Steuer-1 1 des Geschäftswagens Kauf, Nutzung, Verkauf

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1 Steuer-1 1 des Geschäftswagens Kauf, Nutzung, Verkauf für Selbstständige

2 Steuer-1 1 des Geschäftswagens Kauf, Nutzung, Verkauf Akademische Arbeitsgemeinschaft Verlag I Mannheim

3 2014 by Akademische Arbeitsgemeinschaft Verlag eine Marke der Wolters Kluwer Deutschland GmbH Postfach Mannheim Telefon 0621/ Stand: Januar 2014 Das Werk einschließlich seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig. Das gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung sowie Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Alle Angaben wurden nach genauen Recherchen sorgfältig verfasst; eine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben ist jedoch ausgeschlossen. Redaktion: Dr. Torsten Hahn, Dorothee Hoßbach, Hannah Lach, Marianne Schumm Verlagsleitung: Hubert Haarmann Druck: Paper & Tinta, Nadma ISBN

4 Vorwort Liebe Leserin, lieber Leser, in diesem Ratgeber haben wir für Sie die wichtigsten Informationen rund um das Thema Geschäftswagen aus unserer Steuertipps-Redaktion zusammengetragen. Profitieren Sie von dem kompakten und leicht verständlichen steuerlichen Wissen, um in allen Bereichen und Phasen die optimale steuerliche Entscheidung treffen zu können: Schon bei der Anschaffung eines Geschäftswagens sollten Sie im Vorfeld klären, ob der Pkw künftig zum Betriebsvermögen gehören wird. Wir unterstützen Sie dabei und zeigen Ihnen u.a., wie Sie den Umfang der betrieblichen Nutzung nachweisen, welche steuerlichen Konsequenzen Ihre Entscheidung hat und welche Abschreibungsmöglichkeiten bestehen. Anhand von Beispielen können Sie immer leicht nachvollziehen, wie Sie rechnen müssen. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen die laufenden Kosten, die bei einem Pkw anfallen, und gibt Ihnen dabei einen schnellen Überblick über die als Betriebsausgaben abziehbaren Kfz-Kosten. Erfahren Sie weiter, wie sich die spätere Entnahme oder der Verkauf des Betriebs-Pkw einkommensteuerlich und umsatzsteuerlich auswirkt und wie Sie dabei finanziell am besten wegkommen. Die privaten Fahrten, die Sie mit Ihrem Geschäftswagen unternehmen, müssen Sie versteuern. Anhand von Rechenbeispielen zeigen wir Ihnen, ob dabei die pauschale 1 %-Methode oder das (aufwendigere) Führen eines Fahrtenbuches für Sie finanziell vorteilhafter ist. Sie erhalten daneben alle wichtigen Expertentipps und Hintergrundinformationen u. a. zu den Themen Reisenebenkosten, Parkgebühren, Unfall, Fahrtenbuch & Co. sowie zu Eigenbelegen und Dokumentation und zum Thema Vorsteuerabzug. Zahlreiche Praxisbeispiele sowie Musterrechnungen helfen Ihnen, die Hinweise im Alltag schnell und einfach umzusetzen! Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Geld sparen, Ihre Steuertipps -Redaktion 3

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6 Inhalt Inhalt 1 Zuordnung, Anschaffung und Abschreibung Wann gehört ein Pkw zum Betriebs vermögen? Vermögensart hängt von betrieblicher Nutzung ab So treffen Sie Ihre Entscheidung Gewillkürtes Betriebsvermögen erfordert Zuordnung Nachweis der betrieblichen Nutzung Was sind betriebliche Fahrten? Keine Aufzeichnungspflicht bei bestimmten Berufen Repräsentative Aufzeichnungen über drei Monate Beibehalten des ermittelten Prozentsatzes Vermögensart und Berechnung des Privat anteils Privatnutzung bei notwendigem Betriebs vermögen Privatnutzung bei gewillkürtem Betriebs vermögen Wechsel der Vermögensart durch geänderte Nutzung Anschaffung des Betriebs-Pkw Vorheriger Investitionsabzugsbetrag Anschaffungskosten des Pkw Wie wird die Umsatzsteuer behandelt? Einlage aus dem Privatvermögen Sie geben einen Pkw in Zahlung Kreditfinanzierung Abschreibungen Nutzungsdauer bei Betriebsfahrzeugen Ihre Abschreibungsmöglichkeiten Prüfung der Angemessenheit Laufende Kosten, Entnahme und Verkauf Laufende Kfz-Kosten Wann Kostentrennung sinnvoll ist Kostenminderung durch Erstattungen ABC der abziehbaren Kfz-Kosten Unklar: Reisenebenkosten Eigenbelege und Kostenschätzung Vorsteuerabzug Überprüfung von Belegen

7 Inhalt 2.2 Unfall mit dem Betriebs-Pkw Charakter der Fahrt bestimmt Abzugsfähigkeit Vorsteuerabzug und Versicherungsleistungen Unfall auf betrieblicher Fahrt Totalschaden / Diebstahl auf betrieblicher Fahrt Unfallschaden auf privater Fahrt Totalschaden / Diebstahl auf privater Fahrt Entnahme des Betriebs-Pkw Entnahme durch Nutzungsänderungen So ermitteln Sie den Entnahmewert Entnahme und Umsatzsteuer Verkauf des Betriebs-Pkw Auswirkungen auf den Gewinn Verkauf und Umsatzsteuer Privatanteil nach der 1 %-Methode Für welche Fahrzeuge gilt die 1 %-Methode? Betriebliche Nutzung über 50 % Welche Rolle spielt der Fahrzeugtyp? Für wie viele Pkw ist der 1 %-Wert anzusetzen? Vermeidung eines Privatanteils auch ohne Fahrtenbuch? Privatanteil: Monatlich 1 % des Listen preises Ausgangspunkt: Listenpreis des Pkw Welche Fahrten sind mit dem 1 %-Wert abgegolten? Welche Kfz-Kosten sind abgegolten? So rechnen Sie bei einem Fahrzeugwechsel Wenn der Pkw nicht jeden Monat genutzt wird %-Methode kontra Fahrtenbuch-Methode Umsatzsteuer auf den Privatanteil Drei Verfahren zur Berechnung der Umsatzsteuer Umsatzsteuer nur auf vorsteuerbelastete Kosten Pauschalverfahren: 1 %-Wert als Ausgangspunkt Schätzung auf Basis von 50 % der Kfz-Kosten Nachweismethode aufgrund von Aufzeichnungen Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb Nur die Entfernungspauschale ist abziehbar Nicht abziehbare Betriebsausgaben Wenn Sie nicht täglich in den Betrieb fahren Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung Fahrten für andere Einkünfte

