2. IT-Vertriebstag Die neue UfAB Was der IT-Vertrieb wissen muss? Berlin,

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1 2. IT-Vertriebstag Die neue UfAB Was der IT-Vertrieb wissen muss? Berlin, INFORA GmbH Per Wiegand Salzufer Berlin Tel.: Fax: info@infora.de

2 Version

3 Vergabeverfahren Auswertung Einheitlichkeit VU Die grundsätzlichen Ziele der UfAB UfAB objektiv einfach schnell eindeutig vollständig Inhalt Aufbau Form 3

4 Gliederung der UfAB A1 A2 Vorbemerkungen Rechtliche Rahmenbedingungen Übersicht zum Ablauf der Beschaffung Erläuterung der Einzelschritte im Beschaffungsablauf Fachliche Einzelbeschreibungen der Module Sonstiges Anlage 1: Checkliste für häufige Verfahrensfehler Anlage 2: Zuordnung der Einzelschritte zu den Modulen Weitere Dokumente: Muster Bewertungsmatrix und Historie 4

5 Die Schlagzahl UfAB V Version 2.0 UfAB III Version UfAB II 1988 UfAB III Version UfAB IV 2006 UfAB V Version August 2010 UfAB I

6 UfAB V, Version 2.0 wichtige Anpassungen Historie wurde ausgelagert Kapitel 3.2 sowie viele Einzelmodule angepasst Kapitel 4.21 MODUL zu Schritt 6): Bewertungsmethoden Kapitel 4.37 Neues MODUL: Dynamisches elektronisches Verfahren Kapitel Kriterieninhalte zur Berücksichtigung von Umweltaspekten im Rahmen von IT-Beschaffungen Kapitel 4.42 Neues MODUL: Beschaffung von Open Source Software 6

7 Struktur und Begrifflichkeiten der VOL/A 2009 Vergabeunterlagen Anschreiben Bewerbungsbedingungen Beschreibung ggf. Angabe der der Eignungsan- Zuschlags- Durchführung forderungen kriterien des Verfahrens Vertragsunterlagen Leistungsbeschreibung Vertragsbedingungen 7

8 Vorschlag UfAB V, Version 2.0 (Kapitel 4.16) Teil Gliederungspunkt 1. Anschreiben 2. Bewerbungsbedingungen 2.1 Festlegungen zum Ablauf des Vergabeverfahrens 2.2 Hinweise zur Angebotserstellung 2.3 Hinweise und Unterlagen zur Angebotsprüfung und -bewertung 2.4 Abschließende Liste aller verlangten Nachweise und Erklärungen 2.5 Anlagen zu den Bewerbungsbedingungen Anlagen, die auszufüllen sind und Vertragsbestandteil werden Anlagen, die auszufüllen sind und nicht Vertragsbestandteil werden Sonstige Anlagen 3. Vertragsunterlagen 3.1 Vertragsentwurf (z.b. vorausgefülltes EVB-IT Vertragsformular) 3.2 Anlagen zum Vertrag Leistungsbeschreibung Vertragsbedingungen (z.b. EVB-IT AGB, VOL/B) Sonstige Anlagen 9

9 Eignungsanforderungen Eigenerklärungen als Regelfall Anforderungen an die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit Abschließende Liste für Erklärungen und Nachweise Begründungspflicht des AG für weitere Nachweise 10

10 Nachforderungsmöglichkeit von Erklärungen und Nachweisen (Kapitel ) Grundsätzliche Möglichkeit des Nachreichens Empfehlung: Mitteilung in Vergabeunterlagen, ob Nachreichungsmöglichkeit eingeräumt wird Benennung der Nachweise und Erklärungen, auf die sich die Nachreichungsmöglichkeit erstreckt 11

11 Beschaffung technischer Geräte oder Ausrüstungen ( 4 Abs. 4 VgV) Kauf technischer Geräte und Ausrüstungen oder bei Ersetzung oder Nachrüstung vorhandener technischer Geräte und Ausrüstungen Angaben zum Energieverbrauch sind zu fordern; in geeigneten Fällen soll eine Analyse minimierter Lebenszykluskosten erfolgen Energieverbrauch von technischen Geräten und Ausrüstungen als Zuschlagskriterium Keine Berücksichtigung des Energieverbrauchs bei der Wirtschaftlichkeit UfAB V, V 2.0: Ob diese Energieverbrauchswerte bei der Leistungsbewertung bzw. bei der Zuschlagsentscheidung Berücksichtigung finden, liegt im Ermessen des Auftraggebers. 12

