwicklung von Zusatzmodulen und/oder Plug-Ins notwendig sind. Eine Abnahmepflicht für diese Leistungen besteht nicht. Seite 3 von 6

4 3. Nebenangebote Nebenangebote sind nach Maßgabe von Ziffer 2.6 der Bewerbungsbedingungen unter den folgenden Bedingungen zugelassen: Nebenangebote können nur gemeinsam mit einem Hauptangebot abgegeben werden. Für die Abgabe von Nebenangeboten gelten diese Bewerbungsbedingungen entsprechend. Nebenangebote müssen als solche gekennzeichnet sein. Nebenangebote müssen im Hinblick auf technische und fachliche Anforderungen den Anforderungen des Kriterienkatalogs in vollem Umfang entsprechen, d.h. die im Kriterienkatalog aufgeführten Ausschlusskriterien und Bewertungskriterien für die angebotene Software und die zugehörigen Leistungen gelten gleichermaßen für ein Nebenangebot. Den Bietern steht es frei, mit dem Nebenangebot ein Content Management System mit, bezogen auf die angegebenen Bewertungskriterien, eingeschränktem Leistungsumfang abzugeben. Das Nebenangebot muss in diesem Fall dennoch alle Ausschlusskriterien erfüllen. Den Bietern steht es darüber hinaus frei, ein kaufmännisches Nebenangebot abzugeben. In kaufmännischer Hinsicht hat der Bieter das Recht, dem Auftraggeber ein abweichendes Preismodell, insbesondere ein Partnermodell mit prozentualen Nachlässen auf die Preisliste des Herstellers, anzubieten. Preisbeeinflussende Faktoren dürfen sich dabei ausschließlich aus dem bekanntgegebenen Mengengerüst ableiten. Bei der vergleichenden Bewertung derartiger Nebenangebote erfolgt die Ermittlung des Angebotspreises auf Grundlage des bekanntgemachten Mengengerüsts unter Annahme einer vierjährigen Vertragslaufzeit. In jedem Fall sind jedoch im Nebenangebot die Preise für alle aufgeführten Leistungen vollständig zu benennen. D.h. die Bieter haben auch für Nebenangebote mit abweichendem Preismodell etwaige Kosten für Einführungsunterstützung, Schulung sowie Stunden- und Tagessätze anzugeben. Die Kosten für die Nutzung des Systems durch KISA sind in einem etwaigen Nebenangebot ebenfalls anzugeben. Die Abgabe von mehreren Hauptangeboten ist unzulässig. 4. Angebotspräsentation Im Tabellenblatt KHG 3 - Präsentation des Kriterienkataloges zusammengefasste Anforderungen, werden im Rahmen der Angebotspräsentation geprüft und abschließend bewertet. Bieter, deren Angebot nach vorläufiger Angebotsprüfung für den Zuschlag in Frage kommt, erhalten die Gelegenheit, dem Auftraggeber ihr Angebot vorzustellen. Folgende Präsentationstermine sind vorgesehen: 2. Februar 2017, zwischen 10:00 Uhr und 17:00 Uhr voraussichtlich in Leipzig, 3. Februar 2017, zwischen 09:30 Uhr und 12:30 Uhr voraussichtlich in Leipzig, 9. Februar 2017, zwischen 09:00 und 16:00 Uhr voraussichtlich in Limbach-Oberfrohna, 10. Februar 2017, zwischen 09:00 und 16:00 Uhr voraussichtlich in Leipzig. Seite 4 von 6