8 Inhalt 3.6 Obergrenze für den Privatanteil: Kostendeckelung Wenn der Privatanteil höher ist als die Gesamt kosten Worauf Sie bei den Gesamtkosten achten sollten Was die Kostendeckelung bedeutet Privatanteil bei Nutzung über 50 %: Fahrtenbuch Das Fahrtenbuch als Alternative zur 1 %-Regelung Nur mit einem Fahrtenbuch entgehen Sie der 1 %-Methode Wann ein Fahrtenbuch Vorteile bringt Wahlrecht zwischen 1 %-Methode und Fahrtenbuch- Methode Steuervergünstigungen setzen ein Fahrtenbuch voraus Fahrtenbuch: formale Vorschriften Zentrale Kriterien: lückenlos, zeitnah, geschlossene Form Elektronisches Fahrtenbuch: Änderungen dokumentieren Aufbau des Fahrtenbuchs Betriebliche Fahrten Erforderliche Angaben Muster eines Fahrtenbuchs Erleichterungen bei bestimmten Berufen Angaben zu nicht betrieblichen Fahrten Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung Privatfahrten Fahrten in Zusammenhang mit anderen Einkünften Inhaltliche Prüfung des Fahrtenbuchs Warum eine Kontrolle erfolgt Wie ein Fahrtenbuch überprüft werden kann Wenn Ihr Fahrtenbuch verworfen wird So berechnen Sie Ihren privaten Kfz-Anteil Anteil der Privatfahrten Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Privatanteils Umsatzsteuer auf den Privatanteil Ausführliches Berechnungsbeispiel

9 Inhalt 5 Privatanteil bei Nutzung bis zu 50 % Berechnung des Privatanteils hängt von Vermögensart ab Privatanteil bei notwendigem Betriebsvermögen: Wahlrecht Privatanteil bei gewillkürtem Betriebsvermögen Nachweis der betrieblichen Nutzung So berechnen Sie die private Kfz-Nutzung Einkommensteuerlicher Privatanteil Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb Umsatzsteuer auf den Privatanteil Schätzung der privaten Nutzung Ausführliches Berechnungsbeispiel Wie Sie der 1 %-Methode entgehen Alternative zum Betriebsvermögen: Privat-Pkw Index Abkürzungsverzeichnis

10 Wann gehört ein Pkw zum Betriebs vermögen? 1 Zuordnung, Anschaffung und Abschreibung 1.1 Wann gehört ein Pkw zum Betriebsvermögen? Vermögensart hängt von betrieblicher Nutzung ab Die meisten Selbstständigen haben ein Auto, das sie sowohl betrieblich als auch privat nutzen. Im Steuerrecht nennt man das einen gemischt genutzten Pkw. Die Zugehörigkeit zum Betriebsvermögen hängt in diesem Fall vor allem vom Umfang der betrieblichen Nutzung ab. Bei einer nur geringfügigen betrieblichen Nutzung unter 10 % kann der Pkw kein Betriebsvermögen sein. Beträgt die betriebliche Nutzung dagegen über 50 %, gehört der Pkw zwingend zu Ihrem Betriebsvermögen. In beiden Fällen haben Sie kein Wahlrecht. Liegt die betriebliche Nutzung zwischen 10 % und 50 %, so hängt es von Ihrer persönlichen Entscheidung ab, ob der Pkw zum Betriebsvermögen gehört oder nicht. betriebliche Nutzung Zuordnungswahlrecht Vermögensart über 50 % nein notwendiges Betriebsvermögen 10 % bis 50 % ja gewillkürtes Betriebsvermögen oder Privatvermögen unter 10 % nein notwendiges Privatvermögen Gewillkürtes oder notwendiges Betriebsvermögen: Wo liegt der Unterschied? In diesem Beitrag geht es um die steuerlichen Auswirkungen, die sich ergeben, wenn Ihr Auto zum notwendigen oder gewillkürten Betriebsvermögen gehört. Wir sprechen dann einfach vom Betriebs-Pkw. Die Abschreibung und die laufenden Kosten sind beim Betriebs-Pkw immer in voller Höhe als Betriebsausgabe abzugsfähig. Ausnahmen davon gibt es nur bei Reisenebenkosten und Unfallkosten im Zusammenhang mit einer privaten Fahrt. Auf der anderen Seite muss im Fall der Entnahme ins Privatvermögen der Marktwert oder im Falle des Verkaufs der Verkaufserlös als Betriebseinnahme erfasst werden. Bis hierher wird steuerlich nicht unterschieden zwischen notwendigem und gewillkürtem Betriebsvermögen. 9