12 Bewertungsmatrix nach UfAB 13

13 Bewertungsmatrix nach UfAB Auszug einer Bewertungsmatrix: 14

14 Differenzierung bei Bewertungsmatrix Komplexer Vergabegegenstand Einfacher Vergabegegenstand Bisherige Differenzierung Zielerfüllungsgrad Neue Differenzierung Zielerfüllungsgrad Wertebereich I mit 8 bis 10 Punkten Wertebereich II mit 4 bis 7 Punkten Wertebereich III mit 0 bis 3 Punkten Hoher Zielerfüllungsgrad Durchschnittlicher Zielerfüllungsgrad Geringer Zielerfüllungsgrad Wertebereich I mit 10 Punkten Wertebereich II mit 5 Punkten Wertebereich III mit 0 Punkten Voll erfüllt Teilweise erfüllt Nicht erfüllt 15

15 Wertungsmöglichkeiten UfAB-Wertungsmethoden Vereinfachte Leistungs- /Preismethode Einfache Richtwertmethode Erweiterte Richtwertmethode??? 16

16 Vereinfachte Leistungs-/ Preismethode Anwendungsfälle der vereinfachten Leistungs-/Preismethode Beschaffung von Standardprodukten Leistungsmerkmale können präzise beschrieben und kaum voneinander differenziert werden Ausprägung der vereinfachten Leistungs-/Preismethode Nur Verwendung von Ausschlusskriterien Zuschlag erfolgt unter allen Angeboten, die die Ausschlusskriterien vollständig erfüllen, auf das Angebot mit dem günstigsten Preis Kein L als Punkte, sondern ausschließlich Erfüllung A-Kriterien! 17

17 Beispiel UfAB-Bewertungsmethoden Angebote : Leistungspunkte* und Preis Angebot A: LP Angebot B: LP Angebot C: LP Angebot D: LP * Maximal: LP 18

18 UfAB Wertung Einfache Richtwertmethode 2. Wertungsmethode: Einfache Richtwertmethode Z = L P 19

19 Anwendungsszenario (1) Einfache Richtwertmethode Angebot Leistungspunkte Preise Z = L/P Rang Angebot A Angebot B Angebot C Angebot D

20 Anwendungsszenario (2) Z = L P Einfache Richtwertmethode Angebot B Angebot A Angebot C Angebot D Angebote 21

21 UfAB Wertung Erweiterte Richtwertmethode 3. Wertungsmethode: Erweiterte Richtwertmethode Ansatz wiederum: Z = L P 22

22 Anwendungsszenario (1) Z = L P Erweiterte Richtwertmethode Angebot A Angebot B Schwankungsbereich Angebot C Angebot D Festlegung eines prozentualen Schwankungsbereiches Angebote 23

23 Schwankungsbereich und Entscheidungskriterium Entscheidungskriterium legt Rangfolge der Angebote fest. Entscheidungskriterium wird vorab festgelegt. Entscheidungskriterium kann z.b. sein: Preis Leistungspunkte Kriteriengruppe Ergebnis Teststellung Erweiterte Richtwertmethode 24

24 Anwendungsszenario (2) Festlegung: Schwankungsbereich= 10 % / Entscheidungskriterium = Preis) Schwankungsbereich = 150 LP 10 % = 135 LP bis 150 LP Führungsgruppe: Angebote A, B und C Angebot Leistungspunkte Preise Z = L/P Rang* Angebot A Angebot B Angebot C Angebot D * Rangfolge nach L/P Erweiterte Richtwertmethode 25

25 Anwendungsszenario (3) Festlegung: Schwankungsbereich= 10 % / Entscheidungskriterium = Leistung) Schwankungsbereich = 150 LP 10 % = 135 LP bis 150 LP Führungsgruppe: Angebote A, B und C Angebot Leistungspunkte Preise Z = L/P Rang* Angebot A Angebot B Angebot C Angebot D * Rangfolge nach L/P Erweiterte Richtwertmethode 26

26 Gewichtete Richtwertmethode 4. Wertungsmethode: Gewichtete Richtwertmethode Ansatz wiederum: Z = L P 27

27 Gewichtete Richtwertmethode Großer Wunsch vieler Vergabestellen nach Berücksichtigung von Gewichtungen zwischen Preis und Leistung Preis und Leistung können gewichtet werden, z.b. Preis:Leistung (60:40; 70:30) Die Leistung wird (nach üblicher Methode 0-10) mit Leistungspunkten versehen (mit Gewichtung max ) Leistungen und Preise werden jeweils mit dem Durchschnittswert ins Verhältnis gesetzt 28