5 Die Präsentation darf einen Zeitraum von drei Stunden nicht überschreiten. Während der Präsentation ist die Lösung von Beispielfällen mit Hilfe des angebotenen CMS durch den Bieter vorgesehen. Anhand der Fallbearbeitung und den sonstigen Ausführungen wird der Auftraggeber die Erfüllung der im Kriterienkatalog (KHG 3) genannten Anforderungen prüfen und stichprobenartig die sonstigen Angaben des Bieters in seinem Angebot verifizieren. Die Ergebnisse der Präsentation fließen mit der im Kriterienkatalog angegebenen Gewichtung in die Angebotsbewertung ein. 5. Technische Rahmenbedingungen Der Auftraggeber plant das System in seinem Rechenzentrum in einer Windows- Serverumgebung zu betreiben. Das Rechenzentrum ist über das Kommunale Datennetz Sachsen und das Sächsische Verwaltungsnetz an das Internet angeschlossen. 6. Mengengerüst und Abnahmemengen Derzeit nutzen ca. 65 Kunden des Auftraggebers das vorhandene CMS. Kunden sind nahezu ausschließlich Verbandsmitglieder des Auftraggebers aus dem Freistaat Sachsen und ein Landkreis aus dem Freistaat Thüringen. Es wird erwartet, dass der überwiegende Teil der Bestandskunden das vorhandene System durch das neue CMS ablösen wird. Eine Migrationsund Abnahmepflicht wird durch den Zuschlag nicht begründet. Die Migration ist wie folgt geplant: 2017: 4 Kunden 2018: 10 Kunden 2019: 10 Kunden 2020: 10 Kunden 7. Vertragliches Im Falle der Zuschlagserteilung werden in nachgenannter Rangfolge folgende Bedingungen Vertragsbestandteil: EVB-IT Überlassungsvertrag Typ A (Langfassung einschließlich Pflege) das Angebot einschließlich seiner Anlagen, insbesondere ausgefüllter Kriterienkatalog, ausgefülltes Preisblatt, allgemeine Leistungsbeschreibung, die Vergabeunterlagen, die einschlägigen Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Erbringung von IT Leistungen (EVB-IT Überlassung und EVB-IT Pflege S sowie EVB-IT Dienstleistung), VOL/B, BGB. Eine Anpassung der Vergütung kann frühestens zum 1. Januar 2019 nach folgenden Maßgaben verlangt werden: - Eine Anpassung ist nur zulässig, wenn und soweit sich die Grundlagen für die Ermittlung der Preise wesentlich und nachhaltig, insbesondere wegen Änderungen der Löhne und Gehälter aufgrund gesetzlicher, tariflicher oder soweit zulässig aufgrund betrieblicher Vereinbarungen oder aufgrund von Änderungen von Steuern und vergleichbaren öffentlichen Lasten geändert haben. Seite 5 von 6

6 - Ein Erhöhungsverlangen ist dem Auftraggeber schriftlich anzuzeigen und wird frühestens mit Beginn des vierten auf die Ankündigung folgenden Monats wirksam. Weitere Erhöhungen können frühestens nach Ablauf von jeweils zwölf Monaten nach Wirksamwerden der letzten Erhöhung gefordert werden. - Eine Erhöhung darf maximal 3 % der zuletzt geforderten Preise betragen. Ein vorausgefülltes Vertragsmuster für Hauptangebote ist den Vergabeunterlagen beigefügt. Sofern der Zuschlag auf ein Nebenangebot mit abweichendem Modell für die Überlassungsund/oder Pflegevergütung erteilt wird, wird das Vertragsmuster nach Zuschlagserteilung entsprechend angepasst. Die Vervollständigung und Ausfertigung der Verträge gemäß Angebot erfolgt nach Zuschlagserteilung. Der Bieter gibt mit Abgabe seines Angebotes zu erkennen, dass er die geltenden Vertragsbedingungen zur Kenntnis genommen und zum Bestandteil seines Angebotes gemacht hat. 8. Zeitplanung Dem Vergabeverfahren liegt folgende Zeitplanung zugrunde: Was Wann Upload der Vergabebekanntmachung Ablauf Angebotsfrist Verhandlung über Eröffnung der Angebote , 10:00 Uhr , 12:00 Uhr Angebotspräsentation Zuschlagsentscheidung durch den Verwaltungsrat Versand Vorinformation gem. 134 Abs. 2 GWB Zuschlag Ende der Zuschlags- und Bindefrist Vertragsbeginn Bieter sind bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist an die eingereichten Angebote gebunden (Bindefrist). Für den Fall unvorhergesehener Verzögerungen des Vergabeverfahrens bleibt eine Änderung der Zeitplanung vorbehalten. Bieter, die für einen Zuschlag in die engere Wahl kommen, werden gegebenenfalls aufgefordert, die Bindefrist ausreichend zu verlängern. Seite 6 von 6