11 Laufende Kfz-Kosten 2 Laufende Kosten, Entnahme und Verkauf 2.1 Laufende Kfz-Kosten Wann Kostentrennung sinnvoll ist Bei jedem betrieblichen Fahrzeug fallen laufende Kosten an. Diese Kosten sind bei einem gemischt genutzten Pkw mit wenigen Ausnahmen in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar, egal ob sie auf einer privaten oder betrieblichen Fahrt entstanden sind. Es wird nicht danach unterschieden, ob das Fahrzeug wegen betrieblicher Nutzung über 50 % zum notwendigen Betriebsvermögen gehört oder ob es wegen betrieblicher Nutzung zwischen 10 % und 50 % zum gewillkürten Betriebsvermögen gehört. Die Kosten eines nur zu 15 % betrieblich genutzten Betriebs-Pkw werden also genauso berücksichtigt wie die eines zu 95 % betrieblich genutzten Pkw. Die Korrektur des letztlich überhöhten Betriebsausgabenabzugs erfolgt erst später durch die Besteuerung der privaten Kfz-Nutzung. Viele Selbstständige haben nur einen einzigen Betriebs-Pkw. In diesem Fall gibt es natürlich keine Probleme mit der Kostenzuordnung. Bei Gewinnermittlung über die Anlage EÜR werden die laufenden Kfz-Kosten in einer eigenen Zeile eingetragen. Nicht zu den laufenden Kosten gehören die Abschreibung sowie Darlehenszinsen, die gesondert auszuweisen sind. Mehrere betriebliche Fahrzeuge und 1 %-Methode Befinden sich in Ihrem Betriebsvermögen mehrere Fahrzeuge, sollten Sie im Blick haben, dass Sie möglicherweise für die Berechnung des Privatanteils die auf ein bestimmtes Fahrzeug entfallenden Kosten benötigen. Deshalb ist es am einfachsten, wenn Sie pro Fahrzeug ein eigenes Kostenkonto führen. Aber natürlich dürfen Sie auch am Ende des Jahres die insgesamt auf ein Konto gebuchten Kfz-Kosten den einzelnen Fahrzeugen zuordnen, soweit das erforderlich ist.! Eine Kostentrennung von vornherein erspart Ihnen oft viel Zeit bei der Gewinnermittlung. Manchmal können Sie damit aber auch den Ansatz eines überhöhten Privatanteils vermeiden. 33

12 Laufende Kfz-Kosten Wird für mehrere gemischt genutzte Betriebs-Pkw der Privatanteil über die 1 %-Methode ermittelt, spielen wegen der pauschalen Berechnung die auf das einzelne Fahrzeug entfallenden Kosten eigentlich keine Rolle. Bei älteren, bereits abgeschriebenen Fahrzeugen kann es jedoch vorkommen, dass der pauschal ermittelte Privatanteil viel zu hoch ist und sogar die tatsächlichen Kfz- Kosten übersteigt. Sie dürfen dann den Privatanteil kappen und auf die Kosten des Pkw begrenzen. Dieses in Ihrem Interesse liegende, als Kostendeckelung bezeichnete Verfahren setzt aber voraus, dass die Kosten des jeweiligen Fahrzeugs bekannt sind. Wurden die Kosten auf ein eigenes Konto gebucht, sehen Sie mit einem Blick, was zu tun ist. Mehrere betriebliche Fahrzeuge und Fahrtenbuch Wenn Sie für ein Fahrzeug des notwendigen Betriebsvermögens ein Fahrtenbuch führen, um der 1 %-Methode beim Privatanteil zu entgehen, müssen Sie zwingend auch die Kosten für dieses Fahrzeug gesondert erfassen. Für eine Kostenschätzung ist in diesem Fall kein Raum. Aber auch dann, wenn ein Pkw wegen betrieblicher Nutzung bis zu 50 % zum gewillkürten Betriebsvermögen gehört und daher die 1 %-Methode nicht zulässig ist, müssen die durch dieses Fahrzeug verursachten Kosten bekannt sein. Denn wie beim Fahrtenbuch wird auch hier der Privatanteil nach den auf die private Nutzung entfallenden tatsächlichen Kfz-Kosten berechnet Kostenminderung durch Erstattungen Nach einem Unfall werden oft die Kosten oder ein Teil davon von der Versicherung erstattet. Geht es dabei um einen auch privat genutzten Pkw, sollten Sie in diesem Fall den Betrag nicht als Einnahme buchen, sondern direkt mit den Kfz-Kosten saldieren. Auf diese Weise senken Sie in Höhe des Erstattungsbetrags die Gesamtaufwendungen. Das kann sich bei Anwendung der 1 %-Methode günstig auswirken, wenn es zur sogenannten Kostendeckelung kommt. Denn Obergrenze für den Privatanteil sind in diesem Fall die Gesamtkosten, die Sie durch Verrechnen der Kosten mit der Versicherungsleistung entsprechend senken. Aber auch wenn Sie den Privatanteil nicht pauschal, sondern durch die auf die private Kfz-Nutzung entfallenden Kosten ermitteln, wirkt sich die Kostenminderung günstig aus. Dadurch verringert sich nämlich die Bemessungsgrundlage für den Privatanteil und damit Ihre Steuerbelastung (Verfügung der OFD München vom , DB 2005 S. 1305). 34