28 Gewichtete Richtwertmethode Formel Z = G (Leistung) * L (Bieter) G (Preis) * L (Durchschnitt) P (Bieter) P (Durchschnitt) Z = Kennzahl für Leistungs-Preis-Bewertung des zu bewertenden Angebots G (Leistung) = Gewichtungsfaktor für die Leistung des zu bewertenden Angebots L (Bieter) = Leistungspunktzahl des zu bewertenden Angebots L (Durchschnitt) = Durchschnittswert aller Leistungspunkte G (Preis) = Gewichtungsfaktor für den Preis des zu bewertenden Angebots P (Durchschnitt) = Durchschnittswert aller Preise P (Bieter) = Preis des zu bewertenden Angebots 29

29 Anwendungsszenario (1) Festlegung: Preis = 40 % Leistung = 60 % Angebot Leistungspunkte Preise Z Rang* Angebot A ,75 2 Angebot B ,54 1 Angebot C ,76 3 Angebot D ,95 4 * Rangfolge nach L/P Gewichtete Richtwertmethode 30

30 Anwendungsszenario (2) Festlegung: Preis = 30 % Leistung = 70 % Angebot Leistungspunkte Preise Z Rang* Angebot A ,24 2 Angebot B ,76 1 Angebot C ,32 3 Angebot D ,68 4 * Rangfolge nach L/P Gewichtete Richtwertmethode 31

31 Anwendungsszenario (3) Festlegung: Preis = 70 % Leistung = 30 % Angebot Leistungspunkte Preise Z Rang* Angebot A ,73 2 Angebot B ,13 1 Angebot C ,92 3 Angebot D ,22 4 * Rangfolge nach L/P Gewichtete Richtwertmethode 32

32 Berechnungshilfe zum Download BeschA* stellt als Muster eine Excel-Tabelle zum Download bereit, die die Bewertung von Angeboten nach den Richtwertmethoden der UfAB unterstützt. URL: * Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern 33

33 Beispiel Berechnungshilfe Bewertungsmatrix nach UfAB V - Erweiterte Richtwertmethode Diese Excel-Datei ist als Hilfsmittel gedacht und soll beispielhaft die Anw endung der Richtw ertmethoden nach UfAB IV darstellen. Eine Gew ähr bzw. Haftung für Ergebnisse, die mit dem Einsatz dieser Datei ermittelt w erden, kann nicht übernommen w erden. Eine ggf. auch unbeabsichtigte Änderung der hinterlegten Formeln kann zu unrichtigen Ergebnissen führen. Legende Eingabefeld Ergebnisfeld Verfahrensart Geschäftszeichen Offenes Verfahren (EU-weit) Schwankungsbereich (SB) in % 10 Entscheidungskriterium (EK) Preis Errechneter SB (ausgehend von Kennzahl des führenden Angebots) 529 bis 476 Bieter/Nr Leistungspunkte Preis (netto) Kennzahl = L/P 0, , , , , ,00503 Kennzahl skaliert Prüfung des Angebots nach Schwankungsbereich * Angebot innerhalb SB Angebot innerhalb SB Angebot außerhalb SB Angebot außerhalb SB Angebot innerhalb SB Angebot innerhalb SB Leistung gültiger Angebote Preis gültiger Angebote Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots nach Entscheidungskriterium * * Wichtiger Hinw eis: Die Rundungsregeln des Excel-Programms können zu einer Beeinflussung der Ergebnisse führen, d.h. bei gleichem angezeigten Kennzahlenw ert kann aufgrund der Abrundung das Angebot innerhalb des Schw ankungsbereichs und die gleiche Kennzahl eines anderen Angebots aufgrund einer Aufrundung außerhalb des Schw ankungsbereiches liegen, z. B. bei einem SB-Minimum von 489 kann ein Angebot innerhalb des SB (489,09) und ein anderes Angebot außerhalb des SB liegen (488,95). In einem solchen Fall basiert die Aussage "Prüfung des Angebots nach SB" auf den exakten Zahlenw erten und ist der Anzeige "Kennzahl skaliert" vorzuziehen. 34

34 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Fragen oder Anmerkungen? INFORA GmbH Per Wiegand Salzufer Berlin Tel.: Fax: info@infora.de