6. Fachtagung IT-Beschaffung 2010 im Bundespresseamt. Alles neu in der UfAB? Per Wiegand, INFORA GmbH

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1 6. im Bundespresseamt Alles neu in der UfAB? Per Wiegand, INFORA GmbH

2 Grundlegendes VOL/A 2009 in Kraft seit Anpassung an die VOB/A: Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Oberhalb der Schwelle: eigenständiger Abschnitt 2 VOL/A EG Unterhalb der Schwelle: eigenständiger Abschnitt 1 VOL/A

3 Grundlegendes VOL/A 2009 in Kraft seit Anpassung an die VOB/A: Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Oberhalb der Schwelle: eigenständiger Abschnitt 2 VOL/A EG Unterhalb der Schwelle: eigenständiger Abschnitt 1 VOL/A

4 UfAB V Version

5 UfAB V Grundlagen/Randbedingungen Ist die UfAB ein Gesetz oder eine Verwaltungsvorschrift? Nein, aber verpflichtend anzuwenden für Bundesbehörden und als Hilfsmittel auch in den Beschaffungsstellen der Länder und der Kommunen etabliert

6 Vergabeverfahren Auswertung Einheitlichkeit VU Die grundsätzlichen Ziele der UfAB UfAB objektiv einfach schnell eindeutig vollständig Inhalt Aufbau Form

7 Gliederung der UfAB A1 A2 Vorbemerkungen Rechtliche Rahmenbedingungen Übersicht zum Ablauf der Beschaffung Erläuterung der Einzelschritte im Beschaffungsablauf Fachliche Einzelbeschreibungen der Module Sonstiges Anlage 1: Checkliste für häufige Verfahrensfehler Anlage 2: Zuordnung der Einzelschritte zu den Modulen Weitere Dokumente: Muster Bewertungsmatrix und Historie

8 Die Schlagzahl UfAB V Version 2.0 UfAB III Version UfAB II 1988 UfAB III Version UfAB IV 2006 UfAB V Version August 2010 UfAB I 1982

9 UfAB V, Version 2.0 Änderungen (1) Historie wurde ausgelagert Kapitel 0 Vorbemerkungen Kapitel Festlegung der Vergabeart (Schritt 4) Kapitel Durchführung des Verfahrens bis zum Versand (Schritt 6) Kapitel 4.1 MODUL: Vergaberecht Kapitel 4.2 MODUL: Vertragsbedingungen Kapitel 4.3 MODUL: Vertragsrecht Kapitel 4.4 MODUL: Rahmenvereinbarungen

10 UfAB V, Version 2.0 Änderungen (2) Kapitel 4.7 MODUL zu Schritt 1): Dokumentationspflichten - Vergabeakte Kapitel 4.9 MODUL zu Schritt 4): Vergabe in Losen Kapitel 4.10 MODUL zu Schritt 4): Festlegung der Vergabeart Kapitel Fristen im Falle von Rügen Kapitel 4.15 MODUL zu Schritt 6): Eignungsanforderungen Kapitel 4.16 MODUL zu Schritt 6): Vergabeunterlagen Kapitel 4.19 MODUL zu Schritt 6): Hauptangebote, Nebenangebote,

11 UfAB V, Version 2.0 Änderungen (3) Kapitel 4.21 MODUL zu Schritt 6): Bewertungsmethoden Kapitel Vorgehen zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes Kapitel 4.26 MODUL zu Schritt 12): Informationspflichten Vergabestelle Kapitel Kurzbeschreibung zur Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb Kapitel Kurzbeschreibung zur Freihändigen Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb Kapitel Kurzbeschreibung zum Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb

12 UfAB V, Version 2.0 Änderungen (4) Kapitel 4.37 Neues MODUL: Dynamisches elektronisches Verfahren Kapitel 4.40 MODUL: Eignungs- und Leistungsbewertung bei der Vergabe von Beratungsleistungen Kapitel Kriterieninhalte zur Berücksichtigung von Umweltaspekten im Rahmen von IT-Beschaffungen Kapitel 4.42 Neues MODUL: Beschaffung von Open Source Software