13 Für welche Fahrzeuge gilt die 1 %-Methode? 3 Privatanteil nach der 1 %-Methode 3.1 Für welche Fahrzeuge gilt die 1 %-Methode? Betriebliche Nutzung über 50 % Die private Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs, bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern zusätzlich die darauf entfallende Umsatzsteuer, muss in der EÜR als gewinnerhöhende fiktive Betriebseinnahme erfasst werden. Das ist der private Kfz-Kostenanteil oder einfach Privatanteil, für dessen Berechnung es verschiedene Verfahren gibt. Am meisten verbreitet ist die 1 %-Methode. Dabei wird der Wert der privaten Nutzung monatlich mit 1 % des Listenpreises (unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zzgl. Umsatzsteuer) pauschal ermittelt. Tatsächliche Kosten und genauer Umfang der privaten Nutzung spielen dabei (fast) keine Rolle. Deshalb ist keine Aufzeichnung über die einzelnen Fahrten und auch keine getrennte Aufzeichnung der Kosten erforderlich. Das Ergebnis kann für den Unternehmer günstig, manchmal aber auch sehr nachteilig sein. Im Einkommensteuergesetz selber finden sich nur zwei magere Sätze zur 1 %-Regelung. Einzelheiten ergeben sich aus der umfangreichen Rechtsprechung der Finanzgerichte und des BFH, aus den Lohnsteuerrichtlinien sowie dem BMF-Schreiben vom zum einkommensteuerlichen Privatanteil, das Sie kostenlos im Service-Bereich auf unter Gesetze / Erlasse abrufen können. Die 1 %-Methode gilt nur für solche Fahrzeuge, die zu über 50 % betrieblich genutzt werden und damit zum notwendigen Betriebsvermögen gehören. Aus Vereinfachungsgründen wird sie aber auch auf geleaste oder gemietete Kfz angewendet, wenn diese zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden (BMF- Schreiben vom , BStBl I S Tz. 1). Wenn für ein zu mehr als 50 % betrieblich genutztes Kfz kein ordnungsgemäßes, steuerlich anerkanntes Fahrtenbuch geführt wird, ist die 1 %-Methode zwingend anzuwenden. Eine Schätzung der auf die private Nutzung entfallenden Kosten ist dann nicht zulässig Welche Rolle spielt der Fahrzeugtyp? Die 1 %-Methode ist nur auf solche neuen oder gebraucht erworbenen Kraftfahrzeuge anzuwenden, die»typischerweise nicht nur vereinzelt und gelegentlich für private Zwecke genutzt werden«. Es geht daher zunächst um die Frage, 59

14 Für welche Fahrzeuge gilt die 1 %-Methode? ob das Fahrzeug von Bauart und Ausstattung her überhaupt für eine private Nutzung geeignet ist. Die Einstufung bei der Kraftfahrzeugsteuer und im Straßenverkehrsrecht spielt bei dieser Beurteilung keine Rolle. Anwendung auf andere Fahrzeuge als Pkw Unter den Begriff des Kraftfahrzeugs fallen nicht nur Pkw im engeren Sinn, sondern auch folgende andere Fahrzeuge: Mofas und Motorräder; handelsübliche Geländewagen (sog. Offroader oder Sport-Utility-Vehicles mit fünf Sitzplätzen); Wohnmobile und andere Campingfahrzeuge; Pick-ups, Vans, Kombifahrzeuge usw.» Beispiel: Ein Möbeltransportunternehmen nutzte einen Mitsubishi Kastenwagen L 200 mit einer abgeschlossenen Doppelkabine, die mindestens vier Personen Platz bot und eine ständig überbaute Ladefläche hatte. Obwohl zusätzlich ein Kleinwagen für private Fahrten zur Verfügung stand, musste der Unternehmer auch für den im Fahrzeugschein als Lkw eingestuften Mitsubishi einen Privatanteil nach der 1 %-Methode versteuern (Niedersächsisches FG vom , 12 K 317/05, EFG 2008 S. 198). Ein Rechtsanwalt hatte in seinem Betriebsvermögen einen USamerikanischen Pick-up-Truck (Chevrolet K 1500 Silverado). Der Geländewagen hatte einen Fahrer-, Beifahrer- und Notsitz und eine offene Ladefläche. Da es an der betrieblichen Nutzung über 50 % keinen Zweifel gab und der Anwalt kein Fahrtenbuch führte, musste er einen Privatanteil nach der 1 %-Methode versteuern (FG München vom , 15 K 4626/05, EFG 2008 S. 1448). Keine Anwendung auf Werkstattwagen Viele Handwerker wie Elektriker, Maler, Installateure oder Schreiner nutzen einen Van oder Kombi, um damit Werkzeuge, Baumaterial usw. zu transportieren. Wegen fehlender Sitze und starker Verschmutzung sind solche Fahrzeuge meist nicht für die Privatnutzung geeignet. Steht Ihnen in einem solchen Fall für Privatfahrten ein weiteres betriebliches Fahrzeug oder ein privater Pkw zur 60

15 Für welche Fahrzeuge gilt die 1 %-Methode? Verfügung, brauchen Sie für einen solchen Werkstattwagen auch keinen Privatanteil zu versteuern, sogar wenn Sie kein Fahrtenbuch geführt haben.» Beispiel: Ein Unternehmer versteuerte die private Nutzung des betrieblichen Opel Astra nach der 1 %-Methode. Nach einer Betriebsprüfung sollte er zusätzlich für einen Opel Combo einen Privatanteil nach der 1 %-Methode versteuern. Ein Fahrtenbuch für den Opel Combo wurde nicht geführt. Der Unternehmer klagte und der BFH gab ihm schließlich recht (BFH-Urteil vom , VI R 34/07, BStBl II S. 381): Das äußere Erscheinungsbild des Fahrzeugs mache deutlich, dass es so gut wie ausschließlich zur Beförderung von Gütern bestimmt sei. Das Fahrzeug war nur mit zwei Sitzplätzen ausgestattet, die Seitenfenster waren verblendet und es gab eine Abtrennung zwischen Fahrgast- und Laderaum. Der Unternehmer musste keinen Privatanteil für die private Nutzung des Opel Combo versteuern. Nach diesem erfreulichen Urteil musste sogar die Finanzverwaltung Zugeständnisse machen:»kann der Steuerpflichtige glaubhaft machen, dass bestimmte betriebliche Kraftfahrzeuge nicht privat genutzt werden, weil sie für eine private Nutzung nicht geeignet sind (z. B. bei sog. Werkstattwagen...), ist für diese Kraftfahrzeuge kein pauschaler Nutzungswert zu ermitteln«(bmf- Schreiben vom , BStBl I S Tz. 12). Laut BFH-Rechtsprechung müsste Ihnen eigentlich das Finanzamt bei einem typischen Werkstattwagen nachweisen können, dass Sie ihn entgegen der allgemeinen Lebenserfahrung doch privat mitbenutzen, wenn es dafür einen Privatanteil ansetzen will. Aber in der Praxis gibt es damit leider immer noch Probleme. So setzte ein Betriebsprüfer bei einem im Bereich der mobilen Karosserie-Reparatur tätigen Unternehmer zusätzlich einen Nutzungswert nach der 1 %-Regelung für den betrieblich genutzten Transporter VW T4 fest. Es waren nur zwei Sitze vorhanden, auf der Ladefläche waren die Werkzeuge untergebracht. Im Gegensatz zum Finanzamt hielt es das Finanzgericht auch ohne Fahrtenbuch für glaubhaft, dass private Familienfahrten ausschließlich mit dem weiteren, auf den Selbstständigen privat zugelassenen Pkw durchgeführt wurden. Der Unternehmer musste daher keinen Privatanteil versteuern (FG Köln vom , 10 K 4126/09, EFG 2011 S. 1410).! Verlangt das Finanzamt, dass Sie für die von ihm vermutete private Nutzung eines Werkstattwagens einen pauschalen Nutzungswert versteuern sollen? Dann sollten Sie unter Hinweis auf die beim BFH anhängige Revision Einspruch einlegen und Ruhen des Verfahrens beantragen (Az. des BFH: X R 32 / 11). 61

16 Für welche Fahrzeuge gilt die 1 %-Methode? Keine Anwendung auf Lkw Für Lkw und Zugmaschinen ist die 1 %-Regelung nicht anwendbar, da solche Fahrzeuge typischerweise nicht privat genutzt werden. Ob es sich um einen Lkw im Sinne dieser Vorschrift handelt, hängt nicht vom Gewicht oder Anteil der Ladefläche ab. Ausschlaggebend ist vielmehr die grundsätzlich bestehende Eignung für eine private Nutzung: Wird diese bejaht, handelt es sich nicht um einen Lkw. Kommt es bei einem Lkw ausnahmsweise doch zu einer privaten Nutzung, beispielsweise Verwendung für private Hobbys oder Einsatz für den Umzug von Angehörigen, so ist der private Nutzungswert nach den anteiligen tatsächlichen Kosten zu bewerten (LS, Auflage 2012, 6 EStG Tz. 512). Häufig wird dieser Wert geschätzt werden müssen. Im Allgemeinen dürfte für das Finanzamt eine private Nutzung kaum nachzuweisen sein Für wie viele Pkw ist der 1 %-Wert anzusetzen? Ist ein zu mehr als 50 % betrieblich genutztes Fahrzeug von Bauart und Ausstattung her für eine private Nutzung geeignet und liegt kein Fahrtenbuch vor, so führt an der Besteuerung eines Privatanteils nach der 1 %-Methode meist kein Weg vorbei. Denn in Bezug auf Privatfahrten mit dem Geschäftswagen gilt der sogenannte Anscheinsbeweis. Danach wird bei einem solchen Pkw nach der allgemeinen Lebenserfahrung vermutet, dass er privat mitbenutzt wird. Und ohne Fahrtenbuch wird es sehr schwierig, diese Vermutung zu widerlegen. Da es sich bei der 1 %-Methode um eine fahrzeugbezogene und keine personenbezogene Regelung handelt, spielt es keine Rolle, wie viele Personen ein Auto privat nutzen. Aber es gibt einige interessante Ausnahmen. Nur ein betrieblicher Pkw und kein privater Pkw Hat ein Unternehmer nur einen Pkw im Betriebsvermögen und daneben keinen weiteren Pkw im Privatvermögen, muss er auf jeden Fall die private Nutzung nach der 1 %-Methode versteuern. Eine private Nutzung wird in diesem Fall als selbstverständlich unterstellt. Es hilft auch nichts, wenn Sie argumentieren, dass Sie in Ihrer Freizeit gar kein Auto brauchen, weil Sie mit Fahrrad oder Bahn fahren. Ob der Unternehmer der einzige Nutzer des Fahrzeugs ist, spielt dagegen keine Rolle. Der pauschale Nutzungswert erhöht sich also nicht, wenn außer Ihnen auch noch Angehörige den Geschäftswagen privat nutzen. 62

17 Für welche Fahrzeuge gilt die 1 %-Methode? Mehrere Betriebs-Pkw und ein Nutzer B efinden sich im Betriebsvermögen eines Unternehmers mehrere Pkws, die zu über 50 % betrieblich genutzt werden und für die kein Fahrtenbuch geführt wird, so muss für jedes Fahrzeug ein Privatanteil nach der 1 %-Methode versteuert werden. Der BFH hat entschieden, dass die 1 %-Regelung mehrfach anzuwenden ist, sogar wenn feststeht, dass außer dem Unternehmer niemand die Fahrzeuge privat nutzt (BFH-Urteil vom , VIII R 24/08, DB 2010 S. 1000). Ab VZ 2010 übernahm die Finanzverwaltung zunächst diese Auffassung (BMF- Schreiben vom , BStBl I S Tz. 12 und Tz. 36). Das bedeutete eine gravierende Verschärfung für alleinstehende Selbstständige, vor allem bei Autohäusern, Fahrschulen oder Mietwagenfirmen. Bis VZ 2009 war die Finanzverwaltung in solchen Fällen großzügiger: Konnte ein alleinstehender Unternehmer glaubhaft machen, dass außer ihm keine Person aus seiner Privatsphäre die Betriebsfahrzeuge nutzt, so musste er nur für das Auto mit dem höchsten Listenpreis einenprivatanteil versteuern. Diese»Junggesellenklausel«sollte als Billigkeitsmaßnahme eine Überbesteuerung verhindern (BMF-Schreiben vom , BStBl I S. 148 Tz. 9).! Zur allgemeinen Überraschung führt nun die Finanzverwaltung zum Vorteil betroffener Unternehmer die bis VZ 2009 geltende Junggesellenklausel wieder ein. Sie soll ab sofort in allen offenen Fällen gelten. Tz. 12 des BMF-Schreibens vom wird entsprechend geändert (BMF-Schreiben vom , DStR 2012 S. 2387). Mehrere Betriebs-Pkw und mehrere Nutzer Ab VZ 2010 kam es zu einer Verschärfung: Ein Privatanteil musste jetzt für jedes Fahrzeug versteuert werden, das von irgendjemandem privat genutzt wurde. Doch auch hier kehrt man in allen offenen Fällen zur bis VZ 2009 geltenden günstigeren Regelung zurück. Jetzt sind also nur noch so viele Privatanteile zu versteuern, wie potenzielle nutzende Personen vorhanden sind, immer ausgehend von den höchsten Listenpreisen (BMF-Schreiben vom , DStR 2012 S. 2387). 63