13 Dokumentationspflichten (Kapitel 4.7) Dokumentationsempfehlung gemäß UfAB V, V 2.0 Mindestdokumentation gemäß 24 Abs. 2 EG VOL/A (Reihenfolge fraglich)

14 Dokumentationspflichten VOL/A Vgl. 24 EG Abs. 2 VOL/A den Namen und die Anschrift des öffentlichen Auftraggebers, Gegenstand und Wert des Auftrags der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Ablehnung die Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebots sowie falls bekannt den Anteil am Auftrag oder an der Rahmenvereinbarung, den der Zuschlagsempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt bei nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialogen die Gründe, die die Anwendung dieser Verfahrens rechtfertigen gegebenenfalls die Gründe, aus denen die Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags, den Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems verzichtet haben die Gründe, aufgrund derer mehrere Teil- oder Fachlose zusammen vergeben werden sollen die Gründe, warum der Gegenstand des Auftrags die Vorlage von Eignungsnachweisen erfordert und gegebenenfalls warum in diesen Fällen Nachweise verlangt werden müssen, die über Eigenerklärungen hinausgehen die Gründe der Nichtangabe der Gewichtung der Zuschlagskriterien

15 Begrifflichkeiten der VOL/A 2006 Vergabeunterlagen Anschreiben (Aufforderung zur Angebotsabgabe) Verdingungsunterlage Zuschlagskriterien Vertragsbedingungen Leistungsbeschreibung

16 Begrifflichkeiten der VOL/A 2009 Vergabeunterlagen Anschreiben Bewerbungsbedingungen Vertragsunterlagen Beschreibung der Durchführung des Verfahrens ggf. Angabe der Zuschlagskriterien Eignungsanforderungen Leistungsbeschreibung Vertragsbedingungen

17 Strukturierung Vergabeunterlagen 1. Anschreiben Aufforderung zur Angebotsabgabe 2. Bewerbungsbedingungen Festlegungen zum Ablauf des Vergabeverfahrens Hinweise zur Angebotserstellung Hinweise und Unterlagen zur Angebotsprüfung und -bewertung Abschließende Liste aller verlangten Nachweise und Erklärungen 3. Vertragsunterlagen Vertragsentwurf Anlage: Leistungsbeschreibung Anlage: Vertragsbedingungen (z.b. EVB-IT AGB, VOL/B) Sonstige Anlagen

18 Vorschlag UfAB V, Version 2.0 (Kapitel 4.16) Teil Gliederungspunkt 1. Anschreiben 2. Bewerbungsbedingungen 2.1 Festlegungen zum Ablauf des Vergabeverfahrens 2.2 Hinweise zur Angebotserstellung 2.3 Hinweise und Unterlagen zur Angebotsprüfung und -bewertung 2.4 Abschließende Liste aller verlangten Nachweise und Erklärungen 2.5 Anlagen zu den Bewerbungsbedingungen Anlagen, die auszufüllen sind und Vertragsbestandteil werden Anlagen, die auszufüllen sind und nicht Vertragsbestandteil werden Sonstige Anlagen 3. Vertragsunterlagen 3.1 Vertragsentwurf (z.b. vorausgefülltes EVB-IT Vertragsformular) 3.2 Anlagen zum Vertrag Leistungsbeschreibung Vertragsbedingungen (z.b. EVB-IT AGB, VOL/B) Sonstige Anlagen

19 Eignungsanforderungen Eigenerklärungen als Regelfall Anforderungen an die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit Abschließende Liste für Erklärungen und Nachweise Begründungspflicht für Nachweise

20 Nachforderungsmöglichkeit von Erklärungen und Nachweisen (Kapitel ) Grundsätzliche Möglichkeit des Nachreichens Empfehlung: Mitteilung in Vergabeunterlagen, ob Nachreichungsmöglichkeit eingeräumt wird Benennung der Nachweise und Erklärungen, auf die sich die Nachreichungsmöglichkeit erstreckt