18 Das Fahrtenbuch als Alternative zur 1 %-Regelung 4 Privatanteil bei Nutzung über 50 %: Fahrtenbuch 4.1 Das Fahrtenbuch als Alternative zur 1 %-Regelung Nur mit einem Fahrtenbuch entgehen Sie der 1 %-Methode Viele Selbstständige nutzen ihren Betriebs-Pkw zu mehr als 50 % betrieblich und ermitteln den privaten Kfz-Kostenanteil pauschal mit monatlich 1 % des Bruttolistenpreises. Wenn kein Fahrtenbuch geführt wird, ist die 1 %-Methode zwingend. Der Privatanteil darf in diesem Fall nicht geschätzt werden. Bei überwiegender betrieblicher Kfz-Nutzung ist die Fahrtenbuchmethode die gesetzliche Ausnahmeregelung zur 1 %-Methode. Sie ermöglicht es, die private Nutzung nicht pauschal, sondern mit den auf die Privatfahrten tatsächlich entfallenden Kosten anzusetzen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass»... die für das Kfz insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.«( 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG). Fachleute sprechen hier von der»escape-klausel«, da Selbstständige nur mithilfe eines steuerlich anerkannten Fahrtenbuchs der 1 %-Methode entgehen können. Die Gerichte halten das zeitaufwendige Führen eines Fahrtenbuchs übrigens für zumutbar. Sie stufen deshalb auch extrem unbefriedigende Ergebnisse der 1 %-Methode als nicht verfassungswidrig ein. Denn der Steuerpflichtige hätte ja die Möglichkeit, eine übermäßige Besteuerung durch Führen eines Fahrtenbuchs zu vermeiden. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, worauf Sie beim Führen eines Fahrtenbuchs achten sollten. Zu diesem Thema liegt eine umfangreiche Rechtsprechung vor. Wenn Sie die Urteile kennen, werden Sie viele Fehler vermeiden können, die andere vor Ihnen gemacht haben. Schließlich soll sich Ihre Mühe in Gestalt einer ansehnlichen Steuerersparnis auszahlen. Und die setzt voraus, dass das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch als ordnungsgemäß einstuft. Die Finanzverwaltung hat sich dazu in einem umfangreichen BMF-Schreiben geäußert, das hier ebenfalls berücksichtigt wird (BMF-Schreiben vom , BStBl I S. 1326). 97

19 Das Fahrtenbuch als Alternative zur 1 %-Regelung Wird ein gemischt genutzter Pkw dagegen nur bis zu 50 % betrieblich genutzt, gelten für die Ermittlung des Privatanteils ganz andere Regeln. In diesem Fall müssen Sie kein Fahrtenbuch führen. Die Anforderungen sind deutlich niedriger, einfache Aufzeichnungen oder sogar Schätzungen genügen Wann ein Fahrtenbuch Vorteile bringt Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie durch ein Fahrtenbuch Steuern sparen, ist vor allem in diesen Fällen sehr hoch: Der Pkw wird nur in geringem Umfang zu Privatfahrten genutzt. Der Listenpreis des Pkw ist sehr hoch. Der Pkw ist schon älter und bereits abgeschrieben. Der Pkw ist gebraucht gekauft worden. Die Fahrleistung und die laufenden Kosten sind niedrig. Bei Anwendung der 1 %-Methode wäre kein einziger Euro als Betriebsausgabe abziehbar, da der Privatanteil so hoch ist wie die gesamten Kfz-Kosten. Im Betriebsvermögen befinden sich mehrere Pkw, und ohne Fahrtenbuch müsste für jedes Fahrzeug ein Privatanteil nach der 1 %-Methode versteuert werden. Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb spielen keine oder nur eine geringe Rolle (wenige Fahrten und / oder geringe Entfernung; Wohnung und Büro im selben Haus) Wahlrecht zwischen 1 %-Methode und Fahrtenbuch-Methode Das Wahlrecht zwischen 1 %-Methode und Fahrtenbuch können Sie für jedes Fahrzeug gesondert ausüben, und zwar bis zur Bestandskraft des jeweiligen Steuerbescheides. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Sie auch die für die Fahrtenbuch-Methode erforderlichen Aufzeichnungen gemacht haben. Wahlrecht bei mehreren Fahrzeugen Wenn sich zwei gemischt genutzte Pkw in Ihrem Betriebsvermögen befinden, sind Sie nicht gezwungen, den Privatanteil für beide Fahrzeuge nach derselben Methode zu berechnen (BMF-Schreiben vom , BStBl I S Tz. 22). 98

20 Das Fahrtenbuch als Alternative zur 1 %-Regelung Beispiel: Unternehmer Walther hat zwei Pkw im Betriebsvermögen,» die unstreitig beide zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Die BMW-Limousine wird vor allem für lange Geschäftsfahrten und Kundenbesuche genutzt und nur sehr wenig privat gefahren. Für den BMW führt Herr Walther ein Fahrtenbuch, aus dem sich im Jahr 2010 ein Privatanteil von 8 % ergibt. Der VW Passat dagegen wird häufig von Herrn Walther, seiner Frau und seinem Sohn privat genutzt. Wegen der verschiedenen Nutzer und häufiger Kurzfahrten hat sich ein Fahrtenbuch als zu aufwendig herausgestellt. Der Privatanteil für den Kombi wird daher pauschal über die 1 %-Methode berechnet. Familie Walther versucht, so viele Privatfahrten wie möglich auf den pauschal versteuerten VW zu verlagern, denn dadurch erhöht sich der Privatanteil für dieses Fahrzeug nicht. Beim BMW dagegen führt jeder privat gefahrene Kilometer weniger zu einer Steuerersparnis. Kein Methodenwechsel während des Jahres zulässig Bei demselben Fahrzeug dürfen Sie nicht während des Jahres von der 1 %-Methode zum Fahrtenbuch wechseln oder umgekehrt. Sie müssen also immer ein ganzes Jahr lang den Privatanteil nach einem der beiden Verfahren berechnen. Nur bei einem Fahrzeugwechsel dürfen Sie während des Jahres auf eine andere Methode umsteigen.» Beispiel: Frau Scholl hat bisher die private Nutzung ihres Renault Clio nach der 1 %-Methode versteuert. Am kauft sie einen Mittelklassewagen und gibt dabei den alten Pkw in Zahlung. Frau Scholl führt ab September für das neue Auto ein Fahrtenbuch. Für die Monate Januar bis August ermittelt sie in ihrer Steuererklärung den Privatanteil für den bisherigen Betriebs-Pkw nach der 1 %-Methode. Für den Zeitraum September bis Dezember dagegen ermittelt sie den Privatanteil nach den auf die private Nutzung laut Fahrtenbuch entfallenden tatsächlichen Kfz-Kosten. 99

21 Berechnung des Privatanteils hängt von Vermögensart ab 5 Privatanteil bei Nutzung bis zu 50 % 5.1 Berechnung des Privatanteils hängt von Vermögensart ab Die Ermittlung des Privatanteils für die private Nutzung Ihres Betriebs-Pkw richtet sich nach dem Umfang der betrieblichen Nutzung des Pkw Privatanteil bei notwendigem Betriebsvermögen: Wahlrecht Nutzen Sie Ihren Pkw zu mehr als 50 % betrieblich, so ist er notwendiges Betriebsvermögen. Für die Besteuerung der privaten Kfz-Nutzung kommen dann zwei Methoden in Betracht: Die Fahrtenbuchmethode setzt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch voraus, aus dem sich der genaue Anteil der privaten Nutzung ergibt. Außerdem müssen die Kosten des Pkw bekannt sein. In diesem Fall wird der Privatanteil nach den auf die private Nutzung laut Fahrtenbuch entfallenden Kosten berechnet. Die Alternative zum Fahrtenbuch ist die pauschale 1 %-Methode, bei der monatlich 1 % des Bruttolistenpreises als Privatanteil zu versteuern ist. Können Sie kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorlegen, müssen Sie den Privatanteil zwingend nach der 1 %-Methode ermitteln. Ein Wahlrecht haben Sie dann nicht Privatanteil bei gewillkürtem Betriebsvermögen Nutzen Sie Ihren Pkw zu mindestens 10 % und zu höchstens 50 % betrieblich und haben Sie den Pkw Ihrem Betriebsvermögen zugeordnet, so handelt es sich um gewillkürtes Betriebsvermögen. Die 1 %-Methode ist in diesem Fall ausgeschlossen. Es gibt also kein Wahlrecht zwischen zwei Verfahren. Der Privatanteil ist bei dieser Ausgangslage immer nach den auf die nachgewiesene private Nutzung entfallenden tatsächlichen Kosten zu berechnen ( 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 EStG). Um die Berechnung dieses Wertes geht es in diesem Beitrag. Doch worin besteht nun der Unterschied zur Fahrtenbuchmethode bei einem Pkw des notwendigen Betriebsvermögens, bei der ja ebenso die auf die nachgewiesene private Nutzung entfallenden Kosten ermittelt werden? 127

22 Berechnung des Privatanteils hängt von Vermögensart ab In beiden Fällen wird dasselbe rechnerische Verfahren bei der Ermittlung des Privatanteils angewendet. Der entscheidende Unterschied liegt in der Anforderung an die Genauigkeit der Aufzeichnungen über den Umfang der betrieblichen und privaten Nutzung. Beim Fahrtenbuch ist eine Vielzahl formaler Vorschriften zu beachten. Es muss laufend, zeitnah und das ganze Jahr über geführt werden. Bei Mängeln wird das Fahrtenbuch verworfen und der Privatanteil muss nach der 1 %-Methode ermittelt werden. Eine Schätzung des Umfangs der privaten Nutzung ist dann nicht zulässig. Bei einem Pkw des gewillkürten Betriebsvermögens dagegen sind die Anforderungen viel niedriger. Ein zeitaufwendiges, permanent geführtes Fahrtenbuch wird hier nicht verlangt. Formlose Aufzeichnungen genügen Nachweis der betrieblichen Nutzung Natürlich können Sie auch bei einem Pkw mit einer betrieblichen Nutzung bis zu 50 % ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen, wenn Sie jede Auseinandersetzung mit dem Finanzamt über den Umfang der privaten Nutzung vermeiden wollen. Dazu verpflichtet sind Sie aber nicht. Deshalb wird sich kaum jemand diese Mühe machen. Um jedoch steuerliche Nachteile zu vermeiden und keinen ungerechtfertigt hohen Privatanteil versteuern zu müssen, sollten Sie im eigenen Interesse den Nachweis der Nutzungsverhältnisse nicht auf die leichte Schulter nehmen. Sie müssen auf jeden Fall den Anteil der betrieblichen Fahrten an der gesamten Kilometerleistung des Pkw glaubhaft machen, noch besser: nachweisen. Der Umfang der für Ihre Steuerbelastung entscheidenden privaten Nutzung ergibt sich dann als Restgröße. Im Gesetz ist kein bestimmtes Verfahren vorgeschrieben. Auch von der Finanzverwaltung gibt es dazu keine näheren Vorgaben. Wir gehen deshalb davon aus, dass die Ausführungen der Finanzverwaltung zum Nachweis der betrieblichen Nutzung bei Fahrzeugen des notwendigen Betriebsvermögens sinngemäß auch hier Gültigkeit haben (BMF-Schreiben vom , BStBl I S Tz. 4 bis 6). Die dafür erforderlichen Aufzeichnungen können in jeder geeigneten Form erfolgen. Sie dürfen Ihre betrieblichen Fahrten ruhig erst am Ende des Jahres anhand von Notizen, Terminkalendern oder Reisekostenabrechnungen gegenüber Auftraggebern zusammenstellen. Für sich häufig wiederholende Fahrten, etwa zur Post oder Bank, können Sie auch Strichlisten verwenden. Aus dem betrieblichen Nutzungsumfang ergibt sich dann im Umkehrschluss der Prozentsatz der privaten Nutzung, den Sie für die Ermittlung des Privatanteils be- 128