21 Beschaffung technischer Geräte oder Ausrüstungen ( 4 Abs. 4 VgV) Kauf technischer Geräte und Ausrüstungen oder bei Ersetzung oder Nachrüstung vorhandener technischer Geräte und Ausrüstungen Angaben zum Energieverbrauch sind zu fordern; in geeigneten Fällen eine soll eine Analyse minimierter Lebenszykluskosten erfolgen Energieverbrauch von technischen Geräten und Ausrüstungen als Zuschlagskriterium Keine Berücksichtigung des Energieverbrauchs bei der Wirtschaftlichkeit UfAB V, V 2.0: Ob diese Energieverbrauchswerte bei der Leistungsbewertung bzw. bei der Zuschlagsentscheidung Berücksichtigung finden, liegt im Ermessen des Auftraggebers.

22 Neues MODUL: Dynamische elektronische Verfahren Grundlagen 101 Abs. 6, Satz 2 GWB 5 bzw. 5 EG VOL/A Ein dynamisches elektronisches Verfahren ist ein zeitlich befristetes, elektronisches, offenes Vergabeverfahren zur Beschaffung marktüblicher Leistungen, bei denen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Spezifikationen den Anforderungen des Auftraggebers genügen Bei Einrichtung des dynamischen elektronischen Verfahrens und bei Auftragsvergabe sind ausschließlich elektronische Mittel zu verwenden

23 Übersicht Ablauf Dynamisches Beschaffungssystem

24 Weitere Anpassungen aufgrund neuer Regelungen in VgV 2010 und VOL/A 2009 MODUL Vergaberecht Bezeichnung der Normen (Kapitel 4.1) MODUL Vertragsbedingungen Terminologie (Kapitel 4.2) MODUL Vertragsrecht Aufnahme EVB-IT Systemlieferung (Kapitel 4.3) MODUL Rahmenvereinbarungen nunmehr auch im nationalen Bereich Empfehlung analog zur Vorgehensweise bei EU-weiter Vergabe (Kapitel 4.4) Direktkauf = Beschaffungsmodalität (Kapitel ) Ausnahme von Produktneutralität in Fällen des Hausstandards bei nationalen Vergabeverfahren (Kapitel ) Nebenangebote müssen auch im nationalen Bereich ausdrücklich zugelassen werden (Kapitel 4.19) Nachträgliche Informationspflicht in nationalen Verfahren oberhalb Euro (Kapitel )

25 Neue Wertungsmethode in der UfAB V vereinfachte Leistungs-/Preismethode Anwendungsfälle der vereinfachten Leistungs-/Preismethode Beschaffung von Standardprodukten Leistungsmerkmale können präzise beschrieben und kaum voneinander differenziert werden Ausprägung der vereinfachten Leistungs-/Preismethode Nur Verwendung von Ausschlusskriterien Zuschlag erfolgt unter allen Angeboten, die die Ausschlusskriterien vollständig erfüllen, auf das Angebot mit dem günstigsten Preis

26 Vergabe von Dienstleistungen Neue Empfehlung in UfAB V, Version 2.0 Vergaberechtlich abgesicherte Lösung Praxisbezogene Lösung Mitarbeiter nur in Eignungsprüfung Mitarbeiter ausnahmsweise in Leistungswertung Bei TW: Verpflichtung auf Mitarbeiter des TA Prognose zur Leistungsqualität mittels Bewertung der Mitarbeiter Konform mit Rechtsprechung Reduktion Vertragsrisiko Ggf. nur Preiswettbewerb geeigneter Bieter Ggf. Vergaberechtsrisiko

27 Wie arbeitet die UfAB-AG weiter? Neue Bewertungsmethode Ermittlung des Angebotspreises sowie Preisgestaltung Gebrauchte Software Ablauf Verhandlungsverfahren Wahl der richtigen Vergabe- und Vertragsordnung Bewerber- und Bieterkonstellationen Vertragspartner bei Rahmenvereinbarungen Vergaberecht nach Zuschlag (Leistungsänderungen [CR], Änderung der Auftragnehmerschaft etc.)

28 6. im Bundespresseamt Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Fragen oder Anmerkungen?