23 So berechnen Sie die private Kfz-Nutzung nötigen. Stimmen Sie am besten mit dem Finanzamt ab, wie lange Sie diese Aufzeichnungen machen müssen. Beispiel: Frau Hirsch hat sich im Sommer 2012 selbstständig gemacht und am einen Pkw gekauft. Eine betriebliche Nut-» zung von über 50 % ist vom Sachverhalt her ausgeschlossen. Frau Hirsch ordnet den Pkw ihrem gewillkürten Betriebsvermögen zu, da sie von einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 % und 50 % ausgeht. Sie notiert laufend in ihrem Terminkalender die betrieblichen Fahrten. Am Jahresende ermittelt sie die insgesamt im Zeitraum vom bis gefahrenen Kilometer. Dann stellt sie die Summe der betrieblichen Fahrten der Gesamtfahrleistung gegenüber. Daraus ergibt sich eine betriebliche Nutzung von 32 %. Frau Hirsch setzt daher in ihrer EÜR einen Privatanteil in Höhe von 68 % der Kfz-Kosten an (100 %./. 32 %). Die Finanzverwaltung lässt ausdrücklich auch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum von drei Monaten zu. Dieses einfache Verfahren bietet sich an, wenn es keine großen jahreszeitlichen Schwankungen bei den Fahrten gibt.! Aus Vereinfachungsgründen dürfen Sie den einmal ermittelten Prozentsatz auch in den folgenden Jahren beibehalten. Das gilt allerdings nur, solange es keine wesentlichen Änderungen in Art oder Umfang der Tätigkeit oder in Ihrem Privatbereich gibt, die sich auf den Umfang der betrieblichen Nutzung des Pkw auswirken könnten. Relevante Änderungen könnten beispielsweise ein Umzug, der Umstieg auf eine andere Fahrzeugklasse oder zusätzliche private Nutzung durch Angehörige sein. 5.2 So berechnen Sie die private Kfz-Nutzung Einkommensteuerlicher Privatanteil Bei einem Pkw des gewillkürten Betriebsvermögens erfassen Sie zunächst alle Aufwendungen in voller Höhe als Betriebsausgaben, gegebenenfalls mit Vorsteuerabzug. Am Ende des Jahres addieren Sie diese Kosten und gelangen damit zu den Gesamtaufwendungen. 129

24 Index Anhang Index 1 %-Methode 59 Elektrofahrzeuge 70 Fahrtenbuch Vergleich 74 Fahrzeugtyp 59 Kostendeckelung 34 Mehrere Fahrzeuge 33 Private PKW-Nutzung 59 A ABC 35 Abschreibung 29 Betrag 124 Degressive 125, 132 Lineare 124, 132 Möglichkeiten 30 Sonderabschreibungen 23, 31, 54, 94, 101 Verzeichnis 125 AfA 124 Angemessenheitsprüfung 32 Anhänger 29 Anlage EÜR 76, 93, 102, 112, 121, 134 Anschaffung 9, 21 Kosten 22 Aufzeichnungen 133 formlose 129 Automatenlieferanten 111 B Behinderung 113 Benzin Abziehbare Kosten 35 Quittung 38 Vorsteuerabzug 132 Betriebliche Nutzung Prozentberechnung 13 Nachweis 13 über 50 % 9, 59 zwischen 10 % und 50 % 9 Betriebsfahrt 13 Arten 13 Diebstahl 47 Unfall 47 Betriebsausgaben nicht abziehbare 84, 112 Betriebsvermögen gewillkürtes 127 notwendiges 9, 59 Pkw 9, 97 D Diebstahl 44 Diesel Abziehbare Kosten 35 Quittung 38 Vorsteuerabzug 132 Doppelte Haushaltsführung 89, 114 E Eigenbelege 38 Einkommensteuergesetz 59 Einlage 26 Einnahme Betriebsvermögen 9, 28 Entnahme 49 Kostenminderung 34 Unfall 43, 46 Totalschaden 44 Versicherungszahlung 44 Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) 76, 93, 102, 112, 121, 134 Elektrofahrzeuge 1 %-Methode 70 Anschaffungskosten 122 Elektronisches Fahrtenbuch 104 Entfernungspauschale 84 Entnahme Betriebsvermögen 49 Ermittlung 49 Gewinn 11 Nutzungsänderungen 49 Privatvermögen 9 139